Configurare Il Mio Team come Superadmin

Introduzione

La funzionalità Il Mio Team aiuta i Superadmin a ridurre il tempo dedicato alle attività di gestione dei propri team e dell’organigramma aziendale. Il Mio Team è una funzionalità di base di Docebo, disponibile per tutti i clienti. In qualità di Superadmin o Power User (con i relativi permessi), è possibile utilizzare Il Mio Team per:

• Creare e gestire i tipi di manager. La piattaforma permette di configurare diversi tipi di manager in base alla struttura dell’azienda. Per esempio, l’organigramma dell’azienda potrebbe essere strutturato in modo che un utente (Utente A) sia gestito da un manager diretto (Manager A), che a sua volta è gestito da un altro manager (Manager B). In questo esempio, l’Utente A è gestito direttamente dal Manager A, e il Manager B è un manager di secondo livello per l’utente.
• Associare gli utenti ai manager. Associando un utente ad un manager si definisce una relazione lavorativa, e si costruisce il team del manager. È possibile associare un utente a più di un tipo di manager, in base all’organigramma aziendale.
• Permettere ai manager di creare le proprie associazioni. È possibile dare ai manager i permessi per creare i propri team, inviando delle richieste di associazione agli utenti.
• Gestire le richieste dei team. È possibile controllare lo stato delle associazioni utente-manager, ed eseguire delle azioni se necessario.
• Eliminare le associazioni. Se necessario, è possibile rimuovere l'associazione fra un utente e un manager.
• Gestire la privacy. È possibile configurare le impostazioni relative alla privacy per gli utenti al fine di non visualizzare i loro nomi delle ricerche. È inoltre possibile permettere ai manager di iscrivere gli utenti a corsi e piani formativi.
• Offrire ai manager l'accesso a strumenti di monitoraggio aggiuntivi. La pagina "Il mio team" include schede per la gestione delle competenze, checklist di osservazione, report scaricabili e dashboard per aiutare i manager a monitorare e supportare i progressi di apprendimento del proprio team.

Creare e Gestire le Tipologie di Manager

Il primo step per definire correttamente le associazioni manager-utente in Docebo è configurare le tipologie di manager presenti in azienda. Un manager è un utente (qualsiasi tipo di utente in piattaforma) con dei membri del team associati. Dopo aver definito le tipologie di manager presenti in piattaforma, è possibile assegnare i manager alle relative tipologie. Fare riferimento al capitolo Creare un Utente Manager dell'articolo relativo alla gestione utenti per ulteriori informazioni relative a come assegnare gli utenti ad una tipologia di manager nell’area di Gestione Utente della piattaforma dopo aver definito le tipologie di manager.

Se l’associazione non è modificata, tutti i manager definiti in piattaforma saranno associati alla stessa tipologia di manager, e di conseguenza anche i relativi membri del team.

Per configurare le tipologie di manager in piattaforma, connettersi come Superadmin, accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra e selezionare Utenti dalla sezione E-Learning. Nella pagina successiva, premere Gestisci i Team e i Manager in alto a destra e selezionare Tipologie di Manager dal menu a tendina. La pagina elenca tutti i tipi di manager esistenti definiti in piattaforma.

Quando si accede a questa pagina per la prima volta, l’elenco includerà solo la tipologia di manager obbligatoria. Il manager obbligatorio è sempre attivo in piattaforma, e non può essere cancellato o disattivato. Premere il pulsante più in alto a destra della pagina per aggiungere una nuova tipologia di manager. Inserire il nome della Tipologia Manager, e opzionalmente aggiungere una descrizione. Premere Crea per completare l’azione.

Attenzione! È possibile definire al massimo dieci Tipologie di Manager.

Lo stato del manager può essere attivato e disattivato dalla pagina Tipologie di Manager. Utilizzare i checkmark della colonna Attivi a questo scopo. Selezionare la checkbox (da grigia a verde) per attivare lo stato, e deselezionarla (da verde a grigia) per disattivarlo. Quando lo stato della tipologia di manager è disattivato, il relativo organigramma è nascosto in piattaforma, ma le associazioni sono mantenute nel database al fine di completare le valutazioni in corso. Premere il menu ellipsis alla fine della riga relativa alla tipologia di manager per modificarne i dettagli o per cancellarla.

