Presentación
El Repositorio central es una función básica habilitada de forma predeterminada en tu plataforma. En él puedes almacenar materiales de formación en un solo lugar. Dicho esto, los materiales de formación no solo son locales para los cursos, sino que también pueden ser globales en la plataforma. Utiliza el Repositorio central si quieres:
- Gestionar todo el material de formación en una biblioteca centralizada
- Evitar contenido duplicado
- Actualizar fácilmente material de formación a la vez para todos los cursos
- Realizar un seguimiento del material de formación en el mismo informe, independientemente de los cursos en los que se coloque.
Ten en cuenta que solo los Superadministradores pueden gestionar el Repositorio central. Los Usuarios avanzados y los profesores no tienen acceso al Repositorio central. No pueden insertar ni extraer materiales de formación al Repositorio central desde cursos. Para acceder a él, accede al Menú Admin desde el icono de engranaje de la esquina superior derecha de tu plataforma. En la sección Aprendizaje electrónico, pulsa el subtítulo Repositorio central.
En el Repositorio central puedes encontrar todo el material de formación cargado directamente en él, así como las categorías en que se dividen estos materiales. Notarás que las categorías se comparten a partir de las categorías que creaste en el área de Administración de curso de la plataforma. Aquí también aparecerá cualquier material de formación que hayas insertado en el Repositorio Central desde cursos.
Puedes añadir nuevas categorías en el Repositorio central, que se replicarán automáticamente en el área de Cursos de tu plataforma (y viceversa: si creas una nueva categoría en el área de Cursos, se replicará automáticamente en el Repositorio central). Es importante tener en cuenta que si bien puedes cargar y gestionar material de formación en el Repositorio central, aún debes gestionar el orden de tus materiales dentro de un curso específico en el área de ese curso en la plataforma. No puedes hacerlo desde el Repositorio central.
Ten en cuenta: Los materiales de formación de Asignación no se pueden gestionar en el Repositorio central. Se gestionan solo a nivel de curso. No puedes crear este tipo de material de formación en el Repositorio central, sino sólo en un curso.
Adición de nuevo material de formación al Repositorio central
El proceso de carga de nuevo material de formación es idéntico en el Repositorio central que dentro de un curso específico. Primero, asegúrate de haber seleccionado la categoría correcta en la que quieres colocar tu nuevo material de la lista de categorías del lado izquierdo de la página. A continuación, pulsa el botón Añadir material de formación en el lado derecho de la página principal del Repositorio central.
En el menú desplegable que aparecerá, selecciona si quieres cargar, importar o crear un nuevo material de formación seleccionando el tipo de material. Completa el proceso de cargar, importar o crear el material introduciendo la mayor cantidad de información posible en cada cuadro emergente y pestaña. Cuando hayas terminado de cargar o crear un material de formación, pulsa Guardar cambios. El material aparecerá ahora en tu repositorio central.
Lee más sobre el proceso de creación y gestión de diversos materiales de formación.
Adición de material de formación desde el Mercado de cursos
Cuando se trabaja con algún proveedor de contenido del Mercado de cursos es posible importar su contenido al Repositorio central como material de formación. Consulta los artículos relacionados de nuestra Base de conocimiento sobre Proveedores de contenido disponibles para obtener más información sobre cómo importar contenido desde el mercado en el Repositorio central.
Los materiales de formación importados del Mercado de cursos se identifican mediante un icono de carrito de la compra en la fila de material. Pasa el ratón sobre el icono de carrito de la compra para obtener más información sobre el proveedor de contenido. Los materiales de formación importados de estos proveedores se consideran como cualquier otro material disponible en el Repositorio central.
Cuando se aproxima la fecha de baja de un contenido de la biblioteca Docebo Content, se identifica mediante un icono de advertencia antes del nombre del contenido y en la fila de este. Pasa el ratón sobre el icono para obtener más información sobre la fecha de baja del contenido. El contenido dado de baja se identifica mediante un icono de error; al pasar el ratón sobre el icono, la sugerencia emergente te mostrará cuándo se dio de baja. Puedes filtrar los materiales de formación en proceso de baja o ya dados de baja, o ambos, con el filtro específico. Consulta el artículo Docebo Content para obtener más información sobre cómo gestionar contenido ya dado de baja o en proceso de serlo.
Edición o eliminación de material de formación del Repositorio central
Después de crear tu material de formación, aparecerá en la lista de estos materiales en la página principal del Repositorio central. Cada material tendrá su propia fila en la lista.
