Configurare le notifiche

Introduzione

La funzionalità Notifiche permette di configurare messaggi automatici che verranno inviati quando si verifica un evento specifico in piattaforma. Questo articolo spiega nel dettaglio come configurare e gestire le notifiche in piattaforma.

Quadro generale delle notifiche

Quando si configura una notifica, è necessario impostare:

• Tipo di evento: il tipo di evento della piattaforma che attiva l'invio del messaggio. Ad esempio, Utente iscritto a un corso.
• Destinatari: i destinatari previsti del messaggio. Questi sono definiti in base alla loro relazione con l'evento. Ad esempio, si potrebbe voler inviare una notifica Utente iscritto a un corso allo studente che è stato iscritto, o all'Istruttore del corso interessato.
• Canale di consegna: il metodo attraverso cui il messaggio verrà inviato. Ad esempio, email o notifica in piattaforma.
• Messaggio: il testo effettivo del messaggio da inviare. Di solito è opportuno adattarlo al tipo di evento scelto, oltre che ai destinatari previsti.
• Tempistica: a seconda del tipo di evento, potrebbero esserci alcune opzioni per la pianificazione dell'invio del messaggio. Ad esempio, immediatamente al momento dell'evento, o un certo numero di giorni dopo l'evento.
• Filtri di attivazione: è possibile applicare facoltativamente dei filtri per restringere i casi in cui la notifica viene inviata. Ad esempio, si potrebbe voler creare una notifica Utente iscritto a un corso che viene inviata solo per un sottoinsieme di corsi, o solo quando un particolare sottoinsieme di utenti si iscrive a un corso.

L'articolo Eventi e condizioni delle notifiche fornisce un elenco completo degli eventi della piattaforma per i quali è possibile configurare una notifica. Per ogni tipo di evento, mostra anche i gruppi di destinatari a cui è possibile indirizzare la notifica e le possibili opzioni di pianificazione.

Prerequisiti

App notifiche

L'app Notifiche deve essere attivata in piattaforma, come descritto nell'articolo Gestione di app e funzionalità. L'app è elencata nella scheda verticale Caratteristiche aggiuntive di Docebo, alla quale è possibile accedere tramite la voce Gestisci componenti aggiuntivi e integrazioni dai Componenti aggiuntivi e integrazioni (icona puzzle) nel Menu di navigazione.

Permessi

Ai Power User devono essere assegnati i relativi permessi di notifica per poter visualizzare e gestire le notifiche. Avranno visibilità solo su le notifiche relative alle proprie risorse assegnate (gruppi, rami, corsi e piani formativi).

Domini Docebosuite

Affinché la pagina di gestione delle notifiche venga caricata correttamente, il firewall o l'infrastruttura di rete non devono bloccare i domini *.docebosuite.com. Verificare con il proprio dipartimento IT per assicurarsi che i domini *.docebosuite.com siano inseriti nella lista consentita.

Visualizzare l'elenco delle notifiche

Selezionare Menu di navigazione > Configurazione (icona chiave inglese) > Automation > Notifiche. Qui, la scheda Notifiche mostra l'elenco delle notifiche già configurate.

Per ogni notifica, è possibile vederne il Tipo di evento e le icone che rappresentano i canali di consegna configurati, così come il suo Stato. Solo le notifiche Attivate possono essere inviate. Alcune notifiche hanno un' icona Play (triangolo) che può essere utilizzata per attivarne manualmente l'invio. È possibile applicare filtri o utilizzare il campo di ricerca per trovare più facilmente una particolare notifica.

I filtri disponibili sono:

• Categoria dell'evento
• Tipo di evento
• Attribuzione (solo per le Notifiche della community)
• Stato (Attivo, Inattivo o entrambi).

Per visualizzare maggiori dettagli sulla configurazione di una notifica, è necessario cliccare sul suo nome o selezionare menu ellipsis > Modifica.

Suggerimento: in questo elenco, i Power User potranno vedere solo le notifiche relative alle risorse assegnate. Questo significa che qualsiasi gruppo, ramo o corso/piano formativo impostato come filtro di attivazione per una notifica deve anche essere assegnato al Power User come risorsa. Altrimenti, la notifica non sarà visibile.

La scheda Log permette di verificare quali notifiche sono state inviate di recente, sia automaticamente che manualmente. Fare riferimento al capitolo controllare i log delle notifiche.

Creare una nuova notifica

Per creare una nuova notifica, selezionare Menu di navigazione > Configurazione (icona chiave inglese) > Automation > Notifiche e cliccare sull'icona + nell'angolo in alto a destra.

