Erstellen und Verwalten zusätzlicher Benutzerfelder

Einführung

Mit den zusätzlichen Benutzerfeldern können Sie neben den Standarddaten, die für die Erstellung von Benutzern erforderlich sind (Benutzername, Vorname, Nachname, E-Mail, Benutzerebene), auch weitere Informationen über Ihre Benutzer sammeln. Zusätzliche Felder können entweder vom Plattformadministrator oder von den Benutzern selbst ausgefüllt werden. In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie zusätzliche Felder für Benutzer erstellen und verwalten.

Anwendungsfall-Szenarien

Wenn Ihr Unternehmen seinen verschiedenen Benutzertypen ein dynamisches und benutzerdefiniertes Erlebnis bieten möchte, müssen Sie als Superadmin bestimmte Benutzersegmente in der Plattform identifizieren, um eine Zielgruppe für verschiedene Admin-Aktionen wie Einschreibungen in Kursen, Sichtbarkeit des Kurskatalogs, Sichtbarkeit von Seiten/Menüs oder Berichterstattung und Zustellung von Benachrichtigungen festzulegen.

Um bestimmte Benutzersegmente zu identifizieren, können Sie mehrere verschiedene zusätzliche Benutzerfelder konfigurieren, die wichtige Benutzerattribute erfassen. Diese Felder können Informationen wie Berufsbezeichnung, Einstellungsdatum, Abteilung, Standort, Manager, Produkt, Mitarbeiterstatus oder irgendetwas anderes enthalten, was sich möglicherweise lohnt, innerhalb der Plattform zu verfolgen. Mit diesen für jeden Benutzer verfolgten Attributen können Sie Gruppen mit automatischer Zuweisung einrichten, um den Prozess der Identifizierung eines Benutzersegments zu automatisieren. Sie können weitreichende Gruppen einrichten, die nur eine Regel enthalten (z.B. die Gruppe „Vertrieb“ soll alle Personen enthalten, deren Berufsbezeichnung das Wort „Vertrieb“ enthält), sowie begrenzte Gruppen mit mehreren Regeln (z. B.: Die Gruppe „Neueinstellungen im Vertriebsteam Los Angeles“ sollte alle Benutzer enthalten, deren Standort Los Angeles ist, deren Stellenbezeichnung „Vertrieb“ ist und deren Einstellungsdatum nach dem Datum x liegt). Durch das Erstellen mehrerer Gruppen können Sie als Superadmin verschiedene Benutzersegmente für den Einsatz in der Plattform ansprechen.

Erstellen eines zusätzlichen Benutzerfeldes

Um zusätzliche Felder für Benutzer zu erstellen, melden Sie sich als Superadmin bei Ihrer Plattform an. Greifen Sie dann auf das Admin-Menü zu, indem Sie die Maus über das Zahnradsymbol in der Kopfleiste bewegen. Im Abschnitt E-Learning, drücken Sie auf das Element Benutzer. Drücken Sie auf das Ellipsenmenü in der oberen rechten Ecke der Seite und wählen Sie dann die Schaltfläche Zusätzliche Felder aus. Drücken Sie dann auf der nächsten Seite auf die Plus-Schaltfläche.

Wählen Sie oben im Slideout-Bedienfeld die Feldsprache aus, indem Sie auf das Globussymbol drücken und danach Ihre bevorzugte Sprache aus der Liste auswählen. Wählen Sie als Nächstes den Feldtyp aus dem Dropdown-Menü Feldtyp: Fiskalcode, Land (mithilfe einer vordefinierten Liste von Ländern), Datum (mit einem Kalender), Dropdown-Feld (bis zu 500 Elemente per Dropdown), Freitextfeld, Datei hochladen-Feld, Iframe oder Ja/Nein-Feld.

