Configurare le notifiche

Introduzione

L'app Notifiche permette di configurare messaggi automatici da inviare in base ad eventi specifici che si verificano in piattaforma. Questo articolo illustra in dettaglio come configurare e gestire queste notifiche.

Panoramica delle notifiche:

Per configurare una notifica, è necessario impostare i seguenti elementi:

• Tipo di evento: il tipo di evento in piattaforma che attiva l'invio del messaggio. Ad esempio, Utente iscritto a un corso.
• Destinatari: i destinatari del messaggio. Sono definiti in base alla loro relazione con l'evento. Ad esempio, si potrebbe voler inviare un messaggio a Utente iscritto a un corso allo studente iscritto o all'istruttore del corso interessato.
• Canale di consegna: il metodo con cui il messaggio verrà inviato. Ad esempio, email o notifica in piattaforma.
• Messaggio: il testo del messaggio da inviare. In genere, deve essere adattato al tipo di evento scelto e ai destinatari.
• Tempistica: a seconda del tipo di evento, è possibile programmare la data di invio del messaggio. Ad esempio, immediatamente al momento dell'evento o un certo numero di giorni dopo.
• Filtri di attivazione: è possibile applicare dei filtri per restringere i casi in cui viene inviata la notifica. Ad esempio, è possibile creare una notifica Utente iscritto a un corso che viene inviata solo per un sottoinsieme di corsi o solo quando un particolare sottoinsieme di utenti si iscrive a un corso.

L'articolo sugli eventi e condizioni delle notifiche fornisce un elenco completo degli eventi di piattaforma per i quali è possibile configurare una notifica. Per ogni tipo di evento, sono indicati anche i gruppi di destinatari a cui è possibile indirizzare la notifica, nonché le possibili opzioni di pianificazione.

Prerequisiti

L'app Notifiche

L'app Notifiche deve essere attivata sulla vostra piattaforma, come descritto nell'articolo Gestire applicazioni e funzionalità. L'app è elencata nella scheda verticale Docebo additional features (Funzionalità aggiuntive di Docebo), accessibile tramite il pulsante Aggiungi nuove applicazioni dal menu Menu amministrazione.

Permessi

Per poter visualizzare e gestire le notifiche, ai Power User devono essere assegnati i permessi pertinenti. Inoltre, avranno visibilità solo sulle notifiche relative alle risorse a loro assegnate (gruppi, rami, corsi e piani formativi).

Domini Docebosuite

Affinché la pagina di gestione delle notifiche venga caricata correttamente, il firewall o l'infrastruttura della propria rete non devono bloccare i domini *.docebosuite.com. Verificare con il proprio reparto IT che i domini *.docebosuite.com siano inseriti nell'elenco dei domini consentiti.

Visualizzare l'elenco delle notifiche

Selezionare Menu amministrazione > Notifiche > Gestione per accedere alla pagina di Gestione delle notifiche . La schedaNotifiche elenca le notifiche già configurate.

Per ogni notifica, è possibile vedere il Tipo di evento e delle icone che rappresentano i canali di consegna configurati, nonché lo Stato. Solo le notifiche con lo stato Attivo possono essere inviate. Alcune notifiche hanno l'icona triangolare di un pulsante di riproduzione che può servire per attivare manualmente l'invio. Inoltre, è possibile applicare dei filtri o utilizzare il campo di ricerca per trovare una determinata notifica.

I filtri disponibili sono: Categoria dell'evento, Tipo di evento, Attribuzione (solo per le notifiche delle comunità) e Stato (Attivo, Inattivo o entrambi).

Per visualizzare ulteriori dettagli sulla configurazione di una notifica, è necessario cliccare sul suo nome oppure selezionare menu ellipsis > Modifica.

Suggerimento: con questo elenco, i Power User potranno vedere solo le notifiche relative alle risorse a loro assegnate. Questo significa che tutti i gruppi, rami o corsi/piani formativi impostati come filtri di attivazione per una notifica devono essere assegnati al Power User come risorsa. In caso contrario, la notifica non sarà visibile.

Con i Log (Registri) si ha la possibilità di verificare quali notifiche sono state inviate di recente, automaticamente o manualmente. Consultare il capitolo Controllare i registri delle notifiche.

Creare una nuova notifica

Per creare una nuova notifica:

1. Selezionare Menu amministrazione > Notifiche > Gestione e cliccare sul pulsante + nell'angolo in alto a destra.
2. Nel pannello Crea notifica che si apre, definire l'Evento di piattaforma per il quale si desidera configurare questa notifica: selezionare innanzitutto la Categoria dell'evento (ad esempio, Corsi), quindi selezionare il Tipo di evento all'interno di tale categoria (ad esempio, L'evento ILT sta iniziando).
3. Assegnare alla notifica un Nome descrittivo per poterla identificare facilmente nell'elenco e nei log.
   → Per impostazione predefinita, questo campo è precompilato con il Tipo di evento. Si ricordi che potrebbero esistere più notifiche per lo stesso tipo di evento (ad esempio, se sono destinate a diversi destinatari o a diversi sottoinsiemi di corsi). È quindi utile fornire un nome distintivo.
4. Quando si è pronti, cliccare su Crea e modifica per continuare la configurazione.
   Si noti che quando si esegue questa operazione, l'evento selezionato passa in modalità di sola lettura. Non è possibile modificare successivamente una notifica per cambiare il suo evento, ma tutti gli altri aspetti della sua configurazione possono essere modificati ulteriormente.
5. Continuare come descritto nel capitolo Configurare una notifica.

