Ajustes de autorregistro de usuarios

Presentación

Para poder acceder a la plataforma, los usuarios deben estar registrados y, por tanto, disponer de una cuenta.
Puede configurar la forma de llevar a cabo el registro en su plataforma en el Menú de navegación > Configuración (icono de llave inglesa) > Configuración y herramientas de la plataforma > Ajustes avanzados, pestaña Autorregistro.

El área Tipo de registro de la parte superior de esta página le permite elegir los métodos de registro que desee permitir.

• Solo por el administrador: Si selecciona esta opción, los usuarios no podrán autorregistrarse de ningún modo. Las cuentas de usuario solo podrán ser creadas por un Superadministrador o un Usuario avanzado con los permisos de creación de usuarios necesarios. Consulte el artículo Creación y gestión de usuarios.
  → Al configurar Solo por el administrador, la única otra opción que deberá configurar en la pestaña Autorregistro será la del Remitente de registros, contraseñas olvidadas e emails de tareas en segundo plano. Las demás opciones no se aplican a los usuarios creados por un administrador.
• Autorregistro abierto o moderado: Estas opciones permiten a los usuarios crear una cuenta por sí mismos. En el caso del autorregistro abierto, una vez que los usuarios completen el proceso podrán acceder directamente a la plataforma. En el caso del autorregistro moderado, su solicitud deberá ser aprobada por un administrador.

El configurar una de estas opciones de autorregistro no impide que los administradores puedan crear usuarios. El resto de este artículo abarca cómo configurar el autorregistro abierto o moderado con las opciones de esta página. 

Tenga en cuenta que el Tipo de registro establecido aquí se aplica a la creación de una cuenta con credenciales de la plataforma, y no afectará a las cuentas creadas mediante aprovisionamiento de SSO. 

Proceso de autorregistro

Si está habilitada una de las opciones de autorregistro, cuando los usuarios accedan a la URL de la plataforma verán un botón Registrarse que podrán utilizar para crear una cuenta. También verán un enlace de registro en la página de inicio de sesión.

Al hacer clic en este botón deberán completar un formulario de registro. Si el registro rápido está habilitado, solo será necesario indicar una dirección de correo electrónico. De lo contrario, también tendrán que proporcionar más información y establecer una contraseña (si no está habilitado el ajuste avanzado Usuarios > Calcular automáticamente la contraseña). Consulte el capítulo Registro rápido para obtener más detalles sobre los formularios.

Desde aquí, los siguientes pasos dependen de si ha configurado el autorregistro abierto o el autorregistro moderado.

Autorregistro abierto

Después de rellenar el formulario de registro:

Si la opción del correo electrónico con enlace de confirmación está desactivada, al completar el formulario de registro se iniciará directamente la sesión del usuario en la plataforma sin que tenga que hacer clic en ningún enlace.

• Si se estableció una contraseña en el formulario de registro, puede iniciar sesión utilizando dicha contraseña.
• De lo contrario, se le enviará un correo electrónico con una contraseña temporal.

Si está activada la opción del correo electrónico con enlace de confirmación, se enviará al usuario un correo electrónico con un enlace. Si no se estableció ninguna contraseña en el formulario de autorregistro, el correo electrónico contendrá también una contraseña temporal

y se informará al usuario de que tiene que hacer clic en el enlace.

(Se colocará al usuario entre los Usuarios pendientes, con inscripción=no, hasta que haga clic en el enlace).

En cuanto el usuario haga clic en el enlace, podrá iniciar sesión en la plataforma. Podrá hacerlo utilizando la contraseña establecida en el formulario de registro o la contraseña temporal recibida por correo electrónico.

Autorregistro moderado

Tras rellenar el formulario de registro, se informará al usuario de que su solicitud tendrá que ser aprobada por un administrador.