Successivamente, nel pannello Crea notifica che si apre, definire l'evento della piattaforma per cui si desidera configurare questa notifica: per prima cosa selezionare la Categoria dell'evento (ad esempio, Corsi), e poi selezionare lo specifico Tipo di evento all'interno di quella categoria (ad esempio, L'evento ILT sta iniziando).

Assegnare alla notifica un Nome della notifica descrittivo, che aiuti a identificarla facilmente nell'elenco e nei log.

Suggerimento: di default, questo campo è precompilato con il Tipo di evento, ma si ricorda che si potrebbero avere notifiche multiple per lo stesso tipo di evento (ad esempio, rivolte a destinatari diversi o a sottoinsiemi diversi di corsi). È quindi utile fornire un nome distintivo.

Quando si è pronti, premere Crea e modifica per continuare la configurazione.

Attenzione! Quando si esegue questa operazione, l'evento selezionato diventa di sola lettura. Non è possibile in seguito modificare una notifica per cambiarne l'evento, tuttavia, tutti gli altri aspetti della sua configurazione possono essere successivamente modificati.

Continuare come descritto nel capitolo Configurare una notifica.

Configurare una notifica

Per iniziare a configurare una nuova notifica completare prima i passaggi nel capitolo Creare una nuova notifica.

Per accedere alla pagina di configurazione per una notifica esistente, selezionare Menu di navigazione > Configurazione (icona chiave inglese) > Automation > Notifiche e cliccare sul Nome della notifica.

Nella pagina di configurazione per la notifica, si vedranno tre schede: Proprietà, Destinatari, e Filtri di attivazione. Qui è possibile configurare tutte le impostazioni della notifica, ad eccezione del suo evento che è di sola lettura.

Procedere come segue:

• Scheda Destinatari: impostare a chi è indirizzata la notifica. Vedere il capitolo Impostare i destinatari di una notifica.
• Scheda Proprietà > Composizione: qui è possibile impostare uno o più canali di consegna e comporre il testo del messaggio che verrà inviato. Vedere il capitolo Comporre il messaggio
• Scheda Proprietà > Dettagli e tempistiche: qui, se lo si desidera, è possibile modificare il Nome della notifica. Si ricorda che l'evento della notifica è di sola lettura. Quindi nell'area Pianificatore configurare la tempistica di quando viene inviata la notifica. Vedere il capitolo Pianificare una notifica.
• Scheda Filtri di attivazione: qui è possibile impostare quali risorse (gruppi/rami di utenti, corsi e piani formativi) attiveranno la notifica. Vedere il capitolo Impostare filtri di attivazione per una notifica.

In qualsiasi momento, è sempre possibile cliccare su Salva modifiche per salvare la propria configurazione parziale.

Impostare i destinatari di una notifica

Sulla pagina di configurazione per una notifica, selezionare la scheda Destinatari.

Qui è possibile selezionare quali "ruoli" utente riceveranno la notifica, in base alla loro relazione con l'evento della notifica. Le opzioni possono includere: Utenti, Power User, Manager, Istruttori, Superadmin.

Ad esempio, è possibile configurare una notifica Certificazione scaduta indirizzata direttamente agli utenti interessati, oppure indirizzata ai Manager di quegli utenti.

• Quando si crea una nuova notifica, il primo ruolo destinatario valido è selezionato di default. Ma è possibile cambiarlo e scegliere un ruolo diverso tra quelli disponibili. 
• I ruoli disponibili per la selezione dipendono dal tipo di evento. L'articolo Eventi e condizioni delle notifiche descrive in dettaglio quali destinatari sono consentiti per ogni evento di notifica. Alcuni eventi di notifica potrebbero non richiedere l'impostazione di un ruolo destinatario.

• Si noti che non è possibile selezionare ruoli destinatari multipli. Per farlo sarà necessario configurare due notifiche separate, con lo stesso tipo di evento ma con destinatari diversi.

  Suggerimento: nel farlo, si ricordi che alcuni ruoli destinatari potrebbero sovrapporsi. Ad esempio, la stessa persona potrebbe essere sia un Power User che un Manager, e quindi riceverebbe le notifiche indirizzate a entrambi i ruoli.

Comportamento dei destinatari delle notifiche per corsi e piani formativi

Quando gli Istruttori, Power User, Manager, o i Superadmin sono iscritti a corsi o piani formativi, il sistema li tratta come studenti ai fini delle notifiche. 
Ciò significa che riceveranno notifiche indirizzate agli studenti iscritti, rivolte al tipo di destinatario “Utenti”.

Comporre il messaggio della notifica

Sulla pagina di configurazione per una notifica, selezionare Scheda Proprietà > Composizione.

