Konfigurieren von Benachrichtigungen

Einführung

Mit der Funktion der Benachrichtigungen können Sie automatische Nachrichten konfigurieren, die versendet werden, wenn ein bestimmtes Ereignis auf der Plattform eintritt. Dieser Artikel beschreibt im Detail, wie Sie Benachrichtigungen auf Ihrer Plattform konfigurieren und verwalten können.

Übersicht der Benachrichtigungen:

Wenn Sie eine Benachrichtigung konfigurieren, müssen Sie Folgendes einrichten:

• Ereignistyp: Der Typ des Plattformereignisses, das das Senden der Nachricht auslöst. Zum Beispiel, Benutzer wurde in einen Kurs eingeschrieben.
• Empfänger: Die beabsichtigten Empfänger der Nachricht. Diese werden abhängig von ihrer Beziehung zum Ereignis definiert. Sie möchten beispielsweise eine Benachrichtigung Benutzer wurde in einen Kurs eingeschrieben an die eingeschriebenen Lernenden oder an den Lehrer des betroffenen Kurses senden.
• Übermittlungskanal: Die Methode, mit der die Nachricht gesendet wird. Beispielsweise per E-Mail oder Benachrichtigung innerhalb der Plattform.
• Nachricht: Der tatsächliche Text der Nachricht, die gesendet werden soll. In der Regel sollten Sie dies sowohl auf den gewählten Ereignistyp als auch auf die beabsichtigten Empfänger zuschneiden.
• Timing: Je nach Ereignistyp haben Sie verschiedene Möglichkeiten, den Zeitpunkt für den Versand der Nachricht festzulegen. Zum Beispiel sofort zum Zeitpunkt des Ereignisses oder eine bestimmte Anzahl von Tagen danach.
• Auslösefilter: Optional können Sie Filter anwenden, um die Fälle einzugrenzen, in denen die Benachrichtigung gesendet wird. Sie können zum Beispiel eine Benachrichtigung Benutzer wurde in einen Kurs eingeschrieben erstellen, die nur für eine Teilmenge von Kursen oder nur dann gesendet wird, wenn sich eine bestimmte Teilmenge von Benutzern in einen Kurs einschreibt.  

Der Artikel Benachrichtigungsereignisse und -bedingungen enthält eine vollständige Liste der Plattformereignisse, für die Sie eine Benachrichtigung konfigurieren können. Für jeden Ereignistyp werden Ihnen auch die Empfängergruppen angezeigt, an die Sie die Benachrichtigung richten können, sowie die möglichen Planungsoptionen.

Voraussetzungen

Benachrichtigungen-App

Aktivieren Sie die Benachrichtigungen-App in Ihrer Plattform wie im Artikel Verwalten von Apps und Funktionen beschrieben. Die App ist auf der vertikalen Registerkarte Docebo Additional Features aufgelistet, auf die Sie über die Schaltfläche Neue Apps hinzufügen im Admin-Menü zugreifen können.

Berechtigungen

Power Usern müssen die relevanten Benachrichtigungsberechtigungen zugewiesen werden, damit sie Benachrichtigungen ansehen und verwalten können. Darüber hinaus haben sie nur Einblick in die Benachrichtigungen, die sich auf die ihnen zugewiesenen Ressourcen (Gruppen, Zweige, Kurse und Lernpläne) beziehen.

Docebosuite-Domains

Damit die Benachrichtigungsverwaltungsseite ordnungsgemäß geladen wird, darf Ihre Firewall oder Netzwerkinfrastruktur die *.docebosuite.com-Domains nicht blockieren. Wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung, um sicherzustellen, dass *.docebosuite.com-Domains auf der Zulassungsliste stehen.

Anzeigen der Benachrichtigungsliste

Wählen Sie Admin-Menü > Benachrichtigungen > Verwalten aus, um auf die Seite Benachrichtigungsverwaltung zuzugreifen. Hier zeigt die Registerkarte Benachrichtigungen eine Liste der bereits konfigurierten Benachrichtigungen an.

Für jede Benachrichtigung können Sie deren Ereignistyp und Symbole sehen, die die konfigurierten Übermittlungskanäle darstellen, sowie deren Status. Es können nur aktive Benachrichtigungen versendet werden. Einige Benachrichtigungen haben ein Wiedergabesymbol (Dreieck), mit dem der Versand manuell ausgelöst werden kann. Sie können Filter anwenden oder das Suchfeld verwenden, um eine bestimmte Benachrichtigung zu finden.

Die zur Verfügung stehenden Filter sind: Ereigniskategorie, Ereignistyp, Zuschreibung (nur für Communities-Benachrichtigungen) und Status (Aktiv, Inaktiv, oder beide).

Um weitere Details zur Konfiguration einer Benachrichtigung anzuzeigen, müssen Sie entweder auf ihren Namen klicken oder Ellipsenmenü > Bearbeiten auswählen.

Tipp: Auf dieser Liste können Power User nur die Benachrichtigungen ansehen, die sich auf die ihnen zugewiesenen Ressourcen beziehen. Das bedeutet, dass alle Gruppen, Zweige oder Kurse/Lernpläne, die als Auslösefilter für eine Benachrichtigung festgelegt wurden, auch dem Power-User als Ressourcen zugewiesen sein müssen. Andernfalls ist die Benachrichtigung nicht sichtbar.

Auf der Registerkarte Protokolle können Sie überprüfen, welche Benachrichtigungen in letzter Zeit automatisch oder manuell versendet wurden. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Überprüfen der Benachrichtigungsprotokolle.

