Creare e gestire gli utenti

Disclaimer: Alcuni dei contenuti di questo articolo mostrano delle funzionalità che saranno rilasciate pubblicamente per tutti i clienti nel mese di luglio 2025. Nel caso in cui si notino differenze tra quanto descritto in questo articolo e la propria piattaforma, controllare nuovamente dopo il rilascio pubblico. Maggiori informazioni sul ciclo di rilascio.

Introduzione

Per poter accedere alla piattaforma, gli utenti devono essere registrati e disporre di un account. A seconda della configurazione della piattaforma, possono avere la possibilità di autoregistrarsi, oppure la creazione degli account utente può essere riservata esclusivamente agli amministratori.
→ Per ulteriori informazioni sull'autoregistrazione e su come impostare queste opzioni, consultare l'articolo sulle Tipologie di registrazione utente.

Questo articolo tratta della creazione degli utenti da parte degli amministratori. Gli utenti possono essere creati da i Superadmin, o dai Power User con i permessi necessari.

Creare un nuovo utente

→ Power User con i permessi Utenti / Visualizza e Crea

Per creare un nuovo utente, selezionare Menu amministrazione > E-Learning > Utenti per accedere alla pagina Gestione utenti. Quindi, cliccare il pulsante più nell’angolo in alto a destra e selezionare Nuovo utente.

Compilare i campi della pagina Informazioni Generali del menu a scomparsa. Consigliamo di compilare tutti i campi, anche quelli non obbligatori. I campi obbligatori sono contrassegnati da un asterisco rosso *. Alcune note riguardo questa sezione:

Username

Deve essere unico, e facilmente identificabile dall'amministratore e dall'utente. Per motivi di sicurezza, i valori di username, nome e cognome sono controllati in base alle linee guida OWASP (si apre in una nuova scheda) e sanificati per impedire l'inserimento di codice malevolo. Questo campo è disattivato quando l'opzione Utilizza l'email come username è attiva nel menu Configurazione della piattaforma, per evitare che il suo valore sia diverso dall'e-mail dell'utente.

Livello (aggiornato!)

Selezionare il livello dell'utente in piattaforma dal menu a tendina. Ulteriori informazioni sui livelli, gli stati e i ruoli utente. Si noti che quando si cambia il livello di un utente, quest'ultimo verrà disconnesso la volta successiva che eseguirà un'azione in piattaforma e dovrà accedere nuovamente per vedere i propri diritti aggiornati.

Email

Anche se facoltativo, disporre degli indirizzi e-mail è fortemente consigliato affinché possano ricevere newsletter e notifiche. Assicurarsi che gli indirizzi e-mail siano unici in tutta la piattaforma; se ci sono più account con lo stesso indirizzo e-mail, la piattaforma invierà le comunicazioni al primo account in ordine alfabetico, causando potenzialmente l'invio di messaggi alla persona sbagliata.

Nome e cognome

Sebbene non sia obbligatorio inserire queste informazioni, è altamente consigliato affinché altre aree della piattaforma, come le notifiche e i certificati, possano visualizzare il nome completo dell'utente. Per motivi di sicurezza, i valori di username, nome e cognome sono controllati in base alle linee guida OWASP (si apre in una nuova scheda) e saranno sanificati per impedire l'inserimento di codice malevolo.

Stato validazione email

Gli indirizzi email verificati sono fondamentali per la sicurezza della piattaforma. Per impostazione predefinita, lo stato di convalida dell'e-mail di un utente appena creato è Non verificato.
- Se si sa che l'indirizzo e-mail dell'utente è corretto, è possibile impostarlo manualmente su Verificato dal campo a tendina corrispondente. È inoltre possibile eseguire questa azione su più utenti contemporaneamente, selezionandoli e scegliendo il pulsante Modifica.
- Altrimenti, si può chiedere ai nuovi utenti di verificare il loro indirizzo email cliccando su un link. Per fare questo: attivare l'opzione Invia l'email di validazione al primo login dalla scheda verticale Menu amministrazione > Configurazione > Utenti e configurare la notifica L'indirizzo email dell'utente deve essere verificato, assicurandosi di includere la notifica [verification_link] nel corpo del messaggio. La piattaforma invierà una notifica a tutti gli utenti con email non verificate al loro primo accesso. Quando l'utente clicca sul link di verifica, il suo stato passa a « verificato ».

 

Password

È possibile accedere alla configurazione delle password dall'area di Configurazione della piattaforma. Ulteriori informazioni riguardo la policy delle password. Se l'utente raggiunge il numero massimo di tentativi di inserimento password falliti, l'intero indirizzo IP pubblico dell'utente viene bloccato e l'utente non potrà accedere alla piattaforma per dieci minuti. Gli amministratori non possono forzare manualmente il reset della password dalla piattaforma.

