Einstellungen zur Benutzerselbstregistrierung

Einführung

Um auf die Plattform zugreifen zu können, müssen Benutzer registriert sein und über ein Konto verfügen.
Wie die Registrierung in Ihrer Plattform abläuft, können Sie unter Navigationsmenü > Konfiguration (Schraubenschlüssel-Symbol) > Plattformeinrichtung und Tools > Erweiterte Einstellungen, Registerkarte Selbstregistrierung konfigurieren.

Oben auf dieser Seite können Sie im Bereich Registrierungstyp die Registrierungsmethoden auswählen, die Sie zulassen möchten.

• Nur durch Administrator: Wenn Sie diese Option auswählen, können sich Benutzer überhaupt nicht selbst registrieren. Benutzerkonten können nur von einem Superadmin oder einem Power User mit den erforderlichen Berechtigungen erstellt werden. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Erstellen und Verwalten von Benutzern.
  → Wenn Sie Nur durch Administrator einstellen, ist die einzige andere Option, die Sie auf der Registerkarte Selbstregistrierung konfigurieren müssen, die E-Mail-Sendeadresse für Registrierungen, vergessene Kennwörter und Hintergrundjobs. Alle anderen Optionen gelten nicht für Benutzer, die von einem Administrator erstellt wurden.
• Freie oder moderierte Selbstregistrierung: Mit diesen Optionen können Benutzer selbst ein Konto einrichten. Bei der freien Selbstregistrierung können Benutzer direkt auf die Plattform zugreifen, sobald Sie den Vorgang abgeschlossen haben. Im Falle der moderierten Selbstregistrierung muss die Anfrage von einem Administrator genehmigt werden.

Wenn Sie eine dieser Selbstregistrierungsoptionen einstellen, können Benutzer weiterhin auch von Administratoren erstellt werden. Der Rest dieses Artikels beschreibt, wie Sie mit den Optionen auf dieser Seite eine freie oder moderierte Selbstregistrierung konfigurieren können.

Bitte beachten Sie, dass der hier festgelegte Registrierungstyp sich auf die Erstellung eines Kontos mit Plattformanmeldeinformationen bezieht und keine Auswirkungen auf Konten hat, die über die SSO-Bereitstellung erstellt wurden.

Ablauf der Selbstregistrierung

Wenn eine der Selbstregistrierungsoptionen aktiviert ist, wird den Benutzern beim Zugriff auf die Plattform-URL die Schaltfläche Registrieren angezeigt, mit der sie ein Konto erstellen können. Auf der Anmeldeseite wird ihnen außerdem ein Link zum Registrieren angezeigt.

Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, müssen Sie ein Registrierungsformular ausfüllen. Wenn die Schnellregistrierung aktiviert ist, müssen Sie nur eine E-Mail-Adresse eingeben. Andernfalls müssen Sie noch einige zusätzliche Informationen angeben und ein Kennwort festlegen (wenn die erweiterte Einstellung Benutzer > Automatisch Kennwort berechnen nicht aktiviert ist). Einzelheiten zu den Formularen finden Sie im Kapitel Schnellregistrierung.

Von hier aus hängen die nächsten Schritte davon ab, ob Sie die Freie Selbstregistrierung oder die Moderierte Selbstregistrierung konfiguriert haben.

Freie Selbstregistrierung

Nach dem Ausfüllen des Registrierungsformulars:

Wenn die Option der Bestätigungslink-E-Mail deaktiviert ist, wird der Benutzer nach Abschluss des Registrierungsformulars direkt bei der Plattform angemeldet, ohne auf einen Link klicken zu müssen.

• Wenn im Registrierungsformular ein Kennwort festgelegt wurde, können sie sich mit diesem Kennwort anmelden
• Ansonsten erhalten sie eine E-Mail mit einem vorläufigen Kennwort

Wenn die Option der Bestätigungslink-E-Mail aktiviert ist, wird dem Benutzer eine E-Mail mit einem Link gesendet. Wenn im Selbstregistrierungsformular kein Kennwort festgelegt wurde, enthält diese E-Mail auch ein vorläufiges Kennwort.

und der Benutzer wird darüber informiert, dass er auf den Link klicken muss.

