Haftungsausschluss: Dieser Artikel beschreibt die Nutzung des neuen Benachrichtigungsdienstes, der erst ab Anfang 2025 für alle Kunden öffentlich zugänglich sein wird. Informationen über den Zeitplan für die Einführung finden Sie im Community-Post: Einführung des neuen Benachrichtigungsdienstes: Schrittweiser Freigabeplan | Community.
→ Wenn Sie Unterschiede zwischen diesem Artikel und Ihrer Plattform feststellen, lesen Sie den Artikel zu den Legacy-Benachrichtigungen.
Weitere Informationen zum Freigabezyklus.

Einführung

Mit der Funktion der Benachrichtigungen können Sie automatische Nachrichten konfigurieren, die versendet werden, wenn ein bestimmtes Ereignis auf der Plattform eintritt. Dieser Artikel beschreibt im Detail, wie Sie Benachrichtigungen auf Ihrer Plattform konfigurieren und verwalten können.

Übersicht der Benachrichtigungen:

Wenn Sie eine Benachrichtigung konfigurieren, müssen Sie Folgendes einrichten:

• Ereignistyp: Der Typ des Plattformereignisses, das das Senden der Nachricht auslöst. Zum Beispiel, Benutzer wurde in einen Kurs eingeschrieben. 
• Empfänger: Die beabsichtigten Empfänger der Nachricht. Diese werden abhängig von ihrer Beziehung zum Ereignis definiert. Sie möchten beispielsweise eine Benachrichtigung Benutzer wurde in einen Kurs eingeschrieben an die eingeschriebenen Lernenden oder an den Lehrer des betroffenen Kurses senden.
• Übermittlungskanal: Die Methode, mit der die Nachricht gesendet wird. Beispielsweise per E-Mail oder Benachrichtigung innerhalb der Plattform.
• Nachricht: Der tatsächliche Text der Nachricht, die gesendet werden soll. In der Regel sollten Sie dies sowohl auf den gewählten Ereignistyp als auch auf die beabsichtigten Empfänger zuschneiden.
• Timing: Je nach Ereignistyp haben Sie verschiedene Möglichkeiten, den Zeitpunkt für den Versand der Nachricht festzulegen. Zum Beispiel sofort zum Zeitpunkt des Ereignisses oder eine bestimmte Anzahl von Tagen danach.
• Auslösefilter: Optional können Sie Filter anwenden, um die Fälle einzugrenzen, in denen die Benachrichtigung gesendet wird. Sie können zum Beispiel eine Benachrichtigung Benutzer wurde in einen Kurs eingeschrieben erstellen, die nur für eine Teilmenge von Kursen oder nur dann gesendet wird, wenn sich eine bestimmte Teilmenge von Benutzern in einen Kurs einschreibt.  

Der Artikel Benachrichtigungsereignisse und -bedingungen enthält eine vollständige Liste der Plattformereignisse, für die Sie eine Benachrichtigung konfigurieren können. Für jeden Ereignistyp werden Ihnen auch die Empfängergruppen angezeigt, an die Sie die Benachrichtigung richten können, sowie die möglichen Planungsoptionen.

Voraussetzungen

Benachrichtigungen-App

Aktivieren Sie die Benachrichtigungen-App in Ihrer Plattform wie im Artikel Verwalten von Apps und Funktionen beschrieben. Die App ist auf der Registerkarte Docebo Additional Features aufgelistet.

Berechtigungen

Power Usern müssen die relevanten Benachrichtigungsberechtigungen zugewiesen werden, damit sie Benachrichtigungen ansehen und verwalten können. Darüber hinaus haben sie nur Einblick in die Benachrichtigungen, die sich auf die ihnen zugewiesenen Ressourcen (Gruppen, Zweige, Kurse und Lernpläne) beziehen.

Docebosuite-Domains

Damit die Benachrichtigungsverwaltungsseite ordnungsgemäß geladen wird, darf Ihre Firewall oder Netzwerkinfrastruktur die *.docebosuite.com-Domains nicht blockieren. Wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung, um sicherzustellen, dass *.docebosuite.com-Domains auf der Zulassungsliste stehen.

Anzeigen der Benachrichtigungsliste

Wählen Sie Admin-Menü > Benachrichtigungen > Verwalten aus, um auf die Seite Benachrichtigungsverwaltung zuzugreifen. Hier zeigt die Registerkarte Benachrichtigungen eine Liste der bereits konfigurierten Benachrichtigungen an.

Für jede Benachrichtigung können Sie deren Ereignistyp und Symbole sehen, die die konfigurierten Übermittlungskanäle darstellen, sowie deren Status. Es können nur aktive Benachrichtigungen versendet werden. Einige Benachrichtigungen haben ein Wiedergabesymbol (Dreieck), mit dem der Versand manuell ausgelöst werden kann. Sie können Filter anwenden oder das Suchfeld verwenden, um eine bestimmte Benachrichtigung zu finden.

Um weitere Details zur Konfiguration einer Benachrichtigung anzuzeigen, müssen Sie entweder auf ihren Namen klicken oder Ellipsenmenü > Bearbeiten auswählen.

Tipp: Auf dieser Liste können Power User nur die Benachrichtigungen ansehen, die sich auf die ihnen zugewiesenen Ressourcen beziehen. Das bedeutet, dass alle Gruppen, Zweige oder Kurse/Lernpläne, die als Auslösefilter für eine Benachrichtigung festgelegt wurden, auch dem Power-User als Ressourcen zugewiesen sein müssen. Andernfalls ist die Benachrichtigung nicht sichtbar.

Auf der Registerkarte Protokolle können Sie überprüfen, welche Benachrichtigungen in letzter Zeit automatisch oder manuell versendet wurden. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Überprüfen der Benachrichtigungsprotokolle.

