Creación y gestión de Usuarios avanzados

Presentación

Delegar actividades a otros usuarios es una estrategia que mejora la eficiencia, capacita a los usuarios y asegura que el equipo administrativo pueda centrarse en las responsabilidades críticas. Es un enfoque totalmente positivo que beneficia tanto a los administradores como a la organización en su conjunto.

Los Superadministradores pueden delegar sus actividades a otros usuarios, conocidos como Usuarios avanzados.

En función del tamaño y la estructura de su organización, considere crear una jerarquía de Usuarios avanzados para que algunos de estos puedan gestionar a otros Usuarios avanzados con el fin de crear un ecosistema estructurado y eficiente, promover el intercambio de conocimientos y mejorar la asistencia y la experiencia del usuario en general.

Considere la asignación de distintas responsabilidades (como la gestión de usuarios, la gestión de contenidos, la asistencia técnica, etc.) a diferentes Usuarios avanzados, para aprovechar su experiencia en áreas concretas. Inspírese en la guía sobre tipologías de Usuarios avanzados de la Comunidad (se abre en una nueva pestaña).

Este artículo explica cómo crear Usuarios avanzados y configurar perfiles de Usuarios avanzados con distintos permisos.

Requisitos y limitaciones

Los Usuarios avanzados pueden gestionar a otros Usuarios avanzados solo cuando está habilitada la opción Proporcione el permiso de gestión de Usuarios avanzados, que permite a los Usuarios avanzados gestionar a otros Usuarios avanzados y los perfiles asignados a ellos como recursos en los Ajustes avanzados de la plataforma.
Los Usuarios avanzados con permisos de gestión sobre otros Usuarios avanzados no pueden crear perfiles de Usuarios avanzados. Solo los Superadministradores pueden hacerlo.

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Casos prácticos

Definir perfiles de Usuarios avanzados es muy útil para gestionar ramas situadas en distintos países o en conjunción con la aplicación Extended Enterprise, para gestionar distintos dominios.
Los Superadministradores pueden conceder a algunos Usuarios avanzados permiso para gestionar a otros Usuarios avanzados, convirtiéndolos en Superusuarios avanzados y creando una jerarquía de usuarios dentro de la plataforma. Los Superusuarios avanzados están un paso por encima de los Usuarios avanzados: cuentan con autoridad para gestionar y supervisar las actividades de múltiples Usuarios avanzados en toda la plataforma y mantener el orden, la seguridad y la eficiencia de las operaciones dentro del sistema.

Definición de "perfil"

Cuando se habla de Usuarios avanzados, un “perfil” puede significar dos cosas:

Perfiles como conjuntos de permisos

Los perfiles son conjuntos de permisos creados por los Superadministradores que determinan qué acciones pueden llevar a cabo los Usuarios avanzados en la plataforma. Solo los Superadministradores pueden crear perfiles y asignárselos a los Usuarios avanzados. Los perfiles optimizan la gestión de la plataforma permitiendo a los Superadministradores asignar y ajustar permisos para múltiples Usuarios avanzados en función de sus roles o responsabilidades. Los Usuarios avanzados suelen estar asignados a uno o varios perfiles que definen sus privilegios dentro de la plataforma. Por ejemplo, podría tener perfiles como "Gestor de usuarios" o "Gestor de contenidos", cada uno de ellos con distintos permisos. Más información sobre la creación de perfiles.

Perfiles como recursos

Los perfiles pueden asignarse como recursos a los Usuarios avanzados con permisos para gestionar a otros Usuarios avanzados que utilicen el mismo proceso de asignación de otros recursos (usuarios, cursos y planes de formación, ubicaciones, etc.), para que, a su vez, puedan asignárselos a los Usuarios avanzados que gestionen. Más información sobre la asignación de recursos a Usuarios avanzados.

