Docebo para Google Drive

Presentación

Si integra su plataforma de aprendizaje Docebo con Google Drive, podrá subir a la plataforma documentos, hojas de cálculo, diapositivas y dibujos de Google como materiales de formación y poner todo eso a disposición de los alumnos, tanto si utilizan la versión de escritorio como la versión móvil de la plataforma.

Quienes hayan activado Discover, Coach & Share podrán servirse de esta integración con Google Drive para subir activos mediante la función Compartir.

La integración entre Docebo y Google Drive puede incluir Google Picker, un diálogo de apertura de archivos con el que los usuarios pueden subir a Docebo los archivos que tengan almacenados en Google Drive. En este artículo se describe cómo utilizar la integración con y sin Google Picker. Para más información sobre Google Picker, consulte la documentación de la Google Picker API en Google (el enlace se abre en una nueva pestaña).

Requisitos y limitaciones

• No puede crear material de formación de Google Drive directamente en los cursos, pero puede crearlo en el Repositorio central y después añadirlo a los cursos.

Activación de Google Drive en Docebo

Active la aplicación Google Drive tal y como se describe en el artículo Gestión de aplicaciones y características de la Base de conocimientos. La aplicación aparece en la pestaña Third Party Integrations (Integraciones de terceros).

Creación de un proyecto de Google para su integración con Docebo

El primer paso para configurar la integración entre Docebo y Google Drive es la creación de un proyecto de Google que utilice permisos concretos de Google Drive.

Para ello, inicie sesión en su cuenta de Google y acceda a la consola de desarrolladores de Google (el enlace se abre en una nueva pestaña). En la barra de acciones de la parte superior de la página, haga clic en Crear proyecto.

Introduzca el nombre del proyecto y, si lo necesita, cambie la organización y la ubicación. Haga clic en el botón Crear para continuar.

Cuando el proyecto esté listo, pulse el icono de notificaciones de la esquina superior derecha de la pantalla y seleccione el proyecto en la lista desplegable.

A continuación, tendrá que habilitar las API adecuadas para su proyecto. Para ello, haga clic en el enlace Habilitar APIs y servicios de la parte superior de la página.

A continuación, se le redirigirá a la página de la Biblioteca de APIs. Utilice el cuadro de búsqueda para localizar la Google Picker API. En la lista de resultados, haga clic en Google Picker API.

Después, llegará a la página Google Picker API, donde tendrá que hacer clic en el botón Habilitar para habilitar la API.

A continuación, deberá habilitar la Google Drive API. Para ello, haga clic en la pestaña Biblioteca del menú APIs y servicios.

Ahora se le dirigirá a la página de la Biblioteca de APIs. Utilice el cuadro de búsqueda para encontrar la Google Drive API. En la lista de resultados que aparecerá, haga clic en Google Drive API.

En la página de resultados de búsqueda, haga clic en Google Drive API.

Después, llegará a la página Google Drive API, donde tendrá que hacer clic en el botón Habilitar para habilitar la API.

Lo siguiente que verá será la página Descripción general de la Google Drive API. Haga clic en el botón Crea credenciales para continuar.

En la siguiente pantalla, seleccione la Google Drive API en el primer cuadro desplegable y, a continuación, seleccione Datos del usuario como el tipo de datos al que accederá. Haga clic en el botón Siguiente para ir al paso sucesivo.

En la siguiente sección, póngale un nombre significativo a su aplicación en el cuadro Nombre de la aplicación y seleccione la dirección de correo electrónico correspondiente en el menú desplegable del cuadro Correo electrónico de asistencia del usuario.

Siga desplazándose hacia abajo y, en la sección Información de contacto del desarrollador, añada una dirección de correo electrónico —que puede ser la misma que utilizara en el cuadro desplegable— y pulse el botón Guardar y continuar.

En la siguiente sección podrá añadir los permisos necesarios. Para ello, pulse el botón Agregar o quitar permisos.

En el menú deslizante que aparecerá, seleccione tanto los permisos Google Drive API (.../auth/drive) como Google Drive API (.../auth/drive.file). Pulse el botón Actualizar para volver a la pantalla principal.

Una vez de vuelta en la pantalla Crea credenciales, pulse el botón Guardar y continuar para pasar a la sección ID de cliente de OAuth.

En la siguiente sección, seleccione Aplicación web en el cuadro desplegable Tipo de aplicación. Esto hará que aparezca el cuadro de texto Nombre. Introduzca un nombre de ID de cliente significativo en el cuadro de texto y pase a la sección Orígenes autorizados de JavaScript. Pulse el botón + Agregar URI para revelar un cuadro de texto con la etiqueta URI 1*. Recuerde que el formato debe ser https://yourplatformname.docebosaas.com (en lugar de yourplatformname con el nombre de su plataforma), sin barra diagonal al final de la URL.

A continuación, desplácese hacia abajo y haga clic en el botón Crear.

