Einführung
In Ihrer Plattform können Sie einen Newsletter direkt vom Superadmin an Plattformbenutzer senden. Newsletter können Details zu bevorstehenden Veranstaltungen, neue Schulungsunterlagen und Katalogen oder alles andere enthalten, was Sie möglicherweise Ihren Benutzern mitteilen müssen. Als Superadmin können Sie wählen, ob Sie Ihre Newsletter an alle Ihre Benutzer auf Ihrer Plattform oder an bestimmte Gruppen und Zweige Ihres Organigramms senden möchten. Dieser Artikel gibt Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen und Verwalten von Newslettern auf Ihrer Plattform.
Bitte beachten Sie, dass die Newsletter-Funktion in Testversionen nicht verfügbar ist.
Anforderungen und Beschränkungen
Um ein gutes Leistungsniveau und angemessene Versandzeiten zu gewährleisten, wird empfohlen, beim Versand eines Newsletters maximal 1.000 Empfänger auszuwählen. Beim Versand eines Newsletters benötigt die Plattform Zeit, um den Versand zu verarbeiten, zusätzlich zu der Zeit, die der SMTP-Absender und der SMTP-Empfänger benötigen. Die für den Abschluss der Aktion benötigte Zeit und das Risiko, dass der Newsletter als Spam eingestuft wird, wird auch von der Anzahl der Empfänger beeinflusst. Je mehr Empfänger, desto länger dauert es, bis der Newsletter versandt wird, und desto höher ist das Risiko, als Spam eingestuft zu werden. Die durchschnittliche Versandzeit für einen Newsletter, der an 1.000 Empfänger verschickt wird, beträgt 180 Minuten, wobei dies nicht garantiert werden kann, da einige Schritte mit externen Systemen verbunden sind.
Erstellen eines Newsletters
Melden Sie sich als Superadmin bei Ihrer Plattform an. Rufen Sie dann das Admin-Menü auf, indem Sie mit der Maus über das Zahnradsymbol fahren. Wählen Sie dann im Bereich E-Learning den Punkt Newsletter aus. Jetzt können Sie Ihren Newsletter erstellen.
Beginnen Sie, indem Sie oben auf der Seite im Abschnitt Empfänger auf die Schaltfläche Hinzufügen klicken. Verwenden Sie im Pop-Up-Fenster Empfänger die Registerkarten auf der linken Seite des Felds, um festzulegen, ob Sie bestimmte Benutzer, Zweige oder Gruppen auswählen möchten. Sie können auch die Suchleiste oben im Feld verwenden, um nach bestimmten Benutzern, Zweigen oder Gruppen zu suchen. Kennzeichnen Sie Ihre Empfänger einfach mit dem Häkchen neben den Namen und drücken Sie dann Bestätigen.
Bitte beachten: Wenn Sie Zweige von Benutzern Ihres Organigramms auswählen, um einen Newsletter zu senden, beachten Sie bitte, dass Sie zur einfacheren und schnelleren Auswahl von Zweigen ein Texteingabefeld sehen, in das Sie Zweignamen eingeben können, statt einer Liste mit Zweigen, die Sie auswählen können, wenn Sie mehr als 1.000 Zweige in Ihrer Plattform haben.
Jetzt können Sie im Abschnitt Inaktive Benutzer die Option markieren, um gesperrte Benutzer von der Liste der Newsletter-Empfänger auszuschließen. Wenn Sie also Gruppen oder Zweige für den Erhalt eines Newsletters gekennzeichnet haben und es innerhalb dieser Gruppen oder Zweige gesperrte Benutzer gibt, erhalten diese Benutzer den Newsletter nicht. Geben Sie dann an, wie Sie Ihren Newsletter liefern möchten: per E-Mail, im Benachrichtigungsbereich des Benutzers oder sowohl per E-Mail als auch im Benachrichtigungsbereich des Benutzers.
Als nächstes fügen Sie die E-Mail, von der aus Sie den Newsletter versenden möchten, in das entsprechende Textfeld ein.
