Presentación

Como Superadministrador, es posible que tenga que asignar algunos permisos administrativos a algunos de sus usuarios para que puedan ayudar con la gestión de la plataforma y de otros usuarios. Estos usuarios se denominan Usuarios avanzados.

Cree usuarios como Usuarios avanzados y configure perfiles de Usuarios avanzados con distintos permisos para poder crear diferentes tipos de usuarios con diferentes derechos en función de sus necesidades.

Más información en DoceboU

¿Quiere saber más sobre los Usuarios avanzados? ¡Eche un vistazo al curso sobre este tema, Delegar tareas administrativas a Usuarios avanzados (se abre en una nueva pestaña) en Docebo U!

Caso práctico

Definir perfiles de Usuarios avanzados es muy útil para gestionar ramas situadas en distintos países o en conjunción con la aplicación Extended Enterprise, para gestionar distintos dominios.

Creación de un Usuario avanzado

Como primer paso, cree sus Usuarios avanzados bien siguiendo el procedimiento de creación de usuarios estándar, estableciendo el nivel de usuario en Usuario avanzado, o bien directamente desde el área de gestión de Usuarios avanzados. Para ello, acceda al Menú de administrador haciendo clic en el icono de engranaje de la esquina superior derecha. En la sección E-Learning, seleccione el elemento Usuarios avanzados. La página Gestión de Usuarios avanzados está formada por dos pestañas:

• Usuarios avanzados. Esta pestaña enumera todos los Usuarios avanzados configurados en su plataforma.
• Perfiles. Esta pestaña enumera todos los perfiles de Usuarios avanzados ya configurados en su plataforma.

Para crear un Usuario avanzado, haga clic en el botón más de la esquina superior derecha y seleccione Nuevo Usuario avanzado.

En el panel derecho que se abre, seleccione a los usuarios que desee definir como Usuarios avanzados y haga clic en Confirmar.

Creación de un perfil de Usuario avanzado

Un perfil es un conjunto de permisos que puede asociar a uno o varios Usuarios avanzados. Puede configurar todos los perfiles que necesite en su plataforma, pero recuerde que puede asignar un máximo de 10 perfiles a cada Usuario avanzado.

Para crear un nuevo perfil de Usuario avanzado, desde la página principal Gestión de Usuarios avanzados , haga clic en el botón más de la esquina superior derecha y seleccione Nuevo perfil. En el panel derecho, establezca un nombre de perfil y, de forma opcional, una descripción del perfil. Por motivos de seguridad, tanto el nombre como la descripción del perfil se verifican de acuerdo con las pautas OWASP (se abre en una nueva pestaña) y se "limpian" para evitar inyecciones. Haga clic en Crear y editar para iniciar la configuración.

Use la sección General para editar el nombre y la descripción del perfil en caso necesario. Tenga en cuenta que no se aceptan los caracteres < > \ | / = +  en el campo del nombre del perfil y que no podrá guardar los cambios relacionados con el perfil cuando el nombre incluya dichos caracteres.

Utilice el área Completar previamente los campos adicionales del usuario para seleccionar los campos adicionales de los usuarios que se rellenarán automáticamente con los datos de los Usuarios avanzados asociados con el perfil al crear nuevos usuarios. Para hacerlo, haga clic en Seleccionar campos adicionales, seleccione uno o varios campos del panel que se abrirá a la derecha haciendo clic en las casillas de verificación junto a sus nombres de los campos y haga clic en Seleccionar para confirmar su acción. Este paso es opcional. Recuerde que los campos adicionales de usuarios con la definición de Invisible para el usuario no se rellenan automáticamente al crear al usuario.

Vaya ahora a la sección Administrar permisos para asignar los derechos al perfil, es decir, lo que los Usuarios avanzados asignados al perfil estarán autorizados a hacer en su plataforma. Haga clic en Añadir permiso y seleccione un área del menú desplegable correspondiente en el panel que se abrirá a la derecha. Tras seleccionar un área, utilice el menú desplegable Tipo para definir si desea asignar todos los permisos relacionados con el área seleccionada al perfil del Usuario avanzado, o bien seleccione la opción Permisos personalizados para seleccionar un subconjunto de permisos del tercer menú desplegable.

A tener en cuenta: Eche un vistazo a la lista completa de permisos disponibles para la configuración de perfiles de Usuarios avanzados para obtener una visión general de los permisos disponibles y las opciones pertinentes.

Una vez efectuada su selección, haga clic en Confirmar. El permiso que ha añadido aparece enumerado en el área de resumen inferior de la sección Administrar permisos. Repita la selección de los permisos para todas las áreas que desee asignar al perfil.

