Presentación

Las listas de comprobación de observación son una herramienta sencilla, integrada y rápida de configurar que le permite observar y documentar cómo realizan sus tareas los alumnos y subordinados. Para aprender a crear listas de comprobación, lea el artículo Creación de listas de comprobación de observación en la Ayuda Docebo.

Las listas de comprobación pueden ser desencadenadas por eventos específicos (como la finalización de un curso) o bien programarse manualmente.

Para programar una lista de comprobación, siga estos pasos:

1. Acceda a la página de gestión de las Listas de comprobación de observación desde el Menú de administrador.
2. Cree una lista de comprobación o edite una. Si la lista de comprobación ya ha sido programada, todas las programaciones existentes aparecerán en la pestaña Programaciones, pero puede programar su lista de comprobación desde cualquier pestaña.
3. Haga clic en el icono del reloj Programar lista de comprobación situado en la esquina superior derecha de la página. Se abrirá el panel derecho Programar lista de comprobación , dividido en los tres pasos siguientes.

Paso 1: Seleccione los usuarios que comprobar

En el primer paso, defina qué usuarios se comprobarán. Puede seleccionar:

• Usuarios asignados a un grupo
• Usuarios asociados con una rama
• Usuarios individuales (hasta 10)

Después de realizar su elección, seleccione el/los grupo(s), rama(s) o usuario(s) correspondiente(s).

A tener en cuenta: Cuando seleccione una rama, sus subramas no se seleccionarán automáticamente. Si desea seleccionar una o más subramas, deberá hacer clic en el botón de flecha a la derecha de la fila de la rama y seleccionar manualmente las subramas que desee añadir.

Seleccione Siguiente para ir al segundo paso.

Paso 2: Establezca los observadores de la lista de comprobación

Seleccione los observadores de la lista de comprobación (los usuarios que la rellenarán). Puede elegir entre las siguientes opciones:

• Comentarios propios: Los observadores serán los mismos usuarios que comprobar seleccionados en el primer paso.
• Otros observadores: Uno o más usuarios (superiores y/o usuarios adicionales de la plataforma) completarán la lista de comprobación sobre los usuarios seleccionados en el primer paso. 
  • Superiores: Seleccione uno o varios de los tipos de superiores que haya creado en la plataforma.
  • Usuarios personalizados: Seleccione una lista personalizada de observadores de la lista de comprobación. Podrán ser usuarios pertenecientes a un grupo, usuarios asociados a una rama o usuarios individuales (hasta 10 usuarios).

Aparecerá una notificación en la que se pedirá a los observadores que completen su lista de comprobación en su área de Notificaciones. A continuación, podrán completar sus listas de comprobación desde la página integrada Mis listas de comprobación. Esta página no se muestra de forma predeterminada. Asegúrese de que se pueda encontrar en el menú de usuario. 

Los superiores designados como observadores de listas de comprobación que impliquen a sus subordinados también podrán completar la lista de comprobación desde la página Mi equipo.

Tenga en cuenta lo siguiente:

• Un observador solo puede responder a los elementos que aún no hayan sido completados por otros observadores.
• Los observadores pueden modificar sus propias respuestas antes de enviar la lista de comprobación.
• Los observadores pueden enviar la lista de comprobación una vez se haya respondido a ella en su totalidad.

Paso 3: Establezca los autorizadores de la lista de comprobación

De manera opcional, puede habilitar la aprobación de la lista de comprobación. Esto significa que una lista de comprobación completada por los observadores deberá ser comprobada por uno o más autorizadores. Para habilitar la aprobación de la lista de comprobación, seleccione la casilla correspondiente.

El autorizador de una lista de comprobación puede ser: 

• El superior del observador. Seleccione el tipo de superior en el menú desplegable.
• Una lista personalizada de usuarios. Podrán ser usuarios pertenecientes a un grupo, usuarios asociados a una rama o usuarios individuales (hasta 10 usuarios).

Los autorizadores recibirán una notificación que les pedirá que aprueben o rechacen la lista de comprobación. Si los autorizadores rechazan la lista de comprobación, volverá a enviarse a los observadores para que puedan modificar sus respuestas. También se notificará a los observadores en caso de aprobación. 