Suggerimento: è anche possibile creare una nuova notifica partendo da una esistente. A tale scopo, nell'elenco principale delle notifiche, aprire il l'icona ellipsis accanto a una notifica e selezionare Duplica.

• Il tipo di evento viene copiato dalla notifica originale ed è di sola lettura.
• Si può quindi impostare un Nome e selezionare quali altre parti della configurazione copiare: Tempistiche, Filtri di attivazione, Destinatari, Canali di consegna.

Questa opzione è comoda, ad esempio, se si desidera creare più copie della stessa notifica da inviare a gruppi di destinatari diversi.

Configurare una notifica

Per iniziare a configurare una nuova notifica, completare innanzitutto i passi del capitolo Creare una nuova notifica.

Per accedere alla pagina di configurazione di una notifica esistente, selezionare Menu amministrazione > Notifiche > Gestione e cliccare sul suo Nome.

Nella pagina di configurazione, possono essere presenti tre schede: Proprietà, Destinatari e Filtri di attivazione. Qui si ha la possibilità di configurare tutte le impostazioni della notifica, tranne l'evento, che è di sola lettura.

Procedere come segue:

• Scheda Destinatari: impostare il destinatario della notifica. Consultare il capitolo Definire i destinatari delle notifiche.
• Scheda Proprietà > Composizione: è possibile impostare uno o più canali di consegna e comporre il testo del messaggio che verrà inviato. Consultare il capitolo Comporre i messaggi
• Scheda Proprietà > Dettagli e tempistiche: se si desidera, è possibile modificare il Nome della notifica. Si ricordi che l'evento di notifica è di sola lettura. Quindi, nella sezione Pianificatore, configurare la tempistica dell'invio. Consultare il capitolo Pianificare le notifiche.
• Scheda Filtri di attivazione: è possibile impostare quali risorse (gruppi/rami di utenti, corsi e piani formativi) attiveranno la notifica. Consultare il capitolo Impostare i filtri di attivazione delle notifiche.

In qualsiasi momento è sempre possibile cliccare su Salva le modifiche per salvare la configurazione parziale.

Definire i destinatari delle notifiche

Nella pagina di configurazione di una notifica, selezionare la scheda Destinatari.

Qui è possibile selezionare i "ruoli" degli utenti che riceveranno la notifica, in base alla loro relazione con l'evento di notifica. Le opzioni sono: Utenti, Power User, Manager, Istruttore, Superadmin.

Ad esempio, è possibile configurare una notifica Certificazione scaduta indirizzata direttamente agli utenti interessati o ai manager di tali utenti.

• Quando si crea una nuova notifica, per impostazione predefinita viene selezionato il primo ruolo di destinatario valido. Si può però modificare questa impostazione e scegliere un ruolo diverso tra quelli disponibili.
• I ruoli disponibili per la selezione dipendono dal tipo di evento. L'articolo sugli eventi e condizioni delle notifiche descrive in dettaglio quali destinatari sono ammessi per ogni evento di notifica. Alcuni eventi possono non richiedere l'impostazione di un ruolo di destinatario.
• Si noti che non è possibile selezionare più ruoli di destinatari. Per questo, è necessario configurare due notifiche separate, con lo stesso tipo di evento ma con destinatari diversi.
  → Si ricordi che alcuni ruoli di destinatari possono sovrapporsi. Ad esempio, una stessa persona potrebbe essere sia Power User che Manager, e quindi ricevere le notifiche indirizzate a entrambi i ruoli.

Comportamento dei destinatari delle notifiche per corsi e piani formativi

Quando istruttori, Power User, Manager o Superadmin sono iscritti a corsi o piani formativi, il sistema li considera come studenti ai fini delle notifiche. 
Ciò significa che riceveranno notifiche destinate agli studenti iscritti, indirizzate al tipo di destinatario “Utenti”.

• Ad esempio, se un Superadmin è iscritto a un corso e la notifica “Utente è stato iscritto a un corso” è impostata per gli utenti, il Superadmin riceverà quella notifica proprio come qualsiasi altro studente.
• Al contrario, se è configurata una notifica separata “Utente è stato iscritto a un corso” specificamente destinata ai Superadmin, il Superadmin riceverà quella notifica ogni volta che un utente si iscrive a quel corso.

Comporre il messaggio di notifica

Nella pagina di configurazione di una notifica, selezionare la scheda Proprietà > Composizione.

Sotto Composizione, sono presenti una o più voci che corrispondono ai canali di consegna abilitati sulla propria piattaforma. Questi possono essere: Email, Notifica in piattaforma, notifica push mobile.

È necessario impostare almeno un canale di consegna per poter attivare la notifica

Notifica per email

Per una notifica via email, selezionare Scheda Proprietà > Composizione > Email. Quindi, nel pannello a destra, attivare la casella Abilita email come canale di consegna.

