Presentación

Los alumnos y sus superiores a menudo tienen dificultades para realizar una simple supervisión de las tareas en su entorno de trabajo. Las listas de comprobación de observación son una herramienta fácil de usar integrada en su plataforma de aprendizaje que le permite observar y documentar cómo realizan sus tareas sus alumnos y subordinados en un formato de lista de comprobación más rápido de configurar.

Usted, como Superadministrador, puede crear fácilmente listas de comprobación de observación en múltiples formatos (por ejemplo, de opción única, elección múltiple, menú desplegable y otros tipos de respuestas) para que los usuarios las completen por sí mismos o para otros usuarios en la plataforma, o para que los superiores las completen para sus subordinados. Esta herramienta le ofrece una vista rápida del estado de progreso de los usuarios en relación con determinadas tareas (dentro o fuera de la plataforma) durante un período de tiempo determinado, y le permite supervisar el cumplimiento de los usuarios de ciertos requisitos que pueda tener en sus procesos diarios de trabajo. Las listas de comprobación pueden activarse por eventos específicos (como la finalización de un curso) o bien programarse.

Además, también puede añadir listas de comprobación de observación como material de formación a un curso, importando a este curso (de cualquier tipo) las listas ya creadas en la página de gestión de Listas de comprobación de observación. Recuerde que la misma lista puede programarse utilizando la página de gestión Listas de comprobación de observación (más detalles en el capítulo Programación y selección de usuarios para una lista de comprobación a continuación) y (simultáneamente) también puede añadirse como material de formación a un curso desde la Gestión de cursos.

Casos prácticos

La función de listas de comprobación de observación abre varias oportunidades, como:

• Supervisar y garantizar que los usuarios trabajen de acuerdo con requisitos o procesos.
• Comprobar rápidamente cómo realizan los usuarios tareas de trabajo específicas.
• Supervisar el estado de progreso de los usuarios en relación con determinadas tareas dentro o fuera de la plataforma de aprendizaje.
• Asegurar que sus alumnos estén siguiendo lo que han aprendido más allá de la formación formal.

Por ejemplo, si en su empresa los empleados nuevos son inscritos en un plan de aprendizaje con cursos que les enseñen cómo usar, mantener y dar servicio correctamente a los productos de su empresa después de haber completado su formación, es importante que puedan demostrar sus conocimientos en la práctica. Para lograrlo, los superiores y empleados colaboran para completar listas de comprobación de observación cuya realización se puede monitorizar en la plataforma. Cuando los superiores completan la lista de comprobación de incorporación para un empleado, hay un registro notificable a efectos de cumplimiento y validación de que la competencia del nuevo empleado está al nivel deseado.

Al configurar la lista de comprobación, bajo las opciones de Programaciones, seleccionará el grupo de Nuevos empleados en la opción Usuarios que comprobar, así como el Superior directo en la opción Observador. Después seleccionará la opción de hacer que la lista de comprobación esté disponible al completarse el curso, y elegirá el último curso en el plan de aprendizaje de los nuevos empleados para que la active.

Una vez completado el último curso del plan de aprendizaje, la lista de comprobación estará disponible para el superior y también se activará y enviará a este una notificación para el evento Nuevas listas de comprobación de observación de superior para completar, informándole de que el nuevo empleado está listo para su comprobación.

Una vez completada la lista de comprobación de observación, usted, como Superadministrador, podrá visualizar todas las listas de comprobación completadas desde el Panel de listas de comprobación de observación.