Erstellen einer neuen Benachrichtigung

Um eine neue Benachrichtigung zu erstellen:

1. Wählen Sie Admin-Menü > Benachrichtigungen > Verwalten aus und klicken Sie auf die Schaltfläche + oben rechts.
2. Definieren Sie im sich öffnenden Bedienfeld Benachrichtigung erstellen das Plattformereignis, für das Sie diese Benachrichtigung konfigurieren möchten: Wählen Sie zuerst die Ereigniskategorie (z. B. Kurse) und wählen Sie dann den spezifischen Ereignistyp innerhalb dieser Kategorie aus (z. B. Beginn der ILT-Veranstaltung).
3. Geben Sie der Benachrichtigung einen beschreibenden Namen, der Ihnen hilft, sie in der Liste und den Protokollen leicht zu identifizieren.
   → Standardmäßig ist dieses Feld mit dem Ereignistyp vorbelegt. Denken Sie jedoch daran, dass Sie mehrere Benachrichtigungen für denselben Ereignistyp haben können (beispielsweise für verschiedene Empfänger oder verschiedene Teilmengen von Kursen). Daher ist es sinnvoll, einen eindeutigen Namen anzugeben.
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Erstellen und bearbeiten, um mit der Konfiguration fortzufahren.
   Beachten Sie, dass das ausgewählte Ereignis dadurch schreibgeschützt wird. Sie können eine Benachrichtigung nicht mehr bearbeiten, um das Ereignis zu ändern. Alle anderen Aspekte der Konfiguration können jedoch nachträglich geändert werden.
5. Fahren Sie wie im Kapitel Konfigurieren einer Benachrichtigung beschrieben fort.

Tipp: Sie können auch eine neue Benachrichtigung auf Grundlage einer vorhandenen erstellen. Öffnen Sie dazu in der Hauptbenachrichtigungsliste das Ellipsenmenü neben einer Benachrichtigung und wählen Sie Duplizieren.

• Der Ereignistyp wird aus der ursprünglichen Benachrichtigung kopiert und ist schreibgeschützt.
• Sie können dann einen Namen festlegen und auswählen, welche anderen Teile der Konfiguration kopiert werden sollen: Timing, Auslösefilter, Empfänger, Übermittlungskanäle.

Dies ist beispielsweise eine praktische Option, wenn Sie mehrere Kopien derselben Benachrichtigung erstellen möchten, um sie an verschiedene Empfängergruppen zu senden.

Konfigurieren einer Benachrichtigung

Um mit der Konfiguration einer neuen Benachrichtigung zu beginnen, führen Sie zunächst die Schritte im Kapitel Erstellen einer neuen Benachrichtigung aus.

Um auf die Konfigurationsseite für eine bestehende Benachrichtigung zuzugreifen, wählen Sie Admin-Menü > Benachrichtigungen > Verwalten aus und klicken Sie auf den Namen der Benachrichtigung.

Auf der Konfigurationsseite für die Benachrichtigung sehen Sie drei Registerkarten: Eigenschaften, Empfänger und Auslösefilter. Hier können Sie alle Einstellungen der Benachrichtigung konfigurieren, mit Ausnahme des Ereignisses, das schreibgeschützt bleibt.

Gehen Sie wie folgt vor:

• Registerkarte Empfänger: Legen Sie fest, an wen die Benachrichtigung gerichtet ist. Siehe Kapitel Festlegen der Empfänger einer Benachrichtigung.
• Registerkarte Eigenschaften > Zusammenstellung: Hier können Sie einen oder mehrere Übermittlungskanäle festlegen und den Text der zu sendenden Nachricht verfassen. Siehe Kapitel Verfassen der Benachrichtigungsnachricht.
• Registerkarte Eigenschaften > Details und Timing: Hier können Sie bei Bedarf den Namen der Benachrichtigung bearbeiten. Denken Sie daran, dass das Benachrichtigungsereignis schreibgeschützt ist. Konfigurieren Sie dann im Bereich Planer den Zeitpunkt, an dem die Benachrichtigung gesendet wird. Siehe Kapitel Planen einer Benachrichtigung.
• Registerkarte Auslösefilter: Hier können Sie festlegen, welche Ressourcen (Benutzergruppen/Zweige, Kurse und Lernpläne) die Benachrichtigung auslösen werden. Siehe Kapitel Auslösefilter für eine Benachrichtigung setzen.

Sie können jederzeit auf Änderungen speichern klicken, um Ihre Teilkonfiguration zu speichern.

Festlegen der Empfänger einer Benachrichtigung

Wählen Sie auf der Konfigurationsseite für eine Benachrichtigung die Registerkarte Empfänger aus. 

Hier können Sie auswählen, welche Benutzerrollen die Benachrichtigung erhalten sollen, basierend auf ihrer Beziehung zum Benachrichtigungsereignis. Zu den Optionen können gehören: Benutzer, Power User, Manager, Lehrer, Superadmins.

Sie können zum Beispiel eine Benachrichtigung Zertifizierung ist abgelaufen konfigurieren, die direkt an die betroffenen Benutzer oder an die Manager dieser Benutzer gerichtet ist.

• Welche Rollen zur Auswahl stehen, hängt von dem Ereignistyp ab. Der Artikel Benachrichtigungsereignisse und -bedingungen gibt an, welche Empfänger für die jeweiligen Benachrichtigungsereignisse zulässig sind. Für einige Benachrichtigungsereignisse ist das Festlegen einer Empfängerrolle möglicherweise nicht erforderlich.
• Denken Sie daran, dass Sie nicht mehrere Empfängerrollen auswählen können. Dazu müssen Sie zwei separate Benachrichtigungen mit demselben Ereignistyp aber mit unterschiedlichen Empfängern konfigurieren.
  → Beachten Sie dabei, dass sich einige Empfängerrollen überschneiden können. Zum Beispiel könnte dieselbe Person sowohl Power User als auch Manager sein und würde daher Benachrichtigungen für beide Rollen erhalten.

Verhalten der Benachrichtigungsempfänger für Kurse und Lernpläne

Wenn Lehrer, Power User, Manager oder Superadmins in Kursen oder Lernplänen eingeschrieben sind, behandelt das System sie für Benachrichtigungszwecke als Lernende. 
Das bedeutet, dass sie Benachrichtigungen erhalten, die auf eingeschriebene Lernende abzielen und an den Empfängertyp Benutzer adressiert sind.

• Beispielsweise erhält ein Superadmin, der in einem Kurs eingeschrieben ist, die Benachrichtigung Benutzer wurde in einen Kurs eingeschrieben, wenn diese Benachrichtigung auf Benutzer abzielt, genauso wie jeder andere Lernende.
• Im Gegensatz dazu erhält ein Superadmin, wenn eine separate Benachrichtigung Benutzer wurde in einen Kurs eingeschrieben speziell für Superadmins konfiguriert ist, diese Benachrichtigung jedes Mal, wenn ein Benutzer in diesen Kurs eingeschrieben wird.

