Gestire l'archivio centrale

Introduzione

L'archivio centrale è un'area centralizzata che consente ai Superadmin e ai Power User di archiviare, organizzare e gestire i materiali didattici utilizzati in piattaforma e di assegnarli ai corsi.

Centralizzare i materiali didattici in un archivio consente di accedere, recuperare e condividere facilmente i materiali tra corsi. Garantisce inoltre che tutti gli studenti abbiano accesso agli stessi contenuti aggiornati, contribuendo a mantenere elevata la qualità degli standard di formazione. Inoltre, il tracciamento dei materiali didattici è condiviso tra tutti i corsi in cui sono inseriti.

Mantenere i materiali didattici nell'archivio centrale permette di risparmiare tempo e risorse, eliminando la necessità di duplicare gli sforzi per creare e archiviare i materiali didattici in più sedi.

Requisiti e limitazioni

I Power User possono accedere e gestire l'archivio centrale e il suo contenuto in base ai permessi assegnati al loro profilo e alle cartelle a loro assegnate come risorse. Se non si assegnano cartelle a un Power User che ha il permesso di gestire l'archivio centrale, il Power User non vedrà la voce di menu Archivio centrale nonostante i permessi. Per ulteriori informazioni sui permessi dei Power User per l'archivio centrale, consultare il capitolo Permessi per le cartelle dell'archivio centrale dell'articolo della knowledge base sui permessi dei Power User.
Gli istruttori non possono accedere all'archivio centrale.
Non è possibile gestire incarichi e checklist nell'archivio centrale, ma solo a livello di corso.

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Ulteriori informazioni sull'archivio centrale? Segui il corso, Using the Central Repository (si apre in una nuova tab) su DoceboU!

Accedere all'archivio centrale

Per accedere all'archivio centrale, connettersi come Superadmin o Power User con i relativi permessi e accedere al Menu amministrazione dall'icona ingranaggio in alto a destra. Nella sezione E-learning selezionare Archivio centrale.

La tabella della pagina principale dell'archivio centrale elenca tutti i materiali didattici disponibili e il pannello Cartelle mostra le cartelle create per organizzare i contenuti.

Cliccare Filtri sul lato sinistro della tabella e utilizzare le opzioni disponibili per filtrare il materiale didattico utilizzando i filtri disponibili. Cliccare Colonne per selezionare le colonne che si desidera includere nella tabella o cercare contenuti specifici digitando una parola chiave nell'area di ricerca.

Creare e gestire le cartelle

È importante organizzare i materiali didattici in cartelle per individuare e accedere rapidamente ai contenuti e per gestire la visibilità dei materiali didattici per i Power User assegnando loro le cartelle come risorse da gestire.

Per creare una nuova cartella, cliccare il pulsante più in alto a destra e selezionare l'opzione Nuova cartella. Nel pannello di destra, definire il nome e il codice della cartella, quindi selezionare una cartella di destinazione. È possibile tradurre il nome della cartella in più lingue cliccando sull'icona mondo nella parte superiore del pannello. Maggiori informazioni sull'uso dello strumento multilingue per creare contenuti multilingue. Cliccare Crea per finalizzare la creazione della cartella.

Non è possibile creare cartelle allo stesso livello della cartella principale che rappresenta la piattaforma e deve essere unica. È possibile organizzare le cartelle in un massimo di 15 livelli, con un massimo di 200 sottocartelle per cartella e per livello.

Per visualizzare la cartella appena creata, cliccare sul nome della cartella nel lato sinistro della tabella principale.

Da questo pannello, cliccare il menu ellipsis accanto al nome della cartella per eseguire le azioni che seguono:

Panoramica cartella: apre un pannello a destra che fornisce informazioni dettagliate sulla cartella selezionata, tra cui il nome, il codice, la cartella di appartenenza, il numero di sottocartelle, il numero di materiali didattici e, solo per i Superadmin, chi ha creato e modificato la cartella e quando. Spostarsi alla tab Cronologia per visualizzare la cronologia delle azioni eseguite sulla cartella.
Modifica: permette di modificare i dettagli della cartella.
Nuova sottocartella: permette di creare una sottocartella nella cartella selezionata.
Nuovo materiale didattico: permette di creare un nuovo materiale didattico nella cartella come descritto nel capitolo Aggiungere materiale didattico di questo articolo.
Elimina: permette di rimuovere la cartella dalla gerarchia. Non è possibile eliminare una cartella se contiene materiale didattico o sottocartelle. Questa opzione non è disponibile per la cartella principale.

Per visualizzare il materiale didattico all'interno di una cartella, cliccare sull'area Cartelle nel lato sinistro della pagina e selezionare la cartella.

Il toggle Mostra il contenuto delle sottocartelle è attivato per impostazione predefinita in fondo al pannello Cartelle. Disabilitarlo per non vedere i contenuti inclusi nelle sottocartelle della cartella selezionata.

Aggiungere materiale didattico

Per aggiungere nuovo materiale didattico all'archivio centrale, selezionare prima una cartella dal pannello di sinistra, quindi cliccare sul pulsante più in alto a destra e selezionare l'opzione Nuovo materiale didattico.

