Presentación
Las listas de comprobación de observación son una herramienta sencilla, integrada y rápida de configurar que le permite observar y documentar cómo realizan sus tareas los alumnos y subordinados. Para aprender a crear listas de comprobación, lea el artículo Creación de listas de comprobación de observación en la Ayuda Docebo.
Las listas de comprobación pueden ser desencadenadas por eventos específicos (como la finalización de un curso) o bien programarse manualmente.
Para programar una lista de comprobación, siga estos pasos:
- Acceda a la página de gestión de las Listas de comprobación de observación desde el Menú de administrador.
- Cree una lista de comprobación o edite una. Si la lista de comprobación ya ha sido programada, todas las programaciones existentes aparecerán en la pestaña Programaciones, pero puede programar su lista de comprobación desde cualquier pestaña.
- Haga clic en el icono del reloj Programar lista de comprobación situado en la esquina superior derecha de la página. Se abrirá el panel derecho Programar lista de comprobación , dividido en los tres pasos siguientes.
Paso 1: Seleccione los usuarios que comprobar
En el primer paso, defina qué usuarios se comprobarán. Puede seleccionar:
- Usuarios asignados a un grupo
- Usuarios asociados con una rama
- Usuarios individuales (hasta 10)
Después de realizar su elección, seleccione el/los grupo(s), rama(s) o usuario(s) correspondiente(s).
A tener en cuenta: Cuando seleccione una rama, sus subramas no se seleccionarán automáticamente. Si desea seleccionar una o más subramas, deberá hacer clic en el botón de flecha a la derecha de la fila de la rama y seleccionar manualmente las subramas que desee añadir.
Seleccione Siguiente para ir al segundo paso.
Paso 2: Establezca los observadores y autorizadores de la lista de comprobación
Seleccione los observadores de la lista de comprobación (las personas que la rellenarán) y, opcionalmente, asigne a alguien para que la apruebe.
Observadores de la lista de comprobación
Comentarios propios: Los usuarios seleccionados en el primer paso completarán la lista de comprobación por su cuenta.
Otros observadores: Uno o más usuarios completarán la lista de comprobación sobre los usuarios seleccionados en el primer paso.
Los observadores pueden ser:
- Superiores: Seleccione uno de los tipos de superiores que haya creado en la plataforma.
- Usuarios personalizados: Los observadores pueden ser usuarios pertenecientes a un grupo o a una rama o una selección personalizada de usuarios (hasta 10).
Cada observador seleccionado (superior o usuario personalizado) colabora en la misma lista de comprobación, pero proporciona sus propias respuestas de forma individual, como se indica a continuación:
- Los observadores solo pueden responder a elementos que aún no hayan sido rellenados por otras personas.
- Los observadores pueden modificar sus propias respuestas antes de enviar la lista de comprobación.
- Los observadores pueden enviar la lista de comprobación una vez se haya respondido a ella en su totalidad.
Aparecerá una notificación en la que se pedirá a los observadores que completen su lista de comprobación en su área de Notificaciones. Podrán acceder a sus listas de comprobación y completarlas desde la página integrada Mis listas de comprobación. Esta página no aparece de forma predeterminada, por lo que debe asegurarse de añadirla al Menú de usuario.
Los superiores pueden gestionar las listas de comprobación que impliquen a sus subordinados desde la página Mi equipo, pestaña Listas de comprobación.
Autorizadores de la lista de comprobación
También puede elegir si la lista de comprobación requiere la aprobación de otra persona seleccionando la casilla correspondiente.
Las listas de comprobación pueden ser aprobadas por un superior o un usuario personalizado.
Los superiores asignados como autorizadores recibirán una notificación en el área de Notificaciones de la plataforma. A continuación, podrán revisar la lista de comprobación que se les haya asignado y optar por aprobarla o rechazarla. En ambos casos, los observadores recibirán una notificación en la que se les informa de la aprobación o el rechazo de la lista de comprobación.
