Verwalten von Gruppen

Einführung

Auf Ihrer Plattform können Benutzer auf der Grundlage von Gruppen oder durch Zweige des Organigramms kategorisiert werden. Gruppen sind nützlich, wenn es einen Satz von Benutzern mit Merkmalen gibt, die sich von denen unterscheiden, die die Zweige des Organigramms bestimmen. Sie können Gruppen entweder manuell erstellen oder dazu automatische Regeln verwenden.

Anwendungsfall-Szenario

Wenn Ihr Unternehmen ein dynamisches und kundenspezifisches Erlebnis für seine verschiedenen Arten von Benutzern anbieten möchte, müssen Sie bestimmte Benutzersegmente in der Plattform identifizieren, um eine Zielgruppe für verschiedene Aktionen zu erreichen, z.B. Kurseinschreibung, Sichtbarkeit von Kurskatalogen, Seiten und Menüs, Berichterstellung und Sendung von Benachrichtigungen.

Um bestimmte Benutzersegmente zu identifizieren, können Sie mehrere verschiedene zusätzliche Benutzerfelder konfigurieren, die wichtige Benutzerattribute erfassen. Diese Felder können Informationen wie Berufsbezeichnung, Einstellungsdatum, Abteilung, Standort, Manager, Produkt, Mitarbeiterstatus oder irgendetwas anderes enthalten, was sich möglicherweise lohnt, innerhalb der Plattform zu verfolgen.

Mit diesen für jeden Benutzer verfolgten Attributen können Sie Gruppen mit automatischer Zuweisung einrichten, um den Prozess der Identifizierung eines Benutzersegments zu automatisieren. Sie können weitreichende Gruppen einrichten, die jeweils nur eine Regel enthalten (z.B. die Gruppe "Vertrieb" soll alle Personen enthalten, deren Berufsbezeichnung das Wort "Vertrieb" enthält), sowie begrenzte Gruppen mit mehreren Regeln (z.B.: Die Gruppe "Neueinstellungen im Vertriebsteam Los Angeles" soll alle Benutzer enthalten, deren Standort Los Angeles ist, deren Stellenbezeichnung "Vertrieb" ist und deren Einstellungsdatum nach dem Datum x liegt). Durch das Erstellen mehrerer Gruppen können Sie problemlos verschiedene Benutzersegmente für den Einsatz in der Plattform ansprechen.

Erstellen von Gruppen

Um eine neue Gruppe zu erstellen, melden Sie sich als Superadmin bei der Plattform an und greifen Sie über das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke der Plattform auf das Admin-Menü zu. Drücken Sie im Admin-Menü auf das Element Gruppen im Abschnitt E-Learning.

Drücken Sie auf der Hauptseite Gruppen auf das Plus-Zeichen in der oberen rechten Ecke. Weisen Sie der Gruppe im rechten Bedienfeld Neue Gruppe einen Namen und optional eine Beschreibung zu. Wählen Sie dann die Richtlinie für den Gruppenpopulationsprozess (entweder manuell oder automatisch) und klicken Sie auf Erstellen und Bearbeiten.

Verwalten des Gruppeneigentums

Der Benutzer, der eine Gruppe erstellt, ist der Gruppenbesitzer und auch für die Verwaltung der Gruppe verantwortlich. Der Name des Gruppenbesitzers wird nur den Superadmins angezeigt, und zwar im Bereich Gruppeneigentum im Abschnitt Optionen der Registerkarte Eigenschaften.

Es ist nicht zwingend erforderlich, dass eine Gruppe einen Besitzer hat. Wenn dieses Feld nicht ausgefüllt ist, fällt das Gruppeneigentum an die Superadmins der Plattform zurück.

Abschnitt Gruppeneigentum

Sie können das Gruppeneigentum ändern, indem Sie auf die X-Schaltfläche am Ende des Feldes Besitzer klicken und einen Superadmin oder Power User auswählen.