(Der Benutzer wird in die Liste der Ausstehenden Benutzer mit opt-in=no platziert, bis er auf den Link klickt).

Sobald der Benutzer auf den Link klickt, kann er sich bei der Plattform anmelden. Er kann dies mit dem Kennwort tun, das er im Registrierungsformular festgelegt hat, oder mit dem vorläufigen Kennwort, das er per E-Mail erhalten hat.

Moderierte Selbstregistrierung

Nach dem Ausfüllen des Registrierungsformulars wird der Benutzer darüber informiert, dass seine Anfrage von einem Administrator genehmigt werden muss.

Wenn der Administrator die Anfrage genehmigt, wird keine integrierte E-Mail versendet. Es wird aus diesem Grund dringend empfohlen, die Benachrichtigung Benutzer wurde erstellt (bestätigte Registrierung) zu konfigurieren, um Benutzer darüber zu informieren, dass ihre Registrierungsanfrage genehmigt wurde.

Wenn die Option der Bestätigungslink-E-Mail deaktiviert ist, wird der Benutzer nach Abschluss des Registrierungsformulars in Ausstehende Benutzer mit opt-in=yes platziert, bis er die Genehmigung erhält.

→ Nur wenn im Registrierungsformular kein Kennwort festgelegt wurde, wird dem Benutzer eine E-Mail mit einem vorläufigen Kennwort zugesendet.

Nachdem der Administrator den Benutzer genehmigt hat, kann dieser sich bei der Plattform anmelden. Sie sollten eine Benachrichtigung konfigurieren, die den Benutzer darüber informiert.

Wenn die Option der Bestätigungslink-E-Mail aktiviert ist, wird dem Benutzer eine E-Mail mit einem Link gesendet, auf den er klicken soll. Wenn im Selbstregistrierungsformular kein Kennwort festgelegt wurde, enthält diese E-Mail auch ein vorläufiges Kennwort.

Vor dem Klicken auf den Link befindet sich der Benutzer in der Gruppe der ausstehenden Benutzer mit opt-in = no. Nach dem Klicken auf den Link befindet sich der Benutzer immer noch in der Gruppe der ausstehenden Benutzer, nur jetzt mit opt-in auf yes gesetzt:

Bitte beachten Sie, dass der Benutzer nach dem Klicken auf den Link bereits die Meldung „Anmeldung abgeschlossen“ sieht, jedoch noch genehmigt werden muss, bevor er sich anmelden kann.

→ Sobald der Administrator den Benutzer in der Liste der ausstehenden Benutzer genehmigt hat, kann sich der Benutzer bei der Plattform anmelden. Sie sollten eine Benachrichtigung konfigurieren, die den Benutzer darüber informiert.

Beachten Sie auch, dass der Administrator den Benutzer genehmigen kann, auch wenn dieser nicht auf den Link geklickt hat (opt-in = no).

Ausstehende Benutzer

→ Power User mit der Berechtigung Benutzer/Anzeigen und Benutzer, die auf Bestätigung des Abonnements warten können auf diese Seite zugreifen und die darin enthaltenen Aktionen ausführen

Die Seite Ausstehende Benutzer listet die Benutzer auf, deren Kontoerstellungsprozess noch nicht abgeschlossen ist. Sie umfasst:

• Benutzer der freien Selbstregistrierung, die noch auf den Bestätigungslink klicken müssen
• Benutzer der moderierten Selbstregistrierung, die noch von einem Administrator genehmigt werden müssen.

Um darauf zuzugreifen, wählen Sie Navigationsmenü > Personen (Personen-Symbol) >  Benutzer und klicken Sie auf das Uhrensymbol (ausstehende Benutzer) in der oberen rechten Ecke.

Um ausstehende Benutzer zu genehmigen oder abzulehnen:

1. Klicken Sie auf das Ellipsenmenü am Ende der Zeile des Benutzers und wählen Sie Genehmigen oder Ablehnen aus.
   → Der Benutzer wird aus der Liste der ausstehenden Benutzer entfernt. Bei Genehmigung erscheint der Benutzer in der Benutzerverwaltungsliste und kann sich nun bei der Plattform anmelden.

