Einführung

Um auf die Plattform zuzugreifen müssen Benutzer registriert sein bzw. ein Konto besitzen. Je nachdem, wie Ihre Plattform konfiguriert ist, haben Ihre Benutzer die Möglichkeit, sich selbst zu registrieren, oder ist die Erstellung von Benutzerkonten ausschließlich den Administratoren vorbehalten.
→ Weitere Informationen zur Selbstregistrierung und zur Einrichtung dieser Optionen finden Sie im Artikel Benutzerregistrierungstypen.

Dieser Artikel erklärt die Erstellung von Benutzern durch Administratoren. Benutzer können von einem Superadministrator oder von einem Power User mit den erforderlichen Berechtigungen für Benutzer erstellt werden.

Erstellen eines neuen Benutzers

→ Power User mit den Berechtigungen Benutzer/ Anzeigen und Erstellen

Um einen neuen Benutzer zu erstellen, wählen Sie Admin-Menü > E-Learning > Benutzer aus, um auf die Seite Benutzerverwaltung zuzugreifen. Drücken Sie dann in der oberen rechten Ecke auf die Plus-Schaltfläche und wählen Sie Neuer Benutzer aus.

Füllen Sie im Slideout-Bedienfeld alle Informationen auf der ersten Seite, Allgemeine Informationen, aus. Es wird empfohlen, alle Felder auszufüllen, auch wenn nicht alle Pflichtfelder sind. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen * gekennzeichnet. Ein paar Hinweise zu den Feldern in diesem Abschnitt finden Sie wie folgt:

Benutzername

Er sollte einzigartig, aber sowohl für Sie als auch für Ihre Benutzer leicht identifizierbar sein. Aus Sicherheitsgründen werden Benutzernamen, Vor- und Nachnamen gemäß den OWASP-Richtlinien (öffnet in einer neuen Registerkarte) überprüft und bereinigt, um Injektionen zu vermeiden. Dieses Feld ist deaktiviert, wenn die Option E-Mail als Benutzernamen verwenden im Menü Erweiterte Einstellungen der Plattform aktiv ist, um die Änderung seines Wertes mit etwas, was nicht die E-Mail-Adresse des Benutzers ist, zu verhindern.

Ebene

Wählen Sie die Benutzerebene aus dem Dropdown-Menü aus. Weitere Informationen zu Benutzerebenen, Rollen und Status.

E-Mail

Das Einfügen der E-Mail-Adresse ist zwar nicht erforderlich, wird aber dringend empfohlen, damit Sie Newsletter und Benachrichtigungen erhalten können. Vergewissern Sie sich, dass E-Mail-Adressen auf der gesamten Plattform eindeutig sind; falls mehrere Konten mit derselben E-Mail-Adresse vorhanden sind, sendet die Plattform Nachrichten nur an dem ersten Konto (in alphabetischer Reihenfolge), was dazu führen kann, dass diese Nachrichten an die falsche Person gesendet werden.

Vor- und Nachname

Das Einfügen des Vor- und Nachnamens des Benutzers ist zwar nicht erforderlich, wird aber dringend empfohlen, damit andere Bereiche Ihrer Plattform wie Benachrichtigungen und Zertifikate den vollständigen Namen des Benutzers anzeigen können. Aus Sicherheitsgründen werden Benutzernamen, Vor- und Nachnamen gemäß den OWASP-Richtlinien (öffnet in einer neuen Registerkarte) überprüft und bereinigt, um Injektionen zu vermeiden.