No se envía ningún correo electrónico integrado cuando el administrador aprueba la solicitud, por lo que se recomienda configurar la notificación El usuario ha sido creado (registro confirmado) para que los usuarios sepan que su solicitud de registro ha sido aprobada.

Si la opción del correo electrónico con enlace de confirmación está desactivada, al completar el formulario de registro se colocará al usuario en la lista de Usuarios pendientes con inscripción=sí mientras se espera su aprobación.

→ Solo si no se estableció ninguna contraseña en el formulario de registro, se enviará al usuario un correo electrónico con una contraseña temporal.

Cuando el administrador apruebe al usuario, el usuario podrá iniciar sesión en la plataforma. Se recomienda configurar una notificación para informarle de esto.

Si está activada la opción del correo electrónico con enlace de confirmación, se enviará al usuario un correo electrónico pidiéndole que haga clic en un enlace. Si no se estableció ninguna contraseña en el formulario de autorregistro, este correo electrónico también incluirá una contraseña temporal.

Antes de hacer clic en el enlace, el usuario aparecerá entre los usuarios pendientes con inscripción = no. Tras hacer clic en el enlace, el usuario seguirá entre los usuarios pendientes, pero ahora con inscripción configurada como sí:

Tenga en cuenta que, después de hacer clic en el enlace, el usuario ya verá el mensaje "registro completado"; sin embargo, aún deberá ser aprobado antes de poder iniciar sesión.

→ Una vez que el administrador apruebe al usuario en Usuarios pendientes, el usuario podrá iniciar sesión en la plataforma. Se recomienda configurar una notificación para informarle de esto.

Tenga en cuenta también que el administrador puede aprobar al usuario aunque no haya hecho clic en el enlace (inscripción = no).

Usuarios pendientes

→ Un Usuario avanzado con permisos Usuarios/Vista y Usuarios en espera de la confirmación de suscripción podrá acceder a esta página y llevar a cabo las acciones en ella

La página Usuarios pendientes enumera los usuarios cuya cuenta sigue en proceso de creación. Esto incluye:

• Usuarios con autorregistro abierto que aún tienen que hacer clic en el enlace de confirmación.
• Usuarios con autorregistro moderado que aún tienen que ser aprobados por un administrador.

Para acceder a ella, seleccione Menú de navegación > Personas (icono de personas) > Usuarios y haga clic en el icono del reloj (Usuarios pendientes) en la esquina superior derecha.

Para aprobar o rechazar usuarios pendientes:

1. Haga clic en el icono de puntos suspensivos al final de la fila del usuario y seleccione Aprobar o Rechazar.
   → El usuario será eliminado de la lista de usuarios pendientes. Si se le aprueba, el usuario aparecerá en la lista de gestión de usuarios y podrá iniciar sesión en la plataforma.

Puede llevar a cabo la misma acción (aprobar o rechazar) para múltiples solicitudes a la vez seleccionando las casillas de verificación junto a los nombres de usuario, haciendo clic en Elegir una acción en la esquina inferior derecha de la página y seleccionando Aprobar o Rechazar.

Tenga en cuenta que la columna INSCRIPCIÓN mostrará:

• No si se ha enviado al usuario un correo electrónico de confirmación pero aún no ha hecho clic en el enlace
• Sí si el usuario ha hecho clic en el enlace del correo electrónico de confirmación
• Sí si al usuario no se le ha enviado un correo electrónico de confirmación (no se necesita hacer clic en un enlace)

Puede aprobar a un usuario aunque no haya hecho clic en el enlace (Inscripción = No). Al aprobar a un usuario se activará la notificación El usuario ha sido creado (registro confirmado), en caso de estar configurada, independientemente de su estado de inscripción.

→ Los administradores también pueden aprobar solicitudes de registro pendientes a través del widget Lista de tareas. 

Una vez aprobado un usuario, en Gestión de usuarios su Estado de validación del correo electrónico pasará a ser Verificado si el usuario ha hecho clic en un enlace de confirmación. De lo contrario, será No verificado.  