Superadmins haben volle Sichtbarkeit und Bedienbarkeit für alle Gruppen. Wenn Sie stattdessen einem Power User das Gruppeneigentum mit der Berechtigung Gruppen / Bearbeiten zuweisen:

Weist die Plattform die Gruppe (und damit die zu diesem Zeitpunkt zugehörigen Benutzer) dem neuen Besitzer automatisch als Ressource zu. Bitte beachten Sie, dass, wenn die Gruppe inaktiv ist, der neue Besitzer vor der Aktivierung und der effektiven Ressourcenzuweisung Einsicht in ihre Benutzer hat.
Wenn der neue Besitzer mehr zugewiesene Benutzer hat als der vorherige, wird die Population der automatischen Gruppe auf der Grundlage der zugewiesenen Benutzer des neuen Besitzers und der Gruppenzulassungsregeln neu berechnet. Die Population der manuellen Gruppen wird dagegen nicht neu berechnet.
Wenn ein Superadmin die Gruppenzulassungsregeln aktualisiert, nachdem er einen Power User als Besitzer festgelegt hat, werden die Änderungen immer auf der Grundlage der dem Power User derzeit zugewiesenen Benutzer angewendet, nicht entsprechend der Sichtbarkeit des Superadmins.

Manuelle Gruppen

Wenn Sie eine manuelle Gruppe erstellen, landen Sie nach Festlegung des Gruppennamens und der Beschreibung auf der Seite Eigenschaften der Gruppe. Sie können den Gruppennamen und die Beschreibung jederzeit im Bereich Allgemein bearbeiten, und Superadmins können auch das Gruppeneigentum im Abschnitt Optionen ändern (diese Option ist nicht für Power User verfügbar).

Wechseln Sie zur Registerkarte Benutzer und klicken Sie auf Benutzer zuweisen in der oberen rechten Ecke. Wählen Sie nun aus, ob Sie die Gruppe durch die Auswahl einzelner Benutzer, durch das Kopieren von Benutzern, die bereits anderen Gruppen zugewiesen sind, oder durch das Kopieren von Benutzern aus einem Zweig auffüllen möchten.

Sie können den Vorgang der Gruppenauffüllung mehrmals wiederholen und dabei verschiedene Optionen verwenden.

Sobald Benutzer zur Gruppe hinzugefügt wurden, werden sie auf der Registerkarte Benutzer der Hauptseite der Gruppe aufgelistet. Um einen Benutzer aus der Gruppe zu entfernen, fahren Sie mit der Maus über das Ende der Benutzerzeile, klicken Sie auf das Ellipsenmenüund wählen Sie Entfernen aus.

Um mehrere Benutzer gleichzeitig aus der Gruppe zu entfernen, wählen Sie diese aus, indem Sie das Kontrollkästchen neben den Benutzernamen markieren, dann klicken Sie unten rechts auf der Seite auf die Schaltfläche Aktion auswählen und wählen Sie Entfernen aus.

Es ist möglich, die Benutzerliste im CSV-Format zu exportieren, indem Sie auf die Schaltfläche Benutzerliste als CSV exportieren in der oberen rechten Ecke klicken.

Bitte beachten! Ein Benutzer kann mehr als einer Gruppe zugewiesen werden. Benutzer einer Gruppe können jederzeit hinzugefügt oder entfernt werden.

Automatische Gruppen

Automatische Gruppen ermöglichen die Erstellung dynamischer Gruppen, die anhand einer oder mehreren Bedingungen mit Benutzern gefüllt werden. Mit diesen Automatisierungen werden Benutzer auch automatisch von automatischen Gruppen entfernt, wenn sie nicht mehr die Bedingungen für deren Population erfüllen.

Wenn Sie eine automatische Gruppe erstellen, landen Sie nach Festlegung des Gruppennamens und der Beschreibung auf der Seite Eigenschaften der Gruppe. Sie können den Gruppennamen und die Beschreibung jederzeit im Bereich Allgemein bearbeiten.

Optionen

Im Abschnitt Optionen können Sie festlegen, ob deaktivierte Benutzer aus der Gruppe zu entfernen (nur, wenn diese aufgrund einer automatischen Bedingung in die Gruppe aufgenommen wurden). Wenn Sie dieses Kontrollkästchen auswählen, werden Benutzer, deren Status als deaktiviert gilt, bei der automatischen Auffüllung der Gruppe nicht berücksichtigt. Dies bedeutet, dass:

nur aktivierte Benutzer (die die Eignungsbedingungen erfüllen) automatisch in die Gruppe aufgenommen werden
vorher automatisch in die Gruppe aufgenommene Benutzer entfernt werden, sobald sie deaktiviert sind.

