Presentación

Los alumnos y sus gerentes a menudo tienen dificultades para realizar una sencilla supervisión de las tareas en su entorno de trabajo. Las listas de comprobación de observación son una herramienta fácil de usar integrada en tu plataforma de aprendizaje que te permite observar y documentar cómo realizan sus tareas tus alumnos y subordinados en un formato de lista de comprobación de configuración rápida.

Tú, como Superadministrador, puedes crear fácilmente listas de comprobación de observación en múltiples formatos (por ejemplo, de opción única, opción múltiple, menú desplegable y otros tipos de respuesta) para que los usuarios las completen por sí mismos o para otros usuarios en la plataforma, o para que los gerentes las completen para sus subordinados. Esta herramienta te ofrece una vista rápida del estado de progreso de los usuarios en relación con ciertas tareas (dentro o fuera de la plataforma) durante un período de tiempo determinado y te permite supervisar el cumplimiento de los usuarios de ciertos requisitos que puedas tener en tus procesos diarios de trabajo. Las listas de comprobación pueden activarse por eventos específicos (como la finalización de un curso) o pueden programarse.

Además, también puedes añadir listas de comprobación de observación como material de formación en un curso, importando a este curso (de cualquier tipo) las listas ya creadas en la página de gestión de Listas de comprobación de observación. Recuerda que la misma lista puede programarse utilizando la página de gestión Listas de comprobación de observación (obtén más detalles en el capítulo Programación y selección de usuarios para una Lista de comprobación a continuación) y (simultáneamente) también puede añadirse como material de formación en un curso desde Administración de curso.

Casos prácticos

La función de Listas de comprobación de observación abre varias oportunidades, como:

• Supervisar y garantizar que los usuarios trabajen de acuerdo con requisitos o procesos.
• Comprobar rápidamente cómo realizan los usuarios tareas de trabajo específicas.
• Supervisar el estado de progreso de los usuarios en relación con ciertas tareas dentro o fuera de la plataforma de aprendizaje.
• Asegurar que tus alumnos estén siguiendo lo que han aprendido más allá de la formación formal.

Por ejemplo, si en tu empresa los empleados nuevos son inscritos en un plan de aprendizaje que contenga cursos que les enseñen cómo usar, mantener y dar servicio correctamente a los productos de tu empresa después de que hayan completado su formación, es importante que puedan demostrar su conocimiento en la práctica. Para lograrlo, los gerentes y los empleados trabajan juntos para completar listas de comprobación de observación cuya realización se puede monitorizar en la plataforma. Cuando los gerentes completan la lista de comprobación de incorporación para un empleado, hay un registro notificable a efectos de cumplimiento y validación de que la competencia del nuevo empleado está en el nivel deseado.

Idioma de las Listas de comprobación de observación de la herramienta de localización

Las listas de comprobación de observación son una herramienta muy flexible que se adapta a diversos casos prácticos. Esta es la razón por la que puedes cambiar libremente las etiquetas para que se adapten mejor a tus necesidades utilizando la herramienta de localización de Docebo. Por ejemplo, tu lista se compone originariamente de «elementos», pero tal vez quieras que esté compuesta de «preguntas». Tú, como Superadministrador, tienes la capacidad de personalizar el idioma de tu lista de comprobación para satisfacer tus necesidades. La siguiente tabla enumera las claves que puedes cambiar:

