Exención de responsabilidad: Parte del contenido de este artículo define cómo usar funcionalidades que se lanzaron para los clientes entre el 21 de septiembre y el 31 de diciembre de 2022. Si detecta diferencias entre este artículo y su plataforma, puede descargar una versión en PDF de la documentación de la versión anterior.

Presentación

En su plataforma de aprendizaje puede crear informes personalizados para ver y analizar información específica sobre cursos, usuarios, material de formación o aplicaciones que haya activado. También puede programar cuándo enviar un informe personalizado para que se envíe automáticamente por correo electrónico, así como ver una vista previa del informe que haya creado y configurado.

Los datos de su informe se actualizan cada hora en segundo plano. El proceso de actualización tarda unos 15 minutos (el tiempo puede variar ligeramente en función de la cantidad de datos que tenga en su plataforma). Mientras se actualizan los datos, puede seguir visualizando vistas previas de informes y exportándolos. Una vez finalizado el proceso de actualización, los informes indicarán los datos de la última hora.

Descubra todos los tipos de informes personalizados disponibles en su plataforma.

Encuentre todo lo que necesita saber sobre cómo transicionar lo mejor posible a la nueva función Nuevos informes personalizados (la guía también describe algunas preguntas y respuestas útiles).

Para el correcto funcionamiento de los informes personalizados, si está utilizando un dominio personalizado, asegúrese de que esté completamente protegido utilizando un certificado SSL válido.

Casos prácticos

Un escenario útil del informe Usuarios - Cursos en una empresa es si necesita analizar cuáles son las actividades realizadas por sus usuarios en los cursos que haya creado para ellos (por ejemplo, cuántas veces accedieron al curso, puntuación en las pruebas, número de usuarios inscritos, etc.).

De esta manera, como administrador de la plataforma, podrá mantener siempre informados a sus superiores y compañeros sobre el progreso de las actividades de aprendizaje establecidas por su empresa. Teniendo las herramientas para analizar el progreso de los alumnos para cada curso, puede mejorar el rendimiento de aprendizaje de sus empleados (y aumentar así el valor para la empresa) adaptando los cursos y el material de formación a sus necesidades y habilidades.

Otro escenario para los informes personalizados es cuando, al analizar los datos extraídos por un informe, descubre que, por ejemplo, sus usuarios acceden al curso que creó para ellos solo una vez al mes o pasan solo unos minutos en él. Dado que sus usuarios no están dedicando suficiente tiempo y esfuerzo a las actividades de aprendizaje que planeó y creó para ellos, puede ejecutar algunas acciones para hacer que el material de formación del curso sea más interesante o más preciso o para ajustar el nivel de dificultad.

Después, puede ejecutar de nuevo el informe (o crear uno nuevo y específico), y programarlo para que se envíe cada semana, de modo que pueda analizar si ha logrado los resultados deseados gracias a los cambios efectuados. 

Crear un informe personalizado

Para crear un nuevo informe personalizado, inicie sesión en su plataforma como Superadministrador. Comience accediendo al Menú de administrador desde el icono de engranaje de la esquina superior derecha de su plataforma. A continuación, seleccione el elemento Nuevos informes en la sección E-Learning. En la página principal de Informes, cambie a la pestaña Generador de informes personalizados, donde puede crear y administrar sus informes personalizados.

Si aún no ha creado ningún informe, encontrará una página vacía sin informes que visualizar. Si ya ha creado uno o más informes personalizados, los encontrará en la pestaña Generador de informes personalizados, donde podrá ver detalles de los mismos, filtrarlos por tipos, estados de programación o detalles de creación y buscarlos utilizando el campo de búsqueda de la barra de acciones de la parte superior de la página.

Si desea previsualizar, programar o pausar la programación, duplicar, exportar, editar o eliminar su informe, haga clic en el icono de puntos suspensivos del lado derecho de la fila del informe y seleccione la opción correspondiente. 

Para comenzar a crear el informe, seleccione el icono más de la esquina superior derecha de la página. Se abrirá el panel derecho Cree un nuevo informe personalizado, donde en el primer paso (Tipo) seleccionará el tipo de informe que desee generar (más información sobre los diferentes tipos de informes). Cuando haya elegido el tipo, seleccione Siguiente para ir al segundo paso.