Selezionare il tipo di materiale didattico che si desidera aggiungere e cliccare Seleziona per procedere alla creazione secondo le istruzioni indicate negli articoli relativi ai materiali didattici:

Per sapere come creare una lezione IA, consultare l'articolo dedicato della knowledge base.

Una volta completato il processo di creazione del materiale didattico, si tornerà alla pagina principale dell'archivio centrale e il materiale didattico appena creato sarà visualizzato nella prima riga della tabella.

Aggiungere materiale didattico dal marketplace dei contenuti

Quando si integrano fornitori di contenuti del marketplace dei contenuti è possibile importarne i contenuti come materiale didattico nell'archivio centrale come descritto negli articoli dedicati:

I materiali didattici importati dai fornitori di contenuti sono considerati come qualsiasi altro materiale didattico nell'archivio centrale.

Includere la colonna Fornitore di contenuti nella tabella dell'archivio centrale per identificare i corsi provenienti dai fornitori di contenuti.

Nota sui contenuti di Docebo Content e Docebo Content Classic

Se si utilizza Docebo Content Classic in piattaforma, quando i contenuti della libreria di Docebo Content sono prossimi alla data di dismissione sono identificati dallo stato In scadenza mentre il contenuto già dismesso è identificato dallo stato Scaduto. In entrambi i casi, la colonna Data di scadenza mostra la data di dismissione. È possibile filtrare i materiali didattici prossimi alla dismissione, dismessi, o entrambi, utilizzando il filtro Stato e selezionando le opzioni In scadenza e Scaduto. Ulteriori informazioni su come gestire i contenuti prossimi alla dismissione in Docebo Content Classic.

Se si utilizza Docebo Content, è possibile trovare informazioni sulla e sui contenuti dismessi o prossimi alla dismissione direttamente nell'area I miei corsi all'interno di Docebo Content. Ulteriori informazioni su come gestire i contenuti prossimi alla dismissione in Docebo Content.

Gestire i materiali didattici

La tabella principale della pagina dell'archivio centrale è composta da un elenco di materiali didattici, uno per ogni riga.

È possibile personalizzare la tabella (aggiungendo o rimuovendo colonne) cliccando Colonne e selezionando quelle che si desidera includere nella tabella.

La colonna Corsi è sempre visibile e mostra il numero di corsi a cui è assegnato il materiale didattico. Cliccare sul numero per visualizzare l'elenco dei corsi. Nella finestra pop-up Utilizzo materiale didattico, ogni riga mostra il nome del corso e la versione del materiale didattico in uso. Cliccando sul titolo del corso si accede alla pagina del corso nell'area Gestione corsi da dove è possibile gestire il materiale didattico. Usare la barra di ricerca per cercare un corso nell'elenco.

Cliccare sul menu ellipsis alla fine della riga del materiale didattico per eseguire le seguenti azioni:

Anteprima materiale didattico: mostra l'anteprima di come gli studenti vedranno il materiale didattico. Se il materiale didattico ha più di una versione, selezionare quella di cui si desidera visualizzare l'anteprima utilizzando il menu a tendina Seleziona versione all'interno del pop-up. L'anteprima del materiale didattico non è disponibile per i materiali didattici di tipo LTI.
Modifica: permette di modificare i dettagli del materiale didattico. Per garantire l'integrità dei contenuti, non è possibile modificare il contenuto dei materiali didattici provenienti dal marketplace dei contenuti, fatta eccezione per il titolo e la descrizione.
Sposta nella cartella: permette di spostare il materiale didattico dalla cartella in cui si trova a un'altra cartella, selezionandola nel pannello di destra.
Assegna ai corsi: se il materiale didattico ha più di una versione, selezionare prima la versione che si desidera assegnare utilizzando il menu a tendina nell'area Gestisci versioni, quindi selezionare i corsi. Se il materiale didattico ha una sola versione, l'area Gestisci versioni non è visualizzata. Se si assegna lo stesso materiale didattico a più corsi, il suo tracciamento sarà condiviso.
Elimina: permette di eliminare il materiale didattico. Quando il materiale didattico viene eliminato dall'archivio centrale, è eliminato anche dai corsi a cui è assegnato. Non è possibile eliminare un materiale didattico il cui stato è In elaborazione o In pubblicazione.

È possibile eseguire le azioni Elimina, Sposta nella cartella e Assegna ai corsi per più materiali didattici alla volta selezionandoli con le caselle accanto ai loro nomi e cliccando Scegli azione in basso a destra.

Attenzione! L'azione Assegna ai corsi è disabilitata quando si selezionano più di 10 materiali didattici.

Creare più versioni dello stesso materiale didattico

L'archivio centrale è in grado di gestire più versioni dei materiali didattici di tipo SCORM, AICC, xAPI (TinCan), file e video. La prima versione del materiale didattico caricato è la Versione 1.