Verfassen der Benachrichtigungsnachricht

Wählen Sie auf der Konfigurationsseite für eine Benachrichtigung die Registerkarte Eigenschaften > Zusammenstellung aus. 

Unter Zusammenstellung sehen sie eine oder mehrere Kopfzeilen, die den jeweligen auf Ihrer Plattform aktivierten Übermittlungskanälen entsprechen. Dazu können gehören: E-Mail, Plattformbenachrichtigung, Slack, Mobile Push-Benachrichtigung.

Sie müssen mindestens einen Übermittlungskanal konfigurieren, um die Benachrichtigung zu aktivieren.

E-Mail-Benachrichtigung

Für eine E-Mail-Benachrichtigung wählen Sie die Registerkarte Eigenschaften > Zusammenstellung > E-Mail aus. Aktivieren Sie dann im rechten Bereich das Kontrollkästchen E-Mail als Übermittlungskanal aktivieren.

Im Bereich Absender müssen Sie einen Absendernamen und eine E-Mail-Adresse angeben.

Bitte beachten: Die E-Mail-Adresse, die Sie für den Absender konfigurieren, zum Beispiel noreply@mydomain.com, muss vorher in der Domainverwaltung konfiguriert sein. Siehe Artikel Konfigurieren von E-Mail-Absenderdomains.

Anschließend können Sie im Nachrichtenbereich den Inhalt Ihrer Benachrichtigung verfassen. Geben Sie dazu den Betreff und den Text Ihrer Nachricht ein. Anweisungen finden Sie im Artikel Anpassen der Benachrichtigungsnachricht.

Plattformbenachrichtigung

Plattformbenachrichtigungen werden innerhalb des Benachrichtigungsbereichs der Plattform (Glockensymbol auf der Kopfleiste) an die Benutzer gesendet.

Um diesen Übermittlungskanal zu konfigurieren, wählen Sie die Registerkarte Eigenschaften > Zusammenstellung > Plattformbenachrichtigung aus und aktivieren Sie im rechten Bereich das Kontrollkästchen Plattformbenachrichtigungen als Übermittlungskanal aktivieren.

Anschließend können Sie im Nachrichtenbereich den Inhalt Ihrer Benachrichtigung verfassen. Geben Sie dazu den Betreff und den Text Ihrer Nachricht ein. Anweisungen finden Sie im Artikel Anpassen der Benachrichtigungsnachricht.

Slack-Benachrichtigung

Bitte beachten: Die aktuelle Integration Docebo für Slack ist nicht mit dem neuen Benachrichtigungssystem der Docebo-Plattform kompatibel. Bitte migrieren Sie zur Docebo-Integration für Slack Version 2, um das aktuellste Benachrichtigungssystem zu verwenden.

Slack-Benachrichtigungen werden Nutzern innerhalb eines bestimmten Slack-Kanals zugestellt.

Um diesen Übermittlungskanal zu konfigurieren, wählen Sie die Registerkarte Eigenschaften > Zusammenstellung > Slack und aktivieren Sie im rechten Bereich das Kontrollkästchen Slack als Übermittlungskanal aktivieren.

Wählen Sie anschließend aus, ob Sie jedem Empfänger eine direkte Nachricht senden möchten oder ob die Nachricht an einen oder mehrere Slack-Kanäle gesendet werden soll. Wenn Sie die Zustellung an Slack-Kanäle wählen, aktivieren Sie das Optionsfeld Slack-Kanäle und geben Sie im Textfeld bis zu zehn Kanäle ein, an die die Nachricht gesendet werden soll.

Bitte beachten: Die API-Rate von Slack begrenzt die Nachrichtenübermittlung an einen bestimmten Benutzer oder Kanal auf maximal eine Nachricht pro Sekunde. Überzählige Nachrichten werden in eine Warteschlange gestellt und nacheinander zugestellt. Nachrichten, die aufgrund dieser Begrenzung nach 7 Tagen in der Warteschlange verbleiben, werden gelöscht.

Anschließend können Sie im Nachrichtenbereich den Inhalt Ihrer Benachrichtigung verfassen. Sie müssen den Betreff und den Text Ihrer Nachricht eingeben.

Tipp: Im Gegensatz zu anderen Benachrichtigungen in Docebo unterstützen Slack-Nachrichten keine HTML-Formatierung. Sie können Ihren Text mithilfe von Markup formatieren. Docebo für Slack unterstützt Fettdruck, Kursivschrift, Durchgestrichen und Code. Weitere Informationen finden Sie unter Nachrichten formatieren (wird in einer neuen Registerkarte geöffnet).

Weitere Informationen zur Verwendung von Slack für Benachrichtigungen finden Sie unter Docebo für Slack Version 2.

Mobile Push-Benachrichtigung

Mobile Push-Benachrichtigungen werden an Benutzer der mobilen Go.learn-App oder der gebrandeten mobilen App gesendet, sofern sie sie auf ihren Geräten aktiviert haben.

Um den Mobile Push-Übermittlungskanal zu konfigurieren, wählen Sie die Registerkarte Eigenschaften > Zusammenstellung > Mobile-Push-Benachrichtigung und aktivieren Sie im rechten Bereich das Kontrollkästchen Mobile Push-Benachrichtigung als Übermittlungskanal aktivieren.

Jetzt können Sie einen Titel (maximal 50 Zeichen) und eine Nachricht (maximal 150 Zeichen) mit nur Text eingeben.

• Sie können Shortcodes nur in den Nachrichtentext einfügen. Bitte beachten Sie, dass der Text nicht länger als 150 Zeichen sein darf, auch nachdem die Shortcodes durch ihre Werte ersetzt werden. Andernfalls wird der überschüssige Text in der Benachrichtigung, die die Benutzer erhalten, abgeschnitten.

Der Abschnitt App-URL unten zeigt den Link zur mobilen App, den die Benachrichtigung öffnet. Dieses Feld ist schreibgeschützt und wird basierend auf dem Ereignistyp automatisch ausgefüllt.

Wie bei den anderen Benachrichtigungskanälen können Sie auch hier die Option Felder übersetzen aktivieren, um die Nachricht der Mobilen Push-Benachrichtigung in andere Sprachen einzugeben. 