Erstellen einer neuen Benachrichtigung

Um eine neue Benachrichtigung zu erstellen:

1. Wählen Sie Admin-Menü > Benachrichtigungen > Verwalten aus und klicken Sie auf die Schaltfläche + oben rechts.
2. Definieren Sie im sich öffnenden Bedienfeld Benachrichtigung erstellen das Plattformereignis, für das Sie diese Benachrichtigung konfigurieren möchten: Wählen Sie zuerst die Ereigniskategorie (z. B. Kurse) und wählen Sie dann den spezifischen Ereignistyp innerhalb dieser Kategorie aus (z. B. Beginn des ILT-Ereignisses).
3. Geben Sie der Benachrichtigung einen beschreibenden Namen, der Ihnen hilft, sie in der Liste und den Protokollen leicht zu identifizieren.
   → Standardmäßig ist dieses Feld mit dem Ereignistyp vorbelegt. Denken Sie jedoch daran, dass Sie mehrere Benachrichtigungen für denselben Ereignistyp haben können (beispielsweise für verschiedene Empfänger oder verschiedene Teilmengen von Kursen). Daher ist es sinnvoll, einen eindeutigen Namen anzugeben.
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Erstellen und bearbeiten, um mit der Konfiguration fortzufahren.
   Beachten Sie, dass das ausgewählte Ereignis dadurch schreibgeschützt wird. Sie können eine Benachrichtigung nicht mehr bearbeiten, um das Ereignis zu ändern. Alle anderen Aspekte der Konfiguration können jedoch nachträglich geändert werden.
5. Fahren Sie wie im Kapitel Konfigurieren einer Benachrichtigung beschrieben fort.

Tipp: Sie können auch eine neue Benachrichtigung auf Grundlage einer vorhandenen erstellen. Öffnen Sie dazu in der Hauptbenachrichtigungsliste das Ellipsenmenü neben einer Benachrichtigung und wählen Sie Duplizieren.

• Der Ereignistyp wird aus der ursprünglichen Benachrichtigung kopiert und ist schreibgeschützt.
• Sie können dann einen Namen festlegen und auswählen, welche anderen Teile der Konfiguration kopiert werden sollen: Timing, Auslösefilter, Empfänger, Übermittlungskanäle.

Dies ist beispielsweise eine praktische Option, wenn Sie mehrere Kopien derselben Benachrichtigung erstellen möchten, um sie an verschiedene Empfängergruppen zu senden.

Konfigurieren einer Benachrichtigung

Um mit der Konfiguration einer neuen Benachrichtigung zu beginnen, führen Sie zunächst die Schritte im Kapitel Erstellen einer neuen Benachrichtigung aus.

Um auf die Konfigurationsseite für eine bestehende Benachrichtigung zuzugreifen, wählen Sie Admin-Menü > Benachrichtigungen > Verwalten aus und klicken Sie auf den Namen der Benachrichtigung.

Auf der Konfigurationsseite für die Benachrichtigung sehen Sie drei Registerkarten: Eigenschaften, Empfänger und Auslösefilter. Hier können Sie alle Einstellungen der Benachrichtigung konfigurieren, mit Ausnahme des Ereignisses, das schreibgeschützt bleibt.

Gehen Sie wie folgt vor:

• Registerkarte Empfänger: Legen Sie fest, an wen die Benachrichtigung gerichtet ist. Siehe Kapitel Festlegen der Empfänger einer Benachrichtigung.
• Registerkarte Eigenschaften > Zusammenstellung: Hier können Sie einen oder mehrere Übermittlungskanäle festlegen und den Text der zu sendenden Nachricht verfassen. Siehe Kapitel Verfassen der Benachrichtigungsnachricht
• Registerkarte Eigenschaften > Details und Timing: Hier können Sie bei Bedarf den Namen der Benachrichtigung bearbeiten. Denken Sie daran, dass das Benachrichtigungsereignis schreibgeschützt ist. Konfigurieren Sie dann im Bereich Planer den Zeitpunkt, an dem die Benachrichtigung gesendet wird. Siehe Kapitel Planen einer Benachrichtigung.
• Registerkarte Auslösefilter: Hier können Sie festlegen, welche Ressourcen (Benutzergruppen/Zweige, Kurse und Lernpläne) die Benachrichtigung auslösen werden. Siehe Kapitel Auslösefilter für eine Benachrichtigung setzen.

Sie können jederzeit auf Änderungen speichern klicken, um Ihre Teilkonfiguration zu speichern.

Festlegen der Empfänger einer Benachrichtigung

Wählen Sie auf der Konfigurationsseite für eine Benachrichtigung die Registerkarte Empfänger aus. 

Hier können Sie auswählen, welche Benutzerrollen die Benachrichtigung erhalten sollen, basierend auf ihrer Beziehung zum Benachrichtigungsereignis. Zu den Optionen können gehören: Benutzer, Power User, Manager, Lehrer, Superadmins.

Sie können zum Beispiel eine Benachrichtigung Zertifizierung ist abgelaufen konfigurieren, die direkt an die betroffenen Benutzer oder an die Manager dieser Benutzer gerichtet ist.

• Welche Rollen zur Auswahl stehen, hängt von dem Ereignistyp ab. Der Artikel Benachrichtigungsereignisse und -bedingungen gibt an, welche Empfänger für die jeweiligen Benachrichtigungsereignisse zulässig sind. Für einige Benachrichtigungsereignisse ist das Festlegen einer Empfängerrolle möglicherweise nicht erforderlich.
• Denken Sie daran, dass Sie nicht mehrere Empfängerrollen auswählen können. Dazu müssen Sie zwei separate Benachrichtigungen mit demselben Ereignistyp aber mit unterschiedlichen Empfängern konfigurieren.
  → Beachten Sie dabei, dass sich einige Empfängerrollen überschneiden können. Zum Beispiel könnte dieselbe Person sowohl Power User als auch Manager sein und würde daher Benachrichtigungen für beide Rollen erhalten.

