Presentación

En su plataforma de aprendizaje puede crear informes personalizados para ver y analizar información específica sobre cursos, usuarios, material de formación o aplicaciones que haya activado. También puede programar cuándo enviar un informe personalizado para que se envíe automáticamente por correo electrónico, así como ver una vista previa del informe que haya creado y configurado.

Los datos de su informe se actualizan cada hora en segundo plano. El proceso de actualización tarda unos 15 minutos (el tiempo puede variar ligeramente en función de la cantidad de datos que tenga en su plataforma). Mientras se actualizan los datos, puede seguir visualizando vistas previas de informes y exportándolos. Una vez finalizado el proceso de actualización, los informes indicarán los datos de la última hora.

En las siguientes secciones de este artículo describiremos cómo crear, configurar y programar sus informes personalizados.

Descubra todos los tipos de informes personalizados disponibles en su plataforma.

Encuentre todo lo que necesita saber sobre cómo transicionar lo mejor posible a la nueva función Nuevos informes personalizados (la guía también describe algunas preguntas y respuestas útiles).

Para el correcto funcionamiento de los informes personalizados, si está utilizando un dominio personalizado, asegúrese de que esté completamente protegido utilizando un certificado SSL válido.

Casos prácticos

Un escenario útil del informe Usuarios - Cursos en una empresa es si necesita analizar cuáles son las actividades realizadas por sus usuarios en los cursos que haya creado para ellos (por ejemplo, cuántas veces accedieron al curso, puntuación en los exámenes, número de usuarios inscritos, etc.).

De esta manera, como administrador de la plataforma, podrá mantener siempre informados a sus superiores y compañeros sobre el progreso de las actividades de aprendizaje establecidas por su empresa. Teniendo las herramientas para analizar el progreso de los alumnos para cada curso, puede mejorar el rendimiento de aprendizaje de sus empleados (y aumentar así el valor para la empresa) adaptando los cursos y el material de formación a sus necesidades y habilidades.

Otro escenario para los informes personalizados es cuando, al analizar los datos extraídos por un informe, descubre que, por ejemplo, sus usuarios acceden al curso que creó para ellos solo una vez al mes o pasan solo unos minutos en él. Dado que sus usuarios no están dedicando suficiente tiempo y esfuerzo a las actividades de aprendizaje que planeó y creó para ellos, puede ejecutar algunas acciones para hacer que el material de formación del curso sea más interesante o más preciso o para ajustar el nivel de dificultad.

Después, puede ejecutar de nuevo el informe (o crear uno nuevo y específico), y programarlo para que se envíe cada semana, de modo que pueda analizar si ha logrado los resultados deseados gracias a los cambios efectuados. 

Crear un informe personalizado

Para crear un nuevo informe personalizado, inicie sesión en su plataforma como Superadministrador. Comience accediendo al Menú de administrador desde el icono de engranaje de la esquina superior derecha de su plataforma. A continuación, seleccione el elemento Nuevos informes en la sección E-Learning. En la página principal de Informes, cambie a la pestaña Generador de informes personalizados, donde puede crear y administrar sus informes personalizados.

Si aún no ha creado ningún informe, encontrará una página vacía sin informes que visualizar. Si ya ha creado uno o más informes personalizados, los encontrará en la pestaña Generador de informes personalizados, donde podrá ver detalles de los mismos, filtrarlos por tipos, estados de programación o detalles de creación y buscarlos utilizando el campo de búsqueda de la barra de acciones de la parte superior de la página.

Si desea previsualizar, programar o pausar la programación, duplicar, exportar, editar o eliminar su informe, haga clic en el icono de puntos suspensivos del lado derecho de la fila del informe y seleccione la opción correspondiente.

Para comenzar a crear el informe, seleccione el icono más de la esquina superior derecha de la página. Se abrirá el panel derecho Cree un nuevo informe personalizado, donde en el primer paso (Tipo) seleccionará el tipo de informe que desee generar (más información sobre los diferentes tipos de informes). Cuando haya elegido el tipo, seleccione Siguiente para ir al segundo paso.

En el paso Detalles, introduzca un nombre y una descripción para su informe. El único campo obligatorio es Nombre. Cuando haya terminado, pulse Crear y editar.