Fügen Sie einen Feldnamen in das entsprechende Textfeld ein. Fügen Sie für den Feldtyp Dropdown alle Dropdown-Elemente in das jeweils entsprechende Textfeld ein, indem Sie auf die Schaltfläche Neues Element nach jedem einzelnen Element drücken, um diese dem Dropdown-Menü hinzuzufügen.

Verwalten Sie abschließend die Feld-Einstellungen:

• Pflichtfeld. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld für ein Benutzerprofil. Wenn diese Option markiert ist, muss der Benutzer dieses Feld bei der nächsten Anmeldung auf der Plattform ausfüllen. Diese Option ist nicht verfügbar, wenn das ausgewählte zusätzliche Feld Iframe ist.
• Für Benutzer nicht sichtbar.  Dieses Feld ist für Benutzer nicht sichtbar, wenn sie das eigene Profil ansehen. Bitte beachten Sie, dass dieses Feld auch für Power User unsichtbar ist, auch wenn diese über die Berechtigung zum Bearbeiten des Benutzerprofils verfügen. Das Feld ist nur für Superadmins sichtbar.

Wenn Sie fertig sind, drücken Sie Bestätigen.

Bitte beachten Sie, dass in Ihrer Plattform bis zu 50 zusätzliche Benutzerfelder erstellt werden können.

Verwaltung zusätzlicher Benutzerfelder

Sobald ein zusätzliches Feld erstellt wird, finden Sie es in der Liste aller zusätzlichen Felder. Wenn Sie mit der Maus über die Zeile des Feldes fahren, werden am Ende der Zeile die Schaltflächen Bearbeiten und Löschen angezeigt. Verwenden Sie die Suchleiste oben, um nach bestimmten Feldern zu suchen.

Sie können auch die Reihenfolge dieser zusätzlichen Felder festlegen, indem Sie die Zeile des zusätzlichen Feldes in der Liste ziehen und ablegen. Die Reihenfolge spiegelt sich auf der Registerkarte Zusätzliche Felder des Bereichs Benutzerverwaltung wider, wenn ein Benutzer erstellt oder bearbeitet wird, sowie im Selbstregistrierungsvorgang.

Wenn nach dem Erstellen oder Importieren Ihrer Benutzer ein zusätzliches Feld hinzugefügt wurde, wird das Feld automatisch der in der Plattform vorhandenen Stammdatendatei zugewiesen. Um diesen Inhalt zu aktualisieren, müssen Sie jedoch eine neue CSV-Datendatei für das neue Feld importieren oder eine Anfrage erstellen, die Benutzer auffordert, das neue Feld auszufüllen (sofern als Pflichtfeld markiert). 

Dies können Sie über das Menü Erweiterte Einstellungen durchführen (Admin-Menü, Erweiterte Einstellungen, Registerkarte Benutzer). Markieren Sie in dieser Registerkarte die Option Bei der Anmeldung wird der Benutzer dazu aufgefordert, die Pflichtfelder in seinem Profil auszufüllen.

Bitte beachten: Wenn Ihre Plattform mit Salesforce integriert wird, werden alle Benutzer mit den zusätzlichen Feldern sfdc_user_type und sfdc_id verknüpft, auch bevor die erste Synchronisation ausgeführt wird. Diese zusätzlichen Felder können weder bearbeitet noch gelöscht werden, da sie zur Abwicklung des Synchronisierungsprozesses zwischen den beiden Systemen verwendet werden.

Denken Sie daran, dass die zusätzlichen Benutzerfelder auch als Tags bei der Konfiguration von Zertifikatvorlagen verfügbar sind.

Anpassung der Sichtbarkeit der zusätzlichen Felder

Wenn Sie nicht für alle Benutzer auf der Plattform dieselben zusätzlichen Felder verwenden möchten, können Sie die Sichtbarkeit der zusätzlichen Felder basierend auf den Zweigen des Organigramms anpassen. Dadurch ist es möglich, beispielsweise je nach Land, Büro, Rolle oder einer anderen hierarchischen Kategorie von Lernenden unterschiedliche zusätzliche Felder zu haben.

