Presentación

La aplicación Certificaciones y perfeccionamiento te permite crear un programa de certificación de forma rápida y sencilla. Las certificaciones validan los niveles de habilidad para diversos temas. Las políticas de entrega y caducidad relacionadas con las certificaciones se pueden configurar de acuerdo con las necesidades específicas de tu organización. Los usuarios pueden obtener una certificación realizando cursos y planes de aprendizaje designados o actividades de formación externas, o el Superadministrador puede asignar manualmente las certificaciones a los alumnos. Este artículo describe cómo crear y gestionar certificaciones y cómo verlas como alumno.

Activación de la aplicación

Activa la aplicación Certificaciones y perfeccionamiento como se describe en el artículo Gestión de aplicaciones y características de la Base de conocimiento. La aplicación aparece relacionada en la pestaña Características adicionales de Docebo.

Gestión de certificaciones

Una vez activada la aplicación, puedes gestionarla accediendo al Menú Admin y pulsando a continuación el elemento Gestionar de la sección Certificaciones y perfeccionamiento. Aquí puedes crear una nueva certificación con un período específico de validez o ver las certificaciones que ya hayas creado.

Para cada certificación que ya hayas creado verás el código, nombre, descripción, fecha de caducidad, a quién se otorga, a qué cursos o planes de aprendizaje se asigna y la capacidad de editarla o eliminarla rápidamente. Pulsando el icono de lápiz y papel puedes editar el nombre, código, descripción y fecha de caducidad de la certificación.

Eliminando una certificación con el icono X rojo de su fila eliminarás cualquier relación entre la certificación y los usuarios premiados, así como los cursos y planes de aprendizaje asignados, y tu plataforma eliminará todos los datos de seguimiento de la certificación. Por esta razón, recomendamos no eliminar las certificaciones.

Creación de una certificación

Para crear una nueva certificación, accede al Menú Admin y pulsa a continuación el elemento Gestionar de la sección Certificaciones y perfeccionamiento. En la parte superior de la página siguiente, pulsa el botón Nueva certificación. En el cuadro emergente, añade un nombre (obligatorio), así como un código y una descripción (ambos opcionales) para la certificación.

Después, decide cuándo caduca la certificación introduciendo el número y seleccionando la unidad de tiempo en el menú desplegable. Si introduces 0 en este campo, la certificación nunca caducará. También puedes decidir si permitirás que los usuarios vuelvan a realizar el mismo curso o plan de aprendizaje para renovar su certificación haciendo clic en la casilla de verificación correspondiente. Ten en cuenta que, si eliges esta opción, todos los datos relacionados con realizaciones anteriores del curso o plan de aprendizaje se perderán una vez que se renueve la certificación.

Ten en cuenta que si los usuarios deciden completar el proceso de renovación antes de que caduque su certificación, su fecha de finalización anterior se conservará como archivada en los informes personalizados nuevos y antiguos de Certificaciones: Usuarios y Usuarios: Certificaciones.

Asignación de cursos y planes de aprendizaje a certificaciones

Una vez hayas creado la certificación, deberás asignarle cursos y planes de aprendizaje para que los estudiantes la obtengan cuando finalicen los que tengan asignados. En la fila de certificación de la página principal de Certificaciones y perfeccionamiento, selecciona el elemento de la fila Asignar. En la página siguiente, pulsa el botón Asignar elementos de la parte superior.

En el cuadro emergente, selecciona qué curso y planes de aprendizaje quieres asignar. Cuando hayas terminado, pulsa Confirmar. Ten en cuenta que si eliges más de un curso, la certificación se expedirá cuando se complete uno de los cursos o planes de aprendizaje, no al completar todos los que tengan asignados. 

También puedes asignar un curso a una certificación en el área Propiedades del curso. Para hacerlo, accede al Menú Admin desde el icono de engranaje y selecciona la opción Administración de curso desde la sección Aprendizaje electrónico. Encuentra el curso al que deseas asignar la certificación y haz clic en su descripción. Mientras estés en la pestaña Propiedades, haz clic en Ajustes avanzados y a continuación, en Certificaciones y perfeccionamiento. Haz clic en el botón más y selecciona la certificación en el panel derecho. Haz clic en Guardar cambios cuando hayas terminado.

Una forma alternativa de asignar una certificación a un plan de aprendizaje es en la página Ajustes del Plan de aprendizaje. Una vez que hayas accedido a los planes de aprendizaje de tu plataforma, elige uno de la lista y selecciona a continuación Editar. En la ventana Editar, selecciona la certificación en el menú desplegable Certificaciones y perfeccionamiento. Pulsa Confirmar cuando hayas terminado.

