Presentación
Como Superadministrador o Usuario avanzado con los permisos pertinentes, será responsable de los usuarios de su plataforma: tendrá que ocuparse de la creación y de la gestión cotidiana, lo cual incluye tareas como la edición o la asignación y el traslado de usuarios a grupos y ramas, la gestión de equipos, etc. Si bien puede gestionar a los usuarios de forma individual, también puede hacer uso de las acciones masivas para ahorrar tiempo y reducir el riesgo de errores.
En este artículo se describen todas las acciones masivas disponibles en la sección Usuarios de su plataforma. Las acciones masivas para la gestión de usuarios están también disponibles en la función Mi equipo, tanto para Superadministradores como para superiores. Más información sobre la gestión de usuarios en su plataforma.
A tener en cuenta: El proceso para añadir o modificar miembros de grupos funciona fuera de los eventos de la plataforma. Este proceso analiza constantemente los eventos de la plataforma con el fin de comprender si es necesario añadir o eliminar usuarios a o de grupos en función de estos eventos. Por consiguiente, cualquier modificación de un usuario que implique modificaciones del grupo se procesa de forma asíncrona y es posible que la actualización se retrase hasta una hora.
Selección masiva de usuarios
Para gestionar a varios usuarios mediante una sola acción masiva, inicie sesión en su plataforma como Superadministrador y, a continuación, acceda al Menú de navegación. Desde Personas (icono de personas), pulse el elemento Usuarios. Cuando esté en la página principal de Usuarios, seleccione a varios usuarios marcando las casillas de verificación junto a sus nombres de usuario o la casilla de verificación de la fila superior para seleccionar a todos los usuarios de la página que se esté mostrando en ese momento.
A tener en cuenta: Si desea seleccionar a todos los usuarios de su plataforma y no solo a los usuarios que aparezcan en la página de la tabla en la que esté en ese momento, pulse el botón Seleccionar todo de la parte inferior de la tabla, que aparecerá siempre que se seleccione a más de un usuario.
Cuando haya seleccionado a los usuarios que desee gestionar, haga clic en el botón Elegir una acción de la esquina inferior derecha de la tabla. Encima del botón aparecerá un menú emergente desde el que podrá elegir qué acción aplicar a los usuarios seleccionados. Consulte la siguiente sección para conocer más detalles sobre cada opción.
Acciones masivas para la gestión de usuarios
Cuando haya seleccionado al menos a un usuario de la tabla, se habilitará el botón Elegir una acción de la parte inferior de la tabla Todos los usuarios. Haga clic en él y elija una de las acciones masivas disponibles para aplicarla a los usuarios seleccionados:
Ramas → Añadir a la rama
Utilice esta opción para añadir a los usuarios seleccionados a una rama determinada del organigrama. En el panel deslizante que se abrirá, seleccione la rama en la que desee colocar a los usuarios seleccionados y, a continuación, pulse Confirmar. Procure no colocar a un usuario en varias ramas, ya que esto suele complicar la gestión de usuarios y la experiencia del usuario (por ejemplo, podrían activarse múltiples notificaciones para el usuario). En lugar de colocar a un usuario en dos ramas o más, puede ponerlo en una sola y añadirlo después a distintos grupos.
Ramas → Mover a la rama
Esto hará que se mueva a los usuarios seleccionados a otra rama. En el panel deslizante, seleccione la rama en la que desee colocar a los usuarios seleccionados y, a continuación, pulse Confirmar. En este punto, todos los usuarios seleccionados se eliminarán de las ramas a las que estuvieran asignados con anterioridad y se colocarán en la nueva rama seleccionada.
A tener en cuenta: Si activó su plataforma después del 21 de octubre de 2019, no se le permitirá mover usuarios a otras ramas y no podrá ver esta opción.
Ramas → Eliminar de la rama
Con este comando se eliminará a los usuarios seleccionados de la rama a la que pertenezcan. En el panel deslizante, seleccione la rama de la que desee eliminar a los usuarios seleccionados y, a continuación, pulse Confirmar. En este caso, asegúrese de que todos los usuarios seleccionados pertenezcan a la misma rama. No olvide que no se pueden eliminar usuarios de la rama raíz.
Exportar → Exportar como CSV o XLS
Estas opciones le permiten exportar la lista de los usuarios seleccionados en formato XLS o CSV. Seleccione el tipo de exportación que desee. Después, en el panel deslizante, seleccione el separador de campos (solo para exportar archivos CSV) y marque si desea incluir los nombres de las columnas en la primera fila.
A continuación, utilice las casillas de verificación para seleccionar qué campos deben incluirse en la exportación. Puede seleccionar tanto campos de usuario estándar como los campos adicionales que haya creado o importado. Recuerde que el campo del nombre de usuario siempre se incluye en la lista, por lo que se marcará de forma predeterminada y no se podrá deseleccionar. También se puede incluir información sobre las ramas a las que pertenezcan los usuarios seleccionados. Cuando incluya la información de la rama en la exportación, tenga presente que:
- El nombre de la rama y la ruta del nombre de la rama se exportan siempre en el idioma predeterminado de la plataforma, ya que es posible que no haya disponible una traducción en el idioma seleccionado por el usuario.