Sie können dieselbe Aktion (Genehmigen oder Ablehnen) für mehrere Anfragen gleichzeitig ausführen, indem Sie die Kontrollkästchen neben den Benutzernamen auswählen, dann auf Aktion auswählen unten rechts auf der Seite klicken und Genehmigen oder Ablehnen auswählen.

Beachten Sie, dass in der Spalte OPT-IN Folgendes angezeigt wird:

• No, wenn der Benutzer eine Bestätigungs-E-Mail erhalten hat, aber noch nicht auf den Link geklickt hat
• Yes, wenn der Benutzer auf den Link in der Bestätigungs-E-Mail geklickt hat
• Yes, wenn dem Benutzer keine Bestätigungs-E-Mail gesendet wurde (Klicken auf einen Link nicht erforderlich)

Sie können einen Benutzer genehmigen, auch wenn er nicht auf den Link geklickt hat (Opt-In = No). Die Genehmigung eines Benutzers löst die Benachrichtigung Benutzer wurde erstellt (bestätigte Registrierung) aus, falls konfiguriert, unabhängig von seinem Opt-In-Status.

→ Administratoren können ausstehende Registrierungsanfragen auch über das Widget Aufgabenliste genehmigen.

Nachdem ein Benutzer genehmigt wird, erscheint sein E-Mail-Validierungsstatus in der Benutzerverwaltung als Verifiziert, wenn der Benutzer auf einen Bestätigungslink geklickt hat. Ansonsten lautet er Unverifiziert.

Optionen für die Selbstregistrierung

Dieses Kapitel enthält einen Verweis auf die verschiedenen für die Selbstregistrierung verfügbaren Optionen und wie sie sich auf den Ablauf der Selbstregistrierung auswirken. Die hier behandelten Einstellungen sind Schnellregistrierung, E-Mail mit Bestätigungslink, Ablauffrist für den Bestätigungslink, E-Mail-Absender, Optionen für Vor- und Nachnamen, Nutzung eines Registrierungscodes, Domains einschränken.

Schnellregistrierung

Diese Einstellung legt fest, was für ein Formular Benutzer ausfüllen müssen, nachdem sie auf die Schaltfläche Registrieren klicken, um ein Konto zu erstellen.

Bei aktivierten Schnellregistrierung erfordert das Selbstregistrierungsformular lediglich eine E-Mail-Adresse, unabhängig von den unter Optionen (für Vor- und Nachnamen) sowie unter Nutzung eines Registrierungscodes konfigurierten Einstellungen.

→ Wenn Sie die Schnellregistrierung wählen, legen die Benutzer im Registrierungsformular kein Kennwort fest. Sie erhalten eine E-Mail mit einem von der Plattform generierten vorläufigen Kennwort. Siehe Kapitel Bestätigungs-E-Mail bei der Selbstregistrierung.

Bei deaktivierten Schnellregistrierung erfordert das Selbstregistrierungsformular zusätzliche Informationen: Benutzername und E-Mail-Adresse, Festlegen eines Kennworts*, Sprache, Vor- und Nachname (erforderlich, falls unter Optionen gesetzt), Zweig (gemäß den Einstellungen unter Nutzung eines Registrierungscodes) sowie alle zusätzlichen Felder für den ausgewählten Zweig.

*Wenn die erweiterte Einstellung Benutzer > Automatisch Kennwort berechnen aktiviert ist, enthält das Formular KEINE Felder für die Festlegung eines Kennworts. Stattdessen erhält der Benutzer wie bei der Schnellregistrierung ein vorläufiges Kennwort per E-Mail.

Bestätigungs-E-Mail bei der Selbstregistrierung

Mit dieser Option wird festgelegt, ob Benutzer, die sich selbst registrieren, eine E-Mail mit einem Bestätigungslink erhalten, auf den sie klicken müssen, um den Registrierungsvorgang abzuschließen.

