Einführung
In Ihrer Plattform können Benutzer auf der Grundlage von Gruppen oder durch Zweige des Organigramms kategorisiert werden. Gruppen sind nützlich, wenn es einen Satz von Benutzern mit Merkmalen gibt, die sich von denen unterscheiden, die die Zweige des Organigramms bezeichnen. Sie können Gruppen entweder manuell erstellen oder automatische Regeln verwenden.
Bitte beachten, bevor Sie beginnen: Der Prozess zum Hinzufügen oder Ändern von Gruppenmitgliedschaften basiert auf den Ereignissen in der Plattform. Dieser Prozess analysiert ständig die Plattformereignisse, um zu verstehen, ob es Benutzer gibt, die aufgrund dieser Ereignisse zu Gruppen hinzugefügt oder aus diesen entfernt werden müssen.
Dieser Prozess bedeutet, dass jede Änderung an Benutzern, die mit Gruppenänderungen einhergeht, asynchron verarbeitet wird, und die für die Aktualisierung der Gruppenpopulation benötigte Zeit kann sich je nach den laufenden Aktivitäten der Plattform und den gleichzeitig laufenden Prozessen ändern.
Wenn Ihr Unternehmen ein dynamisches und kundenspezifisches Erlebnis für seine verschiedenen Arten von Benutzern anbieten möchte, als Superadmin müssen Sie bestimmte Benutzersegmente in der Plattform identifizieren, um eine Zielgruppe für verschiedene Administratoraktionen zu erreichen, z.B. Kurseinschreibung, Sichtbarkeit von Kurskatalogen, Seiten und Menüs, Berichterstellung und Benachrichtigungen.
Um bestimmte Benutzersegmente zu identifizieren, können Sie mehrere verschiedene zusätzliche Benutzerfelder konfigurieren, die wichtige Benutzerattribute erfassen. Diese Felder können Informationen wie Berufsbezeichnung, Einstellungsdatum, Abteilung, Standort, Manager, Produkt, Mitarbeiterstatus oder irgendetwas anderes enthalten, was sich möglicherweise lohnt, innerhalb der Plattform zu verfolgen. Mit diesen für jeden Benutzer verfolgten Attributen können Sie Gruppen mit automatischer Zuweisung einrichten, um den Prozess der Identifizierung eines Benutzersegments zu automatisieren. Sie können weitreichende Gruppen einrichten, die nur eine Regel enthalten (z.B. die Gruppe "Vertrieb" soll alle Personen enthalten, deren Berufsbezeichnung das Wort "Vertrieb" enthält), sowie begrenzte Gruppen mit mehreren Regeln (z.B.: Die Gruppe "Neueinstellungen im Vertriebsteam Los Angeles" soll alle Benutzer enthalten, deren Standort Los Angeles ist, deren Stellenbezeichnung "Vertrieb" ist und deren Einstellungsdatum nach dem Datum x liegt). Durch das Erstellen mehrerer Gruppen können Sie als Superadmin verschiedene Benutzersegmente für den Einsatz in der Plattform ansprechen.
Erstellen von Gruppen
Um eine neue Gruppe zu erstellen, melden Sie sich als Superadmin bei der Plattform an und greifen Sie über das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke der Plattform auf das Admin-Menü zu. Drücken Sie im Admin-Menü auf das Element Gruppen im Abschnitt E-Learning.
Drücken Sie auf der Hauptseite Gruppen auf das Pluszeichen in der oberen rechten Ecke. Weisen Sie der Gruppe im rechten Bereich Neue Gruppe einen Namen und optional eine Beschreibung zu. Wählen Sie dann die Richtlinie für den Populationsprozess der Gruppe (entweder manuell oder automatisch) und klicken Sie auf Erstellen und Bearbeiten.
Manuelles Hinzufügen von Benutzern zu Gruppen
Wenn Sie die Option zum manuellen Zuweisen von Benutzern zur Gruppe ausgewählt haben, wechseln Sie nach der Gruppenerstellung zur Registerkarte Benutzer und klicken Sie oben rechts auf Benutzer zuweisen. Wählen Sie jetzt aus, ob Sie die Gruppe füllen möchten, indem Sie Benutzer einzeln auswählen, die bereits anderen Gruppen zugewiesenen Benutzer kopieren oder Benutzer aus einem Zweig kopieren.
Sie können den Gruppenpopulationsvorgang mit verschiedenen Optionen mehrmals wiederholen.