Lenguaje de las listas de comprobación de observación en la herramienta de localización

Las listas de comprobación de observación son una herramienta muy flexible que se adapta a diversos casos prácticos. Por eso, puede cambiar libremente las etiquetas para que se adapten mejor a sus necesidades usando la herramienta de localización de Docebo. Por ejemplo, su lista se compone originariamente de "elementos", pero tal vez quiera que esté compuesta de "preguntas". Usted, como Superadministrador, tiene la capacidad de personalizar el lenguaje de su lista de comprobación para satisfacer sus necesidades. La siguiente tabla enumera las claves que puede cambiar:

Módulo	Clave	Traducción
standard	Nuevo grupo de preguntas	Nuevo grupo de elementos
standard	Configure aquí los detalles del nuevo grupo de preguntas	Configure aquí los detalles del nuevo grupo de elementos
standard	Editar grupo de preguntas	Editar grupo de elementos
standard	Editar los detalles del grupo de preguntas	Editar los detalles del grupo de elementos
standard	¿Seguro que desea eliminar este grupo de preguntas y sus respuestas?	¿Seguro que desea eliminar este grupo de elementos y sus respuestas?
standard	Tipo de respuesta	Tipo de respuesta
standard	Añadir Aprobada/Suspendida al final de la lista de comprobación	Añadir revisión de aceptación al final de la lista de comprobación
standard	Para cerrar la lista de comprobación, el evaluador tendrá que establecerla como aprobada o suspendida	El observador solo puede cerrar la lista después de revisar sus respuestas
standard	Revisión de aceptación	Revisión de aceptación
standard	¿Acepta las respuestas de la lista de comprobación?	¿Acepta las respuestas de la lista de comprobación?
standard	Suelte aquí para mover el elemento	Suelte aquí para mover el elemento
standard	Suelte aquí para mover el grupo de elementos	Suelte aquí para mover el grupo de elementos

Creación de una lista de comprobación de observación

Como Superadministrador, para crear una lista de comprobación de observación, comience accediendo al Menú de administrador desde el icono de engranaje de la esquina superior derecha de su plataforma. A continuación, seleccione la opción Listas de comprobación de observación de la sección E-Learning. En la página Listas de comprobación de observación puede crear y gestionar sus listas de comprobación.

A tener en cuenta: Los Usuarios avanzados con permisos pueden crear y gestionar sus propias listas de comprobación y gestionar las creadas por los usuarios que tengan asignados. Más información sobre los permisos de los Usuarios avanzados.

Si no ha creado aún ninguna lista de comprobación, encontrará una página vacía sin listas. Si ya ha creado una o más listas, las encontrará en la página Listas de comprobación de observación, donde puede ver sus detalles, editarlas, duplicarlas o eliminarlas.

Para editar, duplicar o eliminar una lista de comprobación, haga clic en el icono de puntos suspensivos del lado derecho de la lista y, a continuación, seleccione la opción correspondiente. Cuando se duplica una lista de comprobación, se crea una nueva lista que contiene los mismos elementos (y grupos de elementos) y con la misma configuración que los de la lista original. Una vez que haya duplicado una de sus listas de comprobación, puede editarla y programarla de acuerdo con sus necesidades. Por supuesto, su nueva lista no contendrá ninguna programación, por lo que no verá ninguna en la columna Programaciones en la página Listas de comprobación de observación. Consulte la sección Programación y selección de usuarios para una lista de comprobación más abajo en este artículo para obtener información sobre cómo programar sus listas. Tenga en cuenta que también puede duplicar una lista de comprobación duplicada.

No puede eliminar una lista si está asociada a uno o más cursos. Para poder eliminarla, en primer lugar, tiene que eliminar el material de formación de la lista de comprobación en cada uno de los cursos en los que haya sido añadido.

Haciendo clic en el icono de la columna Cursos en la tabla de la página se le redirigirá a la pestaña Cursos, donde verá la lista de cursos a los que se ha asociado la lista de comprobación.

Para crear una nueva lista de comprobación, pulse el icono más (Nueva lista de comprobación) de la esquina superior derecha de la página. Se abrirá el panel derecho Crear nueva lista de comprobación de observación. En la sección Detalles, introduzca un código, un nombre y una descripción para su lista. El único campo obligatorio es Nombre.