Tipp: Je nach den Geräteeinstellungen des Empfängers können mehrere ähnliche Benachrichtigungen, die in kurzer Zeit eintreffen, zu einer einzigen gestapelt oder zusammengelegt werden. Wenn beispielsweise eine (nicht Übersicht-) Benachrichtigung Benutzer wurde in einen Kurs eingeschrieben so konfiguriert wird, dass sie an Power User gesendet werden soll, und 4 Benutzer sich in den Kurs einschreiben, erhält der Power User möglicherweise nur eine einzige Nachricht statt wie erwartet 4 separate Benachrichtigungen.
→ Dies kann durch das Einfügen von Shortcodes, wie z. B. dem Namen des eingeschriebenen Benutzers, vermieden werden, um sicherzustellen, dass die Nachrichten alle unterschiedlich sind.

Planen einer Benachrichtigung

Wählen Sie auf der Konfigurationsseite für eine Benachrichtigung die Registerkarte Eigenschaften > Details und Timing aus. Im Bereich Planer sehen Sie die verfügbaren Optionen für das von Ihnen gewählte Benachrichtigungsereignis.

• Die Zeitoptionen für jeden Ereignistyp sind im Artikel Benachrichtigungsereignisse und -bedingungen aufgeführt.

Je nach Ereignistyp kann es nur eine feste Planungsoption geben, oder Sie können zwischen zwei oder mehreren der folgenden Optionen wählen: Zu der Zeit des Ereignisses, Vor dem Ereignis, Nach dem Ereignis, Manuell, Alle.

Für viele der Planungsoptionen können Sie die genaue Uhrzeit festlegen, zu der die Benachrichtigung gesendet werden soll, und auch die entsprechende Zeitzone.

Tipp: Die Uhrzeit muss im Format HH:MM eingegeben werden. Zum Beispiel 08:15. 
→ Beachten Sie bitte, dass 12:00 am im am/pm-Format 00:00 im 24-Stunden-Format entspricht (Mitternacht, Beginn des Tages), während 12:00 pm 12:00 im 24-Stunden-Format entspricht (Mittag, Mitte des Tages).
Wenn Sie im Planer einen Zeitraum angeben, sind folgende Zeitspannen zulässig: 1→72 Stunden, 1→365 Tage, 1→52 Wochen, 1→24 Monate.

Zu der Zeit des Ereignisses

Die Benachrichtigung wird an die Empfänger gesendet, sobald die auslösende Aktion in der Plattform abgeschlossen ist. Zum Beispiel im Falle des Ereignisses Benutzer hat einen Kurs gekauft wird die Benachrichtigung mit dieser Einstellung versendet, sobald der Benutzer den Kurs abgeschlossen hat.
Bitte beachten: In manchen Fällen kann sich die Benachrichtigung „Zu der Zeit des Ereignisses“ gegenüber dem Ereignis etwas verzögern. Beispielsweise überwacht das System Checklisten alle drei Stunden auf Aktualisierungen, so dass eine Checklistenbenachrichtigung bis zu drei Stunden gegenüber dem tatsächlichen Ereignis verzögert werden kann.

Vor dem Ereignis

Diese Option ist für die Ereignisse verfügbar, deren Zeitpunkt bekannt ist. Die Benachrichtigung wird eine bestimmte Zeit vor dem Ereignis an die Empfänger gesendet, z. B. bevor ein Webinar oder eine ILT-Sitzung beginnt.

• Sie können festlegen, wie viele Stunden, Tage, Wochen oder Monate im Voraus die Benachrichtigung gesendet wird.
• Wenn Sie Tage, Wochen oder Monate einstellen, können Sie auch die genaue Uhrzeit festlegen, zu der die Benachrichtigung gesendet werden soll, und auch die entsprechende Zeitzone eingeben.

Stunden vor dem Ereignis

Der Planer sendet die Benachrichtigung die angegebene Anzahl von Stunden vor dem Ereignis, wobei auch die Minuten berücksichtigt werden. Angenommen, eine ILT-Sitzung soll um 10:25 Uhr beginnen:

• Wenn Sie die Benachrichtigung für zwei Stunden vor dem Ereignis einstellen, wird sie um 8:25 Uhr gesendet.

Tage vor dem Ereignis

Bei den Tagen vor dem Ereignis sucht das System jeden Tag zur geplanten Uhrzeit nach Ereignissen, die innerhalb einer 24-Stunden-Zeitspanne stattfinden, die die angegebene Anzahl von Tagen entfernt ist.

• Zum Beispiel, wenn Sie 2 Tage vor dem Ereignis einstellen, liegt die Zeitspanne zwischen 48 und 72 Stunden in der Zukunft.
• Die untere Grenze ist einschließend und die obere Grenze ist ausschließend. Also in diesem Beispiel:
  48 Std. =< Zeit bis zum Ereignis < 72 Std.
• Die Stunden bis zum Ereignis werden ab dem Zeitpunkt gezählt, den Sie für den Versand der Benachrichtigung festgelegt haben.

Tipp: Die von Ihnen festgelegten „Tage vor dem Ereignis“ entsprechen möglicherweise nicht den Kalendertagen.
Angenommen, eine ILT-Sitzung beginnt am Mittwoch um 7 Uhr morgens, und Sie haben eine Benachrichtigung für einen Tag vor dem Ereignis konfiguriert, die um 8 Uhr morgens gesendet werden soll, bedeutet ein Tag vor dem Ereignis zwischen 24 und 48 Stunden in der Zukunft:
24 Std. =< Zeit bis zum Ereignis < 48 Std. 
→ Am Montag um 8 Uhr morgens liegt das Ereignis 47 Stunden in der Zukunft, also wird die Benachrichtigung versendet, auch wenn der Montag zwei Kalendertage vor dem Ereignis ist.
→ Wenn die Benachrichtigungszeit stattdessen auf 7 Uhr morgens festgelegt wäre, würde die Benachrichtigung am Dienstag (einen Kalendertag vor dem Ereignis) erfolgen.
In der Regel entsprechen die „Tage vor dem Ereignis“ Kalendertagen, wenn die Uhrzeit der Benachrichtigung früher oder gleich als die des Ereignisses ist. Andernfalls wird die Benachrichtigung einen „zusätzlichen“ Kalendertag im Voraus gesendet.