Beachten Sie, dass dies nur für automatisch hinzugefügte Benutzer gilt. Sie können weiterhin deaktivierte Benutzer manuell hinzufügen, wie im Kapitel Manuelle Verwaltung automatischer Gruppen dieses Artikels beschrieben.

Bitte beachten: Die Option Deaktivierte Benutzer aus der Gruppe entfernen berücksichtigt nur, ob ein Benutzer aktiviert oder deaktiviert ist. Dabei wird der Ablauf nicht berücksichtigt, da dieser vom Aktivierungsstatus unabhängig ist. Abgelaufene Benutzer behalten ihren zum Zeitpunkt des Ablaufs bestehenden Aktivierungsstatus (aktiviert/deaktiviert). Weitere Informationen finden Sie im Artikel zu den Status der Benutzerkonten.

Außerdem können Superadmins im Abschnitt Optionen das Gruppeneigentum ändern (diese Option ist für Power User nicht verfügbar).

Eignungsbedingungen

Wechseln Sie zum Bereich Eignung, um die Bedingungen für die automatische Population der Gruppe zu erstellen. Benutzer werden abhängig von den von Ihnen konfigurierten Bedingungen automatisch zur Gruppe hinzugefügt oder daraus entfernt.

Um die automatische Verwaltung der Gruppe zu ermöglichen, werden Bedingungen in Sätzen gruppiert. Sie können bis zu 50 Bedingungssätze definieren. Jeder Satz kann bis zu 10 Bedingungen enthalten.

Legen Sie für jeden Satz fest, ob der Benutzer für die Aufnahme in die Gruppe all deren Bedingungen erfüllen soll oder mindestens eine davon. Wenn Sie mit mehreren Sätzen arbeiten, können Sie auch festlegen, ob alle oder mindestens einer von ihnen erfüllt werden muss, damit Benutzer zur Gruppe hinzugefügt werden.

Fügen Sie einen neuen Satz hinzu, indem Sie auf Neuer Satz klicken.

Klicken Sie im rechten Bereich auf das Dropdown-Menü Bedingung und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

Einschreibungsstatusbasierte Bedingung

Verwenden Sie diese Bedingung, um Benutzer der Gruppe abhängig von ihrem Status in einem Kurs zuzuweisen. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise alle Benutzer, die den Einführungskurs zur Kundenbetreuung abgeschlossen haben, in die Gruppe Kundenbetreuung aufnehmen. Erfahren Sie mehr über das Einschreiben von Benutzern in Kurse.

Zweigbasierte Bedingung

Verwenden Sie diese Bedingung, um Benutzer der Gruppe abhängig vom Zweig, zu dem sie gehören, zuzuweisen. Wenn mehrere Zweige ausgewählt sind, kann der Benutzer irgendeinem der enthaltenen Zweige angehören, um die Eignung für die Gruppe zu erfüllen. Wenn der ausgewählte Zweig Unterzweige enthält, werden diese standardmäßig nicht ausgewählt. Schließen Sie alle Unterzweige in die Regel ein, indem Sie zweimal auf das Kontrollkästchen neben dem Zweignamen klicken, oder wählen Sie sie einzeln aus, indem Sie auf den Pfeil am Ende der Zweigzeile klicken und Ihre Auswahl treffen.

Manuelle Gruppenbasierte Bedingung

Verwenden Sie diese Bedingung, um Benutzer auf der Grundlage ihrer Zugehörigkeit zu einer manuellen Gruppe in automatische Gruppen aufzunehmen oder davon auszuschließen.

