Guía de usuario para superiores

Presentación

Como superior, puede supervisar directamente desde la plataforma la actividad de sus subordinados gestionando partes de su experiencia de aprendizaje o poniéndose en contacto con ellos para investigar determinadas situaciones.

En función de la configuración de la plataforma, tal vez pueda crear un equipo enviando solicitudes a los usuarios para que le confirmen como su superior. Los usuarios solo se añadirán a su equipo cuando acepten su solicitud de asociación.

La página Mi equipo

Si gestiona al menos a un usuario de la plataforma, abra el menú principal desde la esquina superior izquierda de su plataforma y haga clic en Mi equipo para acceder a la página Mi equipo. Puede utilizar esta página para supervisar y gestionar a su equipo.

La página Mi equipo contiene las siguientes pestañas: 

• Subordinados. La pestaña Subordinados ofrece una descripción general de su equipo.
• Cursos. La pestaña Cursos muestra el progreso de su equipo en los cursos en los que están inscritos. Más información sobre el panel de control Cursos.
• Planes de aprendizaje. La pestaña Planes de aprendizaje muestra el progreso de su equipo en los planes de aprendizaje asignados. Más información sobre el panel de control Planes de aprendizaje.
• Descripción general de habilidades. En la pestaña Descripción general de habilidades se muestran las habilidades disponibles en su equipo y una descripción general del contenido, los niveles y las mejoras disponibles. Si ningún usuario de su equipo ha seleccionado al menos una habilidad, esta pestaña no aparecerá. Más información sobre las habilidades de su equipo.
• Listas de comprobación. En la pestaña Listas de comprobación se muestran las listas de comprobación relacionadas con sus subordinados. Más información sobre cómo administrar las listas de comprobación como superior.
• Informes. Utilice la pestaña Informes para descargar informes sobre cursos, usuarios, planes de aprendizaje, certificaciones y sesiones que tengan relación con sus subordinados (más información en la pestaña Informes).

A tener en cuenta: La pestaña Descripción general de habilidades se mostrará solo si el canal Mis habilidades o cualquier otro canal basado en IA está publicado y si está activada la opción Habilitar Descripción general de habilidades y Panel de control de habilidades en el menú Ajustes avanzados de la plataforma. Si necesita más información, póngase en contacto con su Administrador.

Este artículo se centra en la pestaña Subordinados.

Página Mi equipo: Subordinados

La pestaña Subordinados ofrece una descripción general de su equipo en la que cada usuario se identifica mediante una tarjeta que contiene información sobre su empleo y sus actividades. 

La pestaña Subordinados solo muestra a los usuarios activos de la plataforma, independientemente de su estado; sin embargo, puede filtrar a los subordinados haciendo clic en el icono de filtros para ver la lista completa de filtros y efectuar su selección. Los filtros se aplican en tiempo real. Asimismo, puede utilizar el área de búsqueda de texto libre para buscar subordinados por nombre, apellidos, nombre de usuario o correo electrónico, así como ordenarlos en función de su prioridad o por orden alfabético. Al ordenarlos por prioridad, se mostrarán primero en la lista los subordinados que requieran alguna acción por parte del superior.

Cada tarjeta muestra el avatar del usuario, su nombre y apellidos, su empleo y sus habilidades asociadas. Solo verá el empleo y las habilidades asociadas si el canal Mis habilidades o cualquier otro canal basado en IA está publicado y:

• El usuario las ha seleccionado previamente en la sección Mis habilidades de Mi perfil o en su Panel de control de habilidades, si es que lo ha activado su Superadministrador. 
• Cuentan con datos de una plataforma externa de gestión de talentos o un sistema de información de recursos humanos. 

De lo contrario, el campo bajo el nombre del usuario estará vacío (aparecerá un guión).

Además de los datos personales, en las tarjetas se muestra la siguiente información:

• Certificaciones caducadas. Certificaciones que han caducado. Este KPI se muestra en la tarjeta solo cuando la aplicación de certificaciones y reciclaje está activa en la plataforma. Haga clic en este campo para acceder a la página de certificaciones del subordinado.
• Cursos expirados. Cursos en los que la fecha de inscripción del usuario ha expirado, ya sea con una fecha de vencimiento estricta o flexible. Haga clic en este campo para acceder al resumen de usuario del subordinado.
• Habilidades sugeridas. El número de habilidades que ha sugerido al subordinado y que aún no se han aceptado (solo visibles si se han establecido las habilidades del usuario).
• Si, a su vez, el usuario es el superior de otro equipo, también podrá ver a sus subordinados haciendo clic en Ver equipo.

