Organisieren von Benutzern mit Zweigen

Einführung

Ihre Plattform ermöglicht es Ihnen, Benutzer in einer Hierarchie von Zweigen und Unterzweigen zu organisieren, die Ihre Unternehmensstruktur widerspiegelt. Jeder Zweig könnte eine Abteilung, ein Team oder eine Einheit darstellen, wobei die Unterzweige in kleinere Abschnitte unterteilt sind.

Anzeigen und Verwalten von Zweigen

Gehen Sie zur Seite Benutzerverwaltung, um Zweige anzusehen bzw. zu konfigurieren. Verwenden Sie das Ordnersymbol im linken Bedienfeld, um die Struktur zu öffnen und zu navigieren. Wenn Sie einen Zweig auswählen, werden die zugewiesenen Benutzer auf der rechten Seite angezeigt.

Die Zweigstruktur beginnt immer mit dem Stammzweig, der standardmäßig Docebo heißt. Dieser Zweig kann nicht gelöscht werden, und Sie können auch keine anderen Zweige auf der Stammebene erstellen. Unter diesem Stammzweig können Sie einen oder mehrere Zweige erstellen, in die dann Ihre Benutzer platziert werden können. Wenn Sie einen Benutzer erstellen oder bearbeiten, können Sie festlegen, zu welchem Zweig er gehören soll. 

Die Namen der Zweige können in Ihrer Plattform jederzeit geändert werden, und Unterzweige können erstellt werden, indem Sie einen Zweig auswählen und einen neuen Zweig darunter erstellen. Sie können Zweige (und die darin enthaltenen Benutzer) auch an eine andere Position in der Struktur verschieben.

Wozu Zweige verwendet werden

Nachdem Sie Ihre Benutzer in Zweigen organisiert haben, können Sie die vielen Funktionen der Lernplattform nutzen, die auf der Grundlage von Zweigen organisiert sind. Hier nur einige Beispiele:

• Einschreibungen: Administratoren können alle Benutzer innerhalb eines Zweigs in bestimmte Kurse oder Lernpläne einschreiben, ohne dass sie einzelne Benutzer manuell auswählen müssen. Automatisierte Einschreibungsregeln können auch auf der Grundlage von Zweigen eingerichtet werden. 
• Anpassungen: Sie können eindeutige Menüs für Benutzer in verschiedenen Zweigen definieren, so dass Lernende nur die für sie relevanten Menüelemente sehen können. Die verschiedenen Zweige können auch eindeutige zusätzliche Benutzerfelder haben, was die Erstellung von maßgeschneiderten Benutzerprofilen auf der Grundlage von Rollen, Abteilungen oder Regionen ermöglichen. 
• Kataloge und Sichtbarkeit von Inhalten: Mithilfe von Zweigen können Sie festlegen, welche Kurskataloge für die Benutzer sichtbar sind, und damit eine gezieltere Bereitstellung von Inhalten ermöglichen.
• Berichte: Beim Erstellen oder Verwalten von Berichten helfen Zweige dabei, Informationen für spezifische Benutzergruppen auszufiltern.
• Extended Enterprise: Ein Zweig kann mit einem eigenen Client des erweiterten Unternehmens verknüpft werden, der über ein eigenes Branding, eigene Inhaltseinstellungen und eine eigene Lernerfahrung verfügt.  
• Power User-Ressourcen: Sie können einem Power User einen Zweig als Ressource zuweisen und ihm damit ermöglichen, die dazugehörenden Benutzer zu verwalten. 

Im weiteren Verlauf dieses Artikels finden Sie detaillierte Anweisungen zum Einrichten und Verwalten von Zweigen.

Erstellen eines Zweiges in Ihrem Organigramm

Um ein Organigramm zu erstellen, melden Sie sich als Superadmin bei Ihrer Plattform an. Finden Sie im Navigationsmenü den Abschnitt Personen (Personen-Symbol) und klicken Sie dann auf das Element Benutzer.

Auf der Hauptseite Benutzer können Sie Ihre Benutzer in verschiedenen Ordnern organisieren, in einer eindeutigen Reihenfolge oder hierarchisch. Jeder Benutzer, den Sie erstellen, wird in einem Zweig platziert. Dies ist wichtig für die Organisation und Erstellung verschiedener Ordner pro Büro, Agentur, Abteilung, Einheit, Land usw. Neu erstellte Benutzer werden immer in Ihrem Stammzweig platziert, es sei denn, Sie geben während des Erstellungsprozesses einen bestimmten Zweig oder Unterzweig an, in dem sie platziert werden sollen. Um einen neuen Zweig (Ordner) hinzuzufügen, drücken Sie die Plus-Schaltfläche in der oberen rechten Ecke der Seite und dann das Element Neuer Zweig. Geben Sie im Slideout-Feld dem Zweig einen Namen und einen Code. Bitte beachten Sie, dass, wenn der Ordner in einer bestimmten Sprache eingestellt wurde, die nicht die Standardsprache auf der Plattform ist, der Ordnername immer noch in der Standardsprache der Plattform angezeigt wird. Denken Sie daran, dass der von Ihnen zugewiesene Code für jede Sprache gleich ist. Der Code ist ein von Null verschiedener alphanumerischer Wert und kein Pflichtfeld. Wenn Sie einem Zweig keinen Code zuweisen, ist dieser im Registrierungsformular der Plattform nicht sichtbar und auswählbar.

Entscheiden Sie nun im Abschnitt Ziel des Bedienfeldes, wo der Ordner abgelegt werden soll. Wenn dieser neue Zweig ein Ordner innerhalb des Stammzweigs sein soll, wählen Sie den Stammzweig (den Ordner ganz oben in der Liste) aus. Wenn Sie alternativ möchten, dass der neue Zweig ein Unterordner (Unterzweig) ist, wählen Sie einen Ordner aus der Liste aus, in dem Sie diesen neuen Unterzweig platzieren möchten. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie Bestätigen.