Ausgewählte Zielgruppe	Beschreibung
Benutzer	Die von dem Ereignis betroffenen Benutzer erhalten die Benachrichtigung. Nur für die Benachrichtigung Neue ILT-Sitzung erstellt können Sie außerdem zwischen allen Benutzern oder einer benutzerdefinierten Auswahl wählen, die sich an Benutzer richtet, die in keiner Sitzung eingeschrieben sind und/oder an Benutzer in der Warteliste von mindestens einer Sitzung.
Power User	Die Power User, deren zugewiesene Benutzer oder Ressourcen von dem Ereignis betroffen sind, erhalten die Benachrichtigung. Wenn Sie diese Option auswählen, können Sie „alle Power User“ einstellen oder ein bestimmtes Profil angeben. Hinweis: Die Empfängerrolle Power User kann nur von einem Superadmin festgelegt werden. Wenn Power User Benachrichtigungen konfigurieren, können sie diese Empfängerrolle weder festlegen noch ändern, falls sie bereits festgelegt ist.
Manager	Manager, deren Teammitglieder von dem Ereignis betroffen sind, erhalten die Benachrichtigung
Lehrer	Die Lehrer der von dem Ereignis betroffenen Kurse erhalten die Benachrichtigung. Hinweis: Dies gilt für Benutzer, die in einem E-Learning-Kurs mit der Einschreibungsebene Lehrer eingeschrieben sind. → Bei ILT-Kursen sind die Lehrer dem Kurs oder der Sitzung zugewiesen, aber nicht darin eingeschrieben. Wenn Sie also eine Benachrichtigung wie "ILT-Sitzung beginnt" mit Lehrern als Empfänger haben, erhalten sie diese NICHT, es sei denn, sie sind auch als Lernende in den Kurs/die Sitzung eingeschrieben.
Superadmins	Alle in der Plattform definierten Superadmins erhalten die Benachrichtigung
Superadmin plus eine weitere Rolle	Diese Option ist nur für die Benachrichtigung Der Mitgliedschaftsplan wurde erworben verfügbar. Damit können Sie sowohl Superadmins als auch eine der anderen Rollen als Empfänger festlegen.

Verfassen der Benachrichtigungsnachricht

Wählen Sie auf der Konfigurationsseite für eine Benachrichtigung die Registerkarte Eigenschaften > Zusammenstellung aus. 

Unter Zusammenstellung sehen sie eine oder mehrere Kopfzeilen, die den jeweligen auf Ihrer Plattform aktivierten Übermittlungskanälen entsprechen. Dazu können gehören: E-Mail, Plattformbenachrichtigung, Slack, Mobile Push-Benachrichtigung.

Sie müssen mindestens einen Übermittlungskanal konfigurieren, um die Benachrichtigung zu aktivieren.

E-Mail-Benachrichtigung

Für eine E-Mail-Benachrichtigung wählen Sie die Registerkarte Eigenschaften > Zusammenstellung > E-Mail aus. Aktivieren Sie dann im rechten Bereich das Kontrollkästchen E-Mail als Übermittlungskanal aktivieren.

Im Bereich Absender müssen Sie einen Absendernamen und eine E-Mail-Adresse angeben.

Bitte beachten: Die E-Mail-Adresse, die Sie für den Absender konfigurieren, zum Beispiel noreply@mydomain.com, muss vorher in der Domainverwaltung konfiguriert sein. Siehe Artikel Konfigurieren von E-Mail-Absenderdomains.

Fahren Sie dann wie unter Nachrichtentext eingeben beschrieben fort.

Plattformbenachrichtigung

Plattformbenachrichtigungen werden innerhalb des Benachrichtigungsbereichs der Plattform (Glockensymbol auf der Kopfleiste) an die Benutzer gesendet.

Um diesen Übermittlungskanal zu konfigurieren, wählen Sie die Registerkarte Eigenschaften > Zusammenstellung > Plattformbenachrichtigung aus und aktivieren Sie im rechten Bereich das Kontrollkästchen Plattformbenachrichtigungen als Übermittlungskanal aktivieren.

Fahren Sie dann wie unter Nachrichtentext eingeben beschrieben fort.

Slack-Benachrichtigung

Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie Ihre Plattform mit Slack integriert haben. 

Für eine Slack-Benachrichtigung wählen Sie die Registerkarte Eigenschaften > Zusammenstellung > Slack aus und markieren Sie im rechten Bereich das Kontrollkästchen Slack als Übermittlungskanal aktivieren.

Unter Ziel können Sie wählen, ob die Benachrichtigung als Direktnachricht an eine Einzelperson oder an einen Slack-Kanal gesendet werden soll.
– Wenn die Benachrichtigung als Direktnachricht gesendet wird, erhält der Benutzer die Nachricht vom Slackbot (Link öffnet in einer neuen Registerkarte) .
- Wenn die Benachrichtigung an einen Slack-Kanal gesendet wird, wählen Sie den Kanal aus dem Dropdown-Menü, das unter der markierten Option angezeigt wird. Sie können nur Benachrichtigungen an öffentliche Slack-Kanäle senden (Link öffnet in einer neuen Registerkarte) senden.

Fahren Sie dann wie unter Nachrichtentext eingeben beschrieben fort.

Nachrichtentext eingeben

Im der aktivierten Übermittlungsmethode ensprechenden Bereich (E-Mail, Plattformbenachrichtigung oder Slack) finden Sie einen Bereich Nachricht, in dem Sie den Inhalt Ihrer Benachrichtigung in einer oder mehreren Sprachen verfassen können.

Standardsprache

Geben Sie zunächst den Betreff und den Text Ihrer Nachricht in der Standardsprache der Plattform ein.

→ Bei einigen Benachrichtigungsereignissen sind diese Felder möglicherweise mit einem Vorlagentext vorausgefüllt, den Sie anpassen können. 

Bitte beachten: Wenn die Standardsprache der Plattform in der Sprachverwaltung geändert wird, werden bestehende Benachrichtigungen ohne einen Nachrichtentext auf der neuen Standardsprache nicht versendet. Wenn Sie diese Benachrichtigungen bearbeiten, müssen Sie den Nachrichtentext in der neuen Standardsprache ausfüllen, bevor Sie Änderungen dazu speichern können.

Formatierung

Der Text im Textkörper der Nachricht kann ebenfalls formatiert werden:
- Mit den Schaltflächen in der Symbolleiste bei Plattform- und E-Mail-Benachrichtigungen. Zusätzlich zu den Standardtextformatierungsoptionen können Sie Links, Bilder und Tabellen einfügen. Sie können auch den Quellcode-Modus aufrufen, um das HTML der Nachricht direkt zu bearbeiten.