Haga clic en los elementos Certificaciones caducadas o Cursos expirados de las tarjetas de sus subordinados para ver las áreas correspondientes de su Resumen personal del usuario. 

Haga clic en el número de habilidades de la tarjeta de usuario para acceder a la página de descripción de habilidades del usuario seleccionado. Puede informarse mejor sobre esta página en el capítulo Página Descripción general de habilidades de los usuarios de este artículo.

A tener en cuenta: Podrá ver el número de habilidades en la tarjeta de usuario y acceder a la página de descripción general de habilidades solo si el canal Mis habilidades o cualquier otro canal basado en IA está publicado, si está activada la opción Habilitar Descripción general de habilidades y Panel de control de habilidades en el menú Ajustes avanzados de la plataforma y se ha añadido la página Panel de control de habilidades a su menú y al menú de usuario. Póngase en contacto con su administrador para obtener más detalles.

Si un subordinado gestiona a su vez un equipo en la misma estructura jerárquica que usted, en la tarjeta se mostrará el enlace Ver equipo. Haga clic en dicho enlace para ver a los usuarios incluidos en el equipo del subordinado que haya seleccionado. 

Haga clic en el menú de puntos suspensivos de la tarjeta de usuario para:

• Enviar correo electrónico. Utilice esta opción para ponerse en contacto con el usuario por correo electrónico. Se abrirá un panel deslizante en el que aparecerá automáticamente la dirección de correo electrónico del usuario. Introduzca el asunto del correo electrónico —este campo es obligatorio—, escriba el mensaje en el campo de texto correspondiente y pulse Enviar correo electrónico para completar la acción.

  A tener en cuenta: 

  • La opción Enviar correo electrónico no estará disponible si no hay una dirección de correo electrónico asociada con el usuario. Asimismo, no podrá modificar la dirección de correo electrónico del destinatario.
  • Para que se envíen correctamente los correos electrónicos, el remitente de correo electrónico de la plataforma deberá ser configurado correctamente por un Superadministrador tal y como se describe en el artículo Gestión de dominios: Configuración de dominios de correo electrónico.

• Inscribir en cursos/Inscribir en planes de aprendizaje. Es posible que vea estas opciones para sus subordinados y los subordinados de estos, en función de su configuración de Administrador. Utilícelas para inscribir a sus subordinados en cursos o planes de aprendizaje para los que tenga visibilidad. Efectúe su selección y pulse Siguiente para ver la información adicional definida para los cursos y los planes de aprendizaje seleccionados —si los hubiera—, así como un resumen de los cursos en los que esté inscribiendo a su subordinado. Dependiendo de su configuración de Administrador, podría tener la opción de establecer una fecha límite de inscripción para los cursos de e-learning. No puede inscribir a los usuarios en cursos o planes de aprendizaje si ya están inscritos en ellos, si los cursos y planes de aprendizaje ya están completos o a la venta, antes o después del periodo de inscripción o si solo los Superadministradores tienen permisos de inscripción. Recuerde también que puede inscribir al subordinado en cursos ILT y VILT, pero no seleccionar sesiones específicas para la inscripción.
• Eliminar del equipo. Utilice esta opción para eliminar al usuario de su equipo. Cuando elimine a un usuario, ya no verá su tarjeta en la página Mi equipo y tendrá que enviarle una nueva solicitud en caso de que desee volver a tenerlo en su equipo.
• Informe de resumen del usuario. Utilice esta opción para acceder a la página principal del resumen de usuario del subordinado que haya seleccionado, en modo lectura. 

Además de mostrar la información del usuario, en las tarjetas verá alertas de colores y mensajes de aviso para ayudarle a saber si hace falta que revise el estado de un usuario de su plataforma. Las alertas se basan en los valores de los KPI:

• Eche un vistazo. Esta alerta identifica a los usuarios con al menos un aviso en cursos con certificaciones o inscripciones vencidas.
• Parece correcto. Este mensaje identifica a los usuarios cuyo estado es correcto.
• No hay información disponible. Este mensaje aparece cuando no hay información que mostrar de un usuario, quizá porque el usuario es nuevo y aún no se han registrado datos.
• Nuevo. Este mensaje identifica a los usuarios que han sido añadidos al equipo en los últimos 15 días.