Attenzione! Le tipologie di manager non possono essere cancellate finché hanno manager assegnati, e il manager ha a sua volta dei membri del team associati. In questo caso, l’opzione Cancella non sarà disponibile. È necessario cancellare tutte le associazioni prima di cancellare la tipologia di manager.

Associare gli Utenti ai Manager

In qualità di Superadmin o di Power User, è possibile creare delle associazioni fra utenti e manager durante la modifica del profilo di un utente in piattaforma. Selezionare Utenti dalla sezione E-Learning del Menu Amministrazione. Nella pagina Tutti gli Utenti identificare l’utente nell’elenco, premere l’icona ellipsis visualizzata quando si passa il mouse sulla riga dell’utente, quindi selezionare Modifica dal menu a tendina.

Premere Avanti nella parte inferiore del pannello a scomparsa fino alla pagina Membri del Team. Da qui, completare i campi nella sezione Informazioni Manager per definire quali manager sono associati all’utente. È possibile associare un solo tipo di manager per utente, per esempio, lo stesso utente non può avere due manager diretti. Premere Aggiorna per terminare.

Attenzione! Un manager può gestire un team in cui uno dei membri del team è a sua volta manager di un team. Il top manager nella gerarchia può visualizzare i membri del proprio team e anche i membri del team del manager che gestisce, purché appartengano allo stesso tipo di manager. Ad esempio, un manager diretto può vedere gli utenti che uno dei suoi membri gestisce come manager diretto, mentre un coordinatore funzionale può vedere gli utenti che uno dei suoi membri gestisce come coordinatore funzionale.

In alternativa, è possibile associare i manager con un’operazione massiva, attraverso file CSV, nell’area di Gestione Utenti della piattaforma. Attenzione: sia che le associazioni siano create manualmente o attraverso file CSV, gli utenti devono essere già creati in piattaforma prima di definire le associazioni.

Quando si modifica il profilo di un utente definito come manager di altri utenti, sarà visualizzato un elenco di tutti i membri del team assegnati all’utente sotto il toggle Questo utente gestisce un team nella pagina Membri del Team del pannello a scomparsa. È possibile eliminare manualmente le associazioni fra un membro del team e il manager premendo l’icona X vicino allo username, nell’elenco.

Identificare gli Utenti come Manager e Associare Membri del Team Tramite Import CSV

Una volta creato il tipo di manager, è possibile identificare un utente come manager e associare degli utenti come membri del team tramite importando dati attraverso file CSV. Seguire i passaggi descritti nell'articolo sull'import e la gestione degli utenti tramite CSV, assicurandosi di utilizzare il campo Is Manager per identificare un utente come tale.

Alcune regole:

• Gli utenti identificati come manager devono essere inserito in righe del file CSV precedente alle righe di qualsiasi altro membro del team, visto che i manager sono creati in piattaforma prima degli altri membri del team (la creazione in piattaforma avviene una riga alla volta, seguendo l'ordine del file CSV).
• Quando si associa un utente a un manager, l'attributo username del manager deve essere utilizzato per identificare l'utente che è manager. È possibile assegnare il manager a uno tra i tipi di manager definiti, ma l'utente deve innanzitutto essere identificato come manager.
• Se si definisce un utente (Utente A) come membro del team di un utente che non è un manager (Utente B), quell'utente (Utente B) viene automaticamente definito come manager e il primo utente (Utente A) diventa un membro del suo team.

Abilitare i Manager a Creare il Proprio Team

In qualità di Superadmin (o Power User con i relativi permessi), è possibile abilitare i manager a definire i propri team in piattaforma, inviando richieste agli utenti definiti come membri del team e chiedendo loro di confermare il proprio manager. Per abilitare questa opzione, accedere al Menu Amministrazione e premere Configurazione nell’area Impostazioni. Nella scheda Team e Manager, abilitare l’opzione Composizione dei Team per i Manager.