E-Mail-Validierungsstatus

Verifizierte E-Mail-Adressen sind für die Sicherheit der Plattform von grundlegender Bedeutung. Standardmäßig lautet der Validierungsstatus eines neu erstellten Benutzers unverified.- Wenn Sie bereits wissen, dass die E-Mail-Adresse des Benutzers korrekt ist, können Sie sie manuell aus dem entsprechenden Dropdown-Feld auf verified setzen. Sie können diese Aktion auch für mehrere Benutzer gleichzeitig durchführen, indem Sie sie auswählen und danach auf die Aktion Bearbeiten klicken.- Ansonsten können Sie neue Benutzer ihre E-Mail-Adresse verifizieren lassen, indem sie auf einen Link klicken. Um dies zu tun: Aktivieren Sie die Option Bestätigungs-E-Mail bei der ersten Anmeldung senden im Admin-Menü > Erweiterte Einstellungen > Vertikale Registerkarte Benutzer und konfigurieren Sie die Benachrichtigung Die E-Mail-Adresse des Benutzers muss verifiziert werden. Fügen Sie auch unbedingt den Shortcode [verification_link] in den Textkörper ein. Die Plattform benachrichtigt dann alle Benutzer mit nicht verifizierten E-Mail-Adressen bei der ersten Anmeldung. Nachdem der Benutzer auf den Verifizierungslink klickt, wird sein Status auf Verifiziert gesetzt.

Kennwort

Sie können Kennwortoptionen über die erweiterten Einstellungen der Plattform festlegen. Weitere Informationen zur Kennwortrichtlinie finden Sie im Artikel Verwalten der Kennwortrichtlinie. Bitte beachten Sie, dass bei Erreichen der maximalen Anzahl an Fehlversuchen die gesamte öffentliche IP-Adresse des Benutzers für zehn Minuten für den Zugriff auf das System gesperrt wird. Es ist nicht möglich, den Zähler von der Admin-Seite der Plattform aus manuell zurückzusetzen.

Benutzer zwingen, ihr Kennwort bei der ersten Anmeldung zu ändern

Diese Option zwingt einen Benutzer, sein Kennwort bei der ersten Anmeldung bei der Plattform zu ändern. Bitte beachten Sie, dass diese Option nicht für Benutzer gilt, die sich über SSO anmelden.

Ablauf

Legen Sie ein Ablaufdatum fest, nach dem der Benutzer nicht mehr auf die Plattform zugreifen kann. Drücken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie dann ein Datum im Kalender aus, um ein Ablaufdatum festzulegen. Um das Ablaufdatum eines Benutzers zu entfernen, drücken Sie auf das X-Symbol neben dem Feld. Erfahren Sie mehr über abgelaufene Benutzer.

Benutzer am Ende des Erstellungsprozesses aktivieren

Mit dieser Option wird festgelegt, ob der neu erstellte Benutzer in der Benutzerverwaltung den Status aktiviert (grünes Häkchen) oder deaktiviert (grauer Kreis) erhält. Deaktivierte Benutzer können noch nicht auf die Plattform zugreifen und müssen zuerst manuell aktiviert werden: Dies kann von einem Power User mit der Berechtigung Benutzer/Bearbeiten durchgeführt werden. Weitere Informationen finden Sie im Artikel zum Benutzerstatus.

→ Beachten Sie bitte, dass diese Option nur den Status steuert, den der neue Benutzer hat, wenn er in der Benutzerverwaltungsliste erscheint. In einigen Fällen werden neu erstellte Benutzer in die Liste Ausstehende Benutzer aufgenommen, wo sie erst genehmigt werden müssen, bevor sie in die Benutzerverwaltung gelangen.

Benachrichtigung Benutzer wurde (vom Administrator) erstellt an neuen Benutzer senden

Diese Option ist standardmäßig aktiv. Beim Erstellen des neuen Benutzers wird die Benutzer wurde (vom Administrator) erstellt-Benachrichtigung an die E-Mail-Adresse gesendet, die Sie für den Benutzer hinzugefügt haben. Weitere Informationen zu dieser Option finden Sie im folgenden Abschnitt.

Sprache

Wählen Sie die bevorzugte Sprache des Benutzers aus. Der Benutzer kann seine bevorzugte Sprache im Benutzermenü ändern, indem er auf das Stiftsymbol klickt und auf den Abschnitt Einstellungen zugreift.

Datumsformat

Wählen Sie das Benutzerdatumsformat entsprechend der Sprache aus. Sie können das Datumsformat nur bearbeiten, wenn die Benutzerdefinierte Auswahl-Option auf der vertikalen Registerkarte Datum und Uhrzeit des Elements Erweiterte Einstellungen im Abschnitt Einstellungen aktiviert ist.