Verwenden Sie das Dropdown-Menü Operator, um eine der folgenden Optionen auszuwählen, und wählen Sie dann die manuelle Gruppe von dem zweiten Dropdown-Menü aus:

Gehört zu: Mit dieser Option werden alle Mitglieder der ausgewählten manuellen Gruppe zur automatischen Gruppe hinzugefügt.
Gehört nicht zu: Diese Option schließt alle Mitglieder der ausgewählten manuellen Gruppe von der automatischen Gruppe aus. Wenn dies die einzige für die Population der automatischen Gruppe festgelegte Bedingung ist, umfasst die Gruppe alle Plattformbenutzer mit Ausnahme derjenigen der ausgewählten Gruppe, einschließlich derjenigen, die keiner Gruppe zugeordnet sind.

Zusätzliche Benutzerfelderbasierte Bedingung

Verwenden Sie diese Bedingung, um Benutzer der Gruppe abhängig vom Wert eines zusätzlichen Benutzerfeldes zuzuweisen. Wenn Sie diese Bedingung auswählen, benutzen Sie das Dropdown-Menü, um das zusätzliche Benutzerfeld auszuwählen, und wählen Sie danach den Wert aus, der als Bedingung zur Aufnahme in die Gruppe verwendet wird. Die Art des Wertes und die Werte selbst sind von den Zusatzfeldereinstellungen abhängig.
Für Textfelder, Datumsfelder und Dropdown-Felder können Sie einen Operator benutzen, um die Bedingung zu verfeinern und festzulegen:

Ob der Textwert einen Begriff enthalten (Operator enthält), dem genauen Begriff entsprechen (Operator ist gleich), oder etwas anderes als den Begriff sein (Operator ist nicht gleich) muss. Sowohl der Operator ist gleich als auch der ist nicht gleich erlauben eine Auswahl von bis zu 10 Werten, während der Operator enthält die Auswahl eines einzigen Wertes erlaubt.
Ob das Datumsfeld ein spezifisches Datum (Operator am), nach einem Datum (Operator ist nach), vor einem Datum (Operator ist vor) oder in einem gewissen Zeitrahmen (Operator liegt im Bereich) sein muss.
Ob der Dropdown-Wert der ausgewählte Wert (Operator Wert ist) oder etwas anderes als der ausgewählte Wert (Operator Wert ist nicht) sein muss. Sie können maximal 10 Werte auswählen.

Falls es mehr als 250 zusätzliche Benutzerfelder gibt, werden auf dem Dropdown-Menü nur die ersten 250 angezeigt bzw. können lediglich die ersten 250 ausgewählt werden. Wenn ein zusätzliches Benutzerfeld nicht auf dem Dropdown-Menü aufgelistet ist, tippen Sie dessen Namen, um es zu suchen, und wählen Sie es unter den vorgeschlagenen Ergebnissen aus.

Bitte beachten Sie, dass das zusätzliche Benutzerfeld Fiskalcode zum Ausfüllen automatischer Gruppen nicht verfügbar ist.

Benutzerfeldbasierte Bedingung

Verwenden Sie diese Bedingung, um Benutzer der Gruppe basierend auf den Benutzerstandardfeldern zuzuweisen:

E-Mail Adresse: Benutzer automatisch der Gruppe zuweisen, je nachdem, ob ihre E-Mail-Adresse das eingegebene Schlüsselwort enthält. Sie können für jede konfigurierte Bedingung ein Schlüsselwort eingeben.
Sprache: Benutzer automatisch der Gruppe zuweisen, abhängig von ihrer ausgewählten Sprache im Bereich Mein Profil. Denken Sie daran, dass die Plattform ihnen automatisch die in der Sprachverwaltung festgelegte Plattform-Standardsprache zuweist, wenn sie keine Sprache auswählen.

Fügen Sie dem Satz die Bedingungen hinzu, dann legen Sie fest, ob alle oder mindestens eine davon erfüllt sein muss, um Benutzer in die Gruppe aufzunehmen, indem Sie entweder Alle Bedingungen müssen erfüllt werden oder Mindestens eine Bedingung muss erfüllt werden in der oberen rechten Ecke des Bedienfeldes Neue Bedingungen auswählen. Klicken Sie auf Erstellen, um die Erstellung des Sätzes zu bestätigen.

Wiederholen Sie den Satzerstellungsvorgang, um verschiedene Sätze zu erstellen. Wenn Sie mehr als einen Bedingungssatz haben, wählen Sie über das Dropdown-Menü in der oberen rechten Ecke des Bereichs Bedingungen verwalten aus, ob alle oder mindestens einer von ihnen erfüllt sein muss, um Benutzer in die Gruppe aufzunehmen.