Sobald Benutzer zur Gruppe hinzugefügt wurden, werden sie auf der Registerkarte Benutzer der Gruppenhauptseite aufgelistet. Um einen Benutzer aus der Gruppe zu entfernen, bewegen Sie die Maus am Ende der Benutzerzeile, klicken Sie auf die Menüschaltfläche und wählen Sie Entfernen.
Um mehrere Benutzer gleichzeitig aus der Gruppe zu entfernen, aktivieren Sie sie, indem Sie das Kontrollkästchen neben den Benutzernamen aktivieren. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Aktion auswählen in der unteren rechten Ecke der Seite und wählen Sie Entfernen.
Sie können die Benutzerliste im CSV-Format exportieren, indem Sie oben rechts auf die Schaltfläche Benutzerliste als CSV exportieren klicken.
Bitte beachten! Ein Benutzer kann mehr als einer Gruppe zugewiesen werden. Benutzer einer Gruppe können jederzeit hinzugefügt oder entfernt werden.
Automatische Gruppen
Automatische Gruppen ermöglichen die Erstellung dynamischer Gruppen, die anhand einer oder mehreren Bedingungen mit Benutzern gefüllt werden. Mit diesen Automatisierungen werden Benutzer auch automatisch von automatischen Gruppen entfernt, wenn sie nicht mehr die Bedingungen für deren Population erfüllen.
Wenn Sie eine automatische Gruppe erstellen, landen Sie nach Festlegung des Gruppennamen und der Beschreibung auf der Seite Eigenschaften der Gruppe. Sie können den Gruppennamen und die Beschreibung jederzeit im Bereich Allgemein bearbeiten.
Legen Sie im Abschnitt Optionen fest, ob die deaktivierten Benutzer von der Aufnahme in die Gruppe durch die automatischen Bedingungen ausgeschlossen werden sollen. Sie können weiterhin deaktivierte Benutzer manuell hinzufügen, wie im Kapitel Manuelle Verwaltung automatischer Gruppen dieses Artikels beschrieben.
Wechseln Sie zum Bereich Eignung, um die Bedingungen für die automatische Population der Gruppe zu erstellen. Benutzer werden abhängig von den von Ihnen konfigurierten Bedingungen automatisch zur Gruppe hinzugefügt oder daraus entfernt.
Um die automatische Verwaltung der Gruppe zu ermöglichen, werden Bedingungen in Sätzen gruppiert. Sie können bis zu 50 Bedingungssätze definieren. Jeder Satz kann bis zu 10 Bedingungen enthalten.
Legen Sie für jeden Satz fest, ob der Benutzer für die Aufnahme in die Gruppe all deren Bedingungen erfüllen soll oder mindestens eine davon. Wenn Sie mit mehreren Sätzen arbeiten, können Sie auch festlegen, ob alle oder mindestens einer von ihnen erfüllt werden muss, damit Benutzer zur Gruppe hinzugefügt werden.
Fügen Sie einen neuen Satz hinzu, indem Sie auf Neuer Satz klicken.
Klicken Sie im rechten Bereich auf die Dropdown-Liste Bedingung und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
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Einschreibungsstatusbasierte Bedingung Verwenden Sie diese Bedingung, um Benutzer der Gruppe abhängig von ihrem Status in einem Kurs zuzuweisen. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise alle Benutzer, die den Einführungskurs zur Kundenbetreuung abgeschlossen haben, in die Gruppe Kundenbetreuung aufnehmen. Erfahren Sie mehr über das Einschreiben von Benutzern in Kurse. |
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Zweigbasierte Bedingung Verwenden Sie diese Bedingung, um Benutzer der Gruppe abhängig vom Zweig, zu dem sie gehören, zuzuweisen. Wenn mehrere Zweige ausgewählt sind, kann der Benutzer irgendeinem der enthaltenen Zweige angehören, um die Eignung für die Gruppe zu erfüllen. Wenn der ausgewählte Zweig Unterzweige enthält, werden diese standardmäßig nicht ausgewählt. Schließen Sie alle Unterzweige in die Regel ein, indem Sie zweimal auf das Kontrollkästchen neben dem Zweignamen klicken, oder wählen Sie sie einzeln aus, indem Sie auf den Pfeil am Ende der Zweigzeile klicken und Ihre Auswahl treffen. |