Wochen vor dem Ereignis

Bei den Wochen vor dem Ereignis ist die Logik gleich wie bei den Tagen vor dem Ereignis, mit der Anzahl der Tage = Anzahl der Wochen * 7.

Zum Beispiel bei einer Woche vor dem Ereignis sucht das System jeden Tag zur geplanten Uhrzeit nach Ereignissen in einer 24-Stunden-Zeitspanne zwischen 7 Tagen (168 Std.) und 8 Tagen (182 Std.) in der Zukunft.

Tipp: Die Benachrichtigung wird nicht unbedingt am selben Wochentag wie das Ereignis gesendet. Wenn das Ereignis beispielsweise am Mittwoch um 10 Uhr stattfindet und Sie eine Benachrichtigung für 1 Woche zuvor um 9 Uhr festgelegt haben, wird die Benachrichtigung am vorhergehenden Mittwoch gesendet. Wenn Sie die Benachrichtigung jedoch auf 11 Uhr einstellen, wird sie einen Tag früher, am Dienstag, gesendet.

Monate vor dem Ereignis

Bei den Monaten vor dem Ereignis sucht das System jeden Tag zur geplanten Uhrzeit nach Ereignissen, die innerhalb einer 24-Stunden-Zeitspanne stattfinden, die der angegebenen Anzahl von Monaten in der Zukunft entspricht.

Beispiel: Es ist eine Benachrichtigung für einen Monat vor dem Ereignis um 9 Uhr geplant. Jeden Tag zur geplanten Zeit nimmt das System das aktuelle Datum (z. B. 2. März, 9 Uhr) und erhöht den Monat um eins (z. B. 2. April, 9 Uhr): Dann sucht es nach Ereignissen in der 24-Stunden-Zeitspanne zwischen dem 2. April, 9 Uhr, und dem 3. April, 8:59:59 Uhr.

Bitte beachten: Am 31. März nimmt das System den 30. April (d. h. den letzten Tag dieses Monats) und sucht nach Ereignissen in der gleichen Zeitspanne, die am 30. März berücksichtigt wurde. Im Falle von Ereignissen, die in den letzten Tagen des Monats eintreten, könnte die Benachrichtigung an zwei aufeinanderfolgenden Tagen versandt werden.

Nach dem Ereignis

Die Benachrichtigung wird eine bestimmte Zeit nach dem Abschluss des Ereignisses oder der Aktion an die Empfänger gesendet, z. B. nachdem ein Lernender einen Kurs abgeschlossen hat.

Sie können festlegen, wie viele Stunden, Tage, Wochen oder Monate nach dem Ereignis die Benachrichtigung gesendet werden soll. Wenn Sie Tage, Wochen oder Monate einstellen, können Sie auch die Tageszeit (sowie die Zeitzone) festlegen, zu der die Benachrichtigung gesendet werden soll.

Stunden nach dem Ereignis

Wenn Sie die Option Stunden verwenden, wird die Benachrichtigung um genau die von Ihnen angegebene Anzahl von Stunden nach dem Ereignis verzögert. Dabei werden auch die Minuten berücksichtigt.

Tage nach dem Ereignis

Beachten Sie, dass die Verzögerung für Tage nach dem Ereignis wie folgt berechnet wird:

• Verschieben Sie die angegebene Anzahl von Tagen (24-Stunden-Zeiträume) ab dem Datum und der Uhrzeit des Ereignisses vorwärts.
• Senden Sie dann die Benachrichtigung beim ersten nächsten Vorkommen der geplanten Uhrzeit, die Sie im Zeitfeld festgelegt haben. 

Tipp: Wenn der Zeitpunkt der Benachrichtigung vor dem Zeitpunkt des Ereignisses liegt, wird die Benachrichtigung ein Tag später als erwartet versandt. Angenommen, ein Ereignis findet am Montag um 15 Uhr statt und Sie konfigurieren eine Benachrichtigung für 4 Tage nach dem Ereignis um 10 Uhr:
- 4 Tage nach dem Ereignis ist der Freitag um 15 Uhr
- aber das nächste Vorkommen der geplanten Uhrzeit ist am Samstag um 10 Uhr, und erst dann wird die Benachrichtigung gesendet.

Wochen nach dem Ereignis

Die Option Wochen nach dem Ereignis folgt einer ähnlichen Logik wie die Tage nach dem Ereignis. Ausgehend vom Datum und der Uhrzeit des Ereignisses bewegt sich der Planer um eine Verzögerung = (Anzahl der Wochen) * (7 Tage/Woche) * (24 Stunden/Tag) vorwärts. Danach versendet er die Benachrichtigung beim ersten nächsten Vorkommen der geplanten Zeit.

Tipp: Die Benachrichtigung wird nicht unbedingt am selben Wochentag wie das Ereignis gesendet. Wenn das Ereignis beispielsweise am Montag um 11 Uhr stattfindet und Sie eine Benachrichtigung für 1 Woche später um 9 Uhr festgelegt haben, wird die Benachrichtigung am Dienstag der darauffolgenden Woche gesendet. Dieser zusätzliche Tag tritt ein, wenn die Benachrichtigungszeit vor der Ereigniszeit liegt.

Monate nach dem Ereignis

Im Falle von Monaten nach dem Ereignis bewegt sich der Planer um die angegebene Anzahl von Monaten vorwärts und versendet dann die Benachrichtigung beim ersten nächsten Vorkommen der geplanten Zeit.

Zum Beispiel:

• Für ein Ereignis am 3. Juni um 8:00 Uhr ist vier Monate nach dem Ereignis der 3. Oktober um 8:00 Uhr.
• Bei einem Ereignis am 31. März ist jedoch ein Monat nach dem Ereignis der 30. April (wenn der Monat kürzer ist, nimmt der Planer trotzdem den letzten Monatstag).

Wie bereits für die Tage und Wochen nach dem Ereignis erwähnt, wird die Benachrichtigung einen „zusätzlichen“ Tag später versandt, wenn die Benachrichtigungszeit vor der Ereigniszeit liegt.

Manuell

Manche Benachrichtigungen können so eingestellt werden, dass sie manuell versendet werden. Das bedeutet, dass sie nie automatisch vom Planer versendet werden. Sie können stattdessen manuell ausgelöst werden, indem Sie in der Benachrichtigungsliste auf das Wiedergabesymbol klicken.