Aktivieren der Sichtbarkeit der zusätzlichen Felder basierend auf Zweigen

Um diese Option zu aktivieren, wählen Sie Admin-Menü > Einstellungen > Erweiterte Einstellungen und dann die Registerkarte Benutzer aus. Im Abschnitt Optionen aktivieren Sie das Kontrollkästchen Die Sichtbarkeit zusätzlicher Felder basierend auf Zweigknoten anwenden. 

Anpassen der Felder für jeden Zweig

Nun können Sie festlegen, welche zusätzlichen Felder Sie für die einzelnen Zweige haben möchten. Wählen Sie Admin-Menü > Benutzer aus, um die Seite Alle Benutzer zu öffnen.

• Suchen Sie im Zweigenbereich links den Zweig, den Sie konfigurieren möchten. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Zweig, klicken Sie auf das angezeigte Ellipsensymbol und wählen Sie Sichtbarkeit zusätzlicher Felder einstellen aus.
• Es öffnet sich ein Bereich mit einer Liste aller konfigurierten zusätzlichen Felder. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jedem Feld, das Sie für die diesem Zweig zugewiesenen Benutzer anwenden möchten, und klicken Sie auf Bestätigen.
• Wiederholen Sie den Vorgang nach Bedarf für jeden Zweig des Organigramms.

Jeder Benutzer hat nun lediglich die zusätzlichen Felder, die Sie für sein Organigramm ausgewählt haben.

Übernahme der Sichtbarkeit der zusätzlichen Felder

Unterzweige übernehmen die Feldsichtbarkeit deren übergeordneten Zweige. Dies bedeutet, dass:

• Wenn Sie die Sichtbarkeit eines zusätzlichen Feldes für einen bestimmten Zweig aktivieren, wird dieses Feld automatisch für seine Unterzweige sichtbar.
• Wenn Sie die Sichtbarkeit eines zusätzlichen Feldes für einen bestimmten Zweig deaktivieren, verlieren auch die Unterzweige die Sichtbarkeit für dieses Feld.

Priorität der Sichtbarkeit von Zweigen

Die Sichtbarkeit der zusätzlichen Felder von Zweigen hat immer Vorrang vor der Sichtbarkeit von zusätzlichen Feldern, die nicht aus der Zweigzuordnung übernommen werden.

• Wenn Sie einen Benutzer einem Zweig zuordnen, dem bestimmte zusätzliche Felder zugewiesen sind, und dann versuchen, diesem Benutzer weitere zusätzliche Felder zuzuweisen, die nicht für den Zweig eingestellt sind, sieht der Benutzer nur die für den Zweig eingestellten zusätzlichen Felder.
• Dies gilt auch beim Importieren oder Aktualisieren von Benutzern über CSV oder SSO.

Superadmin-Ansicht der zusätzlichen Benutzerfelder

Wenn Sie als Superadmin Benutzer erstellen oder bearbeiten, können Sie sie beliebigen Zweigen zuweisen und alle zusätzlichen Felder ansehen.
Beim Bearbeiten eines Benutzers werden im Bereich Benutzer bearbeiten, Registerkarte Zusätzliche Felder zwei Abschnitte angezeigt:

• Zusätzliche Felder, die den Zweigen zugewiesen sind, denen der Benutzer zugewiesen wurde: Diese sind die zusätzlichen Felder, die für diesen Benutzer zur Verfügung stehen und von dem Zweig, in dem Sie den Benutzer platziert haben, abhängig sind. 
• Zusätzliche Felder, die nicht den Zweigen zugewiesen sind, denen der Benutzer zugewiesen wurde: Diese sind die restlichen zusätzlichen Felder, die für diesen Benutzer nicht verfügbar sind.

Somit können Sie schnell die Anpassung der zusätzlichen Felder für jeden Zweig ansehen.