Módulo	Clave	Traducción
standard	Nuevo grupo de preguntas	Nuevo grupo de elementos
standard	Configura aquí los detalles del nuevo grupo de preguntas	Configura aquí los detalles del nuevo grupo de elementos
standard	Editar grupo de preguntas	Editar grupo de elementos
standard	Editar los detalles del grupo de preguntas	Editar los detalles del grupo de elementos
standard	¿Estás seguro de que quieres eliminar este grupo de preguntas y sus respuestas?	¿Está seguro de que quieres eliminar este grupo de elementos y sus respuestas?
standard	Tipo de contestación	Tipo de respuesta
standard	Añadir Aprobada/Suspendida al final de la lista de comprobación	Añadir revisión de aceptación al final de la lista de comprobación
standard	Para cerrar la lista de comprobación, el evaluador tendrá que establecerla como aprobada o suspendida	El observador solo puede cerrar la lista después de revisar sus respuestas
standard	Revisión de aceptación	Revisión de aceptación
standard	¿Aceptas las respuestas de la lista de comprobación?	¿Aceptas las respuestas de la lista de comprobación?
standard	Suelta aquí para mover el elemento	Suelta aquí para mover el elemento
standard	Suelta aquí para mover el grupo de elementos	Suelta aquí para mover el grupo de elementos

Creación de una Lista de comprobación de observación

Como Superadministrador, para crear una lista de comprobación de observación comienza accediendo al Menú Admin desde el icono de engranaje de la esquina superior derecha de tu plataforma. A continuación, selecciona la opción Listas de comprobación de observación de la sección Aprendizaje electrónico. En la página Listas de comprobación de observación puedes crear y gestionar tus listas de comprobación.

Los Usuarios avanzados con permisos concedidos pueden crear y administrar sus propias listas de comprobación y gestionar las creadas por los usuarios que tengan asignados. Obtén más información sobre la lista de permisos de Usuarios avanzados.

Si no has creado todavía ninguna lista de comprobación, encontrarás una página vacía sin ninguna lista. Si ya has creado una o más listas, las encontrarás en la página Listas de comprobación de observación, donde puedes ver sus detalles, editarlas, duplicarlas o eliminarlas.

Para editar, duplicar o eliminar una lista de comprobación, haz clic en el icono de puntos suspensivos del lado derecho de la lista y a continuación, selecciona la opción correspondiente. Cuando se duplica una lista de comprobación, se crea una nueva lista que contiene los mismos elementos (y grupos de elementos) con la misma configuración que los de la lista original. Una vez que hayas duplicado una de tus listas de comprobación, puede editarla y programarla de acuerdo con tus necesidades. Por supuesto, tu nueva lista no contendrá ninguna programación, por lo que no verás ninguna en la columna Programaciones en la página Listas de comprobación de observación. Consulta la sección Programación y selección de usuarios para una lista de comprobación más abajo en este artículo para obtener información sobre cómo programar tus listas. Ten en cuenta que también puedes duplicar una lista de comprobación duplicada.

No puedes eliminar una lista si está asociada a uno o más cursos. Para poder eliminarla, en primer lugar, tienes que eliminar el material de formación de la lista en cada uno de los cursos en los que haya sido añadida.

Haciendo clic en el icono de la columna Cursos en la tabla de la página se te redirigirá a la pestaña Cursos, donde verás la lista de cursos a los que se ha asociado la lista de comprobación.

Para crear una nueva lista de comprobación, pulsa el icono más (Nueva lista de comprobación) de la esquina superior derecha de la página. Se abrirá el panel derecho Crear nueva lista de comprobación de observación. En la sección Detalles, introduce un código, un nombre y una descripción para tu lista. El único campo obligatorio es Nombre.

Si quieres añadir un área para notas libres al final de cada elemento de la lista, selecciona la casilla de verificación correspondiente en la siguiente sección Opciones. Además, si quieres que el observador (la persona que rellena la lista de comprobación) revise las respuestas de la lista para cerrarla, selecciona el indicador de revisión de aceptación en la sección Opciones. Al habilitar esta opción, al final de la lista, el observador hará una revisión de aceptación de la lista completada.

Para cerrar y enviar la lista de comprobación, el observador debe seleccionar el pulgar hacia arriba si acepta las respuestas de la lista o el pulgar hacia abajo en caso contrario.

La lista de comprobación se completará independientemente de la respuesta del observador (pulgar hacia arriba o pulgar hacia abajo).

Cuando termines de configurar las propiedades de la lista de comprobación, pulsa Crear y editar.