Si desea añadir un área para notas libres al final de cada elemento de la lista, seleccione la casilla de verificación correspondiente en la siguiente sección, Opciones. Además, si desea que el observador (la persona que rellena la lista de comprobación) revise las respuestas de la lista para cerrarla, seleccione el indicador de revisión de aceptación en la sección Opciones. Al habilitar esta opción, al final de la lista de comprobación, el observador hará una revisión de aceptación de la lista completada.

Para cerrar y enviar la lista de comprobación, el observador debe seleccionar el pulgar hacia arriba si acepta las respuestas de la lista o el pulgar hacia abajo en caso contrario.

A tener en cuenta: La lista de comprobación se completará independientemente de la respuesta del observador (pulgar hacia arriba o pulgar hacia abajo).

Cuando haya terminado de configurar las propiedades de la lista de comprobación, pulse Crear y editar.

Visualización y edición de las propiedades de las listas de comprobación de observación

La página que se abrirá después de haber seleccionado Crear y editar se compone de cinco pestañas relacionadas con su lista de comprobación: Propiedades, Elementos, Vista previa, Programaciones y Cursos. En la pestaña Propiedades encontrará la información introducida en el panel derecho Crear nueva lista de comprobación de observación y podrá editarla si lo necesita.

Adición de elementos a una lista de comprobación de observación

Acceda a la pestaña Elementos en la página de su lista de comprobación para añadir nuevos grupos de elementos y nuevos elementos dentro de cada uno de los grupos recién creados. Aquí verá la estructura de su lista. Puede crear grupos de elementos si desea recopilarlos por temas, asuntos o si necesita agrupar los elementos de su lista de comprobación según cuándo se marque cada elemento (por ejemplo, tareas a realizar antes de iniciar una actividad, tareas durante la actividad y tareas después de haberla completado).

Pulse el icono más (Nuevo grupo de elementos) para añadir un grupo nuevo. Se abrirá un panel a la derecha donde puede configurar los detalles del grupo de elementos recién creado. Rellene el Nombre del grupo (el único campo obligatorio) y el campo de texto Descripción/instrucciones. El nombre del grupo y el texto de la descripción/instrucciones se muestran de forma predeterminada. Si no desea mostrarlos, seleccione la opción No mostrar el nombre del grupo en la lista de comprobación. Recuerde que el nombre del grupo nunca se muestra en la aplicación móvil, independientemente de cómo configure la opción mencionada anteriormente. Cuando haya terminado, seleccione Crear. Repita este proceso para crear nuevos grupos. Tenga en cuenta que no hay límites en el número de grupos que puede crear.

Ahora, pulse el icono más (Nuevo elemento) para añadir un nuevo elemento al grupo que ha creado, introduzca después el nombre del elemento en el campo Elemento y elija un tipo de respuesta (respuesta breve, párrafo, selección única, elección múltiple, desplegable, selector de fecha o selector de hora). Según el tipo de respuesta que haya elegido, los campos de respuesta correspondientes aparecerán debajo del elemento.

Para editar, eliminar o duplicar un grupo de elementos o para eliminar o duplicar un solo elemento de un grupo, haga clic en el icono de puntos suspensivos de la parte derecha de la sección del grupo o del elemento y, a continuación, seleccione la opción correspondiente. Puede organizar el orden de los elementos o los grupos en su lista de comprobación arrastrándolos y soltándolos. Para ello, coloque el cursor sobre la fila del elemento o grupo en el extremo izquierdo hasta que aparezca el icono y, a continuación, arrastre y suelte el elemento o grupo.

A tener en cuenta: Si edita los grupos de elementos de su lista de comprobación después de la fecha de inicio que configurara para ella en la pestaña Programaciones (lo que significa que sus usuarios o superiores pueden haber completado ya esa lista), se creará una nueva versión de la lista de comprobación. Si su lista se repite cada x días, semanas o meses, los usuarios y superiores que la completen verán la nueva versión la primera vez que completen la lista después de sus cambios. En la página de la lista de comprobación de observación siempre verá la última versión guardada. Para obtener más información sobre las opciones de programación, lea la sección Programación y selección de usuarios para una lista de comprobación.