Power User-Ansicht der zusätzlichen Benutzerfelder

Wenn Sie als Power User Benutzer erstellen oder bearbeiten, können Sie sie beliebigen Zweigen zuweisen, die Ihnen als Ressourcen zugewiesen sind, und haben dabei Sichtbarkeit nur über die zusätzlichen Benutzerfelder, die für die Ihnen als Ressourcen zugewiesenen Zweige festgelegt sind.

Zweige ohne zugewiesene zusätzliche Felder

Wenn in keinem der Zweige zusätzliche Benutzerfelder festgelegt sind, werden beim Erstellen oder Bearbeiten eines Benutzers auf der Registerkarte Zusätzliche Felder alle in der Plattform definierten zusätzlichen Benutzerfelder angezeigt.

Dies geschieht auch im Falle eines Power Users, dem keine Zweige als Ressourcen zugewiesen sind.

Darüber hinaus muss ein Power User über Folgendes verfügen:

• einen zugewiesenen Zweig ohne zusätzliche Felder
• plus einen Zweig mit mindestens einem zusätzlichen Feld,

um alle zusätzlichen Felder beim Zuweisen eines Benutzers einem Zweig ohne zusätzlichen Felder anzusehen.

Um eine unerwartete Sichtbarkeit der zusätzlichen Felder zu vermeiden, stellen Sie daher sicher, dass jedem Power User mindestens ein Zweig als Ressource zugewiesen ist und dass keiner der zugewiesenen Zweige ohne zusätzliche Felder ist.

Verschieben von Benutzern zwischen Zweigen

Bitte beachten: Wenn Benutzer zwischen Zweigen verschoben werden, kann sich die Sichtbarkeit einiger zusätzlicher Felder ändern. Benutzer werden möglicherweise in einen Zweig mit zusätzlichen Pflichtfeldern verschoben. Dies bedeutet, dass die Benutzer aufgefordert werden, diese zusätzlichen Felder auszufüllen, bevor sie wieder auf die Plattform zugreifen können.

Seien Sie vorsichtig, wenn Sie diese Aktion als Power User ausführen oder wenn die Extended Enterprise-App aktiv ist, da dies die Sichtbarkeit einiger Zweige oder zusätzlicher Felder einschränken kann.

Zusätzliche Benutzerfeldtypen

Auf Ihrer Plattform stehen mehrere Feldtypen für zusätzliche Benutzerfelder zur Verfügung. Die Feldtypen bestimmen das Format, in dem das Feld ausgefüllt wird.

• Dropdown-Feld - Mit diesem Feld können Sie eine Liste von Optionen erstellen, die als zusätzlicher Feldwert ausgewählt werden können. Die maximale Anzahl von Elementen, die in ein Dropdown-Feld aufgenommen werden können, beträgt 500.
• Textfeld - In dieses Feld können Sie freien Text (in einer einzelnen Zeichenfolge, einschließlich Leerzeichen) eingeben, um den zusätzlichen Feldwert auszufüllen. Die Anzahl der Zeichen ist auf 255 begrenzt.
• Iframe - Mit diesem Feld können Sie eine externe Webseite als Iframe einbetten (sofern die Seite das Iframen zulässt).
• Fiskalcode - Dies ist ein Textfeld, das mit einer Zeichenfolge ausgefüllt werden kann, um beispielsweise einen Code wie eine Steuernummer oder eine Sozialversicherungsnummer einzufügen. (Es wurde ursprünglich für den Codice Fiscale für italienische Kunden erstellt.)
• Land - Das Ausfüllen dieses Feldes erfolgt aus einer vordefinierten Liste von Ländern (nach ISO 3166-1-Norm), um den zusätzlichen Feldwert festzulegen.
• Datumsfeld - Mit diesem Feld können Sie ein Datum als zusätzlichen Feldwert hinzufügen. Benutzer wählen dann aus einem Kalender ein Datum aus, um das Feld auszufüllen.
• Dateifeld - Dieses Feld ermöglicht Ihnen oder Ihren Benutzern, eine PNG- oder JPG-Datei in das Benutzerprofil zu importieren. Ein Beispiel hierfür kann der Personalausweis oder Führerschein eines Benutzers sein. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Bewährte Verfahren weiter unten.
• Ja/Nein-Feld - Dieses Feld ermöglicht Ihnen, eine Ja- oder Nein-Antwort als zusätzlichen Feldwert einzugeben.
• Freitextfeld (Textbereich) - Dieses Feld ermöglicht das Ausfüllen mit Freitext (einschließlich Leerzeichen und leerer Zeilen) als zusätzlicher Feldwert. Es gilt eine Beschränkung auf 65.000 Zeichen.

