Presentación
La función Mi equipo ofrece a los superiores una vista rápida de las actividades de su equipo, como elementos que deben completarse, cursos que deben realizarse y contenido didáctico que puede ser útil para sus subordinados. Mi equipo es una función esencial de su plataforma y está disponible para todos los clientes. Como Superadministrador, o como Usuario avanzado —si cuenta con permisos—, puede utilizar la función Mi equipo para:
- Crear y gestionar tipos de superiores. Su plataforma le permite configurar diferentes tipos de superiores en función de la estructura de su empresa. Por ejemplo, el organigrama de su empresa puede estar estructurado de tal forma que un usuario ("usuario A") responda ante un superior directo ("superior A"), que a su vez responderá ante otro superior ("superior B"). En este ejemplo, al usuario A lo gestionaría directamente el superior A y el superior B sería un superior de segundo nivel del usuario.
- Asociar usuarios a superiores. Al asociar un usuario a un superior, estará definiendo una relación de trabajo y creando el equipo del superior. Cada usuario puede asociarse a más de un tipo de superior en función de la estructura jerárquica de su empresa.
- Permitir que los superiores creen sus propias asociaciones. Quizá desee permitir que los superiores creen sus propios equipos enviando solicitudes de asociación a los usuarios.
- Administrar las solicitudes del equipo. Puede revisar el estado de las asociaciones usuario-superior y tomar alguna medida, de ser necesario.
- Eliminar asociaciones. Si es necesario, puede anular la asociación de un usuario y un superior.
- Gestionar los problemas de privacidad y las reglas de inscripción. Puede configurar los ajustes de privacidad de los usuarios para que no se muestren sus nombres en las búsquedas. Además, puede permitir que los superiores inscriban a los usuarios en cursos y planes de aprendizaje.
- Dar a los superiores acceso a herramientas de supervisión adicionales. La página Mi equipo incluye pestañas para la gestión de habilidades, las listas de comprobación de observación, los informes descargables y los paneles de control para ayudar a los superiores a seguir y fomentar el progreso de aprendizaje de su equipo.
Creación y gestión de los tipos de superiores
El primer paso para definir correctamente una asociación de trabajo superior-usuario en su plataforma sería configurar los tipos de superiores que trabajan en su empresa. Un superior es un usuario de su plataforma —de cualquier nivel— con subordinados asignados.
Tras crear los tipos de superiores de su plataforma, podrá asignarles superiores. Consulte el capítulo Creación de un superior del artículo sobre la gestión de usuarios para obtener más información sobre cómo asignar usuarios a un tipo de superior en la página Usuarios de su plataforma después de haber creado sus tipos de superiores.
Recuerde que, si no cambia esta asociación, todos los superiores que se hayan definido en la plataforma se asociarán con el mismo tipo de superior, y también los subordinados.
Para configurar los tipos de superiores en la plataforma, inicie sesión como Superadministrador, acceda al Menú de navegación, localice Personas (icono de personas) y pulse el elemento Usuarios. En la página siguiente, pulse el icono de puntos suspensivos en la esquina superior derecha, haga clic en el elemento Administrar equipos y superiores y seleccione Administrar tipos de superiores de entre los elementos que aparecen debajo. En la página Administrar tipos de superiores están todos los tipos de superiores ya definidos en la plataforma.
Al acceder a esta página por primera vez, la lista contendrá solo el tipo de superior obligatorio. El superior obligatorio siempre está activo en la plataforma y no se puede eliminar ni desactivar. Pulse el botón más de la esquina superior derecha de la página para añadir un nuevo tipo de superior. Introduzca el nombre del Tipo de superior y, si lo desea, añada una descripción. Pulse Crear para completar su acción.
A tener en cuenta: Puede configurar un máximo de diez tipos de superiores.
El estado del superior se puede activar y desactivar desde la página Administrar tipos de superiores. Para ello, utilice la marca de verificación de la columna Activo. Cambie la casilla de verificación de no marcada a marcada —de gris a verde— para activar el estado o de marcada a no marcada —de verde a gris— para desactivarlo.