I manager possono creare e gestire i propri team dalla pagina integrata Il mio team, quindi è necessario aggiungere questa pagina al menu principale dei manager per permettere loro di accedere in modo semplice e veloce alla pagina. Questa pagina elenca i membri del team assegnati al manager, e fornisce informazioni riguardo gli utenti. La pagina Il Mio Team è visibile solo agli utenti con almeno un membro del team, in caso contrario non sarà mostrata.

Se l’opzione Composizione dei Team per i Manager è abilitata, i manager vedranno il pulsante più in alto a destra, nella pagina Il Mio Team, in modo che possano inviare le richieste di associazione ai propri membri del team. Ulteriori informazioni riguardo a come i manager possono costruire il proprio team e gestire le richieste da questa pagina sono disponibili nella guida utente dedicata ai manager.

Gestire le Richieste dei Team

In qualità di Superadmin o Power User (con i relativi permessi) è possibile controllare lo stato delle associazioni utente-manager dalla pagina Gestione Team della piattaforma. Dalla pagina Tutti gli Utenti, premere Gestisci i Team e i Manager in alto a destra, e cliccare Gestione Team nella sezione sottostante. La pagina Gestione Team elenca tutte le associazioni utente-manager importate (associazioni importate con un file CSV), confermate, in attesa o non confermate della piattaforma.

Oltre al ruolo e allo username, l’elenco mostra il nome e la tipologia di manager collegata all’utente. Se l’utente è associato a più di un manager, sarà elencato più volte, con una riga per associazione.

La colonna Data Notifica mostra la data dell’ultima modifica dello stato (Importato, Confermato, In Attesa o Non Confermato), ed è quindi legata alla colonna Stato, che può assumere uno dei seguenti valori:

• Confermato. L’associazione è stata inserita manualmente da un Superadmin o da un Power User, o l’utente ha confermato l’associazione con il proprio manager.
• Importato. L’associazione è stata configurata da un file CSV importato.
• Non Confermato. L’utente non ha confermato l’associazione con il proprio manager. Attenzione, se un utente non conferma l’associazione con un manager (Manager A) e accetta successivamente la richiesta di un altro manager (Manager B), la prima richiesta in stato Non Confermato (con il manager A) sarà cancellata dall’elenco, e l’elenco visualizzerà solo la nuova associazione in stato Confermato (con il manager B).
• In Attesa. La richiesta è stata inviata, ma l’utente non ha ancora risposto.

Da questa pagina è possibile gestire le richieste individualmente o in gruppo. Per gestire una richiesta individualmente, identificarla nell’elenco e premere il menu ellipsis visualizzato passando il mouse in fondo alla riga della richiesta. Selezionare una delle seguenti opzioni:

• Forza la Conferma. Questa opzione forza la conferma di un’associazione ed è disponibile quando lo stato dell’associazione è Non Confermato o In Attesa.
• Invia Nuovamente la Richiesta al Membro del Team. Utilizzare questa opzione per forzare il re-invio della richiesta di conferma dell’associazione. Questa opzione è disponibile quando lo stato dell’associazione è Confermato, Importato o Non Confermato.
• Invia Notifica al Manager. Utilizzare questa opzione per inviare una notifica al manager quando la richiesta è in stato In Attesa, per informare il manager che l'utente non ha ancora accettato la richiesta. La notifica sarà inviata solo se la notifica L'Admin chiede di controllare il tuo team è attiva in piattaforma. Maggiori informazioni sulle notifiche.
• Elimina Associazione/i. Utilizzare questa opzione per eliminare definitivamente un’associazione dall’elenco. Questa opzione è disponibile per tutti i tipi di stato. Fare riferimento alla sezione che segue per ulteriori informazioni.

Per eseguire la stessa azione per più utenti, selezionarli utilizzando le checkbox vicino agli username e premere Scegli Azione in basso a destra, quindi selezionare l’opzione desiderata dal menu a tendina. Le opzioni elencate sono le stesse di quelle disponibili nella gestione delle singole associazioni.

Attenzione! Alcune opzioni potrebbero non essere disponibili, in base allo stato delle richieste selezionate. Docebo consiglia di selezionare le richieste con lo stesso stato per avere a disposizione le stesse opzione descritte per la gestione delle singole richieste.