En el paso Detalles, introduzca un nombre y una descripción para su informe. El único campo obligatorio es Nombre. Cuando haya terminado, pulse Crear y editar.

A tener en cuenta: Cuando escriba un nombre para su informe, no use caracteres especiales (el único carácter especial permitido es el guion bajo "_"). Si utiliza un idioma que se escriba en un alfabeto no latino, cuando exporte su informe a través de CSV, el nombre se latinizará. Los nombres escritos en caracteres árabes podrían ser truncados.

Ver y editar las propiedades de su informe personalizado

La página que se abre después de haber seleccionado Crear y editar se compone de cinco pestañas relacionadas con su informe personalizado: Propiedades, Filtros, Opciones de vista, Programación y Vista previa. En la sección Detalles del informe de la pestaña Propiedades encontrará la información que acabe de introducir en el panel derecho Cree un nuevo informe personalizado y podrá editar el nombre y la descripción (pero no el tipo de informe elegido) si es necesario.

En la siguiente sección Permiso de descarga del informe desde el enlace, cuando esté marcada la opción Es necesario iniciar sesión para descargar el informe (tenga en cuenta que está marcada de forma predeterminada), sus usuarios deberán iniciar sesión en la plataforma para descargar el informe utilizando el enlace que hayan recibido por correo electrónico o al final de una tarea en segundo plano. Si, como Superadministrador, desmarca esta opción, cualquiera que tenga el enlace podrá descargar el informe, con el riesgo de perder el control de los datos. Tenga en cuenta que los Usuarios avanzados pueden activar o desactivar esta opción solo si usted, como Superadministrador, marca la opción Permiso de descarga del informe desde el enlace de la pestaña Opciones avanzadas de los Ajustes avanzados de la plataforma. De lo contrario, si no está marcada la opción en los Ajustes avanzados, los Usuarios avanzados no podrán habilitar o deshabilitar la opción en el informe.

A continuación, en la sección Zona horaria para campos de fecha, puede introducir la zona horaria en la que desee mostrar y exportar su informe. Por ejemplo, si su empresa tiene diez sedes, puede crear diez informes diferentes y configurar la zona horaria correspondiente para cada uno. Recuerde que la zona horaria predeterminada que encontrará en este campo es la que haya establecido en la sección Preferencias de su página Mi perfil. Si no ha cambiado la zona horaria en ella, la zona horaria predeterminada será la que haya configurado en el menú Ajustes avanzados, pestaña Fecha y hora de su plataforma. Más información sobre cómo gestionar la zona horaria de su plataforma.

Por último, en el área Visibilidad, puede configurar y gestionar quién tendrá los permisos para ver el informe que ha creado. Lea la sección Visibilidad del contenido del informe para obtener más información sobre la visibilidad de los informes.

Visibilidad del contenido del informe

En el área Visibilidad de la pestaña Propiedades puede elegir entre las tres opciones siguientes:

Todos los Superadministradores

El informe será visible para todos los Superadministradores de la plataforma, así como para el creador del informe.

Todos los Superadministradores y Usuarios avanzados

El informe será visible para todos los Superadministradores y Usuarios avanzados.

Todos los Superadministradores y los Usuarios avanzados seleccionados

El informe será visible para el creador del informe, para todos los Superadministradores y para los Usuarios avanzados que elija. Si selecciona esta opción, puede escribir el nombre de uno o más Usuarios avanzados, grupos y ramas de usuarios en las secciones correspondientes que aparecen debajo. También puede seleccionarlos haciendo clic en el botón Seleccionar de la sección correspondiente. Se abrirá un panel derecho, donde seleccionará de la lista a los Usuarios avanzados/Grupos/Ramas de usuarios que podrán ver el informe. Recuerde que, al introducir o seleccionar una rama o grupo, solo se considerarán los usuarios con el nivel de Usuario avanzado. Una vez seleccionados todos los Usuarios avanzados deseados de la lista, pulse Confirmar. Ahora se concederá visibilidad del informe a los Usuarios avanzados que haya seleccionado.