- Für Slack-Benachrichtigungen gibt es zwar keine Symbolleiste, aber Sie können markdown (öffnet in einer neuen Registerkarte) verwenden, um den Text zu formatieren.

Shortcodes

Sie können die unten auf der Seite aufgeführten Shortcodes in Ihre Nachricht einbauen.

• Dabei handelt es sich um Etiketten wie {{course_name}} oder {{first_name}}, die beim Versenden der Benachrichtigung durch die relevanten Daten – zum Benachrichtigungsereignis und dem Empfänger – ersetzt werden.
• Die verfügbaren Shortcodes hängen vom gewählten Benachrichtigungsereignis ab und Sie können nur die aufgelisteten verwenden.
• Klicken Sie auf einen Shortcode-Chip, um ihn an der aktuellen Cursorposition in den Betreff oder den Text der Nachricht einzufügen.

Weitere Informationen finden Sie im Artikel Shortcodes für Benachrichtigungen.

Weitere Sprachen

Wenn Sie Übersetzungen der Benachrichtigungsnachricht in andere Sprachen eingeben möchten, aktivieren Sie die Option Felder übersetzen. Wählen Sie dann aus der Dropdown-Liste Sprachen die gewünschte Sprache aus und verfassen und formatieren Sie den Betreff und den Text der Nachricht in dieser Sprache.

→ Wiederholen Sie diese Schritte, bis Sie die Benachrichtigungsnachricht für alle erforderlichen Sprachen verfasst haben.

Benachrichtigungen, die in mehreren Sprachen verfasst sind, werden den Empfängern basierend auf ihren individuellen Spracheinstellungen zugestellt.

Anhänge

Im Bereich Anhänge unten können Sie einen Kalenderanhang in die Benachrichtigung aufnehmen. Diese Option ist nur für bestimmte Ereignistypen (in Bezug auf ILT-Sitzungen und -Kurse) und nur für die Übermittlungskanäle E-Mail oder Slack verfügbar.

Mobile Push-Benachrichtigung

Mobile Push-Benachrichtigungen werden an Benutzer der mobilen Go.learn-App oder der gebrandeten mobilen App gesendet, sofern sie sie auf ihren Geräten aktiviert haben.

Um den Mobile Push-Übermittlungskanal zu konfigurieren, wählen Sie die Registerkarte Eigenschaften > Zusammenstellung > Mobile-Push-Benachrichtigung und aktivieren Sie im rechten Bereich das Kontrollkästchen Mobile Push-Benachrichtigung als Übermittlungskanal aktivieren.

Jetzt können Sie einen Titel (maximal 50 Zeichen) und eine Nachricht (maximal 150 Zeichen) mit nur Text eingeben.

• Sie können Shortcodes nur in den Nachrichtentext einfügen. Bitte beachten Sie, dass der Text nicht länger als 150 Zeichen sein darf, auch nachdem die Shortcodes durch ihre Werte ersetzt werden. Andernfalls wird der überschüssige Text in der Benachrichtigung, die die Benutzer erhalten, abgeschnitten.

Der Abschnitt App-URL unten zeigt den Link zur mobilen App, den die Benachrichtigung öffnet. Dieses Feld ist schreibgeschützt und wird basierend auf dem Ereignistyp automatisch ausgefüllt.

Wie bei den anderen Benachrichtigungskanälen können Sie auch hier die Option Felder übersetzen aktivieren, um die Nachricht der Mobilen Push-Benachrichtigung in andere Sprachen einzugeben. 

Tipp: Je nach den Geräteeinstellungen des Empfängers können mehrere ähnliche Benachrichtigungen, die in kurzer Zeit eintreffen, zu einer einzigen gestapelt oder zusammengelegt werden. Wenn beispielsweise eine (nicht Übersicht-) Benachrichtigung Benutzer wurde in einen Kurs eingeschrieben so konfiguriert wird, dass sie an Power User gesendet werden soll, und 4 Benutzer sich in den Kurs einschreiben, erhält der Power User möglicherweise nur eine einzige Nachricht statt wie erwartet 4 separate Benachrichtigungen.
→ Dies kann durch das Einfügen von Shortcodes, wie z. B. dem Namen des eingeschriebenen Benutzers, vermieden werden, um sicherzustellen, dass die Nachrichten alle unterschiedlich sind.

Planen einer Benachrichtigung

Wählen Sie auf der Konfigurationsseite für eine Benachrichtigung die Registerkarte Eigenschaften > Details und Timing aus. Im Bereich Planer sehen Sie die verfügbaren Optionen für das von Ihnen gewählte Benachrichtigungsereignis.

• Die Zeitoptionen für jeden Ereignistyp sind im Artikel Benachrichtigungsereignisse und -bedingungen aufgeführt.

Je nach Ereignistyp kann es nur eine feste Planungsoption geben, oder Sie können zwischen zwei oder mehreren der folgenden Optionen wählen: Zu der Zeit des Ereignisses, Vor dem Ereignis, Nach dem Ereignis, Manuell, Alle.

Für viele der Planungsoptionen können Sie die genaue Uhrzeit festlegen, zu der die Benachrichtigung gesendet werden soll, und auch die entsprechende Zeitzone.

Tipp: Die Uhrzeit muss im Format HH:MM eingegeben werden. Zum Beispiel 08:15.
→ Beachten Sie bitte, dass 12:00 am im am/pm-Format 00:00 im 24-Stunden-Format entspricht (Mitternacht, Beginn des Tages), während 12:00 pm 12:00 im 24-Stunden-Format entspricht (Mittag, Mitte des Tages).
Wenn Sie im Planer einen Zeitraum angeben, sind folgende Zeitspannen zulässig: 1→72 Stunden, 1→365 Tage, 1→52 Wochen, 1→24 Monate.

