Gestión de la aplicación Certificaciones y reciclaje

Presentación

Las certificaciones se encargan de validar las habilidades y los conocimientos de los usuarios y ayudan a las organizaciones a mantener el cumplimiento de la formación a lo largo del tiempo.

Puede crear y gestionar programas de certificación, configurar ajustes de vencimiento y renovación, asignar automáticamente certificaciones a través de cursos, planes de aprendizaje o actividades de formación externa y también conceder certificaciones a usuarios manualmente. Los alumnos, por otra parte, pueden realizar un seguimiento de sus certificaciones obtenidas, ver las fechas de vencimiento y renovar las certificaciones cuando sea necesario.

Este artículo describe cómo crear y gestionar programas de certificación. Para saber cómo interactúan los alumnos con las certificaciones, consulte el artículo Certificados y certificaciones de la guía para alumnos.

Activación de la aplicación

Active la aplicación Certificaciones y reciclaje como se describe en el artículo Gestión de aplicaciones y características de la Base de conocimientos. La aplicación aparece enumerada en la pestaña Características adicionales de Docebo.

Gestión de las certificaciones

Una vez activada la aplicación, puede gestionarla accediendo a la sección Certificaciones y reciclaje en Contenido y entrega (icono de carpeta). Aquí puede crear una nueva certificación con un periodo específico de validez o ver las certificaciones que ya haya creado.

Para cada certificación que ya haya creado verá el código, nombre, descripción, fecha de vencimiento, a quién se otorga y a qué cursos o planes de aprendizaje se asigna, y también podrá editarla o eliminarla rápidamente. Pulsando el icono de lápiz y papel puede editar el nombre, código, descripción y fecha de vencimiento de la certificación.

Eliminando una certificación con el icono X rojo de su fila eliminará cualquier relación entre la certificación y los usuarios  los que se les haya concedido, así como los cursos y planes de aprendizaje asignados, y su plataforma eliminará todos los datos de seguimiento de la certificación. Por esta razón, recomendamos no eliminar las certificaciones.

Creación de una certificación

Para crear una nueva certificación, acceda a la sección Certificaciones y reciclaje en Contenido y entrega (icono de carpeta). En la parte superior de la página siguiente, pulse el botón Nueva certificación. En el cuadro emergente, añada un nombre (obligatorio), así como un código y una descripción (ambos opcionales) para la certificación.

Vencimiento de la certificación y opciones de renovación

Utilice la sección Vencimiento para determinar si la certificación tendrá un periodo de validez introduciendo el número de días, semanas, meses o años y seleccionando a continuación la unidad de tiempo en el menú desplegable. Introduzca un cero en este campo para que la certificación no venza.

Los usuarios podrán renovar su certificación en todo momento, independientemente de si la certificación ha vencido o no, siempre y cuando su estado en el curso con el que se concede la certificación sea Completado y la configuración de la certificación permita su renovación. Cada renovación archivará la instancia actual y volverá a inscribir al alumno, y esto puede hacerse múltiples veces.

Use la opción Permitir que los usuarios hagan de nuevo el mismo curso o plan de aprendizaje para renovar su certificación. Todo seguimiento previo del usuario se restablecerá tan pronto como se renueve la certificación para permitir que los usuarios vuelvan a hacer el mismo curso o plan de aprendizaje con el fin de renovar la certificación. Tenga en cuenta lo siguiente:

• Si esta opción está deshabilitada, los alumnos solo podrán renovar su certificación realizando los cursos y/o planes de aprendizaje enlazados a la certificación que aún no hayan cursado. Si ya han realizado todos los cursos y/o planes de aprendizaje disponibles para la renovación, no se mostrará el botón Renovar ahora en la sección Certificación de la página Mis actividades,
• Si los usuarios eligen completar el proceso de renovación antes de que su certificación venza, se mantendrá su fecha de finalización anterior como archivada en los informes personalizados nuevos y antiguos Usuarios -Certificaciones y Certificaciones - Usuarios.
• Si los usuarios renuevan su certificación, su inscripción en el curso se archivará y se les volverá a inscribir. En este caso, se enviará de nuevo la notificación Usuario inscrito en un curso.
• Para los cursos ILT, cuando los alumnos eligen renovar su certificación utilizando el mismo curso, se les da de baja de su sesión actual, se archiva su inscripción y a continuación se les vuelve a inscribir en el curso.
• Los cursos y planes de aprendizaje con el estado En mantenimiento no admiten la renovación de las certificaciones y, por tanto, no se enumeran como disponibles para su selección durante el proceso de renovación.

