Presentación

Como administrador, puedes supervisar directamente desde la plataforma la actividad de tus subordinados gestionando tramos de su experiencia de aprendizaje o poniéndote en contacto con ellos para investigar ciertas situaciones.

En función de la configuración de la plataforma, tal vez puedas crear un equipo mediante el envío a los usuarios de solicitudes para que te confirmen como su gerente. Los usuarios solo se añadirán a tu equipo cuando acepten tu solicitud de asociación.

La página Mi equipo

Si gestionas al menos a un usuario de la plataforma, abre el menú principal desde la esquina superior izquierda de tu plataforma y haz clic en Mi equipo para acceder a la página Mi equipo. Puedes utilizar esta página para supervisar y gestionar a tu equipo.

La página Mi equipo contiene las siguientes pestañas: 

• Subordinados. La pestaña Subordinados ofrece una descripción general de tu equipo.
• Descripción general de habilidades. En la pestaña Descripción general de habilidades se muestran las habilidades disponibles en tu equipo y proporciona una descripción general del contenido, los niveles y las mejoras disponibles.  Si ningún usuario de tu equipo ha seleccionado al menos una habilidad, esta pestaña no aparecerá. Más información sobre las habilidades de tu equipo.
• Listas de comprobación. En la pestaña Listas de comprobación se muestran las listas de comprobación relacionadas con tus subordinados. (Más información sobre cómo administrar las listas de comprobación como gerente)
• Utiliza la pestaña Informes para descargar informes sobre cursos, usuarios, planes de aprendizaje, certificaciones y sesiones que tengan relación con tus subordinados (más información sobre la pestaña Informes).

Nota: La pestaña Descripción general de habilidades solo se mostrará si la opción Habilitar la descripción general de las habilidades y el panel de control de habilidades está activada en los Ajustes avanzados de la plataforma. Si necesitas más información, ponte en contacto con tu administrador o con tu gerente.

Este artículo se centra en la pestaña Subordinados.

Página Mi equipo: subordinados

La pestaña Subordinados ofrece una descripción general de tu equipo. Cada usuario se identifica mediante una tarjeta que contiene información sobre su trabajo y sus actividades. 

La pestaña Subordinados solo muestra a usuarios activos de la plataforma, independientemente de su estado; sin embargo, puedes filtrar a los usuarios para ver solo a quienes tienen estados concretos de asociación y usar la barra de búsqueda para buscar a usuarios concretos.

Cada tarjeta muestra el avatar del usuario, su nombre y sus apellidos, su empleo y las habilidades asociadas. Recuerda que solo verás las habilidades asociadas si tus subordinados las han seleccionado previamente.

Además de los datos personales, en las tarjetas se muestra la siguiente información:

• Certificaciones caducadas. Certificaciones que han caducado. Este KPI se muestra en la tarjeta solo cuando la aplicación de certificación y reciclaje está activa en la plataforma.
• Cursos expirados. Cursos en los que la fecha de inscripción del usuario ha expirado, ya sea una fecha de vencimiento estricta o flexible.
• Sugerencias de nivel de habilidad. El número de habilidades que has sugerido al subordinado y que aún no se han aceptado.

Haz clic en los elementos Certificaciones caducadas o Cursos expirados de las tarjetas de tus subordinados para ver las áreas correspondientes de su Resumen personal del usuario. 

Haz clic en Sugerencia de nivel de habilidad o en el número de habilidades de la tarjeta de usuario para acceder a la página de descripción de habilidades del usuario seleccionado. Puedes informarte mejor sobre esta página en el capítulo Página de la descripción general de las habilidades de los usuarios de este artículo.

Nota: Verás el número de habilidades en la tarjeta de usuario y podrás acceder a la página de descripción de habilidades solo si el Panel de control de habilidades se añade como una página al menú del usuario y si se activa la opción Habilitar la descripción general de habilidades y el panel de control de habilidades en el menú Ajustes avanzados de la plataforma. Si necesitas más información, ponte en contacto con tu administrador.

Si un subordinado gestiona a su vez un equipo en tu misma estructura jerárquica, en la tarjeta se mostrará el enlace Ver equipo. Haz clic en dicho enlace para ver los usuarios incluidos en el equipo del subordinado que hayas seleccionado. 

