Introduzione

La piattaforma Docebo è una rete chiusa e protetta, e consente quindi l'accesso solo agli utenti registrati. I Superadmin possono scegliere fra tre tipi di registrazione al momento della creazione dell'utente:

• l'utente deve essere creato e registrato dall'amministratore;
• l'utente può auto-registrarsi;
• l'utente può registrarsi attraverso un'auto-registrazione moderata dall'amministratore.

La prima opzione è adatta alle configurazioni in cui solo l'amministratore gestisce le registrazioni e le iscrizioni ai corsi. Le altre due opzioni permettono agli utenti di autoregistrarsi e di connettersi alla piattaforma liberamente. Ulteriori informazioni sulle tipologie di registrazione. Questo articolo illustra la procedura di creazione e registrazione degli utenti da parte del Superadmin.

Creare un nuovo utente

Per creare un nuovo utente, connettersi alla piattaforma come Superadmin. Accedere al Menu amministrazione cliccando sull'icona ingranaggio in alto a destra. Nella sezione E-Learning, selezionare la voce di menu Utenti. Nella pagina principale Utenti, premere il pulsante più in altro, quindi Nuovo utente.

Compilare i campi della pagina Informazioni Generali del menu a scomparsa. Consigliamo di compilare tutti i campi, anche quelli non obbligatori. I campi obbligatori sono contrassegnati da un asterisco rosso *. Alcune note riguardo questa sezione:

Username

Deve essere unico, e facilmente identificabile dall'amministratore e dall'utente. Per motivi di sicurezza, i valori di username, nome e cognome sono controllati in base alle linee guida OWASP (si apre in una nuova tab) e sanificati per impedire l'inserimento di codice malevolo. Questo campo è disattivato quando l'opzione Utilizza l'email come username è attiva nel menu Configurazione della piattaforma, per evitare che il suo valore sia diverso dall'e-mail dell'utente.

Livello

Selezionare il livello dell'utente in piattaforma dal menu a tendina. Ulteriori informazioni sul livelli, gli stati e i ruoli utente.

Email

Anche se facoltativo, disporre degli indirizzi e-mail è fortemente consigliato affinché possano ricevere newsletter e notifiche. Assicurarsi che gli indirizzi e-mail siano unici in tutta la piattaforma; se ci sono più account con lo stesso indirizzo e-mail, la piattaforma invierà le comunicazioni al primo account in ordine alfabetico, causando potenzialmente l'invio di messaggi alla persona sbagliata.

Nome e cognome

Sebbene non sia obbligatorio inserire queste informazioni, è altamente consigliato affinché altre aree della piattaforma, come le notifiche e i certificati, possano visualizzare il nome completo dell'utente. Per motivi di sicurezza, i valori di username, nome e cognome sono controllati in base alle linee guida OWASP (si apre in una nuova tab) e saranno sanificati per impedire l'inserimento di codice malevolo.

Stato validazione email

Definire l'indirizzo email come verificato o non verificato utilizzando il menu a tendina. Gli indirizzi email verificati sono fondamentali per la sicurezza della piattaforma. Impostare il processo di verifica delle email abilitando l'opzione Invia l'email di validazione al primo login nella tab Utenti del menu Configurazione della piattaforma e configurando la notifica L'indirizzo e-mail dell'utente deve essere verificato (includendo lo shortcode [verification_link]) nell'app Notifiche. La piattaforma invierà una notifica a tutti gli utenti con email non verificate al loro primo accesso.

Password

È possibile accedere alla configurazione delle password dall'area di  Configurazione della piattaforma. Ulteriori informazioni riguardo la policy delle password. Se l'utente raggiunge il numero massimo di tentativi di inserimento password falliti, l'intero indirizzo IP pubblico dell'utente viene bloccato e l'utente non potrà accedere alla piattaforma per dieci minuti. L'amministratore non può forzare manualmente il reset della password dalla piattaforma.

Forza gli utenti a cambiare la propria password al primo accesso

Questa opzione obbliga l'utente a cambiare la password assegnatagli dall'amministratore al primo accesso in piattaforma.

Scadenza

Definire una data di scadenza per disattivare automaticamente l'utente al suo raggiungimento. Premere l'icona calendario, e selezionare la data di scadenza dell'utente in piattaforma. Per cancellare la data di scadenza dell'utente, premere l'icona X accanto al campo.  Ulteriori informazioni riguardo gli utenti scaduti.

Attiva l'utente al termine del processo di creazione

Attivando questa opzione, l'utente sarà creato alla pressione del tasto Crea Utente, dopo aver compilato tutti i campi del form.

