Einführung

Mit der Benachrichtigungs-App können Sie ereignisspezifische Benachrichtigungen mit dynamischem Inhalt erstellen und sie per E-Mail, über den Benachrichtigungsbereich der Plattform oder über die Integration von Docebo mit Slack an bestimmte Benutzerzielgruppen senden.

Aktivieren der Benachrichtigungen-App

Aktivieren Sie die Benachrichtigungen-App wie im Artikel Verwalten von Apps und Funktionen der Wissensdatenbank beschrieben. Die App ist auf der Registerkarte Docebo Additional Features aufgelistet.

Die Hauptseite der Benachrichtigungen

Nachdem Sie die App aktiviert haben, greifen Sie über das Zahnradsymbol auf das Admin-Menü zu. Drücken Sie im Abschnitt Benachrichtigungen das Unterelement Verwalten. Sie landen auf der Benachrichtigungsverwaltungsseite, auf der Sie neue Benachrichtigungen erstellen und die vorhandenen verwalten können.

Sie können über die Suchleiste nach Benachrichtigungen suchen oder sie mithilfe des Dropdown-Menüs nach Ereignis filtern ausfiltern.

Liste der Benachrichtigungsdetails

Benachrichtigungen werden automatisch basierend auf einem auf der Plattform stattfindenden Ereignis und den damit verbundenen Bedingungen gesendet. Jede Benachrichtigung ist an ein Ereignis gebunden, und jedes Ereignis ist an einen Zeitplan, eine Zielgruppe und einen Empfängertyp gebunden.

Weitere Informationen finden Sie im Artikel zu den Benachrichtigungsereignissen und -bedingungen.

Erstellen einer Benachrichtigung

In diesem Kapitel werden die Schritte zur Konfiguration einer Benachrichtigung erläutert. Die Übersicht der Schritte ist wie folgt. Beachten Sie, dass je nach gewähltem Benachrichtigungsereignis einige dieser Schritte entfallen können:

1. Festlegen des Benachrichtigungsereignisses
2. Verfassen der Nachricht
3. Planen der Benachrichtigung
4. Filtern, welche Zweige oder Gruppen die Benachrichtigung auslösen
5. Festlegen der Empfängerrolle
6. Filtern, welche Kurse und/oder Lernpläne die Benachrichtigung auslösen
7. Speichern oder Speichern und aktivieren der Benachrichtigung

1. Festlegen des Benachrichtigungsereignisses

Der erste Schritt beim Konfigurieren einer Benachrichtigung ist die Auswahl des Plattformereignisses, das die Benachrichtigung auslöst. Im Artikel Benachrichtigungsereignisse und -bedingungen finden Sie Einzelheiten zu den einzelnen Plattformereignissen, die Sie konfigurieren können.

1. Wählen Sie Admin-Menü > Benachrichtigungen > Verwalten aus und klicken Sie auf Neue Benachrichtigung.
   → Das Fenster Neue Benachrichtigung wird geöffnet
2. Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemeine Einstellungen aus der Liste Ereignis wählen aus, welches Ereignis die Benachrichtigung auslöst.
   • Sie könnten zum Beispiel Lernenden eine Benachrichtigung senden, nachdem sie einen Kurs abgeschlossen haben. In diesem Fall würde das Ereignis lauten: Lernender hat einen Kurs abgeschlossen.
3. Im Feld Code können Sie optional eine alphanumerische Kennung eingeben, damit Sie diese Benachrichtigung in der Liste leichter identifizieren können.
4. Wählen Sie anschließend eine oder mehrere Zustellungsmethoden für die Benachrichtigung aus:
   • E-Mail: erfordert die Konfiguration einer E-Mail-Sender-Domain.
   • Benachrichtigungen: plattforminterne Benachrichtigung, sichtbar in der Kopfleiste (Glockensymbol).
   • Slack: nur verfügbar, wenn Sie Ihre Plattform mit Slack integriert haben. 

2. Verfassen der Nachricht

→ dies ist ein Schritt im Workflow zum Konfigurieren einer Benachrichtigung

Wählen Sie nun für jede Ihrer ausgewählten Zustellungsmethoden die entsprechende Registerkarte aus, um den Inhalt der Nachricht zu verfassen

E-Mail-Benachrichtigung

Für eine E-Mail-Benachrichtigung: Wählen Sie die Registerkarte E-Mail aus. Sie müssen einen Absendernamen und eine E-Mail-Adresse in die entsprechenden Von-Felder eingeben.

Bitte beachten: Die E-Mail-Adresse, die Sie für den Absender verwenden, z.B. noreply@mydomain.com, muss vollständig gemäß der Konfiguration von E-Mail-Sender-Domains konfiguriert sein. Andernfalls kann es zu Zustellungsproblemen kommen oder Ihre E-Mail könnte als Spam gekennzeichnet werden.
Fahren Sie dann wie unter Nachrichtentext eingeben beschrieben fort.

Slack-Benachrichtigung

Für eine Slack-Benachrichtigung: Wählen Sie die Registerkarte Slack aus. Sie können wählen, ob die Benachrichtigung als Direktnachricht an eine Einzelperson oder an einen Slack-Kanal gesendet werden soll.
– Wenn die Benachrichtigung als Direktnachricht gesendet wird, erhält der Benutzer die Nachricht vom Slackbot (Link öffnet in einer neuen Registerkarte).

- Wenn die Benachrichtigung an einen Slack-Kanal gesendet wird, wählen Sie den Kanal aus dem Dropdown-Menü, das unter der markierten Option angezeigt wird. Sie können nur Benachrichtigungen an öffentliche Slack-Kanäle senden (Link öffnet in einer neuen Registerkarte).
Fahren Sie dann wie unter Nachrichtentext eingeben beschrieben fort.