Bestätigungs-E-Mail aktiviert

Wenn Sie die Bestätigungs-E-Mail aktivieren, erhalten Benutzer, die sich selbst registrieren, eine E-Mail mit dem Link, auf den sie klicken müssen. Die Gültigkeit des Links wird durch den Wert bestimmt, den Sie unter Limit, in Stunden, bis zum Ablauf von Anfragen festgelegt haben.

Im Falle einer Schnellregistrierung oder einer vollständigen Registrierung ohne Kennwortfelder enthält diese E-Mail auch ein vorläufiges Kennwort

Diese E-Mails werden sowohl für die moderierte als auch für die freie Selbstregistrierung versendet. Der Unterschied besteht darin, dass:

• Bei der freien Selbstregistrierung der Benutzer nach dem Klicken auf den Link direkt auf die Plattform zugreifen kann
• Bei der moderierten Selbstregistrierung der Benutzer nach dem Klicken auf den link noch von einem Administrator genehmigt werden muss, bevor er auf die Plattform zugreifen kann. Siehe Kapitel Ausstehende Benutzer.

Bestätigungs-E-Mail deaktiviert

Wenn Sie die Bestätigungs-E-Mail deaktivieren, müssen Benutzer, die sich selbst registrieren, nicht auf einen Link klicken, um den Registrierungsvorgang abzuschließen. Wenn im Selbstregistrierungsformular jedoch kein Kennwort festgelegt wurde, erhalten sie noch eine E-Mail mit einem vorläufigen Kennwort:

E-Mails mit vorläufigem Kennwort  (nur gesendet, wenn im Registrierungsformular kein Kennwort festgelegt ist, wenn die Bestätigungslink-E-Mail nicht gesendet wurde)
Freie Selbstregistrierung	Moderierte Selbstregistrierung

→ Beachten Sie, dass bei deaktiviertem E-Mail-Bestätigungslink für die Benutzer, die im vollständigen Registrierungsformular ein Kennwort festgelegt haben, überhaupt keine E-Mail versendet wird.

Bitte beachten : Die hier beschriebenen E-Mails mit Bestätigungslink und vorläufigem Kennwort sind integriert und hängen nicht von der Konfiguration von Benachrichtigungen ab. Ihre Texte können mit der Sprachverwaltung (Modul Register) angepasst werden.

• Diese E-Mails werden von der Adresse gesendet, die im Feld E-Mail-Sendeadresse für Registrierungen, vergessene Kennwörter und Hintergrundjobs konfiguriert wurde. Stellen Sie sicher, dass die Adresse richtig konfiguriert ist, um eine zuverlässige Zustellung der E-Mails zu gewährleisten.

Der Zweck dieser integrierten E-Mails besteht darin, den Kontoerstellungsvorgang abzuwickeln (Versand eines Links zum Anklicken und/oder eines vorläufigen Kennworts).

In den meisten Fällen möchten Sie auch eine Willkommensbenachrichtigungs-E-Mail konfigurieren, um Benutzer beispielsweise darüber zu informieren, dass ihre Registrierung genehmigt wurde, oder um zu bestätigen, dass das Konto erfolgreich erstellt wurde. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Benachrichtigungen für die Selbstregistrierung.

Limit, in Stunden, bis zum Ablauf von Anfragen

Diese Einstellung gilt nur, wenn Sie die Option Bestätigungs-E-Mail bei Selbstregistrierung senden aktiviert haben. Sie legt fest, wie lange der Bestätigungslink in der E-Mail gültig bleibt. 

E-Mail-Sendeadresse für Registrierungen, vergessene Kennwörter und Hintergrundjobs

Dies ist die E-Mail-Adresse, die zum Versenden des Bestätigungslinks und der E-Mails mit dem vorläufigen Kennwort zur Verwaltung von Selbstregistrierungen verwendet wird. 

• Sie wird auch verwendet, um Benutzern das Zurücksetzen des Kennworts zu ermöglichen, sowie für die Versendung der geplanten benutzerdefinierten Berichte. So müssen Sie immer diesen E-Mail-Absender konfigurieren, auch wenn Sie die Selbstregistrierung nicht verwenden.
• Um sicherzustellen, dass die E-Mails korrekt zugestellt werden, müssen die Absenderadresse und ihre Domain (der Teil nach dem @) in der Plattform konfiguriert werden, wie im Artikel Konfigurieren von E-Mail-Domains beschrieben. Andernfalls kann die E-Mail im Spam-Ordner des Empfängers landen.