Sotto Composizione si vedranno una o più intestazioni, corrispondenti ai canali di consegna abilitati in piattaforma. Questi possono includere: Email, Notifica in piattaforma, Notifica push mobile.

È necessario configurare almeno un canale di consegna per poter attivare la notifica. 

Notifica email

Per una notifica email, selezionare Scheda Proprietà > Composizione > Email. Quindi nel pannello a destra selezionare la casella di controllo Abilita email come canale di consegna.

Nell'area Mittente email, sarà necessario fornire un nome e un indirizzo email per il mittente.

Attenzione! L'indirizzo email inserito per il mittente, ad esempio noreply@mydomain.com deve essere stato precedentemente configurato in Gestione domini. Vedere l'articolo Configurare i domini dei mittenti di posta elettronica.

Quindi nell'area Messaggio è possibile comporre il contenuto della propria notifica. Sarà necessario inserire l'Oggetto e il Corpo del messaggio. Per le istruzioni vedere l'articolo Personalizzare i messaggi di notifica.

Notifica in piattaforma

Le notifiche in piattaforma vengono consegnate agli utenti all'interno dell'area Notifiche della piattaforma (icona a forma di campana sulla barra di intestazione).

Per configurare questo canale di consegna, selezionare Scheda Proprietà > Composizione > Notifica in piattaforma, e nel pannello a destra, selezionare la casella di controllo Abilita le notifiche della piattaforma come canale di consegna.

Quindi nell'area Messaggio è possibile comporre il contenuto della propria notifica. Sarà necessario inserire l'Oggetto e il Corpo del messaggio. Per le istruzioni vedere l'articolo Personalizzare i messaggi di notifica. 

Le notifiche in piattaforma vengono conservate per circa 90 giorni; in seguito, vengono automaticamente rimosse dall'area Notifiche e non possono essere recuperate o estese oltre questo periodo di conservazione.

Notifica Slack

Attenzione! L'integrazione Docebo for Slack è incompatibile con il nuovo sistema di notifiche della piattaforma Docebo. Si prega di migrare verso l'integrazione Docebo for Slack versione 2 per poter utilizzare il sistema di notifiche più attuale.

Le notifiche Slack vengono consegnate agli utenti all'interno di un canale Slack specificato.

Per configurare questo canale di consegna, selezionare Scheda Proprietà > Composizione > Slack, e nel pannello a destra, selezionare la casella di controllo Abilita Slack come canale di consegna.

Successivamente, scegliere se si desidera inviare un messaggio diretto a ciascun destinatario o se si desidera che il messaggio venga inviato a uno o più canali Slack. Se si sceglie di consegnare sui canali Slack, selezionare il pulsante di opzione Canali Slack e nel campo di testo, aggiungere fino a dieci canali a cui si desidera inviare il messaggio.

Attenzione! L'API di Slack limita le consegne dei messaggi a un utente specifico o a un canale a un massimo di un messaggio al secondo. I messaggi in eccesso vengono inseriti in una coda e consegnati in sequenza. Qualsiasi messaggio rimasto nella coda dopo 7 giorni a causa di questo limite, verrà eliminato.

Quindi, nell'area Messaggio, è possibile comporre il contenuto della propria notifica. Sarà necessario inserire l'Oggetto e il Corpo del messaggio.

Suggerimento: diversamente da altre notifiche in Docebo, i messaggi Slack non supportano la formattazione html. È possibile utilizzare il markup per aggiungere formattazione al testo. Docebo for Slack supporta grassetto, corsivo, barrato e codice. Per maggiori informazioni, si prega di consultare Format your messages (si apre in una nuova scheda).

Per maggiori informazioni sull'utilizzo di Slack per le notifiche, si prega di consultare Docebo for Slack versione 2.

Notifica push mobile

Le notifiche push mobile vengono consegnate agli utenti dell'app mobile Go.Learn o dell'app mobile personalizzata, a condizione che abbiano abilitato questa opzione sul proprio dispositivo. 

Attenzione! Le notifiche push mobile continuano a essere consegnate anche dopo che la sessione di piattaforma di un destinatario è scaduta, a patto che il loro dispositivo rimanga collegato al loro account. La consegna si interrompe solo quando l'utente è effettivamente disconnesso, sia in modo esplicito o perché non ha completato un login che gli era stato richiesto. Per i dettagli su questo comportamento, incluso come differisce per gli utenti Resta connesso e single sign-on, vedere il capitolo Centro notifiche mobile in Quadro generale dell'app mobile Go.Learn.