Visualización y edición de las propiedades de Listas de comprobación de observación

La página que se abrirá después de haber seleccionado Crear y editar se compone de cinco pestañas relacionadas con tu lista de comprobación: Propiedades, Filtros, Vista previa, Programaciones y Cursos. En la pestaña Propiedades encontrarás la información que acabes de introducir en el panel derecho Crear nueva lista de comprobación de observación y eres libre de editarla si lo necesitas.

Adición de elementos a una Lista de comprobación de observación

Accede a la pestaña Elementos en la página de tu lista de comprobación para añadir nuevos grupos de elementos y nuevos elementos dentro de cada uno de los grupos que acabes de crear. Aquí verás la estructura de tu lista. Puedes crear grupos de elementos si quieres recopilarlos por tema, asunto o si necesitas agrupar los elementos de tu lista de comprobación según cuándo se marque cada elemento (por ejemplo, tareas que se realizarán antes de iniciar una actividad, tareas durante la actividad y tareas después de haberla completado).

Pulsa el icono más (nuevos grupos de elementos) para añadir un grupo nuevo. Se abrirá un panel a la derecha donde puedes configurar los detalles del grupo de elementos recién creado. Rellena el Nombre del grupo (es el único campo obligatorio) y los campos de texto Descripción/Instrucciones. Después, si no quieres mostrar el nombre del grupo en la lista de comprobación, marca la opción correspondiente. De lo contrario, el nombre del grupo se muestra de forma predeterminada. Cuando hayas terminado, selecciona Crear. Repite este proceso para crear nuevos grupos. Ten en cuenta que no hay límite en el número de grupos que puedes crear.

Ahora, pulsa el icono más (nuevo elemento) para añadir un nuevo elemento al grupo que has creado, introduce después el nombre del elemento en el campo Elemento y elige un tipo de respuesta (respuesta corta, párrafo, opción única, opción múltiple, menú desplegable, selector de fecha o selector de hora). Según el tipo de respuesta que hayas elegido, los campos de respuesta correspondientes aparecerán debajo del elemento.

Para editar, eliminar o duplicar un grupo de elementos o para eliminar o duplicar un solo elemento de un grupo, haz clic en el icono de puntos suspensivos de la parte derecha de la sección del grupo o del elemento y a continuación, selecciona la opción correspondiente. Puedes organizar el orden de los elementos o los grupos en tu lista de comprobación arrastrándolos y soltándolos. Para ello, coloca el cursor sobre la fila del elemento o grupo en el extremo izquierdo hasta que aparezca el icono y a continuación, arrastra y suelta el elemento o grupo.

Si editas los grupos de elementos de tu lista de comprobación después de la fecha de inicio que ajustaste para ella en la pestaña Programación (lo que significa que tus usuarios o gerentes pueden haber completado esa lista), se creará una nueva versión de la lista de comprobación. Si tu lista se repite cada x días, semanas o meses, los usuarios y gerentes que la completen mostrarán la nueva versión la primera vez que completen la lista después de tus cambios. En la página Lista de comprobación de observación siempre verás la última versión guardada. Para obtener más información sobre las opciones de programación, lee la sección Programación y selección de usuarios para una lista de comprobación.

Visualización de la vista previa de tu Lista de comprobación de observación

En la pestaña Vista previa de la página de tu lista de comprobación verás una vista previa de la lista que tú, como Superadministrador, has creado y configurado posteriormente en las pestañas Propiedades y Elementos. Cualquier cambio que realices (y guardes) en las pestañas Propiedades y Elementos se reflejará en la vista previa de la lista de comprobación.

La vista previa muestra la lista como la verá el usuario o gerente que la complete. Si quieres saber de antemano cómo será la experiencia de tus usuarios, también puedes completar la lista de comprobación que se muestra en la pestaña Vista previa.