→ Die Absender-Adresse muss eine richtig konfigurierte Email-Domain verwenden.
Geben Sie dann den Titel und den Text Ihres Newsletters ein. Sie können den Text mithilfe der Symbolleiste oben im Textfeld bearbeiten und mithilfe der Fotoschaltfläche Fotos in den Text einfügen. Bitte beachten Sie, dass Emojis derzeit nicht unterstützt werden.
Wenn nötig können Sie die < > (Quelltext)-Schaltfläche der Symbolleiste verwenden, um das HTML Ihrer Nachricht direkt einzugeben. Bitte beachten Sie, dass aus Sicherheitsgründen der Code zwischen den Tags <style> und </style> automatisch entfernt wird, wenn der Newsletter versendet wird. Dementsprechend muss jede Formatierung inline erfolgen, zum Beispiel:
<p style="color: blue; font-size: 16px; font-weight: bold;">Dieser Text wurde mit Inline-Styling versehen.</p>
Bei Bedarf können Sie auch eine Datei in Ihren Newsletter hochladen. Akzeptierte Dateitypen sind DOC, XLS, PPT, JPG, GIF, PNG, TXT, DOCX, PPTX, XLSX, PDF, FLV, ODS, ODT, ODP und CSV. Die maximal zulässige Dateigröße für Anhänge beträgt 5 MB, während die maximale E-Mail-Größe (Anhänge + Text/HTML) 10 MB nicht überschreiten darf.
Anhänge erscheinen nicht in Newslettern, die über den Benachrichtigungsbereich des Benutzers empfangen werden. Sie werden jedoch in E-Mails angezeigt. Wenn Sie einen Anhang mit Ihrem Newsletter versenden müssen, sollten Sie den Newsletter mit einer der beiden Optionen per E-Mail versenden.
Wenn Sie mit der Erstellung des Newsletters fertig sind und er zum Versenden bereit ist, klicken Sie auf Senden. Sie erhalten von Ihrer Plattform eine Bestätigung, dass Ihre Benachrichtigung gesendet wurde. Ihre Benutzer erhalten den Newsletter dann per E-Mail oder in ihrem Benachrichtigungsbereich.
Überprüfen von Newslettern im Benachrichtigungsbereich eines Benutzers
Sobald sich Benutzer bei ihren Plattformen angemeldet haben, sehen sie, dass das Glockensymbol oben auf dem Bildschirm eine kleine Zahl in der Ecke hat, die angibt, wie viele Benachrichtigungen darauf warten, geöffnet zu werden. Wenn der Benutzer auf das Glockensymbol klickt, wird eine Dropdown-Liste angezeigt, die eine Vorschau der neuesten Benachrichtigungen des Benutzers anzeigt.
Der Benutzer sollte den Titel des Newsletters drücken, dann erscheint der Newsletter in einem Pop-Up-Fenster.
Verwalten der E-Mail-Einstellungen für Newsletter
Bei Bedarf können Sie verwalten, wie viele Benachrichtigungen gleichzeitig gesendet werden. Dies ist nützlich, wenn Sie eine große Menge an Newslettern versenden oder wenn Ihr E-Mail-Server bestimmte Richtlinien hat. Rufen Sie dazu das Admin-Menü auf, indem Sie mit der Maus über das Zahnradsymbol fahren. Drücken Sie dann im Bereich Einstellungen auf das Element Erweiterte Einstellungen. Sobald Sie sich auf der Seite Erweiterte Einstellungen befinden, wählen Sie auf der linken Seite die Registerkarte Erweiterte Optionen aus.
Im Abschnitt Newsletter können Sie festlegen, wie viele Newsletter in einem Block versendet werden. Dieser Parameter ist standardmäßig auf 50 eingestellt, wenn Sie ihn leer lassen, wird er auf seinen Standardwert zurückgesetzt.
Darunter können Sie entscheiden, wie viele Sekunden das System zwischen dem Versand der Newsletter-Blöcke warten soll. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie unten auf der Registerkarte auf Speichern.