Alle

Diese Option ist für Übersichtbenachrichtigungen verfügbar und erlaubt den wiederholten Versand der Benachrichtigung: stündlich, täglich, wöchentlich oder monatlich.

Weitere Informationen finden Sie im Artikel zu den Übersichtbenachrichtigungen.

Hinweise zum Planen von Benachrichtigungen

• Es ist nicht möglich, geplante Benachrichtigungen erneut zu senden.
• Geplante Benachrichtigungen werden regelmäßig gesendet und nicht zum Zeitpunkt des Ereignisses ausgelöst. Diese Benachrichtigungen verwenden einen Job, der auf geplanter Basis ausgeführt wird (die Häufigkeit hängt von der Konfiguration der Benachrichtigung ab).

Auslösefilter für eine Benachrichtigung setzen

Mithilfe von Auslösefiltern können Sie eingeben, für welche Benutzer und welche Inhalte die Benachrichtigung erfolgen soll.

→ Sie können zum Beispiel eine Benachrichtigung Lernender hat einen Kurs abgeschlossen nur dann senden, wenn Lernende eines bestimmten Zweigs einen Kurs abgeschlossen haben. Oder sie nur bei bestimmten Kursen senden.

Benachrichtigungen können zwei Haupttypen von Auslösefiltern haben: 

• Einen für die Auswahl von Benutzern (Gruppen und/oder Zweigstellen)
• Einen für die Auswahl von Inhalten (Kurse und Lernpläne). 

Je nach Benachrichtigungsereignis ist möglicherweise nur ein Auslösefiltertyp verfügbar. Beispielsweise beziehen sich nicht alle Benachrichtigungen auf Inhalte. In diesem Fall gibt es nur Auslösefilter vom Typ „Benutzer“. Einige Benachrichtigungen haben überhaupt keine Auslösefilter.

Überprüfen der Auslösefilter

Wählen Sie auf der Konfigurationsseite für eine Benachrichtigung die Registerkarte Auslösefilter aus. Hier können Sie mithilfe der vertikalen Navigation unter Auslösertyp alle bereits konfigurierten Auslösefilter überprüfen.

Benutzer: 

In diesem Abschnitt werden die Benutzergruppen und/oder -zweige angezeigt, die diese Benachrichtigung auslösen können. Wenn mehrere Gruppen oder Zweige festgelegt sind, ist die Logik zwischen ihnen ODER, d. h. es reicht aus, wenn ein Benutzer zu mindestens einer von ihnen gehört.

→ Wenn keine Gruppen oder Zweige gesetzt sind: Wenn die Benachrichtigung von einem Superadmin konfiguriert wurde, bedeutet das, dass alle Benutzer die Benachrichtigung auslösen können. 
→ Power User müssen mindestens einen Auslösefilter für den Benutzertyp festlegen (d. h. mindestens eine Gruppe oder einen Zweig auswählen), um die Benachrichtigung zu aktivieren.

Kurse und Lernpläne:

Dieser Teil zeigt die Inhalte, die diese Benachrichtigung auslösen können. Es ist nur für Benachrichtigungen zu Kursen oder Lernplänen vorhanden.

→ Wenn keine Kurse oder Lernpläne gesetzt sind: Wenn die Benachrichtigung von einem Superadmin konfiguriert wurde, bedeutet das, dass alle Inhalte die Benachrichtigung auslösen können. 
→ Power User müssen mindestens einen Auslösefilter für den Benutzertyp festlegen (d. h. mindestens eine Gruppe oder einen Zweig auswählen), um die Benachrichtigung zu aktivieren.

Auslösefilter hinzufügen

Um einen Auslösefilter hinzuzufügen, klicken Sie oben rechts auf das Symbol +. Wählen Sie im Bedienfeld Auslösefiltert hinzufügen den anzuwendenden Auslösefiltertyp aus (Gruppen, Zweige oder Kurse und Lernpläne) und klicken Sie auf Weiter. Treffen Sie dann die Auswahl entsprechend dem ausgewählten Ressourcentyp.

• Gruppen: Wählen Sie das Kontrollkästchen neben den Benutzergruppen aus, die die Benachrichtigung auslösen sollen.
• Zweige: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jedem Benutzerzweig, der die Benachrichtigung auslösen soll. Klicken Sie erneut auf das Kontrollkästchen, um Nachkommen ein- oder auszuschließen.
• Kurse und Lernpläne: Wählen Sie das Kontrollkästchen neben jedem Kurs oder Lernplan aus, der die Benachrichtigung auslösen soll.

Wenn Sie ein Power-User sind, können Sie hier nur die Gruppen, Zweige oder Kurse und Lernpläne ansehen, die Ihnen als Ressourcen zugewiesen sind.

Wenn ein Superadmin eine Benachrichtigung erstellt: 

• Gilt sie standardmäßig für alle Benutzer sowie für alle Kurse und Lernpläne.
• Dies bedeutet, dass die Benachrichtigung bei jedem Vorkommen des ausgewählten Ereignisses gesendet wird, sofern keine Auslösefilter angewendet werden.
• Auslösefilter können angewendet werden, um die Benachrichtigung auf eine bestimmte Teilmenge von Benutzern oder eine Teilmenge der Lerninhalte (oder beides) zu beschränken.
• Die Benachrichtigung kann auch dann aktiviert werden, wenn keine Auslösefilter angewendet wurden.

Wenn ein Power User eine Benachrichtigung erstellt: 

• Gilt sie standardmäßig für keine Benutzer und keine Kurse oder Lernpläne. Dies bedeutet, dass die Benachrichtigung bei keinem Auftreten des ausgewählten Ereignisses gesendet wird, sofern keine Auslösefilter angewendet werden.
• Es ist möglich, Auslösefilter anzuwenden, um einzugeben, für welche Benutzer und welche Kurse und Lernpläne die Benachrichtigung erfolgen soll.
• Um in diesem Fall die Benachrichtigung aktivieren zu können, muss mindestens ein Auslösefilter jedes verfügbaren Typs (Benutzer und Kurse und Lernpläne) angewendet werden.