Los permisos de informes para Usuarios avanzados se establecen en el área Gestión de Usuarios avanzados, a la que puede acceder seleccionando el elemento Usuarios avanzados en la sección E-Learning de su Menú de administrador.

Desde la pestaña Perfiles puede asignar los permisos Vista y/o Editar al perfil de Usuario avanzado seleccionado. Si selecciona solo el permiso Vista para un perfil de Usuario avanzado, los Usuarios avanzados asignados a este perfil solo verán la Vista previa del informe y tendrán la posibilidad de exportarlo. Si también selecciona el permiso Editar y el Usuario avanzado asignado no creó el informe, podrá previsualizar, duplicar y exportar su informe personalizado; si creó el informe, también podrá (además de previsualizar, duplicar y exportar) programar o pausar la programación del informe, editarlo y eliminarlo. Para obtener más información, consulte el artículo sobre Usuarios avanzados, donde también encontrará la lista de permisos de los Usuarios avanzados.

Si ejecuta el informe personalizado un Superadministrador, el Administrador podrá ver todos los datos del informe sin restricciones de visibilidad del contenido, pues los usuarios Superadministradores nunca tienen restricciones de visibilidad en la plataforma. Por otro lado, si un Usuario avanzado visualiza el informe, solo verá los elementos del informe (Cursos, Usuarios, Ramas, Catálogos y Ubicaciones) para los que se le haya otorgado visibilidad.

Si se debe limitar la información de un informe, usted, como Superadministrador, puede crear varios informes con el mismo asunto para los distintos perfiles de Usuario avanzado, haciendo coincidir la información del informe con los permisos de visualización de cada perfil de Usuario avanzado. Alternativamente, el Superadministrador puede crear diferentes informes para cada perfil de Usuario avanzado; después, la programación de los informes deben realizarla los propios Usuarios avanzados.

Notas sobre la visibilidad del contenido del informe

Tenga en cuenta los siguientes escenarios y condiciones que se dan cuando un Usuario avanzado crea y configura un informe personalizado nuevo y luego usted, como Superadministrador, cambia las normas de visibilidad establecidas por el Usuario avanzado:

• Un Usuario avanzado crea un nuevo informe personalizado y selecciona la opción Todos los Superadministradores en la sección Normas de visibilidad de la pestaña Propiedades (consulte la sección Visibilidad del contenido del informe en este artículo para obtener más información al respecto), y luego usted, como Superadministrador, edita el informe y establece la opción Todos los Superadministradores y Usuarios avanzados en la sección Normas de visibilidad. Después, cuando el Usuario avanzado que creó el informe lo vuelva a abrir, verá seleccionada la opción Todos los Superadministradores y Usuarios avanzados. El Usuario avanzado puede cambiar esta opción y configurar las opciones Todos los Superadministradores o Todos los Superadministradores y los Usuarios avanzados seleccionados, pero si desea cambiar la configuración otra vez, no podrá seleccionar de nuevo la opción Todos los Superadministradores y Usuarios avanzados.
• Un Usuario avanzado crea un nuevo informe personalizado y selecciona la opción Todos los Superadministradores en las Normas de visibilidad y luego usted, como Superadministrador, lo edita y establece la opción Todos los Superadministradores y los Usuarios avanzados seleccionados y añade Usuarios avanzados/grupos/ramas para los que el Usuario avanzado que creó el informe no tiene permisos de visibilidad. Después, cuando el Usuario avanzado que creó el informe lo vuelva a abrir, verá seleccionada la opción Todos los Superadministradores y los Usuarios avanzados seleccionados, pero no podrá ver ningún nombre de Usuario avanzado/grupo/rama en los campos correspondientes bajo la opción ni guardar el informe, porque estos campos estarán vacíos. Esto sucede porque el Usuario avanzado no tiene permisos de visibilidad para ellos. Para poder guardar el informe deberá cambiar la configuración de las Normas de visibilidad y volver a configurar la opción Todos los Superadministradores.
• Un Usuario avanzado crea un nuevo informe personalizado y selecciona la opción Todos los Superadministradores en las Normas de visibilidad y luego usted, como Superadministrador, lo edita y establece la opción Todos los Superadministradores y los Usuarios avanzados seleccionados. Después, añade Usuarios avanzados/grupos/ramas A y B para los que el Usuario avanzado que creó el informe no tiene permisos de visibilidad, así como Usuarios avanzados/grupos/ramas C y D que el Usuario avanzado sí puede ver. Cuando el Usuario avanzado vuelva a abrir el informe, verá seleccionada la opción Todos los Superadministradores y los Usuarios avanzados seleccionados y solo podrá ver Usuarios avanzados/grupos/ramas C y D (y no A y B) en los campos correspondientes bajo la opción. El Usuario avanzado puede guardar el informe porque los campos debajo de la opción están rellenados (con C y D), pero al guardar el informe, sobrescribirá algunos de los cambios realizados por el Superadministrador (se perderá la adición de A y B).