Programación y selección de usuarios para una Lista de comprobación

En la página de tu lista de comprobación, ve a la pestaña Programaciones, donde puedes configurar y programar la lista de comprobación de observación que estés creando o gestionar la programación de una lista existente. Si aún no has programado la lista, encontrarás una página vacía sin ninguna programación para ella. Si ya has programado esa lista, encontrarás todas sus programaciones en la tabla de la pestaña Programaciones.

Para programar tu lista de comprobación, pulsa el icono de reloj (programar lista de comprobación) de la esquina superior derecha de la página. Se abrirá el panel derecho Programar lista de comprobación. Esta área se divide en tres pasos:

Primer paso: Seleccionar los usuarios a comprobar

En el primer paso, decide los usuarios que serán sometidos a la comprobación. Como Superadministrador, puedes elegir usuarios asignados a un grupo, usuarios asociados a una rama o usuarios individuales. Después, selecciona el grupo o grupos, la(s) rama(s) o el usuario o usuarios único(s) (recuerda que puedes seleccionar hasta 10 usuarios individuales) de la tabla correspondiente en la parte inferior del panel Programas lista de comprobación.

Cuando se selecciona una rama, sus subramas no se seleccionan automáticamente. Si quieres seleccionar una o más subramas, debes hacer clic en el botón de flecha del lado derecho de la fila de la rama y seleccionar manualmente las subramas que quieras añadir.

Obtén más información sobre grupos y ramas. Cuando hayas terminado este paso, selecciona Siguiente para pasar al segundo.

Segundo paso: Establecer el observador de la lista de comprobación y la aprobación de la lista

En este paso puedes decidir quién completará la lista (el observador) y también puedes elegir a una persona encargada de aprobarla.

Observador de la lista de comprobación

Puedes establecer si la lista será completada por los propios usuarios objeto de la comprobación (opción Comentarios propios), por un gerente (opción Observación por gerente) o por otro usuario en la plataforma (opción Usuario personalizado). Si eliges la opción Comentarios propios, los usuarios que seleccionaste en el primer paso completarán la lista por su cuenta.

Si eliges la opción de gerente, los gerentes de los usuarios seleccionados en el primer paso (alumnos individuales o alumnos que formen parte de los grupos o ramas que seleccionaste) deben completar la lista de comprobación de observación. Cuando elijas la opción de gerente, también debes seleccionar el tipo de gerente en la lista desplegable. Los gerentes que tengan que completar la lista recibirán una notificación en el área Notificación de la plataforma y gestionarán después, desde su página Mi equipo, las listas donde se observe a su equipo. En cambio, los gerentes usarán la página Mis listas de comprobación para encontrar en un solo lugar todas las listas que tengan que completar. Más información sobre cómo pueden completar y administrar los gerentes listas de comprobación de observación para sus equipos.

Si eliges la opción Usuario personalizado, el observador que completará la lista será un usuario del mismo nivel que elijas de la lista de usuarios que aparece en el menú debajo de la opción después de comenzar a escribir el nombre de dicho usuario del mismo nivel. Los usuarios que tengan que completar listas de comprobación recibirán una notificación en el área Notificación de la plataforma y completarán después las listas que se les asignen en su página integrada Mis listas de comprobación. Debes añadir la página Mi lista de comprobación al menú principal de los usuarios para que puedan acceder de manera rápida y sencilla a esa página. Recuerda añadir esta página para tus usuarios, pues no está habilitada de forma predeterminada. Más información sobre cómo pueden completar y gestionar los usuarios sus Listas de comprobación de observación.

Aprobación de la Lista de comprobación

También puedes decidir si la lista que estés configurando debe ser aprobada o no por otra persona marcando la casilla de verificación correspondiente.

Una vez seleccionada en la casilla, aparecerán dos opciones a continuación. Puedes elegir entre un gerente y un usuario personalizado que se encargue de aprobar tu lista; después, selecciona Siguiente para ir al siguiente paso.

Si seleccionas la opción de gerente (y eliges su tipo), los gerentes de los usuarios seleccionados en el primer paso de la configuración (alumnos individuales o alumnos que formen parte de los grupos o ramas que seleccionaste) tienen que aprobar o rechazar la lista.