Zu der Zeit des Ereignisses

Die Benachrichtigung wird an die Empfänger gesendet, sobald die auslösende Aktion in der Plattform abgeschlossen ist. Zum Beispiel im Falle des Ereignisses Benutzer hat einen Kurs gekauft wird die Benachrichtigung mit dieser Einstellung versendet, sobald der Benutzer den Kurs abgeschlossen hat.
Bitte beachten: In manchen Fällen kann sich die Benachrichtigung „Zu der Zeit des Ereignisses“ gegenüber dem Ereignis etwas verzögern. Beispielsweise überwacht das System Checklisten alle drei Stunden auf Aktualisierungen, so dass eine Checklistenbenachrichtigung bis zu drei Stunden gegenüber dem tatsächlichen Ereignis verzögert werden kann.

Vor dem Ereignis

Diese Option ist für die Ereignisse verfügbar, deren Zeitpunkt bekannt ist. Die Benachrichtigung wird eine bestimmte Zeit vor dem Ereignis an die Empfänger gesendet, z. B. bevor ein Webinar oder eine ILT-Sitzung beginnt.

• Sie können festlegen, wie viele Stunden, Tage, Wochen oder Monate im Voraus die Benachrichtigung gesendet wird.
• Wenn Sie Tage, Wochen oder Monate einstellen, können Sie auch die genaue Uhrzeit festlegen, zu der die Benachrichtigung gesendet werden soll, und auch die entsprechende Zeitzone eingeben.

Stunden vor dem Ereignis

Der Planer sendet die Benachrichtigung die angegebene Anzahl von Stunden vor dem Ereignis, wobei auch die Minuten berücksichtigt werden. Angenommen, eine ILT-Sitzung soll um 10:25 Uhr beginnen:

• Wenn Sie die Benachrichtigung für zwei Stunden vor dem Ereignis einstellen, wird sie um 8:25 Uhr gesendet.

Tage vor dem Ereignis

Bei den Tagen vor dem Ereignis sucht das System jeden Tag zur geplanten Uhrzeit nach Ereignissen, die innerhalb einer 24-Stunden-Zeitspanne stattfinden, die die angegebene Anzahl von Tagen entfernt ist.

• Zum Beispiel, wenn Sie 2 Tage vor dem Ereignis einstellen, liegt die Zeitspanne zwischen 48 und 72 Stunden in der Zukunft.
• Die untere Grenze ist einschließend und die obere Grenze ist ausschließend. Also in diesem Beispiel:
  48 Std. =< Zeit bis zum Ereignis < 72 Std. 
• Die Stunden bis zum Ereignis werden ab dem Zeitpunkt gezählt, den Sie für den Versand der Benachrichtigung festgelegt haben.

Tipp: Die von Ihnen festgelegten „Tage vor dem Ereignis“ entsprechen möglicherweise nicht den Kalendertagen.
Angenommen, eine ILT-Sitzung beginnt am Mittwoch um 7 Uhr morgens, und Sie haben eine Benachrichtigung für einen Tag vor dem Ereignis konfiguriert, die um 8 Uhr morgens gesendet werden soll, bedeutet ein Tag vor dem Ereignis zwischen 24 und 48 Stunden in der Zukunft:
24 Std. =< Zeit bis zum Ereignis < 48 Std. 
→ Am Montag um 8 Uhr morgens liegt das Ereignis 47 Stunden in der Zukunft, also wird die Benachrichtigung versendet, auch wenn der Montag zwei Kalendertage vor dem Ereignis ist.
→ Wenn die Benachrichtigungszeit stattdessen auf 7 Uhr morgens festgelegt wäre, würde die Benachrichtigung am Dienstag (einen Kalendertag vor dem Ereignis) erfolgen.
In der Regel entsprechen die „Tage vor dem Ereignis“ Kalendertagen, wenn die Uhrzeit der Benachrichtigung früher oder gleich als die des Ereignisses ist. Andernfalls wird die Benachrichtigung einen „zusätzlichen“ Kalendertag im Voraus gesendet.

Wochen vor dem Ereignis

Bei den Wochen vor dem Ereignis ist die Logik gleich wie bei den Tagen vor dem Ereignis, mit der Anzahl der Tage = Anzahl der Wochen * 7.

Zum Beispiel bei einer Woche vor dem Ereignis sucht das System jeden Tag zur geplanten Uhrzeit nach Ereignissen in einer 24-Stunden-Zeitspanne zwischen 7 Tagen (168 Std.) und 8 Tagen (182 Std.) in der Zukunft.

Tipp: Die Benachrichtigung wird nicht unbedingt am selben Wochentag wie das Ereignis gesendet. Wenn das Ereignis beispielsweise am Mittwoch um 10 Uhr stattfindet und Sie eine Benachrichtigung für 1 Woche zuvor um 9 Uhr festgelegt haben, wird die Benachrichtigung am vorhergehenden Mittwoch gesendet. Wenn Sie die Benachrichtigung jedoch auf 11 Uhr einstellen, wird sie einen Tag früher, am Dienstag, gesendet.

Monate vor dem Ereignis

Bei den Monaten vor dem Ereignis sucht das System jeden Tag zur geplanten Uhrzeit nach Ereignissen, die innerhalb einer 24-Stunden-Zeitspanne stattfinden, die der angegebenen Anzahl von Monaten in der Zukunft entspricht.

Beispiel: Es ist eine Benachrichtigung für einen Monat vor dem Ereignis um 9 Uhr geplant. Jeden Tag zur geplanten Zeit nimmt das System das aktuelle Datum (z. B. 2. März, 9 Uhr) und erhöht den Monat um eins (z. B. 2. April, 9 Uhr): Dann sucht es nach Ereignissen in der 24-Stunden-Zeitspanne zwischen dem 2. April, 9 Uhr, und dem 3. April, 8:59:59 Uhr.

Bitte beachten: Am 31. März nimmt das System den 30. April (d. h. den letzten Tag dieses Monats) und sucht nach Ereignissen in der gleichen Zeitspanne, die am 30. März berücksichtigt wurde. Im Falle von Ereignissen, die in den letzten Tagen des Monats eintreten, könnte die Benachrichtigung an zwei aufeinanderfolgenden Tagen versandt werden.

Nach dem Ereignis

Die Benachrichtigung wird eine bestimmte Zeit nach dem Abschluss des Ereignisses oder der Aktion an die Empfänger gesendet, z. B. nachdem ein Lernender einen Kurs abgeschlossen hat.

