Introduzione
Docebo Learn è una sistema chiuso e protetto, solo gli utenti registrati possono accedere alla piattaforma. I Superadmin possono configurare tre tipi di registrazione per gli utenti:
- Auto-registrazione libera
- Auto-registrazione con approvazione
- Registrazione tramite gli amministratori
Le prime due opzioni permettono agli utenti di registrarsi e utilizzare il sistema liberamente, mentre la terza opzione autorizza solo agli amministratori di gestire il processo di registrazione.
Per gestire i tipi di registrazione in piattaforma, accedere al Menu Amministrazione dall'icona ingranaggio in alto a destra, e cliccare Configurazione dalla sezione Impostazioni.
Selezionare la scheda Auto-registrazione dal menu di sinistra.
Autoregistrazione Libera
Quando è possibile autoregistrarsi, non è necessario che il Superadmin crei o confermi la creazione delle utenze in piattaforma.
Per attivare l'autoregistrazione libera, accedere al Menu Amministrazione dall'icona ingranaggio in alto a destra, e cliccare Configurazione dalla sezione Impostazioni. Selezionare la scheda Auto-registrazione dal menu di sinistra, e infine l'opzione autoregistrazione libera.
Indicare se si desidera inviare un'email di conferma di registrazione agli utenti. Se si decide di non inviare l'email di conferma, sarà comunque sempre possibile farlo manualmente con una notifica, in un secondo momento.
Autoregistrazione con Approvazione
Quando gli utenti eseguono l'autoregistrazione con approvazione, il Superadmin deve approvare la registrazione dell'utente alla piattaforma. Gli utenti non potranno accedere alla piattaforma finché la registrazione non sarà approvata.
Per attivare l'autoregistrazione con approvazione, accedere al Menu Amministrazione dall'icona ingranaggio in alto a destra e selezionare Configurazione dalla sezione Impostazioni. Selezionare la scheda Auto-registrazione dal menu di sinistra e selezionare Autoregistrazione con Approvazione.
Per approvare o rifiutare la registrazione degli utenti, accedere al Menu Amministrazione dall'icona ingranaggio in alto a destra e selezionare Utenti dalla sezione E-Learning. Nella parte superiore della pagina di gestione degli utenti, il pulsante Utenti in Attesa (icona orologio) indicherà il numero di utenti che attendono l'approvazione della loro registrazione. Cliccare sul pulsante per visualizzare gli utenti che sono in attesa di approvazione.
La pagina Utenti in Attesa elenca gli utenti che hanno richiesto di registrarsi alla piattaforma e che sono in attesa di approvazione. Per ogni utente, la pagina indica lo username, il nome, il cognome, l'indirizzo email, se ha cliccato sul link dell'email di conferma (colonna OPT-IN) e la data di registrazione (quando è stata inviata la richiesta).
Passare con il mouse sulla fine della riga dell'utente, e cliccare il menu ellipsis per approvare o rifiutare la richiesta, inviare nuovamente l'email di conferma e visualizzare i dettagli dell'utente. È possibile eseguire la stessa azione (approvazione o rifiuto) per più di una richiesta alla volta, selezionando le casella vicino agli username, quindi cliccando Scegli Azione in basso a destra, e infine selezionando Approva o Non Approvare.
Quando la richiesta di un utente è approvata o rifiutata, la riga dell'utente sarà rimossa dall'elenco.
Notifiche Utili per la Registrazione con Approvazione
Quando si utilizza la registrazione con approvazione si consiglia di:
- configurare la notifica Utente da moderare in creazione per avvisare il Superadmin quando ci sono registrazioni in attesa di approvazione.
- configurare la notifica Utente creato (registrazione confermata) per avvisare gli utenti dell'approvazione della registrazione
Registrazione Tramite gli Amministratori
Questo tipo di registrazione permette ai Superadmin di registrare gli utenti alla piattaforma, evitando che lo facciano autonomamente.
Per abilitare questa opzione di registrazione, accedere al Menu Amministrazione dall'icona ingranaggio in alto a destra. Scegliere l'opzione Configurazione dall'area Impostazioni. Nella prima sezione del scheda Auto Registrazione, selezionare Solo gli Amministratori.
Ora è necessario creare gli utenti oppure importarli via CSV.
Dopo la registrazione, assicurarsi che l’utente riceva il proprio username e la propria password configurando la notifica Utente creato (dall'amministratore), inserendo manualmente lo shortcode [user_password] nella notifica, poiché non è presente nel template di default.
Opzioni di Registrazione
Le opzioni che seguono sono disponibili per la configurazione della registrazione in piattaforma:
Registrazione Rapida
La registrazione rapida permette agli utenti di registrarsi rapidamente alla piattaforma inserendo il proprio indirizzo email e accettando l'Informativa sulla Privacy e i Termini e la Condizioni (se definiti). 