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Benutzerzusatzfeldbasierte Bedingung Verwenden Sie diese Bedingung, um Benutzer der Gruppe abhängig vom Wert eines zusätzlichen Benutzerfelds zuzuweisen. Wenn Sie diese Bedingung auswählen, benutzen Sie das Dropdown-Menü, um das Benutzerzusatzfeld auszuwählen, und wählen Sie danach das Wert, das als Bedingung zur Aufnahme in die Gruppe verwendet wird. Die Art des Wertes und die Werte selbst sind von den Zusatzfeldereinstellungen abhängig. Für Textfelder, Datumsfelder und Dropdown-Felder können Sie ein Operator benutzen, um die Bedingung und den Satz zu verfeinern:
Falls es mehr als 250 Benutzerzusatzfelder gibt, werden auf dem Dropdown-Menü nur die ersten 250 angezeigt bzw. können lediglich die ersten 250 ausgewählt werden. Wenn ein Benutzerzusatzfeld nicht auf dem Dropdown-Menü gelistet ist, tippen Sie dessen Namen, um es zu suchen, und wählen Sie ihn unter den vorgeschlagenen Ergebnissen aus. Bitte beachten sie, dass das Benutzerzusatzfeld Fiskalcode zum Ausfüllen automatischer Gruppen nicht verfügbar ist. |
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Benutzerfeldbasierte Bedingung Verwenden Sie diese Bedingung, um Benutzer basierend auf den Benutzerstandardfeldern der Gruppe zuzuweisen:
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Fügen Sie dem Satz die Bedingungen hinzu, dann legen Sie fest, ob alle oder mindestens eine von ihnen erfüllt sein muss, um Benutzer in die Gruppe aufzunehmen, indem Sie entweder Alle Bedingungen müssen erfüllt werden oder Mindestens eine Bedingung muss erfüllt werden in der oberen rechten Ecke des Bedienfeldes Neue Bedingungen auswählen. Klicken Sie auf Erstellen, um die Erstellung des Sätzes zu bestätigen.
Wiederholen Sie den Satzerstellungsvorgang, um verschiedene Sätze zu erstellen. Wenn Sie mehr als einen Bedingungssatz haben, wählen Sie über das Dropdown-Menü in der oberen rechten Ecke des Bereichs Bedingungen verwalten aus, ob alle oder mindestens einer von ihnen erfüllt sein muss, um Benutzer in die Gruppe aufzunehmen.
Nachdem Sie alle Bedingungssätze konfiguriert haben, klicken Sie auf Änderungen speichern, um die automatische Population der Gruppe zu starten. Benutzer werden in die Gruppe aufgenommen, sobald sie die von Ihnen definierten Bedingungen erfüllen, und werden auf der Registerkarte Benutzer aufgelistet. Ihre Zuweisungsmethode wird auf Automatisch eingestellt sein.
Beachten Sie bitte, dass der Vorgang zur automatischen Population auch deaktivierte sowie abgelaufene Benutzer betrachtet, es sei denn, Sie wählen die Option Deaktivierte Benutzer aus der Gruppe entfernen unter dem Abschnitt Optionen.
Bitte beachten! Die zum Abschließen der Gruppenpopulation erforderliche Zeit kann abhängig von den laufenden Aktivitäten der Plattform, den für die Gruppe festgelegten Regeln für die automatische Einschreibung und der Anzahl der an der Gruppenerstellung beteiligten Benutzer variieren.
Nach der ersten Gruppenpopulation überwacht der Vorgang zur automatischen Population die Ereignisse auf der Plattform dauernd, um die Zuordnungen der Gruppenpopulation zu erhalten.
Sie können die Benutzerliste im CSV-Format exportieren, indem Sie oben rechts auf die Schaltfläche Benutzerliste als CSV exportieren klicken.
Sie können Ihre Bedingungssätze jederzeit bearbeiten oder entfernen, indem Sie die Maus über die obere rechte Ecke des Satzes bewegen, auf die Ellipsensymbol klicken und Bearbeiten oder Löschen auswählen. Die Gruppenpopulation wird jedes Mal von Grund auf neu berechnet, wenn Sie eine der von Ihnen konfigurierten Bedingungen bearbeiten oder löschen.
Die letzten 10 Versionen der Gruppeneignungsbedingungen werden auf der Registerkarte Verlauf gespeichert. Bitte beachten Sie, dass Sie keine frühere Versionen zurücksetzen können. Wenn Sie Ihre Änderungen rückgängig machen müssen, müssen Sie Ihre Sätze manuell neu konfigurieren.
Manuelle Verwaltung automatischer Gruppen
Automatische Gruppen werden automatisch auf der Grundlage der von Ihnen konfigurierten Bedingungen ausgefüllt. Sie können jedoch weiterhin manuell Benutzer zu ihnen hinzufügen oder daraus entfernen.