Sie können festlegen, wie viele Stunden, Tage, Wochen oder Monate nach dem Ereignis die Benachrichtigung gesendet werden soll. Wenn Sie Tage, Wochen oder Monate einstellen, können Sie auch die Tageszeit (sowie die Zeitzone) festlegen, zu der die Benachrichtigung gesendet werden soll.

Stunden nach dem Ereignis

Wenn Sie die Option Stunden verwenden, wird die Benachrichtigung um genau die von Ihnen angegebene Anzahl von Stunden nach dem Ereignis verzögert. Dabei werden auch die Minuten berücksichtigt.

Tage nach dem Ereignis

Beachten Sie, dass die Verzögerung für Tage nach dem Ereignis wie folgt berechnet wird:

• Verschieben Sie die angegebene Anzahl von Tagen (24-Stunden-Zeiträume) ab dem Datum und der Uhrzeit des Ereignisses vorwärts.
• Senden Sie dann die Benachrichtigung beim ersten nächsten Vorkommen der geplanten Uhrzeit, die Sie im Zeitfeld festgelegt haben. 

Tipp: Wenn der Zeitpunkt der Benachrichtigung vor dem Zeitpunkt des Ereignisses liegt, wird die Benachrichtigung ein Tag später als erwartet versandt. Angenommen, ein Ereignis findet am Montag um 15 Uhr statt und Sie konfigurieren eine Benachrichtigung für 4 Tage nach dem Ereignis um 10 Uhr:
- 4 Tage nach dem Ereignis ist der Freitag um 15 Uhr
- aber das nächste Vorkommen der geplanten Uhrzeit ist am Samstag um 10 Uhr, und erst dann wird die Benachrichtigung gesendet.

→ Eine Ausnahme von der in diesem Abschnitt beschriebenen Logik ist die Benachrichtigung Der Lernende muss noch einen Kurs abschließen, bei der die Verzögerung auf Basis von Kalendertagen berechnet wird. Daher wird vom Datum des Ereignisses die angegebene Anzahl von Tagen vorverlegt und an diesem Tag wird die Benachrichtigung zur geplanten Zeit versendet.

Wochen nach dem Ereignis

Die Option Wochen nach dem Ereignis folgt einer ähnlichen Logik wie die Tage nach dem Ereignis. Ausgehend vom Datum und der Uhrzeit des Ereignisses bewegt sich der Planer um eine Verzögerung = (Anzahl der Wochen) * (7 Tage/Woche) * (24 Stunden/Tag) vorwärts. Danach versendet er die Benachrichtigung beim ersten nächsten Vorkommen der geplanten Zeit.

Tipp: Die Benachrichtigung wird nicht unbedingt am selben Wochentag wie das Ereignis gesendet. Wenn das Ereignis beispielsweise am Montag um 11 Uhr stattfindet und Sie eine Benachrichtigung für 1 Woche später um 9 Uhr festgelegt haben, wird die Benachrichtigung am Dienstag der darauffolgenden Woche gesendet. Dieser zusätzliche Tag tritt ein, wenn die Benachrichtigungszeit vor der Ereigniszeit liegt.

Monate nach dem Ereignis

Im Falle von Monaten nach dem Ereignis bewegt sich der Planer um die angegebene Anzahl von Monaten vorwärts und versendet dann die Benachrichtigung beim ersten nächsten Vorkommen der geplanten Zeit.

Zum Beispiel:

• Für ein Ereignis am 3. Juni um 8:00 Uhr ist vier Monate nach dem Ereignis der 3. Oktober um 8:00 Uhr.
• Bei einem Ereignis am 31. März ist jedoch ein Monat nach dem Ereignis der 30. April (wenn der Monat kürzer ist, nimmt der Planer trotzdem den letzten Monatstag)

Wie bereits für die Tage und Wochen nach dem Ereignis erwähnt, wird die Benachrichtigung einen „zusätzlichen“ Tag später versandt, wenn die Benachrichtigungszeit vor der Ereigniszeit liegt.

Manuell

Manche Benachrichtigungen können so eingestellt werden, dass sie manuell versendet werden. Das bedeutet, dass sie nie automatisch vom Planer versendet werden. Sie können stattdessen manuell ausgelöst werden, indem Sie in der Benachrichtigungsliste auf das Wiedergabesymbol klicken.

Alle

Diese Option ist für Übersichtbenachrichtigungen verfügbar und erlaubt den wiederholten Versand der Benachrichtigung: stündlich, täglich, wöchentlich oder monatlich.

Weitere Informationen finden Sie im Kapitel zu den Übersichtbenachrichtigungen.

Hinweise zum Planen von Benachrichtigungen

• Es ist nicht möglich, geplante Benachrichtigungen erneut zu senden.
• Geplante Benachrichtigungen werden regelmäßig gesendet und nicht zum Zeitpunkt des Ereignisses ausgelöst. Diese Benachrichtigungen verwenden einen Job, der auf geplanter Basis ausgeführt wird (die Häufigkeit hängt von der Konfiguration der Benachrichtigung ab).

Auslösefilter für eine Benachrichtigung setzen

Mithilfe von Auslösefiltern können Sie eingeben, für welche Benutzer und welche Inhalte die Benachrichtigung erfolgen soll.

→ Sie können zum Beispiel eine Benachrichtigung Lernender hat einen Kurs abgeschlossen nur dann senden, wenn Lernende eines bestimmten Zweigs einen Kurs abgeschlossen haben. Oder sie nur bei bestimmten Kursen senden.

Überprüfen der Auslösefilter

Wählen Sie auf der Konfigurationsseite für eine Benachrichtigung die Registerkarte Auslösefilter aus. Hier können Sie mithilfe der vertikalen Navigation unter Auslösertyp alle bereits konfigurierten Auslösefilter überprüfen.

Benutzer: 

In diesem Abschnitt werden die Benutzergruppen und/oder -zweige angezeigt, die diese Benachrichtigung auslösen können. Wenn mehrere Gruppen oder Zweige festgelegt sind, ist die Logik zwischen ihnen ODER, d. h. es reicht aus, wenn ein Benutzer zu mindestens einer von ihnen gehört.