El comportamiento es el mismo en la pestaña Filtros cuando se seleccionan nuevos usuarios/grupos/ramas/etc. También es el mismo si un Usuario avanzado crea y configura un informe personalizado y, después, un Superadministrador elimina los permisos que el Usuario avanzado tenga sobre otros Usuarios avanzados/usuarios/cursos/etc.

Elección de los filtros para su informe

Ahora, acceda a la pestaña Filtros de la página de su informe personalizado para elegir los filtros que desee aplicar a su informe. 

La información que ve en la pestaña Filtros está determinada por el tipo de informe que haya marcado para generar. Podría ser información relacionada con usuarios, cursos, fechas de expiración de cursos, fechas de inscripción y finalización, estados de inscripción, tipos de material de formación, campos adicionales de usuario, etc. Si muestra filtros de fecha en el informe, recuerde que la zona horaria es la establecida en la sección Zona horaria para campos de fecha de la pestaña Propiedades. Tenga en cuenta que, si selecciona más de un filtro (Usuarios + Ramas + Grupos), el informe incluirá los resultados de cada filtro seleccionado. Para obtener más información, consulte la sección Ver y editar las propiedades de su informe personalizado de este artículo.

Cuando haya seleccionado toda la información que desee incluir en su informe personalizado, pase a la siguiente pestaña, Opciones de vista.

Notas sobre la elección de los filtros para su informe

• Si ha creado un informe que implique cursos, en la pestaña Filtros encontrará un campo en el que puede añadir una categoría de cursos. Al seleccionar una categoría de cursos, sus subcategorías no se seleccionarán automáticamente y, en consecuencia, los cursos asignados a las subcategorías no se incluirán en el informe. Si desea seleccionar una subcategoría para incluir sus cursos asignados en su informe, en el panel derecho que se abre para seleccionar la categoría deberá hacer clic en el botón de flecha del lado derecho de la fila de la categoría y seleccionar manualmente la subcategoría que desee añadir.
• Si en el informe se muestran filtros de fechas, recuerde que la zona horaria usada para guardar las fechas es siempre UTC, independientemente de su zona horaria. Por consiguiente, puede ser que encuentre fechas de los informes diferentes de las establecidas en los filtros del informe (el día antes o el día después), ya que las fechas se guardan en UTC y no en su zona horaria.
• Al configurar los Filtros para el informe personalizado Usuarios - Sesiones ILT, recuerde que la sección Opciones de fecha de la pestaña Filtros hace referencia al curso y no a la sesión. Por tanto, al poner el filtro Fecha de finalización se filtrará solo a los usuarios que hayan completado el curso y no a aquellos que hayan completado una sesión.
• Cuando un Usuario avanzado crea un informe personalizado, solo puede utilizar los filtros si están asociados a un perfil con permisos de Vista para el elemento seleccionado en los filtros. El que dicho elemento esté asignado al Usuario avanzado como recurso no es suficiente para concederle el permiso de utilizar el filtro correspondiente. Más información sobre los permisos de los Usuarios avanzados.
• Si ha creado un informe que incluya cursos, en la subsección Opciones de usuario de la pestaña Filtros encontrará una opción que le permite mostrar en el informe solo alumnos o también usuarios con otros niveles en el curso (como instructores). Los nuevos informes personalizados en los que encontrará esta opción son:
  • Usuarios - Cursos
  • Usuarios - Tiempo de inscripción en el curso
  • Usuarios - Sesiones de seminario web
  • Usuarios - Sesiones ILT
  • Grupos/Ramas - Cursos
  • Usuarios - Material de formación