Zeitzone

Wählen Sie die Zeitzone des Benutzers aus. Sie können die Zeitzone nur dann bearbeiten, wenn die Dem Benutzer die Auswahl seiner eigenen Zeitzone ermöglichen-Option auf der vertikalen Registerkarte Datum und Uhrzeit des Elements Erweiterte Einstellungen im Abschnitt Einstellungen aktiviert ist.

Klicken Sie auf Weiter, um mit Seite zwei des Slideout-Bedienfelds fortzufahren, wo Sie den Benutzer Zweigen im Organigramm zuweisen können. Wählen Sie den Ordner aus der Baumstruktur aus oder suchen Sie mithilfe der Suchleiste nach einem Zweig. Bitte beachten Sie, dass Sie, wenn Sie Ihre Plattform nach dem 21. Oktober 2019 aktiviert haben, denselben Benutzer nicht mehreren Zweigen zuweisen dürfen. Drücken Sie nach der Auswahl auf Weiter.

Legen Sie auf der dritten Seite des Slideout-Bedienfelds alle erforderlichen zusätzlichen Felder fest. Drücken Sie nach der Auswahl erneut auf Weiter.

Geben Sie auf der vierten Seite des Slideout-Bedienfelds im Abschnitt Informationen über den Manager den Namen des Managers des Benutzers, den Sie bearbeiten, in die entsprechenden Textbereiche ein, z.B. direkter Manager oder funktionaler Manager. Wenn dieser Benutzer keinen direkten Manager hat, aktivieren Sie den Schalter Benutzer hat keinen Direktmanager.

Bitte beachten: Die Informationen zu den Managertypen können auf der Seite Managertypen verwalten der Benutzerverwaltungsseite angezeigt und verwaltet werden, indem Sie oben rechts auf Teams und Manager verwalten klicken und aus den unten angezeigten Elementen Managertypen verwalten auswählen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Managertypen verwalten.

Wenn der Benutzer kein Manager ist, können Sie unten im Bereich auf Benutzer erstellen klicken, um den Erstellungsprozess abzuschließen. Drücken Sie Überprüfen, um alle von Ihnen konfigurierten Details zu überprüfen, oder drücken Sie Zurück, um zurückzugehen und die Details zu bearbeiten.

Sobald der Benutzererstellungsprozess abgeschlossen ist, sind die nächsten Schritte wie folgt:

• Wenn Sie über die Berechtigung Benutzer/Kann Benutzer aktivieren verfügen, erscheint der neu erstellte Benutzer direkt in der Benutzerverwaltung. Ansonsten erscheint er unten Ausstehende Benutzer.
• Wenn sich der Benutzer in der Liste der ausstehenden Benutzer befindet, muss er genehmigt werden. Dazu ist die Berechtigung Benutzer/Benutzer, die auf Bestätigung des Abonnements warten erforderlich. Nach der Genehmigung wird der Benutzer in die Benutzerverwaltung verschoben.
• Auf der Benutzerverwaltung ist der neue Benutzer bereits aktiviert, wenn Sie die Option Benutzer am Ende des Erstellungsprozesses aktivieren ausgewählt haben. Ansonsten müssen Sie den Benutzer manuell aktivieren, wofür Sie die Berechtigung Benutzer/Bearbeiten brauchen.

Sobald der Benutzer in der Benutzerverwaltung ist und aktiviert wurde, kann er auf die Plattform zugreifen. Zu diesem Zeitpunkt können Sie den Benutzer direkt in Kurse einschreiben oder ihm Abonnementlizenzen zuweisen. Bitte beachten Sie, dass Sie nur Lizenzen zuweisen können, die für den Zweig, in dem sich der Benutzer befindet, sichtbar sind. Wenn Sie einen Manager erstellen, lesen Sie bitte den folgenden Abschnitt.