Haz clic en el menú de puntos suspensivos de la tarjeta de usuario para realizar las siguientes tareas:

• Enviar correo electrónico. Utiliza esta opción para ponerte en contacto con el usuario por correo electrónico.  Se abrirá un panel deslizante en el que aparecerá automáticamente la dirección de correo electrónico del usuario. Introduce el asunto del correo electrónico —este campo es obligatorio—, escribe el mensaje en el campo de texto correspondiente y pulsa Enviar correo electrónico para completar la acción. Recuerda que la opción Enviar correo electrónico no estará disponible si no hay una dirección de correo electrónico asociada con el usuario. Asimismo, no podrás modificar la dirección de correo electrónico del destinatario.
• Inscribir en cursos/Inscribir en planes de aprendizaje. Utiliza estas opciones para inscribir a tus subordinados en cursos o planes de aprendizaje para los que tengas visibilidad (estas opciones no estarán disponibles para los usuarios que pertenezcan a los equipos de tus subordinados). Haz tu selección y pulsa en Siguiente para ver los campos adicionales que se hayan definido para los cursos y los planes de aprendizaje seleccionados —si los hubiera—, así como un resumen de los cursos en los que estás inscribiendo a tu subordinado. No puedes inscribir a los usuarios en cursos o planes de aprendizaje si ya están inscritos en ellos o si los cursos o los planes de aprendizaje ya están completos o están a la venta. Tampoco puedes hacerlo antes o después del período de inscripción o si solo los superadministradores tienen permisos de inscripción. 
• Eliminar del equipo. Utiliza esta opción para eliminar al usuario de tu equipo. Cuando elimines a un usuario, ya no verás su tarjeta en la página Mi equipo y tendrás que enviarle una nueva solicitud en caso de que quieras volver a tenerlo en tu equipo.
• Informe del resumen del usuario. Utiliza esta opción para acceder a la página principal del Resumen del usuario del subordinado que hayas seleccionado, en modo de vista. 

Además de mostrar la información del usuario, en las tarjetas verás alertas de colores y mensajes de aviso en caso de que haga falta que revises el estado de un usuario de tu plataforma. Las alertas se basan en los valores de los KPI:

• Necesita revisión. Esta alerta identifica a los usuarios con al menos un aviso en cursos con certificaciones o inscripciones vencidas.
• No necesita revisión. Este mensaje identifica a los usuarios cuyo estado es correcto.
• No hay datos disponibles. Este mensaje aparece cuando no hay datos que mostrar de un usuario, quizá porque el usuario es nuevo y aún no se han registrado datos.

Página de descripción general de habilidades de los usuarios

Cuando estés en la pestaña Subordinados, haz clic en Sugerencia de nivel de habilidad o en el número de habilidades, en la tarjeta del usuario, para acceder a la página de descripción de habilidades del usuario seleccionado.

Nota: Solo podrás acceder a las páginas Descripción general de habilidades desde sus tarjetas de tus usuarios si el Panel de control de habilidades se agrega como página al menú del usuario y si se activa la opción Habilitar la descripción general de habilidades y el panel de control de habilidades en el menú Ajustes avanzados de la plataforma. Si necesitas más información, ponte en contacto con tu administrador.

Esta página se divide en varias áreas:

Habilidades

En esta área aparecen las habilidades que ya están asociadas al usuario. 

Haz clic en Sugerir habilidades para recomendarle otras habilidades al usuario. Selecciona las habilidades en el panel derecho y haz clic en Sugerir. El usuario recibirá una notificación con tu recomendación. 

Haz clic en Invitación de mejora en la fila de una habilidad determinada para enviar una notificación al usuario y pedirle que dedique algo de tiempo a aprender más sobre dicha habilidad. 

Haz clic en Sugerir actualización de nivel en la fila de la habilidad para enviar una notificación al usuario relativa a un cambio de nivel de la habilidad seleccionada. En la ventana emergente, selecciona el nivel que quieres sugerir y haz clic en Guardar cambios para confirmar.

Los usuarios verán tus sugerencias en sus paneles de control de habilidades.

Contenido sugerido

Desde esta área puedes sugerir cursos y activos al usuario para que pueda mejorar en alguna de las habilidades a las que está asociado. Recuerda que si sugieres un curso en el que el usuario no esté inscrito, se le inscribirá automáticamente.

Haz clic en Sugerir y selecciona en el panel que se abrirá a la derecha el contenido que quieres recomendar. El contenido se divide en dos pestañas: la de cursos y la de activos. 

Los usuarios verán el contenido que les hayas sugerido en sus paneles de control de habilidades.

Nivel de aptitud

El diagrama de esta sección muestra datos sobre el nivel de competencia del usuario en cada habilidad asignada a su perfil y se compara el nivel que tenga en ese momento con el que seleccionó cuando eligió sus habilidades.

Contenido sugerido completado

El diagrama de esta sección muestra los datos del contenido asociado a las habilidades que hayas sugerido al usuario y que el usuario haya completado en los últimos 12 meses. 