Al desactivar el estado del tipo de superior, su organigrama se ocultará en la plataforma, pero las asociaciones se mantendrán en la base de datos. Pulse el icono de puntos suspensivos del final de la fila del tipo de superior para editar la información o para eliminarlo.
A tener en cuenta: Un tipo de superior no se puede eliminar si tiene un superior asignado y si el superior tiene subordinados asociados en ese momento. En este caso, la opción Eliminar no estará disponible. Deberá eliminar todas las asociaciones antes de eliminar el tipo de superior.
Asociación de usuarios con superiores
Como Superadministrador o Usuario avanzado, podrá crear asociaciones entre usuarios y superiores al editar un perfil de usuario en su plataforma. Acceda al Menú de navegación, localice Personas (icono de personas) y pulse el elemento Usuarios. Desde la página Usuarios, localice al usuario en la lista, pulse el icono de puntos suspensivos que aparece al pasar el puntero del ratón por la fila del usuario y, a continuación, seleccione Editar en el menú desplegable.
Pulse Siguiente en la parte inferior del panel deslizante hasta llegar a la página Subordinados. En esta página, rellene los campos del área Información del superior para definir los superiores asociados con el usuario. No olvide que solo puede asociar un tipo de superior por usuario; por ejemplo, un mismo usuario no puede tener dos superiores directos. Cuando haya terminado, pulse Actualizar.
A tener en cuenta: Un superior puede gestionar también un equipo en el que uno de los subordinados sea superior de otro equipo. El superior más alto en la jerarquía puede ver a sus subordinados y a los subordinados del superior/subordinado siempre que estos tengan el mismo tipo de superior. Por ejemplo, un superior directo puede ver los usuarios que gestiona uno de sus subordinados como superior directo, mientras que un coordinador funcional puede ver los usuarios que gestiona uno de sus subordinados como coordinador funcional.
También puede definir en bloque a los superiores de los usuarios subiendo archivos CSV a la página Usuarios de su plataforma. A tener en cuenta: Al crear asociaciones manualmente o subiendo archivos CSV, los usuarios ya deberán existir en la plataforma antes de establecer la asociación.
Al editar el perfil de un usuario que conste como superior de otro usuario, verá una lista con todos los subordinados asignados a dicho usuario debajo de la opción Este usuario gestiona subordinados de la página Subordinados del panel deslizante. Puede eliminar manualmente la asociación entre un subordinado y un superior pulsando el icono X junto al nombre del usuario en dicha lista.
Identificación de usuarios como superiores y asociación de subordinados mediante la importación de archivos CSV
Cuando se haya creado el tipo de superior, podrá identificar a un usuario como superior y asociar usuarios como subordinados mediante el proceso de importación de archivos CSV. Siga los pasos descritos en el artículo sobre la importación y gestión de usuarios a través de archivos CSV de la Base de conocimientos. Asegúrese de identificar a los usuarios como superiores mediante el campo Es un superior.
Algunas reglas:
- El usuario identificado como superior debe insertarse en una fila del archivo CSV anterior a las filas de los subordinados, ya que los superiores se crean en la plataforma antes que los subordinados (estos registros se crean en la plataforma fila a fila mediante el archivo CSV).
- Al asociar un usuario a un superior, el atributo nombre de usuario del superior debe utilizarse para identificar al usuario que sea el superior. Puede asignar a cualquier usuario que sea un superior a cualquiera de los tipos de superiores definidos, pero antes el usuario deberá estar identificado como superior.
- Si ha establecido que un usuario (usuario A) sea subordinado de un usuario que no sea un superior (usuario B), dicho usuario (usuario B) se convertirá en superior, y el primer usuario (usuario A) se convertirá en su subordinado.