→ Wenn keine Gruppen oder Zweige gesetzt sind: Wenn die Benachrichtigung von einem Superadmin konfiguriert wurde, bedeutet das, dass alle Benutzer die Benachrichtigung auslösen können. Wenn sie jedoch von einem Power User konfiguriert wurde, bedeutet das, dass kein Benutzer die Benachrichtigung auslösen kann.

Kurse und Lernpläne:

Dieser Teil zeigt die Inhalte, die diese Benachrichtigung auslösen können.

→ Wenn keine Kurse oder Lernpläne gesetzt sind: Wenn die Benachrichtigung von einem Superadmin konfiguriert wurde, bedeutet das, dass alle Inhalte die Benachrichtigung auslösen können. Wenn sie jedoch von einem Power User konfiguriert wurde, bedeutet das, dass kein Inhalt die Benachrichtigung auslösen kann.

Auslösefilter hinzufügen

Um einen Auslösefilter hinzuzufügen, klicken Sie oben rechts auf das Symbol +. Wählen Sie im Bedienfeld Auslösefilter hinzufügen den anzuwendenden Auslösefiltertyp aus (Gruppen, Zweige oder Kurse und Lernpläne) und klicken Sie auf Weiter. Treffen Sie dann die Auswahl entsprechend dem ausgewählten Ressourcentyp.

• Gruppen: Wählen Sie das Kontrollkästchen neben den Benutzergruppen aus, die die Benachrichtigung auslösen sollen. 
• Zweige: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jedem Benutzerzweig, der die Benachrichtigung auslösen soll. Klicken Sie erneut auf das Kontrollkästchen, um Nachkommen ein- oder auszuschließen.
• Kurse und Lernpläne: Wählen Sie das Kontrollkästchen neben jedem Kurs oder Lernplan aus, der die Benachrichtigung auslösen soll.

Wenn Sie ein Power-User sind, können Sie hier nur die Gruppen, Zweige oder Kurse und Lernpläne ansehen, die Ihnen als Ressourcen zugewiesen sind.

Auslösefilter und Sichtbarkeit

Wenn ein Superadmin eine Benachrichtigung erstellt: 

• Gilt sie standardmäßig für alle Benutzer sowie für alle Kurse und Lernpläne.
• Dies bedeutet, dass die Benachrichtigung bei jedem Vorkommen des ausgewählten Ereignisses gesendet wird, sofern keine Auslösefilter angewendet werden.
• Auslösefilter können angewendet werden, um die Benachrichtigung auf eine bestimmte Teilmenge von Benutzern oder eine Teilmenge der Lerninhalte (oder beides) zu beschränken.
• Die Benachrichtigung kann auch dann aktiviert werden, wenn keine Auslösefilter angewendet wurden.

Wenn ein Power User eine Benachrichtigung erstellt: 

• Gilt sie standardmäßig für keine Benutzer und keine Kurse oder Lernpläne. Dies bedeutet, dass die Benachrichtigung bei keinem Auftreten des ausgewählten Ereignisses gesendet wird, sofern keine Auslösefilter angewendet werden.
• Es ist möglich, Auslösefilter anzuwenden, um einzugeben, für welche Benutzer und welche Kurse und Lernpläne die Benachrichtigung erfolgen soll.
• In diesem Fall muss mindestens ein Auslösefilter angewendet werden, damit die Benachrichtigung aktiviert werden kann.

Ein Power User hat nur Sichtbarkeit über eine Benachrichtigung, wenn ihm alle dafür als Auslösefilter festgelegten Ressourcen zugewiesen sind. Details dazu finden Sie im Artikel zu Power User-Berechtigungen für Benachrichtigungen. Ein Power User verliert die Sichtbarkeit über eine Benachrichtigung, auch wenn sie von ihm selbst erstellt wurde, wenn jemand anderes sie bearbeitet und Auslösefilter hinzufügt, die nicht dem Power User zugewiesen sind.

Aktivieren einer Benachrichtigung

Auf der Seite der Benachrichtigungsliste zeigt die Spalte Status, ob die jeweiligen Benachrichtigungen aktiviert oder deaktiviert sind.

Um eine Benachrichtigung zu aktivieren (oder zu deaktivieren), klicken Sie auf den <Benachrichtigungsnamen>, um die Konfigurationsseite zu öffnen, und verwenden Sie dann die Schaltfläche unten rechts, um den Status zwischen Aktiv und Inaktiv umzuschalten.

Hinweis: Um eine Benachrichtigung aktivieren zu können, muss mindestens ein Übermittlungskanal festgelegt sein.

Darüber hinaus müssen Power User mindestens einen Auslösefilter setzen, um eine Benachrichtigung aktivieren zu können, denn kein Auslösefilter bedeutet „keine Benutzer und kein Inhalt“. Superadmins können jedoch auch ohne Auslösefilter eine Benachrichtigung aktivieren, denn in ihrem Fall bedeutet dies „alle Benutzer und alle Inhalte“.

Bearbeiten von Benachrichtigungen

• Es wird dringend empfohlen, eine Benachrichtigung zu deaktivieren, bevor Sie ihre Konfiguration bearbeiten.
• Jede Änderung einer Benachrichtigung löst die Löschung und die Wiederherstellung eines geplanten Jobs aus.

Übersichtbenachrichtigungen

Übersichtbenachrichtigungen gruppieren mehrere Benachrichtigungen über denselben Ereignistyp zu einer größeren Benachrichtigung. Anstatt beispielsweise sieben separate Benachrichtigungen über noch nicht abgeschlossene Kurse zu erhalten, erhält der Benutzer eine Benachrichtigung mit einer Liste der Kurse, die er noch nicht abgeschlossen hat.

Die verfügbaren Übersichtbenachrichtigungen sind im Artikel Benachrichtigungsereignisse und -bedingungen aufgeführt.

Übersichtbenachrichtigungen werden ähnlich wie andere Benachrichtigungen konfiguriert. Wenn Sie den Nachrichtentext verfassen, muss der Shortcode der in der Übersicht gelisteten Elemente zwischen den Tags [items] und [/items] platziert werden. Beispiel: Für die Benachrichtigung Übersicht: in einen Kurs eingeschrieber Benutzer:

Bitte beachten: Die Kurse in der Übersicht werden nach Kurserstellungsdatum aufgelistet.  