Notas sobre la asignación de cursos y planes de aprendizaje

• Si asignas una certificación a un curso o plan de aprendizaje ya asignada a algunos usuarios, la certificación se otorgará solo a aquellos que completen el curso o plan después de que se le haya asignado la certificación. Los usuarios que ya hayan completado el curso o plan de aprendizaje no recibirán la certificación de forma retroactiva.
• Los usuarios no pueden renovar sus certificaciones si el periodo de validez del curso ha terminado. Recuerda que los días de validez de un plan de aprendizaje tienen prioridad sobre los días de validez establecidos para los cursos que lo compongan. Si el período de validez del plan ha caducado mientras el período de validez del curso sigue siendo válido, la renovación de la certificación no será posible. 

Asignación de actividad de formación externa a certificaciones

Para asignar una certificación a una actividad de formación externa debes hacerlo desde el área de Formación externa de tu plataforma. Accede al Menú Admin desde el icono de engranaje y a continuación, pulsa el elemento Gestionar en la sección Formación externa. En la parte superior de la página siguiente, pulsa el botón Informar nueva actividad de formación.

En el cuadro emergente al crear la actividad, selecciona una certificación en el menú desplegable. Cuando hayas terminado de crear la actividad, pulsa Confirmar.

Recuerda que la Fecha de finalización especificada en el informe Formación externa se utilizará como Fecha de expedición en la certificación.

Obtén más información sobre cómo crear y gestionar actividades de formación externas.

Otorgamiento manual de certificaciones a usuarios

Los usuarios pueden obtener las certificaciones de tres maneras: completando los cursos o planes de aprendizaje asignados a una certificación, realizando una actividad de formación externa asignada a una certificación o por el Superadministrador (sea manualmente o a través de archivos CSV). Para las dos primeras opciones, una vez que un usuario haya completado una actividad de aprendizaje (en la plataforma o con la aplicación de formación externa) asignada a la certificación, la plataforma se la otorgará automáticamente al usuario.

Para ver los usuarios a los que ya se les haya otorgado la certificación, pulsa el elemento de la columna Otorgada a de la certificación en la página principal de gestión de certificaciones. En esta página Usuarios premiados verás una lista de todos los usuarios a los que se les haya otorgado la certificación.

La fila de cada usuario mostrará el nombre de usuario, nombre y apellido, la fecha en la que se expidió la certificación, en cuántos días debe renovar la certificación el alumno, así como la fecha de caducidad de la certificación. Pulsando el icono de menú en la fila de cada usuario puedes editar detalles relacionados con la certificación y el usuario, o puedes retirar la certificación al usuario.

Pulsando el elemento de edición en el icono de menú de la fila de un usuario puedes cambiar la fecha de expedición, la fecha de caducidad, marcar la certificación como siempre válida para este usuario y modificar el tipo de asociación (adjudicación manual, finalización de curso o finalización de actividad de formación externa). Cuando hayas terminado, pulsa Confirmar.

Para otorgar manualmente una certificación a un usuario, pulsa el botón Otorgar a usuarios de la parte superior de la página. En el cuadro emergente, marca los usuarios, grupos y ramas a los que quieras otorgar la certificación y a continuación, pulsa Siguiente. Ahora, establece la fecha de expedición y la fecha de caducidad, o marca la opción Siempre válida para que la certificación no caduque para los usuarios seleccionados.

Después, selecciona el tipo de asociación: otorgamiento manual, finalización de curso o actividad de formación externa. Si marcas la última opción, debes introducir qué actividad de formación externa se ha realizado. Cuando hayas terminado, pulsa Confirmar.

El procedimiento se ejecutará como un job de fondo si el número de usuarios premiados supera los 100.

Otorgamiento de certificaciones a usuarios vía CSV

Para otorgar certificaciones a usuarios mediante archivos CSV (que acelera el proceso), pulsa el botón Importar registros de certificación vía CSV de la parte superior de la página. En la nueva página, selecciona el archivo CSV pulsando el botón Cargar archivo. Recomendamos mantener la misma configuración para las secciones Elegir separador y Conjunto de caracteres del archivo, salvo que necesites configurarlos de acuerdo con el archivo que cargues.

El indicador Certificaciones duplicadas se utiliza para gestionar archivos CSV que contengan duplicados de certificación en forma de filas duplicadas en el mismo archivo CSV. Deja esta opción sin seleccionar para evitar la importación de duplicados de certificación (si esto sucede, se mostrará un mensaje de error). Selecciona esta opción para gestionar duplicados importando solo la última fila duplicada en el archivo; recuerda que el procedimiento de importación no realiza ninguna comprobación de la fecha.

Cuando estés listo, pulsa Siguiente. En la página siguiente, usa los menús desplegables para hacer coincidir los nombres de las columnas con las columnas del archivo importado. A continuación, pulsa Siguiente. La importación se ejecutará como un job de fondo sin importar la cantidad de datos a importar. Los usuarios recién premiados también aparecerán en la lista de la página Otorgar a usuarios.