Nella sezione Mittente, è necessario fornire il nome e l'indirizzo email del mittente.

Nota: l'indirizzo email inserito per il mittente, ad es noreply@mydomain.com, deve essere stato precedentemente configurato sul menu di Gestione dominio. Consultare l'articolo sulla configurazione dei domini dei mittente email.

Continuare quindi come indicato al capitolo Inserire il testo del messaggio

Notifica in piattaforma

Le notifiche in piattaforma vengono consegnate agli utenti nell'area Notifiche (l'icona della campana nella barra dell'intestazione).

Per configurare questo canale di consegna, selezionare la scheda Proprietà > Composizione > Notifica in piattaforma e, nel pannello a destra, attivare la casella Abilita le notifiche della piattaforma come canale di consegna.

Continuare quindi come indicato al capitolo Inserire il testo del messaggio

Notifica Slack

Attenzione! L'integrazione Docebo per Slack attuale è incompatibile con il nuovo sistema di notifiche della piattaforma Docebo. Se non si utilizzano le notifiche legacy sulla propria piattaforma, non sarà possibile utilizzare questa integrazione. Docebo per Slack v2, il cui rilascio è provvisoriamente previsto a luglio 2025, allevierà questo problema.

Le notifiche di Slack vengono inviate agli utenti all'interno di un canale Slack specificato.

Per configurare questo canale di consegna, selezionare la scheda Proprietà > Composizione > Slack, e nel pannello a destra, selezionare la casella Abilita Slack come canale di consegna.

Successivamente, scegliere se desiderare inviare un messaggio diretto a ciascun destinatario oppure se volere che il messaggio venga inviato a uno o più canali Slack. Se si sceglie di consegnare ai canali Slack, selezionare il pulsante di opzione Canali Slack e nel campo di testo, aggiungere fino a dieci canali a cui si desidera che il messaggio venga inviato.

Attenzione: l'API di Slack limita la frequenza di invio dei messaggi a un utente specifico o a un canale a un massimo di un messaggio al secondo. I messaggi in eccesso vengono messi in coda e consegnati in sequenza. Qualsiasi messaggio rimasto in coda dopo 7 giorni a causa di questo limite verrà eliminato.

Quindi, nell'area Messaggio, comporre il contenuto della notifica. Bisogna inserire l'Oggetto e il Corpo del messaggio. 

Suggerimento: a differenza di altre notifiche all'interno di Docebo, i messaggi Slack non supportano la formattazione html. Si può utilizzare il markup per aggiungere la formattazione al testo. Docebo per Slack supporta grassetto, corsivo, barrato e codice. Per maggiori informazioni, consultare Formatta i tuoi messaggi (si apre in una nuova scheda).

Per ulteriori informazioni sull'uso di Slack per le notifiche, consultare Docebo per Slack versione 2.

Notifica push mobile

Le notifiche push per dispositivi mobili vengono inviate agli utenti dell'applicazione mobile Go.learn o dell'applicazione mobile personalizzata, a condizione che siano abilitate sul proprio dispositivo.

Per configurare questo canale di consegna, selezionare la scheda Proprietà > Composizione > Notifica in piattaforma. Quindi, nel pannello a destra, attivare la casella Abilita la notifica push mobile come canale di consegna.

Ora è possibile inserire un Titolo (massimo 50 caratteri) e un Messaggio in testo semplice (massimo 150 caratteri).

• Si ha la possibilità di inserire gli shortcode solo nel testo del messaggio. Si noti che la lunghezza massima del messaggio, contando anche il testo che sostituisce gli shortcode, è di 150 caratteri. Il testo in eccesso verrà tagliato nella notifica ricevuta dagli utenti.

La sezione URL dell’app in basso mostra il link dell’app mobile che verrà aperta dalla notifica. Questo campo è di sola lettura e viene compilato automaticamente in base al tipo di evento.

Come per gli altri canali di notifica, è possibile attivare la funzione Traduci campi per inserire il messaggio della notifica push mobile in altre lingue.

Suggerimento: a seconda delle impostazioni del dispositivo mobile del destinatario, se arrivano più notifiche simili in breve tempo, queste possono essere impilate o compresse in un’unica notifica. Ad esempio, se una notifica (non riassuntiva) Utente iscritto a un corso è impostata per essere inviata ai Power User e 4 utenti si iscrivono al corso, il Power User potrebbe ricevere un solo messaggio, anziché 4 distinti come previsto.
→ Questo può essere evitato inserendo degli shortcode, come il nome dell’utente iscritto, per garantire che i messaggi siano tutti distinti.

Pianificare le notifiche

Nella pagina di configurazione di una notifica, selezionare la scheda Proprietà > Dettagli e tempistiche. Nella sezione Pianificatore vengono visualizzate le opzioni di tempistiche disponibili per l'evento di notifica scelto.

• Le opzioni di tempistiche per ogni tipo di evento sono elencate nell'articolo sugli eventi e le condizioni delle notifiche.

A seconda del tipo di evento, può essere prevista una sola opzione fissa di pianificazione, oppure si può scegliere tra due o più delle seguenti: Nel momento in cui si verifica l'evento, Prima dell'evento, Dopo l'evento, Manualmente e Ogni.