Zusätzliche Felder werden verwendet, um Regeln für die Einteilung von Benutzern in Gruppen zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Verwalten von Gruppen.

Erstellen eines Iframe-zusätzlichen Feldes

Um ein Iframe-zusätzliches Feld zu erstellen, wählen Sie beim Erstellen eines neuen zusätzlichen Feldes die Iframe-Option im Abschnitt Feldtyp aus. Geben Sie danach den Feldnamen, die Iframe-URL und -Höhe, das Salt Secret und den OAuth2-Client ein.

Die Iframe-URL und -Höhe sind die einzigen Pflichtfelder, aber es wird empfohlen, alle Felder auszufüllen, um eine korrekte Konfiguration sicherzustellen. Markieren Sie die Feld-Einstellungen (siehe vorherigen Abschnitt, wenn Sie weitere Informationen benötigen), und drücken Sie dann auf Bestätigen.

Einige Quellen für externe Inhalte können über Sicherheitsmechanismen verfügen. Wenn das der Fall ist, müssen Sie möglicherweise einen vorher eingerichteten OAuth-Client verwenden. Sie können die Option Erweiterte Einstellungen umschalten, um das Salt-Secret für das Iframe hinzuzufügen sowie das Salt-Secret neu einzugeben. Wählen Sie dann den OAuth-Client aus dem Dropdown-Menü aus, falls nötig. Indem Sie das Salt-Secret angeben, fügen Sie den Daten eine Prüfsumme hinzu, was sicher stellt, dass die Anmeldeinformationen für diesen Zugriff sicher aufbewahrt werden. Wenn Sie kein Salt-Secret hinzufügen, wird der Iframe-Inhalt von Ihrer Plattform aus ohne weitere möglicherweise für den Anbieter des Inhalts erforderliche Parameter gestartet. Weitere Informationen zu Salt-Secrets (öffnet in einer neuen Registerkarte).

Denken Sie daran, dass der Benutzername und die Benutzer-ID per POSTMESSAGE an den Iframe übergeben werden, wenn ein Benutzer diesen Iframe auf der Plattform öffnet. Für die Lernenden wird der Iframe im Abschnitt Zusätzliche Felder beim Bearbeiten ihrer Profile sichtbar.

Bitte beachten Sie, dass das Iframe-zusätzliche Feld nicht als Pflichtfeld festgelegt werden kann.

Bewährte Verfahren

Wählen Sie Ihre Felder sorgfältig aus Denken Sie daran, dass zusätzliche Benutzerfelder in erster Linie verwendet werden, um zusätzliche Informationen für Berichte zu erhalten und damit dynamische Gruppen zu erstellen und Benutzergruppen automatisch in Kurse einzuschreiben.

Halten Sie sie auf dem neuesten Stand Stellen Sie sicher, dass die Informationen für diese zusätzlichen Felder aktualisiert und leicht abrufbar sind, um eine unübersichtliche Plattform- und Benutzerverwaltung zu vermeiden. Wenn Sie beispielsweise eine Systemintegration wie ADFS verwenden, stellen Sie sicher, dass alle zusätzlichen Felder, die Sie an Ihre Lernplattform weitergeben möchten, vorhanden sind. Dies gilt auch für CSV-Updates. Halten Sie Ihre Datenbanken konsistent.