Invia al nuovo utente la notifica "Utente creato (dall'amministratore)"

Questa opzione è attiva di default. Alla fine del processo di creazione, il nuovo utente riceverà via email la notifica Utente creato (dall'amministratore). Ulteriori informazioni riguardo questa opzione sono disponibili nelle prossime sezioni di questo articolo.

Lingua

Selezionare la lingua preferita dell'utente. L'utente potrà modificare la lingua di preferenza dalla pagina principale di gestione degli utenti, cliccando sull'icona carta e penna e accedendo alla sezione Preferenze.

Formato data

Selezionare il formato della data in base alla lingua. È possibile modificare il formato della data solo quando l'opzione Selezione personalizzata dall'Utente è attivata nella tab Data e Ora nel menu Configurazione della sezione Impostazioni. 

Fuso Orario

Selezionare il fuso orario dell'utente. È possibile modificare il fuso orario solo se l'opzione L'utente può scegliere il proprio fuso orario è abilitata nella tab Data e Ora nell'area Configurazione, tab  Impostazioni.

You can edit the time zone only if the Let the user choose their own time zone option is enabled in the Date and Time tab from the Advanced Settings item in the Settings section.

Premere Avanti per accedere alla seconda pagina di configurazione dell'utente, che permette di assegnarlo ai rami dell'organigramma. Selezionare la cartella dall'albero, o cercare il ramo dalla barra di ricerca. Nel caso in cui la piattaforma sia stata attivata dopo il 21 Ottobre 2019, non sarà possibile assegnare lo stesso utente a più rami. Premere Avanti dopo aver selezionato il ramo di interesse.

La terza pagina della procedura di creazione utente permette di definire i campi aggiuntivi. Dopo averli configurati, premere nuovamente Avanti.

Nella quarta pagina di configurazione, nella sezione Informazioni manager, digitare i nomi dei manager dell'utente selezionato nelle aree di testo corrispondenti (per esempio, Area Manager o Manager Diretto). Se l'utente non ha un manager diretto, abilitare l'opzione L'utente non ha un direct manager. 

Attenzione! Le informazioni relative ai tipi di manager sono disponibili dalla sezione Tipologie di Manager della pagina Utenti, cliccando Gestisci i team e i manager in alto a destra, e quindi Tipologie di manager. Maggiori dettagli sulla gestione delle tipologie di manager.

Se l'utente non è un responsabile, premere Crea utente per terminare la procedura di creazione. Premere Controlla per rivedere i campi compilati, oppure Indietro per modificare la configurazione.

Una volta creato l'utente, è possibile iscriverlo direttamente ad un corso, o associarlo alle licenze. È possibile associare solo le licenze che sono visibili al ramo di assegnazione dell'utente. Seguire gli step del capitolo successivo per creare un utente Manager.

Gestire gli utenti

La pagina Tutti gli Utenti permette di gestire gli utenti della piattaforma. Identificare l'utente e cliccare Scegli azione in fondo alla riga.

Sono disponibili le opzioni che seguono:

Report attività utente

Permette di accedere al report attività utente, già filtrato per l'utente selezionato.

Dissocia app di autenticazione

Se l'e-signature è attiva in piattaforma, utilizzare questa opzione per rimuovere l'associazione fra l'utente e la app di autenticazione che utilizza per dimostrare la propria identità.

Unisci utenti

Questa opzione permette di unire il profilo dell'utente al profilo di un altro utente. Maggiori informazioni.

Canale

Utilizzare questa opzione per accedere velocemente al canale personale dell'utente. 

Visualizza Dashboard competenze

Utilizzare questa opzione per accedere alla Dashboard delle competenze dell'utente in modalità di visualizzazione. Questa opzione è disponibile solo se l'utente selezionato ha configurato le proprie competenze. Se si è il manager dell'utente selezionato, sarà inoltre possibile suggerire nuove competenze e contenuti da questa pagina e dalla pagina di riepilogo delle competenze dell'utente.

Esegui reset competenze profilo

Quando si gestiscono le competenze degli utenti, utilizzare questa opzione per eseguire il reset delle competenze associate al profilo dell'utente. 

Connettiti come questo utente / Connettiti come questo Power User

Utilizzare questa opzione per effettuare l'accesso in piattaforma impersonando l'utente o il Power User, in base al livello utente. Maggiori informazioni su come impersonare altri utenti. 

Vai al profilo del Power User

Se ci sono Power User definiti in piattaforma, questa opzione permette di accedere alla pagina principale del Power User.

Modifica

Nel pannello di destra, modificare le informazioni necessarie, e premere Aggiorna.