Ausstehende Benutzer

→ Power User mit der Berechtigung Benutzer/Benutzer, die auf Bestätigung des Abonnements warten

Die Liste Ausstehende Benutzer besteht aus neu erstellten Benutzern, die genehmigt werden müssen, damit der Benutzererstellungsprozess abgeschlossen wird. Dazu können gehören:

• Benutzer, die von einem Power User ohne die Berechtigung Benutzer/Kann Benutzer aktivieren erstellt wurden.
• Selbstregistrierte Benutzer, die vom Administrator genehmigt werden müssen, oder die noch nicht auf den Bestätigungslink geklickt haben. Weitere Informationen dazu finden Sie im Artikel zur Selbstregistrierung.

Bitte beachten: Benutzer, die von einem Superadmin oder einem Power User mit der Berechtigung Kann Benutzer aktivieren erstellt wurden, erscheinen direkt auf der Liste der Benutzerverwaltung, ohne dass sie vorher unter den ausstehenden Benutzern genehmigt werden müssen.

Um auf den Bereich Ausstehende Benutzer zuzugreifen, wählen Sie Admin-Menü > E-Learning > Benutzer aus, um die Benutzerverwaltung-Seite zu öffnen, und klicken Sie oben rechts auf die Uhrsymbol (Ausstehende Benutzer). 

Um einen Benutzer zu genehmigen, klicken Sie auf das Ellipsensymbol in der Zeile des Benutzers und wählen Sie Genehmigen aus.
→ Der Benutzer wird von dieser Liste entfernt und erscheint dann in der Standard-Benutzerverwaltungsliste.

Sie können auch einen Benutzer Ablehnen und ihn damit von dieser Liste entfernen. Um mehrere Benutzer gleichzeitig zu genehmigen oder abzulehnen, wählen Sie die Kontrollkästchen neben ihren Namen aus und drücken Sie unten rechts auf die Schaltfläche Aktion auswählen. 

Verwalten von Benutzern

→ Power User mit der Berechtigung Benutzer/ Anzeigen, um die Seite zu öffnen, und auch die Berechtigung Benutzer/Bearbeiten, um Benutzer zu verwalten.

Um auf die Benutzerverwaltungsseite zuzugreifen, wählen Sie Admin-Menü > E-Learning > Benutzer aus.
Auf dieser Seite werden alle Benutzer aufgelistet, die auf Ihrer Plattform erstellt wurden. Beachten Sie, dass sie keine Benutzer anzeigt, die den Prozess der Kontoerstellung noch abschließen müssen. Diese werden stattdessen auf der Seite Ausstehende Benutzer angezeigt

Um einen Benutzer zu verwalten, finden Sie ihn und klicken Sie auf das Ellipsenmenü am Ende seiner Zeile.

Nutzen Sie die folgenden Möglichkeiten:

Bitte beachten: Der Benutzer staff.support wird standardmäßig auf Ihrer Plattform erstellt. Dieses Konto wird zu Supportzwecken verwendet und Sie können es weder ändern noch löschen.

Persönlicher Benutzerzusammenfassungsbericht

Greifen Sie auf den persönlichen Benutzerzusammenfassungsbericht zu, die bereits für den ausgewählten Benutzer gefiltert wurde.

Authentifizierungs-App entkoppeln

Wenn die E-Signatur auf Ihrer Plattform aktiv ist, verwenden Sie diese Option, um die Zuordnung zwischen einem Benutzer und der Authentifizierungs-App zu entfernen, die er verwendet, um seine Identität nachzuweisen.

Benutzer zusammenführen

Verwenden Sie diese Option, um das Benutzerprofil mit einem anderen Benutzerprofil zusammenzuführen.

Kanal

Verwenden Sie diese Option, um schnell auf den persönlichen Kanal des Benutzers zuzugreifen. 

Fähigkeiten-Dashboard anzeigen

Verwenden Sie diese Option, um auf eine Nur-Ansicht-Version des Fähigkeiten-Dashboards des Benutzers zuzugreifen. Diese Option ist nur verfügbar, wenn der ausgewählte Benutzer seine Fähigkeiten konfiguriert hat. Wenn Sie der Manager des ausgewählten Benutzers sind, haben Sie auch die Möglichkeit, von dieser Seite aus neue Fähigkeiten und Inhalte vorzuschlagen, ebenso wie von der Übersichtsseite der Benutzerfähigkeiten.

