Creación y gestión de planes de aprendizaje

Presentación

Los planes de aprendizaje son secuencias dirigidas de cursos (de e-learning y formación guiada por un instructor (ILT)) que conforman la base de itinerarios de aprendizaje personalizados, fomentando así el crecimiento individual y la cultura de la organización.

Ya se asignen a usuarios individuales, ramas o grupos, los planes de aprendizaje funcionan como experiencias de aprendizaje elaboradas que guían a los alumnos por secuencias estructuradas de cursos y recursos.

Gracias a otras características, como las reglas de inscripción, los certificados y las certificaciones, los planes de aprendizaje le permiten dar forma a experiencias de aprendizaje a medida de las necesidades y objetivos únicos de su personal y su organización.

Requisitos y limitaciones

• Se recomienda encarecidamente no incluir más de 250 cursos en un solo plan de aprendizaje, ya que no se garantiza el correcto funcionamiento de la página del plan de aprendizaje por encima de este límite.

Casos prácticos

Desarrollo de habilidades: Los planes de aprendizaje tienen un papel crucial a la hora de facilitar el desarrollo de habilidades de los empleados. Cree itinerarios de aprendizaje personalizados basados en los roles y los niveles de habilidades individuales incluyendo una serie de cursos que vayan de los niveles básicos a los avanzados. Los alumnos seguirán el itinerario que haya determinado, completarán evaluaciones y obtendrán certificaciones, adquiriendo así nuevas habilidades o mejorando las que tenían, en línea con los objetivos de la organización. Los superiores podrán rastrear sus progresos, ofrecerles apoyo y asegurar que las iniciativas de aprendizaje estén hechas a medida de las necesidades cambiantes de sus equipos.

Programas de certificación: Los planes de aprendizaje pueden facilitar los programas de certificación profesional dentro de las organizaciones. Muchos sectores requieren que los empleados obtengan certificaciones para asegurar el cumplimiento de normas o demostrar excelencia en áreas especializadas. Utilice los planes de aprendizaje para agilizar el proceso de certificación guiando a los empleados por la formación y preparación necesarias. Incluya cursos, recursos y evaluaciones para asegurar que los alumnos adquieran los conocimientos y habilidades necesarios para aprobar exámenes de certificación y sobresalir en sus funciones.

La página Planes de aprendizaje

Todos los planes de aprendizaje de su plataforma se crean y gestionan desde un único menú, llamado Planes de aprendizaje. Puede acceder a esta área iniciando sesión como Superadministrador o Usuario avanzado con permisos para planes de aprendizaje y yendo al Menú de navegación. Localice Contenido y entrega (icono de carpeta) y haga clic en el elemento Planes de aprendizaje.

El elemento principal de la página Planes de aprendizaje es una tabla que enumera todos los planes de aprendizaje creados en la plataforma. Puede personalizar el diseño de la tabla para que muestre únicamente las columnas que le resulten relevantes. Para ello, haga clic en Columnas y seleccione las columnas (como máximo nueve) que desee incluir en la tabla. Use el comando Change position (Cambiar posición) para arrastrar y soltar las columnas de la lista y ordenarlas como prefiera.

Puede filtrar el contenido de la tabla haciendo clic en Filtros y seleccionando los filtros disponibles. Los filtros se aplican en tiempo real. Además, puede utilizar la búsqueda de texto libre para buscar planes de aprendizaje y ordenar el contenido de algunas de las columnas haciendo clic en el encabezado de estas.

Vaya a la pestaña Campos adicionales para gestionar los campos adicionales del plan de aprendizaje.

Creación de un plan de aprendizaje

Para crear un plan de aprendizaje, haga clic en el botón más y seleccione Nuevo plan de aprendizaje.

En el panel deslizante, rellene los datos básicos del plan de aprendizaje:

• Código: El código del plan de aprendizaje puede tener como máximo 255 caracteres. Si bien es opcional y los alumnos no lo ven, es una valiosa herramienta para fines administrativos. Puede editar el código del plan de aprendizaje en todo momento.
• Título: Establezca un título para el plan de aprendizaje que sea sencillo y claro. Los alumnos deben saber al instante el tema del plan de aprendizaje al leer su título. Asegúrese de que el título del plan de aprendizaje no contenga solo caracteres especiales, ya que estos pueden dañar el formato de la URL del plan de aprendizaje.
• Descripción corta: Se muestra bajo el título del plan de aprendizaje en la página de este. Utilícela para añadir contexto adicional al título cuando sea necesario.
• Descripción: La descripción del plan de aprendizaje ayuda a los usuarios a tener una idea mejor de lo que aprenderán. Configure el diseño de la descripción con las opciones de formato disponibles, e incluya también enlaces e imágenes.
  • Haga clic en Vista de código en la barra de herramientas de la descripción para ver la descripción en formato HTML. Si edita la descripción en la vista de código, vuelva a hacer clic en Vista de código para confirmar sus actualizaciones antes de seleccionar Guardar cambios. De lo contrario, sus cambios no se guardarán.

