Einführung
Als Superadmin oder Power User mit den erforderlichen Berechtigungen verwalten Sie Benutzer auf der Plattform, von der Erstellung bis zur täglichen Verwaltung, die das Bearbeiten, Zuweisen/Verschieben von Benutzern zu Gruppen und Zweigen, das Verwalten von Teams usw. umfasst. Sie können Benutzer einzeln verwalten, aber es kann sinnvoll sein, Massenaktionen zu verwenden, um Zeit zu sparen und das Fehlerrisiko zu verringern.
Dieser Artikel stellt alle Massenaktionen vor, die im Bereich Benutzer Ihrer Plattform verfügbar sind. Massenaktionen für die Benutzerverwaltung sind auch für die Funktion Mein Team für Superadmins und Manager verfügbar. Erfahren Sie mehr über die Benutzerverwaltung auf der Plattform.
Bitte beachten: Der Prozess zum Hinzufügen oder Ändern von Gruppenmitgliedschaften basiert auf den Ereignissen der Plattform. Dieser Prozess analysiert ständig die Plattformereignisse, um zu verstehen, ob es Benutzer gibt, die zu Gruppen hinzugefügt oder aus ihnen entfernt werden müssen, basierend auf diesen Ereignissen. Daher wird jede Benutzeränderung, die Gruppenänderungen beinhaltet, asynchron verarbeitet und die Aktualisierung kann sich um bis zu einer Stunde verzögern.
Massenauswahl von Benutzern
Um mehrere Benutzer mit einer einzigen Massenaktion zu verwalten, melden Sie sich als Superadmin bei der Plattform an und greifen Sie dann über das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke der Plattform auf das Admin-Menü zu. Klicken Sie im Abschnitt E-Learning auf Benutzer. Sobald Sie sich auf der Hauptseite Benutzer befinden, können Sie mehrere Benutzer auswählen, indem Sie die Kontrollkästchen neben den Benutzernamen aktivieren oder das Kontrollkästchen in der obersten Zeile anklicken, um alle Benutzer auf der aktuell angezeigten Seite auszuwählen.
Bitte beachten: Um alle Benutzer der Plattform auszuwählen, und nicht nur die auf der Seite angezeigten Benutzer, klicken Sie unten auf der angezeigten Seite auf die Schaltfläche Alle auswählen, die angezeigt wird, wenn mindestens ein Benutzer ausgewählt ist.
Nachdem Sie die gewünschten Benutzer ausgewählt haben, klicken Sie unten rechts auf der Seite auf Aktion auswählen. Oberhalb dieser Schaltfläche wird ein Dropdown-Menü angezeigt, in dem Sie die Aktion auswählen können, die für die ausgewählten Benutzer ausgeführt werden soll. Einzelheiten zu den einzelnen Optionen finden Sie im folgenden Abschnitt.
Massenaktionen für die Benutzerverwaltung
Wenn Sie mindestens einen Benutzer ausgewählt haben, können Sie auf die Schaltfläche Aktion auswählen unterhalb der Tabelle Alle Benutzer klicken und eine der Massenaktionen auswählen, die für die ausgewählten Benutzer angeboten werden:
Zweige → Zum Zweig hinzufügen
Mit dieser Option können Sie die ausgewählten Benutzer einem bestimmten Zweig des Organigramms hinzufügen. Wählen Sie im Slideout-Bedienfeld den Zweig aus, in dem Sie die ausgewählten Benutzer platzieren möchten, und klicken Sie auf Bestätigen. Vermeiden Sie es, einen Benutzer in mehreren Zweigen zu platzieren, da dies die Benutzerverwaltung und die Benutzererfahrung oft komplizierter machen kann (d.h. es können mehrere Benachrichtigungen für sie ausgelöst werden). Anstatt einen Benutzer in zwei oder mehr Zweigen zu platzieren, können Sie ihn in einen Zweig und dann in mehreren Gruppen platzieren.
Zweige → In anderen Zweig verschieben
Mit dieser Option können Sie die ausgewählten Benutzer in einen anderen Zweig verschieben. Wählen Sie im Slideout-Bedienfeld den Zweig aus, in dem Sie die ausgewählten Benutzer platzieren möchten, und klicken Sie auf Bestätigen. Alle ausgewählten Benutzer werden dann in den neu ausgewählten Zweig verschoben.
Bitte beachten: wenn Sie Ihre Plattform nach dem 21. Oktober 2019 aktiviert haben, dürfen Sie keine Benutzer zu anderen Zweigen verschieben, sodass diese Option nicht sichtbar ist.
Zweige → Aus dem Zweig entfernen
Mit dieser Option können Sie ausgewählte Benutzer aus dem Zweig entfernen, zu dem sie gehören. Wählen Sie im Slideout-Bedienfeld den Zweig aus, aus dem Sie die ausgewählten Benutzer entfernen möchten, und klicken Sie auf Bestätigen. Stellen Sie sicher, dass alle ausgewählten Benutzer demselben Zweig angehören. Bitte beachten Sie, dass Sie keine Benutzer aus dem Stammzweig entfernen können.