Plattformbenachrichtigung

• Für eine Plattformbenachrichtigung: Wählen Sie die Registerkarte Benachrichtigungen aus und fahren Sie dann wie unter Nachrichtentext eingeben beschrieben fort.

Nachrichtentext eingeben

Auf der Registerkarte, die der aktivierten Zustellungsmethode (E-Mail, Benachrichtigungen oder Slack) entspricht, finden Sie ein Feld Betreff sowie ein Feld Beschreibung, in dem Sie Ihre Benachrichtigungsnachricht in einer oder mehreren Sprachen verfassen können.

Sprachen: 

Wählen Sie zunächst aus der Liste Sprachen die Standardsprache Ihrer Plattform aus. Beachten Sie, dass Sie erst mit dem Verfassen eines Textes beginnen können, nachdem Sie eine Sprache ausgewählt haben. Sie müssen den Betreff und den Beschreibungstext Ihrer Benachrichtigung immer mindestens in der Standardsprache konfigurieren, um sie speichern zu können.

• Danach können Sie bei Bedarf eine andere Sprache auswählen und den Betreff und die Beschreibung auch in dieser Sprache eingeben.

→ Benachrichtigungen, die in mehreren Sprachen verfasst sind, werden den Empfängern basierend auf ihren individuellen Spracheinstellungen zugestellt.

Betreff und Beschreibung:

Nachdem Sie eine Sprache ausgewählt haben, füllen Sie den Betreff und die Beschreibung mit dem Text der Benachrichtigung aus, die Sie in der ausgewählten Sprache senden möchten.

→ Bei einigen Benachrichtigungsereignissen sind diese Felder möglicherweise mit einem Vorlagentext vorausgefüllt, den Sie anpassen können.

Sie können die unten auf der Seite aufgeführten Shortcodes in Ihre Nachricht einbauen.

• Dabei handelt es sich um Etiketten wie [course_name] oder [first_name], die beim Versenden der Benachrichtigung durch die relevanten Daten – aus dem Benachrichtigungsereignis und dem Empfänger – ersetzt werden.
• Die verfügbaren Shortcodes hängen vom gewählten Benachrichtigungsereignis ab und Sie können nur die aufgelisteten verwenden.

Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Hinweise zu Shortcodes.

Der Text in der Beschreibung der Nachricht kann ebenfalls formatiert werden:
- Mit den Schaltflächen in der Symbolleiste für plattforminterne und E-Mail-Benachrichtigungen.
- Für Slack-Benachrichtigungen gibt es zwar keine Symbolleiste, aber Sie können das markdown (öffnet in einer neuen Registerkarte) verwenden, um den Text zu formatieren.

—> Nachdem Sie die Nachricht der Benachrichtigung für alle Sprachen und alle Zustellungsmethoden verfasst haben, klicken Sie auf Weiter, um mit dem nächsten Schritt fortzufahren.

3. Planen der Benachrichtigung

→ dies ist ein Schritt im Workflow zum Konfigurieren einer Benachrichtigung

Im Schritt Benachrichtigung planen können Sie konfigurieren, wann diese Benachrichtigung an die Empfänger gesendet wird. Abhängig von dem von Ihnen festgelegten Benachrichtigungsereignis können eine oder mehrere der folgenden Optionen verfügbar sein: Zu der Zeit des Ereignisses, Vor dem Ereignis, Nach dem Ereignis und Manuell.

Hinweis: Bei Übersichtbenachrichtigungen sind die Optionen anders, siehe Kapitel Übersichtbenachrichtigungen.

Zu der Zeit des Ereignisses

Die Benachrichtigung wird an die Empfänger gesendet, sobald die auslösende Aktion in der Plattform abgeschlossen ist.

Nach dem Ereignis

Die Benachrichtigung wird eine bestimmte Zeit nach Abschluss des Ereignisses oder der Aktion an die Empfänger gesendet, z. B. nachdem ein Lernender einen Kurs abgeschlossen hat.

Sie können festlegen, wie viele Stunden, Tage oder Wochen nach dem Ereignis die Benachrichtigung gesendet werden soll. Wenn Sie Tage oder Wochen einstellen, können Sie auch die Tageszeit (nur volle Stunden) festlegen, zu der die Benachrichtigung gesendet werden soll.

Beachten Sie, dass die Verzögerung für Tage nach dem Ereignis wie folgt berechnet wird:

• Verschieben Sie die angegebene Anzahl von Tagen (24-Stunden-Zeiträume) ab dem Datum und der Uhrzeit des Ereignisses nach vorne.
• Senden Sie dann die Benachrichtigung beim ersten nächsten Vorkommen der geplanten Uhrzeit, die Sie im HH-Feld festgelegt haben. 

Dies bedeutet, dass die Benachrichtigung in manchen Fällen einen Tag später als erwartet versendet wird. Angenommen, ein Ereignis findet am 6. Juni um 15 Uhr statt und Sie konfigurieren eine Benachrichtigung für 4 Tage nach dem Ereignis um 10 Uhr:
- 4 Tage nach dem Ereignis ist der 10. Juni um 15 Uhr
- aber das nächste Vorkommen der geplanten Uhrzeit ist der 11. Juni um 10 Uhr, und erst dann wird die Benachrichtigung gesendet.

Eine ähnliche Logik gilt bei den Wochen nach dem Ereignis.

Wenn Sie dagegen die Option Stunden verwenden, wird die Benachrichtigung um genau die von Ihnen angegebene Anzahl von Stunden nach dem Ereignis verzögert.

