Presentación

La nueva función Mi equipo de tu plataforma ofrece a los gerentes una vista rápida de las actividades de su equipo: elementos que deben completarse, cursos que deben realizarse y contenido didáctico que puede ser útil para sus subordinados. Mi equipo es una función esencial de tu plataforma y está disponible para todos los clientes. Como superadministrador, o como usuario avanzado —si se cuenta con permisos—, puedes utilizar la función Mi equipo para:

• Crear y gestionar tipos de gerentes. Tu plataforma te permite configurar diferentes tipos de gerentes en función de la estructura de tu empresa. Por ejemplo, el organigrama de tu empresa puede estar estructurado de forma que un usuario («usuario A») responda ante un gerente directo («gerente A»), que a su vez responderá ante otro gerente («gerente B»). En este ejemplo, al usuario A lo gestionaría directamente el gerente A y el gerente B sería un gerente de segundo nivel del usuario.
• Asociar usuarios a gerentes. Al asociar un usuario a un gerente, estarás definiendo una relación de trabajo y creando el equipo del gerente.
• Permitir que los gerentes creen sus propias asociaciones. Quizá quieras permitir que los gerentes creen sus propios equipos mediante el envío de solicitudes de asociación a los usuarios.
• Gestionar las solicitudes del equipo. Puedes revisar el estado de las asociaciones usuario-gerente y tomar alguna medida, de ser necesario.
• Eliminar asociaciones. Si fuera necesario, podrías anular la asociación de un usuario y un gerente.
• Gestionar los problemas de privacidad y las reglas de inscripción. Puedes configurar los ajustes de privacidad de los usuarios para que no se muestren sus nombres en las búsquedas. Además, puedes permitir que los gerentes inscriban a los usuarios en cursos y planes de aprendizaje.

Creación y gestión de los tipos de gerentes

El primer paso para definir correctamente en tu plataforma una asociación de trabajo gerente-usuario sería configurar los tipos de gerentes que trabajan en tu empresa. Un gerente es un usuario de tu plataforma —de cualquier nivel— con subordinados asignados. Cuando hayas creado los tipos de gerentes de tu plataforma, puedes asignar gerentes a esos tipos de gerentes. Consulta el capítulo Creación un gerente del artículo sobre la gestión de usuarios de la Base de conocimiento para obtener más información sobre cómo asignar usuarios a un tipo de gerente, en el área Gestión de usuarios de tu plataforma, después de haber creado los tipos de gerentes.

Recuerda que si no cambias esta asociación, todos los gerentes que se hayan definido en la plataforma se asociarán con el mismo tipo de gerente, y también los subordinados. Para usar la función Mi equipo, los usuarios deben estar asociados con al menos un gerente, aunque también pueden estar asociados a más de uno, siempre en función de la estructura jerárquica de tu empresa.

Para configurar los tipos de gerente en la plataforma, inicia sesión como superadministrador, accede al menú de Administrador desde el icono del engranaje de la esquina superior derecha y, a continuación, pulsa el elemento Usuarios de la sección Aprendizaje en línea. En la página siguiente, pulsa el elemento Gestionar equipos y gerentes de la esquina superior derecha y selecciona Gestionar tipos de gerentes en los elementos que aparecen debajo. En la página Gestionar tipos de gerentes están todos los tipos de gerentes que ya hay definidos en la plataforma.

 Cuando se acceda a esta página por primera vez, la lista se rellenará solo con el tipo de gerente obligatorio. El gerente obligatorio siempre está activo en la plataforma y no se puede eliminar ni desactivar. Pulsa el botón «+» de la esquina superior derecha de la página para añadir un nuevo tipo de gerente. Introduce el nombre del Tipo de gerente y, si quieres, añade una descripción. Pulsa Añadir para completar la acción.

Recuerda que solo puedes tener diez tipos diferentes de gerentes.

El estado del gerente se puede activar y desactivar desde la página Gestionar tipos de gerentes. Para ello, utiliza la marca de verificación de la columna Activo. Cambia la casilla de verificación de no marcada a marcada —de gris a verde— para activar el estado o de marcada a no marcada —de verde a gris— para desactivarlo.