Si quieres que la lista sea aprobada (o rechazada) por un usuario concreto del mismo nivel, selecciona la opción Usuario personalizado e introduce su nombre en el campo debajo de la opción.

Los gerentes o usuarios que tengan que aprobar la lista de comprobación recibirán una notificación en el área Notificación de la plataforma, y revisarán después la lista que se les haya asignado para su aprobación, decidiendo si aprobarla o rechazarla. Si se rechaza, la lista se devuelve al usuario que la completó (el observador) para que pueda corregir las respuestas que dio. En ambos casos, los observadores reciben una notificación informándoles de la aprobación o rechazo de las listas que hayan rellenado.

De nuevo, cuando hayas completado este paso, selecciona Siguiente para ir al siguiente.

Tercer paso: Programar un plazo para tu Lista de comprobación

En el paso Plazo, configura cuándo se activará la lista de comprobación de observación. Si eliges la opción En cualquier momento y estableces la fecha de inicio, la lista siempre estará disponible (a partir de la fecha que ajustes). Los usuarios pueden completar la lista tantas veces como quieran y sus listas siempre estarán disponibles, incluso después de completarlas (están disponibles inmediatamente después de completarlas).

Cuando selecciones la opción Programar un plazo, la lista estará disponible durante el plazo que definan las fechas de inicio y finalización que establezcas. Si quieres que tu lista se repita, configura la repetición desde el menú desplegable Repeticiones. Al seleccionar el intervalo de repetición, ten siempre en cuenta que el número de días incluidos en el intervalo de tiempo entre la Fecha de inicio y la Fecha de finalización debe ser múltiplo del intervalo seleccionado. Por ejemplo, si la fecha de inicio del plazo es el 1 de marzo y quieres que la lista se repita cada 2 semanas, entonces la fecha de finalización del plazo debe establecerse el 14 de marzo.

Recuerda que también puedes establecer la fecha actual como fecha de inicio de tu lista.

Si necesitas que tus usuarios o gerentes completen una lista en conjunción con un evento específico (cuando completen un curso), selecciona la opción Basado en la finalización del curso y escribe después el nombre del curso en el campo de texto inferior. Al seleccionar este modo de activación, ten en cuenta lo siguiente:

• una vez activada la programación, la plataforma busca los cursos completados en las últimas 24 horas y envía la lista de comprobación a los usuarios que completaron esos cursos en ese plazo. Esto significa que si la programación se crea a las 10:00 a. m., la lista se enviará a todos los usuarios que completaron un curso después de las 10:01 a. m. del día anterior.
• si el usuario es dado de baja del curso vinculado a la lista de comprobación por un Superadministrador o un Usuario avanzado (con permisos concedidos), o porque el usuario está renovando la certificación vinculada al curso, la lista se volverá a programar automáticamente y se volverá a enviar cuando el usuario complete el curso de nuevo.

Cuando hayas terminado, pulsa Confirmar. Ahora, un mensaje en la parte inferior de la página te informará de que tu lista se ha programado correctamente.

Puede estar disponible para tus usuarios hasta tres horas después de que la programes. Recuerda también que el plazo establecido es flexible, lo que significa que los observadores que eligieras en el paso anterior del proceso de configuración pueden completar las listas incluso después de la fecha de finalización que estableciste. Puede reconocer fácilmente cuándo completan tarde tus usuarios sus listas mediante la advertencia de la columna Validez de la lista de comprobación de la tabla de programaciones de la pestaña Programación.

Cuando hayas terminado de programar tu lista, aparecerá en la tabla de programaciones de tu lista que se muestra en la pestaña Programaciones. Aquí puedes editar o eliminar las programaciones si lo necesitas. Para ello, haz clic en el icono de puntos suspensivos al final de la fila de la lista que quieras editar o eliminar y selecciona la opción correspondiente en el menú desplegable.