Optionen (Vor- und Nachname erforderlich)

Diese Einstellung legt fest, ob die Felder für den Vor- und Nachnamen im Selbstregistrierungsformular erforderlich oder optional sind.

• Diese Einstellung gilt nicht, wenn Sie die Option der Schnellregistrierung auswählen. Sie gilt auch nicht für Benutzer, die von einem Administrator erstellt wurden.
• Diese Einstellung gilt jedoch für Benutzerkonten, die mittels SSO-Bereitstellung erstellt wurden.

Nutzung eines Registrierungscodes

Legen Sie fest, ob Sie Registrierungscodes verwenden möchten. Registrierungscodes können verwendet werden, wenn Sie ein Organigramm eingerichtet haben. Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden Benutzer aufgefordert, einen Zweigcode manuell einzugeben oder einen Zweignamen aus einer Dropdown-Liste auszuwählen (bitte beachten Sie, dass nur Zweige mit einem Zweigcode in der Dropdown-Liste der Zweignamen aufgeführt werden), wenn sie sich auf der Plattform selbst registrieren, damit sie direkt dem ausgewählten Zweig zugewiesen werden.

Wenn Sie die Option markieren, eine Kombination aus einem Zweigcode und einem Kurscode anzufordern, müssen Sie den Kurscode im Menü Eigenschaften des Kurses – Registerkarte Einschreibungsoptionen – Abschnitt Einschreibungscode definieren. Beachten Sie bitte, dass diese Option nur verfügbar ist, wenn die Einschreibungscodes-App auf Ihrer Plattform aktiv ist. Durch Markieren dieser Option wird ein Benutzer, wenn er die kombinierten Codes eingibt, direkt in den Unterzweig registriert und in den Kurs oder die Lernpläne eingeschrieben, die dem Kurscode zugewiesen sind.

Wenn Sie die Option zur freien Selbstregistrierung für eine bestimmte Domain mithilfe der Extended Enterprise-App eingerichtet haben, wird der Benutzer im Organigramm automatisch dem bestimmten Zweig (oder Unterzweig) dieser Domain zugewiesen. Wenn Sie beim Konfigurieren des Abschnitts Nutzung eines Registrierungscodes für eine bestimmte Domain die Option Einen vom Benutzer aus einer Liste in einem Dropdown-Menü ausgewählten Zweignamen anfordern markiert haben, können Benutzer bei der Registrierung auf der Anmeldeseite dieser bestimmten Subdomain nur die mit den Zweigen der Domain verknüpften Zweigennamen in der Dropdown-Liste sehen. Denken Sie daran, dass in der Dropdown-Liste nur die Namen von Zweigen mit zugewiesenem Zweigcode angezeigt werden.

Die Optionen zur Nutzung eines Registrierungscodes werden nicht berücksichtigt, wenn Sie die Schnellregistrierung aktivieren. Benutzer müssen bei der Selbstregistrierung keinen Zweigcode auswählen, und sie werden automatisch dem Stammzweig zugewiesen. Superadmins (oder Power User mit erteilten Berechtigungen) müssen Benutzer nach ihrer Registrierung manuell dem zugehörigen Zweig zuweisen.

• Wenn Sie spezifische Informationen für die Benutzer hinzufügen möchten, die sich selbst registrieren, können Sie den Text Beginnen Sie Ihre neue Lernerfahrung, indem Sie einfach dieses Formular ausfüllen in der Sprachverwaltung Ihrer Plattform bearbeiten. Auf diese Weise können Sie einen standardmäßigen obligatorischen Zweigcode hinzufügen, der während der Registrierung in das spezifische Feld eingefügt wird, um den Benutzern bei der Erstellung einen bestimmten Zweig zuzuweisen. Auf diese Weise werden alle neuen Benutzer innerhalb dieses Zweigs erstellt und es ist später einfacher, sie dem gewünschten Zweig neu zuzuweisen. Es ist auch möglich, je nach Bedarf weitere Kontaktinformationen hinzuzufügen.