Creación de un Usuario avanzado

Como primer paso, cree sus Usuarios avanzados bien siguiendo el procedimiento de creación de usuarios estándar, estableciendo el nivel de usuario en Usuario avanzado, o bien directamente desde el área de gestión de Usuarios avanzados. Para ello, acceda al Menú de administrador haciendo clic en el icono de engranaje de la esquina superior derecha. En la sección E-Learning, seleccione el elemento Usuarios avanzados. La página Gestión de Usuarios avanzados está formada por dos pestañas:

Usuarios avanzados. Esta pestaña enumera todos los Usuarios avanzados configurados en su plataforma.
Perfiles. Esta pestaña enumera todos los perfiles de Usuarios avanzados ya configurados en su plataforma.

Para crear un Usuario avanzado, haga clic en el botón más de la esquina superior derecha y seleccione Nuevo Usuario avanzado.

En el panel derecho que se abre, seleccione a los usuarios que desee definir como Usuarios avanzados y haga clic en Confirmar.

Creación de un perfil de Usuario avanzado

Un perfil es un conjunto de permisos que se concede a los Usuarios avanzados. Los Superadministradores pueden configurar todos los perfiles que necesiten en su plataforma, pero recuerde que puede asignar un máximo de 10 perfiles a cada Usuario avanzado. Los Usuarios avanzados con permiso para gestionar a otros Usuarios avanzados no tendrán permiso para crear perfiles.

Para crear un nuevo perfil de Usuario avanzado, desde la página principal Gestión de Usuarios avanzados, haga clic en el botón más de la esquina superior derecha y seleccione Nuevo perfil.

En el panel derecho, establezca un nombre de perfil y, de forma opcional, una descripción del perfil. Por motivos de seguridad, tanto el nombre como la descripción del perfil se verifican de acuerdo con las pautas OWASP (se abre en una nueva pestaña) y se "limpian" para evitar inyecciones. Haga clic en Crear y editar para iniciar la configuración.

Use la sección General para editar el nombre y la descripción del perfil en caso necesario. Tenga en cuenta que no se aceptan los caracteres < > \ | / = + en el campo del nombre del perfil y que no podrá guardar los cambios relacionados con el perfil cuando el nombre incluya dichos caracteres.

Utilice el área Completar previamente los campos adicionales del usuario para seleccionar los campos adicionales de los usuarios que se rellenarán automáticamente con los datos de los Usuarios avanzados asociados con el perfil al crear nuevos usuarios. Para hacerlo, haga clic en Seleccionar campos adicionales, seleccione uno o varios campos del panel que se abrirá a la derecha haciendo clic en las casillas de verificación junto a sus nombres de los campos y haga clic en Seleccionar para confirmar su acción. Este paso es opcional. Recuerde que los campos adicionales de usuarios con la definición de Invisible para el usuario no se rellenan automáticamente al crear al usuario.

Vaya ahora a la sección Administrar permisos para asignar los derechos al perfil, es decir, lo que los Usuarios avanzados asignados al perfil estarán autorizados a hacer en su plataforma. Haga clic en Añadir permiso y seleccione un área del menú desplegable correspondiente en el panel que se abrirá a la derecha. Tras seleccionar un área, utilice el menú desplegable Tipo para definir si desea asignar todos los permisos relacionados con el área seleccionada al perfil del Usuario avanzado, o bien seleccione la opción Permisos personalizados para seleccionar un subconjunto de permisos del tercer menú desplegable.

A tener en cuenta: Eche un vistazo a la lista completa de permisos disponibles para la configuración de perfiles de Usuarios avanzados para obtener una visión general de los permisos disponibles y las opciones pertinentes.

Una vez efectuada su selección, haga clic en Confirmar. El permiso que ha añadido aparece enumerado en el área de resumen inferior de la sección Administrar permisos. Repita la selección de los permisos para todas las áreas que desee asignar al perfil.

Conceder perfiles a Usuarios avanzados

Una vez creado el perfil de Usuario avanzado, puede concederlo a Usuarios avanzados. En la página para crear el perfil, vaya a la pestaña Usuarios avanzados, haga clic en el botón Conceder Usuarios avanzados en la esquina superior derecha, seleccione los Usuarios avanzados que desee conceder al perfil desde el panel derecho y haga clic en Conceder. Al conceder un perfil a un Usuario avanzado, le estará dando los permisos asignados a dicho perfil específico.

