Presentación
Como Superadministrador, puede que tenga que gestionar las habilidades de los usuarios, es decir, asignarles habilidades y evitar que su nivel de conocimientos pierda vigencia. Para ello, deberá comprender qué habilidades necesitan mejorar, buscar contenido que les resulte útil para alcanzar sus objetivos y mantenerlos motivados. Hablamos de una actividad continuada y a la que hay que dedicar siempre mucho tiempo, sobre todo si también debe gestionar la plataforma y su contenido.
El objetivo de la Gestión de habilidades es ayudarle a automatizar algunas de las tareas que conforman el proceso continuado de gestión de habilidades. Tendrá a su disposición un catálogo de habilidades predefinidas, además de las que cree desde cero, y se implicará a los usuarios en la identificación de sus propias habilidades. Por último, los procesos de la plataforma recopilarán y seleccionarán los contenidos adecuados para cada usuario.
Este artículo conforma una guía sobre cómo gestionar sus habilidades a través de Docebo Learn. También tiene la opción de gestionar habilidades integrando una plataforma externa de gestión de talentos o un sistema de información de recursos humanos.
Gestión del canal Mis habilidades
La función de gestión de habilidades tiene su base en el canal Mis habilidades. Si usa esta función, asegúrese de que el canal esté activado. Para ello, inicie sesión como Superadministrador en la plataforma, acceda al Menú de administrador mediante el icono de engranaje de la esquina superior derecha y, a continuación, pulse el elemento Canales de la sección E-Learning. Busque el canal Mis habilidades en la lista de canales de esta página y asegúrese de que la marca de verificación que hay en la fila del canal correspondiente a la columna Publicado esté en verde.
Después de pulsar la marca de verificación, lea el mensaje de la casilla emergente y pulse Activar. Al activar este canal, se les pedirá a todos los usuarios suyos que puedan verlo que rellenen sus habilidades al volver a iniciar sesión en la plataforma, tal y como se describe en el artículo de la Base de conocimientos para alumnos sobre Mis habilidades.
Tras activarse el canal Mis habilidades desde el área Gestión de canales, se proporcionará un nuevo canal a sus alumnos (siempre que les asigne visibilidad para el mismo). Podrá accederse a este canal tanto desde la página Todos los canales como desde la página integrada Mis habilidades que se añade automáticamente a todos sus menús activos en la plataforma al activar el canal Mis habilidades. Más información sobre cómo gestionar la visibilidad de la página Mis habilidades del mismo modo que cualquier otra página de la plataforma.
Puede configurar el canal Mis habilidades del mismo modo que cualquier otro canal basado en la IA de la plataforma, con diferentes opciones dependiendo de si ha activado el módulo Discover, Coach & Share. Más información sobre cómo configurar canales basados en la IA con Discover, Coach & Share y configurar canales sin Discover, Coach & Share.
Página Gestión de habilidades
En la página Gestión de habilidades encontrará dos pestañas: Grupos de habilidades y Catálogo de la plataforma.
La pestaña Grupos de habilidades enumera los grupos de habilidades disponibles en su plataforma. Puede personalizar el diseño de la tabla para visualizar solo las columnas que le interesen. Para ello, haga clic en el icono Gestión de columnas de la parte superior de la tabla y seleccione las columnas que desee incluir en la vista de tabla. Puede arrastrar y soltar las columnas en la lista para clasificarlas conforme a sus necesidades.
Puede filtrar el contenido haciendo clic en el icono con forma de embudo de la parte superior de la tabla para ver la lista completa de filtros y efectuar su selección. Los filtros se aplican en tiempo real. Además, puede utilizar el área de búsqueda de texto libre para buscar grupos de habilidades u ordenar las columnas haciendo clic en el encabezado de la columna. Recuerde que no todas las columnas se pueden ordenar.
La pestaña Catálogo de la plataforma enumera todas las habilidades que haya elegido tener en su plataforma. Puede personalizar el diseño de la tabla para visualizar solo las columnas que le interesen. Para ello, haga clic en el icono Gestión de columnas en la parte superior de la tabla y seleccione las columnas que desee incluir en la vista de tabla. Puede arrastrar y soltar las columnas en la lista para clasificarlas conforme a sus necesidades.