Página Descripción general de habilidades de los usuarios

Cuando esté en la pestaña Subordinados, haga clic en el número de habilidades en la tarjeta del usuario para acceder a la página de descripción general de habilidades de dicho usuario. Asimismo, puede acceder a esta página para los usuarios cuyos superiores sean sus subordinados, también haciendo clic en el número de habilidades de sus tarjetas.

A tener en cuenta: Solo podrá acceder a las páginas de descripción general de habilidades de sus usuarios desde sus tarjetas si el canal Mis habilidades o cualquier otro canal basado en IA está publicado, está activada la opción Habilitar Descripción general de habilidades y Panel de control de habilidades en el menú Ajustes avanzados de la plataforma y se ha añadido la página Panel de control de habilidades a su menú y al menú de usuario. Póngase en contacto con su administrador para obtener más detalles.

Esta página se divide en varias áreas. Haga clic en Personalizar el panel de control en la esquina superior derecha de la página para habilitar o deshabilitar la visibilidad de los widgets del panel de control y ordenarlos. Recuerde que el widget Habilidades es obligatorio y no puede ocultarse.

Habilidades

En esta área aparecen las habilidades que ya están asociadas al usuario. Las habilidades con un nivel de objetivo se mostrarán en la parte superior de la lista.

Haga clic en Sugerir habilidades para recomendarle otras habilidades al usuario. Seleccione las habilidades en el panel derecho y haga clic en Sugerir. Las habilidades recién sugeridas aparecerán en la lista solo después de que el usuario acepte sus sugerencias.

Haga clic en el icono de punto suspensivos al final de la fila de una habilidad y seleccione Ver detalles para entrar a la página de detalles de la habilidad. En esta podrá ver gráficas con las mejoras de la habilidad a lo largo del tiempo, el contenido relacionado con la habilidad completado, el tiempo pasado en los cursos, las últimas actualizaciones y el contenido sugerido. Haciendo clic en Sugerir, puede sugerir contenido relacionado con dicha habilidad en particular.

En la página de descripción general de las habilidades, haga clic en el icono de puntos suspensivos al final de la fila de una habilidad y seleccione Sugerir nivel actual para sugerir que el usuario actualice su nivel para la habilidad. Seleccione un nivel diferente del establecido por el usuario y confirme la acción haciendo clic en Sugerir.

También puede sugerir que se establezca o actualice un nivel de objetivo seleccionando la opción Sugerir nivel de objetivo en el menú de puntos suspensivos. Seleccione un nivel superior al establecido por el usuario y confirme la acción haciendo clic en Sugerir. Tenga en cuenta que el usuario puede tener un máximo de 10 habilidades con un nivel de objetivo, por lo que no puede sugerir que se establezca un nivel de objetivo para otras habilidades si el usuario ya cuenta con 10 objetivos establecidos.

Los usuarios verán sus sugerencias en sus paneles de control de habilidades y usted también verá sus sugerencias de actualización de nivel bajo la habilidad relacionada. Dependiendo de la configuración de su plataforma, puede que los usuarios reciban una notificación sobre sus actualizaciones.

Contenido sugerido

Desde esta área puede sugerir cursos y activos al usuario. Recuerde que, si sugiere un curso en el que el usuario no esté inscrito, se le inscribirá automáticamente.

Haga clic en Sugerir y seleccione en el panel que se abrirá a la derecha el contenido que desee recomendar. El contenido se divide en dos pestañas: la de cursos y la de activos. En función de su configuración de Administrador, puede que vea todos los cursos gratuitos de los que tenga visibilidad en la lista de cursos, todos los cursos incluidos en determinados catálogos o únicamente los cursos en los que ya esté inscrito el usuario.

Los usuarios verán el contenido que les haya sugerido en sus paneles de control de habilidades. Dependiendo de la configuración de su plataforma, puede que reciban una notificación sobre sus actualizaciones.

Objetivos de habilidades

Si el usuario ha seleccionado un nivel de objetivo para al menos 3 habilidades, verá un diagrama con una comparación de su nivel actual y el de objetivo en dichas habilidades, proporcionando una panorámica visual de las áreas en que necesita mejorar.

Contenido sugerido completado

El diagrama de esta sección muestra los datos del contenido asociado a las habilidades que haya sugerido al usuario y que el usuario haya completado en los últimos 12 meses. 

El contenido se divide en contenido formal (cursos) y contenido informal (activos). 