Cómo permitir a los superiores que creen sus equipos
Como Superadministrador, puede ofrecerles a los superiores la posibilidad de crear sus equipos en la plataforma mediante el envío de solicitudes a los usuarios que sean sus subordinados. Se les pedirá a dichos usuarios que confirmen a sus superiores. Para habilitar esta opción, acceda al Menú de navegación y pulse el elemento Ajustes avanzados en Configuración (icono de llave inglesa) > Configuración y herramientas de la plataforma. Acceda a la pestaña Equipos y superiores y, a continuación, habilite la opción Composición del equipo para superiores.
Los superiores pueden crear y administrar sus equipos desde la página integrada Mi equipo de la plataforma, por lo que deberá añadir esto al menú principal de los superiores para que puedan acceder a dicha página de forma rápida y sencilla. Esta página muestra todos los subordinados asignados al superior y facilita información sobre ellos. La página Mi equipo solo será visible para quienes tengan al menos un subordinado; de no ser así, estará oculta.
Cuando esté habilitada la opción Composición del equipo para superiores, los superiores verán un botón más en la esquina superior derecha de la página Mi equipo. Mediante ese botón podrán enviar solicitudes del equipo a sus subordinados. Si desea más información sobre cómo los superiores pueden crear sus equipos y gestionar las solicitudes desde esta página, consulte la Guía de usuario para superiores.
Gestión de las solicitudes del equipo
Como Superadministrador o Usuario avanzado con permisos, podrá comprobar el estado de las asociaciones usuario-superior desde la página Administrar las solicitudes del equipo de la plataforma. En la página Usuarios, pulse el elemento Administrar equipos y superiores de la esquina superior derecha y, a continuación, seleccione el botón Administrar las solicitudes del equipo que aparece más abajo. En la página Administrar las solicitudes del equipo aparecen todas las asociaciones usuario-superior importadas —mediante un archivo CSV—, confirmadas, pendientes o sin confirmar de la plataforma.
Además del nombre de usuario y el puesto, la lista muestra el nombre y el tipo de superior vinculado al usuario. Si el usuario está asociado a más de un superior, aparecerá varias veces y habrá una fila para cada asociación.
La columna Fecha de notificación muestra la fecha en la que el estado —Importado, Confirmado, Pendiente o Sin confirmar— se cambió por última vez y, por lo tanto, está vinculada a la columna Estado, que puede tener uno de los siguientes valores:
- Confirmado. Un Superadministrador o un Usuario avanzado ha introducido la asociación manualmente o el usuario ha confirmado la asociación con su superior.
- Importado. La asociación se ha configurado mediante la importación de un archivo CSV.
- Sin confirmar. El usuario no ha confirmado la asociación con su superior. Recuerde que, si un usuario no confirma una asociación con un superior ("superior A") y más tarde acepta una solicitud de otro superior ("superior B"), la primera solicitud de asociación Sin confirmar (con el superior A) se eliminará de la lista y en esta solo se verá la nueva asociación con el estado Confirmado (con el superior B).
- Pendiente. La solicitud se ha enviado, pero el usuario aún no ha respondido.
Desde esta página puede gestionar las solicitudes de forma individual o en bloque. Para gestionar una sola solicitud, localícela en la lista y pulse el icono de puntos suspensivos del final de la fila de la solicitud que aparece al pasar el puntero del ratón sobre ella. A continuación, seleccione una de las siguientes opciones:
- Forzar la confirmación. Utilice esta opción para forzar la confirmación de una asociación. Esta opción está disponible cuando el estado de la asociación es Sin confirmar o Pendiente.
- Reenviar la solicitud al subordinado. Utilice esta opción para forzar el reenvío de la solicitud de confirmación de la asociación. Esta opción está disponible cuando el estado de la asociación es Confirmado, Importado o Sin confirmar.
- Enviar notificación al superior. Utilice esta opción para enviar una notificación al superior si el estado de la solicitud es Pendiente, con el fin de informar al superior de que el usuario aún no ha aceptado la solicitud. La notificación solo se enviará si la notificación El administrador le pide que compruebe su equipo está activa en la plataforma. Más información sobre las notificaciones.