Nota sobre accesibilidad: Cuando añada imágenes a la descripción del plan de aprendizaje, introduzca un texto alternativo al subir la imagen, en el campo Descripción de la imagen. El texto alternativo explica la imagen cuando no puede verse por algún motivo, asegurando así que los usuarios con discapacidad visual puedan comprender el contexto.

Si hay campos adicionales obligatorios que rellenar, haga clic en Siguiente para pasar a la sección Información adicional del panel y configurarlos. Por último, haga clic en Crear y editar para crear el plan de aprendizaje y configurarlo.

Configuración de las propiedades del plan de aprendizaje

Una vez creado el plan de aprendizaje, utilice la pestaña Propiedades para configurar sus propiedades.

Asignación de cursos a un plan de aprendizaje

Para asignar cursos a un plan de aprendizaje, vaya a la pestaña Cursos. Si aún no hay cursos asignados, haga clic en Asignar cursos y seleccione los cursos en el panel Asignar cursos que se abrirá. Después de seleccionar los cursos, utilice el botón de opción de la columna Obligatorio para indicar si cada curso es necesario para marcar el plan de aprendizaje como completado. Los cursos están marcados de forma predeterminada como obligatorios. Recuerde que, para ser publicado, el plan de aprendizaje debe incluir al menos un curso obligatorio. De lo contrario, el estado del plan se establecerá como En mantenimiento. Puede cambiar el tipo de asignación del curso (de obligatorio a opcional o viceversa) desde la pestaña Cursos utilizando el menú desplegable correspondiente.

Haga clic en Asignar para confirmar su elección. De manera opcional, o cuando ya haya asignado cursos al plan de aprendizaje, haga clic en el botón más de la esquina superior derecha y seleccione Asignar cursos. Siga el mismo procedimiento descrito en el párrafo anterior.

Puede eliminar la asociación de un curso a un plan de aprendizaje haciendo clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila del curso en la tabla y seleccionando Desasignar. Desde el mismo menú, haga clic en Ir al curso para acceder al curso en la página Cursos.

Disponga la secuencia de los cursos arrastrándolos y soltándolos en la lista con el comando Change position (Cambiar posición). Seleccione más cursos con las casillas de verificación correspondientes para cambiar la posición de todos ellos. La función de arrastrar y soltar está desactivada cuando los cursos que componen el plan de aprendizaje se muestran en múltiples páginas. De forma predeterminada, la página muestra 20 cursos, pero puede aumentar este número a 100 utilizando el menú desplegable Filas por página de la parte inferior de esta. Si el plan de aprendizaje está formado por más de 100 cursos, la funcionalidad de arrastrar y soltar estará desactivada, y le sugerimos cargarlos según la secuencia que prefiera mediante archivos CSV.

Nota: Al comenzar un plan de aprendizaje o hacer clic en Siguiente curso, la plataforma abre el siguiente curso disponible tomando como base los requisitos previos y la disponibilidad, no el orden mostrado en la página del plan de aprendizaje. Es posible que los cursos sin requisitos previos se abran antes que los demás, aunque en la secuencia aparezcan más tarde.

Cuando esté listo, haga clic en Guardar cambios en la parte inferior de la pestaña Cursos para confirmar la nueva estructura del plan de aprendizaje.

Asignación de cursos a planes de aprendizaje mediante archivos CSV

Si el estado del plan de aprendizaje es En mantenimiento, puede asignarle cursos a través de un archivo CSV. Para ello, haga clic en el botón más de la esquina superior derecha y seleccione la opción Asignar cursos mediante CSV. La posibilidad de asignar cursos a planes de aprendizaje está deshabilitada cuando el estado del plan es Publicado, ya que hacer esto podría desencadenar un gran número de actualizaciones de las inscripciones en tiempo real, pudiendo llegar a alterar el estado de finalización del plan para los alumnos.

Para que la subida se efectúe correctamente, es importante crear un archivo CSV con el formato correcto. Consulte la siguiente tabla para ver los valores aceptados.