- Si los usuarios no están asignados a ninguna rama, entonces estarán asignados implícitamente a la rama raíz y ni su ID de rama ni ningún otro valor relacionado con la rama raíz —ID, nombre o código de la rama, por ejemplo— llevarán asignado un valor en el archivo exportado.
- Si activó su plataforma antes del 21 de octubre de 2019, puede que sus usuarios pertenezcan a más de una rama y, por lo tanto, se incluirán en la exportación los valores de todas las ramas a las que pertenezcan, separados por el símbolo |.
Cuando haya terminado, pulse el botón Exportar archivo CSV o Exportar archivo XLS de la parte inferior. La descarga de su archivo se iniciará de forma automática. Recuerde que, en el caso de las exportaciones de archivos CSV, las fechas estarán en formato UTC.
Si selecciona más de 250 usuarios, la exportación se llevará a cabo como una tarea en segundo plano.
Dar permisos de superior
Si se selecciona esta opción, se activará la opción Este usuario gestiona subordinados en los perfiles de los usuarios seleccionados. Más información sobre cómo configurar a los superiores.
Restablecer perfiles de habilidades
Cuando utilice la Gestión de habilidades para gestionar las habilidades de sus usuarios, use esta opción para reset the skills associated to the user profiles.
Exportar historial de certificados
Seleccione esta opción para exportar los certificados emitidos para los usuarios seleccionados en formato PDF. Recibirá un enlace de descarga por correo electrónico, que le proporcionará acceso a una carpeta comprimida. La carpeta incluirá una subcarpeta para cada usuario seleccionado, que contendrá sus respectivos certificados. El enlace de descarga mantendrá su validez durante 30 días.
Esta acción solo está disponible para los Superadministradores, para un máximo de 100 usuarios a la vez, y se desactiva al seleccionar a todos los usuarios con el botón Seleccionar todos.
Al seleccionar la opción Exportar historial de certificados, se abrirá un panel a la derecha en el que podrá verificar su dirección de correo electrónico. Si su correo electrónico falta o es incorrecto, actualícelo desde la página Mi perfil.
Aunque sea el único usuario con permiso para descargar los certificados, puede hacer que el enlace de descarga sea válido también para otros Superadministradores y Usuarios avanzados seleccionando la casilla de verificación Hacer que el enlace se pueda compartir con Usuarios avanzados y otros Superadministradores. No se requiere ningún permiso específico para que los Usuarios avanzados puedan descargar los certificados. Podrán descargar certificados para todos los usuarios que haya seleccionado, independientemente de si tienen dichos usuarios asignados como recursos.
Haga clic en Siguiente para continuar con el segundo paso de la exportación, en el que podrá elegir si incluir los datos de aprendizaje del usuario para los cursos y planes de aprendizaje en los que los usuarios seleccionados hayan obtenido un certificado. Si desea incluirlos, habilite la opción Exportar datos de aprendizaje y, a continuación, seleccione el formato de archivo, el separador y los datos específicos a exportar. Los datos de aprendizaje exportados se incluirán en la subcarpeta del usuario dentro de la carpeta comprimida.
Haga clic en Exportar para finalizar el proceso.
Enviar notificación de activación
Utilice esta opción para enviar la notificación El usuario ha sido creado (por el administrador) a todos los usuarios seleccionados. Recuerde que esta notificación ya debe estar configurada y activada en la aplicación Notificaciones. Consulte el capítulo Envío de una notificación a los nuevos usuarios del artículo sobre la gestión de usuarios para obtener más información.
A tener en cuenta: Para asegurar un envío sin problemas de las notificaciones, seleccione como máximo 1000 usuarios a la vez para la acción Enviar notificación de activación.
A tener en cuenta: La acción Enviar notificación de activación está disponible solo para Superadministradores.
Estado → Activar
Si el usuario se ha desactivado previamente, se puede volver a activar. Al usar esta acción, se activará a todos los usuarios seleccionados. Si selecciona más de 250 usuarios, la activación se llevará a cabo coon una tarea en segundo plano. Más información sobre los estados de los usuarios.
Estado → Desactivar
Puede usar este comando para desactivar los perfiles de usuario de los usuarios seleccionados. Si selecciona más de 250 usuarios, la desactivación se llevará a cabo coon una tarea en segundo plano. Más información sobre los estados de los usuarios.
A tener en cuenta: También puede importar, activar y desactivar usuarios mediante un archivo CSV.
Editar
Si selecciona esta opción, verá un panel deslizante desde el que podrá cambiar de forma masiva algunos campos de usuario, como por ejemplo la contraseña, el estado de validación del correo electrónico, la fecha de expiración del usuario, el idioma preferido, el rol del usuario o el superior directo, además de todos los campos adicionales.
Eliminar
Con este comando se eliminarán de forma permanente los usuarios seleccionados. No olvide que esta operación no se puede deshacer y que, al eliminar a un usuario, también eliminará cualquier activo que el usuario haya subido a la plataforma. Utilice esta opción con cautela.