Siempre verás el nombre del material de formación y el icono a la izquierda del nombre que representa el tipo de archivo. Asimismo, verás la X roja al final de la fila que te permite eliminar un material (se te pedirá que confirmes esta acción antes de eliminarlo efectivamente), el icono de cruz que te permite arrastrarlo y asignarlo a una categoría y el icono de edición para editarlo.
Ten en cuenta que editar el material de formación utilizando el icono correspondiente (el icono de lápiz y papel) te permitirá editar la información que introdujeras la primera vez que cargaste el archivo. Para los materiales en vídeo, una marca de verificación verde indica que el vídeo se ha convertido correctamente y está listo para su publicación. Si la marca de verificación es roja, indica que el vídeo no se ha cargado correctamente y es posible que deba volver a cargarse.
Desvinculación de materiales de formación del Repositorio central
Los materiales de formación procedentes del Repositorio central y vinculados a un curso pueden ser desvinculados de este y aún así conservar en los informes datos de su realización por el usuario. Para desvincular un material de formación de un curso, accede al área Administración de curso desde el Menú Admin, selecciona el curso y pasa a la pestaña Material de formación. Haz clic en el icono de menú al final de la fila del material y selecciona Desvincular.
Si el alumno ha completado un material de formación del curso y este material es desvinculado posteriormente de ese curso, se conserva la finalización de este. Sin embargo, en los informes no se proporcionarán estadísticas sobre el material no vinculado. Si el alumno no ha completado el material desvinculado, la mejor práctica es seleccionar la opción Establecer el curso como completado para todos los usuarios que hayan terminado todos los demás materiales de formación en el cuadro emergente de confirmación Desvincular. Esto asegurará que los informes del curso sobre estadísticas del usuario conserven el estado completado para el curso.
Gestión de la columna de uso
La columna Uso te muestra en cuántos cursos está colocado un material de formación. Al hacer clic en el enlace de uso de cada fila, aparecerá un cuadro emergente que te proporcionará una lista de cursos en los que está colocado el material. La fila de cada curso tendrá el nombre de este y qué versión del material está en ese curso específico (enseguida te explicamos el concepto de versiones del material de formación).
Puedes hacer clic en el nombre del curso para ir a la página principal de este, donde puedes gestionar el material que contiene. Además, puedes utilizar la barra de búsqueda del cuadro emergente para buscar un curso específico de la lista.
Gestión de la vista previa del Material de formación
El icono de vista previa del material de formación es el icono del botón de reproducción de la fila de un material. Al hacer clic en este icono, aparecerá un cuadro emergente para mostrarte la vista previa gráfica de cómo se ve tu material en tu plataforma. Si tienes varias versiones del mismo material de formación, puedes seleccionar la que quieras previsualizar utilizando el menú desplegable Seleccionar versión en la parte superior izquierda del cuadro emergente. En la sección Detalles de la versión verás muchos cursos donde está colocada esta versión del material, así como quién la subió.
Insertar Material de formación en cursos desde el Repositorio central
Para enviar material de formación a varios cursos en una acción, puedes usar el icono de flecha de la fila del material en la lista. Haciendo clic en este icono aparecerá un cuadro emergente. Comienza seleccionando la versión del material de formación que quieras insertar utilizando el menú desplegable Seleccionar versión en la parte superior izquierda del cuadro emergente.
De nuevo, cuando selecciones la versión verás los detalles de esta a la derecha del menú desplegable. Luego, selecciona en la lista los cursos en los que quieras colocar el material marcando las casillas de verificación de las filas de los cursos. Puedes buscar cursos utilizando la barra de búsqueda en el lado derecho de la lista de cursos. Cuando hayas seleccionado todos los cursos, pulsa el botón Confirmar. Deberías recibir un mensaje confirmando que tu material de formación ha sido insertado con éxito en los cursos.
Adición de Material de formación a un curso desde el Repositorio central
Cuando gestiones material de formación de un curso y quieras añadir un material desde el Repositorio central, selecciona el botón Añadir material de formación y a continuación, selecciona la opción Repositorio central en el menú desplegable. Esto abrirá un cuadro emergente con todos los materiales de formación del Repositorio central.
Cuando se selecciona un elemento, aparece un menú desplegable a la derecha de ese material de formación que muestra todas sus versiones (si las hay). Selecciona el material que quieras añadir. Solo se puede añadir una versión del mismo material a un curso. Puedes seleccionar tantos materiales como haya en el Repositorio central. Cuando hayas seleccionado todos los materiales de formación para ese curso, pulsa Confirmar.