Bitte beachten: Wenn Sie das Organigramm über eine Integration (z.B. Salesforce), einen API-Aufruf oder einen CSV-Import verwalten möchten, ist es wichtig, immer einen eindeutigen CODE-Wert zu verwenden. Dies würde den spezifischen Zweig während des Importvorgangs eindeutig machen. Der gleiche Code wie ein vorhandenes Element kann zu internen Konflikten führen, die das System nicht selbst verarbeiten kann, was zu Fehlern während des Imports führt.

Verwalten von Ordnern und Zweigen

Um einen Zweig zu verwalten, drücken Sie das Ordnersymbol in der oberen linken Ecke der Seite Benutzer. Das Slideout-Bedienfeld auf der linken Seite zeigt Ihr Organigramm an. Sie können die Suchleiste oben im Bereich verwenden, um nach einem bestimmten Zweig oder Unterzweig zu suchen. Um einen Zweig zu verwalten, bewegen Sie die Maus über den Namen des Ordners im Bedienfeld und drücken Sie dann auf das angezeigte Ellipsensymbol. Nun können Sie den Zweig verschieben, einen neuen Unterzweig anlegen, die Sichtbarkeit für die Benutzerzusatzfelder einstellen, den Zweig bearbeiten oder ihn löschen.

Wenn ein Zweig einer Zweigbasierten Bedingung zugewiesen ist, die die Besetzung automatischer Gruppen reguliert, dürfen Sie ihn nicht löschen, es sei denn, Sie entfernen ihn zuerst aus der Bedingung der Gruppe(n), an der/denen er beteiligt ist.

Bewährtes Verfahren: Vermeiden Sie möglichst den Stammzweig (Ebene 0), da er sich anders verhält als alle anderen Zweige (z.B. können Sie nicht die Benutzer anzeigen, die sich NUR im Stammzweig befinden: das System zeigt in diesem Fall immer Benutzer aus dem gesamten Organigrammbaum an). Benutzer sollten immer in einer Zweigstruktur unterhalb des Stamms platziert werden, dies hilft beim Filtern bei der Auswahl von Benutzern für Berichte und Einschreibungen.

Hinzufügen von Benutzern zu einem Zweig

Um Benutzer zu einem Zweig hinzuzufügen, wählen Sie die Benutzer aus der Liste auf der Seite Benutzer aus, klicken Sie dann auf die Schaltfläche Aktion auswählen in der unteren rechten Ecke der Seite und wählen Sie dann Zweige > Zum Zweig hinzufügen aus. Wählen Sie im Bedienfeld den Zweig aus, in dem Sie die ausgewählten Benutzer platzieren möchten, und drücken Sie dann Bestätigen.

Bewährtes Verfahren: Vermeiden Sie es, einen Benutzer in mehreren Zweigen zu platzieren, da dies häufig die Benutzerverwaltung und die Benutzererfahrung komplexer machen kann (d.h. es kann mehrere Benachrichtigungen für sie auslösen). Anstatt einen Benutzer in zwei oder mehr Zweigen zu platzieren, können Sie den Benutzer in einem einzigen Zweig platzieren und ihn dann in verschiedenen Gruppen platzieren.

Verschieben von Benutzern in einen Zweig

Um Benutzer von einem Zweig in einen anderen Zweig zu verschieben, wählen Sie die Benutzer aus der Liste auf der Seite Benutzer aus, klicken Sie auf die Schaltfläche Aktion auswählen in der unteren rechten Ecke der Seite und wählen Sie dann Zweige > In anderen Zweig verschieben aus. Wählen Sie im Bedienfeld den Zweig aus, in den Sie die ausgewählten Benutzer verschieben möchten, und drücken Sie dann Bestätigen. Jetzt werden alle ausgewählten Benutzer aus ihren zuvor zugewiesenen Zweigen entfernt und in den neu ausgewählten Zweig gestellt.

Bewährtes Verfahren: Da ein Benutzer nur manuell und über API oder CSV von einem Zweig zu einem anderen verschoben werden kann, bedenken Sie bitte, dass es schwierig sein kann, eine stark verschachtelte Zweigstruktur auf dem neuesten Stand zu halten, insbesondere wenn Ihre Benutzer sehr oft von einem Zweig zu einem anderen wechseln. Bereiten Sie Ihre Zweigstruktur vor, indem Sie berücksichtigen, wie Sie die Lerninhalte bereitstellen möchten (nach Geschäftsbereich, nach Rolle, nach Region...), anstatt die Unternehmenshierarchiestruktur zu replizieren. Wenn sich das Organigramm Ihres Unternehmens ständig ändert, versuchen Sie, die Zweige auf einer höheren Ebene zu halten, und arbeiten Sie mit automatischen Gruppen durch zusätzliche Felder, die von Ihnen als Superadmin oder von den Benutzern selbst aktualisiert werden können.

Entfernen von Benutzern aus einem Zweig

Um Benutzer aus einem Zweig zu entfernen, wählen Sie die Benutzer aus der Liste auf der Seite Benutzer aus, klicken Sie auf die Schaltfläche Aktion auswählen in der unteren rechten Ecke der Seite und wählen Sie dann Zweige > Aus dem Zweig entfernen aus. Wählen Sie im Bedienfeld den Zweig aus, aus dem Sie die ausgewählten Benutzer entfernen möchten, und drücken Sie dann Bestätigen. Stellen Sie in diesem Fall sicher, dass alle ausgewählten Benutzer demselben Zweig angehören. Denken Sie daran, dass Sie keine Benutzer aus dem Stammzweig entfernen können.