Nachdem Sie alle Bedingungssätze konfiguriert haben, klicken Sie auf Änderungen speichern, um die automatische Population der Gruppe zu starten. Benutzer werden in die Gruppe aufgenommen, sobald sie die von Ihnen definierten Bedingungen erfüllen, und werden auf der Registerkarte Benutzer aufgelistet. Ihre Zuweisungsmethode wird auf Automatisch eingestellt. Denken Sie daran, dass der Vorgang zur automatischen Population auch deaktivierte Benutzer betrachtet, es sei denn, Sie wählen die Option Deaktivierte Benutzer aus der Gruppe entfernen im Abschnitt Optionen aus.

Nachdem die Gruppe zum ersten Mal gefüllt wurde, überwacht der Vorgang zur automatischen Population die Plattformereignisse ständig, um die Gruppenpopulation ausgerichtet zu halten.

Sie können Ihre Bedingungssätze jederzeit bearbeiten oder entfernen, indem Sie die Maus über die obere rechte Ecke des Satzes bewegen, auf das Ellipsensymbol klicken und Bearbeiten oder Löschen auswählen. Die Gruppenpopulation wird jedes Mal von Grund auf neu berechnet, wenn Sie eine der von Ihnen konfigurierten Bedingungen bearbeiten oder löschen.

Verzögerung bei der Neuberechnung von Gruppen

Wenn die Regeln für die Mitgliedschaft in einer automatischen Gruppe geändert oder die für diese Regeln relevanten Benutzerdaten aktualisiert werden, muss das System die Gruppenmitglieder neu berechnen. Beachten Sie bitte, dass dieser Neuberechnungsprozess erhebliche Systemressourcen in Anspruch nehmen kann und im Hintergrund (asynchron) durchgeführt wird. Daher werden Mitglieder nicht sofort aktualisiert.

Die für die vollständige Gruppenpopulation benötigte Zeit hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter: die Anzahl der betroffenen Benutzer, die Art der konfigurierten Eignungsbedingungen, die Anzahl der Gruppen und Zweige, alle für die Gruppe festgelegten automatischen Einschreibungsregeln sowie die anderen laufenden Plattformaktivitäten.
Unter normalen Umständen werden Gruppenaktualisierungen in einem Zeitraum von zwischen 0 und 15 Minuten durchgeführt, je nach Komplexität der Neuberechnung.
Gelegentlich können wir langsamere Ausführungen feststellen. Wenn das passiert, wird das interne SRE-Team benachrichtigt, das dann diese Fälle überprüft. Signifikante Verlangsamungen in der Ausführung werden auf der Docebo-Statusseite mitgeteilt, während wir an ihrer Behebung arbeiten.

Sichtbarkeit der Eignungsbedingungen für Power User

Wenn ein Power User die Bedingungen einer Gruppe bearbeitet oder löscht, an der ihm nicht zugewiesene Ressourcen beteiligt sind (z. B. eine manuelle Gruppe), kann er diese nicht wiederherstellen, da er keine Einsicht in die an der Bedingung beteiligten Ressourcen hat.

Verlauf der Gruppeneignungsbedingungen

Auf der Registerkarte Verlauf werden die letzten 10 Versionen der Gruppeneignungsbedingungen gespeichert, während andere Gruppenänderungen, einschließlich Eigentumsübertragungen, keine neuen Versionen erstellen. Power User können die Registerkarte Verlauf nur dann sehen, wenn sie Besitzer der Gruppe sind.

Bitte beachten Sie, dass Sie nicht zu früheren Versionen zurückkehren können. Wenn Sie Ihre Änderungen rückgängig machen möchten, müssen Sie Ihre Sätze manuell neu konfigurieren.

Exportieren der Gruppenmitgliederliste

Sowohl bei manuellen als auch bei automatischen Gruppen ist es möglich, die Liste der Gruppenmitglieder zu exportieren. Rufen Sie dazu die Konfigurationsseite der gewünschten Gruppe auf und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Benutzerliste als CSV exportieren in der oberen rechten Ecke.