Cuando prepares tu archivo CSV, recuerda que las siguientes columnas son obligatorias: nombre de usuario, código_certificación, fecha_expedición_certificación, siempre_válida y tipo. Si ningún curso está vinculado a la certificación, la certificación se marcará como manual. Si está marcado el indicador siempre_valida, no se necesita la fecha_caducidad_certificación ya que la certificación no caduca. Obtén más información sobre los campos de datos de una certificación.

Notas sobre las fechas 

Ten en cuenta lo siguiente al otorgar certificaciones mediante CSV:

• La funcionalidad de importación CSV siempre almacena la fecha y hora en formato UTC, y las convierte de acuerdo con la zona horaria del usuario cuando se visualice. Recuerda utilizar la hora UTC en tus archivos CSV.
• El otorgamiento de certificaciones a través de CSV requiere que el formato de fecha sea el siguiente: AAAA-MM-DD (con guiones [–] en lugar de barras [//]). Microsoft Excel reformatea a menudo los datos a MM/DD/AA, así que antes de cargar el archivo en la plataforma, compruébalos de nuevo.
• La Fecha de expedición de la certificación se ajusta a las 00:00:00 de la fecha escrita en el archivo CSV y de acuerdo con la zona horaria del usuario que cargue el archivo. Si subes por ejemplo el archivo CSV con una Fecha de expedición fijada a 18 de noviembre de 2021 y tu zona horaria es UTC -04:00, la fecha de expedición se establecerá a las 20:00:00 UTC del 17 de noviembre de 2021.

Notificación de certificaciones a usuarios

Puedes notificar a los alumnos cuándo han obtenido una certificación o cuándo caduca una certificación que hayan obtenido. Para ello, crea una notificación a través de la aplicación Notificación. Cuando selecciones el evento desencadenante en el menú desplegable, selecciona la notificación Se ha expedido certificación o Ha caducado certificación.

Para una notificación Ha caducado certificación, debes incluir el código abreviado [Renew_link] en el cuerpo de la descripción si quieres que los alumnos renueven la certificación. También puedes configurar que la notificación se active una cierta cantidad de tiempo (días, semanas u horas) antes de que caduque la certificación para dar tiempo a los alumnos a que la renueven con antelación.

Comprobación como alumno del estado de una certificación

Los alumnos pueden verificar el estado de su certificación accediendo al área Mis actividades de su plataforma y yendo a la pestaña Certificación. Aquí pueden ver una lista de todas las certificaciones que hayan obtenido; pulsando el enlace Renovar ahora en la fila de una certificación pueden saber cómo renovarla. Para cada certificación pueden ver el título de esta, el código, la descripción, la fecha en que se les expidió, la fecha de caducidad y el número de días en que debe renovarse (si corresponde).

Ten en cuenta: Si los usuarios no pulsan el enlace Renovar ahora desde el área Mis actividades o desde una notificación de caducidad de certificación, la certificación no se renovará.

Prácticas recomendadas

Te recomendamos que no asignes cursos del Mercado de contenidos a las certificaciones. Dado que como Superadministrador no tienes control sobre ese contenido a lo largo del tiempo, corres el riesgo de que cuando caduque la certificación, tu plataforma solicite a los usuarios que vuelvan a realizar un curso que ya no exista o que cumplan los criterios de la certificación.

Consejos y trucos

Ten en cuenta la siguiente información cuando trabajes con certificaciones en tu plataforma:

• Si eliminas una certificación, esta se quitará del historial del alumno
• Eliminar la asociación de certificación a un curso también eliminará la certificación del historial del alumno.
• No puedes asociar certificaciones a usuarios desactivados. Obtén más información sobre el estado de los usuarios en la plataforma.
• Cuando vuelvas a certificar un curso, se restablece la realización de todos los materiales de formación asociados al mismo. Si esos materiales de formación están en el Repositorio central (CLOR), su progreso se restablecerá en todos los cursos a los que estén asociados. Ten en cuenta que los cursos no cambiarán su estado de finalización; solo los materiales de formación restablecerán su progreso.
• Hay dos comportamientos de informes cuando se utiliza el informe personalizado Usuarios: Certificaciones:
  1. Si un usuario renueva una certificación después de que la anterior haya caducado: la plataforma archivará la certificación anterior y su registro estará disponible a través del informe personalizado Usuarios: Certificaciones.
  2. Si los usuarios deciden completar el proceso de renovación antes de que caduque su certificación, su fecha de finalización anterior se conservará como archivada en los informes personalizados nuevos y antiguos de Certificaciones: Usuarios y Usuarios: Certificaciones.
• Solo puedes asociar una certificación por curso, plan de aprendizaje o actividad de formación externa. Todavía puedes crear un plan de aprendizaje con diferentes certificaciones asignadas asignando las certificaciones a los cursos incluidos en el plan de aprendizaje, no a nivel de plan de aprendizaje.