Si se rechaza la lista de comprobación, se vuelve a enviar a los observadores (los usuarios que la habían completado) para que puedan actualizar sus respuestas.
Paso 3: Programe el periodo de tiempo de la lista de comprobación
Establezca el periodo de disponibilidad de la lista de comprobación eligiendo de entre las siguientes opciones:
Cualquier momento
La lista de comprobación estará siempre disponible desde la fecha de inicio, incluso después de haber sido completada. Los observadores pueden enviarla varias veces. La fecha de inicio puede ser el día actual.
Programar un plazo
La lista de comprobación estará disponible entre la fecha de inicio y la fecha de finalización que establezca aquí y volverá a aparecer cada X días, semanas o meses, según lo establecido en el campo Repeticiones (o bien no se repetirá en absoluto). El número de días entre la fecha de inicio y la fecha de finalización debe ser un múltiplo del intervalo seleccionado. Por ejemplo, si el plazo comienza el 1 de marzo y la lista de comprobación está configurada para repetirse cada 2 semanas, la fecha de finalización deberá ser el 14 de marzo. La fecha de inicio puede ser el día actual.
Basado en la finalización del curso
La lista de comprobación estará disponible una vez que se complete el curso seleccionado. Empiece a teclear el nombre del curso para seleccionarlo.
Una vez activada la programación, la plataforma identifica los cursos completados en las últimas 24 horas y envía la lista de comprobación a los usuarios que los completaran durante ese periodo de tiempo. Por ejemplo, si la programación se crea a las 10:00 a. m., la lista de comprobación se enviará a todos los usuarios que completaran un curso después de las 10:01 a. m. del día anterior.
Si el usuario es dado de baja del curso asociado a la lista de comprobación, ya sea por parte de un Superadministrador o un Usuario avanzado (con permisos), o porque el usuario esté renovando la certificación vinculada al curso, la lista de comprobación se reprogramará automáticamente y se enviará de nuevo cuando el usuario vuelva a completar el curso.
Una vez que haya terminado, pulse Confirmar. Después de programar una lista de comprobación, aparecerá en la pestaña Programaciones junto con sus detalles.
Opciones de la pestaña Programaciones
Columna Estado
Esta columna se refiere al progreso de la programación de la lista de comprobación, no a la finalización de la lista de comprobación en sí.
- Una programación se marca con el estado Planeado cuando está previsto que comience en el futuro.
- Cambiará a En curso una vez que se active.
- Cuando termine la programación, se eliminará de la tabla.
Puede consultar el estado de una programación en cualquier momento desde el panel de control Listas de comprobación de observación.
Editar programaciones
Haga clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila de la lista de comprobación y seleccione Editar en el menú desplegable.
Si edita una lista de comprobación y luego la reprograma, los usuarios que hayan completado la lista y la hayan enviado para su aprobación seguirán viendo la versión antigua hasta que se conceda la aprobación.
Eliminar programaciones
Haga clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila de la lista de comprobación y seleccione Eliminar en el menú desplegable.
Puede eliminar las listas de comprobación que se hayan asignado a usuarios, pero que aún estén incompletas.
Notas sobre la programación de las listas de comprobación
- La hora de la activación de la lista de comprobación se programa según la zona horaria predeterminada de la plataforma establecida por el Superadministrador.
- Es posible que su lista de comprobación tarde hasta tres horas a partir de su programación en estar disponible para los usuarios.
- El plazo que establezca actuará como una fecha límite flexible, lo que significa que los observadores seleccionados en el paso de configuración anterior aún podrán completar sus listas de comprobación después de la fecha de finalización.
- Puede identificar fácilmente a los usuarios que hayan enviado sus listas de comprobación tarde comprobando la advertencia en la columna Validez de la lista de comprobación de la tabla de programaciones en la pestaña Programaciones.
- Si crea y programa una lista de comprobación sin elementos, no se asignará ni enviará a ningún usuario.