Sichtbarkeit Indem Sie Ihren Benutzern erlauben, einige für sie sichtbare zusätzliche Benutzerfelder zu ändern, erlauben Sie ihnen, automatisch von einer automatischen Gruppe in eine andere zu wechseln und sogar zu ändern, welche Kataloge für sie sichtbar sind. Sie könnten beispielsweise Kataloge erstellen, die nach verschiedenen Produktlinien, Rollen oder sogar Benutzerdienstalter (Anfänger, Normal, Fortgeschritten, Experte) usw. unterteilt sind.

Zusätzliche Felder für Zweige Durch die Anwendung der zusätzlichen Felder auf Zweige, die auf einer Domain von Extended Enterprise basieren, können Benutzer nur die zusätzlichen Felder sehen, die für ihren Zweig relevant sind. Als Superadmin haben Sie die Gewissheit, dass nur die für den jeweiligen Zweig erforderlichen Felder angezeigt und vom Benutzer ausgefüllt werden.

Bleiben Sie organisiert Wenn Sie zusätzliche Benutzerfelder im Bereich Benutzerverwaltung der Plattform anzeigen, können Sie Filter und verschiedene Ansichten verwenden, um die angezeigten Informationen auszublenden oder zu filtern. Dies kann Ihnen dabei helfen, die angezeigten Informationen einzugrenzen.

Achten Sie auf die manuelle Eingabe durch die Lernenden In manchen Fällen kann es schwierig sein, bestimmte Benutzerinformationen in Ihrer Plattform nachzuverfolgen. Legen Sie in diesem Fall das Feld als Pflichtfeld fest und gewähren Sie dem Benutzer Sichtbarkeit. Bei der ersten Anmeldung wird er oder sie gezwungen sein, die Informationen einzugeben, um fortzufahren. Um Tippfehler bei der Eingabe zu vermeiden, sollten Sie Textfelder vermeiden und ein Feld verwenden, in das Benutzer die Antworten nicht manuell eingeben müssen.

Hinweise zum zusätzlichen Benutzerfeldtyp Dateifeld Dieses zusätzliche Feld ist für den Benutzer über den Bereich Mein Profil zum Bearbeiten zugänglich. Eine neue Datei kann nur hier hochgeladen werden. Um die vorhandene Datei herunterzuladen, kann der Benutzer über das Widget Meine Aktivitäten und dann über den Bereich Zusatzinfo darauf zugreifen. Durch Klicken auf den Dateilink wird die Datei lokal heruntergeladen.

Als Superadmin können Sie auf die Datei zugreifen, indem Sie den Benutzer auf der Seite Benutzer im Abschnitt E-Learning des Admin-Menüs auswählen und die Option zum Bearbeiten eines Benutzerprofils wählen. Im Schritt Zusätzliche Felder werden Ihnen die Felder angezeigt und Sie können auf den Dateilink klicken, um eine neue Datei hochzuladen und die vorhandene zu überschreiben. Alternativ können Sie die Datei herunterladen, indem Sie auf der Seite Alle Benutzer auf den Persönlichen Benutzerzusammenfassungsbericht durch Klicken auf das Ellipsenmenü am Ende der Benutzerzeile zugreifen. Wählen Sie dann die entsprechende Option aus und wechseln Sie zur Registerkarte Zusatzinfo.

Beispiele für zusätzliche Felder Nachfolgend finden Sie eine Liste mit Beispielen für zusätzliche Felder:

• Region
• Land
• Stadt
• Berufsbezeichnung
• Betriebszugehörigkeit
• Dienstalter bei der Rolle
• Leistungsmanagement
• Einstellungsdatum
• Vertragsende (Ablaufdatum)
• Abteilung
• Stellenebene
• Geschlecht