Exportieren → Als CSV oder XLS exportieren
Mit diesen Optionen können Sie eine Liste von ausgewählten Benutzern im XLS- oder CSV-Format exportieren. Wählen Sie den gewünschten Exporttyp aus. Danach, wählen Sie im Slideout-Bedienfeld das Trennzeichen aus (nur für den CSV-Export) und legen Sie fest, ob die Spaltennamen in der ersten Zeile der Datei enthalten sein sollen.
Verwenden Sie dann die Kontrollkästchen, um die Benutzerfelder, die Sie in die Datei aufnehmen möchten, auszuwählen. Sie können aus den Standardfeldern sowie aus den von Ihnen erstellten oder importierten zusätzlichen Feldern auswählen. Bitte beachten Sie, dass das Feld Benutzername immer in der Liste enthalten ist. Dieses Feld ist standardmäßig ausgewählt und kann nicht deaktiviert werden. Sie können auch Informationen über die Zweige einbeziehen, denen die Benutzer angehören. Beachten Sie beim Hinzufügen von Zweiginformationen im Export Folgendes:
- Der Zweigname und der Zweigname-Pfad werden immer in der Standardsprache der Plattform exportiert, da sie nicht immer eine Übersetzung in die vom Benutzer ausgewählte Sprache haben.
- Wenn Benutzer keinem Zweig zugewiesen sind, werden sie implizit dem Stammzweig zugewiesen, und die Zweig-ID und alle anderen Werte, die sich auf den Stammzweig beziehen (ID, Name, Code usw.), werden in der Exportdatei nicht weitergeleitet.
- Wenn Sie Ihre Plattform vor dem 21. Oktober 2019 aktiviert haben, können Ihre Benutzer mehr als einem Zweig angehören. In diesem Fall werden die verschiedenen Zweige getrennt durch das Symbol | in den Export aufgenommen.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unten auf die Schaltfläche Als CSV-Datei exportieren oder Als XLS-Datei exportieren. Das Herunterladen Ihrer Datei beginnt automatisch. Bitte beachten Sie, dass beim CSV-Export die Daten im UTC-Format exportiert werden.
Wenn Sie mehr als 250 Benutzer auswählen, wird der Export als Hintergrundjob ausgeführt.
Manager-Berechtigung erteilen
Wenn diese Option ausgewählt wird, wird die Option Dieser Benutzer verwaltet ein Team in den Profilen der ausgewählten Benutzer aktiviert. Erfahren Sie mehr über die Konfiguration von Managern.
Fähigkeitsprofile zurücksetzen
Wenn Sie die Fähigkeitenverwaltung verwenden, um die Fähigkeiten Ihrer Benutzer zu verwalten, verwenden Sie diese Option, um die mit den Benutzerprofilen verknüpften Fähigkeiten zurückzusetzen.
Aktivierungsbenachrichtigung senden
Mit dieser Option können Sie die Benachrichtigung Benutzer wurde (vom Administrator) erstellt an alle ausgewählten Benutzer senden. Bitte beachten Sie, dass diese Benachrichtigung bereits in der Benachrichtigungs-App aktiviert und konfiguriert sein muss. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Senden einer Benachrichtigung an neue Benutzer des Artikels zur Benutzerverwaltung.
Status → Aktivieren
Wenn ein Benutzer zuvor deaktiviert war, können Sie ihn wieder aktivieren. Mit dieser Aktion werden alle ausgewählten Benutzer aktiviert. Wenn Sie mehr als 250 Benutzer auswählen, wird die Aktivierung mit einem Hintergrundjob durchgeführt. Weitere Informationen zum Status der Benutzer.
Hinweis: Um eine reibungslose Zustellung der Benachrichtigungen zu gewährleisten, wählen Sie für die Aktion „Aktivierungsbenachrichtigung senden“ maximal 1000 Benutzer gleichzeitig aus.
Hinweis: Die Aktion „Aktivierungsbenachrichtigung senden“ steht nur Superadmin zur Verfügung.
Status → Deaktivieren
Mit dieser Aktion können Sie die ausgewählten Benutzerprofile deaktivieren. Wenn Sie mehr als 250 Benutzer auswählen, wird die Deaktivierung mit einem Hintergrundjob durchgeführt. Weitere Informationen zum Status der Benutzer.
Bitte beachten: Sie können Benutzer auch per CSV-Datei importieren, aktivieren und deaktivieren.
Bearbeiten
Wählen Sie diese Option, um ein Slideout-Bedienfeld anzuzeigen, mit dem Sie bestimmte Benutzerfelder massenhaft ändern können, wie z.B.: Kennwort, E-Mail-Validierungsstatus, Benutzerablaufdatum, Spracheinstellung, Benutzerrolle und direkter Manager sowie zusätzliche Felder.
Löschen
Mit dieser Aktion können Sie die ausgewählten Benutzer dauerhaft löschen. Bitte beachten Sie, dass dieser Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann und dass Sie auch alle Assets löschen, die der Benutzer auf die Plattform hochgeladen hat. Seien Sie vorsichtig, wenn Sie diese Option verwenden.