Contenido disponible para las habilidades seleccionadas

El diagrama de esta sección muestra datos sobre el contenido que haya sugerido al usuario y que todavía esté por completar. El contenido se divide en contenido formal (cursos) y contenido informal (activos). 

Aplicación de acciones a una selección de usuarios

En ocasiones, puede que tenga que aplicar la misma acción a más de un usuario. Para hacerlo, seleccione a los usuarios haciendo clic en la parte superior de sus tarjetas y, a continuación, seleccione una acción del menú desplegable Elegir una acción en el área inferior de su plataforma. Desde este menú puede enviar correos electrónicos a los usuarios, inscribirlos en cursos o en planes de aprendizaje, eliminarlos de su equipo o exportar los datos de los subordinados seleccionados mediante un archivo CSV. 

Puede realizar estas acciones masivas tanto en el caso de sus subordinados directos como en el de los subordinados de estos. Recuerde que solo puede inscribir a usuarios pertenecientes a los equipos de sus subordinados mediante acciones masivas. No puede hacer lo mismo mediante inscripciones individuales.

Si se producen errores al inscribir a varios usuarios en el contenido, se mostrará un mensaje de aviso en la parte inferior de la página Mi equipo con un enlace al archivo del registro de inscripciones. Al hacer clic en el enlace Ver registros, se abrirá un panel a la derecha en el que aparecerá la inscripción que terminó con errores.

Los superiores que no sean Superadministradores ni Usuarios avanzados solo podrán seleccionar hasta 100 usuarios cada vez. Si utilizan la opción Seleccionar todo y hay más de 100 usuarios seleccionados, las opciones Eliminar y Enviar correo electrónico estarán deshabilitadas.

Al seleccionar la opción Exportar datos de los subordinados en formato CSV, se abrirá un panel deslizante. Seleccione el separador de campos y, a continuación, marque si desea incluir los nombres de las columnas en la primera fila del archivo. Después, seleccione los campos de los subordinados que desee incluir en el archivo. Recuerde que el campo del nombre de usuario siempre se incluye en la lista. Cuando haya terminado, pulse el botón Confirmar. La descarga de su archivo se iniciará de forma automática.

Creación de su equipo

En función de cómo haya configurado su plataforma el administrador, quizá pueda usar la página Mi equipo para crear su equipo. Si tiene los permisos para hacerlo, verá un botón más en la esquina superior derecha de la página. Más información sobre cómo configurar permisos como Superadministrador o como Usuario avanzado.

Para agregar subordinados a su equipo, pulse el botón más. En el panel deslizante, introduzca la dirección de correo electrónico del subordinado que desee añadir a su equipo y, a continuación, seleccione el tipo de asociación que desee crear con él. Pulse Agregar subordinados para completar la acción. En el momento en el que el usuario vuelva a iniciar sesión en la plataforma, se le pedirá que confirme su solicitud de asociación. Recuerde que, para poder agregar al subordinado al equipo, este debe tener una dirección válida de correo electrónico asociada a su cuenta. 

Cuando se envíe su solicitud, el estado de la solicitud pasará a Pendiente hasta que el usuario confirme o rechace la solicitud. Cuando el usuario confirme su asociación, la tarjeta del usuario aparecerá en la página Mi equipo. Si el usuario rechaza su solicitud, la tarjeta del usuario ya no se mostrará. Recuerde que si, después de confirmar su asociación, un usuario confirma una solicitud de asociación de un superior que sea del mismo tipo que usted, su asociación se cancelará.

Con el fin de hacer un seguimiento del estado de sus solicitudes, puede que reciba notificaciones que confirmen que los subordinados han aceptado su solicitud o en las que se le informe de que un Superadministrador o un Usuario avanzado le están pidiendo que verifique el estado de sus subordinados porque sus solicitudes de asociación aparecen como pendientes.

Consejos y trucos

Puede inscribir a un usuario hasta en 10 planes de aprendizaje y 50 cursos a la vez. Al inscribir a un usuario en planes de aprendizaje, el número de cursos incluidos en el plan de aprendizaje no afectará al cómputo del número de cursos. Por ejemplo, si inscribe al usuario en 7 planes de aprendizaje y cada uno de los planes se compone de 50 cursos, el usuario se inscribirá en 350 cursos. Si el número de usuarios seleccionados multiplicado por el número de cursos supera las 100 inscripciones, se iniciará una tarea en segundo plano.