Asignar perfiles a Usuarios avanzados

Una vez creado el perfil de Usuario avanzado, puede asignarle Usuarios avanzados. En la página para crear el perfil, vaya a la pestaña Usuarios avanzados asignados , haga clic en el botón Asignar Usuarios avanzados en la esquina superior derecha, seleccione los Usuarios avanzados que desee asignar al perfil desde el panel derecho y haga clic en Asignar. Al asignar un perfil de Usuario avanzado a un Usuario avanzado, le estará concediendo los permisos asignados a dicho perfil específico.

Puede eliminar cualquiera de los Usuarios avanzados asignados en cualquier momento desde la pestaña Usuarios avanzados asignados . Para ello, pase el ratón por el final de la fila del Usuario avanzado, haga clic en el menú de puntos suspensivos y seleccione Anular asignación del perfil. Una vez eliminado un Usuario avanzado de un perfil, ya no podrá utilizar los permisos asignados al perfil, pero seguirá siendo un Usuario avanzado de su plataforma.

Puede asignar Usuarios avanzados a un perfil en cualquier momento desde la pestaña Perfiles de la página Gestión de Usuarios avanzados pasando el ratón por el menú de puntos suspensivos al final de la fila del perfil y seleccionando Asignar a Usuarios avanzados. Si necesita asociar más de un perfil a un Usuario avanzado, seleccione los perfiles haciendo clic en las casillas de verificación junto a sus nombres y seleccione Elegir una acción – Asignar a Usuarios avanzados en la esquina inferior derecha de la tabla.

También puede asignar a un Usuario avanzado a un perfil desde la pestaña Usuarios avanzados de la página Gestión de Usuarios avanzados haciendo clic en el icono de la columna Perfiles asignados en la fila del Usuario avanzado o bien pasando por el menú de puntos suspensivos al final de la fila del Usuario avanzado y seleccionando Asignar perfiles. Utilice Eliminar perfiles asignados para hacer lo contrario: eliminar uno o más perfiles asignados al Usuario avanzado seleccionado.

Si un Usuario avanzado es asignado a un usuario perteneciente a una rama a la que no esté asignado el Usuario avanzado, el Usuario avanzado solo podrá asignar al usuario a una de las ramas que gestione.

Si su plataforma se activó antes del 21 de octubre de 2019, cuando un Usuario avanzado asigne al usuario a una rama que gestione, el usuario se mantendrá en ambas ramas. Si su plataforma se activó después del 21 de octubre de 2019, los usuarios solo podrán pertenecer a una rama. Si el Usuario avanzado asigna al usuario a una de las ramas que gestione, el usuario se eliminará de la rama previamente asignada.

Asignar recursos a Usuarios avanzados

Puede comprobar los perfiles asignados a cada Usuario avanzado, así como un resumen de los campos adicionales precompilados y los permisos asignados desde la página Gestión de Usuarios avanzados haciendo clic en el nombre del Usuario avanzado y visualizando la pestaña Propiedades. 

Desde aquí, vaya a la pestaña Recursos asignados para asignar al Usuario avanzado a distintos recursos de la plataforma: usuarios, grupos, ramas, cursos, planes de aprendizaje, catálogos, ubicaciones y carpetas del Repositorio central para que el Usuario avanzado pueda gestionarlos.

Seleccione el Tipo de recurso desde el menú izquierdo y haga clic en Asignar recursos para continuar con la selección de recursos.

Opcionalmente, puede asignar recursos a un Usuario avanzado rápidamente desde la pestaña Gestión de Usuarios avanzados. Haga clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila del Usuario avanzado y seleccione la opción Asignar recursos. En el panel derecho, seleccione el tipo de recurso que desee asignar y haga clic en el botón Siguiente para finalizar su selección.

También puede asignar los mismos recursos a una selección de Usuarios avanzados con una sola acción. Para ello, seleccione los Usuarios avanzados marcando las casillas de verificación correspondientes a sus filas y, a continuación, haciendo clic en Elegir una acción en la esquina inferior derecha de la página y seleccionando la opción Asignar recursos.

