Status der Benutzerkonten

Einführung

In diesem Artikel werden die Status beschrieben, die ein Benutzerkonto auf Plattformebene haben kann: Aktiviert, Deaktiviert oder Abgelaufen. Diese Status gelten für alle Benutzerkonten, unabhängig von der Ebene oder Rolle (Power User, Lernender, Lehrer, Manager usw.).

➣ Informationen zu den zum Anzeigen oder Verwalten von Kontenstatus erforderlichen Berechtigungen finden Sie im Kapitel Berechtigungen.

Status der Benutzerkonten auf der Plattform

Der Status eines Benutzerkontos auf der Plattform ist auf der Seite Benutzerverwaltung sichtbar. Um darauf zuzugreifen, wählen Sie das Admin-Menü > E-Learning > Benutzer aus.

Hier, in der Benutzerliste, zeigt die Spalte Status den Status des Benutzers an:

• Aktiviert (Kreis mit Häkchen). Dies bedeutet, dass der Benutzer Zugriff auf die Plattform hat. 
• Deaktiviert (ausgegrauter Kreis). Dies bedeutet, dass der Benutzer vorhanden ist, aber keinen Zugriff auf die Plattform hat. Falls er versucht, darauf zuzugreifen, wird eine Fehlermeldung auf der Anmeldeseite angezeigt.
• Abgelaufen (Warndreieck). Der Benutzer hat sein Ablaufdatum erreicht, falls ein solches festgelegt wurde. Abgelaufene Benutzer sind zwar weiterhin vorhanden, aber haben keinen Zugriff auf die Plattform. 

Tipp: „Aktivierte“ Benutzer sind nicht dasselbe wie „aktive“ Benutzer, die zu Abrechnungszwecken berechnet werden. Weitere Informationen zu den aktiven Benutzern finden Sie im Artikel zum Nutzungs-Dashboard.

Benutzer aktivieren bzw. deaktivieren

Sie können den Status eines Benutzers manuell zwischen aktiviert/deaktiviert umschalten, indem Sie auf das Symbol in der Spalte Status klicken.

Sie können Benutzer auch massiv aktivieren/deaktivieren:

1. Wählen Sie die Kontrollkästchen neben den Benutzern, deren Status Sie ändern möchten, aus. 
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktion auswählen unten rechts, wählen Sie Status aus und dann entweder Aktivieren oder Deaktivieren.

➣ Um Benutzer über CSV massiv zu aktivieren bzw. deaktivieren, lesen Sie den Artikel zum Importieren und Verwalten von Benutzern über CSV-Dateien. 

Bitte beachten: Wenn Sie einen Benutzer deaktivieren, während er bei der Plattform angemeldet ist, wird er automatisch abgemeldet, wenn er das nächste Mal eine Aktion auf der Plattform durchführt, und kann sich daraufhin nicht mehr anmelden.
Sie können den Status eines abgelaufenen Benutzers nicht ändern.

Bitte beachten Sie Folgendes:

• Die Daten eines deaktivierten Benutzers werden nicht von der Plattform gelöscht. Dadurch sind sie noch verfügbar, falls der Benutzer später erneut aktiviert wird.
• Beim Erstellen eines neuen Benutzers muss der neue Benutzer wie hier beschrieben manuell aktiviert werden, wenn die Option Benutzer am Ende des Erstellungsprozesses aktivieren nicht festgelegt ist.
• Durch die Deaktivierung von Benutzern werden diese nicht automatisch von den zugewiesenen Kursen und Lernplänen abgemeldet. Sie können sie von den Schulungen, in die sie eingeschrieben sind, über die API in den Bereichen Kursverwaltung oder Lernpläne abmelden.

Ablauf von Benutzern

Die Spalte Ablauf zeigt, ob für einen Benutzer ein Ablaufdatum festgelegt ist. Nach Erreichen dieses Datums kann sich der Benutzer nicht mehr bei der Plattform anmelden. Wenn er zum Zeitpunkt des Ablaufs bei der Plattform angemeldet ist, wird er automatisch abgemeldet, wenn er das nächste Mal eine Aktion auf der Plattform durchführt. Abgelaufene Benutzer werden in der Spalte Status mit einem Dreiecksymbol gekennzeichnet.

