Gestión de usuarios con acciones en bloque – Docebo Help & Support

Presentación

Si eres superadministrador o usuario avanzado y tienes los permisos pertinentes, serás responsable de los usuarios de tu plataforma: tendrás que ocuparte de la creación y de la gestión diaria, lo cual incluye tareas como la edición o la asignación y el traslado de usuarios a grupos y ramas, la gestión de equipos, etc. Aunque puedes gestionar a los usuarios de forma individual, también puedes hacer uso de las acciones en bloque para ahorrar tiempo y reducir el riesgo de errores.

En este artículo se describen todas las acciones en bloque que hay disponibles en la sección Usuarios de tu plataforma. Las acciones en bloque para la gestión de usuarios están también disponibles en el caso de la función Mi equipo, tanto para superadministradores como para gerentes. Más información sobre la gestión de usuarios en tu plataforma.

Selección en bloque de usuarios

Para gestionar varios usuarios mediante una sola acción en bloque, inicia sesión como superadministrador en tu plataforma y, a continuación, accede al menú de Administrador pulsando en el icono del engranaje de la esquina superior derecha. En la sección Aprendizaje en línea, pulsa en el elemento Usuarios de la sección Aprendizaje en línea. Cuando estés en la página principal de Usuarios, selecciona a varios usuarios marcando las casillas de verificación que verás junto a sus nombres de usuario o la casilla de verificación de la fila superior para seleccionar a todos los usuarios de la página que se esté mostrando en ese momento.

Nota: Si quieres seleccionar a todos los usuarios de tu plataforma y no solo a los usuarios que aparezcan en la página de la tabla en la que estés en ese momento, pulsa el botón Seleccionar todo de la parte inferior de la tabla, que aparecerá siempre que se seleccione a más de un usuario.

Cuando hayas seleccionado a los usuarios que quieras gestionar, haz clic en el botón Elegir acción que verás en la esquina inferior derecha de la tabla. Encima del botón aparecerá un menú emergente y desde ahí podrás elegir qué acción aplicar a los usuarios seleccionados. Consulta la siguiente sección para conocer todos los detalles de cada opción.

Acciones en bloque para la gestión de usuarios

Cuando hayas seleccionado al menos un usuario de la tabla, se habilitará el botón Elegir acción de la parte inferior de la tabla Todos los usuarios. Haz clic en él y elige una de las acciones en bloque disponibles para aplicarla a los usuarios seleccionados:

Ramas > Añadir a la rama

Utiliza esta opción para añadir a los usuarios seleccionados a una rama determinada del organigrama. En el panel deslizante que se abrirá, selecciona la rama en la que quieras colocar a los usuarios seleccionados y, a continuación, pulsa Confirmar. Procura no colocar a un usuario en varias ramas, ya que eso complicará la gestión de usuarios y la experiencia del usuario (por ejemplo, podrían activarse varias notificaciones para ese usuario). En lugar de colocar a un usuario en dos ramas o más, puedes ponerlo en una sola y añadirlo después a distintos grupos.

Ramas > Mover a la rama

Con esta acción se moverán los usuarios seleccionados a otra rama. En el panel deslizante, selecciona la rama en la que quieras colocar a los usuarios seleccionados y, a continuación, pulsa Confirmar. En este punto, todos los usuarios seleccionados se eliminarán de las ramas a las que estuvieran asignados con anterioridad y se colocarán en la rama que hayas seleccionado. Recuerda que, si activaste tu plataforma después del 21 de octubre de 2019, no se te permitirá mover usuarios a otras ramas y no podrás ver esta opción.

Ramas > Eliminar de la rama

Con este comando se eliminará a los usuarios seleccionados de la rama a la que pertenecen. En el panel deslizante, selecciona la rama de la que quieras eliminar a los usuarios seleccionados y, a continuación, pulsa Confirmar. En este caso, asegúrate de que todos los usuarios seleccionados pertenezcan a la misma rama. No olvides que no se pueden eliminar usuarios de la rama principal.

Exportar > Exportar como CSV

Utiliza esta opción para exportar la lista de los usuarios seleccionados en formato CSV. En el panel deslizante, selecciona el separador de campos y, a continuación, marca si quieres incluir los nombres de las columnas en la primera fila del archivo. Más abajo, marca los campos de usuario que quieras incluir en el archivo. Puedes seleccionar tanto campos estándar como los campos adicionales que hayas creado o importado. Recuerda que el campo del nombre de usuario siempre se tiene que incluir, por lo que se marcará de forma predeterminada y no se podrá deseleccionar.