- Eliminar asociaciones. Utilice esta opción para eliminar una asociación de la lista permanentemente. Esta opción está disponible para todo tipo de estados. Tiene más información en la siguiente sección de este artículo.
Si desea aplicar la misma acción a varios usuarios, selecciónelos marcando la casilla de verificación junto a los nombres de los usuarios de la lista, pulse Elegir una acción en la esquina inferior derecha de la página y, a continuación, seleccione la opción que desee en el menú desplegable. Las opciones que se enumeran aquí son las mismas que hay disponibles al gestionar asociaciones individuales.
A tener en cuenta: Es posible que algunas opciones no estén disponibles, dependiendo del estado de las solicitudes seleccionadas. Docebo sugiere seleccionar solicitudes que tengan el mismo estado para hacer uso de las mismas opciones descritas para las solicitudes individuales.
Además, puede exportar la lista como archivo CSV. Al exportar usuarios, se abrirá un panel deslizante. Seleccione el separador de campos y, a continuación, marque si desea incluir los nombres de las columnas en la primera fila del archivo. Más abajo, marque los campos de usuario que desee incluir en el archivo. Recuerde que el campo del nombre de usuario siempre se incluye en la lista. Cuando haya terminado, pulse Confirmar. La descarga de su archivo se iniciará de forma automática.
Cómo eliminar una asociación
Cuando una asociación se elimina manualmente en la página Administrar las solicitudes del equipo o mediante la pestaña Subordinados al editar un perfil de usuario, el subordinado se elimina de la pestaña Subordinados del superior y la asociación se elimina de la lista en la página Administrar las solicitudes del equipo.
Si se elimina una asociación con el superior obligatorio, puede sugerir al usuario final que defina un nuevo superior en la plataforma. Para activar esta opción, inicie sesión como Superadministrador, acceda al Menú de navegación y pulse el elemento Ajustes avanzados en Configuración (icono de llave inglesa) > Configuración y herramientas de la plataforma. A continuación, vaya a la pestaña Equipos y superiores. Una vez en ella, habilite la opción Notificación automática para los subordinados. Cuando esta opción esté activa y el usuario inicie sesión después de eliminar la asociación, se mostrará una ventana emergente a los usuarios para guiarlos a través del proceso de asociación con un superior. Tenga en cuenta que esto solo funciona para el inicio de sesión desde escritorio. No se mostrará ninguna ventana emergente al acceder desde la aplicación móvil.
Cómo borrar a los superiores
Cuando se elimina a un usuario con permisos de superior de la página Usuarios (Menú de navegación > Personas (icono de personas) > Usuarios), la plataforma mostrará una ventana emergente desde la que podrá establecer cómo se reasignarán los subordinados del superior.
Dependiendo de lo que necesite, los subordinados podrán no reasignarse, reasignarse al superior directo del superior borrado —si el superior borrado no tiene superior directo, esta opción no estará disponible— o a cualquier otro superior que haya en la plataforma y que se pueda seleccionar.
A tener en cuenta: Si elimina a más de un superior de la página Todos los usuarios mediante una acción masiva, los subordinados asociados a esos superiores no se reasignarán.
Configuración de los ajustes de privacidad para los superiores
Cuando la opción Notificación automática para los subordinados esté activa en su plataforma (Menú de navegación > Configuración (icono de llave inglesa) > Configuración y herramientas de la plataforma > pestaña Equipos y superiores), los usuarios podrán crear por su cuenta una asociación con un superior. Además, puede habilitar la sugerencia automática del nombre del superior cuando el usuario empiece a escribir el nombre durante el proceso de asignación de un superior. Esto significa que cualquier usuario podrá ver el nombre del superior.
Para habilitar o deshabilitar esta opción, acceda al Menú de navegación, localice Configuración (icono de llave inglesa), seleccione Configuración y herramientas de la plataforma y pulse el elemento Ajustes avanzados. Acceda a la pestaña Equipos y superiores y habilite la opción Sugerencia automática en notificación automática. Cuando esta opción esté habilitada, se mostrará una alerta para recordarle esta restricción de privacidad.