A tener en cuenta: Cuando escriba un nombre para su informe, no use caracteres especiales (el único carácter especial permitido es el guion bajo "_"). Si utiliza un idioma que se escriba en un alfabeto no latino, cuando exporte su informe a través de CSV, el nombre se latinizará. Los nombres escritos en caracteres árabes podrían ser truncados.

Ver y editar las propiedades de su informe personalizado

La página que se abre después de haber seleccionado Crear y editar se compone de cinco pestañas relacionadas con su informe personalizado: Propiedades, Filtros, Opciones de vista, Programación y Vista previa. En la sección Detalles del informe de la pestaña Propiedades encontrará la información que acabe de introducir en el panel derecho Cree un nuevo informe personalizado y podrá editar el nombre y la descripción (pero no el tipo de informe elegido) si es necesario.

En la siguiente sección Permiso de descarga del informe desde el enlace, cuando esté marcada la opción Es necesario iniciar sesión para descargar el informe (tenga en cuenta que está marcada de forma predeterminada), sus usuarios deberán iniciar sesión en la plataforma para descargar el informe utilizando el enlace que hayan recibido por correo electrónico o al final de una tarea en segundo plano. Si, como Superadministrador, desmarca esta opción, cualquiera que tenga el enlace podrá descargar el informe, con el riesgo de perder el control de los datos. Tenga en cuenta que los Usuarios avanzados pueden activar o desactivar esta opción solo si usted, como Superadministrador, marca la opción Permiso de descarga del informe desde el enlace de la pestaña Opciones avanzadas de los Ajustes avanzados de la plataforma. De lo contrario, si no está marcada la opción en los Ajustes avanzados, los Usuarios avanzados no podrán habilitar o deshabilitar la opción en el informe.

A continuación, en la sección Zona horaria para campos de fecha, puede introducir la zona horaria en la que desee mostrar y exportar su informe. Por ejemplo, si su empresa tiene diez sedes, puede crear diez informes diferentes y configurar la zona horaria correspondiente para cada uno. Recuerde que la zona horaria predeterminada que encontrará en este campo es la que haya establecido en la sección Preferencias de su página Mi perfil. Si no ha cambiado la zona horaria en ella, la zona horaria predeterminada será la que haya configurado en el menú Ajustes avanzados, pestaña Fecha y hora de su plataforma. Más información sobre cómo gestionar la zona horaria de su plataforma.

Por último, en el área Visibilidad, puede configurar y gestionar quién tendrá los permisos para ver el informe que ha creado. Lea la sección Visibilidad del contenido del informe para obtener más información sobre la visibilidad de los informes.

Visibilidad de los informes

En el área Visibilidad de la pestaña Propiedades puede establecer las reglas de visibilidad para un informe. Estas determinarán qué usuarios podrán ver el informe listado en la página Nuevos informes:

Todos los Superadministradores

El informe será visible para todos los Superadministradores de la plataforma. No será visible para ningún Usuario avanzado, excepto para el que cree el informe (sujeto a sus permisos para informes).

Todos los Superadministradores y Usuarios avanzados

El informe será visible para todos los Superadministradores y todos los Usuarios avanzados (con permisos para informes) de la plataforma.

Todos los Superadministradores y los Usuarios avanzados seleccionados

El informe será visible para todos los Superadministradores, para su creador (sujeto a sus permisos para informes) y para un subconjunto seleccionado de Usuarios avanzados. Puede:
- especificar Usuarios avanzados concretos por nombre
- especificar grupos o ramas
El informe será visible para los Usuarios avanzados (con permisos para informes) que se nombren individualmente aquí o que pertenezcan a uno de los grupos o ramas especificados.

Notas sobre la visibilidad del contenido del informe

Si un Superadministrador ejecuta un informe personalizado, el administrador podrá ver todos los datos del informe sin ninguna restricción de visibilidad del contenido, ya que los usuarios Superadministradores nunca tienen restricciones de visibilidad en la plataforma. Por otro lado, si un Usuario avanzado visualiza el informe, solo verá los elementos del informe (Cursos, Usuarios, Ramas, Catálogos y Ubicaciones) para los que se le haya otorgado visibilidad.

Si es necesario limitar la información de un informe, como Superadministrador puede crear varios informes con el mismo asunto para los distintos perfiles de Usuarios avanzados, haciendo que coincida la información en el informe con los permisos de visualización para cada perfil de Usuario avanzado.