Al desactivar el estado de un tipo de gerente, su organigrama se ocultará en la plataforma, pero las asociaciones se mantendrán en la base de datos. Pulsa el icono de menú del final de la fila del tipo de gerente para editar la información o para eliminarlo.

Recuerda que un tipo de gerente no se puede eliminar si tiene un gerente asignado y si el gerente tiene subordinados asociados a él. Si así fuera, la opción Eliminar no estaría disponible. Deberás eliminar todas las asociaciones antes de eliminar ese tipo de gerente.

Asociación de usuarios con gerentes

Como superadministrador, o como usuario avanzado, podrás crear asociaciones entre usuarios y gerentes al editar un perfil de usuario en tu plataforma. Selecciona Usuarios en la sección Aprendizaje en línea del menú de Administrador. En la página Todos los usuarios, localiza al usuario en la lista, pulsa el icono de puntos suspensivos que aparece al pasar el puntero del ratón por la fila del usuario y, a continuación, selecciona Editar en el menú desplegable.

Pulsa Siguiente en la parte inferior del panel deslizante hasta que llegues a la página Subordinados. En esta página, rellena los campos del área Información del gerente para definir los gerentes asociados con el usuario. No olvides que solo puedes asociar un tipo de gerente por usuario; por ejemplo, un mismo usuario no puede tener dos gerentes directos. Cuando hayas terminado, pulsa Confirmar.

Nota: Un gerente puede gestionar un equipo en el que uno de los subordinados sea gerente de otro equipo. El gerente superior en la jerarquía puede ver a sus subordinados y a los subordinados del gerente/subordinado.

 Además, puedes definir en bloque los gerentes de los usuarios subiendo archivos CSV al área Gestión de usuarios de tu plataforma. Recuerda que si creas asociaciones de forma manual o mediante la subida de archivos CSV, los usuarios ya deben existir en la plataforma antes de establecer la asociación.

Al editar el perfil de un usuario que conste como gerente de otro usuario, verás una lista con todos los subordinados asignados a dicho usuario debajo de la opción Este usuario gestiona subordinados de la página Subordinados del panel deslizante. Puedes eliminar manualmente la asociación entre un subordinado y un gerente pulsando el icono «X» que hay junto al nombre del usuario en dicha lista.

Identificación de usuarios como gerentes y asociación de usuarios mediante la importación de archivos CSV

Cuando se haya creado el tipo de gerente, podrás identificar a un usuario como gerente y asociar a usuarios como subordinados mediante el proceso de importación de archivos CSV. Sigue los pasos descritos en el artículo sobre la importación y la gestión de usuarios mediante CSV de la Base de conocimiento. Eso sí, asegúrate de que identificas a algún usuario como gerente mediante el campo Es un gerente.

Recuerda que el usuario que identifiques como gerente debe insertarse en una fila del archivo CSV que sea anterior a las filas de los subordinados, ya que los gerentes se crean en la plataforma antes que los subordinados (estos registros se crean en la plataforma fila a fila mediante el archivo CSV). Nota: Al asociar un usuario a un gerente, el atributo nombre de usuario del gerente deberá utilizarse para identificar al usuario que sea el gerente. Puedes asignar a cualquier usuario que sea gerente a cualquiera de los tipos de gerentes que se hayan definido, pero antes el usuario deberá estar identificado como gerente.

Cómo habilitar a los gerentes para que creen sus equipos

Como superadministrador, puedes ofrecerles a los gerentes la posibilidad de crear sus equipos en la plataforma mediante el envío de solicitudes a los usuarios que sean sus subordinados. Se les pedirá a dichos usuarios que confirmen a sus gerentes. Para habilitar esta opción, accede al menú de Administrador y pulsa el elemento Ajustes avanzados del área Ajustes. Accede a la pestaña Equipos y gerentes y, a continuación, habilita la opción Composición de equipos para gerentes.

Los gerentes pueden crear y administrar sus equipos desde la página Mi equipo integrada en la plataforma, por lo que deberás añadir esto al menú principal de los gerentes para que puedan acceder a dicha página de forma rápida y sencilla. Esta página muestra todos los subordinados asignados al gerente y facilita información sobre ellos. La página Mi equipo solo pueden verla quienes tengan al menos un subordinado; de no ser así, estará oculta.

