Presentación

En su plataforma puede gestionar los niveles, los roles y los estados de los usuarios para organizar mejor los registros, el acceso a determinadas funciones, las responsabilidades y el mantenimiento de su plataforma. Repasemos los niveles, los roles y los estados de los usuarios (tanto en la plataforma como dentro de los cursos).

Niveles de usuarios de la plataforma

En su plataforma hay disponibles tres niveles de usuarios: Usuarios, Usuarios avanzados y Superadministradores. El nivel de usuario se establece por primera vez cuando se crea al usuario en la plataforma, aunque más adelante se puede cambiar desde el área Gestión de usuarios.

• Es probable que la mayoría de las personas que accedan a su plataforma sean usuarios. El de usuario es un nivel con permisos básicos. Los usuarios pueden asistir a cursos y planes de aprendizaje y visualizar materiales de formación, pero no pueden gestionar ninguna aplicación, función o ajuste de la plataforma ni el Menú de administrador. Cuando los usuarios inician sesión en la plataforma, pueden acceder a las funcionalidades que tengan permiso para ver desde el menú principal asociado a su perfil de usuario.
• Los Superadministradores pueden gestionar todos los aspectos de la plataforma. Tienen visibilidad sobre todas las aplicaciones, funciones y ajustes. No hay forma de limitar los permisos de un Superadministrador dentro de la plataforma. Pueden acceder a cualquier área de la plataforma desde el icono de engranaje de la esquina superior derecha de la plataforma, que les concede acceso al Menú de administrador. Por regla general, puede tener solo uno o unos cuantos Superadministradores.
• En la plataforma está disponible un tercer nivel de usuario, el de Usuario avanzado. Los Usuarios avanzados son usuarios que necesitan llevar a cabo operaciones de gestión concretas o supervisar grupos de usuarios o cursos específicos en la plataforma y que, por este motivo, obtienen un subconjunto concreto de los permisos del Superadministrador. Los Usuarios avanzados pueden acceder al Menú de administrador desde el icono de engranaje, pero su menú estará limitado en función de su conjunto específico de permisos concedidos. Más información sobre los permisos visibles y configurables por parte de cada nivel de usuario.

Roles de usuario en la plataforma

Los usuarios pueden asumir uno o varios roles en la plataforma, independientemente de su nivel de usuario. Los roles de la plataforma son alumno, instructor, superior y experto.

• Los alumnos conforman la mayor parte de sus usuarios, ya que son el público objetivo de las plataformas de aprendizaje. Lo más probable es que la mayoría de quienes identifique con el nivel usuarios sean alumnos, pero también pueden ser alumnos los Superadministradores y los Usuarios avanzados, ya que es posible que participen también en el programa de formación de su empresa. El rol de alumno se asigna cuando un usuario está inscrito en un curso. Consulte la Guía para alumnos para obtener información exhaustiva sobre cómo interactúan los alumnos con la plataforma.
• Los instructores son quienes dirigen los cursos de su plataforma y pueden gestionar algunos ajustes de los cursos dentro de la plataforma para los cursos de e-learning e ILT (formación guiada por un instructor). Los instructores pueden cargar materiales de formación para cursos, gestionar el contenido y el diseño de los cursos en la plataforma, visualizar las inscripciones y los informes del curso, evaluar a usuarios de cursos en aula, marcar su asistencia y añadir registros a eventos de seminarios web ILT. Los instructores no pueden inscribir a usuarios en cursos. El rol instructor se asigna cuando un usuario se inscribe en un curso. Consulte la Guía para instructores para obtener información exhaustiva sobre lo que pueden hacer los instructores en la plataforma.
• Los superiores pueden supervisar la actividad de sus subordinados directamente gestionando partes de su experiencia de aprendizaje o contactando con ellos para investigar determinadas situaciones. Dependiendo de cómo configure la plataforma el Superadministrador, los superiores podrán formar sus propios equipos. Los superiores también pueden inscribir a usuarios en cursos y planes de aprendizaje. Un usuario se convierte en superior cuando un Superadministrador o un Usuario avanzado (con permisos) le asigna subordinados.
• Los expertos son usuarios de la plataforma a quienes se considera con más experiencia que otros en un campo o tema determinado, por lo que pueden ayudar a otros alumnos a contribuir mejor al repositorio de conocimientos de su plataforma mediante revisiones por parte de expertos del contenido que compartan o respondiendo a preguntas, por ejemplo. Los expertos pueden estar asignados a uno o varios canales. Los expertos de los canales pueden revisar el contenido cargado por los alumnos y, a través del proceso de revisión por pares, publicarlo o rechazarlo. También pueden responder a las preguntas de los alumnos sobre el canal que gestionen o sobre activos concretos. Consulte la Guía para expertos para más detalles sobre los expertos. El rol Experto solo está disponible si está activo el módulo Discover, Coach & Share en su plataforma. Los usuarios también pueden estar inscritos como tutores en un curso. Los tutores tienen exactamente los mismos permisos que los alumnos dentro de un curso, pero también tienen la capacidad de moderar foros si está activado el widget de foros en el curso.