Actualización de la estructura del plan de aprendizaje y nuevo cálculo de las inscripciones completadas

Al asignar o desasignar cursos dentro del plan de aprendizaje o cambiar el tipo de asignación de un curso (de obligatorio a opcional, o viceversa), al hacer clic en Guardar cambios, aparecerá el panel Guardar cambios.

Desde este panel, puede definir si estos cambios desencadenarán el recálculo del estado de inscripción para las inscripciones completadas y, en tal caso, cómo. Puede hacerlo basándose en las siguientes opciones:

• No recalcular las inscripciones completadas: Los cambios en la estructura del plan de aprendizaje no afectarán al estado de las inscripciones completadas, que seguirán marcadas como completadas, aunque los alumnos no hayan completado algunos de los cursos incluidos en el plan. En este caso, es posible que el estado de finalización de los cursos que componen el plan no esté alineado con el estado del plan de aprendizaje, puesto que puede darse que algunos cursos no se hayan completado a la vez que el estado del plan permanece como Completado.
• Recalcular todas las inscripciones completadas: El estado de todas las inscripciones completadas se recalculará de acuerdo con la nueva estructura. Por ejemplo, si un plan de aprendizaje está formado por dos cursos y el alumno ya los ha completado todos, el progreso en la finalización del plan de aprendizaje será del 100%. Si añade dos cursos al plan, el progreso en la finalización se recalculará y se establecerá al 50%.
• Recalcular las inscripciones completadas para ramas y grupos específicos: El estado de las inscripciones completadas se recalculará de acuerdo con la nueva estructura solo para los usuarios pertenecientes a los grupos y/o las ramas que seleccione.

Cuando se recalculen las inscripciones completadas, su estado se actualizará tomando como base el estado de finalización real de los cursos incluidos en el plan, lo que significa que es posible que el estado del plan de aprendizaje deje de ser Completado. El nuevo cálculo actualiza:

• La marca temporal de la última actualización.
• La fecha de finalización del plan de aprendizaje, que reflejará la fecha de finalización del último curso completado.
• El número de cursos completados.
• El número de cursos obligatorios en el momento de la finalización del plan de aprendizaje.

A tener en cuenta: Las inscripciones no completadas no se tienen en cuenta al recalcular el estado de finalización del plan de aprendizaje, que se calcula sobre la tasa de finalización de los cursos incluidos en el plan.

Seleccione una de las opciones y haga clic en Siguiente para configurar si desea publicar el plan de aprendizaje o seguir teniéndolo en mantenimiento. Los planes de aprendizaje deben incluir al menos un curso obligatorio para publicarse; si no se cumple esta condición, la opción Publicar estará deshabilitada.

El recálculo de las inscripciones completadas (si se ha configurado en el paso anterior) se llevará a cabo con independencia del estado de publicación del plan de aprendizaje que seleccione.

Los demás estados de inscripción se recalcularán solo si ha establecido el estado de publicación del plan como Publicado en el paso de publicación. Si ha establecido el estado como En mantenimiento, su recálculo tendrá lugar más tarde, cuando se haya publicado el plan de aprendizaje.

Haga clic en Confirmar para hacer efectivos sus cambios.

A tener en cuenta: Si asigna un curso al plan de aprendizaje desde la página Cursos, el nuevo cálculo del paso de las inscripciones completadas no se desencadena, y el nuevo cálculo de las inscripciones no llega a realizarse nunca.

Eliminación de cursos de un plan de aprendizaje

Cuando elimine un curso de un plan de aprendizaje, además de lo que se describe en el capítulo Actualización de la estructura del plan de aprendizaje de este artículo, sucede lo siguiente:

• Si el curso eliminado era el último curso obligatorio del plan, se anulará la publicación del plan.
• Si el curso eliminado era el último curso obligatorio que tuvieran que completar los alumnos, el plan se les marcará como completado.
• Las inscripciones de usuarios en el curso eliminado se mantendrán.

Requisitos previos

Independientemente de la secuencia de los cursos, puede disponer la jerarquía de estos en un plan de aprendizaje, asegurando que los alumnos deban completar un curso como requisito previo antes de inscribirse en otro que, por ejemplo, sea más avanzado. El curso que deba completarse primero será el requisito previo para el siguiente curso.

Para configurar requisitos previos, desde la pestaña Cursos, identifique el curso para el que sean necesarios requisitos previos y haga clic en Requisitos previos en la fila correspondiente. En el panel Establecer requisitos previos que se abrirá, seleccione los cursos que vayan a actuar como requisitos previos y haga clic en Siguiente. En la pestaña Opciones de finalización del panel, determine si los alumnos deberán finalizar todos los cursos marcados como requisitos previos o solo un número determinado de ellos. Si selecciona la segunda opción, escriba el número de cursos marcados como requisitos previos.