Puede eliminar cualquiera de los Usuarios avanzados concedidos al perfil en cualquier momento desde la pestaña Usuarios avanzados . Para ello, pase el ratón por el final de la fila del Usuario avanzado, haga clic en el menú de puntos suspensivos y seleccione Anular asignación del perfil. Una vez eliminado un Usuario avanzado de un perfil, ya no podrá utilizar los permisos asignados al perfil, pero seguirá siendo un Usuario avanzado de su plataforma.

Puede conceder perfiles a Usuarios avanzados en cualquier momento desde la pestaña Perfiles de la página Gestión de Usuarios avanzados pasando el ratón por el menú de puntos suspensivos al final de la fila del perfil y seleccionando Conceder a Usuarios avanzados.

Para conceder más de un perfil a un Usuario avanzado, seleccione los perfiles haciendo clic en las casillas de verificación junto a sus nombres y seleccione Elegir una acción – Conceder a Usuarios avanzados en la esquina inferior derecha de la tabla. La asignación de más de un perfil se ejecuta como tarea en segundo plano.

También puede conceder un perfil a un Usuario avanzado desde la pestaña Usuarios avanzados de la página Gestión de Usuarios avanzados haciendo clic en el icono de la columna Perfiles concedidos en la fila del Usuario avanzado o bien pasando por el menú de puntos suspensivos al final de la fila del Usuario avanzado y seleccionando Conceder perfiles. Utilice Anular la asignación de los perfiles para hacer lo contrario: eliminar uno o más perfiles asignados al Usuario avanzado seleccionado.

Puede comprobar los perfiles concedidos a cada Usuario avanzado y un resumen de los campos adicionales rellenados previamente junto con los permisos asignados desde la página Gestión de Usuarios avanzados haciendo clic en el nombre del Usuario avanzado y yendo a la pestaña Propiedades.

Desde esta página, haga clic en Conceder perfiles para conceder perfiles adicionales al Usuario avanzado seleccionado, seleccionándolos del panel que se abre a la derecha. Conforme añada perfiles, la sección Resumen de permisos se irá rellenando con la lista de permisos enlazados a los perfiles concedidos.

A tener en cuenta: Puede conceder un máximo de 10 perfiles a cada Usuario avanzado.

Asignar recursos a Usuarios avanzados

Los permisos que los Usuarios avanzados heredan de los perfiles que se les han concedido se aplican a los recursos que pueden gestionar. Para asignar recursos a un Usuario avanzado, haga clic en su nombre en la pestaña Usuarios avanzados.

Vaya a la pestaña Recursos asignados para asignar Usuarios avanzados a recursos: usuarios, grupos, ramas, cursos, planes de aprendizaje, catálogos, ubicaciones, páginas, menús, carpetas del repositorio central y perfiles de Usuarios avanzados.

Seleccione el Tipo de recurso del menú a la izquierda, haga clic en Asignar recursos y continúe con la selección de recursos.

Opcionalmente, puede asignar recursos a un Usuario avanzado rápidamente desde la pestaña Gestión de Usuarios avanzados. Haga clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila del Usuario avanzado y seleccione la opción Asignar recursos. En el panel derecho, seleccione el tipo de recurso que desee asignar y haga clic en el botón Siguiente para finalizar su selección.

También puede asignar los mismos recursos a una selección de Usuarios avanzados con una sola acción. Para ello, seleccione los Usuarios avanzados marcando las casillas de verificación correspondientes a sus filas y, a continuación, haciendo clic en Elegir una acción en la esquina inferior derecha de la página y seleccionando la opción Asignar recursos.

A tener en cuenta: Las asignaciones de recursos a Usuarios avanzados no son efectivas hasta que el Usuario avanzado inicia sesión por primera vez después de que se efectúe la asignación. Esto se aplica tanto a las asignaciones directas de recursos (por ejemplo, asignar un grupo a un Usuario avanzado) como a las indirectas (por ejemplo, adición de un usuario a un grupo al que ya esté asignado el Usuario avanzado.

