Einführung

Docebo Learn ist ein geschlossenes und geschütztes Netzwerk, was bedeutet, dass nur registrierte Benutzer auf die Plattform zugreifen können. Superadmins können zwischen drei Benutzerregistrierungstypen wählen:

• Freier Selbstregistrierung
• Moderierter Selbstregistrierung
• Nur durch Administrator

Die ersten beiden Optionen ermöglichen dem Benutzer, sich zu registrieren und das Netzwerk frei zu nutzen, während der dritte Typ für Administratoren gedacht ist, die den Registrierungsprozess direkt verwalten müssen.

Um den Registrierungstyp für Ihre Plattform zu verwalten, greifen Sie über das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke der Plattform auf das Admin-Menü zu und wählen Sie dann im Abschnitt Einstellungen die Option Erweiterte Einstellungen.

Wechseln Sie Registerkartenmenü auf der linken Seite zur Registerkarte Selbstregistrierung.

Freie Selbstregistrierung

Wenn sich Personen selbst registrieren können, benötigen sie keinen Superadmin, um die Erstellung ihrer Benutzer auf der Plattform zu erstellen oder zu bestätigen.

Um die freie Selbstregistrierung zu aktivieren, greifen Sie über das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke der Plattform auf das Admin-Menü zu, wählen Sie dann die Option Erweiterte Einstellungen im Abschnitt Einstellungen und wählen Sie die Registerkarte Selbstregistrierung aus dem Registerkartenmenü auf der linken Seite. Wählen Sie nun die Option Freie Selbstregistrierung.

Stellen Sie nun ein, ob Sie eine Bestätigungsmail an die Benutzer senden möchten oder nicht. Wenn Sie die Option zum Deaktivieren des Versands der Bestätigungsmail auswählen, können Sie die Benachrichtigung später manuell senden.

Moderierte Selbstregistrierung

Wenn sich Benutzer mit einer moderierten Selbstregistrierung selbst registrieren, muss der Superadmin den Benutzer für die Plattform zulassen, um die Registrierung zu bestätigen. Benutzer können nicht auf die Plattform zugreifen, bis ihre Registrierung genehmigt wurde. 

Um die moderierte Selbstregistrierung zu aktivieren, greifen Sie über das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke der Plattform auf das Admin-Menü zu. Wählen Sie dann die Option ErweiterteEinstellungen aus dem Abschnitt Einstellungen und wählen Sie die Registerkarte Selbstregistrierung aus dem Registerkartenmenü auf der linken Seite und wählen Sie Moderierte Selbstregistrierung.

Um die Selbstregistrierung von Benutzern zu genehmigen oder abzulehnen, greifen Sie über das Zahnradsymbol auf das Admin-Menü zu und wählen Sie dann im Abschnitt E-Learning den Punkt Benutzer aus. In der Aktionsleiste in der oberen rechten Ecke der Seite Benutzerverwaltung zeigt die Schaltfläche Ausstehende Benutzer (Uhrsymbol) eine rote Zahl, die angibt, wie viele Benutzer auf eine Bestätigung warten. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Benutzer anzuzeigen, die eine Registrierung angefordert haben.

Die Seite Ausstehende Benutzer listet die Benutzer auf, die eine Registrierung bei der Plattform beantragt haben und noch auf Genehmigung warten. Jeder Benutzer wird identifiziert durch seinen Benutzernamen, Vor- und Nachnamen, E-Mail, ob er den Link in der Bestätigungsmail (Spalte Opt-in) geklickt hat und sein Registrierungsdatum (als die Anfrage gesendet wurde).

Bewegen Sie Ihre Maus über das Ende der Benutzerzeile und klicken Sie auf das Ellipsenmenü, um ihre Anfrage zu genehmigen oder abzulehnen, die Registrierungsbestätigungs-E-Mail erneut zu senden und die Benutzerdetails anzuzeigen. Sie können dieselbe Aktion (Genehmigen oder Ablehnen) für mehrere Anfragen gleichzeitig ausführen, indem Sie die Kontrollkästchen neben den Benutzernamen aktivieren, dann auf Aktion auswählen unten rechts auf der Seite klicken und Genehmigen oder Ablehnen auswählen.