Dado que con la nueva gestión de cursos presenciales y seminarios web (cursos ILT) los instructores ya no se cuentan como usuarios inscritos, para los informes que impliquen cursos, recuerde que puede utilizar la opción Mostrar solo usuarios con "alumno" como nivel de curso de usuario para incluir o excluir a los instructores en el informe personalizado. De forma predeterminada, los nuevos informes personalizados contabilizan a los instructores asignados al curso ILT como usuarios inscritos (la opción no está habilitada), pero si habilita la opción, los instructores no se contabilizarán como usuarios inscritos. Tenga en cuenta que, en cambio, en los informes Cursos - Usuarios, la opción Mostrar solo usuarios con "alumno" como nivel de curso de usuario está habilitada de forma predeterminada (y los instructores no se contabilizan como usuarios inscritos), pero puede deshabilitar la opción cuando necesite contabilizar a los instructores como usuarios inscritos.

Configuración de las opciones de vista para su informe

En la pestaña Opciones de vista puede seleccionar los campos que desee mostrar en su informe y elegir el orden de visualización de los datos.

En la sección Campos del informe de la pestaña, los campos se agrupan según su área. Tenga en cuenta que las áreas difieren de un informe a otro y se determinan por el tipo de informe que marque para generar. Aquí, seleccione los campos que desee mostrar. Recuerde que algunos campos están seleccionados de forma predeterminada (en gris) y no puede desmarcarlos. Por ejemplo, en los informes Usuarios - Cursos, los campos predeterminados son Nombre de usuario y Nombre del curso.

 En la sección Opciones de clasificación puede decidir ordenar los datos en el informe de acuerdo con la opción propuesta (varía en los diferentes tipos de informes). También puede elegir un campo personalizado para clasificar los informes en el menú desplegable, donde puede seleccionar uno de los campos que eligiera en la anterior sección Campos del informe. Una vez seleccionado el campo, puede elegir si desea aplicar un orden ascendente (A-Z) o descendente (Z-A). 

Recuerde que seleccionar un campo personalizado para clasificar informes puede afectar a la velocidad con que estos se generan.

En la subsección Clasificación de columnas (sección Opciones de clasificación), puede configurar una clasificación personalizada para las columnas de su informe (que correspondan a los campos que ya seleccionara en la sección Campos del informe). En la vista previa de su informe, y una vez exportado, verá la clasificación que elija aquí. Cuando seleccione la opción Configurar su clasificación de columnas personalizadas, aparecerá el botón Configurar clasificación a continuación. Al pulsarlo, se abre un panel a la derecha, donde verá la lista de todos los campos del informe seleccionados previamente en los diferentes grupos de la sección Campos del informe. Arrastre y suelte los campos del informe en la lista para reordenar las columnas de su informe. Cuando termine, seleccione Confirmar para aplicar el orden elegido.

Notas sobre la configuración de las opciones de vista para su informe

• Si el campo personalizado que elija en el menú desplegable Seleccionar campo es un campo adicional, y si el valor de este es un número, los números no se clasificarán por orden numérico, sino que seguirán un orden lexicográfico. Los números se clasificarán en función del orden de sus componentes (dígitos) y cada dígito se ordena por separado: el primer dígito se considera primero y los números se ordenan en función del primer dígito; después, el segundo dígito y para finalizar, el tercero (a modo de ejemplo, si los valores se ordenan por orden ascendente, 80 estará antes que 9, porque al considerar solo el primer dígito, el 8 va antes que el 9).
• Si necesita proteger información sensible incluida en su informe, como Superadministrador puede elegir mostrar en las Opciones de vista campos adicionales que sean invisibles para los usuarios, pero visibles para usted y para los Usuarios avanzados con permisos (el Administrador puede ver los permisos de campos invisibles en el menú Gestión de perfiles de Usuarios avanzados).
• Si ha seleccionado la casilla de verificación Inscripción archivada (Sí/No) en la sección Campos de inscripción, tenga en cuenta que esta opción no cubre los campos adicionales de inscripción. Por tanto, si ha añadido a su informe campos adicionales de inscripción, el valor estará en blanco para las inscripciones archivadas.
• Si pretende informar sobre el uso de la aplicación móvil, hay opciones de vista disponibles en los informes Cursos - Usuarios y Usuarios - Cursos que muestran las siguientes estadísticas de uso:

  Informe Cursos - Usuarios

  Acceso al material de formación desde la aplicación móvil

  Este campo muestra el número de usuarios inscritos en el curso que han accedido al material de formación desde la aplicación móvil

  % de acceso al material de formación desde la aplicación móvil

  Este campo muestra el porcentaje de usuarios inscritos en el curso que han accedido al material de formación desde la aplicación móvil

  Informe Usuarios - Cursos

  Acceso al material de formación desde la aplicación móvil

  Este campo proporciona una respuesta "sí" o "no" para mostrar si un usuario ha accedido al material de formación de un curso desde la aplicación móvil

  % de material de formación desde la aplicación móvil

  Este campo muestra el porcentaje del tiempo total en que el material de formación de un curso se ha consumido desde la aplicación móvil

  Tiempo en el material de formación desde la aplicación móvil

  Este campo muestra el tiempo (en segundos) de la sesión que el usuario ha pasado consumiendo material de formación en la aplicación móvil

Programación de un informe personalizado

Una vez que haya seleccionado toda la información que desee incluir en su informe, puede programar cuándo se enviará automáticamente por correo electrónico. Para ello, vaya a la pestaña Programación de la página del informe personalizado.

Aquí puede crear su programación. En primer lugar, para poder programar su informe, la opción Habilitar la programación para este informe de la sección Activación de esta página deberá estar activa. Si no desea programar su informe, desactive esta opción.

Al programar su informe, defina la frecuencia con la que desee enviarlo. En la sección Programar este informe, escriba el número de días, semanas o meses, y en el campo De, establezca la fecha en la que desee enviarlo por primera vez. En el campo Hora de inicio, indique a qué hora desea que se genere el informe a partir de la lista desplegable. Tenga en cuenta que, si establece el día 31 del mes en el campo De y el mes siguiente solo tiene 28, 29 o 30 días, el informe se enviará el último día del mes, aunque no sea el 31.

A continuación, en la sección Destinatarios, escriba la dirección de correo electrónico de los destinatarios del informe (en este campo puede añadir hasta 25 direcciones de correo electrónico). Para insertar una dirección de correo electrónico, recuerde pulsar "Intro" en el teclado cuando termine de escribirla, de lo contrario no se guardará correctamente. Si desea comprobar o cambiar la dirección de correo electrónico que enviará el correo electrónico a los destinatarios, acceda al elemento Ajustes avanzados del Menú de administrador. En la página Ajustes avanzados, busque la sección Remitente de registros, contraseñas olvidadas e emails de tareas en segundo plano en la pestaña Autorregistro. La dirección insertada en este campo es la que envía los correos electrónicos.

Los correos electrónicos que inserte también pueden ser externos a la plataforma. Se incluirá un enlace para descargar el informe en el correo electrónico que se envíe a todos los usuarios que haya añadido en el campo Correo electrónico (obligatorio). Enviando un enlace en lugar de un archivo adjunto, sus usuarios no tendrán ningún problema por un gran tamaño de los archivos para descargar. Recuerde que el enlace caduca un mes después de enviarse.  

El informe programado contendrá todos los datos incluidos durante los pasos de la configuración, independientemente de las restricciones de visibilidad de los destinatarios, incluso si estos son Usuarios avanzados con determinadas restricciones de visibilidad. Es decir, un destinatario que sea un Usuario avanzado al que solo se le haya otorgado permiso para ver ramas o usuarios concretos aún podrá ver todas las ramas o usuarios contenidos en el informe, incluso aquellos para los que no tenga permisos de visualización.

