Presentación

Su plataforma le permite organizar a los usuarios en carpetas y subcarpetas (también llamadas ramas y subramas), lo que significa que puede estructurar a sus alumnos de una forma similar a la del organigrama de su empresa. Los nombres de las ramas pueden editarse siempre en su plataforma, y se pueden crear subramas seleccionando una nueva rama e insertando después una carpeta en ella. Además, se pueden arrastrar y soltar carpetas individuales dentro de sus ramas, por lo que puede ordenarlas como desee.

Creación de una rama en su organigrama

Para crear un organigrama, inicie sesión en su plataforma como Superadministrador. A continuación, acceda al Menú de administrador desplazando el ratón sobre el icono de engranaje de la esquina superior derecha. Una vez en este, busque la sección E-Learning y, sucesivamente, pulse el elemento Usuarios.

En la página principal Todos los usuarios puede organizar a sus usuarios en diferentes carpetas, en un orden único o jerárquicamente. Cada usuario que cree será colocado dentro de una rama. Esto es esencial para la organización y creación de diferentes carpetas por oficina, agencia, división, unidad, país, etc. Los usuarios recién creados se colocarán siempre en su rama raíz, salvo que especifique una rama o subrama concreta en la que situarlos durante el proceso de creación.

Para añadir una nueva rama (carpeta), pulse el botón más de la esquina superior derecha de la página y, a continuación, pulse el elemento Nueva rama. En el panel deslizante, asigne un nombre y código a la rama. Tenga en cuenta que, si la carpeta se ha configurado en un idioma concreto que no sea el idioma predeterminado de la plataforma, el nombre de la carpeta se seguirá mostrando en dicho idioma predeterminado. Recuerde que el código que asigne será el mismo para cada idioma. El código es un valor alfanumérico diferente de cero y no es un campo obligatorio. Si no asigna un código a una rama, no será visible ni estará disponible para su selección en el formulario de registro de la plataforma.

Ahora, en la sección Destino del panel, decida dónde colocar la carpeta. Si desea que esta nueva rama sea una carpeta dentro de la rama raíz, seleccione la rama raíz (la carpeta de la parte superior de la lista). Alternativamente, si desea que la nueva rama sea una subcarpeta (subrama), seleccione una carpeta de la lista en la que desee colocar esta nueva subrama y pulse Confirmar cuando haya terminado.

Gestión de carpetas y ramas

Para gestionar una rama, pulse el icono de la carpeta de la esquina superior izquierda de la página Todos los usuarios. El panel deslizante de la izquierda mostrará su organigrama. Puede utilizar la barra de búsqueda de la parte superior del panel para buscar una rama o subrama concreta. Para gestionar una rama, pase el ratón por el nombre de la carpeta en el panel y a continuación, pulse el icono de puntos suspensivos que aparecerá. Ahora, puede trasladar la rama, crear una nueva subrama, configurar la visibilidad de los campos adicionales del usuario y editar o eliminar la rama.

Si una rama está asociada a una Condición basada en ramas que regule el rellenado de grupos automáticos, no podrá eliminarla a menos que la elimine primero de la condición del grupo o grupos en los que esté involucrada.

Añadir usuarios a una rama

Para añadir usuarios a una rama, seleccione los usuarios de la lista de la página Todos los usuarios; después, pulse el botón Elegir una acción de la esquina inferior derecha de la página y seleccione Ramas > Añadir a la rama. En el panel deslizante, seleccione la rama en la que desee colocar a los usuarios seleccionados y a continuación, pulse Confirmar.

Mover usuarios a una rama

Para mover usuarios de una rama a otra, seleccione los usuarios de la lista de la página Todos los usuarios, pulse el botón Elegir una acción en la esquina inferior derecha de la página y, a continuación, seleccione Ramas > Mover a la rama. En el panel deslizante, seleccione la rama a la que desee mover a los usuarios seleccionados y a continuación, pulse Confirmar. Ahora, todos los usuarios seleccionados se eliminarán de sus ramas previamente asignadas y se colocarán en la rama recién seleccionada.

Eliminar usuarios de una rama

Para eliminar usuarios de una rama, selecciónelos en la lista de la página Todos los usuarios, pulse el botón Elegir una acción en la esquina inferior derecha de la página y, a continuación, seleccione Ramas > Eliminar de la rama. En el panel deslizante, seleccione la rama de la que desee eliminar a los usuarios seleccionados y, a continuación, pulse Confirmar. En este caso, asegúrese de que todos los usuarios seleccionados pertenezcan a la misma rama. Recuerde que no puede eliminar usuarios de la rama raíz.

Buenas prácticas

• Si planea gestionar el organigrama a través de una integración (por ejemplo, Salesforce), una llamada de API o una importación CSV, se recomienda usar siempre un valor CODE (código) que sea único. Esto desambiguaría la rama específica durante el proceso de importación. Tener el mismo código que un elemento existente puede causar conflictos internos que el sistema no puede procesar por sí solo, lo que provoca errores durante la importación.
• Dado que un usuario se puede mover de una rama a otra, solo manualmente y a través de API o CSV, tenga en cuenta que una estructura de ramas muy anidada puede ser difícil de mantener actualizada, especialmente si se mueve a sus usuarios de una rama a otra muy a menudo. Prepare su estructura de ramas considerando cómo le gustaría proporcionar el contenido didáctico (por unidad de negocio, rol, región...) en lugar de replicar la estructura jerárquica de la empresa. Si en el organigrama de su empresa se producen cambios continuos, intente mantener las ramas en un nivel superior y trabaje con grupos automáticos mediante campos adicionales, los cuales pueden ser actualizados por usted como Superadministrador o por los propios usuarios.
• Intente evitar el uso de la rama raíz (nivel 0) tanto como sea posible, pues se comporta de manera diferente a todas las otras ramas (por ejemplo, no podrá mostrar los usuarios que SOLO estén en la rama raíz: en este caso el sistema siempre mostrará usuarios de todo el organigrama). Los usuarios siempre deben colocarse en una estructura de ramas por debajo de la raíz; esto ayudará a filtrar al seleccionar usuarios para informes e inscripciones.
• Trate de evitar colocar a un usuario en varias ramas, pues a menudo esto puede hacer más complejas la gestión de usuarios y la experiencia del usuario (es decir, puede desencadenar múltiples notificaciones para estos). En lugar de colocar a un usuario en dos o más ramas, puede colocarlo en una sola y situarlo después en diferentes grupos.