Una vez que un solo autorizador haya aprobado o rechazado una lista de comprobación, se marcará como completada y se bloqueará, aunque no la hayan revisado otros autorizadores. Incluso si se establecen múltiples autorizadores, solo se requiere uno para aprobar o rechazar la lista de comprobación.

Paso 4 : Establezca el periodo de tiempo de la lista de comprobación 

Establezca el periodo de disponibilidad de la lista de comprobación eligiendo de entre las siguientes opciones:

• Cualquier momento: Esta opción mantiene la lista de comprobación disponible desde la fecha de inicio. Los observadores pueden enviarla más de una vez. La fecha de inicio puede ser la fecha actual.
• Programar un plazo: La lista de comprobación estará disponible entre la fecha de inicio y la fecha de finalización que establezca aquí y volverá a aparecer cada X días, semanas o meses, según lo establecido en el campo "Repeticiones" (o bien no se repetirá en absoluto). La fecha de inicio puede ser la fecha actual.
• Basado en la finalización del curso: La lista de comprobación estará disponible una vez que se complete el curso seleccionado. Empiece a teclear el nombre del curso para seleccionarlo.

Si necesita que sus usuarios o superiores completen una lista de comprobación en conjunción con un evento concreto (al completar un curso), seleccione la opción Basado en la finalización del curso y escriba el nombre del curso en el campo de texto más abajo. Cuando seleccione este modo de activación, considere lo siguiente:

• Una vez activada la programación, la plataforma identifica los cursos completados en las últimas 24 horas y envía la lista de comprobación a los usuarios que los completaran durante ese periodo de tiempo. Por ejemplo, si la programación se crea a las 10:00 a. m., la lista de comprobación se enviará a todos los usuarios que completaran un curso después de las 10:01 a. m. del día anterior.
• Si el usuario es dado de baja del curso asociado a la lista de comprobación, ya sea por parte de un Superadministrador o un Usuario avanzado (con permisos), o porque el usuario esté renovando la certificación vinculada al curso, la lista de comprobación se reprogramará automáticamente y se enviará de nuevo cuando el usuario vuelva a completar el curso.

Una vez que haya terminado, pulse Confirmar.

Opciones de la pestaña Programaciones

Columna Estado

Esta columna se refiere al progreso de la programación de la lista de comprobación, no a la finalización de la lista de comprobación en sí.

• Una programación se marca con el estado Planeado cuando está previsto que comience en el futuro.
• Cambiará a En curso una vez que se active.
• Cuando termine la programación, se eliminará de la tabla.

Puede consultar el estado de una programación en cualquier momento desde el panel de control Listas de comprobación de observación.

Tenga en cuenta que, si modifica los tiempos de una lista de comprobación programada, se creará una nueva entrada en el panel de control para cada observador que ya haya empezado a rellenar la lista.

Editar programaciones

Haga clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila de la lista de comprobación y seleccione Editar en el menú desplegable.

Si edita una lista de comprobación y luego la reprograma, los usuarios que hayan completado la lista y la hayan enviado para su aprobación seguirán viendo la versión antigua hasta que se conceda la aprobación.

Eliminar programaciones

Haga clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila de la lista de comprobación y seleccione Eliminar en el menú desplegable.

Puede eliminar las listas de comprobación que se hayan asignado a usuarios, pero que aún estén incompletas.

Notas sobre la programación de las listas de comprobación

• La hora de la activación de la lista de comprobación se programa según la zona horaria predeterminada de la plataforma establecida por el Superadministrador.
• Es posible que su lista de comprobación tarde hasta tres horas a partir de su programación en estar disponible para los usuarios.
• El plazo que establezca actuará como una fecha límite flexible, lo que significa que los observadores seleccionados en el paso de configuración anterior aún podrán completar sus listas de comprobación después de la fecha de finalización.
• Puede identificar fácilmente a los usuarios que hayan enviado sus listas de comprobación tarde comprobando la advertencia en la columna Validez de la lista de comprobación de la tabla de programaciones en la pestaña Programaciones.
• Si crea y programa una lista de comprobación sin elementos, no se asignará ni enviará a ningún usuario.