Cuando esté habilitada la opción Composición de equipos para gerentes, los gerentes verán el botón «+» en la esquina superior derecha de la página Mi equipo. Mediante ese botón podrán enviar solicitudes del equipo a sus subordinados. Si quieres más información sobre cómo los gerentes pueden crear sus equipos y gestionar las solicitudes desde esta página, consulta la Guía de usuario del gerente.

Recuerda que si añades el Panel de control de habilidades como una página al menú de usuario desde la página Administrar menús, los gerentes podrán gestionar las habilidades de sus usuarios directamente desde la página Mi equipo.

Gestión de las solicitudes del equipo

Como superadministrador, o como usuario avanzado que cuente con permisos, podrás comprobar el estado de las asociaciones usuario-gerente desde la página Gestionar solicitudes del equipo de la plataforma. En la página Todos los usuarios, pulsa el elemento Gestionar equipos y gerentes de la esquina superior derecha y, a continuación, selecciona el botón Gestionar solicitud del equipo que verás más abajo. En la página Gestionar solicitud del equipo aparecen todas las asociaciones usuario-gerente importadas —asociaciones importadas mediante un archivo CSV—, confirmadas, pendientes o no aceptadas de la plataforma.

Además del nombre de usuario y el puesto, la lista muestra el nombre y el tipo de gerente vinculado al usuario. Si el usuario está asociado a más de un gestor, aparecerá varias veces y habrá una fila para cada asociación.

La columna Fecha de notificación muestra la fecha en la que el estado —«Importada», «Confirmada», «Pendiente» o «No aceptada»— se cambió por última vez y, por lo tanto, está vinculada a la columna Estado, que puede tener uno de los siguientes valores:

• Confirmed. Un superadministrador o un usuario avanzado han introducido la asociación manualmente o el usuario ha confirmado la asociación con su gerente.
• Imported. La asociación se ha configurado mediante la importación de un archivo CSV.
• No aceptada. El usuario no ha confirmado la asociación con su gerente. Recuerda que si un usuario no confirma una asociación con un gerente («gerente A») y más tarde acepta una solicitud de otro gerente («gerente B»), la primera solicitud de asociación (con el gerente A) —la no aceptada— se eliminará de la lista y solo verá la asociación que ha confirmado(con el gerente B).
• Pending. La solicitud se ha enviado, pero el usuario aún no ha respondido.

Desde esta página puedes gestionar las solicitudes de forma individual o en bloque. Para gestionar una sola solicitud, localízala en la lista y pulsa elicono de menúdel final de la fila de solicitud que aparece al pasar el puntero del ratón sobre ella. A continuación, selecciona una de las siguientes opciones:

• Forzar la confirmación. Utiliza esta opción para forzar la confirmación de una asociación. Esta opción está disponible cuando el estado de la asociación es No aceptada o Pendiente.
• Reenviar la solicitud al subordinado. Utiliza esta opción para forzar el reenvío de la solicitud de confirmación de asociación. Esta opción está disponible cuando el estado de la asociación es Confirmada, Importadao No aceptada.
• Enviar notificación al gerente. Utiliza esta opción para enviar una notificación al gerente si el estado de la solicitud es Pendiente, con el fin de informar al gerente de que el usuario aún no ha aceptado la solicitud. La notificación solo se enviará si la notificación El administrador solicita que compruebes tu equipoestá activa en la plataforma. Más información sobre las notificaciones.
• Eliminar asociación. Utiliza esta opción para eliminar una asociación de la lista permanentemente. Esta opción está disponible para todo tipo de estados. Tienes más información en la siguiente sección de este artículo.

Si quieres aplicar la misma acción a varios usuarios, selecciónalos marcando la casilla de verificación que hay junto a los nombres de usuario de la lista, pulsa Elegir una acción en la esquina inferior derecha de la página y, a continuación, selecciona la opción que quieras en el menú desplegable. Las opciones que verás aquí son las mismas que hay disponibles cuando se gestionan asociaciones individuales.