Per molte delle opzioni di pianificazione, è possibile impostare l'Ora del giorno in cui si desidera che venga inviata la notifica, specificando anche il Fuso orario.

Suggerimenti: l'ora deve essere inserita nel formato hh:mm am/pm. Ad esempio 08:15.
→ Si noti che nel formato am/pm 12:00 am (mezzanotte, l'inizio del giorno) corrisponde a 00:00 nel formato 24 ore, mentre 12:00 pm (mezzogiorno, la metà del giorno) corrisponde a 12:00 nel formato 24 ore.
Nel pianificatore, quando si specifica un Periodo, gli intervalli consentiti sono i seguenti: 1→72 ore, 1→365 giorni, 1→52 settimane, 1→24 mesi.

Nel momento in cui si verifica l’evento

La notifica sarà inviata ai destinatari non appena l'azione sarà stata completata in piattaforma. Ad esempio, nel caso dell'evento L'utente ha acquistato un corso, con questa impostazione, la notifica verrà inviata non appena l'utente avrà completato l'acquisto.
Attenzione! In alcuni casi, questa notifica immediata può essere leggermente ritardata rispetto all'evento. Ad esempio, il sistema monitora le checklist per gli aggiornamenti ogni tre ore. Di conseguenza, la notifica di una checklist potrebbe essere inviata fino a tre ore dall'evento effettivo.

Prima dell’evento

Questa opzione è disponibile per gli eventi che si svolgeranno in un momento noto. La notifica verrà inviata un certo periodo di tempo prima dell'evento, ad esempio prima dell'inizio di un webinar o di una sessione ILT.

• È possibile impostare con quante ore, giorni, settimane o mesi di anticipo verrà inviata la notifica.
• Se si impostano giorni, settimane o mesi, si può anche programmare l'ora in cui si desidera inviare la notifica e specificare il relativo fuso orario.

Ore prima dell'evento:

Il pianificatore invierà la notifica il numero di ore specificato prima dell'evento, tenendo conto anche dei minuti. Ad esempio, supponiamo che l'inizio di una sessione ILT sia previsto per le 10:25:

• Se si imposta la notifica due ore prima dell'evento, essa verrà inviata alle 8.25 del mattino.

Giorni prima dell’evento

Per l’opzione giorni prima dell’evento, ogni giorno, all’ora programmata, il sistema cercherà gli eventi che si verificano nell'arco di 24 ore prima del numero di giorni specificato.

• Ad esempio, se si imposta 2 giorni prima dell’evento l’intervallo di tempo è compreso tra 48 e 72 ore prima.
• Il limite inferiore è inclusivo e il limite superiore è esclusivo. Quindi, in questo esempio:
  48 ore =< tempo prima dell’evento < 72 ore
• Le ore rima dell’evento sono conteggiate dall'ora impostata per l’invio della notifica.

Suggerimento: il numero di "giorni prima dell'evento" impostato potrebbe non corrispondere ai giorni di calendario.
Supponiamo che una sessione ILT sia prevista per un mercoledì alle 07:00, e che sia stata configurata una notifica 1 giorno prima dell'evento alle 08:00. Un giorno prima dell’evento corrisponde a un intervallo di 24-48 ore prima:
24 ore <= tempo prima dell’evento < 48 ore
→ Il lunedì alle 08:00, l'evento sarà a 47 ore di distanza, quindi la notifica sarà inviata, anche se lunedì è due giorni di calendario prima dell'evento.
→ Se l'orario di notifica fosse invece impostato alle 07:00, la notifica verrebbe inviata il martedì (un giorno di calendario prima dell'evento).
In generale, i "giorni prima dell'evento" devono corrispondere ai giorni di calendario se l'ora della notifica precede (o è uguale) all'ora dell'evento. In caso contrario, la notifica verrà inviata con un giorno di calendario supplementare di anticipo.

Settimane prima dell'evento

Per settimane prima dell'evento, la logica è la stessa di quella dei giorni precedenti, con numero di giorni = numero di settimane * 7.

Ad esempio, per una settimana prima dell'evento, ogni giorno all'ora programmata, il sistema cercherà gli eventi nell'arco di 24 ore tra 7 giorni (168 ore) e 8 giorni (182 ore) prima.

Suggerimento: la notifica non sarà necessariamente inviata lo stesso giorno della settimana dell'evento. Ad esempio, se l'evento è il mercoledì alle 10:00 e si imposta una notifica per una settimana prima alle 09:00, la notifica verrà inviata il mercoledì precedente. Se invece si imposta la notifica per le 11:00, questa verrà inviata un giorno prima, il martedì.

Mesi prima dell'evento

Per l’opzione mesi prima dell'evento, ogni giorno, all’ora programmata, il sistema cercherà gli eventi che si verificano nell'arco di 24 ore prima del numero di mesi specificato.

Esempio: una notifica è stata programmata un mese prima dell'evento, alle 09:00 del mattino. Ogni giorno, all'ora prevista, il sistema controlla la data corrente (ad esempio 2 marzo, ore 09:00) e incrementa il mese di uno (ad esempio 2 aprile, ore 09:00). Quindi controlla gli eventi previsti nell'arco di tempo di 24 ore tra il 2 aprile alle 09:00 e il 3 aprile alle 8:59:59.

