Presentación

Tu plataforma te permite organizar a los usuarios en carpetas y subcarpetas (también llamadas ramas y subramas), lo que significa que puedes estructurar a tus alumnos de manera similar al organigrama de tu empresa. Los nombres de rama siempre se pueden editar en tu plataforma, y se pueden crear subramas seleccionando una rama nueva e insertando después una carpeta en ella. Además, las carpetas individuales se pueden arrastrar y soltar dentro de tus ramas, por lo que puedes ordenarlas como desees.

Creación de una rama en tu organigrama

Para crear un organigrama, inicia sesión en tu plataforma como Superadministrador. A continuación, accede al Menú Admin desplazando el ratón sobre el icono de engranaje de la esquina superior derecha. En el Menú Admin, busca la sección Aprendizaje electrónico y a continuación, pulsa el elemento Usuarios.

En la página principal Todos los usuarios puedes organizar a tus usuarios en diferentes carpetas, en un orden único o jerárquicamente. Cada usuario que crees es colocado dentro de una rama. Esto es esencial para la organización y creación de diferentes carpetas por oficina, agencia, división, unidad, país, etc. Los usuarios recién creados siempre se colocarán en tu rama raíz, salvo que especifiques una rama o subrama concreta en la que situarlos durante el proceso de creación.

Para añadir una nueva rama (carpeta), pulsa el botón más de la esquina superior derecha de la página y a continuación, pulsa el elemento Nueva rama. En el panel deslizante, asigna un nombre y código a la rama. Ten en cuenta que si la carpeta se ha configurado en un idioma concreto que no sea el idioma predeterminado de la plataforma, el nombre de la carpeta aún se muestra en ese idioma predeterminado. Recuerda que el código que asignes será el mismo para cada idioma. El código es un valor alfanumérico diferente de cero y no es un campo obligatorio. Si no asignas un código a una rama, no será visible ni estará disponible para su selección en el formulario de registro de la plataforma.

Ahora, en la sección Destino del panel, decide dónde colocar la carpeta. Si quieres que esta nueva rama sea una carpeta dentro de la rama raíz, selecciona la rama raíz (la carpeta de la parte superior de la lista). Alternativamente, si deseas que la nueva rama sea una subcarpeta (subrama), selecciona una carpeta de la lista en la que quieras colocar esta nueva subrama. Cuando hayas terminado, pulsa Confirmar.

Gestión de carpetas y ramas

Para gestionar una rama, pulsa el icono de carpeta de la esquina superior izquierda de la página Todos los usuarios. El panel deslizante de la izquierda mostrará tu organigrama. Puedes utilizar la barra de búsqueda de la parte superior del panel para buscar una rama o subrama concreta. Para gestionar una rama, coloca el ratón sobre el nombre de la carpeta en el panel y a continuación, pulsa el icono de puntos suspensivos que aparece. Ahora, puedes mover la rama, crear una nueva subrama, establecer la visibilidad para los campos adicionales del usuario y editar o eliminar la rama.

Si una rama está asociada a una Condición basada en ramas que regule el rellenado de grupos automáticos, no podrás eliminarla, salvo que la quites primero de la condición del grupo o grupos en los que esté involucrada.

Agregar usuarios a una rama

Para agregar usuarios a una rama, selecciona los usuarios de la lista de la página Todos los usuarios; después, pulsa el botón Elegir acción de la esquina inferior derecha de la página y selecciona Ramas > Agregar a rama. En el panel deslizante, selecciona la rama en la que quieras colocar a los usuarios seleccionados y a continuación, pulsa Confirmar.

Mover usuarios a una rama

Para mover usuarios de una rama a otra, selecciona los usuarios de la lista de la página Todos los usuarios y a continuación, selecciona Ramas > Mover a rama. En el panel deslizante, selecciona la rama a la que quieras mover los usuarios seleccionados y a continuación, pulsa Confirmar. Ahora, todos los usuarios seleccionados se eliminarán de sus ramas previamente asignadas y se colocarán en la rama recién seleccionada.

Eliminación de usuarios de una rama

Para quitar usuarios de una rama, selecciónalos en la lista de la página Todos los usuarios y a continuación, selecciona Ramas > Quitar de rama. En el panel deslizante, selecciona la rama en la que quieras colocar a los usuarios seleccionados y a continuación, pulsa Confirmar. En este caso, asegúrate de que todos los usuarios seleccionados pertenezcan a la misma rama. Recuerda que no puedes eliminar usuarios de la rama raíz.

Prácticas recomendadas

• Si planeas gestionar el organigrama a través de una integración (por ejemplo, Salesforce), una llamada API o una importación CSV, se recomienda usar siempre un valor de CÓDIGO que sea único. Esto desambiguaría la rama específica durante el proceso de importación. Tener el mismo código que un elemento existente puede causar conflictos internos que el sistema no puede procesar por sí solo, lo que provoca errores durante la importación.
• Dado que un usuario se puede mover de una rama a otra, solo manualmente y a través de API o CSV, ten en cuenta que una estructura de rama muy anidada puede ser difícil de mantener actualizada, especialmente si tus usuarios son trasladados de una rama a otra muy a menudo. Prepara tu estructura de ramas considerando cómo te gustaría entregar el contenido didáctico (por Unidad de Negocio, rol, región...), en lugar de replicar la estructura jerárquica de la empresa. Si hay cambios continuos en el organigrama de tu empresa, intenta mantener las ramas en un nivel superior y trabaja con grupos automáticos mediante campos adicionales, los cuales pueden ser actualizados por ti como Superadministrador o por los propios usuarios.
• Intenta evitar el uso de la rama raíz (nivel 0) tanto como sea posible, pues se comporta de manera diferente a todas las otras ramas (por ejemplo, no podrás mostrar los usuarios que SOLO estén en la rama raíz: el sistema siempre mostrará usuarios de todo el organigrama en este caso). Los usuarios siempre deben colocarse en una estructura de rama por debajo de la raíz; esto ayudará a filtrar al seleccionar usuarios para informes e inscripciones.
• Trata de evitar la colocación de un usuario en varias ramas, pues a menudo puede hacer más compleja la gestión de usuarios y la experiencia del usuario (es decir, puede desencadenar múltiples notificaciones para ellos). En lugar de colocar a un usuario en dos o más ramas, puedes colocarlo en una sola y situarlo después en diferentes grupos.