Notas sobre las asignaciones de recursos

• Cuando un Usuario avanzado asigna un recurso a un usuario (por ejemplo, inscribiendo a un usuario en un curso o asignando una suscripción), los demás Usuarios avanzados no podrán deshacer la asignación. Solo los Superadministradores pueden modificar o invalidar las asignaciones realizadas por Usuarios avanzados.
• Las asignaciones de recursos a Usuarios avanzados no son efectivas hasta que el Usuario avanzado inicia sesión por primera vez después de realizarse la asignación. Esto vale tanto para las asignaciones directas de recursos (por ejemplo, la asignación de un grupo a un Usuario avanzado) como para las asignaciones indirectas (por ejemplo, la adición de un usuario a un grupo al que ya esté asignado el Usuario avanzado).
• Si asigna grupos, ramas, planes de aprendizaje y catálogos a un Usuario avanzado y después actualiza estos recursos (añadiendo o eliminando elementos), recomendamos encarecidamente que el Usuario avanzado cierre y vuelva a iniciar sesión en la plataforma después de confirmar los cambios para que se conceda la asignación de los nuevos recursos.
• Al asignar catálogos a un Usuario avanzado, para aquellos que usen catálogos de contenidos del Mercado de contenidos de Docebo, los Usuarios avanzados no podrán conceder visibilidad para estos catálogos de contenido completo a sus usuarios asignados. Solo los Superadministradores pueden gestionar la visibilidad de los catálogos del Mercado de contenidos.
• Es posible asignar a un Usuario avanzado más de un perfil. Heredará todos los permisos de los perfiles asignados.
• Si un Usuario avanzado es asignado a un usuario perteneciente a una rama a la que no esté asignado el Usuario avanzado, el Usuario avanzado solo podrá asignar al usuario a una de las ramas que gestione.
• Al asignar todo un conjunto de recursos a uno o varios Usuarios avanzados (todos los cursos, todos los planes de aprendizaje, etc.), la asignación se considera una suma dinámica de todos los recursos que cambia en función de los recursos creados o eliminados de la plataforma. Este comportamiento se refleja también en los filtros. Por ejemplo, si filtra a los Usuarios avanzados utilizando el filtro Sin planes de aprendizaje, la página de los resultados no incluirá nunca a los Usuarios avanzados asignados a todos los planes de aprendizaje, aunque no haya ningún plan de aprendizaje en su plataforma.
• Si un Usuario avanzado es también un superior, tendrá visibilidad de los recursos (cursos, planes de aprendizaje, catálogos, etc.) proporcionados a los usuarios que gestione. Por ejemplo, cuando un Usuario avanzado con permisos de superior navegue por la página Mi equipo, podrá ver los cursos y planes de aprendizaje en que estén inscritos sus subordinados, aunque no estén directamente asociados a su perfil.
• No es posible asignar recursos a un número de Usuarios avanzados tal que el número total de asociaciones supere las 1000.

Gestión de Usuarios avanzados

Puede gestionar a los Usuarios avanzados que haya creado en su plataforma desde la página Gestión de Usuarios avanzados, ya sea individualmente o en grupos.

Desde la pestaña Usuarios avanzados de la página Gestión de Usuarios avanzados, haga clic en el menú de puntos suspensivos al final de la hilera del Usuario avanzado para llevar a cabo las siguientes acciones:

• Descripción general del Usuario avanzado. Al seleccionar esta opción, accederá a un breve resumen de los recursos y los perfiles asignados al Usuario avanzado, así como a una vista general de los permisos que se le hayan concedido tomando como base los perfiles asignados.
• Editar. Utilice esta opción para editar los detalles del Usuario avanzado seleccionado.
• Asignar recursos. Utilice esta opción para asignar recursos rápidamente al Usuario avanzado seleccionado. Vea el capítulo Asignar recursos a Usuarios avanzados de este artículo para más detalles.
• Asignar perfiles. Utilice esta opción para asignar perfiles rápidamente al Usuario avanzado seleccionado. Vea el capítulo Asignar perfiles a Usuarios avanzados de este artículo para más detalles. 
• Anular la asignación de los perfiles. Seleccione esta opción para desasignar rápidamente varios perfiles del Usuario avanzado seleccionado con una sola acción.
• Iniciar sesión como este Usuario avanzado. En calidad de Superadministrador, puede iniciar sesión temporalmente como Usuario avanzado en su plataforma para llevar a cabo acciones en su nombre, con el fin de ayudar a resolver problemas en su plataforma de aprendizaje. La misma opción está disponible en el perfil del Usuario avanzado, en la esquina superior derecha. Más información sobre la suplantación de Usuarios avanzados.
• Anular la asignación de todos los cursos. Utilice esta opción para desasignar todos los cursos, planes de aprendizaje y categorías del Usuario avanzado seleccionado.
• Cambiar a nivel de usuario. Utilice esta opción para rebajar al Usuario avanzado al nivel de usuario normal. Al hacerlo, se desasignarán todos los perfiles y recursos asignados al Usuario avanzado. 