→ Eine Ausnahme von der in diesem Abschnitt beschriebenen Logik ist die Benachrichtigung Der Lernende muss noch einen Kurs abschließen, bei der die Verzögerung auf Basis von Kalendertagen berechnet wird. Daher wird vom Datum des Ereignisses die angegebene Anzahl von Tagen vorverlegt und an diesem Tag wird die Benachrichtigung zur geplanten Zeit versendet.

Vor dem Ereignis

Die Benachrichtigung wird eine bestimmte Zeit vor dem Ereignis an die Empfänger gesendet, z. B. bevor ein Webinar oder eine ILT-Sitzung beginnt.

Sie können festlegen, wie viele Stunden, Tage oder Wochen im Voraus die Benachrichtigung gesendet werden soll. Wenn Sie Tage oder Wochen einstellen, können Sie auch die Tageszeit (nur volle Stunden) festlegen, zu der die Benachrichtigung gesendet werden soll.

Stunden vor dem Ereignis

Beachten Sie, dass nur die Stunden (und nicht die Minuten) der Ereigniszeit berücksichtigt werden. Angenommen, eine ILT-Sitzung beginnt um 10:30 Uhr:

• Wenn Sie die Benachrichtigung für eine Stunde vor dem Ereignis einstellen, wird sie um 9 Uhr gesendet (und nicht um 9:30 Uhr).
• Achten Sie auch auf diesen Effekt, wenn Sie eine Sitzung erstellen, die bald beginnt. Wenn Sie z.B. um 9:05 Uhr die oben genannte ILT-Sitzung erstellen, die um 10:30 Uhr beginnt, wird die Benachrichtigung, die für eine Stunde im Voraus eingestellt wurde, nicht gesendet.

Tage vor dem Ereignis

Bei den Tagen vor dem Ereignis prüft das System jeden Tag zur festgelegten Uhrzeit, ob innerhalb des angegebenen Zeitraums Ereignisse vorliegen, und versendet die Benachrichtigungen. Angenommen, ein Ereignis beginnt beispielsweise am 6. Juni um 15 Uhr und Sie eine Benachrichtigung für einen Tag vor dem Ereignis um 10 Uhr konfigurieren:

• Am 5. Juni um 10 Uhr sucht das Benachrichtigungssystem nach Ereignissen im Zeitfenster zwischen dem 6. Juni um 10 Uhr und dem 7. Juni um 10 Uhr. → Es findet das Ereignis vom 6. Juni um 15.00 Uhr und sendet die Benachrichtigung für dieses Ereignis.

Beachten Sie, dass das Zeitfenster die Endpunkte einschließt. Dies bedeutet, dass die Benachrichtigung in manchen Fällen einen Tag früher als erwartet versendet wird. Angenommen, Sie konfigurieren die Benachrichtigung für das Ereignis am 6. Juni um 15 Uhr für einen Tag vor dem Ereignis um 15 Uhr (dieselbe Uhrzeit wie das Ereignis):

• Am 4. Juni um 15 Uhr sucht das Benachrichtigungssystem nach Ereignissen im Zeitfenster zwischen dem 5. Juni um 15 Uhr und dem 6. Juni um 15 Uhr → Es findet bereits das Ereignis vom 6. Juni um 15 Uhr und sendet die Benachrichtigung dafür.
• Wäre stattdessen der Ereignisbeginn um 15.15 Uhr gewesen, wäre die 15-Uhr-Benachrichtigung erwartungsgemäß am 5. Juni erfolgt, ohne einen „zusätzlichen“ Tag im Voraus.

Manuell

Einige Benachrichtigungen können auch zusätzlich zu der Planung manuell gesendet werden. Für diese Benachrichtigungen sehen Sie ein Abspielsymbol neben dem Aktivierungshäkchen. Um die Benachrichtigung zu senden, klicken Sie auf das Abspielsymbol. Im Pop-Up-Fenster, markieren Sie bitte das Häkchen und klicken Sie auf die Schaltfläche Auslösen.

Hinweise zum Planen von Benachrichtigungen

Tipp: Die Planung der Benachrichtigungen richtet sich nach der Zeitzone des Benutzers, der die Benachrichtigung erstellt oder bearbeitet. Wenn eine Benachrichtigung aktualisiert wird, wird ihre Zeitzone auf die Zeitzone des Benutzers eingestellt, der die Benachrichtigung speichert.

• Es ist nicht möglich, Benachrichtigungen erneut zu senden.
• Geplante Benachrichtigungen werden regelmäßig gesendet und nicht zum Zeitpunkt des Ereignisses ausgelöst. Diese Benachrichtigungen verwenden einen Job, der auf geplanter Basis ausgeführt wird (die Häufigkeit hängt von der Konfiguration der Benachrichtigung ab).
• Extended Enterprise-Superadmins sollten beachten, dass der geplante Job zum Zeitpunkt der Benachrichtigungserstellung unter Verwendung der Basisdomain erstellt wird, bei der der Superadmin derzeit angemeldet ist. Alle zukünftigen Benachrichtigungen werden mit dieser Domain als Basis-URL gesendet.
• Wenn Sie eine geplante Benachrichtigung erstellen und die Zeitzoneneinstellungen Ihrer Plattform in einer Zeitzone gesetzt sind, die 30 bzw. 45 Minuten in Verzug hinsichtlich UTC liegt, wird die Benachrichtigung beim Erreichen der genauen Uhrzeit eine Stunde vorher gesendet. Um die Benachrichtigung richtig zu planen, stellen Sie die Uhrzeit um eine Stunde später ein. Zum Beispiel: Wenn Sie Ihre Benachrichtigung um 9:00 Uhr bekommen möchten, sollten Sie sie für 10:00 planen. Folgende Zeitzonen sind betroffen:
  • India Standard Time (IST): UTC +5:30
  • Australian Central Standard Time (ACST): UTC +9:30
  • Australian Central Western Standard Time (ACWST): UTC +8:45
  • Australian Central Daylight Time (ACDT): UTC +10:30
  • Lord Howe Standard Time (LHST): UTC +10:30
  • Lord Howe Daylight Time (LHDT): UTC +11:30
  • Cocos Islands Time (CCT): UTC +6:30
  • Chatham Island Standard Time (CHAST): UTC +12:45
  • Chatham Island Daylight Time (CHADT): UTC +13:45
  • Afghanistan Time (AFT): UTC +4:30
  • Iran Standard Time (IRST): UTC +3:30
  • Iran Daylight Time (IRDT): UTC +4:30
  • Myanmar Time (MMT): UTC +6:30
  • Nepal Time (NPT): UTC +5:45
  • Newfoundland Standard Time (NST): UTC -3:30
  • Newfoundland Daylight Time (NDT): UTC -2:30
  • Marquesas Time (MART): UTC -9:30

→ Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

4. Filtern, welche Zweige oder Gruppen die Benachrichtigung auslösen

→ dies ist ein Schritt im Workflow zum Konfigurieren einer Benachrichtigung

Im Schritt Die Benachrichtigung für alle Zweige übernehmen oder benutzerdefinierte Zweige und/oder Gruppen wählen können Sie festlegen, ob die Benachrichtigung bei allen Vorkommen des ausgewählten Ereignisses gesendet wird oder nur, wenn das Ereignis eine bestimmte Gruppe von Benutzern betrifft.
→ Sie können zum Beispiel eine Benachrichtigung Lernender hat einen Kurs abgeschlossen nur dann senden, wenn Lernende eines bestimmten Zweigs einen Kurs abgeschlossen haben.

Legen Sie Alle Zweige und Gruppen fest, wenn Sie keine Filter anwenden möchten. Die Benachrichtigung wird immer dann ausgelöst, wenn das Ereignis eintritt, unabhängig davon, welcher Benutzer das Ereignis initiiert hat oder davon betroffen war. 

Setzen Sie die Option Zweige und/oder Gruppen auswählen, wenn Sie Filter anwenden möchten:

• Sie können dann die Kontrollkästchen neben den Gruppen und/oder Zweigen aktivieren, die Sie einschließen möchten.
• Bei Zweigen können Sie wählen, ob Sie Unterzweige eines Zweigs einbeziehen oder ausschließen möchten.
• Wenn Sie eine Kombination aus Gruppen und Zweigen festlegen, wird die Benachrichtigung für jeden Benutzer ausgelöst, der zu mindestens einer der ausgewählten Gruppen oder Zweige gehört.

Ihre Auswahl in diesem Konfigurationsschritt wird in der Haupttabelle der Benachrichtigungen unter der Spalte Filter angezeigt.

Bitte beachten: Wenn Sie Zweige und/oder Gruppen auswählen zwar einstellen, aber dann keine Zweige oder Gruppen auswählen (alle Kontrollkästchen sind abgewählt), hat dies dieselbe Wirkung, als ob Sie Alle Zweige und Gruppen ausgewählt hätten.  

→ Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

5. Festlegen der Empfängerrolle

→ dies ist ein Schritt im Workflow zum Konfigurieren einer Benachrichtigung

Im Schritt Wählen Sie die Zielrolle für Ihre Benachrichtigung legen Sie basierend auf der Benutzerrolle fest, wer die Benachrichtigung erhalten soll.

Die verfügbaren Rollen sind vom ausgewählten Benachrichtigungsereignis abhängig. Die ausgewählte Rolle definiert, wer die Benachrichtigung erhält, basierend auf der Beziehung zum Benutzer, der das Ereignis initiiert hat oder daran beteiligt war.

→ Wenn Sie beispielsweise für eine Benachrichtigung Lernender hat einen Kurs abgeschlossen Benutzer auswählen, erhalten die Benachrichtigung die Benutzer, die einen Kurs abschließen. Wenn Sie jedoch Lehrer auswählen, sind die Empfänger die Lehrer der Benutzer, die einen Kurs abschließen.

Ausgewählte Zielgruppe	Beschreibung
Benutzer	Der Benutzer, der die Benachrichtigung ausgelöst hat, erhält sie
Power User	Entweder alle Power User oder die Power User, die dem ausgewählten Profil zugewiesen sind und Sichtbarkeit für den Benutzer haben, der die Benachrichtigung ausgelöst hat, erhalten sie
Manager	Alle Benutzer, die als Manager für den Benutzer, der die Benachrichtigung ausgelöst hat, festgelegt sind, erhalten die Benachrichtigung
Lehrer	Die Benachrichtigung wird an alle Lehrer gesendet, die dem in der Benachrichtigung ausgewählten Kurs zugewiesen sind
Superadmins	Alle in der Plattform definierten Superadmins erhalten die Benachrichtigung

Denken Sie daran, dass Sie pro Benachrichtigung nur eine Zielrolle der Empfänger auswählen können: Wenn Sie dieselbe Benachrichtigung an Power User und an Superadmins senden möchten, müssen Sie zwei Benachrichtigungen erstellen, eine für jeden Empfängertyp. Denken Sie dabei daran, dass sich Rollen mit Ebenen überschneiden können. Wenn Sie also eine Benachrichtigung für Benutzer und eine Benachrichtigung für Lehrer einrichten, erhalten einige Lehrer möglicherweise beide Benachrichtigungen, wenn sie einem oder mehreren Kursen als Lehrer zugewiesen wurden, obwohl ihre Benutzerebene in der Plattform Benutzer ist.

Bitte beachten! Bei ILT-Kursen sind Lehrer dem Kurs zugewiesen, nicht darin eingeschrieben.