Asignación de cursos y planes de aprendizaje a certificaciones

Una vez haya creado la certificación, deberá asignarle cursos y planes de aprendizaje para que los alumnos la obtengan cuando los finalicen. En la fila de la certificación de la página principal de Certificaciones y reciclaje, seleccione el elemento de la columna Asignar. En la página siguiente, pulse el botón Asignar elementos de la parte superior.

En el cuadro emergente, seleccione qué cursos y planes de aprendizaje desea asignar. Cuando haya terminado, pulse Confirmar. Tenga en cuenta que, si elige más de un curso, la certificación se emitirá cuando se complete uno de los cursos o planes de aprendizaje, no al completar todos los asignados. 

También puede asignar un curso a una certificación en el área Propiedades del curso. Para hacerlo, acceda a la página Cursos de Contenido y entrega (icono de carpeta). Encuentre el curso al que desee asignar la certificación y haga clic en su descripción. Mientras esté en la pestaña Propiedades, haga clic en Ajustes avanzados y, a continuación, en Certificaciones y reciclaje. Haga clic en el botón más y seleccione la certificación en el panel derecho. Haga clic en Guardar cambios cuando haya terminado.

Una forma alternativa de asignar una certificación a un plan de aprendizaje es en la página Planes de aprendizaje. Una vez haya accedido a los planes de aprendizaje de su plataforma, elija uno de la lista y seleccione a continuación Editar. En la ventana Editar, seleccione la certificación en el menú desplegable Certificaciones y reciclaje de la pestaña Propiedades. Pulse Confirmar cuando haya terminado.

Notas sobre la asignación de cursos y planes de aprendizaje

• Si asigna una certificación a un curso o plan de aprendizaje ya asignado a algunos usuarios, la certificación se otorgará solo a aquellos que completen el curso o plan después de haberse asignado la certificación. Los usuarios que ya hayan completado el curso o plan de aprendizaje no recibirán la certificación de forma retroactiva.
• Los usuarios no pueden renovar sus certificaciones si el periodo de validez del curso ha terminado. Recuerde que los días de validez de un plan de aprendizaje tienen prioridad sobre los días de validez establecidos para los cursos que lo compongan. Si el periodo de validez del plan caduca con el periodo de validez del curso aún vigente, no se podrá renovar la certificación. 

Asignación de actividades de formación externa a certificaciones

Para asignar una certificación a una actividad de formación externa, debe hacerlo desde el área Formación externa de su plataforma. Acceda a Gestión de la formación externa desde la sección Administración de la formación. En la parte superior de la página siguiente, pulse el botón Informar de nueva actividad de formación.

En el cuadro emergente que aparece al crear la actividad, seleccione una certificación en el menú desplegable. Cuando haya terminado de crear la actividad, pulse Confirmar.

Recuerde que la Fecha de finalización especificada en el informe Formación externa se utilizará como Fecha de emisión en la certificación.

Obtenga más información sobre cómo crear y gestionar actividades de formación externa.

Asignación manual de certificaciones a usuarios

Los usuarios pueden obtener las certificaciones de tres maneras: completando los cursos o planes de aprendizaje asignados a una certificación, realizando una actividad de formación externa asignada a una certificación o por parte del Superadministrador (ya sea manualmente o a través de archivos CSV). Para las dos primeras opciones, una vez que un usuario haya completado una actividad de aprendizaje (en la plataforma o con la aplicación de formación externa) asignada a la certificación, la plataforma se la otorgará automáticamente al usuario.

Para ver los usuarios a los que ya se les haya otorgado la certificación, pulse el elemento de la columna Asignado a de la certificación en la página principal de gestión de certificaciones. En esta página Usuarios asignados verá una lista de todos los usuarios a los que se les haya asignado la certificación.