Puede filtrar el contenido haciendo clic en el icono con forma de embudo de la parte superior de la tabla para ver la lista completa de filtros y efectuar su selección. Los filtros se aplican en tiempo real. Además, puede utilizar el área de búsqueda de texto libre para buscar grupos de habilidades u ordenar las columnas haciendo clic en el encabezado de la columna.
Las habilidades de su Catálogo de la plataforma pueden crearse desde cero (Habilidades personalizadas) o seleccionarse del catálogo de Habilidades de Docebo. Habilidades de Docebo es un extenso catálogo de habilidades divididas por categorías que abarcan la mayor parte de las tareas de los usuarios disponibles en los principales sectores.
Todo el catálogo Habilidades de Docebo está disponible de forma predeterminada como el grupo de habilidades con el nombre Todas las habilidades en la pestaña Grupos de habilidades.
Creación y gestión de habilidades
Puede rellenar su Catálogo de la plataforma creando nuevas habilidades desde cero o añadiendo habilidades del Catálogo de Docebo.
Para crear o añadir una habilidad, seleccione el botón más de la esquina superior derecha de la página Gestión de habilidades y, a continuación, pulse Crear nueva habilidad. En el panel que se abre a la derecha, en la sección Tipo de habilidad, puede elegir entre crear una habilidad personalizada desde cero o elegir una de entre las Habilidades de Docebo.
Si elige crear una nueva habilidad, se le pedirá que introduzca un nombre y una descripción. Si opta por añadir una habilidad de entre las Habilidades de Docebo, puede elegir seleccionar una o más habilidades de este catálogo, así como filtrarlas por categorías o tareas.
Cuando haya terminado, pulse el botón Confirmar de la parte inferior de la página.
¡Enhorabuena! Su habilidad se ha creado correctamente. Una vez creada la habilidad, será visible en el Catálogo de la plataforma.
Para editar, asignar o eliminar una habilidad, busque la habilidad que desee editar, asignar o eliminar, haga clic en el botón de puntos suspensivos al final de su fila y seleccione la opción pertinente.
Puede asignar o eliminar varias habilidades a la vez marcando las casillas de verificación junto a sus nombres para seleccionarlas, haciendo clic en Elegir una acción en la esquina inferior derecha de la página y seleccionando el botón Eliminar.
A tener en cuenta: Si elimina una habilidad desde el Catálogo de la plataforma, se eliminará de todo el contenido y los usuarios que la tengan asignada. Por tanto, los usuarios que hayan seleccionado dicha habilidad perderán todo el contenido relacionado con ella.
Creación y gestión de grupos de habilidades
La pestaña Grupos de habilidades enumera todos los grupos de habilidades ya configurados en su plataforma.
El grupo Todas las habilidades está disponible en su plataforma de forma predeterminada y recopila todas las habilidades del Catálogo de Docebo. No puede editar su contenido, pero puede gestionar la información y la visibilidad, tal y como se describe más adelante en este capítulo. Por lo demás, puede que en su plataforma haya más de un grupo de habilidades disponibles, dependiendo de su sector. Estos grupos se gestionan como cualquier otro grupo de habilidades que haya creado manualmente.
Para crear un grupo nuevo, haga clic en el botón más de la esquina superior derecha y, a continuación, en Crear nuevo grupo de habilidades. En el panel derecho, introduzca un nombre para el grupo y pulse Crear y editar para acceder al área de configuración del grupo.
El área de configuración del grupo se divide en dos pestañas: Propiedades y Habilidades.
La pestaña Propiedades se divide en dos secciones: General y Visibilidad. Use la pestaña General para gestionar el nombre y la descripción del grupo. El campo Asignación de habilidades no puede editarse y se queda fijo en Selección de habilidades cuando se crea manualmente un grupo de habilidades.
El área Canales agregadores muestra el canal al que la plataforma subirá de manera continuada el contenido necesario para mejorar las habilidades de sus usuarios.