Forza gli utenti a cambiare la propria password al primo accesso

Questa opzione obbliga l'utente a cambiare la password assegnatagli dall'amministratore al primo accesso in piattaforma.
Si noti che questa opzione non si applica agli utenti che effettuano l'accesso tramite SSO.

Scadenza

Impostare una data di scadenza per dopo la quale l'utente non avrà più accesso alla piattaforma. Cliccare sul'icona del calendario e selezionare la data. Per cancellare la data di scadenza dell'utente, premere l'icona X accanto al campo.  Ulteriori informazioni riguardo gli utenti scaduti.

Attiva l'utente al termine del processo di creazione

Con questa opzione, si ha la possibilità di scegliere se l'utente appena creato avrà lo stato attivato (segno di spunta verde) o disattivato (cerchio grigio) nel menu di Gestione utenti. Gli utenti disattivati non possono ancora accedere alla piattaforma e devono prima essere attivati manualmente: questo può essere fatto dai Power User con i permessi Utenti / Modifica. Per ulteriori informazioni, consultare l'articolo sugli Stati degli utenti.
→ Si noti che questa opzione controlla solo lo stato che il nuovo utente avrà quando apparirà nell'elenco di gestione degli utenti. In alcuni casi, gli utenti appena creati vengono inseriti nella categoria Utenti in attesa, dove devono essere approvati prima di raggiungere la gestione utenti.

Invia al nuovo utente la notifica 'Utente creato (dall'amministratore)’

Questa opzione è attiva di default. Alla fine del processo di creazione, il nuovo utente riceverà la notifica Utente creato (dall'amministratore) via email. Ulteriori informazioni riguardo questa opzione sono disponibili nelle prossime sezioni di questo articolo.

Lingua

Selezionare la lingua preferita dell'utente. L'utente potrà modificare la lingua di preferenza dal Menu utente, cliccando sull'icona in forma di penna e accedendo alla sezione Preferenze.

Formato data

Selezionare il formato della data in base alla lingua. Questa modifica è solo possibile quando l'opzione Selezione personalizzata dall'utente è attivata nella scheda verticale Data e ora nel menu Configurazione della sezione Impostazioni del Menu amministrazione.

Fuso orario

Selezionare il fuso orario dell'utente. È possibile modificare il fuso orario solo se l'opzione Consenti all'utente di scegliere il proprio fuso orario è abilitata nella scheda verticale Data e ora, sulla pagina Configurazione accessibile dalla sezione Impostazioni del Menu amministrazione.

Premere Avanti per accedere alla seconda pagina di configurazione dell'utente, che permette di assegnarlo ai rami dell'organigramma. Selezionare la cartella dall'albero, o cercare il ramo dalla barra di ricerca. Nel caso in cui la piattaforma sia stata attivata dopo il 21 ottobre 2019, non sarà possibile assegnare lo stesso utente a più rami. Premere Avanti dopo aver selezionato il ramo d’interesse.

La terza pagina della procedura di creazione utente permette di definire i campi aggiuntivi. Dopo averli configurati, premere nuovamente Avanti.

Nella quarta pagina di configurazione, nella sezione Informazioni manager, digitare i nomi dei manager dell'utente selezionato nelle aree di testo corrispondenti (per esempio, Area Manager o Manager Diretto). Se l'utente non ha un manager diretto, abilitare l'opzione L'utente non ha un manager diretto. 

Attenzione! Le informazioni relative ai tipi di manager sono disponibili dalla pagina Tipo di manager del menu Gestione utenti, cliccando su Gestisci i team e i manager in alto a destra, e quindi Gestisci le tipologie di manager. Maggiori dettagli sulla gestione delle tipologie di manager.

Se l'utente non è un manager, selezionare Crea utente per terminare la procedura di creazione. Selezionare Controlla per rivedere i campi compilati, oppure Indietro per modificare la configurazione.

Una volta che si ha completato il processo di creazione dell'utente, i passi successivi sono i seguenti:

• Se si dispone del permesso Utenti / Può attivare gli utenti, l'utente appena creato apparirà direttamente nella pagina di gestione utenti. Altrimenti, apparirà in utenti in attesa.
• Se l'utente è in attesa, dovrà essere approvato. Questo richiede il permesso Utenti / Utenti in attesa della conferma di iscrizione. Dopo l'approvazione, l'utente verrà spostato nella pagina di gestione utenti.
• Quando si raggiunge la pagina di gestione degli utenti, il nuovo utente sarà già attivato se si è selezionata l'opzione Attiva l'utente al termine del processo di creazione. In caso contrario, è necessario attivarlo manualmente, il che richiede il permesso Utenti / Modifica.