Fähigkeitsprofil zurücksetzen

Wenn Sie die Fähigkeitenverwaltung verwenden, um die Fähigkeiten Ihrer Benutzer zu verwalten, verwenden Sie diese Option, um die mit dem Benutzerprofil verknüpften Fähigkeiten zurückzusetzen.

Als dieser Benutzer anmelden / Als dieser Power User anmelden

Verwenden Sie diese Option, um sich je nach Benutzerebene als der Benutzer oder Power User anzumelden. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie sich als einen Benutzer und Power User ausgeben können.

Zum Power User-Profil

Wenn in Ihrer Plattform Power User definiert sind, verwenden Sie diese Option, um auf die Hauptseite des Power Users zuzugreifen.

Bearbeiten

Bearbeiten Sie im Slideout-Bedienfeld die Informationen, die Sie ändern müssen, und drücken Sie auf Aktualisieren.

Löschen

Durch Abschluss dieser Aktion wird der Benutzer gelöscht. Beachten Sie bitte Folgendes:

- Die Daten der gelöschten Benutzer bleiben auf der Plattform auf unbestimmte Zeit gespeichert.
- Sie können auch diese Daten im anonymen Modus aufbewahren, indem Sie die Option Gelöschte Benutzer anonymisieren in den Erweiterten Einstellungen der Plattform aktivieren. Diese Option ist standardmäßig aktiviert, wenn Sie Ihre Plattform nach dem 2. September 2021 aktiviert haben.

Bitte beachten: Für diejenigen, die die Docebo VILT for Zoom Version 3-Integration verwenden - Wenn ein Benutzer, den Sie zu löschen versuchen, als Zoom-Host in einer bestehenden VILT-Veranstaltung konfiguriert ist, können Sie diesen Benutzer nicht in Docebo löschen, ohne ihn vorher in Zoom zu entfernen.

Massenaktionen für Benutzer

Als Superadmin können Sie dieselbe Aktion für eine Auswahl von Benutzern ausführen. Wählen Sie auf der Hauptseite der Benutzerverwaltung die Benutzer aus, die Sie in die Aktion einbeziehen möchten, indem Sie das Kontrollkästchen neben den jeweiligen Benutzernamen aktivieren und auf Aktion auswählen in der rechten unteren Ecke der Seite klicken. Weitere Informationen zu den verfügbaren Optionen zum Verwalten von Benutzern mit Massenaktionen finden Sie im entsprechenden Wissensdatenbank-Artikel.

Erstellen eines Managers

Sobald Sie mit der Erstellung eines neuen Benutzers begonnen haben, können Sie den Benutzer in der Plattform zum Manager ernennen und ihm Teammitglieder zuweisen. Greifen Sie dazu beim Erstellen oder Bearbeiten eines Benutzers auf die Seite Teammitglieder des Slideout-Bedienfelds zu und aktivieren Sie unten den Schalter Dieser Benutzer verwaltet ein Team. Geben Sie die Namen der Teammitglieder im Abschnitt Teammitglieder ein. Verwenden Sie die Suchleiste, um bei Bedarf nach bestimmten Benutzern zu suchen.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unten im Bedienfeld auf Benutzer erstellen, um den Erstellungsprozess abzuschließen. Drücken Sie Überprüfen, um alle von Ihnen konfigurierten Details zu überprüfen, oder drücken Sie Zurück, um zurückzugehen und die Details zu bearbeiten. Sobald der Benutzer erstellt ist, können Sie den Benutzer direkt in Kurse einschreiben oder dem Benutzer Abonnementlizenzen zuweisen. Bitte beachten Sie, dass Sie nur Lizenzen zuweisen können, die für die Zweige sichtbar sind, in der der Benutzer platziert ist.