Elimina

Questa azione permette di eliminare l’utente. Ricorda che:
- I dati degli utenti eliminati rimangono memorizzati in piattaforma a tempo indeterminato.
- È possibile mantenere i dati degli utenti eliminati in modalità anonima, abilitando l’opzione Anonimizza gli utenti eliminati nella sezione Utenti dal menu di Configurazione della piattaforma. Questa opzione è attiva di default per le piattaforme attivate dopo il 2 settembre 2021. 

Attenzione! L'utente staff.support è creato di default in piattaforma. Questo account è utilizzato per fornire assistenza e non può essere modificato o cancellato.

Azioni massive per gli utenti

In qualità di Superadmin, è possibile eseguire la stessa azione per una selezione di utenti. Dalla pagina principale della Gestione degli Utenti, selezionare gli utenti interessati selezionando la checkbox vicino allo username, e cliccare Scegli Azione nella parte inferiore destra della pagina. Maggiori informazioni riguardo le azioni massive.

Creare un utente manager

Nel processo di creazione di un nuovo utente, è possibile definire degli utenti con ruolo di manager e associare loro i membri del team. Durante la creazione o la modifica di un utente, spostarsi alla quarta tab: Membri del Team e attivare l'opzione Questo utente gestisce un team. Digitare i nomi dei membri del team nelle sezioni Membri del team. Utilizzare la barra di ricerca per cercare gli utenti.

Premere infine Crea utente per terminare la procedura di creazione. Premere Controlla per rivedere i campi compilati, oppure Indietro per modificare la configurazione. Una volta creato l'utente, è possibile iscriverlo direttamente ad un corso o ad un piano formativo, o associarlo alle licenze. È possibile associare solo le licenze che sono visibili al ramo di assegnazione dell'utente.

Potrebbe essere necessario assegnare i permessi da manager a più utenti contemporaneamente. In questo caso, selezionare gli utenti che si desidera assegnare al ruolo di manager dalla pagina Tutti gli utenti, cliccare Scegli azione in basso a destra e selezionare l'opzione Assegna permessi manager. Questa opzione non è disponibile se si selezionano tutti gli utenti con il pulsante Seleziona tutto. Una volta completata l'azione, l'opzione Questo utente gestisce un team sarà abilitata per tutti gli utenti selezionati. Nel caso in cui si selezionino più di 100 utenti, la piattaforma lancerà un'attività di background.

In alternativa, è possibile utilizzare file CSV per configurare gli utenti come manager impostando il campo Is Manager a YES e per assegnare gli utenti come membri del team di un manager inserendo il nome utente del manager associato all'utente utilizzando il campo Type of manager. Maggiori dettagli sull'import e la gestione di utenti attraverso file CSV.

ID utente univoco

Al momento della creazione, all'utente sarà assegnato un ID utente univoco (UUID), che non può essere modificato dall'utente o dai Superadmin, non utilizzabile come credenziale per la connessione. Questo valore è un identificativo tecnico per gli utenti, e può essere utilizzato delle API o per il Single Sign On. Per visualizzare gli UUID degli utenti nella tabella, accedere alla pagina Tutti gli utenti, cliccare l'icona Gestione colonne, quindi UUID per visualizzare la colonna corrispondente.

Lo UUID di tutti gli utenti sarà visualizzato nella nuova colonna della tabella.

Come inviare notifiche ai nuovi utenti

La procedura di creazione degli utenti prevede opzionalmente l'invio di notifiche via email per informarli del loro nuovo account nella piattaforma. Questa opzione è attiva di default nel pannello di creazione dell'utente. Il nuovo utente riceverà all'indirizzo email indicato in fase di registrazione la notifica Utente Creato (dall'amministratore). Se si desidera utilizzare le notifiche, è necessario crearle, configurarle e attivarle utilizzando l'app Notifiche. 

Deselezionando questa opzione, sarà comunque possibile inviare le notifiche in un secondo momento selezionando gli utenti dall'elenco utenti nella pagina principale della Gestione Utenti, quindi cliccando Scegli azione in basso a destra e selezionando Invia la notifica di attivazione. È possibile utilizzare il metodo di invio manuale in qualsiasi momento, ad esempio nel caso in cui l'utente non abbia ricevuto la notifica originale.

Attenzione! Il processo di aggiunta o modifica degli utenti nei gruppi automatici analizza costantemente gli eventi della piattaforma alla ricerca di utenti da aggiungere o rimuovere ai/dai gruppi, in base agli eventi che si verificano in piattaforma. Di conseguenza, qualsiasi evento che coinvolge modifiche al gruppo viene elaborato in modo asincrono e l'aggiornamento potrebbe subire ritardi fino a un'ora.