Manuelle Verwaltung automatischer Gruppen

Automatische Gruppen werden automatisch auf der Grundlage der von Ihnen konfigurierten Bedingungssätze ausgefüllt. Sie können jedoch weiterhin manuell Benutzer dazu hinzufügen oder davon entfernen.

Um Benutzer manuell zu einer Gruppe hinzuzufügen, klicken Sie auf der Gruppenverwaltungsseite auf den Gruppennamen und wechseln Sie zur Registerkarte Benutzer. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Benutzer zuweisen und wählen Sie aus, ob Sie die Gruppe füllen möchten, indem Sie Benutzer einzeln auswählen, die bereits anderen Gruppen zugewiesenen Benutzer kopieren oder Benutzer aus einem Zweig kopieren. Sie können den Vorgang mehrmals mit verschiedenen Optionen wiederholen. Klicken Sie auf Bestätigen, um die Benutzer zur Gruppe hinzuzufügen.

Wenn Benutzer manuell zu einer automatischen Gruppe hinzugefügt werden, wird ihre Zuweisungsmethode auf Manuell festgelegt. Die Benutzer, die manuell zur Gruppe hinzugefügt wurden, unterliegen nicht der automatischen Population aufgrund von Bedingungen. Sie bleiben in der Gruppe, auch wenn sie die Populationsbedingungen nicht erfüllen, bis Sie die manuelle Zuweisungsmethode entfernen. Klicken Sie dazu auf das Ellipsenmenü am Ende der Benutzerzeile und wählen Sie die Option Manuelle Zuweisung entfernen aus.

Wenn Sie die manuelle Zuweisungsmethode für einen Benutzer entfernen, wird der Benutzer aus der Gruppe entfernt, es sei denn, er erfüllt die Bedingungen, die Sie für die automatische Population der Gruppe konfiguriert haben. In einer solchen Situation bleibt der Benutzer in der Gruppe und seine Zuweisungsmethode wird auf Automatisch eingestellt.

Wenn Sie einen Benutzer dauerhaft einer automatischen Gruppe zuweisen möchten, damit er in der Gruppe bleibt, auch wenn die Populationsbedingungen nicht erfüllt sind, wechseln Sie die Benutzerzuweisungsmethode auf Manuell, indem Sie auf das Ellipsenmenü am Ende der Benutzerzeile klicken und die Option Zur manuellen Zuweisung wechseln auswählen.

Um mehrere Benutzer gleichzeitig zu entfernen oder zur manuellen Zuweisungsmethode zu wechseln, wählen Sie diese aus, indem Sie das Kontrollkästchen neben den Benutzernamen markieren, dann klicken Sie unten rechts auf der Seite auf die Schaltfläche Aktion auswählen und wählen Sie die entsprechende Option aus.

Auf der Hauptseite Gruppen können Sie sowohl manuelle als auch automatische Gruppen verwalten. Gruppen können nur einzeln verwaltet werden, die Option zum Ausführen derselben Aktion für eine Auswahl von Gruppen steht nicht zur Verfügung. Klicken Sie auf das Ellipsenmenü am Ende der jeweiligen Gruppenzeile, um die Gruppe zu bearbeiten, zu duplizieren oder zu löschen.

Wenn Sie eine manuelle Gruppe duplizieren, können Sie festlegen, ob die Benutzer der Quellgruppe als Benutzer der neuen Gruppe kopiert werden sollen.

Wenn Sie eine automatische Gruppe duplizieren, werden Benutzer zwar nicht kopiert, aber durch Auswahl der Option zur Verwendung derselben Berechtigungsbedingungen werden die Regeln erneut verarbeitet, um die neue Gruppe zu füllen. Optional können Sie auch die manuell hinzugefügten Benutzer kopieren.

Zuweisen von Benutzern zu Gruppen über CSV-Dateien

Als Superadmin können Sie Benutzer mithilfe von CSV-Dateien entweder einer manuellen oder einer automatischen Gruppe zuweisen. Klicken Sie dazu auf der Gruppenverwaltungsseite auf den Gruppennamen und dann auf die Schaltfläche Gruppenzuweisungen über CSV verwalten in der oberen rechten Ecke der Seite.