Opciones de autorregistro

Este capítulo contiene una referencia a las distintas opciones disponibles para el autorregistro y cómo afectan al proceso de autorregistro. Los ajustes que se abarcan aquí son Registro rápido, Correo electrónico con enlace de confirmación, Límite de expiración para el enlace de confirmación, Remitente de correo electrónico, Opciones de nombres y apellidos, Uso del código de registro, Restringir dominios.

Registro rápido

Este ajuste determina qué tipo de formulario tienen que compilar los usuarios tras hacer clic en el botón Registrarse para crear una cuenta.

Con el registro rápido activado, el formulario de autorregistro requerirá solo una dirección de correo electrónico, independientemente de los ajustes configurados en Opciones (para solicitar nombre y apellidos) y en Uso del código de registro.

→ Si opta por el registro rápido, los usuarios no establecerán una contraseña en el formulario de registro. Recibirán un correo electrónico con una contraseña temporal generada por la plataforma. Consulte el capítulo Correo electrónico de confirmación en el autorregistro. 

Con el registro rápido desactivado, el formulario de registro requerirá más información: nombre de usuario y dirección de correo electrónico, establecimiento de una contraseña*, idioma, nombre y apellidos (requeridos si así se ha configurado en Opciones), una rama (en función de los ajustes en el Uso del código de registro) y cualquier campo adicional para la rama seleccionada.

*Si el ajuste avanzado Usuarios > Calcular automáticamente la contraseña está activado, el formulario NO incluirá los campos para establecer una contraseña. En su lugar, el usuario recibirá una contraseña temporal por correo electrónico, como en el caso del registro rápido.

Correo electrónico de confirmación en el autorregistro

Esta opción determina si los usuarios que se autorregistren recibirán un correo electrónico con un enlace de confirmación en el que deberán hacer clic para completar el proceso de registro.

Correo electrónico de confirmación activado

Si activa el enlace de confirmación, los usuarios que se autorregistren recibirán un correo electrónico con el enlace en el que tendrán que hacer clic. La validez del enlace está determinada por el valor establecido en Límite, en horas, de expiración de una petición de suscripción.

En el caso del registro rápido o del registro completo sin campos de contraseña, este correo electrónico también contendrá una contraseña temporal.

Estos correos electrónicos se envían para los autorregistros moderado y abierto. La diferencia es que:

• Para el autorregistro abierto, después de hacer clic en el enlace el usuario podrá acceder directamente a la plataforma
• Para el autorregistro moderado, después de hacer clic en el enlace el usuario aún tendrá que ser aprobado por un administrador antes de acceder a la plataforma. Consulte el capítulo Usuarios pendientes.

Correo electrónico de confirmación desactivado

Si desactiva el correo electrónico de confirmación, los usuarios que se autorregistren no tendrán que hacer clic en un enlace para completar su proceso de registro. No obstante, si no se ha establecido ninguna contraseña en el formulario de autorregistro, se les enviará de todos modos un correo electrónico con una contraseña temporal:

Correos electrónicos con contraseñas temporales  (enviados solo cuando no hay ninguna contraseña establecida en el formulario de registro, cuando no se ha enviado un correo electrónico con enlace de confirmación)
Autorregistro abierto	Autorregistro moderado

→ Tenga en cuenta que, con el correo electrónico con enlace de confirmación deshabilitado, para aquellos que establezcan una contraseña en el formulario de registro completo, no se enviará ningún correo electrónico.

A tener en cuenta: Los correos electrónicos con enlaces de confirmación y contraseñas temporales aquí descritos están integrados, no dependen de la configuración de ninguna notificación. Sus textos pueden personalizarse con la Herramienta de localización (módulo de registro).

• Estos correos electrónicos se envían desde la dirección configurada en el campo Remitente de registros, contraseñas olvidadas e emails de tareas en segundo plano. Asegúrese de que dicha dirección esté configurada correctamente para asegurar que los correos electrónicos se envíen de forma fiable.