El contenido se divide en contenido formal (cursos), contenido informal (activos) y contenido externo. 

Contenido disponible para las habilidades seleccionadas

El diagrama de esta sección muestra datos sobre el contenido que hayas sugerido al usuario y que todavía esté por completar. El contenido se divide en contenido formal (cursos), contenido informal (activos) y contenido externo. 

Aplicación de acciones a una selección de usuarios

En ocasiones, puede que tengas que aplicar la misma acción a más de un usuario. Para hacerlo, selecciona a los usuarios haciendo clic en la parte superior de sus tarjetas y, a continuación, elige una acción del menú desplegable Elegir acción que hay en el área inferior de tu plataforma. Desde este menú puedes enviar correos electrónicos a los usuarios, inscribirlos en cursos o en planes de aprendizaje, eliminarlos de tu equipo o exportar los datos de los subordinados seleccionados mediante un archivo CSV. 

Puedes realizar estas acciones en bloque tanto en el caso de tus subordinados directos como en el de los subordinados de estos. Recuerda que solo puedes inscribir a usuarios pertenecientes a los equipos de tus subordinados mediante acciones en bloque. No puedes hacer lo mismo mediante inscripciones individuales.

Si se producen errores al inscribir a varios usuarios en el contenido, se mostrará un mensaje de aviso en la parte inferior de la página Mi equipo con un enlace al archivo del registro de inscripciones. Al hacer clic en el enlace Ver registros, se abrirá un panel a la derecha en el que aparecerá la inscripción que terminó con errores.

Los gerentes que no sean superadministradores ni usuarios avanzados solo podrán seleccionar hasta 100 usuarios cada vez. Si utilizan la opción Seleccionar todo y hay más de 100 usuarios seleccionados, las opciones Eliminar y Enviar correo electrónico estarán deshabilitadas.

Al seleccionar la opción Exportar datos de los subordinados en formato CSV, se abrirá un panel deslizante. Selecciona el separador de campos y, a continuación, marca si quieres incluir los nombres de las columnas en la primera fila del archivo. Después, selecciona los campos del subordinado que quieres incluir en el archivo. Recuerda que el campo del nombre de usuario siempre se incluye en la lista. Cuando hayas terminado, pulsa el botón Confirmar. La descarga de tu archivo se iniciará de forma automática.

Creación de tu equipo

En función de cómo haya configurado tu plataforma el administrador, quizá puedas usar la página Mi equipo para crear tu equipo. Si tienes los permisos para hacerlo, verás un botón con el signo «+» en la esquina superior derecha de la página. Más información sobre cómo configurar permisos como superadministrador o como usuario avanzado.

Para añadir subordinados a tu equipo, pulsa el botón «+». En el panel deslizante, introduce la dirección de correo electrónico del subordinado que quieres añadir a tu equipo y, a continuación, selecciona el tipo de asociación que quieres crear con él. Pulsa Añadir subordinados para completar la acción. En el momento en el que el usuario vuelva a iniciar sesión en la plataforma, se le pedirá que confirme tu solicitud de asociación. Recuerda que, para poder añadir al subordinado al equipo, este debe tener una dirección válida de correo electrónico asociada a su cuenta. 

Cuando se envíe tu solicitud, el estado de la solicitud pasará a Pendiente hasta que el usuario confirme o rechace la solicitud. Cuando el usuario confirme tu asociación, la tarjeta del usuario aparecerá en la página Mi equipo. Si el usuario rechaza tu solicitud, la tarjeta del usuario ya no se mostrará. Recuerda que si, después de confirmar tu asociación, un usuario confirma una solicitud de asociación de un gerente que sea del mismo tipo que tú, tu asociación se cancelará.

Con el fin de hacer un seguimiento del estado de tus solicitudes, puede que recibas notificaciones que confirmen que los subordinados han aceptado tu solicitud o en las que se te informe de que un superadministrador o un usuario avanzado te están pidiendo que verifiques el estado de tus subordinados, ya que tus solicitudes de asociación aparecen como pendientes.

Consejos y trucos

• Puedes inscribir a un usuario hasta en 10 planes de aprendizaje y hasta en 50 cursos a la vez. Al inscribir a un usuario en planes de aprendizaje, el número de cursos incluidos en el plan de aprendizaje no afectará al cómputo del número de cursos en el que se puede inscribir de una sola vez. Por ejemplo, si inscribes al usuario en 7 planes de aprendizaje y cada uno de los planes se compone de 50 cursos, el usuario se inscribirá en 350 cursos. Si el número de usuarios seleccionados multiplicado por el número de cursos supera las 100 inscripciones, se iniciará una tarea en segundo plano.