Deshalb wird bei einer eingestellten „ILT-Sitzung beginnt“-Benachrichtigung mit Lehrern als Empfänger der Benachrichtigung KEINE Benachrichtigung an Sitzungslehrer gesendet, es sei denn, diese sind auch als Lernende im jeweiligen Kurs bzw. in der jeweiligen Sitzung eingeschrieben.

Beachten Sie bei der Konfiguration der Benachrichtigungsempfänger, dass sich jede Benachrichtigung nach einer eigenen Logik verhält und bestimmten Regeln unterliegen kann. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Benachrichtigungsereignisse und -bedingungen.

Ihre Auswahl in diesem Konfigurationsschritt wird in der Haupttabelle Benachrichtigungen unter der Spalte Rollen angezeigt.

→ Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

6. Filtern, welche Kurse und/oder Lernpläne die Benachrichtigung auslösen

→ dies ist ein Schritt im Workflow zum Konfigurieren einer Benachrichtigung. Sie sehen diesen Schritt nur für Benachrichtigungsereignisse in Bezug auf Kurse und Lernpläne.

Im Schritt Diese Benachrichtigung für alle Kurse anwenden oder bestimmte Kurse/Lernpläne wählen können Sie die Benachrichtigung auf ein Teil der Lerninhalte beschränken.

Wenn Sie nicht nach Kursen oder Lernplänen filtern möchten, wählen Sie Alle Kurse und Alle Lernpläne aus.

Andernfalls können Sie eine oder beide der folgenden Aktionen ausführen:

• Aktivieren Sie auf der Registerkarte Kurse die Option Kurse auswählen und wählen Sie dann einen oder mehrere Kurse aus. 
• Aktivieren Sie auch auf der Registerkarte Lernpläne die Option Lernpläne auswählen und wählen Sie dann einen oder mehrere Lernpläne aus.

Die Benachrichtigung wird gesendet, wenn das Ereignis mindestens einem der von Ihnen festgelegten Kurse oder Lernpläne entspricht. (Und auch all den von Ihnen festgelegten Gruppen-/Zweigfiltern entspricht)

Bitte beachten: Wenn Sie Kurse auswählen festlegen, dann aber keine Kurse auswählen (alle Kontrollkästchen sind abgewählt), hat dies dieselbe Wirkung, als ob Sie Alle Kurse ausgewählt hätten. Gleiches gilt für Lernpläne.

→ Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen.

7. Speichern oder Speichern und aktivieren der Benachrichtigung

→ Dies ist ein Schritt im Workflow zum Konfigurieren einer Benachrichtigung.

Wenn Sie den letzten Schritt der Konfiguration erreicht haben, können Sie auf Speichern und zurück zur Liste klicken, um Ihre Benachrichtigung einfach zu speichern, oder auf Speichern und aktivieren, wenn Sie sie bereits aktivieren möchten.

Die Benachrichtigung funktioniert erst, wenn sie aktiviert ist. Sie können sie auch später über die Hauptbenachrichtigungsliste aktivieren.

Verwalten von Benachrichtigungen

Alle auf Ihrer Plattform erstellten Benachrichtigungen werden im Bereich Benachrichtigungen des Admin-Menüs aufgelistet. Finden Sie die Benachrichtigung auf der Liste und klicken Sie auf das Element unter der Spalte Geplant, um den Benachrichtigungszeitplan zu bearbeiten, oder auf die Spalten Filter, Rollen oder Zugehörige Kurse, um die entsprechenden Details zu bearbeiten.

Verwenden Sie das Häkchen am Ende der Benachrichtigungszeile, um die Benachrichtigung zu aktivieren oder deaktivieren. Verwenden Sie das Stift- und Papiersymbol, um die Details der Benachrichtigung zu bearbeiten, und das rote X, um sie zu löschen. Stellen Sie vor dem Bearbeiten einer Benachrichtigung sicher, dass die Benachrichtigung nicht gerade ausgeführt wird. Wir raten dringend davon ab, den Ereignistyp der Benachrichtigung zu bearbeiten, da sich diese Änderung auf die an der Benachrichtigung beteiligten Benutzer auswirken kann. Wenn Sie den Ereignistyp der Benachrichtigung ändern müssen, erstellen Sie stattdessen eine neue Benachrichtigung.

Hinweise zum Verwalten von Benachrichtigungen

• Wenn ein Power User-Profil über Berechtigungen zum Verwalten von Benachrichtigungen verfügt, sehen die diesem Profil zugewiesenen Power User die vorhandenen Benachrichtigungen, die speziell für die von ihnen verwalteten Zweige oder Kurse festgelegt wurden. Wenn sich die Benachrichtigung innerhalb der Sichtbarkeit der Power User befindet, können sie die Benachrichtigung sehen; wenn die Benachrichtigung eine größere Anzahl von Kursen oder Zweigen enthält, die nicht in der Sichtbarkeit der Power User enthalten sind, wird die Benachrichtigung für sie nicht angezeigt. Bitte beachten Sie dies beim Vergeben von Profilberechtigungen.
• Jede Änderung einer Benachrichtigung löst die Löschung und die Wiederherstellung eines geplanten Jobs aus.
• Extended Enterprise-Superadmins sollten beim Bearbeiten von Benachrichtigungen darauf achten, dass sie in der Domain angemeldet sind, in der die Benachrichtigungen ursprünglich erstellt wurden, da durch das Bearbeiten einer zuvor in einer anderen Domain erstellten Benachrichtigung die in Shortcode-Ersetzungen verwendete Basis-URL geändert wird.