Insertar múltiples Materiales de formación en cursos con una sola acción
Si quieres insertar varios materiales de formación en uno o varios cursos utilizando una acción, haz clic en el botón Insertar materiales de formación en cursos de la barra de acciones de la parte superior de la página principal del Repositorio central. En el cuadro emergente, selecciona los materiales que quieras insertar de la lista de materiales de formación (se dividen por categorías, que puedes seleccionar en el lado izquierdo de la página) marcando la casilla de verificación de la fila del material. Utiliza el menú desplegable de la parte superior para filtrar por tipo de material, o puedes buscar materiales específicos utilizando la barra de búsqueda.
Ten en cuenta: Solo puedes seleccionar e insertar hasta 10 materiales a la vez.
Cuando hayas seleccionado todos los materiales que quieras insertar, pulsa el botón Siguiente para continuar. Después, selecciona los cursos en los que quieres colocar los materiales utilizando la lista de cursos. Consulta la sección anterior si necesitas ayuda para completar esta acción. Cuando hayas seleccionado los cursos, pulsa Confirmar. Deberías recibir un mensaje confirmando que tus materiales de formación han sido insertados con éxito en los cursos.
Creación de múltiples versiones del mismo Material de formación
Algunos tipos de material de formación pueden tener múltiples versiones en la plataforma. Los tipos de archivo que permiten múltiples versiones son los siguientes: SCORM, AICC, XAPI (TIN CAN), Archivo, Vídeo. Para estos elementos, la primera versión del material que subas a la plataforma es automáticamente la Versión uno del mismo. Verás el icono de flecha circular en la fila del material de la lista Repositorio central. Pulsando este icono podrás ver las versiones de este material, así como los detalles de cada versión.
Ten en cuenta: Este icono está deshabilitado (en gris) para tipos de material de formación que no admiten versiones. Este es el caso de cualquier material que se haya publicado en la plataforma mediante una herramienta de creación que utilice el Estándar PENS, pues PENS (Sistema de notificación de cambio de paquete) no admite control de versiones de material de formación.
Para cargar una nueva versión del material, búscalo en la lista principal del Repositorio central y haz clic en el icono de edición de la fila del material. A continuación, selecciona el botón Cargar archivo para cargar el nuevo contenido y añade el título y la descripción. Tendrás la opción de marcar si esta nueva versión puede sobrescribir el material existente (versión uno) o si quieres crear una nueva versión. Si seleccionas la primera opción, el contenido se actualizará en cada curso donde se utilice. Si marcas la segunda opción, rellena los cuadros de texto que aparecerán relacionados con el nombre y la descripción de la nueva versión.
Cuando hayas terminado, pulsa Guardar cambios. Es importante tener en cuenta que el material de formación de tu plataforma seguirá siendo el mismo. Solo se puede versionar el contenido físico del material. Puedes editar y eliminar versiones del contenido haciendo clic en el icono de flecha circular en la fila del material de la lista Repositorio central y a continuación, haciendo clic en los iconos correspondientes en la fila de una versión en la página Historial de versiones.
Ten en cuenta que si eliminas una versión específica del material de formación eliminarás todo el material de cualquier curso en el que se haya colocado previamente. Deberás asegurarte de que la nueva versión se inserte en cada instancia en la que se utilice ese material antes de eliminar una versión anterior. También puedes añadir versiones específicas de materiales de formación a uno o varios cursos utilizando el proceso descrito anteriormente (consulta la sección: Insertar material de formación en cursos desde el Repositorio central).
Creación de una carpeta de categorías en el Repositorio central
Para crear una carpeta Nueva categoría en la página Repositorio central, haz clic en el botón Nueva categoría de la parte superior izquierda de la página. Tras ello, una ventana te pedirá que definas el idioma que quieras para editar, el nombre de la carpeta y el Código de categoría (no obligatorio); después, pulsa Confirmar.
Nota: El Repositorio central y los cursos comparten las mismas carpetas de categorías. Si creas una carpeta de categoría en el Repositorio central, esta también se creará en la página Administración de curso y viceversa.
Filtrado del Material de formación de la lista del Repositorios central
El material de formación de la lista de la página principal del Repositorio central se clasifica automáticamente utilizando las categorías que hayas creado. Para ver el material de una categoría concreta, haz clic en la carpeta de la sección de categorías en el lado izquierdo de la página.
Para filtrar el material de formación que puedes ver en la lista, puedes filtrar por tipo de archivo utilizando el menú desplegable en la parte superior de la lista. También puedes elegir si quieres o no ver los Descendientes cambiando el interruptor de Sí a No. Por último, puedes buscar un material de formación específico (por código o nombre del material) utilizando la barra de búsqueda de la parte superior de la lista.