En la siguiente sección aparecerán sus credenciales. Copie esta información y péguela en un editor de texto —como por ejemplo el bloc de notas de Windows— para poder usarla después, cuando tenga que añadir la información a la plataforma Docebo. Haga clic en Listo para terminar de configurar las credenciales OAuth2.

Una vez de vuelta en la pantalla Google Drive API, pulse la pestaña Credenciales en el menú lateral APIs y servicios para acceder a su lista de credenciales.

En la siguiente pantalla que aparecerá se mostrará una lista de credenciales configuradas. Haga clic en el botón + Crear credenciales y seleccione Clave de API en la lista desplegable.

Ahora se creará su clave de API, que aparecerá en la pantalla. Copie la clave de API y péguela en un editor de texto para poder usarla más tarde en la plataforma Docebo. A continuación, pulse el enlace Edita la clave de API en la ventana modal, no pulse Cerrar.

En la siguiente pantalla, Restricciones de clave, baje hasta la sección Restricciones de API y pulse el botón redondo Restringir clave. A continuación, haga clic en el menú desplegable Select APIs (Seleccionar APIs).

En la ventana modal resultante, seleccione tanto la Google Drive API como la Google Picker API y pulse Aceptar para confirmar su elección.

A continuación, pulse el botón Guardar para terminar de configurar sus restricciones de API.

Ahora habrá completado la configuración en Google y podrá pasar a configurar la integración de Google Drive en su plataforma Docebo.

Configuración de Google Drive en Docebo

Para configurar Google Drive en Docebo, acceda al Menú de navegación y seleccione Google Drive en Complementos e integraciones (icono de puzzle).

Se le redirigirá a la página de ajustes de Google Drive. En la parte superior de la página, active la opción Habilitar Google Drive e introduzca en los cuadros de texto correspondientes su clave de API y su identificador de cliente.

Pulse Guardar los cambios para finalizar la configuración.

Puede restablecer en cualquier momento su configuración de Google Drive haciendo clic en Restablecer configuración. Si restablece la configuración, se eliminarán tanto la clave de API como el identificador de cliente y no podrá utilizar la integración hasta que vuelva a introducir valores válidos.

Cómo subir material de formación mediante Google Picker

Puede subir documentos, hojas de cálculo, presentaciones de diapositivas o dibujos de Google (en formato nativo) directamente a un curso o al Repositorio central. Si sube el material a un curso, siempre tendrá la posibilidad de enviarlo al Repositorio central más tarde. A efectos de este manual, se subirá el material de formación de Google Drive directamente a un curso.

Para subir contenido de Google Drive a un curso como material de formación, inicie sesión como Superadministrador en la plataforma y acceda al Menú de navegación. En Contenido y entrega (icono de carpeta), seleccione el elemento Cursos. Localice el curso al que desee subir el material de formación de Google Drive y haga clic en su descripción. Después, vaya a la pestaña Materiales de formación. Desde aquí, seleccione el botón Añadir material de formación y, a continuación, seleccione Google Drive en el menú desplegable.

A tener en cuenta: El contenido de Google Drive solo se puede subir como material de formación a cursos de e-learning.

En la página principal de subida de material de formación de Google Drive, marque la opción Importar archivo de la fila Fuente de archivos de Google en la parte superior de la página. A continuación, pulse el botón Cargar desde Google Drive. Ahora aparecerá su Google Picker. Puede usar las pestañas de la parte superior de la página para ver documentos, presentaciones, hojas de cálculo o dibujos. Cuando localice el objeto que desee importar, pulse la imagen en miniatura de este para seleccionarlo y, a continuación, pulse el botón Seleccionar.

El título del material de formación de su plataforma aparecerá automáticamente en función del título del objeto en Google Drive, aunque puede modificarlo si lo necesita. A continuación, añada una descripción para el material de formación en el cuadro de texto correspondiente y vaya a la pestaña Información adicional para añadir una descripción breve y seleccionar una imagen en miniatura.

También puede añadir etiquetas a su material para que sea más fácil localizarlo en la búsqueda global de su plataforma. Si la función de etiquetado automático está habilitada en su plataforma, algunas etiquetas pueden generarse automáticamente en función del contenido de su activo, según lo entienda su plataforma mediante el uso de la inteligencia artificial (tenga en cuenta que esto solo funciona para contenidos en inglés, español, francés, alemán, italiano y portugués). Puede editar o eliminar etiquetas en cualquier momento, con un límite de 15 etiquetas por material de formación y 32 caracteres por etiqueta. 

Por motivos de seguridad, la inteligencia artificial de la plataforma no accede a contenido privado —es decir, contenido para cuyo acceso sea necesaria la autenticación— y, por lo tanto, solo puede generar automáticamente etiquetas para contenido público. Si va a subir contenido privado, le recomendamos que añada las etiquetas manualmente. Los tipos de archivos aceptados para el autoetiquetado en su plataforma de aprendizaje son:

Cuando haya terminado, pulse Guardar cambios. 

Cuando haya subido el archivo, lo encontrará en la lista de materiales de formación del curso en la página Materiales de formación. Desde aquí, puede gestionar la configuración del material de formación o enviarlo al Repositorio central. Para ello, pulse el icono de menú de la fila del objeto y seleccione una opción del menú desplegable.