Visualización de la vista previa de su lista de comprobación de observación

En la pestaña Vista previa de la página de su lista de comprobación verá una vista previa de la lista que usted, como Superadministrador, ha creado y después configurado en las pestañas Propiedades y Elementos. Cualquier cambio que realice (y guarde) en las pestañas Propiedades y Elementos se reflejará en la vista previa de la lista de comprobación.

La vista previa muestra la lista tal y como la verá el usuario o superior que la complete. Si desea saber de antemano cómo será la experiencia de sus usuarios, también puede completar la lista de comprobación que se muestra en la pestaña Vista previa.

Programación y selección de usuarios para una lista de comprobación

En la página de su lista de comprobación, vaya a la pestaña Programaciones, donde puede configurar y programar la lista de comprobación de observación que esté creando o gestionar la programación de una lista existente. Si aún no ha programado la lista, encontrará una página vacía sin ninguna programación para ella. Si ya ha programado esa lista, encontrará todas sus programaciones en la tabla de la pestaña Programaciones.

Para programar su lista de comprobación, pulse el icono del reloj (Programar lista de comprobación) de la esquina superior derecha de la página. Se abrirá el panel derecho Programar lista de comprobación. Esta área se divide en tres pasos:

Primer paso: Seleccionar los usuarios que comprobar

En el primer paso, decida qué usuarios serán sometidos a la comprobación. Como Superadministrador, puede elegir usuarios asignados a un grupo, usuarios asociados con una rama o usuarios individuales. Después, seleccione el grupo o grupos, la rama o ramas o el usuario o usuarios individuales (recuerde que puede seleccionar hasta 10 usuarios individuales) de la tabla correspondiente en la parte inferior del panel Programar lista de comprobación.

A tener en cuenta: Cuando se selecciona una rama, sus subramas no se seleccionan automáticamente. Si desea seleccionar una o más subramas, debe hacer clic en el botón de flecha del lado derecho de la fila de la rama y seleccionar manualmente las subramas que desee añadir.

Obtenga más información sobre los grupos y ramas. Cuando haya terminado este paso, seleccione Siguiente para pasar al segundo.

Segundo paso: Establecer el observador y la aprobación de la lista de comprobación

En este paso puede decidir quién completará la lista de comprobación (el observador), así como elegir a una persona encargada de aprobarla.

Observador de la lista de comprobación

Puede configurar si la lista será completada por los propios usuarios objeto de la comprobación (opción Comentarios propios), por un superior (opción Superior) o por otro usuario de la plataforma (opción Usuario personalizado). Si elige la opción Comentarios propios, los usuarios que seleccionara en el primer paso completarán la lista por su cuenta.

Si elige la opción del superior, los superiores de los usuarios seleccionados en el primer paso (alumnos individuales o alumnos que formen parte de los grupos o ramas que seleccionara) deben completar la lista de comprobación de observación. Cuando elija la opción del superior, también debe seleccionar el tipo de superior en la lista desplegable. Los superiores que tengan que completar la lista recibirán una notificación en el área Notificaciones de la plataforma y gestionarán después, desde su página Mi equipo, las listas donde se observe a su equipo. En cambio, los superiores usarán la página Mis listas de comprobación para encontrar en un solo lugar todas las listas que tengan que completar. Más información sobre cómo pueden completar y gestionar los superiores listas de comprobación de observación para sus equipos.

Si elige la opción Usuario personalizado, el observador que completará la lista será un usuario del mismo nivel que elija de la lista de usuarios que aparece en el menú bajo la opción después de comenzar a escribir el nombre de dicho usuario del mismo nivel. Los usuarios que tengan que completar listas de comprobación recibirán una notificación en el área Notificaciones de la plataforma y completarán después las listas que se les asignen en su página integrada Mis listas de comprobación. Debe añadir la página Mis listas de comprobación al menú principal de los usuarios para que puedan acceder de manera rápida y sencilla a esa página. Recuerde añadir esta página para sus usuarios, pues no está habilitada de forma predeterminada. Más información sobre cómo pueden completar y gestionar los usuarios sus listas de comprobación de observación.