Attenzione! Il 31 marzo, per incrementare il mese di uno, il sistema prenderà in considerazione il 30 aprile (cioè l'ultimo giorno del mese), e quindi cercherà gli eventi nello stesso arco di tempo che ha considerato il 30 marzo. Pertanto, in caso di eventi che si verificano negli ultimi giorni del mese, la notifica potrebbe essere inviata in due giorni consecutivi.

Dopo l'evento

La notifica verrà inviata ai destinatari un certo lasso di tempo dopo il completamento dell'evento o dell'azione, ad esempio dopo il completamento di un corso da uno studente.

È possibile impostare quante ore, giorni, settimane o mesi dopo l'evento verrà inviata la notifica. Se si impostano giorni, settimane o mesi, si può anche impostare l'ora del giorno (e il fuso orario) in cui si desidera che venga inviata la notifica.

Ore dopo l'evento

Se si utilizza l'opzione ore, la notifica verrà inviata dopo il numero esatto di ore specificato dall'evento, tenendo conto anche dei minuti.

Giorni dopo l'evento

Si noti che, per giorni dopo l'evento, il ritardo viene calcolato come segue:

• Il sistema si sposta in avanti il numero di giorni specificato (in periodi di 24 ore) dalla data e dall'ora dell'evento.
• Quindi, il sistema invia la notifica alla prima ricorrenza successiva dell'ora programmata impostata nel campo dell'ora.

Suggerimento: se l'orario della notifica precede l'orario dell'evento, la notifica verrà inviata un giorno dopo rispetto a quanto previsto. Ad esempio, supponiamo che un evento si verifichi lunedì alle 15:00 e che si configuri una notifica per 4 giorni dopo l'evento, alle 10:00:
- 4 giorni dopo l'evento è venerdì alle 15:00
- ma la prossima ricorrenza dell'orario programmato è sabato alle 10:00, e questo è il momento in cui viene inviata la notifica.

Settimane dopo l'evento

L'opzione settimane dopo l'evento funziona secondo una logica simile a quella dei giorni dopo l'evento. A partire dalla data e dall'ora dell'evento, il pianificatore si sposta avanti con un ritardo calcolato come segue : (numero di settimane) * (7 giorni/settimana) * (24 ore/giorno). Quindi, invia la notifica alla prima ricorrenza successiva dell'orario programmato.

Suggerimento: la notifica non sarà necessariamente inviata nello stesso giorno della settimana dell'evento. Ad esempio, se l'evento è il lunedì alle 11:00 e si imposta una notifica per una settimana dopo alle 09:00, la notifica sarà inviata il martedì della settimana successiva. Questo giorno in più si verifica se l'orario di notifica è precedente a quello dell'evento.

Mesi dopo l'evento

Nel caso di mesi dopo l'evento, il pianificatore sposta in avanti il numero di mesi specificato e invia la notifica alla prima ricorrenza successiva dell'ora prevista.

Ad esempio:

• Per un evento del 3 giugno alle 08:00 del mattino, quattro mesi dopo l'evento sarà il 3 ottobre alle 08:00 del mattino.
• Tuttavia, per un evento del 31 marzo, un mese dopo l'evento è il 30 aprile (se il mese è più corto, il pianificatore utilizza comunque l'ultimo giorno)

Come indicato per i giorni e le settimane successive all'evento, la notifica verrà inviata un giorno "extra" dopo se l'orario della notifica precede l'orario dell'evento.

Manualmente

Alcune notifiche possono essere impostate per essere inviate Manualmente. Ciò significa che non vengono mai inviate automaticamente dal pianificatore. Possono invece essere attivate manualmente cliccando sull'icona "play" (riproduzione) nell'elenco delle notifiche.

Ogni

L'opzione "ogni" è disponibile per le notifiche riassuntive, e consente di inviarle su base ripetitiva: ogni ora, ogni giorno, ogni settimana o ogni mese.

Per ulteriori informazioni, consultare il capitolo sulle Notifiche riassuntive.

Note sulla pianificazione delle notifiche

• Non è possibile inviare nuovamente le notifiche pianificate.
• Queste vengono inviate periodicamente e non sono attivabili nel momento in cui si verifica l’evento. Queste notifiche utilizzano dei processi eseguiti in modo pianificato (la frequenza dipende dalla configurazione della notifica).

Impostare i filtri di attivazione delle notifiche

I filtri di attivazione consentono di specificare per quali utenti e per quali contenuti deve essere inviata una notifica.

→ Ad esempio, si potrebbe voler inviare un messaggio Lo studente ha completato un corso solo quando gli studenti di un ramo specifico completano un corso. Oppure si potrebbe voler inviare la notifica solo per alcuni corsi.

Controllare i filtri di attivazione

Nella pagina di configurazione di una notifica, selezionare la scheda Filtri di attivazione. Si avrà la possibilità di controllare i filtri di attivazione già configurati, utilizzando la navigazione verticale sotto la voce Tipo di attivatore.