Übersichtbenachrichtigungen

Übersichtbenachrichtigungen gruppieren mehrere Benachrichtigungen über denselben Ereignistyp zu einer größeren Benachrichtigung. Anstatt beispielsweise sieben separate Benachrichtigungen über noch nicht abgeschlossene Kurse zu erhalten, erhält der Benutzer eine Benachrichtigung mit einer Liste der Kurse, die er noch nicht abgeschlossen hat.

Die verfügbaren Übersichtbenachrichtigungen sind im Artikel Benachrichtigungsereignisse und -bedingungen aufgeführt.

Übersichtbenachrichtigungen werden ähnlich wie andere Benachrichtigungen konfiguriert. Wenn Sie den Nachrichtentext verfassen, muss der Shortcode der in der Übersicht gelisteten Elemente zwischen den Tags [items] und [/items] platziert werden. Beispiel: Für die Benachrichtigung Übersicht: Der Lernende muss noch Kurse abschließen:

Hallo [first_name], Sie wurden in die folgenden Kurse eingeschrieben: [items] [course_name] am [subscribed_at]. Dieser Kurs läuft am [expire_at] ab und kann hier abgerufen werden: [course_link] [/items] Viel Spaß!

Bitte beachten: Die Kurse in der Übersicht werden nach Kurserstellungsdatum aufgelistet.  

Optionen Manuell und Alle

Wenn Sie das Senden der Benachrichtigung planen, können je nach Art der Übersicht die verfügbaren Optionen Alle und/oder Manuell sein.

Mit der Option Manuell kann die Übersichtbenachrichtigung manuell versendet werden und wird nicht automatisch geplant.

Bei Alle können Sie eine stündliche, tägliche, wöchentliche oder monatliche Häufigkeit für die Versendung der Übersichtbenachrichtigung festlegen. Die Übersicht enthält Elemente, die sich auf diesen Zeitrahmen beziehen. Zum Beispiel: Übersicht: in einen Kurs eingeschriebener Benutzer mit einer wöchentlichen Häufigkeit enthält die Einschreibungen der letzten Woche, mit einer monatlichen Häufigkeit die Einschreibungen des letzten Monats usw.

Anzahl der Tage, die im Voraus zu überprüfen sind

Nur für die Benachrichtigung Übersicht: Der Kurs ist abgelaufen gibt es eine weitere Option Anzahl der Tage, die im Voraus zu überprüfen sind. Dadurch kann die Übersicht nicht nur die Kurse enthalten, die im angegebenen Zeitraum abgelaufen sind, sondern auch diejenigen, die bald ablaufen.

• Wenn Sie beispielsweise eine wöchentliche Übersicht mit 4 Tagen im Voraus festlegen, enthält die Übersicht alle Kurse, die in der vergangenen Woche abgelaufen sind, sowie alle Kurse, die in der letzten Woche innerhalb von 4 Tagen vor ihrem Ablaufdatum lagen.
• Mit der Option Nur am genauen Tag senden können Sie steuern, ob ein ablaufender Kurs nur dann in die Übersicht aufgenommen wird, wenn bis zu seinem Ablauf noch 4 Tage verbleiben oder auch, wenn bis zum Ablauf noch 3 Tage, 2 Tage und 1 Tag verbleiben.

Um weitere Informationen zu erhalten, lesen Sie die Docebo Community-Anleitung zu Übersichtbenachrichtigungen (Link öffnet in einer neuen Registerkarte).

Docebo Learning Impact-Benachrichtigungen

Wenn Sie Docebo Learning Impact verwenden, um die Lernleistung Ihrer Kurse zu messen, können Sie die Vorteile der plattforminternen Benachrichtigungen nutzen. Zusätzlich zu den E-Mail-Benachrichtigungen können die Ausgangsfragebögen zur Lernleistung über die plattforminterne Benachrichtigungen aufgerufen werden, um die Kontaktpunkte mit den Lernenden zu erhöhen und Ihre Rücklaufquoten zu verbessern.

Die plattforminternen Benachrichtigungen sind standardmäßig deaktiviert. Um sie zu aktivieren, rufen Sie das Admin-Menü über das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke der Startseite auf. Gehen Sie im Abschnitt Einstellungen zu Erweiterte Einstellungen und suchen Sie die Registerkarte Learning Impact. Auf dieser Seite können Sie die plattforminternen Learning Impact-Benachrichtigungen für diejenigen Kurse aktivieren oder deaktivieren, für die Learning Impact aktiviert wurde.

Erfahren Sie mehr über Docebo Learning Impact-Benachrichtigungen.

Benachrichtigungsprioritäten

Alle Benachrichtigungen haben eine zugewiesene Priorität, entweder normal oder hoch. Benachrichtigungen mit normaler Priorität sollten innerhalb von sechzig Minuten nach dem Auslösen des Ereignisses gesendet werden, während diejenigen mit hoher Priorität innerhalb von zehn Minuten nach dem auslösenden Ereignis gesendet werden sollten.

Eine Benachrichtigung gilt als gesendet, sobald sie vom Docebo-SMTP-Server gesendet wurde. Die tatsächlichen Versandzeiten können je nach externem Netzwerkverkehr, dem empfangenden SMTP-Server und der korrekten Konfiguration der MX-, SPF- und DKIM-Einträge des Empfängers im DNS variieren. Diese Systeme liegen außerhalb der Kontrolle von Docebo und können die korrekte Versendung der Benachrichtigungen verzögern oder verhindern.

Alle im Artikel Benachrichtigungsereignisse und -bedingungen aufgeführten Benachrichtigungen zeigen die Priorität, die ihnen zugewiesen wurde.

Tipps für Benachrichtigungen

Hier folgen einige Vorschläge zur Erstellung der Benachrichtigungsbeschreibung. Diese bewährten Verfahren gelten für jede Art von Benachrichtigung (E-Mail-, plattforminterne, Slack-Benachrichtigungen).