Aquí puede asignar canales basados en IA al grupo de habilidades seleccionado: para ello, haga clic en el botón Asignar canales basados en IA, seleccione los canales que desee asignar en el panel derecho y haga clic en Asignar.
No olvide que también es posible asignar diferentes grupos de habilidades a un canal basado en IA desde la página de Gestión de canales al crear y editar un canal.
Vaya a la pestaña Visibilidad para establecer si el grupo de habilidades estará disponible para todos los usuarios incluidos en grupos o ramas o solo para los usuarios de los grupos o las ramas que haya seleccionado. No se puede asignar un grupo de habilidades a un solo usuario.
Solo los usuarios incluidos en grupos o en ramas pueden beneficiarse de esta característica.
En el área Habilidades asignadas se indican las habilidades asociadas al grupo. Desde aquí, puede asignar habilidades al grupo o anular dicha asignación. Para añadir habilidades al grupo seleccionándolas desde el Catálogo de la plataforma, haga clic en el botón más y, después, en el botón Agregar habilidades del catálogo de la esquina superior derecha. Puede buscar habilidades específicas. Seleccione las habilidades que desee agregar al grupo marcando las casillas de verificación junto a los nombres de las habilidades y haga clic en Confirmar para finalizar la operación.
También puede crear una nueva habilidad que asociar al grupo o elegir una de entre las Habilidades de Docebo. Para ello, después de hacer clic en el botón más, seleccione Crear nueva habilidad. Consulte el capítulo anterior para saber más sobre la creación de nuevas habilidades.
Las habilidades asignadas a un grupo aparecen en la pestaña Habilidades. Para anular la asignación de una habilidad a un grupo, haga clic en el icono de la carpeta tachada del final de la fila de las habilidades. Si anula la asignación de una habilidad a un grupo de habilidades, los usuarios asignados a esa habilidad perderán todo el contenido relacionado con la habilidad.
Puede anular la asignación de varias habilidades a un grupo al mismo tiempo. Para esto, selecciónelas marcando las casillas de verificación junto a sus nombres, haga clic en Elegir una acción en la esquina inferior derecha de la página y seleccione Anular la asignación al grupo de habilidades.
A tener en cuenta: Si anula la asignación de una habilidad a un grupo de habilidades, los usuarios que seleccionaran dicha habilidad seguirán teniéndola asociada a sus perfiles.
Los contadores Usuarios y Contenido reflejan, respectivamente, el número de usuarios que se han asignado la habilidad y el número de unidades de contenido —tanto cursos formales como activos— asignadas a la habilidad.
Cuando lo tenga todo listo, haga clic en Guardar cambios para confirmar los cambios que haya realizado en el grupo de habilidades. Cuando se cree un grupo de habilidades, este aparecerá en la página Gestión de habilidades y su estado será No publicado; es decir, no estará disponible para los usuarios de la plataforma. No olvide cambiar el estado a Publicado en la barra de publicación para que esté disponible en su plataforma.
Puede editar o eliminar el grupo de habilidades en cualquier momento haciendo clic en el menú de puntos suspensivos del final de la fila de grupos y seleccionando la opción correspondiente.
Eliminación de un grupo de habilidades
Para eliminar un grupo de habilidades, entre en la página Gestión de habilidades, haga clic en el menú de puntos suspensivos del final de la fila del grupo y seleccione la opción correspondiente.
Si elimina un grupo de habilidades, los usuarios que hayan seleccionado las habilidades incluidas en el grupo dejarán de estar asociados con dichas habilidades y con el contenido relacionado con las habilidades en la página del canal Mis habilidades.
Asignación de habilidades a cursos y activos
Como Superadministrador, puede decidir si los usuarios y Usuarios avanzados podrán ver todas las habilidades de su Catálogo de la plataforma al asignar habilidades a cursos y activos.
En el Menú de administrador de la plataforma, haga clic en Ajustes avanzados en la sección E-learning y vaya a la pestaña Gestión de habilidades. Seleccione la opción Habilitar la visibilidad completa del catálogo para usuarios y Usuarios avanzados.