Domains einschränken

Sie können die Selbstregistrierung von Benutzern auf der Plattform auf bestimmte E-Mail-Domains beschränken. Die Abonnements von Benutzern, die sich mit einer E-Mail mit einer anderen Domain registrieren, werden automatisch abgelehnt. Definieren Sie die Domains, die sich frei selbst registrieren dürfen, indem Sie Ihre Liste in den Abschnitt Domains einschränken einfügen.

Wenn ein Benutzer versucht, sich auf der Plattform mit einer nicht in der Liste eingetragenen Domain zu registrieren, zeigt das System automatisch eine Fehlermeldung an.

Benachrichtigungen für die Selbstregistrierung

Während der Selbstregistrierung können einige integrierte E-Mails wie durch die Einstellungen der Bestätigungs-E-Mail bei der Selbstregistrierung und die Art der Selbstregistrierung bestimmt gesendet werden. Der Zweck dieser besteht jedoch darin, bei Bedarf Bestätigungslinks zum Anklicken und/oder vorläufige Kennwörter bereitzustellen. In den meisten Fällen müssen Sie auch Benachrichtigungen konfigurieren, die sich auf die Selbstregistrierung beziehen.

Benutzer wurde erstellt (bestätigte Registrierung)

Für alle Arten der Selbstregistrierung wird dringend empfohlen, die Benachrichtigung Benutzer wurde erstellt (bestätigte Registrierung) zu konfigurieren. Diese wird versendet:

• Bei der freien Selbstregistrierung, sobald der Benutzer auf den Bestätigungslink klickt (falls erforderlich); andernfalls sobald der Benutzer das Registrierungsformular ausfüllt.
  → sie wird auch versendet, wenn ein Benutzer nicht auf den Bestätigungslink klick, aber dennoch unter den ausstehenden Benutzern genehmigt wird
• Bei der moderierten Selbstregistrierung, sobald die Anfrage in der Liste der ausstehenden Benutzer genehmigt wird.

Es kann sinnvoll sein, dieser Benachrichtigung den Shortcode [Benutzerkennwort] hinzuzufügen. Dadurch erhalten Benutzer einen Link, auf den sie klicken können, um ihr Kennwort zurückzusetzen/zu aktualisieren. Dies kann beispielsweise erforderlich sein, wenn sie das bei der Selbstregistrierung festgelegte Kennwort vergessen haben oder wenn sie das per E-Mail erhaltene vorläufige Kennwort ändern möchten.

Der Benutzer wartet darauf, in der Plattform genehmigt zu werden

Darüber hinaus gilt bei Verwendung der moderierten Selbstregistrierung:

• Es wird empfohlen, die Benachrichtigung Der Benutzer wartet darauf, in der Plattform-Mitgliedschaft genehmigt zu werden so zu konfigurieren, dass der Administrator über Registrierungsanforderungen informiert wird, die für ausstehende Benutzer genehmigt werden müssen.

SSO-Bereitstellung und Registrierungseinstellungen

Die meisten Einstellungen auf der Seite Erweiterte Einstellungen > Selbstregistrierung gelten nur für die Erstellung von Konten mithilfe des plattformeigenen Registrierungsformulars und haben keine Auswirkungen auf Konten, die über SSO-Bereitstellung/-Beschaffung erstellt wurden.

Wenn Sie beispielsweise Registrierungstyp = Nur durch Administrator einstellen, aber die SSO-Bereitstellung so eingerichtet haben, dass die Erstellung eines Kontos möglich ist, kann sich ein Benutzer dennoch über seinen SSO-Anbieter selbst registrieren und das Registrierungsformular der Plattform umgehen.

Die Option Vorname und Nachname erforderlich gilt jedoch auch für die SSO-Bereitstellung. Wenn Vorname und Nachname für die Erstellung eines Kontos erforderlich sind, müssen Sie diese Felder in der SSO-Konfiguration bereitstellen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Allgemeine Hinweise zur SSO-Konfiguration > Bereitstellung von Benutzern.