4-Byte-Unicode-Zeichen

4-Byte-Unicode-Zeichen werden von der Plattform beim Erstellen oder Bearbeiten einer Benachrichtigung nicht unterstützt.

Verspätete Benachrichtigungen

Die meisten Benachrichtigungen werden sofort durch die damit verbundene Aktivität in der Plattform ausgelöst. Es gibt jedoch einige Aktivitäten, die von den Hintergrundaktivitäten der Plattform geplant und nicht sofort in Echtzeit ausgelöst werden. Beispielsweise überwacht das System alle drei Stunden Checklisten auf Aktualisierungen. Infolgedessen kann sich eine Checklistenbenachrichtigung je nach Zeitpunkt der Hintergrundaktivität der Plattform um bis zu drei Stunden verzögern. Darüber hinaus werden Benachrichtigungen, Webhooks und einige andere Aufgaben von einem Ereignisbus verarbeitet, einem Protokoll zum Erstellen von Ereignissen, die nach dem First-In-First-Out-Prinzip verwaltet werden. Einschränkungen auf Infrastrukturebene mit dem Ereignisbus können zu Verzögerungen bei Benachrichtigungen führen (normalerweise kann eine Verzögerung beim Ausgehen von Benachrichtigungen durch Infrastrukturprobleme oder lange Warteschlangen verursacht werden).

Lange Benachrichtigungen

Benachrichtigungen haben eine Zeichenbegrenzung von 65535 Zeichen. Jede Benachrichtigung, die diese Grenze überschreitet, wird nicht korrekt angezeigt. Bitte beachten Sie, dass es sich bei dieser Zeichenbegrenzung um eine Begrenzung der Anzahl der vom Benachrichtigungssystem empfangenen Zeichen handelt. Inhalte, die nicht angezeigt werden, wie z.B. HTML-Code und konvertierte Shortcodes, werden also ebenfalls auf diese Begrenzung angerechnet.

Extended Enterprise

Wenn Sie die Extended Enterprise-App verwenden, denken Sie daran, dass Ihr Empfängerkreis für Benachrichtigungen von der Domain beeinflusst werden kann, in der die Person, die die Benachrichtigung erstellt, angemeldet ist. Beispiel:

- Wenn eine Nachrichtenbenachrichtigung geplant ist, wird sie basierend auf der Domain gesendet, in der die Benachrichtigung selbst erstellt wurde (z.B. die Domain, in der der Administrator diese Benachrichtigung tatsächlich eingerichtet hat).
- Wenn die Benachrichtigung ungeplant oder sofort erfolgt, basiert sie auf der Domain, in der sie ausgelöst wurde (d. h. wo der Administrator einen Benutzer eingeschrieben hat oder wo ein Benutzer sich selbst eingeschrieben hat).

Willkommensbenachrichtigung erneut senden

Wenn Sie die Willkommensbenachrichtigung erneut senden möchten, überprüfen Sie zunächst, ob Sie eine aktive Benachrichtigung für das Ereignis „Benutzer wurde (vom Administrator) erstellt“ konfiguriert haben.

Wählen Sie dann Admin-Menü > E-Learning > Benutzer aus. Auf der Hauptseite Benutzer, wählen Sie alle relevanten Benutzer aus, klicken Sie auf die Schaltfläche Aktion auswählen unten auf der Seite und wählen Sie Aktivierungsbenachrichtigung senden aus.

Einschreibung von Benutzern in unveröffentlichte Kurse

Wenn Sie Benutzer in noch nicht veröffentlichte Kurse einschreiben, entscheiden Sie, ob Sie Benachrichtigungen für diese Einschreibungen im Voraus senden möchten, und stellen Sie sicher, dass alle Benachrichtigungen für die Einschreibung deaktiviert sind, bevor Sie Benutzer einschreiben. Sobald Sie mit der Einschreibung fertig sind, können Sie die Benachrichtigungen wieder aktivieren. Es gibt einige Fälle, in denen die Einschreibung von Benutzern in unveröffentlichte Kurse erforderlich ist, um einen Verlauf der Einschreibungen zu erhalten.

ICS-Dateien

ICS-Dateien, die mit Outlook geöffnet werden, werden in einem neuen Kalender und nicht im Standardkalender geöffnet.

Hinweise zu Shortcodes

Shortcodes und anklickbare Links

Shortcodes, die auf Links verweisen, wie z.B. [course_link], erstellen keine anklickbaren Links in den Benachrichtigungen. Vielmehr enthalten sie die URL nur im Textformat ohne HTML-Tags.

Wenn Sie einen aktiven Link erstellen möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten: 

• Verwenden Sie die Schaltfläche Link einfügen/bearbeiten in der Symbolleiste und fügen Sie den Shortcode (zum Beispiel [course_link]) in das URL-Feld ein.
• Verwenden Sie die Schaltfläche Quelltext in der Symbolleiste und fügen Sie den HTML-Tag direkt ein, indem Sie den Shortcode als href-Attribut verwenden. Zum Beispiel: <a href="[course_link]">My Course<

→ Hinweis für Extended-Enterprise-Plattformen: Beziehen Sie sich auf Shortcode-Links und Extended-Enterprise-Domains, um sicherzustellen, dass die Domain in der Shortcode-URL ( https:/www.domain.xxx/path_url_platform ) der Domain des Empfängerbenutzers entspricht.

Shortcode-Links zu Kursen oder Sitzungen

Wenn Sie Shortcodes mit Links zu bestimmten Kursen oder Sitzungen verwenden, beachten Sie bitte, dass diese nicht auf die gleiche Weise wie Deeplinks funktionieren. Dies bedeutet, dass der Benutzer eine Fehlermeldung erhält, wenn er auf den Link klickt, ohne in den Kurs eingeschrieben zu sein.