Sichtbarkeit von Benachrichtigungen für Power User basierend auf Auslösefiltern

Als allgemeine Regel gilt, dass Power User nur die Benachrichtigungen aufgelistet sehen, deren Auslösefilter mit ihren eigenen Ressourcen-Zuweisungen übereinstimmen. Das bedeutet: 

• Die als Auslösefilter für die Benachrichtigung festgelegten Ressourcen (Gruppen, Zweige, Kurse und Lernpläne) müssen dem Power User alle als Ressource zugewiesen sein.
• Die für eine Benachrichtigung festgelegten Empfängerrollen beeinflussen deren Sichtbarkeit für Power User nicht.
• Wenn eine Benachrichtigung keine Benutzerfilter hat, muss dem Power User alle Zweige (Stammzweig und Nachkommen) zugewiesen sein, um sie zu sehen. Wenn die Benachrichtigung keine Inhaltsfilter hat, muss dem Power User alle Kurse und Lernpläne zugewiesen sein, um sie zu sehen. 

Hinweis: Wenn eine Benachrichtigung Gruppen oder Zweige als Auslöser hat, muss dem Power User dieselben Gruppen und Zweige zugewiesen sein. Es reicht nicht aus, alle einzelnen Benutzer zugewiesen zu haben, die zu diesen Gruppen und Zweige gehören.

Die oben genannten Sichtbarkeitsregeln gelten immer für von anderen (Superadmin oder einem anderen Power User) erstellte Benachrichtigungen. Es gibt jedoch einige Ausnahmen für selbst erstellte Benachrichtigungen.

Sichtbarkeit von selbst erstellten Benachrichtigungen

In der Liste können Power User immer die Benachrichtigungen sehen, die sie selbst erstellt haben, einschließlich solcher ohne Benutzer- oder Inhaltsfilter.  

 Wenn jedoch eine dieser Benachrichtigungen später von jemand anderem bearbeitet wird, um eine Ressource anzusprechen, die dem Power User nicht zugewiesen ist, erscheint diese Benachrichtigung in der Liste nur lesend.

Aktivieren einer Benachrichtigung

Auf der Seite der Benachrichtigungsliste zeigt die Spalte Status, ob die jeweiligen Benachrichtigungen aktiviert oder deaktiviert sind.

Um eine Benachrichtigung zu aktivieren (oder zu deaktivieren), klicken Sie auf den <Benachrichtigungsnamen>, um die Konfigurationsseite zu öffnen, und verwenden Sie dann die Schaltfläche unten rechts, um den Status zwischen Aktiv und Inaktiv umzuschalten.

Hinweis: Um eine Benachrichtigung aktivieren zu können, muss mindestens ein Übermittlungskanal festgelegt sein.

Darüber hinaus müssen Power User mindestens einen Auslösefilter setzen, um eine Benachrichtigung aktivieren zu können, denn kein Auslösefilter bedeutet „keine Benutzer und kein Inhalt“. Superadmins können jedoch auch ohne Auslösefilter eine Benachrichtigung aktivieren, denn in ihrem Fall bedeutet dies „alle Benutzer und alle Inhalte“.

Bearbeiten von Benachrichtigungen

• Es wird dringend empfohlen, eine Benachrichtigung zu deaktivieren, bevor Sie ihre Konfiguration bearbeiten.
• Jede Änderung einer Benachrichtigung löst die Löschung und die Wiederherstellung eines geplanten Jobs aus.

Communities-Benachrichtigungen

Die Benachrichtigungsverwaltungsseite zeigt auch alle verfügbaren Communities-Benachrichtigungen. Diese Arten von Benachrichtigungen werden nicht wie die anderen manuell erstellt. Stattdessen werden sie als Sätze für eine bestimmte Community im Bereich Community-Verwaltung aktiviert.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Wählen Sie Admin-Menü > COMMUNITIES > Community-Hub aus. Dadurch wird die Seite Community-Verwaltung geöffnet, auf der alle auf der Plattform konfigurierten Communities aufgeführt sind.
2. Klicken Sie auf den Namen einer Community, um deren Konfigurationsseite zu öffnen. Wechseln Sie dann auf der Registerkarte Einstellungen zum Abschnitt Benachrichtigungen.
3. Hier können Sie auf Community-Benachrichtigungen erstellen klicken, um den Satz der vorkonfigurierten Benachrichtigungen für diese bestimmte Community zu erstellen. Wenn diese Aktion nicht zur Verfügung steht, bedeutet dies, dass sie vorher ausgeführt und damit solche Benachrichtigungen bereits erstellt wurden.

Auf der Benachrichtigungsverwaltungsseite finden Sie den Satz der automatisch erstellten Communities-Benachrichtigungen, indem Sie nach Ereigniskategorie = Communities und Zuschreibung = <Name der Community> filtern.

Im Gegensatz zu anderen Benachrichtigungen haben Communities-Benachrichtigungen nur eine Registerkarte Eigenschaften. Sie können sie aktivieren/deaktivieren und die Zusammensetzung der Nachricht bearbeiten. Sie können diese Benachrichtigungen jedoch nicht löschen oder duplizieren. 

Weitere Informationen erhalten Sie im Artikel Communities-Benachrichtigungen. 

Überwachung des Lieferstatus von Benachrichtigungen

Docebo verfolgt den Lieferstatus jeder Benachrichtigung, die über Ihre Plattform gesendet wird, unabhängig davon, ob Sie den internen SMTP-Server von Docebo oder eine benutzerdefinierte SMTP-Konfiguration verwenden. Diese umfassende Protokollierung ermöglicht es Ihnen, eine erfolgreiche Lieferung zu überprüfen, fehlgeschlagene Versuche zu identifizieren und bei Bedarf Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

Anzeigen des Lieferstatus für Benachrichtigungen

Sobald eine Benachrichtigung gesendet wurde, erscheinen ihre Lieferinformationen im Protokollbereich. Greifen Sie wie folgt auf das Lieferprotokoll zu:

Wählen Sie Admin-Menü > Benachrichtigungen > Verwalten. Klicken Sie anschließend auf den Namen der Benachrichtigung, die Sie überwachen möchten. Wählen Sie auf der Konfigurationsseite der Benachrichtigung die Registerkarte Protokolle aus.