Nota: Es posible que algunas opciones no estén disponibles. Dependerá del estado de las solicitudes seleccionadas. Docebo te recomienda seleccionar solicitudes que tengan el mismo estado para aprovechar las mismas opciones descritas para las solicitudes gestionadas individualmente.

Además, puedes exportar la lista en formato CSV. Cuando exportes usuarios, se abrirá un panel deslizante. Selecciona el separador de campos y, a continuación, marca si quieres incluir los nombres de las columnas en la primera fila del archivo. Más abajo, marca los campos de usuario que quieres incluir en el archivo. Recuerda que el campo del nombre de usuario siempre se incluye en la lista. Cuando hayas terminado, pulsa Confirmar. La descarga de tu archivo se iniciará de forma automática.

Cómo eliminar una asociación

Cuando una asociación se elimina manualmente en la página Gestionar solicitudes del equipo o mediante la pestaña Subordinados al editar un perfil de usuario, el subordinado se elimina de la pestaña Subordinado del gerente y la asociación se elimina de la lista en la página Gestionar solicitudes del equipo.

 Si se elimina una asociación con el gerente obligatorio, puedes sugerir al usuario final que defina un nuevo gerente en la plataforma. Para activar esta opción, inicia sesión como superadministrador, accede al menú de Administrador, pulsa el elemento Ajustes avanzados del área Ajustes y, a continuación, accede a la pestaña Equipos y gerente. Una vez ahí, habilita la opción Notificación automática para los subordinados. Cuando esta opción esté activa y el usuario inicie sesión después de eliminar la asociación, se mostrará una ventana emergente a los usuarios para guiarlos a través del proceso de asociación con un gerente.

Cómo borrar a los gerentes

Cuando se elimina un usuario con permisos de gerente de la página Todos los usuarios en el área de gestión de usuarios (Menú de administrador -> Aprendizaje en línea -> Usuarios), la plataforma mostrará una ventana emergente desde la que podrás establecer cómo se reasignarán los subordinados del administrador.

 Dependiendo de lo que necesites, los subordinados pueden no reasignarse, pueden reasignarse al gerente directo del gerente eliminado —si el gerente eliminado no tiene gerente directo, esta opción no estará disponible— o a cualquier otro gerente que haya en la plataforma y que se pueda seleccionar.

Si eliminas a más de un gerente de la página Todos los usuarios mediante una acción en bloque, los subordinados asociados a esos gerentes no se reasignarán.

Configuración de los ajustes de privacidad para los gerentes

Cuando la opción Notificación automática para los subordinados esté activa en tu plataforma (Menú de administrador -> Área de Ajustes -> Ajustes avanzados -> Pestaña Equipos y gerentes), los usuarios podrán crear por su cuenta una asociación con un gerente. Además, puedes habilitar la sugerencia automática del nombre del gerente cuando el usuario empiece a escribir el nombre durante el proceso de asignación de un gerente. Es decir, cualquier usuario podrá ver el nombre del gerente.

Para habilitar o deshabilitar esta opción, accede al menú de Administrador mediante el icono del engranaje de la esquina superior derecha y pulsa el elemento Ajustes avanzados del área de Ajustes. Accede a la pestaña Equipos y gerentes y habilita la opción Sugerencia automática en notificación automática. Cuando esta opción esté habilitada, se mostrará una alerta para recordarte esta restricción de privacidad.

Cuando estés en esta página, ve a los ajustes de Inscribirse en el contenido y de Sugerir contenido para configurar las reglas de inscripción y las sugerencias de contenido del gerente desde la página Mi equipo. En función de la opción que se seleccione:

• Es posible que a los gerentes no se les permita inscribir en cursos ni sugerir contenido a sus subordinados, ya que no tendrán disponibles las opciones Inscribirse en el contenido y Sugerir contenido.
• Es posible que se permita a los gerentes inscribir a sus subordinados en los cursos y los planes de aprendizaje gratuitos que haya disponibles en el dominio al que estén asignados (y en los subdominios relacionados) o sugerirlos.
• Es posible que se permita a los gerentes inscribir a sus subordinados en los cursos y los planes de aprendizaje gratuitos que haya disponibles en el catálogo de cursos al que estén asignados o sugerirlos.
• Es posible que se permita a los gerentes inscribir a sus subordinados en los cursos y los planes de aprendizaje gratuitos que haya disponibles en los catálogos seleccionados en el área de texto o sugerirlos. Se puede incluir más de un catálogo en la lista.