Wenn Sie den Shortcode [course_link] in Benachrichtigungen einfügen, landen Benutzer, die auf den Link klicken, auf einer anderen Seite, abhängig von ihrer Benutzerebene und davon, ob sie auf der Plattform angemeldet sind:

• Wenn der Benutzer, der auf den Link klickt, entweder Superadmin oder ein Power-User ist (mit vollen Berechtigungen für den verknüpften Kurs):
  - Wenn er auf der Plattform angemeldet ist, landet er auf der Kursverwaltungsseite.
  - Wenn er auf der Plattform NICHT angemeldet ist, landet er auf der Kursseite in der Lerneransicht.
• Wenn die Benutzerebene Benutzer ist, landet er immer auf der Kursseite in der Lerneransicht, unabhängig davon, ob er angemeldet ist oder nicht.

Shortcodes mit Datum und Uhrzeit

• Wenn Sie den Shortcode [expire_at] in Benachrichtigungen einfügen, denken Sie daran, dass die in der Benachrichtigung angegebene Zeit in der Zeitzone des Benutzers angegeben wird.
• [session_dates]:
  Wenn ein Benutzer sich in eine ILT-Kurssitzung einschreibt, wird er automatisch in all den Ereignissen dieser Sitzung eingeschrieben. Die Sitzungsdaten sind die Daten, an denen die Sitzungsereignisse stattfinden sollen.
  →der Shortcode [session_dates] wird mit allen Daten der Sitzung gefüllt, auch wenn einige oder alle davon in der Vergangenheit liegen.

Shortcodes mit Anmeldeinformationen

Einige Benachrichtigungen, wie z.B. Benutzer wurde erstellt, können einen [user_password]-Shortcode enthalten. Ein typischer Anwendungsfall ist die Übermittlung von Anmeldeanweisungen an die Benutzer, d. h. der Plattformlink und die zu verwendenden Anmeldedaten (Benutzername und Kennwort).

In der Benachrichtigung wird der Shortcode [user_password] immer durch einen Link zum Zurücksetzen des Kennworts ersetzt. Wenn der Benutzer auf diesen Link klickt, wird er aufgefordert, seine E-Mail-Adresse einzugeben, damit er einen weiteren Link zum Zurücksetzen erhält, um sein Kennwort endgültig zu erstellen.

Dieser zweistufige Workflow ermöglicht es einem Administrator, Benutzer zu erstellen (entweder mit oder ohne vorläufiges Kennwort, je nachdem, mit welchem Mechanismus sie erstellt wurden) und dann über die Benachrichtigung die Benutzer selbst ihre Kennwörter erstellen oder ändern zu lassen.

Shortcode-Links und Extended Enterprise-Domains

Für Extended Enterprise-Plattformen müssen Sie beim Verwenden von Shortcodes wie [course_link] in einer Benachrichtigung sicherstellen, dass die Basis-URL des Links mit der Domain des Empfängers übereinstimmt. 

→ Beispielsweise soll ein Benutzer, der der Domain "branch1domain" zugewiesen ist und die Plattform unter https:/<branch1_domain> aufruft, einen Kurslink mit der gleichen Basis-URL https:/<branch1_domain>/path_to_course erhalten.

Die Basis-URL kann die Domain sein, in der die Benachrichtigung ausgelöst oder erstellt/aktualisiert wurde, je nachdem, wie die Benachrichtigung geplant ist:

Für Benachrichtigungen, die zu der Zeit des Ereignisses gesendet werden:

Die Basis-URL für diese Benachrichtigungen ist die Domain, in der das Ereignis auftritt. Damit ist die angemeldete Domain des Benutzers gemeint, der die Aktion ausgeführt hat.

→ Wenn zum Beispiel ein Administrator, der bei <branch1_domain> angemeldet ist, einen Lernenden in einen Kurs einschreibt, verwendet die Benachrichtigung Benutzer in einen Kurs eingeschrieben die Domain des Administrators als Basis-URL. Wenn der Lernende, der die Benachrichtigung erhält, jedoch einer anderen Domain angehört, funktionieren die entsprechenden Links für ihn nicht.

Achten Sie daher auf die Domain, in der Sie angemeldet sind, wenn Sie Kurse, Sitzungen oder Benutzer ändern oder andere Maßnahmen ergreifen, die sofortige Benachrichtigungen auslösen.

Denken Sie daran, dass bei Benachrichtigungen, die zu der Zeit des Ereignisses gesendet werden, die Domain, in der das Ereignis auftritt, diejenige ist, die die Benachrichtigung versendet.

Für Benachrichtigungen, die vor/nach dem Ereignis gesendet werden:

Die Basis-URL für diese Benachrichtigungen ist die angemeldete Domain des Administrators, der die Benachrichtigung erstellt oder bearbeitet. 

→ Dies liegt daran, dass diese Benachrichtigungen einen geplanten Job nutzen, der bei der Konfiguration der Benachrichtigung erstellt wird, und alle nachfolgenden Benachrichtigungen dann mit dieser Basis-URL gesendet werden. 

Stellen Sie daher beim Erstellen dieser Benachrichtigungen sicher, dass Sie in derselben Domain angemeldet sind wie die vorgesehenen Empfänger.

Achten Sie außerdem darauf, dass Sie Benachrichtigungen bearbeiten, während Sie in der Domain angemeldet sind, in der sie ursprünglich erstellt wurden, da die Bearbeitung einer Benachrichtigung, die zuvor in einer anderen Domain erstellt wurde, die Basis-URL ändert, die für die Ersetzung von Shortcodes verwendet wird.