A tener en cuenta: Al programar y exportar informes, recuerde que la visibilidad de los Usuarios avanzados sobre los recursos sigue la latencia de actualización de los demás datos de los informes y no se refleja en tiempo real. Encontrará más información sobre la asignación de recursos a Usuarios avanzados en el siguiente capítulo.

Notas sobre las asignaciones de recursos

Cuando un Usuario avanzado asigne un recurso a un usuario (por ejemplo, inscribiendo a un usuario en un curso o asignando una suscripción), los demás Usuarios avanzados no podrán deshacer la asignación. Solo los Superadministradores pueden modificar o invalidar las asignaciones realizadas por Usuarios avanzados.
Al asignar todo un conjunto de recursos a uno o varios Usuarios avanzados (todos los cursos, todos los planes de aprendizaje, etc.), la asignación se considera una suma dinámica de todos los recursos que cambia en función de los recursos creados o eliminados de la plataforma. Este comportamiento se refleja también en los filtros. Por ejemplo, si filtra a los Usuarios avanzados utilizando el filtro Sin planes de aprendizaje, la página de los resultados no incluirá nunca a los Usuarios avanzados asignados a todos los planes de aprendizaje, aunque no haya ningún plan de aprendizaje en su plataforma.
Si un Usuario avanzado es también un superior, tendrá visibilidad de los recursos (cursos, planes de aprendizaje, catálogos, etc.) proporcionados a los usuarios que gestione. Por ejemplo, cuando un Usuario avanzado con permisos de superior navegue por la página Mi equipo, podrá ver los cursos y planes de aprendizaje en que estén inscritos sus subordinados, aunque no estén directamente asignados a ellos.
Cuando un Usuario avanzado sea asignado a un perfil que incluya el permiso Notificaciones, solo podrá gestionar las notificaciones relacionadas con los recursos que tenga asignados.
- Si una notificación no incluye los recursos asociados al Usuario avanzado, este no podrá gestionarlos (verlos, crearlos, editarlos o eliminarlos) independientemente del permiso que tenga asignado.
- Igualmente, cuando el Usuario avanzado no esté asociado a los recursos asignados a la notificación, no podrá gestionarlos.
Si asigna un plan de aprendizaje como recurso a un Usuario avanzado, este también tendrá visibilidad y permisos de gestión de los cursos que incluya, de acuerdo con los permisos para cursos concedidos a los perfiles a los que pertenezca.
Si asigna perfiles de Usuarios avanzados como recursos a un Usuario avanzado, recuerde asignárselos también a los Usuarios avanzados que puedan gestionar como recursos desde la sección Usuarios del panel Tipos de recursos en la pestaña Recursos asignados del Usuario avanzado.
Al programar y exportar informes, recuerde que la visibilidad de los Usuarios avanzados sobre los recursos sigue la latencia de actualización de los demás datos de los informes y no se refleja en tiempo real. En su lugar, los datos reflejados serán los obtenidos tras la última actualización de los datos. Por ejemplo, si edita los permisos de un Usuario avanzado añadiendo o eliminando los cursos asociados a este, los cambios que realice en los permisos de los Usuarios avanzados NO se reflejarán inmediatamente en el valor de los filtros disponibles en la pestaña Filtros del menú Informes y NO se reflejan inmediatamente en los cursos extraídos y visibles en el informe. En lugar de ello, los filtros e informes permanecerán sin cambios hasta la siguiente actualización de datos. Recuerde que este retraso afecta a todos los datos, por lo que el Usuario avanzado no verá ningún cambio en los datos en comparación con lo que había antes de sus cambios. Para más información sobre los informes, consulte el artículo al respecto de la Base de conocimientos.
Los Usuarios avanzados superiores pueden ver todos los recursos asignados a los Usuarios avanzados gestionados por ellos en la página Gestión de Usuarios avanzados, incluyendo aquellos no asignados a ellos en primer lugar, pero no pueden a su vez gestionarlos si no tienen dichos recursos asignados. Además, al anular la asignación de los recursos que no tengan asignados, no podrán volver a asignarlos.

Ramas

Los Usuarios avanzados pueden asignar usuarios únicamente a las ramas que gestionan, es decir, a las ramas que tienen asignadas como recursos.