Notas sobre el cambio de las reglas de visibilidad de un informe

Preste atención a los siguientes escenarios que podrían darse cuando un Usuario avanzado crea un informe personalizado, pero después un Superadministrador cambia sus reglas de visibilidad:

Escenario inicial (se aplica a todos los casos siguientes): Un Usuario avanzado crea un nuevo informe personalizado y selecciona la opción Todos los Superadministradores en las Reglas de visibilidad. 

Caso 1: Un Superadministrador edita el informe y cambia la visibilidad a Todos los Superadministradores y Usuarios avanzados.
→ Cuando el Usuario avanzado que creara el informe lo reabra, verá que está seleccionada la opción Todos los Superadministradores y Usuarios avanzados, y podrá cambiarla a una de las demás (Todos los Superadministradores o Todos los Superadministradores y Usuarios avanzados seleccionados). No obstante, si lo hace, al volver a editar el informe ya no podrá volver a seleccionar Todos los Superadministradores y Usuarios avanzados.

Caso 2: Un Superadministrador edita el informe y cambia la visibilidad a Todos los Superadministradores y los Usuarios avanzados seleccionados, y especifica los Usuarios avanzados/grupos/ramas sobre los que el creador del informe no tiene permisos de visibilidad.
→ Cuando el Usuario avanzado que creara el informe lo reabra, verá que está seleccionada la opción Todos los Superadministradores y los Usuarios avanzados seleccionados, pero (al carecer de permisos de visibilidad), no verá ningún Usuario avanzado/grupo/rama en los campos que aparecen más abajo, por lo que no podrá guardar el informe, al estar dichos campos vacíos.
→ Para poder guardar el informe, el Usuario avanzado tendrá que volver a configurar la opción Todos los Superadministradores.

Caso 3: Un Superadministrador edita el informe y cambia la visibilidad a Todos los Superadministradores y los Usuarios avanzados seleccionados, y especifica algunos Usuarios avanzados/grupos/ramas (A y B) sobre los que el creador del informe no tiene visibilidad, más otros (C y D) que el creador del informe sí puede ver.
→ Cuando el Usuario avanzado que creara el informe lo reabra, verá que está seleccionada la opción Todos los Superadministradores y los Usuarios avanzados seleccionados, pero en los campos que aparecen más abajo solo verá los Usuarios avanzados/grupos/ramas (C y D) para los que tenga visibilidad.
→ El Usuario avanzado puede guardar el informe, pero al hacerlo sobrescribirá algunos de los cambios realizados por el Superadministrador (A y B se perderán):

El comportamiento es el mismo en la pestaña Filtros cuando se seleccionan nuevos usuarios/grupos/ramas/etc. También es el mismo si un Usuario avanzado crea y configura un informe personalizado y, después, un Superadministrador elimina los permisos que el Usuario avanzado tenga sobre otros Usuarios avanzados/usuarios/cursos/etc.

Elección de filtros

Podrá saber más sobre cómo configurar filtros para su informe en el artículo de la base de conocimientos al respecto, Configuración de filtros para informes personalizados.

Configuración de las opciones de vista

Encontrará más información sobre la configuración de las opciones de vista para su informe en el artículo específico de la base de conocimientos, Configuración de las opciones de vista para los informes personalizados.

Programación de un informe personalizado

Para programar un informe para que se envíe automáticamente por correo electrónico, vaya a la pestaña Programación de la página del informe personalizado y active la opción Habilitar la programación para este informe en la sección Activación.

Seleccione la frecuencia con la que desee enviar el informe (días, semanas o meses) e indique la fecha de inicio y la hora, así como la zona horaria. Si la fecha seleccionada (por ejemplo, el 31) no existe para un mes concreto, el informe se enviará el último día del mes. Al seleccionar la zona horaria, recuerde que las transiciones entre el horario de invierno y de verano pueden afectar a las horas de ejecución. Para recopilar datos exactos durante las fechas de transición, vuelva a guardar el informe asegurándose de seleccionar una fecha de inicio y hora diferentes si caen dentro del periodo de transición afectado.