Auf der rechten Seite der Seite wird ein Slideout-Bedienfeld für das Hochladen der CSV-Datei geöffnet. Zum erfolgreichen Hochladen ist es wichtig, eine richtig formatierte CSV-Datei zu erstellen. Klicken Sie auf CSV-Beispiel herunterladen, um ein Beispiel für die Dateiformatierung zu erhalten. Sobald Ihre Datei fertig ist, ziehen Sie sie entweder per Drag-and-Drop in den Hochladebereich des Slideout-Bedienfelds oder klicken Sie auf den Hochladebereich, um die Datei zu finden. Bitte beachten Sie, dass die maximale Dateigröße für CSV-Dateien 3 MB beträgt.

Drücken Sie nach dem Hochladen der Datei auf den Titel Erweiterte Einstellungen, um zusätzliche Optionen zu konfigurieren. Das System ist so konfiguriert, dass es automatisch den Feldtrenner erfasst, der benötigt wird, um die Informationen nach Spalten zu organisieren. Die Informationen können je nach Bedarf durch Komma, Semikolon oder manuell unterteilt werden.

Markieren Sie die Option, die erste Zeile als Kopfzeile zu betrachten, wenn dies zu Ihrem CSV-Dateiformat passt, und wählen Sie den Dateizeichensatz aus dem Dropdown-Menü aus. Wir empfehlen den standardmäßigen UTF-8-Zeichensatz. Bitte denken Sie daran, Anführungszeichen zu verwenden, um den Textinhalt abzugrenzen. Drücken Sie auf Bestätigen, um Ihre CSV-Datei hochzuladen.

Das System verarbeitet dann Ihre CSV-Datei. Sobald es fertig ist, werden Sie zur Seite für die Feldzuweisung weitergeleitet. Im Abschnitt Profile können Sie ein voreingestelltes Profil aus dem Dropdown-Menü auswählen, um diesem CSV-Import eine vorherige Zuweisungskonfiguration zuzuweisen. Drücken Sie die Schaltfläche Aktuelle Voreinstellung überschreiben, wenn Sie Änderungen an der aktuellen Voreinstellung speichern möchten. Darüber hinaus können Sie die Spalten manuell Plattformfeldern zuweisen (mehr dazu im folgenden Abschnitt) und dann die Konfiguration speichern, indem Sie auf die Schaltfläche Diese Voreinstellung als neu speichern klicken. Geben Sie im Pop-Up-Fenster einen Namen für die Voreinstellung ein und drücken Sie dann auf Speichern.

Ziehen Sie im Abschnitt Vorschau die Felder im Abschnitt Docebo-Felder auf der linken Seite per Drag-and-Drop, um die Felder mit den Spaltennamen Ihrer CSV-Datei abzugleichen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Benutzer zuweisen unten auf der Seite. Bestätigen Sie die Informationen in der Pop-Up-Meldung, die angezeigt wird, und klicken Sie dann auf Benutzer zuweisen.

Die Zuweisung wird mit einem Hintergrundjob durchgeführt. Bei Fehlern wird eine Fehlerdatei zum Herunterladen bereitgestellt. Um diese Datei zu finden, rufen Sie das Admin-Menü auf und wählen Sie dann das Element Hintergrundjobs. Suchen Sie den Job in der Liste, um die Datei herunterzuladen.

Die importierten Benutzer werden auf der Registerkarte Benutzer der Gruppe aufgelistet. Ihre Zuweisungsmethode wird auf Manuell eingestellt.

Tipps und Tricks

Ziehen Sie in Erwägung, die Benachrichtigung Benutzer ist einer Gruppe beigetreten für Benutzer zu konfigurieren, um sie darüber zu informieren, dass sie einer Gruppe hinzugefügt wurden. Die Benachrichtigung kann als Begrüßungsnachricht dienen oder Sie können sie nutzen, um spezifische Informationen oder Anweisungen bezüglich der Gruppe selbst zu geben. Die Benachrichtigung funktioniert sowohl für manuelle als auch für automatische Gruppen.

Docebo Hilfe

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