En el área Desbloquear intervalo, habilite la opción Establezca un retraso para la finalización de los cursos que son requisitos previos para acceder al curso seleccionado con el fin de definir un retraso temporal (expresado en días, semanas o meses) que posponga el acceso al curso principal una vez terminados los cursos que son requisitos previos. Cuando utilice la opción Meses, recuerde que los meses se calculan sobre 31 días y no como meses naturales.

Al establecer un requisito previo para un curso en un plan de aprendizaje, tenga en cuenta que, si el mismo curso está asignado a otros planes de aprendizaje, los usuarios inscritos en dichos planes deberán completar el requisito previo dentro del plan de aprendizaje concreto en el que esté establecido para poder desbloquear el curso principal en todos los planes de aprendizaje asociados.

Consejo: Los cursos opcionales también pueden configurarse como requisitos previos para otros cursos. Esto resulta útil para los planes de aprendizaje con un gran número de cursos en los que no todos ellos tengan que ser obligatorios. No obstante, en los planes de menor tamaño, marcar un curso no obligatorio como requisito previo resulta menos práctico; sería más eficiente y sencillo convertirlo en obligatorio.

Haga clic en Establecer requisitos previos en la parte inferior del panel para finalizar la configuración. Se le redirigirá de nuevo a la pestaña Cursos. Haga clic en Guardar cambios en la parte inferior de la pestaña para activar sus cambios.

A tener en cuenta: Si un Superadministrador se inscribe en un plan de aprendizaje mientras está en la Vista de alumno, deberá cumplir los mismos requisitos previos que los demás alumnos para desbloquear cursos. No obstante, los Superadministradores pueden seguir gestionando los cursos bloqueados desde el área de gestión de cursos.

Inscripción de usuarios en un plan de aprendizaje

Ahora puede inscribir usuarios en el plan de aprendizaje tal y como se describe en el artículo correspondiente de la base de conocimientos.

Asignación de un plan de aprendizaje a catálogos y canales

Puede asignar y desasignar planes de aprendizaje a catálogos y canales desde las correspondientes pestañas en el área de configuración del plan de aprendizaje. Haga clic bien en Asignar catálogos o bien en Asignar canales en la pestaña cuando no haya ninguno asignado, o en el botón más de la esquina superior derecha de la página, seleccionando Asignar a catálogos o Asignar a canales. Realice su selección en el panel que se abrirá y pulse Confirmar para completar la acción.

Para cancelar la asignación de un plan de aprendizaje a un catálogo o canal, pase el ratón por el final de la fila del catálogo o del canal y seleccione Desasignar. Desde la pestaña Canales, pase el ratón por el final de la fila del canal y haga clic en Ir al canal para acceder directamente al canal en el menú Canales.

Recuerde que los usuarios verán el plan de aprendizaje en los catálogos y canales solo si tienen permisos de visibilidad para ellos.

A tener en cuenta: Si asigna un plan de aprendizaje a un catálogo, los usuarios podrán comprar el plan de aprendizaje o inscribirse en él (en función de los ajustes del catálogo de cursos y del plan de aprendizaje en sí).

Publicación de un plan de aprendizaje

Cuando se crea un plan de aprendizaje, su estado es En mantenimiento, lo que significa que no es visible para los alumnos. Cuando esté listo para hacerlo visible, cambie su estado a Publicado con el menú desplegable Estado en la parte inferior de la página del plan de aprendizaje. Pulse Guardar los cambios para confirmar.

A tener en cuenta: Los planes de aprendizaje deben incluir al menos un curso obligatorio para su publicación.

De forma opcional, en la página Planes de aprendizaje, use el botón de opción en la columna Publicado para cambiar el estado de publicación de Publicado a En mantenimiento. Cuando el estado de un plan de aprendizaje se cambie a En mantenimiento, los cursos que contenga mantendrán su estado de publicación actual, sin que este pase automáticamente a En mantenimiento.

Cuando cambie el estado de publicación de En mantenimiento a Publicado, si ha asignado o desasignado cursos en el plan de aprendizaje o modificado el tipo de asignación de un curso (de obligatorio a opcional o viceversa), los estados de inscripción se recalcularán de acuerdo con la opción que haya seleccionado en el panel Guardar cambios al actualizar la estructura del curso.

Puede cambiar el estado de publicación para varios planes de aprendizaje a la vez seleccionándolos con las casillas de verificación al principio de sus filas, haciendo clic en Elegir una acción en la parte inferior de la tabla y seleccionando la opción Cambiar estado > Publicado.