Si prega di notare che il canale di consegna push mobile è disponibile solo per un sottoinsieme di tipi di evento. Si vedrà l'opzione Notifica push mobile solo per i seguenti tipi di evento supportati:

Corso:

• Approvazione utente
• Utente ammesso alla sessione ILT
• Utente iscritto a una sessione ILT
• Utente iscritto a un corso
• La sessione ILT sta iniziando
• Lo studente ha completato un corso
• L'evento ILT sta iniziando
• La sessione ILT è stata modificata
• La sessione ILT è stata cancellata
• L'utente deve ancora completare un corso
• L'esercizio è stato valutato
• L'istruttore ha valutato una domanda del test
• È stata creata una nuova sessione ILT
• L'utente è stato rifiutato in una sessione ILT

Piani formativi:

• L'utente è stato iscritto a un piano formativo
• Lo studente ha completato un piano formativo
• Iscrizione al piano formativo in scadenza
• Nuovo corso aggiunto ad un piano formativo
• Annullamento dell'iscrizione dell'utente a un piano formativo

Per configurare il canale di consegna push mobile, selezionare Scheda Proprietà > Composizione > Notifica push mobile, e nel pannello a destra selezionare la casella di controllo Abilita la notifica push mobile come canale di consegna.

Ora è possibile inserire un Titolo (massimo 50 caratteri) e un testo semplice come Messaggio (massimo 150 caratteri).

• È possibile includere shortcode solo nel testo del messaggio. Si prega di considerare che il testo deve rimanere entro i 150 caratteri anche dopo che gli shortcode sono stati sostituiti dai loro valori. In caso contrario, qualsiasi testo in eccesso verrà tagliato nella notifica che gli utenti ricevono.

La sezione URL dell'app in fondo mostra il link dell'app mobile che la notifica aprirà. Questo campo è di sola lettura ed è automaticamente compilato in base al tipo di evento.

Come per gli altri canali di notifica, è possibile abilitare l'opzione Traduci campi per inserire il messaggio della notifica push mobile in altre lingue.

Pianificare una notifica

Note importanti sulla pianificazione delle notifiche:

• Non è possibile reinviare le notifiche pianificate.
• Le notifiche pianificate vengono inviate periodicamente e non vengono attivate al momento dell'evento. Queste notifiche sfruttano un job che viene eseguito su base programmata (la frequenza dipende dalla configurazione della notifica).

Sulla pagina di configurazione per una notifica, selezionare la scheda Proprietà > Dettagli e tempistiche. Nell' area Pianificatore si vedranno le opzioni di tempistica disponibili per l'evento di notifica scelto.

• Le opzioni di tempistica per ogni tipo di evento sono elencate nell'articolo Eventi e condizioni delle notifiche.

A seconda del tipo di evento, potrebbe esserci solo un'opzione di pianificazione fissa, oppure potrebbe essere offerta una scelta tra due o più delle seguenti opzioni:

• Nel momento in cui si verifica l'evento
• Prima dell'evento
• Dopo l'evento
• Manualmente
• Ogni

Per molte delle opzioni di pianificazione è possibile impostare l'Ora esatta del giorno in cui si desidera che la notifica venga inviata, e anche specificare il relativo Fuso orario.

Nel momento in cui si verifica l'evento

La notifica verrà inviata ai destinatari non appena l'azione scatenante sarà stata completata in piattaforma. Ad esempio, nel caso dell'evento L'utente ha acquistato un corso, con questa impostazione la notifica verrà inviata non appena l'utente completa l'acquisto.

Attenzione! In alcuni casi, la notifica "nel momento in cui si verifica l'evento" potrebbe subire un lieve ritardo rispetto all'evento. Ad esempio, il sistema monitora gli aggiornamenti delle checklist ogni tre ore, per cui una notifica sulle checklist potrebbe subire un ritardo fino a tre ore rispetto all'evento effettivo.

Prima dell'evento

Questa opzione è disponibile per gli eventi la cui occorrenza è prevista per un orario noto. La notifica verrà inviata ai destinatari un certo periodo di tempo prima dell'evento, ad esempio, prima che inizi un webinar o una sessione ILT.

• È possibile impostare con quante ore, giorni, settimane o mesi di anticipo verrà inviata la notifica.
• Se si impostano i giorni, le settimane o i mesi è anche possibile pianificare l'ora del giorno in cui si desidera che venga inviata la notifica, e specificare il relativo fuso orario.

Ore prima dell'evento

Il pianificatore invierà la notifica il numero di ore specificato prima dell'evento, tenendo conto anche dei minuti. Ad esempio, supponiamo che una sessione ILT debba iniziare alle 10:25 am:

• Se si imposta la notifica per due ore prima dell'evento, essa verrà inviata alle 8:25 am.