Puede efectuar la mayor parte de las acciones anteriores sobre varios Usuarios avanzados a la vez. Para ello, seleccione a los Usuarios avanzados haciendo clic en las casillas de verificación junto a sus nombres de usuarios y haga clic en Elegir una acción en la esquina inferior derecha de al tabla para emplear las siguientes opciones:

• Asignar recursos. Utilice esta opción para asignar a los Usuarios avanzados seleccionados:
  • una selección personalizada de recursos, vea el capítulo Asignar recursos a Usuarios avanzados de este artículo para más detalles
  • todos los cursos disponibles en su plataforma
  • todos los planes de aprendizaje disponibles en su plataforma
  • todos los cursos y planes de aprendizaje disponibles en su plataforma
  • todos los cursos y planes de aprendizaje visibles en los catálogos. Al seleccionar esta opción, asegúrese de que el Usuario avanzado esté asignado a un perfil habilitado para la gestión de catálogos. 
• Asignar perfiles. Utilice esta opción para asignar uno o varios perfiles a los Usuarios avanzados seleccionados. Vea el capítulo Asignar perfiles a Usuarios avanzados de este artículo para más detalles.
• Anular la asignación de todos los perfiles. Utilice esta opción para desasignar todos los perfiles enlazados a los Usuarios avanzados seleccionados desde estos. Puesto que esta opción hace que los Usuarios avanzados seleccionados ya no estén asignados a ningún perfil, para continuar con esta acción, la plataforma le preguntará si también desea rebajar a los Usuarios avanzados seleccionados a usuarios normales.
• Anular la asignación de todos los cursos. Utilice esta opción para desasignar todos los cursos, planes de aprendizaje y categorías de los Usuarios avanzados seleccionados.
• Cambiar a nivel de usuario. Utilice esta opción para desasignar a los Usuarios avanzados seleccionados de su rol, haciendo que vuelvan a ser usuarios normales. Al hacerlo, se desasignarán todos los perfiles y recursos asignados al Usuario avanzado.

Creación y gestión de Usuarios avanzados a través de archivos CSV

Puede crear y gestionar usuarios en su plataforma a través de archivos CSV. Al crear o gestionar Usuarios avanzados con este método, recuerde que puede asignar un máximo de 10 perfiles por Usuario avanzado.

Para crear un Usuario avanzado a través de un archivo CSV, establezca el nivel del campo de datos del usuario como poweruser y utilice el campo de datos Profile Name para enumerar los nombres de los perfiles de Usuarios avanzados que desee asignar al usuario. Los nombres de los perfiles deben estar separados por el carácter | (pleca o barra vertical). Al asignar varios perfiles a un Usuario avanzado, no utilice | como separador en el archivo CSV.

Conceder plazas libres a Usuarios avanzados

Como Superadministrador, puede conceder a los Usuarios avanzados plazas libres para los cursos a la venta a través de catálogos, permitiéndoles inscribir a los usuarios que gestionen en estos cursos gratuitamente.

Para ello, inicie sesión como Superadministrador y acceda al Menú de administrador a través del icono de engranaje de la esquina superior derecha. Seleccione ahora el área Gestión de cursos en la sección E-Learning. Haga clic en el curso para el que desee asignar plazas libres adicionales y vaya a la pestaña Plazas. Haga clic en el botón Añadir plazas de la esquina superior derecha, escriba y seleccione el nombre del Usuario avanzado y configure el número de plazas que asignar al Usuario avanzado.

Para que su selección esté disponible, el Usuario avanzado deberá estar asignado al curso para el que esté gestionando plazas libres, y deberá estar asociado con un perfil de Usuario avanzado habilitado para gestionar plazas con los siguientes permisos: Catálogos de cursos -> Permisos personalizados -> Permitir a los usuarios avanzados comprar y asignar plazas para los cursos y los planes de aprendizaje.

Los Usuarios avanzados podrán utilizar las plazas para inscribirse a sí mismos y a otros usuarios en el curso solo si quedan plazas disponibles. Si el número de usuarios seleccionados para la inscripción por parte del Usuario avanzado supera el número de plazas disponibles, el proceso de inscripción se completará tomando como base el número de plazas disponibles.

En la pestaña Plazas, puede comprobar la lista de Usuarios avanzados encargados de las plazas para el curso seleccionado, el número de plazas asignadas, el número de plazas que ha comprado el Usuario avanzado, el número de plazas libres que aún puede asignar el Usuario avanzado y el total de plazas por cada Usuario avanzado. Una vez configurada esta opción, el Usuario avanzado podrá gestionar gratis las plazas adicionales para otros usuarios.

Consejos y trucos

• Un Usuario avanzado no puede modificar otro perfil de Usuario avanzado. Los perfiles de Usuarios avanzados solo pueden ser modificados por los Superadministradores.
• Los Usuarios avanzados que tengan permiso para crear cursos también podrán establecer categorías de cursos para el curso. Si otro Usuario avanzado tiene visibilidad de la misma categoría de cursos, los dos Usuarios avanzados podrán colaborar para conformar los cursos de dicha categoría.
• Si su plataforma está organizada en ramas y necesita asignar a un Usuario avanzado a cada rama o subrama, utilice un archivo CSV en lugar de la asignación manual. Durante la importación del archivo CSV, configure la funcionalidad Asignar automáticamente ramas a Usuarios avanzados.