Aprobación de la lista de comprobación

También puede decidir si la lista que está configurando debe ser aprobada o no por otra persona marcando la casilla de verificación correspondiente.

Una vez seleccionada en la casilla, aparecerán dos opciones a continuación. Puede elegir entre un superior y un usuario personalizado que se encargue de aprobar su lista; después, seleccione Siguiente para ir al siguiente paso.

Si selecciona la opción del superior (y elige su tipo), los superiores de los usuarios que hayan completado la lista de comprobación tendrán que aprobarla o rechazarla.

Si desea que la lista sea aprobada (o rechazada) por un usuario concreto del mismo nivel, seleccione la opción Usuario personalizado e introduzca su nombre en el campo debajo de la opción.

Los superiores o usuarios que tengan que aprobar la lista de comprobación recibirán una notificación en el área Notificaciones de la plataforma, y revisarán después la lista que se les haya asignado para su aprobación, decidiendo si aprobarla o rechazarla. Si se rechaza, la lista se devuelve al usuario que la completó (el observador) para que pueda corregir sus respuestas. En ambos casos, los observadores reciben una notificación informándoles de la aprobación o rechazo de las listas que hayan rellenado.

De nuevo, cuando haya completado este paso, seleccione Siguiente para ir al siguiente.

Tercer paso: Programar un periodo de tiempo para su lista de comprobación

En el paso Periodo de tiempo, configure cuándo se activará la lista de comprobación de observación. Si elige la opción Cualquier momento y establece la fecha de inicio, la lista siempre estará disponible (a partir de la fecha que ajuste). Los usuarios pueden completar la lista tantas veces como quieran y sus listas siempre estarán disponibles, incluso después de completarlas (estarán disponibles inmediatamente después de completarlas).

Cuando seleccione la opción Programar un plazo, la lista estará disponible durante el plazo que definan las fechas de inicio y finalización que establezca. Si desea que su lista se repita, configure la repetición desde el menú desplegable Repeticiones. Al seleccionar el intervalo de repetición, tenga siempre en cuenta que el número de días incluidos en el intervalo de tiempo entre la Fecha de inicio y la Fecha de finalización debe ser múltiplo del intervalo seleccionado. Por ejemplo, si la fecha de inicio del plazo es el 1 de marzo y quiere que la lista se repita cada 2 semanas, entonces la fecha de finalización del plazo debe establecerse el 14 de marzo.

Recuerde que también puede establecer la fecha actual como fecha de inicio de su lista.

Si necesita que sus usuarios o superiores completen una lista en conjunción con un evento específico (cuando completen un curso), seleccione la opción Basado en la finalización del curso y escriba después el nombre del curso en el campo de texto inferior. Al seleccionar este modo de activación, tenga en cuenta lo siguiente:

• una vez activada la programación, la plataforma busca los cursos completados en las últimas 24 horas y envía la lista de comprobación a los usuarios que completaron esos cursos en ese plazo. Esto significa que si la programación se crea a las 10:00 a. m., la lista se enviará a todos los usuarios que completaron un curso después de las 10:01 a. m. del día anterior.
• si el usuario es dado de baja del curso vinculado a la lista de comprobación por un Superadministrador o un Usuario avanzado (con permisos), o porque el usuario está renovando la certificación vinculada al curso, la lista se volverá a programar automáticamente y se volverá a enviar cuando el usuario complete el curso de nuevo.

Cuando haya terminado, pulse Confirmar. Ahora, un mensaje en la parte inferior de la página le informará de que su lista de comprobación se ha programado correctamente.

A tener en cuenta: Su lista de comprobación puede estar disponible para sus usuarios hasta tres horas después de que la programe. Recuerde también que el plazo establecido es flexible, lo que significa que los observadores que eligiera en el paso anterior del proceso de configuración pueden completar las listas incluso después de la fecha de finalización que estableciera. Puede reconocer fácilmente cuándo completan tarde sus usuarios sus listas mediante la advertencia de la columna Validez de la lista de comprobación de la tabla de programaciones de la pestaña Programaciones.