Añada hasta 25 direcciones de correo electrónico de destinatarios, pulsando "Intro" en el teclado después de cada una para insertarlas. Si necesita comprobar o cambiar la dirección de correo electrónico del remitente, vaya a los Ajustes avanzados en el Menú de administrador, pase a la sección Autorregistro y compruebe la dirección de correo electrónico introducida en el campo Remitente de registros, contraseñas olvidadas e emails de tareas en segundo plano. El correo electrónico también puede ser externo a la plataforma.

Los informes se envían como enlaces de descarga en lugar de como archivos adjuntos, para evitar problemas con el peso de los archivos. El enlace caduca pasado un mes.

El informe programado contendrá todos los datos seleccionados en la pestaña Opciones de vista, filtrados en función de los filtros seleccionados e independientemente de las restricciones de visibilidad de los destinatarios. Los Usuarios avanzados pueden ver incluso datos no pertenecientes a sus recursos asignados.

Buena práctica. Para evitar que los Usuarios avanzados vean datos para cuya visualización no tengan permiso, cree informes y programaciones separados tomando como base los permisos y recursos asignados de los Usuarios avanzados.

También tiene la opción de programar los informes desde la pestaña Generador de informes personalizados de la página Nuevos informes. Localice el informe, haga clic en el menú de puntos suspensivos al final de su fila y seleccione Programar en el menú desplegable. Después de haber configurado todos los ajustes, asegúrese de hacer clic en Guardar cambios en la parte inferior de la página para aplicarlos.

Notas sobre la programación de un informe personalizado

• Cuando se active la generación de un informe programado, este contendrá los últimos datos disponibles. Para más información sobre el proceso de actualización de datos, consulte el capítulo Actualización automática de los datos de sus informes de este artículo.
• Las programaciones de informes se basan en la visibilidad y los permisos del usuario que los creara (Superadministrador o Usuario avanzado). Si cambian los permisos del propietario del informe (por ejemplo, si se le degrada a usuario normal o se le elimina), el informe ya no podrá programarse. Para resolverlo, duplique el informe para convertirse en su nuevo propietario y volver a obtener el control para programarlo.
• Para que se envíe un informe programado, el autor deberá ser un usuario activado. Si el autor es un usuario desactivado o su cuenta ha caducado, no se enviará el informe. Para resolverlo, duplique el informe como usuario activado para poder programarlo y enviarlo correctamente.
• Los Usuarios avanzados con los permisos Informes/Vista e Informes/Editar solo podrán programar los informes que hayan creado ellos mismos. No podrán programar informes creados por los Superadministradores o por otros Usuarios avanzados. No obstante, podrán duplicar los informes creados por otras personas y después editar o programar la versión duplicada.

Visualización de la vista previa de su informe personalizado

En la pestaña Vista previa de la página del informe personalizado dispondrá de una vista previa del informe que haya creado y configurado en las pestañas Propiedades, Filtros, Opciones de vista y Programación. Todos los ajustes aplicados se reflejarán en esta vista previa.

La vista previa muestra el informe tal y como lo verá el destinatario. Si es necesario, puede volver a las pestañas de los ajustes para realizar cambios en estos.

También puede disponer de una vista previa de su informe en la página principal Informes personalizados. Localice su informe en la lista, haga clic en el icono de puntos suspensivos y seleccione Vista previa en el menú desplegable.

A tener en cuenta:

• La vista previa muestra las primeras 100 filas, para que pueda tener una visión general rápida de su informe.
• Puesto que el proceso de vista previa es sincrónico y debe completarse dentro de un límite de tiempo establecido, las consultas complejas pueden superar este límite y hacer que no se cargue la vista previa.
• Los datos que se muestran en la vista previa están ordenados de forma aleatoria y no siguen la opción de clasificación configurada en la pestaña Opciones de vista.

Actualización automática de los datos de sus informes

Su informe se actualiza siempre en segundo plano. La disponibilidad de los últimos datos requiere unos minutos después de la hora. Por ello, si programa su informe a la hora exacta, puede que no vea los datos de la hora anterior, sino de la anterior a esta.