Utenti:

Questa parte mostra i gruppi e/o i rami di utenti che possono attivare questa notifica. Se sono impostati più gruppi o rami, la logica tra di essi è OR*. Questo significa che è sufficiente che un utente appartenga ad almeno uno di essi.

→ Se non sono impostati gruppi o rami, la notifica non verrà attivata da alcun utente e quindi non verrà mai inviata.
→ Le notifiche con l'opzione Tutti gli utenti impostati come attivatori possono essere configurate solo dai Superadmin e non sono visibili ai Power User.

*Un'eccezione a questa logica OR è la notifica "Utente iscritto a un gruppo".

Corsi e piani formativi:

Questa parte mostra il contenuto che può attivare la notifica.

→ Se non sono impostati gruppi o rami, la notifica non verrà attivata da alcun utente e quindi non verrà mai inviata.
→ Le notifiche con l'opzione Tutti gli utenti impostati come attivatori possono essere configurate solo dai Superadmin e non sono visibili ai Power User.

Aggiungere un filtro di attivazione

Per aggiungere un filtro di attivazione:

1. Selezionare l'icona + posizionata in alto a destra.
2. Nel pannello Aggiungi filtri di attivazione, scegliere il tipo di filtro di attivazione da applicare (Utenti o Corsi e piani formativi) e cliccare su Avanti.

1. (Riservato esclusivamente ai Superadmin) Nel passaggio successivo, selezionare una delle seguenti opzioni: 
   - Opzione “Tutti gli utenti”: In tal caso, la notifica verrà attivata per tutte le risorse del tipo selezionato (Tutti gli utenti o Tutti i corsi e piani formativi). Procedere cliccando su Conferma. 
   → A questo punto, la configurazione dell’attivatore sarà completata.
   - Opzione “Selezione personalizzata”: In questo caso, cliccando su Avanti, sarà possibile selezionare le risorse specifiche che devono attivare la notifica, come descritto nel passaggio successivo.

1. Effettuare la selezione personalizzata in base al tipo di risorsa scelto: 

• Utenti: Nella scheda Gruppi, selezionare la casella accanto ai gruppi di utenti che devono attivare la notifica. Nella scheda Rami, selezionare la casella accanto ai rami utente che devono attivare la notifica. Cliccare nuovamente sulla casella per includere o escludere i discendenti.
• Corsi e piani formativi: Selezionare la casella accanto a ciascun corso o piano formativo che deve attivare la notifica. 

Gli utenti con ruolo di Power User potranno visualizzare esclusivamente i gruppi, i rami o i corsi e piani formativi assegnati come risorse di loro competenza. 

Visibilità delle notifiche per Power User in relazione ai filtri di attivazione

In linea generale, i Power User visualizzeranno esclusivamente le notifiche i cui filtri di attivazione corrispondono alle risorse a loro assegnate. In particolare:

• Le risorse impostate come filtri di attivazione per la notifica (gruppi, rami, corsi e piani formativi) devono essere tutte assegnate al Power User come risorse.
• I ruoli dei destinatari configurati per una notifica non incidono sulla sua visibilità per i Power User.
• Se una notifica non prevede filtri utente, il Power User deve essere assegnato a tutti i rami (rami principali e rami discendenti) per poterla visualizzare. Se la notifica non prevede filtri di contenuto, il Power User deve essere assegnato a tutti i corsi e piani formativi per poterla visualizzare.

Nota: nel caso in cui una notifica abbia gruppi o rami impostati come di attivazione, il Power User deve essere assegnato agli stessi gruppi e rami. Non è sufficiente essere assegnati a tutti gli utenti appartenenti a tali gruppi o rami.

Le regole di visibilità sopra descritte si applicano costantemente alle notifiche create da altri (Superadmin o altri Power User). Tuttavia, sono previste alcune eccezioni per le notifiche create autonomamente.

Visibilità delle notifiche create autonomamente

Nell'elenco, i Power User possono sempre visualizzare le notifiche da loro create, incluse quelle prive di filtri utente o filtri di contenuto.

Tuttavia, qualora una di queste notifiche venga successivamente modificata da terzi per indirizzare una risorsa non assegnata al Power User, tale notifica sarà visualizzabile esclusivamente in modalità di sola lettura nell'elenco.

Attivare una notifica

Nell'elenco delle Notifiche, la colonna Stato mostra se ogni notifica è attivata o disattivata.

Per attivare (o disattivare) una notifica, cliccare sul suo nome per aprire la pagina di configurazione, quindi utilizzare il pulsante in basso a destra per cambiare lo stato tra Attivo e Inattivo.

Nota: per poter attivare una notifica, almeno un canale di consegna deve essere impostato.

Inoltre, i Power User devono impostare almeno un filtro di attivazione per poter attivare una notifica, perché l'assenza di filtro di attivazione equivale a "nessun utente e nessun contenuto". I Superadmin, invece, possono attivare una notifica anche senza filtri di attivazione, perché nel loro caso significa "tutti gli utenti e tutti i contenuti".

Modificare le notifiche

• Si consiglia vivamente di disattivare una notifica prima di modificarne la configurazione.
• Ogni modifica della notifica porterà all'eliminazione e alla ricreazione del processo pianificato.

