DISCLAIMER: Alcuni dei contenuti di questo articolo mostrano delle funzionalità che saranno rilasciate pubblicamente per tutti i clienti a fine dicembre 2023. Nel caso in cui si notino differenze tra quanto descritto in questo articolo e la propria piattaforma, controllare nuovamente dopo il rilascio pubblico.

Introduzione

Delegare attività ad altri utenti è una mossa strategica che migliora l'efficienza, conferisce potere agli utenti e garantisce che gli amministratori possano concentrarsi sulle responsabilità più importanti. È un approccio vantaggioso per tutti, sia per gli amministratori che per l'organizzazione nel suo complesso.

I Superadmin possono delegare le loro attività ad altri utenti, chiamati Power User.

In base alle dimensioni e alla struttura della propria azienda, è possibile creare una gerarchia di Power User, in modo che alcuni Power User gestiscano altri Power User per creare un ecosistema strutturato ed efficiente, promuovere la condivisione delle conoscenze e migliorare l'assistenza e l'esperienza complessiva degli utenti.

Considerare la possibilità di assegnare responsabilità diverse (come la gestione degli utenti, la gestione dei contenuti, l'assistenza, ecc.) a diversi Power User per sfruttare le loro competenze in aree specifiche. La Community Guide sulle Personas per i Power User (si apre in una nuova tab) può essere fonte di ispirazione.

Questo articolo spiega come creare i Power User e configurare i profili Power User con diversi permessi.

Requisiti e Limitazioni

• I Power User con i permessi di gestione su altri Power User non possono creare profili di Power User, solo i Superadmin possono farlo.

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Ulteriori informazioni sui Power User? Have a look at the dedicated course, Delegating Administrative Tasks with Power Users (si apre in una nuova tab) su Docebo U!

Casi d’Uso

• La definizione dei profili Power User è molto utile per la gestione dei rami dislocati in più paesi, o in associazione con l'App Extended Enterprise, per gestire più domini.
• I Superadmin possono conferire ad alcuni Power User il permesso di gestione di altri Power User, rendendoli Super Power User e creando una gerarchia di utenti all'interno della piattaforma. I Super Power User sono un gradino superiore ai Power User: hanno i permessi per gestire e supervisionare le attività di più Power User all'interno della piattaforma, mantenendo l'ordine, la sicurezza e l'efficienza del sistema.

Definizione di "Profilo"

Quando si parla di Power User, il termine "profilo" ha un doppio significato:

Profili Come Set di Permessi

I profili sono set di autorizzazioni create dai Superadmin che determinano le azioni che i Power User possono eseguire in piattaforma. Solo i Superadmin possono creare profili e assegnarli ai Power User. I profili semplificano la gestione della piattaforma, consentendo ai Superadmin di assegnare e regolare i permessi per più Power User in base ai loro ruoli o responsabilità. I Power User sono solitamente assegnati a uno o più profili che definiscono i loro privilegi all'interno della piattaforma. Ad esempio, si possono avere profili come "Responsabile degli Utenti" o "Responsabile dei Contenuti", ciascuno con autorizzazioni diverse. Maggiori dettagli sulla creazione di profili.

Profili Come Risorse

I profili possono essere assegnati come risorse ai Power User che hanno il permesso di gestire altri Power User, utilizzando lo stesso processo di assegnazione di altre risorse (utenti, corsi e piani formativi, sedi, ecc.), in modo che possano a loro volta assegnarli ai Power User che gestiscono. Maggiori informazioni sull'assegnazione di risorse ai Power User.

Creare un Power User

Come prima cosa, creare i Power User seguendo la procedura standard per la creazione degli utenti e definendo il livello utente come Power User, oppure direttamente dall'area di gestione dei Power User. In questo caso, accedere al Menu Amministrazione cliccando sull’icona ingranaggio in alto a destra. Nella sezione E-Learning, selezionare Power User. La pagina Gestione Power User è composta da due tab:

• Power User. Questa tab elenca tutti gli utenti Power User configurati in piattaforma
• Profili. Questa tab elenca tutti i profili Power User già configurati in piattaforma

Per creare un Power User, cliccare sul pulsante più in alto a destra, quindi selezionare Nuovo Power User.