Um Benutzer manuell zu einer Gruppe hinzuzufügen, klicken Sie auf der Gruppenverwaltungsseite auf die Gruppenbeschreibung und wechseln Sie zur Registerkarte Benutzer. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Benutzer zuweisen und wählen Sie aus, ob Sie die Gruppe füllen möchten, indem Sie Benutzer einzeln auswählen, die bereits anderen Gruppen zugewiesenen Benutzer kopieren oder Benutzer aus einem Zweig kopieren. Sie können den Vorgang mehrmals mit verschiedenen Optionen wiederholen. Klicken Sie auf Bestätigen, um die Benutzer zur Gruppe hinzuzufügen.
Wenn Benutzer manuell zu einer automatischen Gruppe hinzugefügt werden, wird ihre Zuweisungsmethode auf Manuell festgelegt. Die Benutzer, die manuell zur Gruppe hinzugefügt wurden, unterliegen aufgrund der Bedingungen nicht der automatischen Population. Sie bleiben in der Gruppe, auch wenn sie die Populationsbedingungen nicht erfüllen, bis Sie die manuelle Zuweisungsmethode entfernen. Klicken Sie dafür auf das Ellipsenmenü am Ende der Benutzerzeile und wählen Sie die Option Manuelle Zuweisung entfernen aus.
Wenn Sie die manuelle Zuweisungsmethode für einen Benutzer entfernen, wird der Benutzer aus der Gruppe entfernt, es sei denn, er erfüllt die Bedingungen, die Sie für die automatische Population der Gruppe konfiguriert haben. In einer solchen Situation bleibt der Benutzer in der Gruppe und seine Zuweisungsmethode wird auf Automatisch eingestellt.
Wenn Sie einen Benutzer dauerhaft einer automatischen Gruppe zuweisen möchten, damit er in der Gruppe bleibt, auch wenn die Populationsbedingungen nicht erfüllt sind, wechseln Sie die Benutzerzuweisungsmethode auf Manuell, indem Sie auf das Ellipsenmenü am Ende der Benutzerzeile klicken und die Option Zur manuellen Zuweisung wechseln auswählen.
Um mehrere Benutzer gleichzeitig zu entfernen oder zur manuellen Zuweisungsmethode zu wechseln, wählen Sie diese aus, indem Sie das Kontrollkästchen neben den Benutzernamen markieren, dann klicken Sie unten rechts auf der Seite auf die Schaltfläche Aktion auswählen und wählen Sie die entsprechende Option aus.
Verwalten von Gruppen
Auf der Hauptseite Gruppen können Sie sowohl manuelle als auch automatische Gruppen verwalten. Gruppen können nur einzeln verwaltet werden, das Ausführen derselben Aktion für eine Auswahl von Gruppen ist keine Option. Klicken Sie auf das Ellipsenmenü am Ende der Gruppenzeile, um die Gruppe zu bearbeiten, zu duplizieren oder zu löschen.
Wenn Sie eine manuelle Gruppe duplizieren, können Sie festlegen, ob die Benutzer der Quellgruppe als Benutzer der neuen Gruppe kopiert werden sollen. Wenn Sie eine automatische Gruppe duplizieren, werden Benutzer nicht kopiert, aber durch Auswahl der Option zur Verwendung derselben Berechtigungsbedingungen werden die Regeln erneut verarbeitet, um die neue Gruppe zu füllen. Optional können Sie die manuell hinzugefügten Benutzer kopieren.
Da Power User keine automatischen Gruppen erstellen können, dürfen sie diese nicht duplizieren. Power User können nur manuelle Gruppen duplizieren.
Zuweisen von Benutzern zu Gruppen über CSV-Dateien
Als Superadmin können Sie Benutzer mithilfe von CSV-Dateien entweder einer manuellen oder einer automatischen Gruppe zuweisen. Klicken Sie dazu auf der Gruppenverwaltungsseite auf die Gruppenbeschreibung und dann auf die Schaltfläche Gruppenzuweisungen über CSV verwalten in der oberen rechten Ecke der Seite.
Auf der rechten Seite der Seite wird ein Slideout-Bedienfeld für das Hochladen der CSV-Datei geöffnet. Zum erfolgreichen Hochladen ist es wichtig, eine richtig formatierte CSV-Datei zu erstellen. Klicken Sie auf CSV-Beispiel herunterladen, um ein Beispiel für die Dateiformatierung zu erhalten. Sobald Ihre Datei fertig ist, ziehen Sie sie entweder per Drag-and-Drop in den Hochladebereich des Slideout-Bedienfelds oder klicken Sie auf den Hochladebereich, um die Datei zu finden. Bitte beachten Sie, dass die maximale Dateigröße für CSV-Dateien 3 MB beträgt.