Notifiche riassuntive

Una notifica riassuntiva comporta più notifiche relative allo stesso tipo di evento raggruppate. Per esempio, invece di ricevere sette notifiche diverse riguardo i corsi non ancora completati, l'utente riceverà una sola notifica con l'elenco dei sette corsi ancora da completare.

Le notifiche riassuntive disponibili sono elencate nell’articolo sugli eventi e condizioni delle notifiche.

Le notifiche "riassunto" sono configurate in modo simile alle altre. Quando si scrive il corpo del messaggio, lo shortcode per gli elementi elencati nel riassunto deve essere inserito tra i tag {{#items}} e {{/items}}. Ad esempio, per il messaggio Riassunto: utente iscritto a un corso:

Attenzione! I corsi presenti nel riassunto saranno elencati in ordine di creazione.

Opzioni Manualmente e Ogni

Quando si pianifica l'invio della notifica, a seconda del tipo di riassunto, le opzioni disponibili possono essere Ogni e/o Manualmente.

Con l'opzione Manualmente, la notifica riassuntiva può essere inviata manualmente e non sarà programmata automaticamente.

Nel caso di Ogni, è possibile impostare una frequenza oraria, giornaliera, settimanale o mensile per l'invio del riassunto. Questo conterrà gli elementi relativi all'intervallo di tempo impostato. Ad esempio, la notifica Riassunto: utente iscritto a un corso impostata con una frequenza settimanale conterrà le iscrizioni dell'ultima settimana. Invece, impostata con una frequenza mensile, conterrà le iscrizioni del mese precedente, ecc.

• Ogni ora: il riassunto verrà inviato una volta all'ora.
• Ogni giorno: il riassunto verrà inviato una volta al giorno. È possibile specificare l'ora del giorno e il fuso orario.
• Ogni settimana: il riassunto verrà inviato una volta alla settimana. È possibile impostare il giorno della settimana (ad esempio, il mercoledì), l'ora e il fuso orario.
• Ogni mese: il riassunto verrà inviato una volta al mese. È possibile impostare il giorno del mese (ad esempio, il 10), l'ora del giorno e il fuso orario.
  Si noti che se si imposta il 31, nei mesi con meno giorni, la notifica verrà comunque inviata l'ultimo giorno del mese.

Scheda Impostazioni aggiuntive

La notifica Riassunto: il corso è scaduto si distingue per il fatto che comporta una scheda Impostazioni aggiuntive in cui è possibile specificare quali corsi includere. Si noti che la frequenza di invio del riassunti è sempre quella impostata nella scheda Proprietà con l'opzione Ogni.

Si ha la possibilità di includere:

• I Corsi in scadenza tra questa notifica e la prossima in programma: ad esempio, se il riassunto viene inviato ogni settimana, verranno elencati tutti i corsi in scadenza nella settimana compresa tra l'attuale riassunto e quello successivo.
• Corsi in scadenza entro un periodo di tempo dall'invio della notifica: il riassunto elenca i corsi che scadono entro il numero di giorni specificato. (ad esempio, con 3, il riassunto elencherà tutti i corsi che scadono tra 1, 2 o 3 giorni).
• Corsi in scadenza un numero esatto di giorni dopo l'invio della notifica : il riassunto elencherà i corsi la cui scadenza è a un numero esatto di giorni di distanza (ad esempio, con 3, il riassunto elencherà tutti i corsi che scadono esattamente tra 3 giorni).

Notifiche della community

La pagina Gestione notifiche mostra anche le notifiche della community disponibili. Questi tipi di notifiche non vengono create manualmente come le altre. Vengono invece abilitate come un set, per una data community, dall'area Gestione community.

Per fare questo:

1. Selezionare Menu Admin COMMUNITY Hub Community. Questo aprirà la pagina Gestione community, elencando tutte le community configurate sulla piattaforma.
2. Cliccare sul nome di una community per aprire la sua pagina di configurazione. Quindi nella scheda Impostazioni scorrere fino alla sezione Notifiche.
3. Qui è possibile cliccare su Crea notifiche community per creare automaticamente il set di notifiche preconfigurate per questa specifica community. Se questa azione non è disponibile significa che è già stata eseguita in precedenza, e tali notifiche esistono già.

Nella pagina Gestione notifiche, è possibile trovare il set di notifiche della community create automaticamente filtrando per Categoria evento = Community e Attribuzione = <nome della community>.

A differenza di altre notifiche, le notifiche della community hanno solo una scheda Proprietà. È possibile attivarle/disattivarle e modificare la composizione del messaggio. Tuttavia non è possibile eliminare o duplicare queste notifiche.

Per maggiori informazioni si veda il report Notifiche della community.

Monitorare lo stato di consegna delle notifiche

Docebo monitora lo stato di consegna di ogni notifica inviata tramite la piattaforma, indipendentemente dall'utilizzo del server SMTP interno di Docebo o di una configurazione SMTP personalizzata. Questo sistema di registrazione dettagliata consente di verificare l'avvenuta consegna, identificare i tentativi non riusciti e adottare le misure correttive necessarie.