Compartir el seguimiento para Material de formación
Ahora, el seguimiento de todos los materiales de formación de la plataforma es compartido. ¿Qué significa eso? Si tienes el mismo material de formación (o la misma versión del material de formación) en varios cursos y un usuario completa el material de un curso, este material se marcará automáticamente como realizado en el resto de los cursos donde esté colocado.
Esta es la configuración predeterminada para todos los materiales de formación y se establece a nivel de versión. Por ello, resulta vital tener mucho cuidado al restablecer los datos del usuario con respecto a la finalización del contenido.
Las únicas excepciones para compartir el seguimiento son las encuestas. Cuando crees una encuesta, debes marcar la opción de tener seguimiento local en lugar de compartido. Para obtener información sobre cómo crear encuestas dentro de un curso, consulta este manual. Para crear una encuesta en el Repositorio central, haz clic en el botón Añadir material de formación en el lado derecho de la página principal del Repositorio central y a continuación, selecciona Encuesta en el menú desplegable.
En la página Nueva encuesta, añade un título y una descripción para tu encuesta; después, marca si quieres que su seguimiento se realice de forma local o compartida (sugerimos local para que puedas tener resultados de encuesta más exactos para cada curso). Completa la información de la pestaña Información adicional y pulsa Guardar cambios cuando hayas terminado.
Ten en cuenta: Cuando decidas crear una encuesta cuyo seguimiento se realice de forma local o compartida, no podrás editar posteriormente su seguimiento. Debes eliminar la encuesta y volver a crearla para cambiar las preferencias de seguimiento.
Cómo afecta a los informes el seguimiento compartido
En Informes del curso, ahora puedes ver qué versión del contenido ha completado un usuario si un material de formación tiene varias versiones que se utilizan en diferentes cursos. Del mismo modo, si un usuario completa un material (como una prueba) de un curso, aún aparecerá como completado en los informes de otros cursos.
Buenas prácticas y Consejos y trucos
Mantén ordenado tu Repositorio central. Cuanto más tiempo lo utilices, más material de formación contendrá. Ten cuidado con el nombre, la descripción y las miniaturas de tu material. Utiliza categorías para organizarlo mejor.
Duplicar contenido para varios idiomas. Si tienes el mismo contenido en diferentes idiomas, puedes duplicar fácilmente el material de formación y cambiar el idioma. Siempre puedes usar una subcategoría por idioma (por ejemplo, la Categoría es Música y Artes, tus subcategorías son Inglés, Italiano, Francés, Español...).
Haz una comprobación antes de insertar contenido en cursos desde el Repositorio central. Si ya tienes el mismo material de formación en varios cursos, recuerda que se marcará como completado en cada curso, incluso si el alumno solo completó el material de uno. Esto significa que si aplicas ajustes específicos a ese material localmente (por ejemplo, Marcador de objeto final, Requisitos previos), el usuario podría completar un curso que nunca comenzó realmente.
Curso duplicados y gestión de Materiales de formación del Repositorio central. En la página Administración de curso puedes duplicar cursos. Si el material de formación incluido en un curso que estás duplicando se almacena en el Repositorio central, el seguimiento de este material se transferirá al nuevo curso. Sin embargo, si necesitas duplicar un curso pero el alumno no debe volver a hacer el mismo curso para renovar una certificación, entonces el material debe cargarse directamente en el curso. No se puede insertar desde el Repositorio central, de lo contrario, el estado del material de formación también se conservará en el nuevo curso.
Sobrescribir vs. control de versiones. Si necesitas corregir una palabra, frase o título del material de formación, te sugerimos que uses la opción de sobrescribir. En cambio, si es necesario un cambio importante en la estructura, el control de versiones es lo que necesitas. Ten en cuenta la actualización del seguimiento usando estas opciones:
Opción |
Estado del usuario en el Material de formación (antes de la actualización) |
Estado del usuario en el Material de formación (después de la actualización) |
Sobrescribiendo |
En progreso |
En progreso |
|
Completado |
Completado |
Control de versiones |
En progreso (versión 1) |
No iniciado (versión 2) |
|
Completado (versión 1) |
Completado (versión 1) |
Ten en cuenta que con el control de versiones, si un usuario que ya ha completado la versión anterior de un material de formación lo reproduce de nuevo, verá la nueva versión y tendrá que completarla otra vez desde el principio.