Nel pannello di destra, selezionare gli utenti a cui si desidera assegnare il ruolo di Power User, e cliccare Conferma.

Creare un Profilo Power User

Un profilo è  un set di permessi conferibile a uno o più Power User. La piattaforma permette di creare un numero illimitato di profili, ma è possibile assegnarne fino a 10 ad ogni Power User. I Power User con abilitati a gestire altri Power User non possono creare profili.

Per creare un nuovo profilo Power User, dalla pagina principale per la Gestione dei Power User, cliccare il pulsante più in alto a destra, quindi selezionare Nuovo Profilo.

Nel pannello di destra, definire il nome del profilo e, opzionalmente, una descrizione. Per motivi di sicurezza, i valori del nome e della descrizione del profilo sono controllati in base alle linee guida OWASP (si apre in una nuova tab) e sanificati per impedire l'inserimento di codice malevolo.  Premere Crea e Modifica per iniziare la configurazione.

Dalla sezione Generale è possibile modificare il nome e la descrizione del profilo, se necessario. I caratteri < > \ | / = + non sono accettati nel nome del profilo, e non sarà possibile salvare le modifiche al profilo se il nome li include.

Utilizzare l'area Prepopola Campi Aggiuntivi Utente per selezionare i campi aggiuntivi utente che saranno popolati automaticamente con i dati dei Power User associati al profilo per gli utenti da loro creati. Cliccare Seleziona Campi Aggiuntivi e scegliere uno o più campi nel pannello di destra selezionando le checkbox vicino al nome del campo, e infine Seleziona per confermare la scelta. Questa selezione è facoltativa. I campi aggiuntivi definiti come Non visibile all'utente non sono popolati in modo automatico alla creazione dell’utente. 

Spostarsi alla sezione Gestisci Permessi per assegnare i diritti al profilo, definendo così le autorizzazioni assegnate ai Power User associati al profilo. Premere Aggiungi Permesso e selezionare un'area del menu a tendina corrispondente dal pannello di destra. Utilizzare il menu a tendina Tipo per definire se assegnare tutti i permessi relativi all’area selezionata al profilo Power User, oppure Permessi Personalizzati per selezionare dei permessi specifici dal terzo menu a tendina.

Attenzione! Tutti i permessi disponibili alla configurazione dei profili Power User, e le relative opzioni, sono elencati nella'articolo della Knowledge Base relativo ai permessi dei Power User.

Una volta completata la selezione, premere Conferma. Il permesso selezionato è elencato nella sezione Gestisci Permessi. Ripetere la selezione per tutti i permessi che si desidera assegnare al profilo Power User.

Conferire Profili ai Power User

Una volta creato un profilo Power User, è possibile conferirlo ai Power User. Nella pagina di creazione del profilo, spostarsi alla tab Power User Assegnati, cliccare Assegna Power User in altro a destra, selezionare i Power User a cui si desidera conferire il profilo dal pannello di destra, e confermare cliccando Assegna. Quando si conferisce un profilo a un Power User, il Power User acquisisce i permessi associati al profilo.

È possibile rimuovere i Power User a cui è stato conferito profilo in qualsiasi momento dalla tab Power User Assegnati. Cliccare sul menu ellipsis alla fine della riga del Power User e selezionare Rimuovi Assegnazione al Profilo. Una volta rimosso dal profilo, il Power User non disporrà più dei permessi conferiti dal profilo, ma continuerà ad essere un Power User della piattaforma.

È possibile conferire i Power User a un profilo dalla tab Profili della pagina Gestione dei Power User, cliccando sull’icona utenti nella colonna Power User Assegnati o passando il mouse sul menu ellipsis in fondo alla riga del profilo e selezionando Assegna a Power User.