Drücken Sie nach dem Hochladen der Datei auf den Titel Erweiterte Einstellungen, um zusätzliche Optionen zu konfigurieren. Das System ist so konfiguriert, dass es automatisch den Feldtrenner erfasst, der benötigt wird, um die Informationen nach Spalten zu organisieren. Die Informationen können je nach Bedarf durch Komma, Semikolon oder manuell unterteilt werden.
Markieren Sie die Option, die erste Zeile als Kopfzeile zu betrachten, wenn dies zu Ihrem CSV-Dateiformat passt, und wählen Sie den Dateizeichensatz aus dem Dropdown-Menü aus. Wir empfehlen den standardmäßigen UTF-8-Zeichensatz. Bitte denken Sie daran, Anführungszeichen zu verwenden, um den Textinhalt abzugrenzen. Drücken Sie auf Bestätigen, um Ihre CSV-Datei hochzuladen.
Das System verarbeitet dann Ihre CSV-Datei. Sobald es fertig ist, werden Sie zur Seite für die Feldzuweisung weitergeleitet. Im Abschnitt Profile können Sie ein voreingestelltes Profil aus dem Dropdown-Menü auswählen, um diesem CSV-Import eine vorherige Zuweisungskonfiguration zuzuweisen. Drücken Sie die Schaltfläche Aktuelle Voreinstellung überschreiben, wenn Sie Änderungen an der aktuellen Voreinstellung speichern möchten. Darüber hinaus können Sie die Spalten manuell Plattformfeldern zuweisen (mehr dazu im folgenden Abschnitt) und dann die Konfiguration speichern, indem Sie auf die Schaltfläche Diese Voreinstellung als neu speichern klicken. Geben Sie im Popup-Fenster einen Namen für die Voreinstellung ein und drücken Sie dann auf Speichern.
Ziehen Sie im Abschnitt Vorschau die Felder im Abschnitt Docebo-Felder auf der linken Seite per Drag-and-Drop, um die Felder mit den Spaltennamen Ihrer CSV-Datei abzugleichen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Benutzer zuweisen unten auf der Seite. Bestätigen Sie die Informationen in der Popup-Meldung, die angezeigt wird, und klicken Sie dann auf Benutzer zuweisen.
Die Zuweisung wird mit einem Hintergrundjob durchgeführt. Bei Fehlern wird eine Fehlerdatei zum Herunterladen bereitgestellt. Um diese Datei zu finden, rufen Sie das Admin-Menü auf und wählen Sie dann das Element Hintergrundjobs. Suchen Sie den Job in der Liste, um die Datei herunterzuladen.
Die importierten Benutzer werden auf der Registerkarte Benutzer der Gruppe aufgelistet. Ihre Zuweisungsmethode wird auf Manuell eingestellt.
Verwalten von Gruppen durch Power User
Abhängig von den vom Superadmin zugewiesenen Berechtigungen verfügen Power User möglicherweise über einige Verwaltungsberechtigungen für Gruppen.
- Wenn ein Power User-Profil über Ansichtsberechtigungen für Gruppen verfügt, können die dem Profil zugewiesenen Power User nur die ihnen zugewiesenen Gruppen anzeigen.
- Wenn das Profil über Bearbeitungsberechtigungen verfügt, können Power User die Namen und Beschreibungen der Gruppen sowohl für manuelle als auch für automatische Gruppen bearbeiten. Bei manuellen Gruppen können sie auch die Benutzer hinzufügen oder entfernen, für die sie Sichtbarkeit zu und von der Gruppe aus haben. Sie können die Bedingungen für die Grundgesamtheit automatischer Gruppen nicht bearbeiten.
- Wenn das Power User-Profil über die Erstellungsberechtigung verfügt, können die dem Profil zugewiesenen Power User nur manuelle Gruppen erstellen. Die Option Automatische Erstellung ist für sie zum Zeitpunkt der Gruppenerstellung nicht verfügbar.
Tipps und Tricks
Ziehen Sie in Erwägung, die Benachrichtigung Benutzer ist einer Gruppe beigetreten für Benutzer zu konfigurieren, um sie darüber zu informieren, dass sie einer Gruppe hinzugefügt wurden. Die Benachrichtigung kann als Begrüßungsnachricht dienen oder Sie können sie nutzen, um spezifische Informationen oder Anweisungen bezüglich der Gruppe selbst zu geben. Die Benachrichtigung funktioniert sowohl für manuelle als auch für automatische Gruppen.