Marcar un plan de aprendizaje como completado

Un plan de aprendizaje se considera completado cuando se han marcado como tal todos sus cursos obligatorios en función de sus respectivos métodos de finalización, o bien cuando ha marcado manualmente el estado de inscripción del usuario en el plan de aprendizaje como completado según se describe en el artículo de la base de conocimientos Inscripción de usuarios en planes de aprendizaje.

Cuando un alumno completa un plan de aprendizaje, o cuando se marca manualmente como completado, el estado de finalización del plan es permanente, lo que quiere decir que el estado de inscripción no puede revertirse a En curso. La única excepción es cuando cambia la estructura del plan de aprendizaje. En tal caso, el estado de inscripción puede recalcularse guardando los cambios o bien utilizando la opción Recalcular inscripción, disponible desde el menú de puntos suspensivos al final de la fila del usuario en la pestaña Inscripciones del plan.

Si selecciona la opción No recalcular las inscripciones completadas, los estados de inscripción del plan de aprendizaje se mantendrán en Completado, a pesar de que los alumnos no hayan completado algunos de los cursos incluidos en él.

Consejo: Utilice la API POST /learningplan/v1/learningplans/{learning_plan_id}/enrollments/{user_id}/status/recalculate para ejecutar el proceso de nuevo cálculo.

Si con el plan de aprendizaje se concede un certificado, se expedirá con la fecha de finalización del último curso.

Eliminación de un plan de aprendizaje

Para eliminar un plan de aprendizaje, en la página Planes de aprendizaje, identifique el plan y haga clic en el menú de puntos suspensivos al final de su fila. A continuación, seleccione la opción Eliminar.

Puede eliminar varios planes de aprendizaje a la vez seleccionándolos con las casillas de verificación al principio de sus filas, haciendo clic en Elegir una acción y, a continuación, seleccionando Eliminar en la parte inferior de la tabla.

Cuando elimine un plan de aprendizaje, los cursos que tenga asociados no se eliminarán ni tampoco se cancelará automáticamente la inscripción de los usuarios en los cursos incluidos en él. La cancelación de la inscripción de los usuarios en los cursos del plan de aprendizaje debe llevarse a cabo manualmente una vez eliminado el plan de aprendizaje.

Configuración de ajustes globales para los planes de aprendizaje

Los Ajustes avanzados de la plataforma incluyen una sección para los planes de aprendizaje en la que se muestra la opción Comportamiento de redirección.

Si selecciona esta opción, se vuelve a redirigir a los alumnos a la página del plan de aprendizaje al completar cualquier curso. La redirección no funciona si el último material de formación del curso se reproduce en pantalla completa. Si esto ocurre, se redirige al alumno a la página del curso y no a la del plan de aprendizaje.

Usuarios avanzados y planes de aprendizaje

Cuando trabaje con Usuarios avanzados, tenga en cuenta los siguientes casos:

• Cuando se asignen Usuarios avanzados a todos los cursos, también mantendrán visibilidad completa de los planes de aprendizaje que hayan creado.
• Cuando se asignen Usuarios avanzados a todos los cursos y planes de aprendizaje de catálogos visibles, mantendrán también una visibilidad completa de los cursos y planes de aprendizaje que hayan creado, incluso si pertenecen a catálogos de los que no tengan visibilidad.
• Los Usuarios avanzados heredan la visibilidad de los cursos incluidos en los planes de aprendizaje que gestionan.
• Si los Usuarios avanzados tienen permisos Editar en los planes de aprendizaje, al añadir cursos a un plan de aprendizaje que gestionen, los usuarios ya inscritos en el plan serán inscritos también en los nuevos cursos que se añadan. Esta inscripción tiene lugar incluso si los Usuarios avanzados no tienen asignados específicamente a estos usuarios como recursos. Los Usuarios avanzados solo podrán ver los usuarios que tengan asignados en la pestaña Inscripciones.

Notificaciones

Para garantizar que sus usuarios y superiores reciban notificaciones inmediatas para eventos concretos relacionados con los planes de aprendizaje, asegúrese de que la aplicación Notificaciones esté activada en su plataforma y de haber creado y configurado correctamente las notificaciones para planes de aprendizaje.

Consejos y trucos

• Puede crear un plan de aprendizaje con diferentes certificaciones asignadas. Para ello, asigne las certificaciones creadas con la aplicación Certificaciones y reciclaje a los cursos incluidos en el plan de aprendizaje y no al plan de aprendizaje en sí.