La finalidad de estos correos electrónicos integrados es gestionar el proceso de creación de cuentas (envío de un enlace en el que hacer clic y/o una contraseña temporal).

En la mayoría de los casos, también querrá configurar un correo electrónico de notificación de bienvenida, por ejemplo, para informar a los usuarios de que se ha aprobado su registro o para confirmar que la cuenta se ha creado correctamente. Véase el capítulo Notificaciones de autorregistro.

Límite, en horas, de expiración de una petición de suscripción

Este ajuste se aplica solo si ha habilitado Enviar correo electrónico de confirmación al autorregistrarse. Determina durante cuánto tiempo será válido el enlace de confirmación del correo electrónico.

Remitente de registros, contraseñas olvidadas e emails de tareas en segundo plano

Esta es la dirección de correo electrónico que se utilizará para enviar el enlace de confirmación y la contraseña temporal usados para la gestión de los autorregistros.

• También se utilizará para permitir a los usuarios restablecer sus contraseñas y para enviar los informes personalizados programados. De este modo, deberá configurar siempre este remitente de correo electrónico aunque no utilice el autorregistro.
• Para garantizar que los correos electrónicos se envíen correctamente, la dirección del remitente del correo electrónico y su dominio (la parte después de la @) deben configurarse en la plataforma como se describe en el artículo Configuración de dominios de correo electrónico. De lo contrario, el correo electrónico puede terminar en la carpeta de correo no deseado del destinatario. 

Opciones (son necesarios el nombre y los apellidos)

Este ajuste controla si los campos de nombre y apellido/s del formulario de autorregistro son obligatorios u opcionales.

• Este ajuste no se aplica si selecciona la opción de registro rápido. Tampoco se aplica a los usuarios creados por un administrador.
• No obstante, este ajuste sí se aplica a las cuentas de usuarios creadas mediante aprovisionamiento de SSO.

Uso del código de registro

Defina si le gustaría utilizar códigos de registro. Los códigos de registro pueden utilizarse si ha configurado un organigrama. Cuando esté habilitada esta función, a los usuarios se les pedirá que introduzcan manualmente un código de rama o seleccionen un nombre de rama de una lista desplegable (tenga en cuenta que solo se enumerarán en la lista desplegable de nombres de ramas las ramas con un código de rama) al autorregistrarse en la plataforma, para que se les asigne directamente a la rama seleccionada.

Si marca la opción de pedir una combinación de código de rama y código de curso, deberá definir el código del curso en el menú Propiedades del curso - pestaña Opciones de inscripción - sección Código de inscripción. Tenga en cuenta que esta opción solo está disponible cuando está activa la aplicación Códigos de inscripción en su plataforma. Al marcar esta opción, cuando un usuario introduce los códigos combinados, se registrará directamente en la subrama y se le inscribirá en el curso o los planes de aprendizaje asociados al código del curso.  

Si ha configurado la opción de permitir el autorregistro abierto para un dominio concreto mediante la aplicación Extended Enterprise, se colocará automáticamente al usuario en dicha rama (o subrama) concreta del dominio en el organigrama. Al configurar la sección Uso del código de registro para un dominio específico, si ha marcado la opción de Solicite un código de rama seleccionado por el usuario de una lista en un menú desplegable, los usuarios solo podrán ver los nombres de las ramas asociadas a las ramas del dominio en la lista desplegable al registrarse en la página de inicio de sesión de dicho subdominio concreto. Recuerde que solo serán visibles en la lista desplegable los nombres de las ramas con un código de rama asignado.

Las opciones de Uso del código de registro no se tienen en cuenta si activa el registro rápido. Los usuarios no estarán obligados a seleccionar un código de rama al autorregistrarse, y se les asignará automáticamente a la rama raíz. Los Superadministradores (o Usuarios avanzados con permisos) tendrán que asignar usuarios a la rama de pertenencia manualmente una vez registrados.