Una buena práctica sería crear diferentes informes y programaciones de acuerdo con los permisos de los Usuarios avanzados (diferentes informes para Usuarios avanzados que tengan diferentes permisos y el mismo informe para Usuarios avanzados que compartan los mismos permisos). Esto permitirá al Usuario avanzado ver solo resultados específicos de los cursos, usuarios, catálogos y ubicaciones a los que haya sido asignado.

Recuerde que también puede programar su informe desde la página principal de informes personalizados. Aquí, busque el que desee programar en la lista de los informes que haya creado y, a continuación, pulse el icono de puntos suspensivos del lado derecho de la fila del informe. En el menú desplegable, seleccione el elemento Programar.

Cuando haya terminado de configurar todos los ajustes para su informe, recuerde seleccionar Guardar cambios en la parte inferior de la página (aunque también puede guardar los cambios en cada pestaña individual). Los ajustes que haya configurado se aplicarán ahora a su informe personalizado.

Notas sobre la programación de un informe personalizado

• La programación de informes solo está disponible para clientes con suscripción al plan Enterprise.
• Cuando se activa la generación de un informe programado, este contendrá los últimos datos disponibles. Para más información sobre el proceso de actualización de datos, consulte la sección de este artículo al respecto.
• Las programaciones de informes se basan en la visibilidad y los permisos actuales del usuario (nivel de Superadministrador o Usuario avanzado) que lo creó, que es su propietario. Si cambian los permisos del propietario del informe y ya no tiene los necesarios para programarlo (por ejemplo, el Superadministrador o Usuario avanzado que creó el informe ha sido eliminado o ha cambiado su nivel de usuario Superadministrador o Usuario avanzado a usuario normal), el proceso de programación no se puede ejecutar. En este caso, le sugerimos que duplique el informe para convertirse en su propietario y poder seguir programándolo.
• Para que se envíe un informe programado a los destinatarios, el autor de dicho informe deberá ser un usuario activado. Si el autor del informe es un usuario desactivado o caducado, no se enviará el informe programado. Duplique el informe como usuario activado para poder programarlo y enviarlo correctamente.

Visualización de la vista previa de su informe personalizado

En la pestaña Vista previa de la página del informe personalizado dispondrá de una vista previa del informe que haya creado y configurado en las otras pestañas de la página (Propiedades, Filtros, Opciones de vista y Programación). Cualquier ajuste que haya configurado en las primeras cuatro pestañas se reflejará en la vista previa del informe.

La vista previa muestra el informe personalizado tal y como lo verá la persona que lo reciba. Después de haber comprobado la vista previa, puede volver a los ajustes del informe configurados en las pestañas de la página para cambiar alguno de ellos si lo necesita.

Recuerde que también puede disponer de una vista previa de su informe en la página principal de informes personalizados. Aquí, busque el que desee previsualizar en la lista de informes que haya creado y, a continuación, pulse el icono de puntos suspensivos al final de la fila del informe. En el menú desplegable, seleccione el elemento Vista previa.

A tener en cuenta: La vista previa muestra las primeras 100 filas del informe (y no todas las filas), para que pueda tener una idea rápida del aspecto de su informe.

Actualización automática de los datos de sus informes

Su informe se actualiza siempre en segundo plano. La disponibilidad de los últimos datos requiere unos minutos después de la hora. Por ello, si programa su informe a la hora exacta, puede que no vea los datos de la hora anterior, sino de la anterior a esta.

A tener en cuenta: Si los Usuarios avanzados tienen nuevos recursos asignados, no podrán efectuar extracciones de informes para ellos de inmediato hasta que se vuelvan a actualizar los datos, a pesar de tener plena visibilidad y operabilidad sobre los recursos. Por ejemplo, si edita los permisos de un Usuario avanzado añadiendo o eliminando cursos asociados a este, los cambios realizados en los permisos del Usuario avanzado NO se reflejan inmediatamente en el valor de los filtros disponibles en el menú y NO se reflejan inmediatamente en los cursos que se han extraído y son visibles en el informe. En lugar de ello, los filtros e informes permanecerán sin cambios hasta la siguiente actualización de datos. Tenga en cuenta que este retraso afecta a todos los datos, por lo que el Usuario avanzado no verá ningún cambio en los datos en comparación con lo que existía antes de sus cambios. Para más información sobre los Usuarios avanzados, lea el artículo al respecto de la Base de conocimientos.