Giorni prima dell'evento

Per giorni prima dell'evento, ogni giorno all'ora pianificata il sistema cercherà gli eventi che si verificano in un intervallo di 24 ore che dista il numero specificato di giorni.

• Ad esempio, se si imposta 2 giorni prima dell'evento l'intervallo di tempo è compreso tra le 48 e le 72 ore future.
• Il limite inferiore è incluso e il limite superiore è escluso. Quindi in questo esempio:
  48hrs =< tempo all'evento < 72hrs
• Le ore mancanti all'evento vengono conteggiate dall'orario impostato per l'invio della notifica.

24hrs =< tempo all'evento < 48hrs

Settimane prima dell'evento

Per settimane prima dell'evento, la logica è la stessa dei giorni prima:

numero di giorni = numero di settimane * 7

Ad esempio, per una settimana prima dell'evento, ogni giorno all'ora pianificata il sistema cercherà eventi nell'intervallo di 24 ore compreso tra 7 giorni (168 ore) e 8 giorni (182 ore) nel futuro. 

Suggerimento: la notifica non verrà necessariamente inviata nello stesso giorno della settimana dell'evento. Ad esempio, se l'evento è di mercoledì alle 10:00 am e si imposta una notifica per 1 settimana prima alle 9:00 am, allora la notifica verrà inviata il mercoledì precedente. Se si imposta la notifica per le 11:00 am, verrà inviata un giorno prima, il martedì.

Mesi prima dell'evento

Per mesi prima dell'evento, ogni giorno all'ora pianificata il sistema cercherà gli eventi in un intervallo di 24 ore che dista il numero specificato di mesi nel futuro. 

Esempio: c'è una notifica pianificata per un mese prima dell'evento, alle 9:00 am. Ogni giorno all'ora pianificata il sistema esamina la data corrente (ad esempio, il 2 marzo, alle 9:00 am) e incrementa il mese di uno (ad esempio, 2 aprile, 9:00 am): poi cerca gli eventi nell'intervallo di 24 ore compreso tra il 2 aprile alle 9:00 am e il 3 aprile alle 8:59:59 am.

Attenzione! Il 31 marzo, per incrementare il mese di uno il sistema prenderà il 30 aprile (l'ultimo giorno di quel mese), e perciò cercherà gli eventi nello stesso lasso di tempo che aveva considerato il 30 marzo. Di conseguenza, in caso di eventi che si verificano negli ultimi giorni del mese, la notifica potrebbe essere inviata in due giorni consecutivi.

Dopo l'evento

La notifica verrà inviata ai destinatari un certo periodo di tempo dopo l'evento o dopo che l'azione sarà stata completata, ad esempio, dopo che uno studente ha completato un corso.

È possibile impostare quante ore, giorni, settimane o mesi dopo l'evento verrà inviata la notifica. Se si impostano giorni, settimane o mesi, è possibile impostare anche l'ora del giorno (e il fuso orario) in cui si desidera che venga inviata.

Ore dopo l'evento

Se si utilizza l'opzione ore la notifica verrà ritardata per il numero esatto di ore specificato rispetto all'evento, tenendo conto anche dei minuti.

Giorni dopo l'evento

Si noti che, per i giorni dopo l'evento, il ritardo è calcolato come segue:

• Spostarsi in avanti per il numero specificato di giorni (periodi di 24 ore) dalla data e ora dell'evento.
• Poi inviare la notifica alla prima ricorrenza successiva dell'orario pianificato impostato nel campo dell'ora.

Settimane dopo l'evento

L'opzione settimane dopo l'evento segue una logica simile a giorni dopo l'evento. Dalla data e ora dell'evento, il pianificatore si sposta in avanti con un ritardo = (numero di settimane) * (7giorni/settimana) * (24 ore/giorno). E poi invia la notifica alla prima ricorrenza successiva dell'orario pianificato.

Suggerimento: la notifica non verrà necessariamente inviata nello stesso giorno della settimana dell'evento. Ad esempio, se l'evento è di lunedì alle 11:00 am e si imposta una notifica per 1 settimana dopo alle 9:00 am, allora la notifica verrà inviata il martedì della settimana successiva. Questo giorno extra si verifica se l'orario della notifica è antecedente a quello dell'evento.

Mesi dopo l'evento

Nel caso di mesi dopo l'evento, il pianificatore si sposta in avanti per il numero di mesi specificato e poi invia la notifica alla prima ricorrenza successiva dell'orario pianificato.

Come menzionato per i giorni e le settimane dopo l'evento, la notifica verrà inviata con un giorno "extra" di ritardo se l'orario della notifica è antecedente a quello dell'evento.

