Presentación

Las listas de comprobación de observación son una herramienta fácil de usar integrada en tu plataforma de aprendizaje que te permite observar y documentar cómo realizan sus tareas tus alumnos y subordinados en un formato de lista de comprobación de configuración rápida. Tú, como Superadministrador, puedes crear fácilmente listas de comprobación de observación en múltiples formatos (por ejemplo, de opción única, opción múltiple, menú desplegable y otros tipos de respuesta) para que los usuarios las completen para sí mismos o para otros usuarios en la plataforma o para que los gerentes las completen para sus subordinados.

Además, también puedes agregar estas listas como material de formación importando a un curso (de cualquier tipo) listas ya creadas en la página de gestión de Listas de comprobación de observación. Este artículo describe cómo importar una lista de comprobación a un curso como material de formación.

Recuerda que la misma lista se puede (de forma simultánea) programar utilizando la página de gestión de Listas de comprobación de observación (obtén más detalles aquí) y agregar también como material de formación en un curso desde Administración de curso como se explica en las siguientes secciones de este artículo.

Casos prácticos

La función de Listas de comprobación de observación abre varias oportunidades, como:

• Supervisar y garantizar que los usuarios trabajen de acuerdo con requisitos o procesos.
• Comprobar rápidamente cómo realizan los usuarios tareas de trabajo específicas.
• Supervisar el estado de progreso de los usuarios en relación con ciertas tareas dentro o fuera de la plataforma de aprendizaje.
• Asegurar que tus alumnos estén siguiendo lo que han aprendido más allá de la formación formal.

Al incluir listas de comprobación de observación en tus cursos, tú, como Superadministrador, podrás supervisar completamente el progreso de los alumnos mediante listas que completa un observador, quien también puede ser otra persona y no el alumno inscrito en el curso, y vincularlas a la finalización de un curso específico.

Importación de Listas de comprobación de observación como material de formación

Si quieres añadir una lista de observación como material de formación para tu curso, inicia sesión como Superadministrador en la plataforma y accede al Menú Admin desde el icono del engranaje de la esquina superior derecha de la plataforma. En la sección Aprendizaje en línea, selecciona el elemento Administración de curso. Busca el curso al que quieras importar la lista como material de formación y haz clic en su descripción; después, ve a la pestaña Material de formación. Desde aquí, selecciona el botón Añadir material de formación y a continuación, selecciona Lista de comprobación de observación en el menú desplegable.

Ten en cuenta: Puedes importar las listas que hayas creado tú como Superadministrador o un Usuario avanzado utilizando la página de gestión Listas de comprobación de observación, pero no puedes crear listas nuevas desde la página Administración de curso. Si quieres crear o administrar tu lista, accede a la página Listas de comprobación de observación del Menú Admin.

Se abrirá el panel derecho Importar lista de comprobación. Comienza eligiendo una de las listas disponibles (que son las creadas en la página de gestión de listas de comprobación); después, pulsa Siguiente y establece quién será el observador de la lista (la persona que la rellenará), la aprobación de la lista y las opciones de cumplimentación.

Ten en cuenta: Al configurar la lista de comprobación que vayas a importar como material de formación, pasarás por las secciones de observador y aprobación, que son las mismas que las que encontraste en el segundo paso - Observación y aprobación - de la configuración de la lista al programarla en la página de gestión de Listas de comprobación de observación. Para obtener más información sobre cómo configurar estas dos secciones, consulta la sección Segundo paso: Establecer observador de la lista de comprobación y Aprobación de la lista de comprobación del artículo de gestión de listas de comprobación.

Ten en cuenta también que al importar una lista de comprobación no tendrás que configurar nuevamente qué usuarios serán objeto de comprobación (primer paso de la configuración en la página de gestión de Listas de comprobación de observación), pues son los alumnos inscritos en el curso en el que estás agregando la lista como material de formación.

Una vez configurado el observador de la lista de comprobación y decidido si esta debe ser aprobada por otra persona, establece las opciones de cumplimentación, es decir, los criterios de realización del material de formación de la lista dentro del curso.

Si eliges la opción Al finalizar, el material de formación de la lista se marca como completo cuando esta alcanza el estado Completada (el observador ha terminado de responder a los elementos de la lista y ha pulsado el botón Enviar lista de comprobación). Recuerda que si la lista requiere el paso de aprobación, se considerará Completada solo después de que se haya realizado esa operación.

Si eliges la opción Al enviar, el material de formación de la lista se marca como completo cuando se envía la lista al observador para que la cumplimente. Establece esta opción si quieres permitir que el alumno continúe con el curso, especialmente cuando el observador sea otra persona, pues aquel no necesita esperar a que el observador complete la lista para poder continuar con el curso.

Cuando hayas terminado de configurar las opciones de cumplimentación, pulsa Importar. 

Ahora puedes cambiar el título de la lista escribiendo uno nuevo en el campo correspondiente. De hecho, el título del material de formación de una lista de comprobación puede ser distinto al título de la propia lista. A continuación, también puedes añadir una descripción para ese material de formación. Después, desplázate a la pestaña Información adicional para añadir una descripción breve, etiquetas y una miniatura.