Después de programar una lista de comprobación, aparecerá en la pestaña Programaciones junto con detalles como los usuarios que comprobar, el observador, la persona encargada de aprobarla, la validez de la lista de comprobación, su estado y las repeticiones. Tenga en cuenta que el estado indica la finalización de la programación, no la finalización de listas de comprobación individuales. Al programar una lista de comprobación para una fecha en el futuro, su estado será Planeado y cambiará a En curso cuando se active. El estado seguirá siendo En curso hasta que se elimine la lista de comprobación de la programación. Puede comprobar los estados individuales desde el panel de listas de comprobación de observación.

Desde esta página puede editar o eliminar las programaciones si lo necesita. Para ello, haga clic en el icono de puntos suspensivos al final de la fila de la lista que desee editar o eliminar y seleccione la opción correspondiente en el menú desplegable.

Tenga en cuenta que, al eliminar una programación de su lista, puede optar por eliminar también las listas que ya se hayan asignado a usuarios pero que aún no se hayan completado. Tenga en cuenta que si crea una lista de comprobación y completa su programación (decidiendo los usuarios que van a ser comprobados y quién completará la lista y cuándo), pero sin agregar ningún elemento, la lista no se asignará a ningún usuario, por lo que no se pedirá a ninguno que la complete.

Ver las asociaciones de listas de comprobación con cursos

En la tabla de la pestaña Cursos en la página de su lista de comprobación verá todos los cursos a los que se ha importado la lista como material de formación. Más información sobre la adición a un curso de una lista de comprobación como material de formación.

En la tabla puede ver el nombre del curso, cuándo se le ha agregado la lista de comprobación al curso (Fecha de vinculación) e información sobre el observador, el paso de aprobación y la finalización que se han configurado al importar al curso la lista como material de formación.

Al hacer clic en el nombre de un curso de la tabla se le redirigirá a la página del curso en Gestión de cursos.

Notificaciones

Si desea que sus usuarios y superiores sepan de inmediato cuándo deben completar o aprobar una lista de comprobación, asegúrese de que la aplicación Notificaciones esté activa en su plataforma y de haber creado y configurado correctamente las siguientes notificaciones:

Para completar una lista de comprobación:

• Nuevas listas de comprobación de observación de superior para completar (se envía si ha seleccionado la opción Superior en el segundo paso de configuración de la lista).
• Nuevas listas de comprobación de comentarios propios para completar (se envía si ha seleccionado la opción Comentarios propios).
• Nuevas listas de comprobación de comentarios de pares para completar (se envía si ha seleccionado la opción Usuario personalizado).

Para aprobación de una lista de comprobación:

• Nueva lista de comprobación de observación para aprobar
• Lista de comprobación de observación aprobada
• Lista de comprobación de observación rechazada

Cuando configure como Superadministrador una lista de comprobación de observación que deba ser completada o aprobada por un superior o un usuario, este recibirá una notificación informándole de que tiene que completar o aprobar una nueva lista.

A tener en cuenta: Los usuarios y superiores solo recibirán notificaciones sobre sus listas de comprobación si en la plataforma está activada la función Notificaciones y si usted, como Superadministrador, ha configurado correctamente las notificaciones enumeradas anteriormente.

Visualización de la información de las listas de comprobación en el panel de listas de comprobación de observación

En el Panel de listas de comprobación de observación puede ver diversos datos relacionados con estas listas definidos en su plataforma y los usuarios (observadores) que las completaron. Más información sobre cómo ver y navegar por el panel de listas de comprobación de observación.

Prácticas recomendadas

• No elimine a los usuarios que interactúan con las listas de comprobación (como el observador o la persona encargada de aprobarlas), pues de lo contrario la lista podría dejar de ser visible para los usuarios que deban completarla.