• Der Benutzer wird um Mitternacht UTC-Zeit am ausgewählten Datum als abgelaufen gesetzt. Wenn das Ablaufdatum beispielsweise der 17-Mai-2024 ist, kann der Benutzer bis zum 17-Mai-2024 23:59:59 UTC auf die Plattform zugreifen.

Wenn ein Benutzer abgelaufen ist, werden seine Daten nicht von der Plattform gelöscht. Dadurch sind sie noch verfügbar, wenn sein Ablaufdatum geändert oder entfernt wird.

Ablaufdatum setzen oder ändern:

1. Klicken Sie auf der Zeile des Benutzers auf das Ellipsensymbol und wählen Sie Bearbeiten aus.
2. Im Bereich Benutzer bearbeiten > Allgemeine Informationen, klicken Sie unter Benutzerstatus auf das Feld Ablauf.
3. Wählen Sie dann im Kalender das Datum aus, an dem dieser Benutzer deaktiviert werden soll (um Mitternacht UTC-Zeit), und klicken Sie auf Datum setzen.
   → Das von Ihnen gesetzte Ablaufdatum erscheint dann in der Spalte Ablauf auf der Benutzerliste.
   

Hinweis zu Zeitzonen:

Der Ablauf findet immer um Mitternacht UTC-Zeit statt, auch wenn die Plattform oder der Benutzer in einer anderen Zeitzone sind. Zum Beispiel:

• Für einen Benutzer in der Zeitzone UTC +04:00 findet der Ablauf tatsächlich vier Stunden nach der Mitternacht statt, also am folgenden Tag zu demjenigen, der eingestellt wurde.
• Für einen Benutzer in der Zeitzone UTC-03:00 findet der Ablauf tatsächlich drei Stunden vor der Mitternacht statt, also um 21 Uhr desselben Tages.

Ablauf und Aktivierung/Deaktivierung:

Wenn ein Benutzer abgelaufen ist, kann sein Status (aktiviert/deaktiviert) nicht mehr geändert werden.

Dazu müssen Sie zuerst den Benutzer bearbeiten und entweder ein Ablaufdatum in der Zukunft setzen oder das Ablaufdatum entfernen.

→ Wenn Sie dies tun, ist der Benutzer nicht mehr abgelaufen (graues Dreieck), und sein Status (aktiviert/deaktiviert) kehrt zu dem ursprünglichen Status vor dem Ablauf zurück. 
Wenn ein Benutzer beispielsweise deaktiviert wird und danach auch abläuft, ist er nach Entfernen des Ablaufdatums immer noch deaktiviert. 

Die Benutzerliste nach Status filtern

1. Klicken Sie auf das Filtersymbol in der oberen linken Ecke, um den Filterbereich zu öffnen.
2. Klicken Sie dann auf Filter hinzufügen und wählen Sie Status aus.
3. Setzen Sie den Filter entweder auf Ist - Aktiv (um nur aktivierte Benutzer anzuzeigen) oder Ist nicht - Aktiv (um nur deaktivierte Benutzer anzuzeigen) und klicken Sie dann auf Bestätigen.

Beachten Sie, dass dieser Filter auch abgelaufene Benutzer enthält, je nach dem jeweiligen Status (Aktiviert oder Deaktiviert) zum Zeitpunkt des Ablaufs.

Berechtigungen

Power User mit den Berechtigungen Benutzer/Anzeigen und Benutzer/Bearbeiten können auf der Benutzerverwaltungsseite den Kontostatus der ihnen zugewiesenen Benutzer ansehen und ändern. Dazu gehören das Aktivieren/Deaktivieren von Benutzern sowie das Festlegen oder Ändern von Ablaufdaten.

Beachten Sie, dass die Berechtigung Benutzer/Bearbeiten für die Aktivierung/Deaktivierung von Benutzerkonten ausreichend ist. Die Berechtigung Benutzer/Kann Benutzer aktivieren ist nicht erforderlich. Weitere Informationen finden Sie im Artikel über Power User-Berechtigungen.