La fila de cada usuario mostrará el nombre de usuario, nombre y apellidos, la fecha en la que se emitió la certificación, en cuántos días debe renovar la certificación el alumno, así como la fecha de caducidad de la certificación. Pulsando el icono de menú en la fila de cada usuario puede editar detalles relacionados con la certificación y el usuario, o bien desasignar la certificación del usuario.

Pulsando el elemento Editar en el icono de menú de la fila de un usuario puede cambiar la fecha de emisión, la fecha de caducidad, marcar la certificación como válida siempre para este usuario y modificar el tipo de asociación (asignación manual, finalización del curso/plan de aprendizaje o finalización de la actividad de formación externa). Cuando haya terminado, pulse Confirmar.

Para otorgar manualmente una certificación a un usuario, pulse el botón Asignar usuarios de la parte superior de la página. En el cuadro emergente, marque los usuarios, grupos y ramas a los que desee otorgar la certificación y, a continuación, pulse Siguiente. Ahora, establezca la fecha de emisión y la fecha de caducidad o marque la opción Válido siempre para que la certificación no venza para los usuarios seleccionados. La hora de emisión y las fechas de caducidad están configuradas a medianoche UTC de la fecha seleccionada, y después se convierten a la zona horaria del usuario que accede a ella. Por ejemplo, si concede manualmente una certificación a las 8:00 AM del 4 de septiembre de 2025, en una zona horaria UTC-09:00, la fecha de emisión de la certificación se registrará como el 3 de septiembre de 2025.

Después, seleccione el tipo de asociación: asignación manual, finalización del curso/plan de aprendizaje o actividad de formación externa. Si marca la última opción, deberá introducir qué actividad de formación externa se ha realizado. Cuando haya terminado, pulse Confirmar.

Si ha habilitado las certificaciones externas para usarlas con Docebo Connect para Credly o Docebo Connect para Accredible en la sección Connect de los Ajustes avanzados de la plataforma, la sección Tipo de asociación mostrará también la opción Certificación externa. Al seleccionarla, aparecerá un menú desplegable con la etiqueta Fuente para que seleccione el proveedor de la certificación (puede repetir este proceso para añadir más de uno) y añada el enlace externo a la certificación en el cuadro de texto resultante. Pulse el botón Confirmar para terminar de asignar su certificación.

El procedimiento se ejecutará como una tarea en segundo plano si el número de usuarios a los que se concede supera los 100.

Asignación de certificaciones a usuarios mediante CSV

Para otorgar certificaciones a usuarios mediante archivos CSV, haga clic en el botón Importar registros de certificación a través de CSV de la parte superior de la página. En la nueva página, haga clic en Cargar archivo y seleccione el archivo CSV de su dispositivo.

Para que el archivo CSV se cargue correctamente, es importante crearlo con el formato adecuado. Consulte la siguiente tabla en relación con los valores aceptados.

Le recomendamos mantener la misma configuración para las secciones Seleccionar separador y Conjunto de caracteres del archivo a menos que necesite configurarlas en función del archivo que cargue.

La opción Considerar los duplicados de las certificaciones renovaciones de estas se utiliza para gestionar los archivos CSV que contengan duplicados de certificaciones en forma de filas duplicadas en el mismo archivo CSV.

• Desactive esta opción para evitar la importación de duplicados de certificaciones (si esto sucede, se mostrará un mensaje de error).
• Seleccione esta opción para gestionar duplicados importando solo la última fila duplicada en el archivo. El procedimiento de importación no realiza ninguna comprobación de la fecha. La plataforma renovará las certificaciones archivando la certificación existente del usuario y emitiendo una nueva en lugar de actualizar el registro de certificación existente. Si ha configurado la notificación La certificación ha sido emitida, se desencadenará para la certificación renovada.

Cuando esté listo, pulse Siguiente. En la página siguiente, use los menús desplegables para hacer coincidir los nombres de las columnas con las columnas del archivo importado. A continuación, pulse Siguiente. La importación se ejecutará como una tarea en segundo plano sin importar la cantidad de datos a importar. Los usuarios recién asignados también aparecerán en la lista de la página Usuarios asignados.