También se puede incluir información sobre las ramas a las que pertenecen los usuarios seleccionados para la exportación. Solo hay que marcar las opciones correspondientes en el área Seleccionar campo de la rama. Cuando incluyas la información de la rama en la exportación, ten presente que:

el nombre de la rama y la ruta del nombre de la rama se exportan siempre en el idioma predeterminado de la plataforma, ya que es posible que no haya disponible una traducción en el idioma seleccionado por el usuario;
si los usuarios no están asignados a ninguna rama, entonces estarán asignados implícitamente a la rama principal y ni su ID de rama ni ningún otro valor relacionado con la rama principal —ID, nombre o código de la rama, por ejemplo— llevarán asignado un valor en el archivo exportado;
si activaste tu plataforma antes del 21 de octubre de 2019, puede que tus usuarios pueden pertenezcan a más de una rama y, por lo tanto, se incluirán en la exportación los valores de todas las ramas a las que pertenezcan, separados por el símbolo «|».

Cuando hayas terminado, pulsa el botón Exportar archivo CSV de la parte inferior. La descarga de tu archivo se iniciará de forma automática. Recuerda que las fechas que se exporten en el archivo CSV estarán en formato UTC.

Exportar > Exportar como XLS

En este menú, podrás exportar la lista de los usuarios seleccionados con toda su información. En el panel deslizante, selecciona el separador de campos y, a continuación, marca si quieres incluir los nombres de las columnas en la primera fila del archivo. Más abajo, marca los campos de usuario que quieras incluir en el archivo. Puedes seleccionar tanto campos estándar como los campos adicionales que hayas creado o importado. Recuerda que el campo del nombre de usuario siempre se incluye en la lista.

el nombre de la rama y la ruta del nombre de la rama se exportan siempre en el idioma predeterminado de la plataforma, ya que es posible que no haya disponible una traducción en el idioma seleccionado por el usuario;
si los usuarios no están asignados a ninguna rama, entonces estarán asignados implícitamente a la rama principal y ni su ID de rama ni ningún otro valor relacionado con la rama principal —ID, nombre o código de la rama, por ejemplo— llevarán asignado un valor en el archivo exportado;
si activaste tu plataforma antes del 21 de octubre de 2019, puede que tus usuarios pueden pertenezcan a más de una rama y, por lo tanto, se incluirán en la exportación los valores de todas las ramas a las que pertenezcan, separados por el símbolo «|».

Cuando hayas terminado, pulsa el botón Exportar archivo XLS de la parte inferior. La descarga de tu archivo se iniciará de forma automática.

Otorgar permisos de gerente

Si se selecciona esta opción, se activará la opción Este usuario gestiona subordinados en los perfiles de los usuarios seleccionados. Más información sobre cómo configurar los gerentes.

Enviar notificación de activación

Utiliza esta opción para enviar la notificación «Usuario creado (por el administrador)» a todos los usuarios seleccionados. Recuerda que esta notificación ya debe estar configurada y activada en la aplicación de notificaciones. Consulta el capítulo Envío de notificaciones a nuevos usuarios de este artículo para obtener más información.

Estado > Activar

Si el usuario se hubiera desactivado con anterioridad, se podría volver a activar. Al usar esta acción, se activarán todos los usuariosseleccionados. Tienes más información sobre el estado de los usuarios aquí.

Estado > Desactivar

Puedes usar este comando para desactivar los perfiles de usuario de los usuarios seleccionados. Más información sobre los estados de los usuarios.

No olvides que también puedes importar, activar y desactivar usuarios mediante un archivo CSV. Si necesitas más información, consulta este artículo.

Editar

Si seleccionas esta opción, verás un panel deslizante desde el que podrás cambiar en bloque algunos campos de usuario, como por ejemplo la contraseña, el estado de validación de correo electrónico, la fecha de vencimiento del usuario, el idioma preferido, el rol del usuario o el superior directo, además de todos los campos adicionales.

Eliminar

Con este comando se eliminarán de forma permanente los usuarios seleccionados. No olvides que esta operación no se puede deshacer y que, al eliminar a un usuario, también eliminarás cualquier activo que el usuario haya subido a la plataforma. Utiliza esta opción con cautela.

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