Exportación de su informe personalizado

Puede exportar su informe en CSV (valores separados por comas) y Excel. La longitud máxima de un archivo .csv es de 1,5 millones de filas, mientras que la de un archivo .xls es de 1 millón. Tiene dos opciones para exportar un informe personalizado:

• Desde la página del informe, pulse el icono Exportar de la esquina superior derecha y elija entre los tipos de archivos .csv y .xls.
• Desde la página principal de informes personalizados, busque el informe que desee exportar en la lista de informes que haya creado, pulse el icono de puntos suspensivos al final de la fila del informe y, en el menú desplegable, seleccione el elemento Exportar y elija entre CSV y XLS.

Por lo general, su informe solo tardará unos minutos en exportarse. Cuando inicie la exportación, el proceso se ejecutará en segundo plano con una tarea en segundo plano, por lo que podrá seguir usando sin restricciones su plataforma y su dispositivo durante la exportación. Cuando finalice la tarea en segundo plano, se le notificará por correo electrónico y se mostrará una notificación en el área correspondiente de la tarea a la que podrá acceder haciendo clic en el icono de flechas que se muestra en la parte superior de la plataforma mientras se ejecuta la tarea. Más información sobre las tareas en segundo plano.

Notas sobre la exportación de informes personalizados

• Para poder exportar informes, primero debe habilitarse la aplicación Notificaciones.
• Su informe se actualizará siempre en segundo plano. La disponibilidad de los últimos datos requiere unos minutos después de la hora. Por ello, si programa su informe a la hora exacta, puede que no vea los datos de la hora anterior, sino de la anterior a esta.
• Al exportar un informe personalizado, solo se mostrarán como texto en el archivo CSV o XLS los caracteres alfanuméricos. Los caracteres especiales no son compatibles y no se mostrarán correctamente en el archivo exportado.
• Al exportar Nuevos informes, el formato de fecha de los datos exportados no podrá modificarse.

Buenas prácticas

• Si desea incluir a todos los usuarios en un informe, le recomendamos que seleccione la rama raíz en lugar de cada usuario individual; así, cuando agregue nuevos usuarios al sistema, los verá incluidos en el informe sin necesidad de agregarlos a la selección.
• Crear diferentes informes y programaciones según los permisos de los Usuarios avanzados (diferentes informes para Usuarios avanzados con diferentes permisos y el mismo informe para Usuarios avanzados que compartan los mismos permisos). Esto permitirá al Usuario avanzado ver solo resultados específicos de los cursos, usuarios, catálogos y ubicaciones a los que haya sido asignado.
• Consideremos que tiene que proteger información sensible incluida en su informe. Por esta razón, debe marcar la opción Es necesario iniciar sesión para descargar el informe en el Permiso de descarga del informe desde el enlace de la pestaña Propiedades antes de pasar a la pestaña Programación para programar su informe y enviar el enlace de descarga de este a las direcciones de correo electrónico de los destinatarios. Después, consideremos que elimina información sensible incluida en su informe y decide desmarcar la opción Es necesario iniciar sesión para descargar el informe (desmarcándola, todos los que tengan el enlace podrán descargar el informe). Tenga en cuenta que, en este caso, todos los enlaces enviados a los destinatarios al marcar la opción todavía se relacionan con la versión "antigua" del informe (la que incluye información sensible). De esta manera, al haber quitado la marca, todos los destinatarios de su informe podrán descargarlo sin necesidad de iniciar sesión en la plataforma, y, considerando que la versión “antigua” del informe contiene información sensible, esta situación obviamente no será ideal por razones de seguridad. Si realmente necesita desmarcar la opción Es necesario iniciar sesión para descargar el informe, espere hasta que caduque el enlace anterior (30 días).
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