Manualmente

Alcune notifiche possono essere impostate per essere inviate Manualmente. Questo significa che non vengono mai inviate automaticamente dal pianificatore. Possono invece essere attivate manualmente cliccando sull'icona "play" nell'elenco delle notifiche.

Ogni

Questa è un'opzione disponibile per le notifiche riassuntive e consente alla notifica di essere inviata in maniera ricorrente: ogni ora, ogni giorno, ogni settimana o ogni mese. 

Per maggiori informazioni si veda l'articolo Notifiche riassuntive.

Impostare filtri di attivazione per una notifica

I filtri di attivazione permettono di specificare per quali utenti e per quali contenuti deve essere inviata la notifica.

Esempio: si potrebbe voler inviare una notifica Lo studente ha completato un corso solo quando gli studenti di un ramo specifico completano un corso. Oppure si potrebbe volerla inviare solo per determinati corsi.

Le notifiche possono avere due tipi principali di filtri di attivazione:

• Uno per selezionare gli utenti (gruppi e/o rami)
• Un altro per selezionare i contenuti (corsi e piani formativi)

A seconda dell'evento di notifica, potrebbe essere disponibile un solo tipo di filtro di attivazione. Ad esempio, non tutte le notifiche sono relative ai contenuti; in quel caso ci saranno solo i filtri di attivazione di tipo utente. Alcune notifiche non hanno alcun filtro di attivazione.

Verificare i filtri di attivazione

Sulla pagina di configurazione per una notifica, selezionare la scheda Filtri di attivazione. Qui è possibile verificare gli eventuali filtri di attivazione già configurati, utilizzando la navigazione verticale alla voce Tipo di attivatore. 

Utenti

Questa parte mostra i gruppi e/o i rami di utenti che possono attivare questa notifica. Se sono impostati più gruppi o rami, la logica tra di essi è di tipo OR, il che significa che è sufficiente che un utente appartenga ad almeno uno di essi.

• Quando nessun gruppo o ramo è impostato significa che la notifica non verrà attivata da nessun utente, e quindi non verrà mai inviata
• Le notifiche con l'opzione Tutti gli utenti impostati come attivatori possono essere configurate solo dai Superadmin e non sono visibili ai Power User

Attenzione! Un'eccezione a questa logica OR è la notifica Utente iscritto a un gruppo.

Corsi e piani formativi

Questa parte mostra i contenuti che possono attivare questa notifica. È presente solo per le notifiche relative a corsi o piani formativi.

• Quando nessun corso o piano formativo è impostato significa che la notifica non verrà attivata per nessun contenuto.
• Le notifiche con l'opzione Tutti i corsi e i piani formativi impostati come attivatori possono essere configurate solo dai Superadmin e non sono visibili ai Power User.

Aggiungere un filtro di attivazione

Per aggiungere un filtro di attivazione, premere l'icona + nell'angolo in alto a destra. Successivamente, nel pannello Aggiungi filtri di attivazione selezionare il tipo di filtro di attivazione da applicare (Utenti o Corsi e piani formativi) e premere Avanti.

Solo per i Superadmin, nel passaggio successivo, scegliere se si desidera:

• L'opzione Tutti: In questo caso la notifica verrà attivata per tutte le risorse del tipo selezionato (Tutti gli utenti, o Tutti i corsi e i piani formativi). Quindi premere Conferma. A questo punto, la configurazione dell'attivatore è completa.
• L'opzione Selezione personalizzata: In questo caso, quando si preme Avanti, sarà possibile selezionare quali specifiche risorse devono attivare la notifica, come descritto nel passaggio successivo.

Effettuare la selezione personalizzata in base al tipo di risorsa selezionato:

• Utenti: nella scheda Gruppi, selezionare la casella di controllo di fianco ai gruppi di utenti che dovrebbero attivare la notifica. Nella scheda Rami, selezionare la casella di controllo di fianco a ciascuno dei rami di utenti che dovrebbero attivare la notifica. Cliccare di nuovo sulla casella di controllo per includere o escludere i discendenti.
• Corsi e piani formativi: selezionare la casella di controllo di fianco a ogni corso o piano formativo che dovrebbe attivare la notifica.

Se si è un Power User, qui si vedranno solo i gruppi, i rami, o i corsi e piani formativi assegnati a sé come risorsa.