A tener en cuenta: Si los Usuarios avanzados tienen nuevos recursos asignados, no podrán efectuar extracciones de informes para ellos de inmediato hasta que se vuelvan a actualizar los datos, a pesar de tener plena visibilidad y operabilidad sobre los recursos. Por ejemplo, si edita los permisos de un Usuario avanzado añadiendo o eliminando cursos asociados a este, los cambios realizados en los permisos del Usuario avanzado NO se reflejan inmediatamente en el valor de los filtros disponibles en el menú y NO se reflejan inmediatamente en los cursos que se han extraído y son visibles en el informe. En lugar de ello, los filtros e informes permanecerán sin cambios hasta la siguiente actualización de datos. Tenga en cuenta que este retraso afecta a todos los datos, por lo que el Usuario avanzado no verá ningún cambio en los datos en comparación con lo que existía antes de sus cambios. Para más información sobre los Usuarios avanzados, lea el artículo al respecto de la Base de conocimientos.

Exportación de su informe personalizado

Puede exportar su informe en CSV (valores separados por comas) y Excel. La longitud máxima de un archivo .csv es de 1,5 millones de filas, mientras que la de un archivo .xls es de 1 millón. Tiene dos opciones para exportar un informe personalizado:

• Desde la página del informe, pulse el icono Exportar de la esquina superior derecha y elija entre los tipos de archivos .csv y .xls.
• Desde la página principal de informes personalizados, busque el informe que desee exportar en la lista de informes que haya creado, pulse el icono de puntos suspensivos al final de la fila del informe y, en el menú desplegable, seleccione el elemento Exportar y elija entre CSV y XLS.

Por lo general, su informe solo tardará unos minutos en exportarse. Cuando inicie la exportación, el proceso se ejecutará en segundo plano con una tarea en segundo plano, por lo que podrá seguir usando sin restricciones su plataforma y su dispositivo durante la exportación. Cuando finalice la tarea en segundo plano, se le notificará por correo electrónico y se mostrará una notificación en el área correspondiente de la tarea a la que podrá acceder haciendo clic en el icono de flechas que se muestra en la parte superior de la plataforma mientras se ejecuta la tarea. Más información sobre las tareas en segundo plano.

Notas sobre la exportación de informes personalizados

• Para poder exportar informes, primero debe habilitarse la aplicación Notificaciones.
• Su informe se actualizará siempre en segundo plano. La disponibilidad de los últimos datos requiere unos minutos después de la hora. Por ello, si programa su informe a la hora exacta, puede que no vea los datos de la hora anterior, sino de la anterior a esta.
• Al exportar un informe personalizado, solo se mostrarán como texto en el archivo CSV o XLS los caracteres alfanuméricos. Los caracteres especiales no son compatibles y no se mostrarán correctamente en el archivo exportado.
• Al exportar Nuevos informes, el formato de fecha de los datos exportados no podrá modificarse.

Buenas prácticas

• Si desea incluir a todos los usuarios en un informe, le recomendamos que seleccione la rama raíz en lugar de cada usuario individual; así, cuando agregue nuevos usuarios al sistema, los verá incluidos en el informe sin necesidad de agregarlos a la selección.
• Crear diferentes informes y programaciones según los permisos de los Usuarios avanzados (diferentes informes para Usuarios avanzados con diferentes permisos y el mismo informe para Usuarios avanzados que compartan los mismos permisos). Esto permitirá al Usuario avanzado ver solo resultados específicos de los cursos, usuarios, catálogos y ubicaciones a los que haya sido asignado.
• Consideremos que tiene que proteger información sensible incluida en su informe. Por esta razón, debe marcar la opción Es necesario iniciar sesión para descargar el informe en el Permiso de descarga del informe desde el enlace de la pestaña Propiedades antes de pasar a la pestaña Programación para programar su informe y enviar el enlace de descarga de este a las direcciones de correo electrónico de los destinatarios. Después, consideremos que elimina información sensible incluida en su informe y decide desmarcar la opción Es necesario iniciar sesión para descargar el informe (desmarcándola, todos los que tengan el enlace podrán descargar el informe). Tenga en cuenta que, en este caso, todos los enlaces enviados a los destinatarios al marcar la opción todavía se relacionan con la versión "antigua" del informe (la que incluye información sensible). De esta manera, al haber quitado la marca, todos los destinatarios de su informe podrán descargarlo sin necesidad de iniciar sesión en la plataforma, y, considerando que la versión “antigua” del informe contiene información sensible, esta situación obviamente no será ideal por razones de seguridad. Si realmente necesita desmarcar la opción Es necesario iniciar sesión para descargar el informe, espere hasta que caduque el enlace anterior (30 días).
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