Agregar etiquetas a tu material de formación mejora su capacidad de búsqueda en la búsqueda global de tu plataforma. Algunas etiquetas pueden generarse automáticamente en función del contenido de tu material y según determine tu plataforma usando inteligencia artificial (ten en cuenta que esto solo funciona para contenidos en inglés, español, francés, alemán, italiano y portugués). Puedes editar o eliminar etiquetas en cualquier momento, con un límite de 15 etiquetas por material de formación (más información sobre los tipos de contenido que se pueden etiquetar). Recuerda que por razones de seguridad, la inteligencia artificial de la plataforma no accede a contenido privado (es decir, contenido para cuyo acceso sea necesaria una autenticación) y por lo tanto, solo puede generar automáticamente etiquetas para contenido público. Si vas a subir contenido privado, te recomendamos que añadas manualmente las etiquetas.

Después, establece una miniatura. Puedes elegir entre una selección de miniaturas precargadas o cargar las tuyas propias. 

Cuando hayas terminado, pulsa Guardar cambios para crear el material de formación, el cual aparece ahora en la lista de materiales en la pestaña Material de formación del curso. Puedes cambiar a la vista de alumno utilizando el botón Vista de alumno de la barra de acciones que hay en la parte superior de la página Material de formación. En la vista de alumno se muestra cómo verán los alumnos el material de formación.

Asignación a alumnos de Material de formación de lista de comprobación

El material de formación de lista de comprobación se asignará a la persona que tenga que completarla (el observador) solo cuando el usuario inscrito en un curso pueda abrir ese material en el curso, no antes. El alumno verá esta fecha como la fecha de creación en la página de vista previa de las listas de comprobación en el reproductor del curso. La asignación se lleva a cabo exactamente cuando el alumno puede acceder a la lista (para un curso en el que establezcas requisitos previos, después de haber completado los correspondientes al material de formación). Esta lógica se ha implementado para evitar que los gerentes reciban (y se vean abrumados por) un gran número de listas que, sin embargo, no estén preparadas para completarse.

Ten en cuenta: Tu alumno podría advertirte de que al acceder a este material en un curso, el reproductor muestra un mensaje que dice que el material no se puede crear y que la lista no está disponible. Esto sucede porque la lista involucra a un usuario (que también puede ser un gerente) a cargo de la observación o de la aprobación que mientras tanto (después de configurar el material de formación de la lista) ha sido eliminado de la plataforma. Como Superadministrador puedes solucionar esta situación editando los ajustes de la lista de comprobación desde la página del curso como se explica en el siguiente capítulo de este artículo, y sustituyendo al usuario que ya no está en la plataforma por otro que sí lo esté.

Presta atención también a los usuarios desactivados, pues si uno de ellos está a cargo de la observación o aprobación, la lista se asigna de todos modos.

Gestión de los ajustes del Material de formación de lista de comprobación

Una vez que el material de formación se ha añadido a un curso, puedes gestionar los ajustes adicionales. Pulsa el icono de menú en el extremo derecho de la fila del material de formación y a continuación, selecciona Ajustes.

En el cuadro emergente, decide si el material está visible u oculto, el periodo de tiempo de publicación y si es un marcador de objeto final. Más información sobre estos ajustes.

Ten en cuenta: Si ocultas el material de formación de lista de comprobación o estableces un periodo de tiempo de publicación que no incluya fechas actuales o futuras, y la lista aún no se ha asignado a ningún usuario, esta no se asignará a usuarios (observadores) para su cumplimentación y por lo tanto, no se contabilizará para la finalización del curso. Sin embargo, si la lista ya ha sido asignada a uno o más usuarios (el observador ya recibió la notificación informándole de que tiene que completar la lista), incluso si tú como Superadministrador la ocultas o estableces un periodo de tiempo de publicación que no incluya fechas actuales o futuras, el usuario aún tiene que completarla, lo cual se contabilizará para la finalización el curso.

Cuando hayas terminado, pulsa Guardar cambios.

Si necesitas editar el título, la descripción, las etiquetas o la miniatura del material de formación, pulsa el icono de menú del extremo derecho de la fila del material y después, selecciona Editar.

Si tienes que editar los ajustes (opciones de observador, aprobación y cumplimentación) para la lista que hayas importado como material de formación de un curso, pulsa el icono de menú en el extremo derecho de la fila del material y selecciona después Ajustes de la lista de comprobación. Ten en cuenta que las listas ya asignadas a usuarios no se verán afectadas por un cambio en los ajustes.

Limitaciones de Usuarios avanzados en la gestión de Listas de comprobación

Los Usuarios avanzados con permisos concedidos pueden crear y administrar sus propias listas de comprobación, y administrar las asignadas a los usuarios que gestionan, pero no pueden administrar y editar listas que impliquen a usuarios que no gestionen.

Por ejemplo, si una lista de observación implica a un usuario (como observador de la lista o como usuario a cargo de aprobarla) que un Usuario avanzado no tiene permisos para gestionar, el Usuario avanzado no puede administrar ninguna de las opciones y ajustes de dicha lista.

Siguiendo la misma lógica, si un Usuario avanzado gestiona un curso en el que se ha añadido un material de formación lista de comprobación, pero esta está asignada a un usuario que no sea gestionado por el Usuario avanzado, este no puede duplicar la lista al duplicar el curso.