Per conferire più profili a un Power User, selezionare i profili cliccando sulle caselle vicino ai loro nomi, e quindi cliccare Scegli Azione - Assegna a Power User in basso a destra, nella tabella. Il conferimento di più profili avviene in background, come attività di background.

È possibile conferire profili ai Power User dalla tab Power User della pagina Gestione Power User, cliccando sull’icona utenti nella colonna Profili Assegnati, oppure cliccando sul menu ellipsis in fondo alla riga del profilo e selezionando Assegna Profili. Utilizzare l’opzione Annulla Assegnazione Profili per fare il contrario: rimuovere uno o più profili assegnati al Power User.

È possibile controllare i profili assegnati ad ogni Power User e visualizzare un riepilogo dei campi aggiuntivi precompilati e dei permessi assegnati dalla pagina Gestione Power User, cliccando sul nome del Power User e spostandosi alla tab Proprietà.

Da questa pagina, cliccare Grant Profiles (Conferisci Profili) per conferire ulteriori profili al Power User selezionato selezionandoli dal pannello di destra. Quando si aggiungono profili, la sezione Riepilogo dei Permessi si popola con l'elenco dei permessi collegati ai profili conferiri.

Attenzione! È possibile conferire fino a 10 profili a ogni Power User.

Assegnare Risorse ai Power User

Le autorizzazioni che i Power User ereditano dai profili loro conferiti si applicano alle risorse che possono gestire. Per assegnare delle risorse a un Power User, cliccare sul suo nome nella tab Power User.

Spostarsi alla tab Risorse Assegnate per assegnare al Power User diverse risorse della piattaforma, in modo che il Power User possa gestirle: utenti, gruppi, rami, corsi, piani formativi, cataloghi, sedi,  cartelle del Central Repository e profili Power User.

Selezionare il Tipo di Risorsa dal menu di sinistra, cliccare Assegna Risorse e procedere con la selezione.

È possibile assegnare delle risorse ai Power User anche dalla pagina Gestione Power User. Cliccare il menu ellipsis alla fine della riga del Power User, e selezionare l’opzione Assegna Risorse. Nel pannello di destra, selezionare il tipo di risorsa da assegnare e cliccare Avanti per completare la selezione. 

È possibile assegnare le stesse risorse ad una gruppo di Power User con una sola azione. Selezionare i Power User utilizzando le checkbox, premere Scegli Azione in basso a destra e quindi selezionare l’opzione Assegna Risorse. Il numero totale di assegnazioni non può essere superiore a 1000.

Attenzione! L'assegnazione delle risorse ai Power User non è effettiva finché il Power User esegue il login per la prima volta dopo l'assegnazione. Questo vale sia per l'assegnazione diretta delle risorse (per esempio, l'assegnazione di un gruppo) che per l'assegnazione indiretta (per esempio, quando si aggiunge un utente a un gruppo a cui il Power User è assegnato).

Note sull’Assegnazione delle Risorse

• Quando un Power User assegna una risorsa a un utente (iscrive l'utente al corso, assegna un abbonamento), gli altri Power User non possono annullare l'assegnazione. Solo i Superadmin possono modificare o annullare le assegnazioni eseguite dai Power User. 
• Se un Power User è assegnato ad un utente assegnato ad un ramo per cui il Power User non ha visibilità, il Power User potrà assegnare quell’utente solo ad uno dei rami che gestisce.
• Quando si assegna un set di risorse ad uno o più Power User (tutti i corsi, tutti i piani formativi, ecc.), l’assegnazione è da considerarsi come la somma dinamica di tutte le risorse, che cambia in base alle risorse create o eliminate in piattaforma. Questo comportamento si riflette anche nei filtri. Per esempio, filtrando i Power User con il filtro Senza Piani Formativi, la pagina dei risultati non includerà mai i Power User assegnati a tutti i piani formativi, anche nel caso in cui non ci siano piani formativi in piattaforma.
• Se un Power User è anche manager, avrà visibilità sulle risorse (corsi, piani formativi, cataloghi, ecc.) assegnate agli utenti dei team che gestisce. Per esempio, quando un Power User con permessi da manager naviga la pagina Il Mio Team, potrà vedere i corsi e i piani formativi a cui sono iscritti i membri del proprio team, anche se non direttamente associati al proprio profilo.
• Quando un Power User è assegnato a un profilo che include i permessi dell'area Notifiche potrà gestire solo le notifiche relative alle risorse assegnate.
  • Se una notifica non include le risorse assegnate al Power User, non potrà gestirle (visualizzarle, crearle, modificarle o eliminarle) indipendentemente dal permesso assegnatogli.
  • Per lo stesso motivo, se il Power User non è associato alle risorse assegnate alla notifica, non potrà gestirle.
• Se si assegna un piano formativo come risorsa a un Power User, questi erediterà la visibilità e i permessi di gestione sui corsi inclusi nel piano in base ai permessi per la gestione dei corsi assegnati ai profili a cui appartiene.
• Se si assegnano profili Power User come risorse a un Power User, è necessario assegnare anche i Power User che può gestire come risorse dalla sezione Utenti dell'area Tipo di Risorsa della tab Risorse Assegnate del Power User.