Ten en cuenta que al eliminar una programación de tu lista puedes optar por eliminar también las listas que ya se hayan asignado a usuarios pero que aún no se hayan completado. Ten en cuenta que si creas una lista de comprobación y completas su programación (decidiendo los usuarios que van a ser comprobados y quién completará la lista y cuándo), pero sin agregar ningún elemento, la lista no se asignará a ningún usuario, por lo que no se pedirá a ninguno que la complete.

Visualización de las asociaciones de Listas de comprobación con cursos

En la tabla de la pestaña Cursos en la página de tu lista de comprobación verás todos los cursos a los que se ha importado la lista como material de formación. Más información sobre la adición a un curso de una lista de comprobación como material de formación.

En la tabla puedes ver el nombre del curso, cuándo se le ha agregado la lista de comprobación (Fecha de asociación) e información sobre el observador, el paso de aprobación y la finalización que se han configurado al importar al curso el material de formación de la lista.

Al hacer clic en el nombre de un curso de la tabla se te redirigirá a la página del curso en Administración de curso.

Notificaciones

Si quieres que tus usuarios y gerentes sepan de inmediato cuándo deben completar o aprobar una lista de comprobación, asegúrate de que la aplicación Notificaciones esté activa en tu plataforma y de que has creado y configurado correctamente las siguientes notificaciones:

Para completar una lista de comprobación:

• Nuevas listas de comprobación de observación de gerente para completar (se envía si seleccionaste la opción Gerente en el segundo paso de configuración de la lista).
• Nuevas listas de comprobación de observación de comentarios propios para completar (se envía si seleccionaste la opción Comentarios propios).
• Nuevas listas de comprobación de observación de comentarios de pares para completar (se envía si seleccionaste la opción Usuario personalizado).

Para aprobación de una lista de comprobación:

• Nueva lista de comprobación de observación para aprobar
• Lista de comprobación de observación aprobada
• Lista de comprobación de observación rechazada

Cuando configures como Superadministrador una lista de comprobación de observación que deba ser completada o aprobada por un gerente o un usuario, este recibirá una notificación informándole de que tiene que completar o aprobar una nueva lista.

Los usuarios y gerentes solo recibirán notificaciones sobre sus listas de comprobación si en la plataforma está activada la función Notificación y si tú, como Superadministrador, has configurado correctamente las notificaciones enumeradas anteriormente.

Visualización de la información de Listas de comprobación en el panel de Listas de comprobación de observación

En el Panel de Listas de comprobación de observación puedes ver diversos datos relacionados con estas listas definidos en tu plataforma y los usuarios (observadores) que las completaron. Más información sobre cómo ver y navegar por el Panel de Listas de comprobación de observación.

Prácticas recomendadas

Si en tu empresa, como Superadministrador, inscribes a nuevos empleados en un plan de aprendizaje que contenga cursos que les enseñen habilidades prácticas relacionadas con los productos de tu empresa y luego, cuando hayan terminado su formación, quieres demostrar los conocimientos que adquirieron en la práctica, puedes crear una nueva lista de comprobación de observación y agregar los elementos y temas que deban verificar los gerentes durante la validación final de la competencia. (Este es el último caso práctico incluido en la anterior sección Casos prácticos de este artículo).

Al configurar la lista de comprobación, en las opciones Programar seleccionarás el grupo Nuevas contrataciones para la opción Usuarios a comprobar y el Gerente directo para la opción Observador. A continuación, seleccionarás la opción para que la lista esté disponible al finalizar el curso y elegirás el último curso del plan de aprendizaje del nuevo empleado como desencadenante.

Una vez terminado el último curso del plan de aprendizaje, la lista está disponible para el gerente y también se desencadena una notificación para el evento Nuevas listas de comprobación de observación de gerente para completar y se envía al gerente, haciéndole saber que el nuevo empleado está listo para ser comprobado.

Después de completar la lista de comprobación de observación, tú, como Superadministrador, puedes ver todas las listas completadas desde el Panel de Lista de comprobación de observación.