Cuando un Usuario avanzado no tenga ramas asignadas como recursos:

- Los usuarios creados por ese Usuario avanzado serán colocados en la rama raíz.
- Al crear o editar usuarios, ese Usuario avanzado tendrá visibilidad sobre todos los campos adicionales, aunque se haya configurado la visibilidad de los campos adicionales según los nodos de ramas.

Si un Usuario avanzado está asignado a un usuario perteneciente a una rama que no esté asignada al Usuario avanzado, este último solo podrá asignar al usuario a una de las ramas que gestione.

Consejo: Si su plataforma se activó antes del 21 de octubre de 2019, cuando un Usuario avanzado asigne al usuario a una rama que esté gestionando, se mantendrá al usuario en ambas ramas. No obstante, en las plataformas activadas después del 21 de octubre de 2019, los usuarios solo pueden pertenecer a una rama. Si el Usuario avanzado asigna al usuario a una de las ramas que esté gestionando, se eliminará al usuario de la rama previamente asignada.

Páginas y menús

Un Usuario avanzado que tenga un menú asignado como recurso mantendrá siempre la asignación de las páginas (actuales y futuras) pertenecientes a dicho menú.

No puede anular la asignación de una página a un Usuario avanzado si este tiene un menú asignado que contenga dicha página.
Anular la asignación de un menú a un Usuario avanzado no anula automáticamente la asignación de las páginas de dicho menú.

Para más información, consulte el artículo Permisos de los Usuarios avanzados, capítulos: Permisos para páginas y Permisos para menús.

Gestión de Usuarios avanzados

Puede gestionar a los Usuarios avanzados que haya creado en su plataforma desde la página Gestión de Usuarios avanzados, ya sea individualmente o en grupos.

Desde la pestaña Usuarios avanzados de la página Gestión de Usuarios avanzados, haga clic en el menú de puntos suspensivos al final de la hilera del Usuario avanzado para llevar a cabo las siguientes acciones:

Descripción general del Usuario avanzado. Al seleccionar esta opción, accederá a un breve resumen de los recursos y los perfiles asignados al Usuario avanzado, así como a una vista general de los permisos que se le hayan concedido tomando como base los perfiles asignados.
Editar. Utilice esta opción para editar los detalles del Usuario avanzado seleccionado.
Asignar recursos. Utilice esta opción para asignar recursos rápidamente al Usuario avanzado seleccionado. Vea el capítulo Asignar recursos a Usuarios avanzados de este artículo para más detalles.
Asignar perfiles. Utilice esta opción para conceder perfiles rápidamente al Usuario avanzado seleccionado. Vea el capítulo Conceder perfiles a Usuarios avanzados de este artículo para más detalles.
Anular la asignación de los perfiles. Seleccione esta opción para desasignar rápidamente varios perfiles del Usuario avanzado seleccionado con una sola acción.
Iniciar sesión como este Usuario avanzado. En calidad de Superadministrador, puede iniciar sesión temporalmente como Usuario avanzado en su plataforma para llevar a cabo acciones en su nombre, con el fin de ayudar a resolver problemas en su plataforma de aprendizaje. La misma opción está disponible en el perfil del Usuario avanzado, en la esquina superior derecha. Más información sobre la suplantación de Usuarios avanzados.
Anular la asignación de todos los cursos. Utilice esta opción para desasignar todos los cursos, planes de aprendizaje y categorías del Usuario avanzado seleccionado.
Cambiar a nivel de usuario. Utilice esta opción para rebajar al Usuario avanzado al nivel de usuario normal. Al hacerlo, se desasignarán todos los perfiles y recursos asignados al Usuario avanzado.