Una volta che l'utente è visibile nella gestione utenti e attivato, avrà la possibilità di accedere alla piattaforma. È possibile iscriverlo direttamente ad un corso, o associarlo alle licenze. È possibile associare solo le licenze che sono visibili al ramo di assegnazione dell'utente. Seguire gli step del capitolo successivo per creare un utente Manager.

Utenti in sospeso

→ Power Users con il permesso Utenti / Utenti in attesa della conferma di iscrizione

La lista Utenti in sospeso contiene gli utenti appena creati che devono essere approvati per completare il processo di creazione. Questi possono essere:

• Gli utenti creati da un Power User senza il permesso Utenti / Può attivare gli utenti
• Gli utenti autoregistrati per i quali è richiesta l'approvazione dell'amministratore, o che non hanno ancora cliccato sul link di conferma (per maggiori informazioni, consultare l'articolo sull'autoregistrazione.

Si prega di notare: gli utenti creati da un Superadmin o da un Power User con il permesso Può attivare gli utenti appariranno direttamente sulla pagina gestione utenti, senza che sia necessario approvarli prima nell'elenco degli utenti in attesa.

Per accedere alla lista degli Utenti in sospeso, selezionare Menu amministrazione > E-learning > Utenti per aprire la pagina Gestione utenti. Quindi, nell'angolo in alto a destra, cliccare sull'icona dell'orologio (utenti in sospeso).

Per approvare un utente, cliccare sull'icona ellipsis in fondo alla riga corrispondente e selezionare Approva.
→ L'utente verrà rimosso dall'elenco e comparirà nell'elenco principale di gestione degli utenti.

Allo stesso modo, è possibile Rifiutare un utente, che verrà rimosso da questo elenco. Per approvare o rifiutare più utenti contemporaneamente, selezionare le caselle corrispondenti e utilizzare il pulsante Scegli azione in basso a destra.

Gestione degli utenti

→ Power User con i permessi Utenti / Visualizza per aprire la pagina e Utenti / Modifica per gestire gli utenti. tenere presente che i Power User non possono vedersi nell'elenco utenti (anche se assegnati a se stessi come risorsa) e quindi non possono visualizzare o modificare il proprio account.

Per accedere alla pagina di gestione degli utenti, selezionare Menu amministrazione > E-learning > Utenti.
La pagina elenca tutti gli utenti creati in piattaforma. Si noti che non elenca gli utenti che devono ancora completare il processo di creazione dell'account. Questi possono invece essere visualizzati sulla pagina Utenti in sospeso.

Per gestire un utente, individuarlo e cliccare sul menu ellipsis in fondo alla riga corrispondente.

Le seguenti opzioni sono disponibili:

Attenzione! L'utente staff.support è creato di default in piattaforma. Questo account è utilizzato per fornire assistenza e non può essere modificato o cancellato.

Report Attività Utente

Accedere al report attività utente filtrato per l'utente selezionato.

Dissocia app di autenticazione

Se l'e-signature è attiva in piattaforma, utilizzare questa opzione per rimuovere l'associazione fra l'utente e l’app di autenticazione che utilizza per dimostrare la propria identità.

Unisci utenti

Questa opzione permette di unire il profilo dell'utente al profilo di un altro utente.

Canale

Utilizzare questa opzione per accedere velocemente al canale personale dell'utente.

Visualizza Dashboard competenze

Utilizzare questa opzione per accedere alla Dashboard delle competenze dell'utente in modalità di visualizzazione. Questa opzione è disponibile solo se l'utente selezionato ha configurato le proprie competenze. Se si è il manager dell'utente selezionato, sarà inoltre possibile suggerire nuove competenze e contenuti da questa pagina e dalla pagina di riepilogo delle competenze dell'utente.

Esegui reset competenze profilo

Quando si gestiscono le competenze degli utenti, utilizzare questa opzione per eseguire il reset delle competenze associate al profilo dell'utente.

Connettiti come questo utente / Connettiti come questo Power User

Utilizzare questa opzione per effettuare l'accesso in piattaforma impersonando l'utente o il Power User, in base al livello utente. Maggiori informazioni su come impersonare altri utenti.

Vai al profilo del Power User

Se ci sono Power User definiti in piattaforma, questa opzione permette di accedere alla pagina principale del Power User.

Modifica

Nel pannello di destra, modificare le informazioni necessarie, e premere Aggiorna.

Elimina

Completando questa azione, l'utente verrà eliminato. Si prega di notare che:

• Una volta che i dati di un utente — sia individuali che parte di un gruppo — vengono eliminati, non possono essere recuperati selettivamente.
• Alcuni dati possono rimanere in piattaforma a tempo indeterminato, ma queste informazioni non possono essere utilizzate per recuperare l'utente.
• In alcuni casi, potrebbero essere disponibili opzioni di recupero più ampie, ma potrebbero essere applicati costi aggiuntivi.
• È possibile mantenere i dati degli utenti eliminati in modalità anonima, abilitando l'opzione Anonimizza gli utenti eliminati nella sezione Utenti dal menu di Configurazione della piattaforma. Questa opzione è attiva di default per le piattaforme attivate dopo il 2 settembre 2021.
• Le iscrizioni archiviate degli utenti eliminati, se presenti, vengono eliminate definitivamente.