Visibilità delle notifiche per i Power User in base ai filtri di attivazione

Come regola generale, i Power User vedranno in elenco solo le notifiche i cui filtri di attivazione corrispondono alle proprie assegnazioni di risorse. Questo significa che:

• Le risorse impostate come filtri di attivazione per la notifica (gruppi, rami, corsi e piani formativi) devono essere tutte assegnate al Power User come risorsa.
• I ruoli dei destinatari impostati per una notifica non influiscono sulla sua visibilità ai Power User.
• Se una notifica non ha filtri utenti, il Power User deve avere assegnati tutti i rami (ramo principale e discendenti) per vederla. Se la notifica non ha filtri per i contenuti, il Power User deve avere assegnati tutti i corsi e i piani formativi per vederla.

Attenzione! Se una notifica ha gruppi o rami impostati come attivatori, al Power User devono essere assegnati gli stessi gruppi e rami. Non è sufficiente avere assegnati tutti i singoli utenti che appartengono a quei gruppi e rami.

Le regole di visibilità sopra riportate si applicano sempre alle notifiche create da altri (Superadmin o un altro Power User). Tuttavia ci sono alcune eccezioni per le notifiche create da sé.

Visibilità delle notifiche create da sé

Nell'elenco, i Power User possono sempre vedere le notifiche che essi stessi hanno creato, comprese quelle senza filtri utente o senza filtri sui contenuti.

Tuttavia, se una di queste notifiche viene successivamente modificata da qualcun altro per indirizzarla a una risorsa non assegnata al Power User, allora quella notifica apparirà in sola lettura nell'elenco.

Attivare una notifica

Sulla pagina Elenco delle notifiche, la colonna Stato mostra se ogni notifica è attivata o disattivata.

Per attivare (o disattivare) una notifica, cliccare sul <nome della notifica> per aprirne la pagina di configurazione, quindi utilizzare il pulsante in basso a destra per commutare lo stato tra Attivo e Inattivo.

Note importanti:

• Per poter attivare una notifica, questa deve avere almeno un canale di consegna impostato.
• Anche se è possibile attivare una notifica a cui non sono applicati filtri di attivazione, si ricorda che tale notifica non avrà come obiettivo nessun utente e nessun contenuto, e quindi non verrà mai inviata.

Modifica delle notifiche

• È fortemente consigliato disattivare una notifica prima di modificarne la configurazione.
• Ogni modifica della notifica attiverà l'eliminazione e la ricreazione del job pianificato.

Notifiche della community

La pagina Gestione delle notifiche mostra anche le eventuali Notifiche della community disponibili. Questi tipi di notifiche non vengono creati manualmente come le altre. Invece, vengono abilitate come un gruppo, per una data community, dall'area Gestione community.

Per farlo selezionare Menu di navigazione > Configurazione (icona chiave inglese) > Pacchetti aggiuntivi > Communities hub. Questo aprirà la pagina Gestione community, che elenca tutte le community configurate in piattaforma.

Successivamente, premere sul nome di una community per aprirne la pagina di configurazione. Quindi nella scheda Impostazioni scorrere in basso fino alla sezione Notifiche. Qui è possibile premere Crea notifiche per la community per creare automaticamente il set di notifiche preconfigurate per questa particolare community. Se questa azione non è disponibile, significa che è stata eseguita in precedenza e che le notifiche esistono già.

Nella pagina Gestione delle notifiche, è possibile trovare il set di Notifiche della community create automaticamente filtrando per Categoria dell'evento = Community e Attribuzione = <nome della community>.

Diversamente dalle altre notifiche, le Notifiche della community hanno solo una scheda Proprietà. È possibile attivarle/disattivarle e modificare la composizione del messaggio. Tuttavia non è possibile eliminare o duplicare queste notifiche. 

Per maggiori informazioni consultare l'articolo Notifiche della community. 

Monitorare lo stato di consegna delle notifiche

Docebo traccia lo stato di consegna di ogni notifica inviata attraverso la piattaforma, indipendentemente dal fatto che si utilizzi il server SMTP interno di Docebo o una configurazione SMTP personalizzata. Questa registrazione completa dei log consente di verificare l'avvenuta consegna, identificare i tentativi falliti, e intraprendere azioni correttive qualora necessario.

Visualizzare il log di consegna delle notifiche

Una volta inviata una notifica, le informazioni relative alla sua consegna appaiono nel pannello dei log. Accedere al log di consegna come segue:

Selezionare Menu di navigazione > Configurazione (icona chiave inglese) > Automation > Notifiche. Successivamente, cliccare sul nome della notifica che si desidera monitorare. Nella pagina di configurazione della notifica, selezionare la scheda Log.

La scheda Log visualizza una tabella di tutti i tentativi di consegna per quella notifica. Di default, la tabella mostra:

• Destinatario: l'utente o l'indirizzo email che ha ricevuto la notifica
• Stato: lo stato di consegna (In coda, Consegnato o Non riuscito)
• Data di invio: quando la notifica è stata inviata
• ID del messaggio: l'identificatore univoco assegnato al messaggio (appare quando la consegna va a buon fine)
• Ulteriori informazioni: messaggi d'errore o dettagli che spiegano perché una consegna è fallita

Attenzione! 