Möglicherweise müssen Sie mehreren Benutzern gleichzeitig Managerberechtigungen erteilen. Wählen Sie dazu auf der Seite Alle Benutzer die Benutzer aus, die Sie als Manager befördern möchten, klicken Sie unten rechts auf der Seite auf Aktion auswählen und wählen Sie die Option Manager-Berechtigung erteilen aus. Bitte beachten Sie, dass diese Option nicht verfügbar ist, wenn alle Benutzer mit der Schaltfläche Alle auswählen ausgewählt wurden. Bitte beachten Sie, dass diese Option nicht verfügbar ist, wenn alle Benutzer mit der Schaltfläche Alle auswählen ausgewählt wurden. Dadurch wird der Schalter Dieser Benutzer verwaltet ein Team für alle ausgewählten Benutzer aktiviert. Bei Auswahl von mehr als 100 Benutzern wird ein Hintergrundjob gestartet.

Optional können Sie CSV-Dateien verwenden, um Benutzer als Manager einzustellen. Dazu verschieben Sie das Feld Ist Manager zu Ja und weisen Sie Benutzer als Teammitglieder eines Managers zu, indem Sie den Username des mit dem Benutzer verbundenen Managers mit dem Feld Managertyp eingeben. Weitere Informationen zum Importieren und Verwalten von Benutzern über CSV-Dateien. 

Eindeutige Benutzer-ID

Sobald ein neuer Benutzer erstellt wurde, erhält er eine eindeutige Benutzer-ID (UUID), die vom Benutzer oder dem Superadmin nicht bearbeitet werden kann und auch nicht als Anmeldedaten verwendet werden kann. Dieses Feld dient als technische Kennung für Benutzer und kann bei der Rückgabe von APIs und für SSO-Zwecke verwendet werden. Rufen Sie zum Anzeigen von UUIDs die Seite Alle Benutzer auf, drücken Sie auf das Symbol Spaltenverwaltung oben in der Benutzerliste und dann auf das Element UUID, um die entsprechende Spalte in der Tabelle hinzuzufügen.

Die UUIDs aller Benutzer werden dann in einer Spalte der Benutzertabelle angezeigt.

Senden einer Benachrichtigung an neue Benutzer

Wenn Sie einen neuen Benutzer erstellen, können Sie ihm eine Benachrichtigung per E-Mail senden, um ihn über sein neues Konto auf der Plattform zu informieren. Diese Option ist während der Benutzererstellung standardmäßig im Slideout-Bedienfeld aktiv. Beim Erstellen des neuen Benutzers wird die Benachrichtigung Benutzer wurde (vom Administrator) erstellt an die E-Mail-Adresse gesendet, die Sie für den Benutzer hinzugefügt haben. Bitte beachten Sie, dass diese Benachrichtigung bereits konfiguriert und über die Benachrichtigungs-App aktiviert sein muss, wenn Sie diese Funktion nutzen möchten. 

Wenn Sie diese Option deaktivieren, können Sie die Benachrichtigung später senden, indem Sie den/die Benutzer in der Benutzerliste auf der Hauptseite der Benutzerverwaltung auswählen, dann auf Aktion auswählen in der unteren rechten Ecke der Seite klicken und das Element Aktivierungsbenachrichtigung senden auswählen. Mit dieser Methode können Sie Benachrichtigungs-E-Mails auch erneut senden, falls ein Benutzer die ursprüngliche Benachrichtigung verpasst (ein Beispiel finden Sie wie folgt).

Bitte beachten Sie: Der Prozess zum automatischen Hinzufügen oder Ändern von Gruppenmitgliedschaften basiert auf Plattformereignissen. Dieser Prozess analysiert ständig die Plattformereignisse, um zu verstehen, ob es Benutzer gibt, die auf der Grundlage dieser Ereignisse zu Gruppen hinzugefügt oder aus ihnen entfernt werden müssen. Infolgedessen wird jede Benutzeränderung, die mit Gruppenänderungen verbunden ist, asynchron verarbeitet, und die Aktualisierung kann sich um bis zu einer Stunde verzögern.