Attenzione! Per coloro che utilizzano l'integrazione Docebo VILT per Zoom versione 3, se l'utente che si sta cercando di eliminare è configurato come host Zoom in un evento VILT esistente, non sarà possibile eliminare l'utente in Docebo senza averlo eliminato prima in Zoom.

Azioni massive per gli utenti

In qualità di Superadmin, è possibile eseguire la stessa azione per una selezione di utenti. Dalla pagina principale della Gestione degli Utenti, selezionare gli utenti interessati selezionando la checkbox vicino allo username, e cliccare Scegli Azione nella parte inferiore destra della pagina. Maggiori informazioni riguardo le azioni massive.

Creare un utente manager

Nel processo di creazione di un nuovo utente, è possibile definire degli utenti con ruolo di manager e associare loro i membri del team. Durante la creazione o la modifica di un utente, spostarsi alla quarta scheda: Membri del team e attivare l'opzione Questo utente gestisce un team. Digitare i nomi dei membri del team nelle sezioni Membri del team. Utilizzare la barra di ricerca per cercare gli utenti.

Selezionare infine Crea utente per terminare la procedura di creazione. Selezionare Controlla per rivedere i campi compilati, oppure Indietro per modificare la configurazione. Una volta che si ha creato l'utente, è possibile iscriverlo direttamente ad un corso o ad un piano formativo, o associarlo alle licenze. È possibile associare solo le licenze che sono visibili al ramo di assegnazione dell'utente.

Potrebbe essere necessario assegnare i permessi da manager a più utenti contemporaneamente. In questo caso, selezionare gli utenti che si desidera assegnare al ruolo di manager dalla pagina Tutti gli utenti, cliccare Scegli azione in basso a destra e selezionare l'opzione Assegna permessi manager. Questa opzione non è disponibile se si selezionano tutti gli utenti con il pulsante Seleziona tutto. Una volta che si ha completato l'azione, l'opzione Questo utente gestisce un team sarà abilitata per tutti gli utenti selezionati. Nel caso in cui si selezionino più di 100 utenti, la piattaforma lancerà un'attività di background.

In alternativa, è possibile utilizzare file CSV per configurare gli utenti come manager impostando il campo Is Manager a YES e per assegnare gli utenti come membri del team di un manager inserendo il nome utente del manager associato all'utente con il campo Type of manager. Maggiori dettagli sull'import e la gestione di utenti attraverso file CSV.

ID utente univoco

Al momento della creazione, all'utente sarà assegnato un ID utente univoco (UUID), che non può essere modificato dall'utente o dai Superadmin, e non è utilizzabile come credenziale per la connessione. Questo valore è un identificativo tecnico per gli utenti, e può essere utilizzato delle API o per il Single Sign On. Per visualizzare gli UUID degli utenti nella tabella, accedere alla pagina Tutti gli utenti, cliccare l'icona Gestione colonne, quindi UUID per visualizzare la colonna corrispondente.

Lo UUID di tutti gli utenti sarà visualizzato nella nuova colonna della tabella.

Inviare notifiche ai nuovi utenti

La procedura di creazione degli utenti prevede opzionalmente l'invio di notifiche via email per informarli del loro nuovo account nella piattaforma. Questa opzione è attiva di default nel pannello di creazione dell'utente. Il nuovo utente riceverà all'indirizzo email indicato in fase di registrazione la notifica Utente creato (dall'amministratore). Se si desidera utilizzare le notifiche, è necessario crearle, configurarle e attivarle utilizzando l'app Notifiche.

Deselezionando questa opzione, sarà comunque possibile inviare le notifiche in un secondo momento selezionando gli utenti dall'elenco nella pagina principale della Gestione utenti, quindi cliccando Scegli azione in basso a destra e selezionando Invia notifica di attivazione. È possibile utilizzare il metodo di invio manuale in qualsiasi momento, ad esempio nel caso in cui l'utente non abbia ricevuto la notifica originale.

Attenzione! Il processo di aggiunta o modifica degli utenti nei gruppi automatici analizza costantemente gli eventi della piattaforma alla ricerca di utenti da aggiungere o rimuovere ai/dai gruppi. Di conseguenza, qualsiasi evento che coinvolge modifiche al gruppo viene elaborato in modo asincrono e l'aggiornamento potrebbe subire ritardi fino a un'ora.