Visualizzare il registro di consegna delle notifiche

Dopo l'invio di una notifica, le informazioni relative alla consegna sono disponibili nel pannello dei registri. Per accedere al registro di consegna, procedere come segue:

Selezionare Menu amministrazione > Notifiche > Gestione. Successivamente, cliccare sul nome della notifica da monitorare. Nella pagina di configurazione della notifica, selezionare la scheda Log (Registri).

La scheda Log (Registri) presenta una tabella contenente tutti i tentativi di consegna relativi a quella notifica. Per impostazione predefinita, la tabella mostra:

• Destinatario: L'utente o l'indirizzo email che ha ricevuto la notifica
• Stato: Lo stato di consegna (In coda, Consegnato o Non riuscito)
• Data di invio: Il momento in cui la notifica è stata inviata
• ID Messaggio: L'identificativo univoco assegnato al messaggio (visualizzato in caso di consegna avvenuta con successo)
• Ulteriori informazioni: Messaggi di errore o dettagli che spiegano il motivo di eventuali fallimenti nella consegna

Nota bene:

• Nel caso di utilizzo di un server SMTP personalizzato, la conferma di consegna può richiedere alcuni secondi. Se Docebo non riceve una risposta entro 15 secondi, lo stato viene indicato come Non riuscito e il sistema non effettua ulteriori tentativi di invio.
• Uno stato Consegnato indica che la notifica è stata correttamente consegnata al servizio di invio esterno. Da questo momento, il sistema non dispone di informazioni riguardo alla consegna finale all'utente.

Filtrare lo stato di consegna delle notifiche

È possibile filtrare i registri di consegna in base allo stato per focalizzarsi su risultati specifici. Ad esempio, si può filtrare per stato Non riuscito per visualizzare tutte le notifiche che non sono state recapitate ai destinatari previsti. Utilizzare il filtro Stato nel pannello Log (Registri) per affinare i risultati.

Suggerimento: L'intervallo di date impostato non può superare i 14 giorni e non può essere antecedente a 3 mesi.

Valori e significati dello stato di consegna

Risoluzione dei problemi di consegna non riuscita

In caso di un elevato tasso di notifiche non riuscite, è opportuno esaminare i messaggi di errore presenti nella colonna Maggiori informazioni. Le cause più frequenti includono:

• Indirizzi email destinatari errati
• Problemi nella configurazione del server SMTP personalizzato
• Problemi di connettività o di autenticazione del server

Suggerimento: Utilizzare il filtro Stato per isolare le notifiche fallite e analizzare i messaggi di errore nella colonna Maggiori informazioni. Questo approccio facilita l'identificazione di eventuali schemi e la risoluzione tempestiva della causa principale.

Esportare il registro delle notifiche

Dalla scheda Log (Registri) è possibile esportare il registro delle notifiche in un file, utile per scopi di audit, risoluzione dei problemi e reportistica. I registri sono conservati per 90 giorni, con un intervallo massimo di filtro di 14 giorni per ogni esportazione. Per avviare l'esportazione, cliccare sull'icona Esporta nell'angolo inferiore destro dello schermo. Al clic su Esporta, il sistema genera il file in background; una volta pronto, il download viene avviato automaticamente e una notifica conferma l'inizio dell'esportazione.

Nota bene:

• L'accesso alla funzionalità di esportazione è riservato esclusivamente ai Superadmin.
• L'esportazione viene generata asincronamente in background. È possibile navigare lontano dalla scheda Log (Registri) durante la preparazione del file. Il download inizierà automaticamente al completamento della generazione.

Il file esportato include le seguenti colonne, nell'ordine indicato:

Nota bene: Il file è codificato in UTF-8 per garantire il supporto ai caratteri speciali presenti nei nomi utente e nei titoli degli eventi.

Suggerimenti sulle notifiche

• Caratteri Unicode di 4 byte: i caratteri Unicode di 4 byte non sono supportati nella creazione o modifica delle notifiche.
• Notifiche lunghe: le notifiche hanno un limite di 65535 caratteri. Le notifiche che superano questo limite non saranno visualizzate correttamente. Questo limite di caratteri si riferisce al numero di caratteri ricevuti dal sistema di notifica, quindi anche i contenuti non visualizzati, come il codice HTML e gli shortcode convertiti, sono conteggiati.
• Inviare nuovamente la notifica di benvenuto: se si desidera inviare nuovamente la notifica di benvenuto, verificare innanzitutto che sia configurata una notifica attiva per l'evento « Utente creato (dall'amministratore) ». Quindi selezionare Menu amministrazione > E-learning > Utenti. Nella pagina principale di Gestione utenti, selezionare tutti gli utenti interessati, cliccare su Scegli azione in fondo alla pagina e selezionare Invia notifica di attivazione.
• Iscrire gli utenti a corsi non pubblicati: quando si iscrivono utenti a corsi non ancora pubblicati, consigliamo di non inviare notifiche per le iscrizioni prima dell’inizio del corso, di assicurarsi di disabilitare le notifiche generalmente inviate prima dell'iscrizione ai corsi e di riattivarle una volta terminate le iscrizioni. Questo può verificarsi nel caso in cui si iscrivano gli utenti a corsi non pubblicati per mantenere la cronologia delle iscrizioni.
• File ICS: i file ICS, se aperti in Outlook, si apriranno in un nuovo calendario, e non nel calendario di default.