Die Protokolle-Registerkarte zeigt eine Tabelle aller Lieferversuche für diese Benachrichtigung. Standardmäßig zeigt die Tabelle:

• Empfänger: Der Benutzer oder die E-Mail-Adresse, die die Benachrichtigung erhalten hat
• Status: Der Lieferstatus (In Warteschlange, Geliefert oder Durchgefallen)
• Gesendet am: Wann die Benachrichtigung gesendet wurde
• Nachrichten-ID: Die eindeutige Kennung, die der Nachricht zugewiesen wurde (erscheint bei erfolgreicher Lieferung)
• Weitere Informationen: Fehlermeldungen oder Details, die erklären, warum eine Lieferung durchgefallen ist

Bitte beachten Sie: 

• Bei Verwendung eines benutzerdefinierten SMTP-Servers kann die Lieferbestätigung mehrere Sekunden dauern. Wenn Docebo innerhalb von 15 Sekunden keine Antwort erhält, wird der Status als Fehlgeschlagen angezeigt und das System versucht nicht erneut, die Benachrichtigung zu senden.
• Ein Zugestellt-Status bedeutet, dass die Benachrichtigung erfolgreich an den externen Lieferdienst übergeben wurde. Ab diesem Punkt hat unser System keine Einsicht mehr in die endgültige Lieferung an den Benutzer. 

Filtern des Lieferstatus von Benachrichtigungen

Sie können Lieferprotokolle nach Status filtern, um sich auf bestimmte Ergebnisse zu konzentrieren. Filtern Sie beispielsweise nach dem Status Durchgefallen, um alle Benachrichtigungen zu sehen, die ihre vorgesehenen Empfänger nicht erreicht haben. Verwenden Sie den Filter Status im Protokollbereich, um Ihre Ergebnisse einzugrenzen.

Tipp: Der von Ihnen festgelegte Datumsbereich darf 14 Tage nicht überschreiten und darf nicht länger als 3 Monate in der Vergangenheit liegen.

Werte des Lieferstatus und deren Bedeutung

Fehlerbehebung bei Lieferfehlern

Wenn Sie eine hohe Anzahl fehlgeschlagener Benachrichtigungen feststellen, überprüfen Sie die Fehlermeldungen in der Spalte Weitere Informationen. Häufige Ursachen sind:

• Falsche Empfänger-E-Mail-Adressen
• Probleme mit Ihrer benutzerdefinierten SMTP-Serverkonfiguration
• Verbindungs- oder Authentifizierungsprobleme des Servers

Tipp: Verwenden Sie den Filter Status, um fehlgeschlagene Benachrichtigungen zu isolieren, und prüfen Sie dann die Fehlermeldungen in der Spalte Weitere Informationen. Dies hilft Ihnen, Muster zu erkennen und die Ursache schnell zu beheben.

Exportieren des Benachrichtigungsprotokolls

In der Registerkarte Protokolle können Sie das Benachrichtigungsprotokoll als Datei für Prüfungs-, Fehlerbehebungs- und Berichtszwecke exportieren. Protokolle werden für 90 Tage aufbewahrt, wobei ein maximaler gefilterter Bereich von 14 Tagen gleichzeitig möglich ist. Um einen Export zu starten, klicken Sie auf das Export-Symbol in der unteren rechten Ecke des Bildschirms. Beim Klick auf Export generiert das System die Datei im Hintergrund. Sobald die Datei fertig ist, wird sie automatisch auf Ihr Gerät heruntergeladen. Eine Benachrichtigung erscheint auf dem Bildschirm, um den Start des Exports zu bestätigen.

Bitte beachten Sie:

• Nur Superadmins können auf die Exportfunktion zugreifen.
• Der Export wird asynchron im Hintergrund generiert. Sie können während der Dateivorbereitung die Registerkarte Protokolle verlassen. Der Download startet automatisch, sobald die Generierung abgeschlossen ist.

Die exportierte Datei enthält die folgenden Spalten in dieser Reihenfolge:

Bitte beachten Sie: Die Datei ist in UTF-8 kodiert, um Sonderzeichen in Benutzernamen und Ereignistiteln zu unterstützen.

Tipps für Benachrichtigungen

• 4-Byte-Unicode-Zeichen: 4-Byte-Unicode-Zeichen werden von der Plattform beim Erstellen oder Bearbeiten einer Benachrichtigung nicht unterstützt.
• Lange Benachrichtigungen: Benachrichtigungen haben eine Zeichenbegrenzung von 65535 Zeichen. Jede Benachrichtigung, die diese Grenze überschreitet, wird nicht korrekt angezeigt. Bitte beachten Sie, dass es sich bei dieser Zeichenbegrenzung um eine Begrenzung der Anzahl der vom Benachrichtigungssystem empfangenen Zeichen handelt. Inhalte, die nicht angezeigt werden, wie z.B. HTML-Code und konvertierte Shortcodes, werden also ebenfalls auf diese Begrenzung angerechnet.
• Begrüßungsbenachrichtigung erneut senden: Wenn Sie die Begrüßungsbenachrichtigung erneut versenden möchten, überprüfen Sie zunächst, ob Sie eine aktive Benachrichtigung für das Ereignis "Benutzer wurde erstellt (vom Administrator)" konfiguriert haben. Wählen Sie dann Admin-Menü > E-Learning > Benutzer aus. Auf der Hauptseite Benutzer, wählen Sie alle relevanten Benutzer aus, klicken Sie auf die Schaltfläche Aktion auswählen unten auf der Seite und wählen Sie Aktivierungsbenachrichtigung senden.
• Einschreibung von Benutzern in nicht veröffentlichte Kurse: Wenn Sie Benutzer in noch nicht veröffentlichte Kurse einschreiben, entscheiden Sie, ob Sie Benachrichtigungen für diese Einschreibungen im Voraus senden möchten, und stellen Sie sicher, dass alle Benachrichtigungen für die Einschreibung deaktiviert sind, bevor Sie Benutzer einschreiben. Sobald Sie mit der Einschreibung fertig sind, können Sie die Benachrichtigungen wieder aktivieren. Es gibt einige Fälle, in denen die Einschreibung von Benutzern in unveröffentlichte Kurse erforderlich ist, um einen Verlauf der Einschreibungen zu erhalten.
• ICS-Dateien: ICS-Dateien, die mit Outlook geöffnet werden, werden in einem neuen Kalender und nicht im Standardkalender geöffnet.