A tener en cuenta: Compruebe la tabla comparativa (se abre en una nueva pestaña) de cada capacidad para estos tres niveles de cursos.

Estados de usuario a nivel de plataforma

Los estados de usuario determinan cuáles usuarios tienen acceso a la plataforma y cuáles no. Los Superadministradores pueden gestionar los estados de los usuarios activándolos o desactivándolos a través de la sección de la plataforma Gestión de usuarios. Los posibles estados para los usuarios de la plataforma son cuatro:

• Activo. Son usuarios que están activados en la plataforma y que han accedido al menos a un curso o material de formación o al menos a un activo de aprendizaje informal del módulo Discover, Coach & Share. Están marcados con una casilla de verificación verde en sus filas de la lista de usuarios principales.
• Activado. Son usuarios que han accedido a la plataforma pero que aún no han entrado en ningún curso o material de formación. Están marcados con una casilla de verificación verde en sus filas de la lista de usuarios principales.
• Desactivado. Son usuarios que ya no tienen acceso a la plataforma. Si tratan de acceder a ella, recibirán un mensaje de error en la página de inicio de sesión y tendrán que contactar con el Superadministrador. Los usuarios son desactivados manualmente por el Superadministrador, y se les desactiva de inmediato a menos que el Superadministrador decida dar una fecha de vencimiento al usuario. Se les marca con una casilla de verificación gris en sus filas de la lista de usuarios principales. Aunque el usuario esté desactivado, la plataforma no borrará sus datos.
• Caducado. Son usuarios que ya no tienen acceso a la plataforma porque el Superadministrador ha establecido una fecha de vencimiento concreta para su estado de usuario activado y esa fecha ya ha pasado. Si tratan de acceder a la plataforma, recibirán un mensaje de error en la página de inicio de sesión y tendrán que contactar con el Superadministrador. Aunque los usuarios hayan caducado, sus datos no se borrarán de la plataforma. Se marcan con un icono de advertencia en su columna Estado, evitando así que el Superadministrador (o un Usuario avanzado con permisos) cambie su estado. Puede restablecer el estado anterior (Activado o Desactivado) de los usuarios caducados únicamente editando sus perfiles y actualizando su Fecha de vencimiento a una fecha en el futuro. Tenga presente que esta operación no activa automáticamente el estado del usuario, sino que lo restablece a su estado anterior.

Para visualizar o cambiar un estado de usuario en la plataforma, acceda al Menú de administrador pasando el ratón sobre el icono de engranaje del encabezado. A continuación, en la sección E-Learning, pulse el elemento Usuarios para redirigirse a la página Gestión de usuarios. En la página principal Usuarios, encuentre a un usuario de la lista y busque la marca de verificación en la fila del usuario. Si la marca de verificación está en verde, el usuario estará activado. Si la marca de verificación está en gris, el usuario estará desactivado. Puede pulsar la marca de verificación haciendo que cambie de verde a gris para desactivar a un usuario o viceversa para activarlo.

En calidad de Superadministrador, tiene dos formas de activar y desactivar múltiples usuarios a la vez. La primera es marcar las casillas de verificación en las filas de los usuarios que desee activar o desactivar y seleccionar a continuación Activar o Desactivar desde el menú Elegir una acción en la parte inferior de la página. También puede activar o desactivar a usuarios de forma masiva a través de CSV. Consulte el artículo Importar y gestionar usuarios a través de archivos CSV para aprender a hacerlo.

A tener en cuenta: No es posible cambiar el estado del usuario con la sesión abierta en la plataforma en ese momento.

También puede determinar la fecha de vencimiento de un usuario para que se convierta en un usuario desactivado pasada una fecha determinada. Para determinar la fecha de vencimiento, pulse el icono de menú en la fila del usuario de la lista de usuarios y seleccione el elemento Editar en el menú desplegable. En el menú de edición para el usuario, encuentre el campo Vencimiento y haga clic en el icono de calendario para seleccionar la fecha de vencimiento del calendario. Pulse Establecer la fecha en la parte inferior del menú cuando haya finalizado. 