Optionen Manuell und Alle

Wenn Sie das Senden der Benachrichtigung planen, können Sie je nach Art der Übersicht unter den verfügbaren Optionen auch Alle und/oder Manuell finden.

Mit der Option Manuell kann die Übersichtbenachrichtigung manuell versendet werden und wird nicht automatisch geplant.

Bei Alle können Sie eine stündliche, tägliche, wöchentliche oder monatliche Häufigkeit für die Versendung der Übersichtbenachrichtigung festlegen. Die Übersicht enthält Elemente, die sich auf diesen Zeitrahmen beziehen. Zum Beispiel: Übersicht: in einen Kurs eingeschriebener Benutzer mit einer wöchentlichen Häufigkeit enthält die Einschreibungen der letzten Woche, mit einer monatlichen Häufigkeit die Einschreibungen des letzten Monats usw.

• Jede Stunde: Die Übersicht wird einmal pro Stunde gesendet.
• Jeden Tag: Die Übersicht wird einmal pro Tag gesendet. Sie können die Uhrzeit und die Zeitzone angeben.
• Jede Woche: Die Übersicht wird einmal pro Woche gesendet. Sie können den Wochentag (z.B. Mittwoch), die Uhrzeit und die Zeitzone angeben.
• Jeden Monat: Die Übersicht wird einmal im Monat gesendet. Sie können den Monatstag (z.B., den 10.), die Uhrzeit und die Zeitzone angeben.
  Beachten Sie, dass die Benachrichtigung in Monaten mit weniger Tagen trotzdem am letzten Tag des Monats gesendet wird, wenn Sie den 31. festlegen.

Registerkarte Zusätzliche Einstellungen

Nur für die Benachrichtigung Übersicht: Der Kurs ist abgelaufen gibt es eine weitere Registerkarte Zusätzliche Einstellungen, wo Sie die Kurse eingeben können, die in die Übersichtsbenachrichtigung aufgenommen werden sollen. Bitte beachten Sie, dass die Häufigkeit für das Versenden der Übersicht immer noch die auf der Registerkarte Eigenschaften mit der Option Alle angegebene Häufigkeit ist.

Sie können Folgendes einschließen:

• Kurse, die zwischen dieser und der nächsten geplanten Benachrichtigung ablaufen: Wenn die Übersicht zum Beispiel jede Woche gesendet wird, listet sie alle Kurse auf, die in der Woche zwischen der aktuellen Übersicht und der nächsten ablaufen.
• Kurse, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums nach dem Versand der Benachrichtigung ablaufen: Die Übersicht listet die Kurse auf, die innerhalb der angegebenen Anzahl von Tagen ablaufen (z.B. mit 3 listet die Übersicht alle Kurse auf, die in 1, 2 oder 3 Tagen ablaufen)
• Kurse, die eine genaue Anzahl von Tagen nach dem Versand der Benachrichtigung ablaufen: Die Übersicht listet alle Kurse auf, deren Ablauf eine genaue Anzahl von Tagen entfernt liegt (z.B. mit 3 listet die Übersicht alle Kurse auf, die in genau 3 Tagen ablaufen).

Überprüfen der Benachrichtigungsprotokolle

Auf der Hauptseite der Benachrichtigungsverwaltung erlaubt die Registerkarte Protokolle, alle versendeten Benachrichtigungen zu überprüfen. Standardmäßig zeigt diese Registerkarte die aktuelle Seite an, wenn Sie sie öffnen. Jedoch können Sie einen Filter einstellen, um einen anderen Datumsbereich anzuzeigen:

• Der von Ihnen festgelegte Datumsbereich darf 14 Tage nicht überschreiten und nicht länger als 3 Monate in der Vergangenheit liegen.

Tipps für Benachrichtigungen

• 4-Byte-Unicode-Zeichen: 4-Byte-Unicode-Zeichen werden von der Plattform beim Erstellen oder Bearbeiten einer Benachrichtigung nicht unterstützt.
• Lange Benachrichtigungen: Benachrichtigungen haben eine Zeichenbegrenzung von 65535 Zeichen. Jede Benachrichtigung, die diese Grenze überschreitet, wird nicht korrekt angezeigt. Bitte beachten Sie, dass es sich bei dieser Zeichenbegrenzung um eine Begrenzung der Anzahl der vom Benachrichtigungssystem empfangenen Zeichen handelt. Inhalte, die nicht angezeigt werden, wie z.B. HTML-Code und konvertierte Shortcodes, werden also ebenfalls auf diese Begrenzung angerechnet.
• Begrüßungsbenachrichtigung erneut senden: Wenn Sie die Begrüßungsbenachrichtigung erneut versenden möchten, überprüfen Sie zunächst, ob Sie eine aktive Benachrichtigung für das Ereignis "Benutzer wurde erstellt (vom Administrator)" konfiguriert haben. Wählen Sie dann Admin-Menü > E-Learning > Benutzer aus. Auf der Hauptseite Benutzer, wählen Sie alle relevanten Benutzer aus, klicken Sie auf die Schaltfläche Aktion auswählen unten auf der Seite und wählen Sie Aktivierungsbenachrichtigung senden.
• Einschreibung von Benutzern in nicht veröffentlichte Kurse: Wenn Sie Benutzer in noch nicht veröffentlichte Kurse einschreiben, entscheiden Sie, ob Sie Benachrichtigungen für diese Einschreibungen im Voraus senden möchten, und stellen Sie sicher, dass alle Benachrichtigungen für die Einschreibung deaktiviert sind, bevor Sie Benutzer einschreiben. Sobald Sie mit der Einschreibung fertig sind, können Sie die Benachrichtigungen wieder aktivieren. Es gibt einige Fälle, in denen die Einschreibung von Benutzern in unveröffentlichte Kurse erforderlich ist, um einen Verlauf der Einschreibungen zu erhalten.
• ICS-Dateien: ICS-Dateien, die mit Outlook geöffnet werden, werden in einem neuen Kalender und nicht im Standardkalender geöffnet.