Sobald Sie einen Benutzer genehmigen oder ablehnen, verschwindet er aus der Liste.

Nützliche Benachrichtigungen für die moderierte Selbstregistrierung

Wenn Sie die moderierte Selbstregistrierung verwenden,

• wird empfohlen, die Der Benutzer wartet darauf, in der Plattform-Mitgliedschaft genehmigt zu werden-Benachrichtung so zu konfigurieren, dass der Superadmin über die Registrierungsanfragen informiert wird.
• wird dringend empfohlen, die Benutzer wurde registriert (bestätigte Registrierung)-Benachrichtigung so zu konfigurieren, dass Benutzer wissen, dass ihre Registrierungsanfrage genehmigt wurde.

Registrierung durch Administrator

Wenn Sie diesen Registrierungstyp festlegen, können Sie als Superadmin Benutzer auf Ihrer Plattform registrieren, anstatt ihnen zu erlauben, sich selbst zu registrieren.

Um diesen Registrierungstyp zu aktivieren, greifen Sie über das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke der Plattform auf das Admin-Menü zu und wählen Sie dann die Option Erweiterte Einstellungen im Abschnitt Einstellungen. Wählen Sie dann die Registerkarte Selbstregistrierung aus dem Registerkartenmenü auf der linken Seite und wählen Sie Nur durch Administrator aus.

Nun müssen Sie zunächst selbst Benutzer erstellen. Sie können Benutzer auch massiv über CSV importieren und verwalten.

Nachdem Sie Benutzer erstellt und registriert haben, stellen Sie sicher, dass Sie die Benutzer wurde registriert (bestätigte Registrierung)-Benachrichtigung konfiguriert haben, damit Benutzer eine Benachrichtigung mit ihrem Benutzernamen und Kennwort erhalten, die sie für den Zugriff auf die Plattform verwenden. Achten Sie darauf, den Shortcode [user_password] in die Benachrichtigung aufzunehmen, da er nicht standardmäßig in der Benachrichtigungsvorlage enthalten ist.

Registrierungsoptionen

Für die Konfiguration der Registrierung stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Schnellregistrierung

Sie können den Schnellregistrierungsmodus aktivieren, damit sich Benutzer schnell selbst auf der Plattform registrieren können, indem sie einfach ihre E-Mail-Adressen eingeben und die Datenschutzrichtlinie und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (falls erforderlich) akzeptieren.

Domains einschränken

Sie können die Benutzer-Selbstregistrierung in der Plattform auf bestimmte E-Mail-Domains beschränken. Die Registrierung der Benutzer, die sich mit einer E-Mail mit einer anderen Domain registrieren, werden automatisch abgelehnt. Legen Sie fest die Domains, die sich frei selbst einschreiben dürfen, indem Sie Ihre Liste in den Bereich Domains einschränken einfügen.

Versucht ein Benutzer, sich mit einer Domain auf der Plattform zu registrieren, die Sie nicht in der Liste eingetragen haben, zeigt das System automatisch eine Fehlermeldung an.

E-Mail-Sendeadresse für Registrierungen, vergessene Kennwörter und Hintergrundjobs

Definieren Sie eine E-Mail-Adresse, die als E-Mail-Absender für Registrierungen und vergessene Kennwörter verwendet werden soll. Dieses Feld ist sowohl für die freie als auch für die moderierte Selbstregistrierung verpflichtend; wenn nicht konfiguriert, schlägt die Benutzerregistrierung fehl.

Limit, in Stunden, bis zum Ablauf von Anfragen

Legen Sie für die moderierte Selbstregistrierung ein Zeitlimit (in Stunden) für den Ablauf der Registrierungsanfrage fest. Wenn dieses Feld auf Null gesetzt ist, läuft die Registrierungsanfrage nie ab.

Optionen

Verwenden Sie diese Option, um festzulegen, ob Vor- und Nachname für die Registrierung erforderlich sind.