• Si desea añadir información específica para los usuarios que vayan a autorregistrarse, puede editar el texto Comience su nueva experiencia de aprendizaje simplemente rellenando este formulario en la Herramienta de localización de la plataforma. Al hacerlo, podría añadir un código de rama predeterminado obligatorio a insertar en el campo específico durante el registro, para asignar a los usuarios a una rama concreta al crearlos. De esta forma, todos los nuevos usuarios serán creados dentro de esa rama y, más adelante, será más fácil reasignarlos a la rama deseada. También es posible añadir otros datos de contacto en función de sus necesidades.

Restringir dominios

Puede restringir el autorregistro de usuarios en la plataforma a dominios de correo electrónico concretos. Las suscripciones de los usuarios que se registren utilizando un correo electrónico con otro dominio se rechazarán automáticamente. Defina los dominios con permiso para autorregistrarse libremente insertando su lista en la sección Restringir dominios.

Si un usuario intenta registrarse en la plataforma con un dominio que no haya introducido en la lista, el sistema mostrará automáticamente un mensaje de error.

Notificaciones de autorregistro

Durante el autoregistro, es posible que se envíen algunos correos electrónicos integrados según lo determinen los ajustes del Correo electrónico de confirmación en el autorregistro y el tipo de autorregistro. Sin embargo, el propósito de estos es proporcionar enlaces de confirmación en los que hacer clic y/o contraseñas temporales según sea necesario. En la mayoría de los casos, también tendrá que configurar las notificaciones relativas al autorregistro.

El usuario ha sido creado (registro confirmado)

Para todos los tipos de autorregistros, se recomienda encarecidamente configurar la notificación El usuario ha sido creado (registro confirmado). Esta se enviará:

• Para el autorregistro abierto, tan pronto como el usuario haga clic en el enlace de confirmación (si se requiere); de lo contrario, en cuanto el usuario complete el formulario de registro.
  → también se enviará si un usuario no hace clic en el enlace de confirmación pero se le aprueba de todos modos en Usuarios pendientes.
• Para el autorregistro moderado, tan pronto como la solicitud se apruebe en la lista de usuarios pendientes.

Puede resultar útil añadir el código abreviado [user_password] a esta notificación. Esto proporcionará a los usuarios un enlace en el que podrán hacer clic para restablecer/actualizar su contraseña. Es posible que tengan que hacer esto, por ejemplo, si han olvidado la contraseña que establecieron al autorregistrarse o si desean cambiar la contraseña temporal recibida por correo electrónico.

Usuario a la espera de ser aprobado en la plataforma

Además, al utilizar el autorregistro moderado:

• Se recomienda que la notificación Usuario esperando ser aprobado en la suscripción de la plataforma esté configurada para avisar al administrador de las solicitudes de registro que deben aprobarse en Usuarios pendientes.

Ajustes de registro y aprovisionamiento de SSO

La mayoría de los ajustes de la página Ajustes avanzados > Autorregistro se aplican solo a la creación de cuentas con el formulario de registro propio de la plataforma y no afectarán a las cuentas creadas mediante aprovisionamiento/adquisición de SSO.

Por ejemplo, si ha configurado Tipo de registro = Solo por el administrador pero tiene configurado el aprovisionamiento de SSO para permitir la creación de cuentas, es posible que un usuario aún pueda autorregistrarse a través de su proveedor de SSO, eludiendo así el formulario de registro de la plataforma.

No obstante, la opción Son necesarios el nombre y los apellidos sí se aplica al aprovisionamiento de SSO. Si se requieren el nombre y los apellidos para crear una cuenta, deberá aprovisionar dichos campos en la configuración del SSO. Para obtener más información, consulte el artículo Guía general para la configuración de SSO > Aprovisionamiento de usuarios.