Si no está marcada la opción, los usuarios y Usuarios avanzados solo verán las habilidades para las que tengan visibilidad al asignarse habilidades a cursos y activos.
Asignación de habilidades a cursos
Para asignar habilidades a un curso como Superadministrador o Usuario avanzado con permisos, vaya al área Gestión de cursos del Menú de administrador, localice el curso que desee en la página Gestión de cursos y haga clic en su descripción para entrar en el modo de edición. Vaya a la pestaña Propiedades, a la pestaña vertical Detalles y al área Habilidades asignadas.
Desde aquí, puede añadir al curso habilidades de forma manual o importar las habilidades asignadas a otro curso de la plataforma. Puede asociar hasta 50 habilidades por curso.
- Añadir habilidades manualmente. Para añadir habilidades manualmente, haga clic en Asignar habilidades y, a continuación, seleccione las habilidades que le interesen en el panel derecho. Utilice los filtros del panel para explorar las habilidades en función de lo que necesite. Haga clic en Confirmar para completar la acción.
- Importar habilidades de otro curso. Haga clic en Importar desde el curso y, en el panel que se abrirá a la derecha, seleccione el curso desde el que desee importar las habilidades. Haga clic en Confirmar para continuar.
A tener en cuenta: Si su Catálogo de la plataforma está vacío, al añadir habilidades manualmente las deberá tomar directamente de las Habilidades de Docebo. Si el Catálogo de la plataforma cuenta con entradas, se marcará automáticamente el filtro Mostrar solo las habilidades del Catálogo de la plataforma para que solo vea las habilidades que haya añadido a su catálogo.
Recuerde también: Los Usuarios avanzados solo podrán asignar habilidades a los cursos que gestionen.
Asignación de habilidades a activos
El contenido en forma de activos solo estará disponible si tiene activo Discover, Coach & Share en su plataforma.
Para asignar habilidades a un activo, después de subirlo mediante la función Compartir contenido, haga clic en el menú de puntos suspensivos del final del área de activos de la página Compartir contenido y haga clic en Editar activo.
Vaya al área Habilidades e introduzca los nombres de las habilidades que desee asignar al activo. Puede asignar hasta 50 habilidades a cada activo y 15 a cada curso. Tenga presente que, si escribe un sinónimo de la habilidad principal, se le sugerirá siempre la habilidad principal.
No solo eso, la inteligencia artificial analizará el contenido de aprendizaje, identificará frases clave y creará automáticamente etiquetas para sus habilidades. Esto supone que las habilidades pueden introducirse de forma manual o las puede calcular automáticamente la inteligencia artificial y seleccionarlas en consecuencia. Gracias a esto, es más sencillo añadir habilidades a su contenido.
Autoasignación de habilidades por parte de los usuarios
Siempre que un grupo de habilidades se active o se asocie a un grupo o a una rama de usuarios, aparecerá una ventana emergente desde la que se pedirá a los usuarios de ese grupo o rama que seleccionen aquellas habilidades que posean y que no estén en el grupo. A continuación, deberán realizar una autoevaluación de las mismas. Más información sobre la configuración de habilidades por parte de los mismos usuarios.
Restablecimiento de las habilidades de sus usuarios
Si ha asignado habilidades incorrectas a alguno de sus usuarios, puede restablecer sus habilidades desde la página Gestión de usuarios. Localice el perfil que busque, haga clic en el menú de puntos suspensivos del final de la fila y seleccione la opción Restablecer perfil de habilidades. En una ventana emergente aparecerán el nombre del usuario y un resumen de las habilidades que haya seleccionado. Haga clic en Restablecer para confirmar su acción.
Puede realizar la misma acción en varios usuarios al mismo tiempo seleccionándolos mediante la casilla de verificación junto a sus nombres. Después, haga clic en Elegir una acción en la esquina inferior derecha de la tabla y seleccione Restablecer perfil de habilidad. Haga clic en Restablecer para confirmar su acción.
Nota: Si los usuarios que ha seleccionado no habían seleccionado esas habilidades o esa tarea, no será posible restablecer sus habilidades.