Registrierungscodes

Legen Sie fest, ob Sie Registrierungscodes verwenden möchten. Registrierungscodes können verwendet werden, wenn Sie ein Organigramm eingerichtet haben. Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden Benutzer aufgefordert, einen Zweigcode manuell einzugeben oder einen Zweignamen aus einer Dropdown-Liste auszuwählen (bitte beachten Sie, dass nur Zweige mit einem Zweigcode in der Dropdown-Liste der Zweignamen aufgeführt werden), wenn sie sich auf der Plattform selbst registrieren, damit sie direkt dem ausgewählten Zweig zugewiesen werden.

Wenn Sie die Option markieren, nach einer Kombination aus einem Zweigcode und einem Kurscode zu fragen, müssen Sie den Kurscode im Menü Kurseigenschaften – Registerkarte Einschreibungsoptionen – Abschnitt Einschreibungscode definieren. Bitte beachten Sie, dass diese Option nur verfügbar ist, wenn die Einschreibungscodes-App auf Ihrer Plattform aktiv ist. Durch Markieren dieser Option wird ein Benutzer, wenn er die kombinierten Codes eingibt, direkt in den Unterzweig registriert und in den Kurs oder die Lernpläne eingeschrieben, die dem Kurscode zugewiesen sind.

Wenn Sie die Option eingerichtet haben, die freie Selbstregistrierung für eine bestimmte Domain mithilfe der Extended Enterprise-App zuzulassen, wird der Benutzer automatisch in dem spezifischen Zweig (oder Unterzweig) dieser Domain im Organigramm platziert. Wenn Sie beim Konfigurieren des Abschnitts Nutzung eines Registrierungscodes für eine bestimmte Domain die Option Einen Zweignamen anfordern, den der Benutzer aus einer Liste in einem Dropdown-Menü ausgewählt hat markiert haben, können Benutzer in der Dropdown-Liste nur die Namen der Zweige sehen, die der Domain zugewiesen sind, wenn sie sich auf der Anmeldeseite der jeweiligen Subdomain registrieren. Bitte beachten Sie, dass nur die Namen von Zweigen mit zugewiesenem Zweigcode in der Dropdown-Liste sichtbar sind.

Die Optionen zur Nutzung eines Registrierungscodes werden nicht berücksichtigt, wenn Sie die Schnellregistrierung aktivieren. Benutzer müssen bei der Selbstregistrierung keinen Zweigcode auswählen, und sie werden automatisch dem Stammzweig zugewiesen. Superadmins (oder Power User mit erteilten Berechtigungen) müssen Benutzer nach ihrer Registrierung manuell dem zugehörigen Zweig zuweisen.

Bewährte Verfahren

• Wenn Sie spezifische Informationen für die Benutzer hinzufügen möchten, die sich selbst registrieren, können Sie den Text Beginnen Sie Ihre neue Lernerfahrung, indem Sie einfach dieses Formular ausfüllen in der Sprachverwaltung Ihrer Plattform bearbeiten. Auf diese Weise können Sie einen standardmäßigen obligatorischen Zweigcode hinzufügen, der während der Registrierung in das spezifische Feld eingefügt wird, um den Benutzern bei der Erstellung einen bestimmten Zweig zuzuweisen. Auf diese Weise werden alle neuen Benutzer innerhalb dieses Zweigs erstellt und es ist später einfacher, sie dem gewünschten Zweig neu zuzuweisen. Es ist auch möglich, je nach Bedarf weitere Kontaktinformationen hinzuzufügen.
• Wenn sich ein Benutzer selbst registriert, generiert das System automatisch ein Kennwort für den Benutzer. Um sicherzustellen, dass der Benutzer dieses Kennwort erhält, müssen Sie die Benutzer wurde registriert (bestätigte Registrierung)-Benachrichtigung konfigurieren. Achten Sie darauf, den Shortcode [user_password] in die Benachrichtigung aufzunehmen, da er nicht standardmäßig in der Benachrichtigungsvorlage enthalten ist.

Tipps und Tricks

• Beim Arbeiten mit der moderierten Selbstregistrierung kann der Superadmin die ausstehenden Registrierungsanfragen auch über das Aufgabenlisten-Widget genehmigen.