Domini Abilitati
È possibile limitare la registrazione alla piattaforma ad alcuni domini email specifici. Se gli utenti si autoregistrano utilizzando un indirizzo email di un dominio diverso da quelli indicati, l'iscrizioni sarà rifiutata automaticamente. Definire i domini che possono registrarsi autonomamente inserendo l'elenco nella sezione Domini Abilitati.
Se un utente prova a registrarsi alla piattaforma utilizzando un dominio non presente nell'elenco, il sistema visualizzerà un messaggio di errore.
Mittente delle email di registrazione, recupero password e attività di background
Configurare l'indirizzo email che sarà utilizzato per inviare le email di registrazione e per il recupero della password dimenticata. Questo campo è obbligatorio sia per l'autoregistrazione libera che per l'autoregistrazione con approvazione; se non configurato, la registrazione dell'utente non andrà a buon fine.
Limite di ore disponibili per confermare la richiesta di iscrizione
Definire il periodo di validità (in ore) della richiesta di registrazione con approvazione. Quando questo campo è definito a zero, la richiesta di registrazione ha validità illimitata.
Opzioni
Definire se il nome e il cognome dell'utente sono necessari per la registrazione.
Utilizzo del codice di registrazione
Definire se si desidera gestire i codici di registrazione. I codici di registrazione sono utilizzabili quando è stato definito un organigramma aziendale. Quando questa funzionalità è abilitata, gli utenti dovranno inserire un codice ramo manualmente oppure selezionare il nome del ramo da un menu a tendina (solo i rami aventi un codice ramo vengono elencati nel menu a tendina dei nomi dei rami) al momento dell'autoregistrazione in piattaforma, in modo che siano assegnati direttamente al ramo selezionato.
Selezionando l'opzione per richiedere la combinazione del codice del ramo e del codice del corso, è necessario definire il codice del corso nel menu delle Proprietà del corso - scheda Opzioni di Iscrizione - sezione Codice di Iscrizione. Questa opzione è disponibile solo se l'app Codici di Iscrizione è attiva in piattaforma. Selezionando questa opzione, quando l'utente inserisce entrambi i codici, sarà automaticamente associato al sotto-ramo ed iscritto al corso o ai piani formativi associati al codice del corso.
Se l'auto-registrazione libera è abilitata per un dominio definito utilizzando l'app Extended Enterprise, l'utente sarà automaticamente registrato nel ramo (o sotto-ramo) del dominio interessato nell'organigramma. Configurando la sezione Utilizzo del codice di registrazione per un dominio specifico e selezionando l'opzione per richiedere all'utente la scelta del nome del ramo da un menu a tendina, gli utenti vedranno solo i nomi dei rami associati al dominio nel menu a tendina al momento della registrazione alla pagina di login del sotto-dominio specifico. Ricordare che solo i nomi dei rami a cui è assegnato un codice saranno mostrati nel menu a tendina.
Attenzione! Le opzioni disponibili nella sezione Utilizzo del codice di registrazione non sono prese in considerazione se si attiva la registrazione rapida. Gli utenti non dovranno selezionare il codice di un ramo al momento dell'autoregistrazione, e saranno assegnati automaticamente al ramo principale. I Superadmin (o i Power User con i relativi permessi) dovranno assegnare manualmente gli utenti al ramo di appartenenza dopo la registrazione.
Consigli d'Utilizzo
- Se si vogliono aggiungere informazioni specifiche per gli utenti che effettuano l'auto-registrazione, è possibile modificare il testo "Inizia la tua nuova esperienza formativa compilando questo modulo." ("Begin your new learning experience by simply filling out this form.") nello strumento di Gestione Lingue in piattaforma. Ad esempio, si può aggiungere un codice ramo obbligatorio di default da inserire nel campo specifico durante la registrazione, in modo da assegnare un ramo specifico agli utenti al momento della creazione. Tutti i nuovi utenti verranno creati all'interno di quel ramo e, in seguito, sarà più facile riassegnarli al ramo desiderato. È inoltre possibile aggiungere altre informazioni di contatto, a seconda delle proprie necessità.
- Quando un utente si auto-registra in piattaforma, il sistema genererà automaticamente una password. Assicurarsi che l’utente riceva la password configurando la notifica Utente creato (registrazione confermata), inserendo manualmente lo shortcode [user_password] nella notifica, poiché non è presente nel template di default.
Suggerimenti
- Quando si utilizza l'autoregistrazione con approvazione, l'amministratore può approvare le richieste in attesa anche tramite il widget Elenco dei Task.