Cómo subir material de formación sin Google Picker

Para subir un objeto de Google Drive a su plataforma como material de formación, siga las instrucciones de la sección anterior sobre cómo acceder a la página de subida de este tipo de material de formación. Cuando haya seleccionado la opción de subir un objeto de Google Drive a un curso y se le haya redirigido a la página principal de subida del objeto, marque la opción Incrustar URL en la sección Fuente de archivos de Google de la parte superior de la página.

Debajo aparecerá un cuadro de texto y en él podrá copiar y pegar el enlace de Google Drive al objeto. Para obtener este enlace, abra el objeto en Google Drive. Cuando esté en la página del objeto, pulse la opción Archivo y, a continuación, seleccione Publicar en la web en el menú desplegable.

Después, en el cuadro emergente, tendrá que DESELECCIONAR la opción de obligar a los usuarios a iniciar sesión para ver el documento (si no ve esta opción, pulse antes el elemento Contenido publicado y configuración). A continuación, pulse Publicar y copie el enlace que aparecerá en el cuadro de texto. Ahora puede pegar este enlace en el cuadro de texto correspondiente de la página de subida de su plataforma Docebo.

Cuando haya pegado el enlace en su plataforma, aparecerá una marca de verificación verde en el lado derecho de la página, si es que su plataforma Docebo reconoce el enlace como un enlace válido de Google Drive. Si no es así, aparecerá una X roja y tendrá que volver a intentar copiar y pegar el enlace.

A continuación, añada un título y una descripción para el material de formación en los cuadros de texto correspondientes y vaya a la pestaña Información adicional para añadir una descripción breve y seleccionar una imagen en miniatura. También puede añadir etiquetas a su material para que sea más fácil localizarlo en la búsqueda global de su plataforma. Si la función de etiquetado automático está habilitada en su plataforma, algunas etiquetas pueden generarse automáticamente en función del contenido de su material de formación, según lo entienda su plataforma mediante el uso de la inteligencia artificial (tenga en cuenta que esto solo funciona para contenidos en inglés, español, francés, alemán, italiano y portugués). Puede editar o eliminar etiquetas en cualquier momento, con un límite de 15 etiquetas por material de formación y 32 caracteres por etiqueta. Por motivos de seguridad, la inteligencia artificial de la plataforma no accede a contenido privado —es decir, contenido para cuyo acceso sea necesaria la autenticación— y, por lo tanto, solo puede generar automáticamente etiquetas para contenido público. Si va a subir contenido privado, le recomendamos que añada las etiquetas manualmente. Los tipos de archivos aceptados para el autoetiquetado en su plataforma de aprendizaje son:

Cuando haya terminado, pulse Guardar cambios.

Cuando haya subido el archivo, lo encontrará en la lista de materiales de formación del curso en la página Materiales de formación. Desde aquí, puede gestionar la configuración del material de formación o enviarlo al Repositorio central. Para ello, pulse el icono de menú de la fila del objeto y seleccione una opción del menú desplegable.

Preparación y gestión de archivos en Google Drive

Antes de subir un archivo de Google Drive a su plataforma de Docebo, compruebe que la configuración de Compartir esté establecida como Cualquier persona con el enlace. Para configurar esta opción, pulse el botón Archivo en Google Drive y, a continuación, pulse Compartir en el menú desplegable. En el cuadro emergente, seleccione la opción Obtener enlace para compartir. Abra el menú desplegable de la parte superior del cuadro y, a continuación, pulse Más. Después, marque la opción de Cualquier persona con el enlace. Cuando haya terminado, pulse Hecho.

Cuando cambia el contenido de un objeto de Google Drive que también es material de formación en Docebo, los cambios se aplican en la plataforma casi en tiempo real. Google Drive y Docebo se sincronizan cada cinco minutos.

Si elimina un objeto en Google Drive después de que se haya publicado como material de formación en Docebo, no elimine el material de formación de su plataforma, ya que en ese caso perdería los datos de ese objeto.

Gestión de archivos de Google Drive en Docebo

Cuando se sube a Docebo un archivo desde Google Drive, se puede reproducir en cualquier modalidad: modo cine, pantalla completa, en línea o en una ventana nueva. No olvide que en Docebo se puede hacer clic en los enlaces y reproducir los vídeos incrustados en sus archivos.

Cuando los alumnos abran el material de formación en sus plataformas de Docebo, el material de formación de Google Drive se marcará automáticamente como completado con solo abrirlo, independientemente de cuánto tiempo hayan pasado viendo el objeto.

Consejos y trucos

• Si desea desactivar la aplicación de Google Drive en Docebo después de haber añadido a sus cursos objetos de Google Drive como materiales de formación, deberá eliminar todo el material de formación de su plataforma de Docebo antes de desactivar la aplicación.
• No olvide que la integración de Google Drive solo permite extraer documentos de una unidad no compartida. Los documentos de Google almacenados en una unidad compartida no se pueden importar.