• Se la piattaforma è stata attivata prima del 21 Ottobre 2019, quando un Power User assegna l’utente ad uno dei rami che gestisce, l’utente sarà rimarrà assegnato anche al ramo precedente. Se la piattaforma è stata attivata dopo il 21 Ottobre 2019, gli utenti possono appartenere ad un solo ramo. Se il Power User assegna l’utente ad uno dei suoi rami, l’utente sarà rimosso dal ramo di precedente assegnazione.

Gestire i Power User

È possibile gestire i Power User singolarmente o in gruppo dalla pagina Gestione Power User.

Dalla tab Power User della pagina Gestione Power User, cliccare il menu ellipsis in fondo alla riga del Power User e selezionare fra le opzioni che seguono:

• Panoramica Power User. Questa opzione permette di accedere ad una panoramica sulle risorse e i profili assegnati al Power User, e all’elenco dei permessi di cui dispone in base ai profili di assegnazione.
• Modifica. Questa opzione permette di modificare i dettagli relativi al Power User selezionato.
• Assegna Risorse. Questa opzione permette di assegnare velocemente delle risorse al Power User. Fare riferimento al capitolo Assegnare Risorse ai Power User di questo articolo per maggiori dettagli.
• Assegna Profili. Questa opzione permette di conferire velocemente dei profili al Power User. Fare riferimento al capitolo Conferire Profili ai Power User di questo articolo per maggiori dettagli.
• Annulla Assegnazione Profili. Questa opzione permette di rimuovere velocemente uno o più profili dal Power User, con una sola azione.
• Connettiti come Questo Power User. I Superadmin possono effettuare l'accesso in piattaforma impersonando il Power User e aiutarlo in caso di problemi sulla sua piattaforma. La stessa opzione è disponibile nel profilo del Power User, in alto a destra. Maggiori informazioni su come impersonare altri utenti 
• Annulla Assegnazione a Tutti i Corsi. Questa opzione permette di annullare l’assegnazione di tutti i corsi, i piani formativi e le categorie al Power User.
• Passa a Livello Utente. Questa opzione permette di modificare il livello di Power User a livello utente, annullando l’assegnazione di tutte le risorse e di tutti i profili al Power User.

È possibile eseguire le azioni precedentemente descritte per più Power User contemporaneamente. Selezionare i Power utilizzando le checkbox vicino ai loro nomi utente, e cliccare Scegli Azione in basso a destra della tabella per utilizzare le opzioni che seguono:

• Assegna Risorse. Questa opzione permette di assegnare ai Power User selezionati:
  • • una selezione personalizzata di risorse. Fare riferimento al capitolo Assegnare Risorse ai Power User di questo articolo per maggiori dettagli.
    • tutti i corsi disponibili in piattaforma 
    • tutti i piani formativi disponibili in piattaforma
    • tutti i corsi e piani formativi disponibili in piattaforma
    • tutti i corsi e i piani formativi visibili nei cataloghi. Quando si seleziona questa opzione, assicurarsi che i Power User siano assegnati ad un profilo abilitato a gestire i cataloghi. 
• Assegna Profili. Questa opzione permette di conferire uno o più profili ai Power User selezionati. Fare riferimento al capitolo Conferire Profili ai Power User di questo articolo per maggiori dettagli.
• Annulla Assegnazione di Tutti i Profili. Questa opzione permette di rimuovere tutti i profili assegnati ai Power User selezionati. Quando si applica questa opzione, i Power User perderanno tutte le loro assegnazioni ai profili. Per questo motivo, per procedere con questa azione, la piattaforma chiederà se si desidera togliere lo stato di Power User, riassegnando ai Power User selezionati il ruolo di utente.
• Annulla Assegnazione a Tutti i Corsi. Questa opzione permette di rimuovere l’assegnazione di tutti i corsi, piani formativi e categorie ai Power User selezionati.
• Passa a Livello Utente. Questa opzione permette di modificare il livello dei Power User selezionati a livello utente, annullando l’assegnazione di tutte le risorse e di tutti i profili dai Power User

Creare e Gestire i Power User con File CSV

In piattaforma, è possibile creare e gestire gli utenti utilizzando file CSV. Anche quando si creano o si gestiscono i Power User con questo metodo, il numero massimo di profili assegnabili ad ogni Power User è di 10.

Per creare un Power User attraverso i file CSV, definire il campo dati Level come poweruser e utilizzare il campo dati Profile Name per elencare i nomi dei profili Power User che si desidera assegnare all’utente. I nomi dei profili devono essere separati dal carattere | (pipe o barra verticale). Quando si assegnano più profili ad un Power User, non utilizzare | come separatore nel file CSV.

Assegnare Posti Gratuiti ai Power User

È possibile assegnare ai Power User posti gratuiti per i corsi in vendita attraverso i cataloghi, permettendo loro di iscrivere gratuitamente al corso gli utenti che gestiscono. 

Per configurare questa opzione, connettersi come Superadmin ed accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio. Selezionare l’area Gestione Corsi nella sezione E-Learning. Selezionare il corso per il quale si desidera assegnare posti liberi aggiuntivi, quindi spostarsi alla tab Posti. Cliccare Aggiungi Posti in alto a destra, digitare e selezionare il nome del Power User e definire il numero di posti gratuiti da assegnare al Power User.

I Power User selezionabili sono quelli assegnati al corso per cui si stanno gestendo i posti gratuiti, e anche associati ad un profilo Power User abilitato a gestire i posti con il permesso Cataloghi Corsi -> Permessi Personalizzati -> Permetti ai Power User di acquistare e assegnare posti per corsi e piani formativi.

I Power User potranno utilizzare i posti per iscrivere se stessi e altri utenti al corso solo se ci sono ancora posti disponibili. Se il Power User cerca di iscrivere al corso più utenti del numero di posti disponibili, il processo di iscrizione sarà completato solo per il numero di posti disponibili. 

La tab Posti mostra l’elenco dei Power User che gestiscono i posti per il corso selezionato, il numero di posti a loro assegnati, il numero di posti acquistati dal Power User, quanti posti gratuiti può assegnare i Power User, e il numero totale di posti per Power User. Una volta configurata questa opzione, i Power User potranno  gestire i posti aggiuntivi che possono assegnare gratuitamente ad altri utenti.

Suggerimenti

• I Power User che hanno i permessi per creare corsi possono anche definire la categoria di appartenenza del corso. Se altri Power User hanno visibilità sulla stessa categoria, i due Power User possono lavorare insieme e definire i corsi associati alla categoria.
• Se la piattaforma è organizzata in rami, ed è necessario assegnare un Power User ad ogni ramo/sottoramo, utilizzare file CSV invece delle assegnazioni manuali. Durante l’import del CSV, configurare la funzionalità Assegna automaticamente i rami ai Power User.