La colonna Versioni della tabella dell'archivio centrale mostra il numero di versioni in cui è disponibile il materiale didattico. Cliccare sul numero per vedere la cronologia delle versioni. La colonna non è popolata per i materiali didattici che non supportano il versioning, come ad esempio i materiali didattici pubblicati usando strumenti di authoring che utilizzano lo standard PENS.

Per caricare una nuova versione di un materiale didattico, individuare il materiale didattico nell'elenco e cliccare sul menu ellipsis alla fine della riga, quindi selezionare l'opzione Modifica. Una volta in modalità di modifica, cliccare Carica file per caricare la nuova versione del materiale didattico dal proprio dispositivo e definire il titolo e la descrizione.

Una volta caricato il file, decidere se la nuova versione sovrascrive quella esistente o se creare una nuova versione del materiale didattico. Se si seleziona la prima opzione, il materiale didattico verrà aggiornato in ogni corso in cui è in uso. Se si seleziona la seconda opzione, compilare le caselle di testo con il nome e la descrizione della nuova versione.

Nel caso sia necessario apportare piccole modifiche al materiale didattico (una parola, una frase o un titolo), utilizzare l'opzione di sovrascrittura. Se è necessaria una modifica sostanziale della struttura, l'opzione migliore è il versioning. Con il versioning, quando un utente che ha già completato una vecchia versione del materiale didattico prova a riprodurre il materiale didattico vedrà la nuova versione e dovrà completarlo di nuovo.

Seguono alcune indicazioni sul tracciamento:

Opzione	Stato dell'utente nel materiale didattico (prima dell'aggiornamento)	Stato dell'utente nel materiale didattico (dopo l'aggiornamento)
Sovrascrittura	In corso	In corso
Sovrascrittura	Completato	Completato
Versioning	In corso (versione 1)	Non iniziato (versione 2)
Versioning	Completato (versione 1)	Completato (versione 1)

Premere Salva le modifiche per completare la creazione della nuova versione.

Attenzione! Quando si crea una nuova versione di un materiale didattico, la sua configurazione rimane invariata. Sarà modificato solo il contenuto.

Se un materiale didattico ha più versioni, il Report del corso mostra quale versione è stata completata dagli studenti.

È possibile modificare o eliminare una versione di materiale didattico cliccando sul numero della versione nella colonna Versioni della tabella dell'archivio centrale e utilizzando i pulsanti carta e penna e cancella nella riga della versione nella pagina Cronologia delle versioni.

Prima di cancellare una versione di un materiale didattico, assicurarsi che una sua nuova versione sia assegnata a tutti i corsi in cui è utilizzato quel materiale didattico, altrimenti il corso rimarrà senza quel materiale didattico.

Tracciamento condiviso

Se un materiale didattico (o una versione di un materiale didattico) è assegnato a più corsi, quando un utente completa il materiale didattico in un corso, sarà automaticamente contrassegnato come completo anche negli altri corsi in cui è stato inserito. Se si esegue il reset del tracciamento del materiale didattico in un corso, il reset sarà eseguito anche negli altri corsi.

Se lo stesso materiale didattico è assegnato a diversi corsi, nel caso in cui un utente sia iscritto a molti di questi corsi potrebbe notare dei ritardi nella riproduzione del materiale didattico, in quanto la piattaforma necessita di tempo per sincronizzare il tracciamento del materiale didattico tra i corsi.

L'unica eccezione al tracciamento condiviso sono i sondaggi.

Suggerimenti

Mantenere in ordine l'archivio centrale. Più a lungo si usa l'archivio centrale, più materiale didattico si accumula. Utilizzare nomi, descrizioni e thumbnail significative e organizzare i contenuti in cartelle.
Duplicare i contenuti in più lingue. Se lo stesso contenuto è disponibile in più lingue, è necessario duplicare il materiale didattico assegnando lingue diverse. È possibile utilizzare una sottocartella per ogni lingua (ad esempio, la cartella principale è "Musica e arte" e le sottocartelle sono Inglese, Italiano, Francese, Spagnolo, ecc.)
Controllare l'assegnazione dei contenuti dell'archivio centrale nei corsi. Se lo stesso materiale didattico è presente in più corsi, sarà contrassegnato come completato in ogni corso, anche se è stato completato solo in un corso. Se si applicano impostazioni e prerequisiti specifici al materiale didattico in un corso (ad esempio, il marcatore di fine corso), gli utenti potrebbero completare un corso che in realtà non hanno mai iniziato.
Duplicazione dei corsi e gestione dei materiali didattici nell'archivio centrale. Nella pagina Gestione corsi è possibile duplicare i corsi. Se il materiale didattico incluso nel corso che si sta duplicando è anche nell'archivio centrale, il tracciamento sarà trasferito al nuovo corso. Se si duplica un corso ma gli studenti non devono ripetere lo stesso corso per rinnovare una certificazione, il materiale didattico deve essere caricato direttamente nel corso. Non può essere assegnato dall'archivio centrale, altrimenti lo stato del materiale didattico sarà mantenuto anche nel nuovo corso.

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