Configuración de permisos para los superiores
En la pestaña Equipos y superiores de Ajustes avanzados, vaya al ajuste Inscribir en el contenido y Sugerir contenido para configurar las reglas de inscripción y de sugerencias de contenido para superiores desde la página Mi equipo. En función de la opción que se seleccione:
- Es posible que a los superiores se les permita inscribir en cursos y planes de aprendizaje o sugerir contenido a sus subordinados. Si esta opción no está marcada, los superiores seguirán viendo el botón Sugerir al sugerir contenidos, pero solo verán en la lista de posibles contenidos los cursos y planes de aprendizaje en los que esté inscrito el usuario. Si está marcada, deberá elegir una de las siguientes opciones:
- Permitir a los superiores inscribir a sus subordinados en los cursos y planes de aprendizaje gratuitos disponibles en el dominio al que estén asignados (y los subdominios relacionados) o sugerirlos.
- Permitir a los superiores inscribir a sus subordinados en los cursos y los planes de aprendizaje gratuitos disponibles en el catálogo de cursos al que estén asignados o sugerirlos.
- Permitir a los superiores inscribir a sus subordinados en los cursos y los planes de aprendizaje gratuitos disponibles en los catálogos seleccionados en el área de texto o sugerirlos. Se puede incluir más de un catálogo en la lista.
De manera opcional, puede permitir a los superiores:
- Inscribir también a las personas que respondan ante sus subordinados en contenidos o sugerírselos.
- Establecer plazos de inscripción al inscribir a usuarios en cursos de e-learning.
A tener en cuenta: Los superiores solo pueden inscribir a sus subordinados en cursos y planes de aprendizaje GRATUITOS, y lo mismo se aplica a las sugerencias. Asimismo, en lo relativo a los cursos ILT y VILT, solo se permite a los superiores inscribir a usuarios en todo el curso, y no en sesiones concretas.
Vaya a la sección Campos adicionales en la página Mi equipo para determinar si el filtro de campos adicionales del usuario estará disponible en la página Mi equipo. Si está seleccionada esta opción, los superiores podrán filtrar los usuarios que vean en su página Mi equipo y los informes que exporten a través de los campos adicionales del usuario. Solo los campos adicionales marcados como Visibles para los usuarios y que sean visibles en la rama específica del superior estarán disponibles en los filtros de Mi equipo.
Habilitación de la descripción general de habilidades y del panel de control de habilidades
Si hace uso de las habilidades, cuando la opción Habilitar Descripción general de habilidades y Panel de control de habilidades esté activada en su plataforma y la página Panel de control de habilidades se haya añadido al menú de usuario, cada usuario tendrá acceso a su Panel de control de habilidades desde su menú principal, siempre y cuando haya al menos un canal basado en IA publicado.
Si activa la opción Habilitar Descripción general de habilidades y Panel de control de habilidades, los superiores podrán ver la pestaña Descripción general de habilidades y la página de descripción general de habilidades de cada usuario desde la página Mi equipo. Asimismo, en calidad de Superadministrador, tendrá acceso de solo lectura al Panel de control de habilidades de los usuarios desde la página Usuarios.
A tener en cuenta: Los Superadministradores solo podrán visualizar el Panel de control de habilidades de los usuarios que hayan configurado sus habilidades.
Esta opción está desactivada de forma predeterminada. Para habilitarla o deshabilitarla, acceda al Menú de navegación, localice Configuración (icono de llave inglesa), seleccione Configuración y herramientas de la plataforma y pulse el elemento Ajustes avanzados. Vaya a la pestaña Equipos y superiores y marque la opción Habilitar Descripción general de habilidades y Panel de control de habilidades.
Habilitación de los paneles de control Cursos y Planes de aprendizaje
Los paneles de control Cursos y Planes de aprendizaje ofrecen a los superiores una visión general clara y detallada del progreso de aprendizaje de su equipo.