• Quando si utilizza un server SMTP personalizzato, la conferma di consegna potrebbe richiedere diversi secondi. Se Docebo non riceve una risposta entro 15 secondi, lo stato viene visualizzato come Non riuscito e il sistema non riprova a inviare la notifica.
• Uno stato Consegnato significa che la notifica è stata presa in carico con successo dal servizio di consegna esterno. Da questo momento in poi, il nostro sistema non ha alcuna visibilità sulla consegna finale all'utente. 

Filtrare lo stato di consegna delle notifiche

È possibile filtrare i log di consegna per stato per concentrarsi su risultati specifici. Ad esempio, filtrare per lo stato Non riuscito per vedere tutte le notifiche che non hanno raggiunto i destinatari previsti. Utilizzare il filtro Stato nel pannello dei Log per restringere i risultati.

Suggerimento: l'intervallo di date impostato non può superare i 14 giorni e non può andare oltre 3 mesi nel passato.

Valori e significati dello stato di consegna

Risoluzione dei problemi relativi alle consegne non riuscite

Se si osserva un tasso elevato di notifiche non riuscite, analizzare i messaggi d'errore nella colonna Ulteriori informazioni. Le cause comuni includono:

• Indirizzi email dei destinatari non corretti
• Problemi con la configurazione del server SMTP personalizzato
• Problemi di connettività del server o di autenticazione

Suggerimento: utilizzare il filtro Stato per isolare le notifiche non riuscite, quindi esaminare i messaggi d'errore nella colonna Ulteriori informazioni. Ciò aiuta a identificare degli schemi ripetitivi e a risolvere rapidamente la causa principale.

Esportare il log delle notifiche

Dalla scheda Log, è possibile esportare il log delle notifiche in un file a scopo di revisione, risoluzione dei problemi e creazione di report. I log vengono conservati per 90 giorni con un intervallo filtrato massimo di 14 giorni alla volta. Per avviare un'esportazione, cliccare sull'icona Esporta nell'angolo in basso a destra dello schermo. Quando si clicca su Esporta, il sistema genera il file in background. Quando il file è pronto, viene scaricato automaticamente sul proprio dispositivo. Sullo schermo apparirà una notifica per confermare l'avvio dell'esportazione.

Attenzione!

• Solo i Superadmin possono accedere alla funzionalità di esportazione.
• L'esportazione viene generata in modo asincrono in background. È possibile spostarsi dalla scheda Log mentre il file è in preparazione. Il download inizierà automaticamente al termine della generazione.

Il file esportato contiene le seguenti colonne in questo ordine:

Attenzione! Il file è codificato in UTF-8 per supportare caratteri speciali nei nomi utente e nei titoli degli eventi.

Suggerimenti per le notifiche

• Caratteri Unicode a 4 byte: i caratteri Unicode a 4 byte non sono supportati dalla piattaforma quando si crea o si modifica una notifica.
• Notifiche lunghe: le notifiche hanno un limite di 65535 caratteri. Qualsiasi notifica generata che superi questo limite non verrà visualizzata correttamente. Si prega di notare che questo limite di caratteri riguarda il numero di caratteri ricevuti dal sistema di notifica. Di conseguenza, anche i contenuti non visualizzati, come il codice HTML e gli shortcode convertiti, vengono conteggiati in questo limite.
• Reinviare la notifica di benvenuto: se si desidera reinviare la notifica di benvenuto, innanzitutto verificare di avere una notifica attiva configurata per l'evento "Utente creato (dall'amministratore)". Quindi selezionare Menu di navigazione > Persone (icona persone) > Utenti. Nella pagina principale degli Utenti, selezionare tutti gli utenti di interesse, cliccare sul pulsante Scegli azione in fondo alla pagina e selezionare Invia notifica di attivazione.
• Iscrizione degli utenti a corsi non pubblicati: quando si iscrivono utenti a corsi che non sono ancora pubblicati, decidere in anticipo se inviare le notifiche per quelle iscrizioni e assicurarsi di disattivare qualsiasi notifica per l'iscrizione prima di iscrivere gli utenti. Una volta terminata l'iscrizione, è possibile riattivare le notifiche. Questo può accadere quando è necessario iscrivere gli utenti a corsi non pubblicati per conservare uno storico delle iscrizioni.
• File ICS: i file ICS, se aperti con Outlook, verranno aperti in un nuovo calendario e non nel calendario di default.