No olvides que los gerentes solo pueden inscribir a sus subordinados en cursos y planes de aprendizaje gratuitos, y lo mismo se aplica a las sugerencias.

Habilitación de la descripción general de habilidades y del panel de control de habilidades

Cuando la opción Habilitar la descripción general de habilidades y el panel de control de habilidades esté activada en tu plataforma, cada usuario tendrá acceso a su Panel de control de habilidades desde su menú principal y los gerentes podrán ver la pestaña Descripción general de habilidades y la página de descripción general de habilidades de cada usuario desde la página Mi equipo. 

 

Recuerda que esta opción está desactivada de forma predeterminada. Para habilitar o deshabilitar esta opción, accede al menú de Administrador mediante el icono del engranaje de la esquina superior derecha y pulsa el elemento Ajustes avanzados del área de Ajustes. Ve a la pestaña Equipos y gerentes y marca la opción Habilitar la descripción general de habilidades y el panel de control de habilidades.

Notificaciones

Hay tres tipos de notificación disponibles para las funciones vinculadas a Mi equipo:

• Solicitud del gerente no aceptada. Se activa cuando un usuario no acepta una solicitud del gerente para que confirme su asociación.
• Subordinado añadido a un equipo. Se activa cuando un usuario acepta una solicitud de un gerente para que confirme su asociación o cuando identifica a un gerente como su gerente —cuando la opción Notificación automática para los subordinados está activada—, y también si un gerente o un usuario avanzado crean o fuerzan una asociación desde la página Gestionar las solicitudes del equipo.
• El administrador te solicita que compruebes tu equipo.Se activa cuando un administrador o un usuario avanzado seleccionan la opción Enviar notificación a un gerente en la página Gestionar solicitudes del equipo si el estado de la solicitud de asociación consta como Pendiente, con el fin de informar al gerente de que el subordinado aún no ha aceptado la solicitud.

Recuerda que estas notificaciones no se enviarán a los usuarios cuyos estados consten como Pendiente, Caducado o Desactivado ni a los usuarios que no hayan confirmado su asociación con su gerente. Si esta notificación se envía a modo de acción en bloque a más de 99 usuarios, se iniciará automáticamente una tarea en segundo plano. Más información sobre las notificaciones.

Glosario

A continuación, te facilitamos un glosario breve con los términos más utilizados en este artículo.

• Managers. Un gerente es un usuario de tu plataforma —de cualquier nivel— con subordinados asignados.
• Team Members. Aquellos que están gestionados por un gerente. Los subordinados asociados a un mismo gerente componen un equipo y, por lo tanto, se les puede llamar subordinados.
• Asociación. Una asociación es una relación de trabajo entre un gerente y los subordinados que componen su equipo.
• Relación. A efectos de este artículo, «relación» tiene el mismo significado que «asociación».
• Tipos de gerentes. Docebo te permite definir diferentes tipos de gerentes y puedes asociar dichos tipos a los gerentes para diferenciarlos, en caso de que así lo requiera tu organigrama.

Consejos y trucos

Si vas a importar usuarios y gerentes mediante un archivo CSV —manualmente o con la aplicación de automatización—, no olvides que siempre se debe incluir un gerente antes de los subordinados que estén relacionados con él. Si no se hace así, el sistema no puede establecer la relación. Para evitar este problema, puedes dividir la lista de usuarios en dos archivos CSV diferentes. El primero contendría los gerentes —como mínimo, sus nombres de usuario y el campo «Es un gerente»— y el segundo los campos de usuario y la asociación de gerentes —el campo «Tipo de gerente»—. Con esto se evitarán errores durante la importación, si es que aún no se ha creado un gerente pero se ha asociado a un usuario con dicho gerente.