Notas sobre las fechas

Tenga en cuenta lo siguiente al otorgar certificaciones mediante CSV:

• La funcionalidad de importación CSV siempre almacena la fecha y hora en formato UTC, y las convierte de acuerdo con la zona horaria del usuario cuando se visualice.
• La asignación de certificaciones a través de CSV requiere que el formato de fecha sea el siguiente: AAAA-MM-DD (con guiones [–] en lugar de barras [//]). Microsoft Excel reformatea a menudo la fecha a MM/DD/AA, así que, antes de cargar el archivo en la plataforma, compruébela de nuevo.
• La Fecha de emisión de la certificación se ajusta a las 00:00:00 de la fecha escrita en el archivo CSV y de acuerdo con la zona horaria del usuario que cargue el archivo. Si sube por ejemplo el archivo CSV con una Fecha de emisión fijada a 18 de noviembre de 2021 y su zona horaria es UTC -04:00, la fecha de emisión se establecerá a las 20:00:00 UTC del 17 de noviembre de 2021.

Notificación de certificaciones a usuarios

Puede notificar a los alumnos cuando hayan obtenido una certificación o cuando venza una certificación que hayan obtenido. Para ello, cree una notificación a través de la aplicación Notificaciones. Cuando seleccione el evento desencadenante en el menú desplegable, seleccione la notificación La certificación ha sido emitida o La certificación ha expirado.

Para una notificación La certificación ha expirado, debe incluir el código abreviado [renew_link] en el cuerpo de la descripción si quiere que los alumnos renueven la certificación. También puede configurar que la notificación se active un tiempo determinado (días, semanas u horas) antes de que caduque la certificación para dar tiempo a los alumnos a que la renueven con antelación.

Consejos y trucos

Tenga en cuenta la siguiente información cuando trabaje con certificaciones en su plataforma:

• Si elimina una certificación, esta se quitará del historial del alumno.
• Eliminar la asociación de la certificación a un curso también eliminará la certificación del historial del alumno.
• No puede asociar certificaciones a usuarios desactivados. Más información sobre el estado de los usuarios en la plataforma.
• Cuando vuelva a certificar un curso, se restablecerá la realización de todos los materiales de formación asociados al mismo. Si esos materiales de formación están en la página Materiales de formación, su progreso se restablecerá en todos los cursos a los que estén asociados. Tenga en cuenta que los cursos no cambiarán su estado de finalización; solo los materiales de formación restablecerán su progreso.
• Hay dos comportamientos de informes cuando se utiliza el informe personalizado Usuarios - Certificaciones:
  1. Si un usuario renueva una certificación después de que la anterior haya caducado: la plataforma archivará la certificación anterior y su registro estará disponible a través del informe personalizado Usuarios - Certificaciones.
  2. Si los usuarios deciden completar el proceso de renovación antes de que caduque su certificación, su fecha de finalización anterior se conservará como archivada en los informes personalizados nuevos y antiguos Certificaciones - Usuarios y Usuarios - Certificaciones.
• Solo puede asociar una certificación por curso, plan de aprendizaje o actividad de formación externa. Sí puede crear un plan de aprendizaje con diferentes certificaciones asignadas asignando las certificaciones a los cursos incluidos en el plan de aprendizaje, no a nivel de plan de aprendizaje.
• Para los alumnos resulta altamente gratificante presentar sus logros, como certificaciones, en LinkedIn y otras redes sociales, y el poder hacerlo desde su plataforma de aprendizaje puede aumentar su implicación. Puede conseguir este resultado utilizando las insignias de la aplicación Gamificación.
• Si ha asociado certificaciones a cursos con contenido de Docebo Content, asegúrese siempre de que el contenido no se haya dado de baja, para impedir que a sus alumnos se les pida que completen un material de formación que ya no esté activo en la plataforma. Si utiliza Docebo Content, puede realizar un seguimiento del contenido dado de baja o que se planee dar de baja directamente en Docebo Content. En cambio, si utiliza Docebo Content Classic, puede seguir el contenido dado de baja o que se planee dar de baja en la página Cursos y en la página Materiales de formación de su plataforma.