Estados del usuario en los cursos

Los Superadministradores pueden gestionar y cambiar manualmente los estados de los usuarios en la página Inscripciones de un curso en la plataforma. Hay cinco posibles estados de usuario en los cursos:

• Inscrito. Estos usuarios están inscritos en el curso, pero aún no han iniciado ningún material de formación dentro de este. Para los cursos ILT, estos usuarios están inscritos en el curso, pero aún no han asistido a la sesión o sesiones en las que están inscritos. Los usuarios pueden acceder libremente al curso desde su área Mis cursos y planes de aprendizaje.
• En curso. Estos usuarios están inscritos en el curso y han comenzado a ver el material de formación del mismo, pero aún no lo han completado. En el caso de las sesiones ILT, estos usuarios están inscritos en el curso y han seleccionado una sesión o empezado a ver el material de formación, pero aún no lo han completado todo, independientemente de si han asistido o no a las sesiones. Este estado puede aparecer para los cursos ILT si el usuario solo ha asistido a parte del número total de sesiones en que se le haya inscrito.
• Completado. Estos usuarios están inscritos en el curso y ya han completado el curso o todas las sesiones en las que estén inscritos en un curso ILT. Los usuarios pueden acceder libremente al curso desde su área Mis cursos y planes de aprendizaje.
• Usuarios en espera. Estos usuarios se han autoinscrito (o han sido inscritos por otra persona) en el curso, pero están esperando la aprobación del Administrador antes de poder acceder al curso. Necesitan la aprobación del Administrador a causa de la política de inscripciones del curso o a las capacidades de inscripción. Más información sobre las políticas de inscripciones para cursos. Mientras esperan la aprobación de su inscripción, estos usuarios no tienen acceso al curso, pero verán una página de lista de espera al intentar acceder al curso desde el área Mis cursos y planes de aprendizaje.
• Inscripción por confirmar. Estos usuarios están inscritos en un curso ILT, pero están esperando la aprobación de su inscripción en una sesión de dicho curso, ya sea por las políticas de inscripción o por las capacidades de la sesión. Mientras esperan la aprobación de su inscripción en una sesión, estos usuarios tienen acceso al curso desde el área Mis cursos y planes de aprendizaje, y pueden visualizar el material de formación del curso. No obstante, no pueden asistir activamente a una sesión del curso. Recuerde que este estado aparece también en los cursos de e-learning, pero tiene la misma funcionalidad que el estado Usuarios en espera.
• Suspendido. Estos usuarios pueden acceder a la plataforma, pero no a los cursos en los que se les haya suspendido. Un usuario es suspendido manualmente en un curso por el Superadministrador o el Usuario avanzado encargado de la gestión del curso. No tendrán acceso al material de formación ni a ninguna página de un curso en el que estén suspendidos.
• Cupo superado. Como Superadministrador, puede asignar manualmente este estado a los usuarios después de que se les haya inscrito en un curso editando el estado de su inscripción. Con este estado, los usuarios estarán inscritos en el curso, pero no podrán acceder a él. Este estado de inscripción solo está disponible para los cursos de e-learning, y no está disponible para los cursos o sesiones ILT. 

En calidad de Superadministrador (o Usuario avanzado con los permisos correctos en un curso), puede siempre editar manualmente el estado del usuario en un curso en todo momento. Para ello, acceda al Menú de administrador desde el icono de engranaje y seleccione el subelemento Gestión de cursos en la sección E-Learning. Encuentre el curso en la lista de la página principal de Gestión de cursos, haga clic en la descripción del curso y, una vez en el área del curso, vaya a la pestaña Inscripciones.

Localice al usuario en la página Inscripciones del curso y pulse el icono de menú en el elemento del usuario. A continuación, seleccione Editar inscripción. En la casilla emergente, puede cambiar el nivel o el estado del usuario en el curso. Cuando termine, pulse Confirmar. Para más información sobre la gestión de usuarios en cursos, consulte los artículos de la sección Gestión de cursos.

Estados de usuario en los planes de aprendizaje

El estado de inscripción en planes de aprendizaje del usuario depende del estado de inscripción del usuario en los cursos que componen el plan de aprendizaje o, dependiendo de los ajustes del plan de aprendizaje, del estado de progreso en los cursos del plan de aprendizaje en que esté inscrito el usuario. Las opciones disponibles son:

• Inscrito / No iniciado. El usuario está inscrito en al menos uno de los cursos que componen el plan de aprendizaje y aún no ha comenzado ninguno. 
• En curso. El usuario está inscrito en todos los cursos que componen el plan de aprendizaje o en parte de ellos, y:
  • el estado de la inscripción de al menos uno de los cursos es En curso.
  • el usuario ha completado al menos un curso y está inscrito en al menos otro curso del plan de aprendizaje.
• Completado. El usuario ha completado todos los cursos del plan de aprendizaje en que esté inscrito o su estado de inscripción en los cursos que componen el plan de aprendizaje es Usuarios en espera, Inscripción por confirmar, Suspendido o Cupo superado.