Puede efectuar la mayor parte de las acciones anteriores sobre varios Usuarios avanzados a la vez. Para ello, seleccione a los Usuarios avanzados haciendo clic en las casillas de verificación junto a sus nombres de usuarios y haga clic en Elegir una acción en la esquina inferior derecha de la tabla para emplear las siguientes opciones:

Asignar recursos. Utilice esta opción para asignar a los Usuarios avanzados seleccionados:
- una selección personalizada de recursos, vea el capítulo Asignar recursos a Usuarios avanzados de este artículo para más detalles
- todos los cursos disponibles en su plataforma
- todos los planes de aprendizaje disponibles en su plataforma
- todos los cursos y planes de aprendizaje disponibles en su plataforma
- todos los cursos y planes de aprendizaje visibles en los catálogos. Al seleccionar esta opción, asegúrese de que el Usuario avanzado esté asignado a un perfil habilitado para la gestión de catálogos.
Conceder perfiles. Utilice esta opción para conceder uno o varios perfiles a los Usuarios avanzados seleccionados. Vea el capítulo Conceder perfiles a Usuarios avanzados de este artículo para más detalles.
Anular la asignación de todos los perfiles. Utilice esta opción para desasignar todos los perfiles enlazados a los Usuarios avanzados seleccionados desde estos. Puesto que esta opción hace que los Usuarios avanzados seleccionados ya no estén asignados a ningún perfil, para continuar con esta acción, la plataforma le preguntará si también desea rebajar a los Usuarios avanzados seleccionados a usuarios normales.
Anular la asignación de todos los cursos. Utilice esta opción para desasignar todos los cursos, planes de aprendizaje y categorías de los Usuarios avanzados seleccionados.
Cambiar a nivel de usuario. Utilice esta opción para desasignar a los Usuarios avanzados seleccionados de su rol, haciendo que vuelvan a ser usuarios normales. Al hacerlo, se desasignarán todos los perfiles y recursos asignados al Usuario avanzado.

Creación y gestión de Usuarios avanzados a través de archivos CSV

Puede crear y gestionar usuarios en su plataforma a través de archivos CSV. Al crear o gestionar Usuarios avanzados con este método, recuerde que puede asignar un máximo de 10 perfiles por Usuario avanzado.

Para crear un Usuario avanzado a través de un archivo CSV, establezca el nivel del campo de datos del usuario como poweruser y utilice el campo de datos Profile Name para enumerar los nombres de los perfiles de Usuarios avanzados que desee asignar al usuario. Los nombres de los perfiles deben estar separados por el carácter | (pleca o barra vertical). Al asignar varios perfiles a un Usuario avanzado, no utilice | como separador en el archivo CSV.

Distribución de cursos de pago a través de Usuarios avanzados

Si ofrece cursos de pago en su plataforma, suele suceder que no se desea que los alumnos puedan realizar directamente las compras. En su lugar, puede establecer una configuración en la que sea un Usuario avanzado quien se encargue de efectuar las transacciones e inscribir a sus alumnos.

Entre los mecanismos para hacerlo se incluyen:

Plazas: Un Usuario avanzado con el permiso Puede comprar y asignar plazas para cursos y planes de aprendizaje puede comprar o recibir un determinado número de plazas en un curso de pago, que después podrá usar para inscribir a sus alumnos. Véase el artículo Gestión de plazas para cursos de pago.
Compras en nombre de otras personas: Un Usuario avanzado con el permiso Catálogos de cursos / Permitir que el Usuario avanzado compre cursos y planes de aprendizaje en nombre de otra persona puede comprar un curso o plan de aprendizaje por otra persona. Véase el artículo Navegar y gestionar su carrito de la compra.
Créditos de formación: Un Usuario avanzado puede comprar o recibir un determinado número de créditos de formación, que podrá utilizar para:
a) inscribir directamente a sus alumnos en cursos.
b) distribuir créditos a sus alumnos, que podrán utilizar dichos créditos para inscribirse en cursos de pago sin realizar una compra
Véase el artículo Créditos de formación para el comercio electrónico.

Consejos y trucos

Los Usuarios avanzados que tengan permiso para crear cursos también podrán establecer categorías de cursos para el curso. Si otro Usuario avanzado tiene visibilidad de la misma categoría de cursos, los dos Usuarios avanzados podrán colaborar para conformar los cursos de dicha categoría.
Si su plataforma está organizada en ramas y necesita asignar a un Usuario avanzado a cada rama o subrama, utilice un archivo CSV en lugar de la asignación manual. Durante la importación del archivo CSV, configure la funcionalidad Asignar automáticamente ramas a Usuarios avanzados.

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