A tener en cuenta: Los datos de los paneles de control solo están disponibles en inglés.
La opción está habilitada de forma predeterminada. Para deshabilitarla o volver a habilitarla, acceda al Menú de navegación, localice Configuración (icono de llave inglesa), seleccione Configuración y herramientas de la plataforma y pulse el elemento Ajustes avanzados. Vaya a la pestaña Equipos y superiores y seleccione la opción Habilitar los paneles de control Cursos y planes de aprendizaje.
Notificaciones
Hay tres tipos de notificaciones disponibles para las funciones vinculadas a Mi equipo:
- Solicitud del superior no aceptada. Se activa cuando un usuario no acepta una solicitud del superior para que confirme su asociación.
- Subordinado añadido a un equipo. Se activa cuando un usuario acepta una solicitud de un superior para que confirme su asociación o cuando identifica a un superior como su superior —cuando la opción Notificación automática para los subordinados está activada—, y también si un Administrador o un Usuario avanzado crean o fuerzan una asociación desde la página Administrar las solicitudes del equipo.
- El administrador le pide que compruebe su equipo. Se activa cuando un Administrador o un Usuario avanzado selecciona la opción Enviar notificación al superior en la página Administrar las solicitudes del equipo si el estado de la solicitud de asociación consta como Pendiente, para informar al superior de que el subordinado aún no ha aceptado la solicitud.
Recuerde que estas notificaciones no se enviarán a los usuarios cuyos estados consten como Pendiente, Caducado o Desactivado ni a los usuarios que no hayan confirmado su asociación con su superior. Si esta notificación se envía a modo de acción masiva a más de 99 usuarios, se iniciará automáticamente una tarea en segundo plano. Más información sobre las notificaciones.
Glosario
A continuación, le facilitamos un glosario breve con los términos más utilizados en este artículo.
- Superiores. Un superior es un usuario de su plataforma —de cualquier nivel— con subordinados asignados.
- Subordinados. Aquellos que están gestionados por un superior. Los subordinados asociados a un mismo superior componen un equipo y, por lo tanto, se les puede llamar subordinados.
- Asociación. Una asociación es una relación de trabajo entre un superior y los subordinados que componen su equipo.
- Relación. A efectos de este artículo, "relación" tiene el mismo significado que "asociación".
- Tipos de superiores. Docebo le permite definir diferentes tipos de superiores, y puede asociar dichos tipos a los superiores para diferenciarlos en caso de que así lo requiera su organigrama.
Consejos y trucos
- Si va a importar usuarios y superiores mediante un archivo CSV —manualmente o con la aplicación de automatización—, no olvide que siempre se debe incluir a un superior antes de los subordinados que estén relacionados con él. Si no se hace así, el sistema no puede establecer la relación. Para evitar este problema, puede dividir la lista de usuarios en dos archivos CSV diferentes. El primero contendría a los superiores —como mínimo, sus nombres de usuario y el campo "Es un superior"— y el segundo, los campos de usuario y la asociación de los superiores —el campo "Tipo de superior"—. Con esto se evitarán errores durante la importación, si es que aún no se ha creado a un superior pero se ha asociado a un usuario con dicho superior.
- Puede crear una estructura jerárquica de los superiores configurando superiores primarios como superiores directos y superiores secundarios. Cuando los superiores primarios accedan a la página Mi equipo, obtendrán una visión general de los superiores secundarios. Haciendo clic en las tarjetas de los superiores secundarios, los superiores primarios tendrán visibilidad de los subordinados de los superiores secundarios.
- Es posible que vea un banner en la parte superior de su página Mi equipo en el que se le invitará a probar los objetivos de las habilidades. Si no utiliza las habilidades, puede deshabilitar este banner desactivando la opción Habilitar Descripción general de habilidades y panel de control de habilidades en los Ajustes avanzados de su plataforma. Consulte la sección Habilitación de la descripción general de habilidades y del panel de control de habilidades de este artículo para obtener información adicional.