È inoltre possibile esportare l’elenco in formato CSV. Quando si esportano gli utenti, si aprirà un pannello a scomparsa. Selezionare il separatore, quindi se si desidera includere i nomi delle colonne nella prima riga del file. Selezionare quale campo relativo agli utenti membri del team si desidera includere nel file. Il campo username è sempre incluso nell’elenco. Premere Conferma per terminare e lanciare il download automatico del file.

Rimuovere un’associazione

Quando si elimina un’associazione manualmente nella pagina Gestione Team o dalla scheda Membri del Team durante la modifica del profilo di un utente, il membro del team è eliminato dalla scheda Membri del Team e l’associazione è cancellata dall’elenco nella pagina Gestione Team.

Se l’associazione con il manager obbligatorio è eliminata, è possibile chiedere all’utente finale di definire un nuovo manager. Per attivare questa opzione, connettersi come Superadmin, accedere al Menu Amministrazione, premere Configurazione nella sezione Impostazioni quindi accedere alla scheda Team e Manager e abilitare l’opzione Notifiche Automatiche per i Membri del Team. Quando questa opzione è attiva, e l’utente si connette dopo aver rimosso l’associazione, sarà visualizzata una finestra pop up che guiderà l’utente nel processo di associazione dell’utente. Tenere presente che questa funzione è disponibile solo per l'accesso da computer desktop. Quando si accede tramite l'app mobile, non verrà visualizzato alcun pop-up.

Eliminare Uno o Più Manager

Al momento dell'eliminazione di un utente con i permessi di Manager dalla piattaforma, dalla pagina Tutti gli Utenti nell’area di gestione degli utenti (Menu Amministrazione - E-Learning - Utenti),  la piattaforma mostrerà una finestra pop up per permettere di selezionare come riassegnare i membri del team del manager.

In base alle necessità, è possibile non riassegnare i membri del team, è possibile riassegnarli al manager diretto del manager che si sta eliminando (nel caso in cui il manager che si sta eliminando non abbia manager diretti, questa opzione non sarà disponibile), oppure a qualsiasi altro manager della piattaforma.

Attenzione! Quando si eliminano più manager dalla pagina Tutti gli Utenti con un'azione massiva, i membri dei team associati a questi manager non saranno riassegnati.

Configurare le Opzioni Relative alla Privacy per i Manager

Quando l’opzione Notifica Automatica per i Membri del Team è attiva in piattaforma (Menu Amministrazione - Impostazioni - Configurazione - Team e Manager), gli utenti possono creare un’associazione con un manager autonomamente. Opzionalmente, è possibile abilitare il suggerimento del nome del manager quando l’utente inizia a digitare il nome durante la procedura di assegnazione del manager. Questo significa che il nome del manager può potenzialmente essere mostrato a tutti gli utenti.

Per abilitare o disabilitare questa opzione, accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra e premere Configurazione dell’area Impostazioni. Nella scheda Team e Manager sarà visualizzato un alert per ricordare di questa limitazione alla privacy.

Configurare i Permessi per i Manager

Nella scheda Team e Manager della pagina Configurazione, spostarsi alla sezione Impostazioni Iscrivi ai Contenuti e Suggerisci Contenuti per configurare le regole per iscrivere e suggerire corsi ai membri del proprio team dalla pagina Il Mio Team. In base all’opzione selezionata:

• I manager possono essere autorizzati a iscrivere i membri del proprio team a corsi e piani formativi o a suggerire loro i contenuti. Se questa opzione non è contrassegnata, i manager vedranno comunque il pulsante Suggerisci quando suggeriscono i contenuti, ma vedranno nell'elenco dei possibili contenuti solo i corsi e i piani formativi a cui l'utente è iscritto. Se l'opzione è contrassegnata, è necessario scegliere una delle seguenti opzioni:
   
  • I manager potranno iscrivere e suggerire ai membri del proprio team tutti i corsi e piani formativi gratuiti disponibili nel dominio (e nei relativi sottodomini) a cui sono assegnati
  • I manager potranno iscrivere e suggerire ai membri del proprio team i corsi e piani formativi gratuiti disponibili nel Catalogo Corsi a loro assegnato
  • I manager potranno iscrivere e suggerire ai membri del proprio team i corsi e piani formativi gratuiti disponibili nei cataloghi selezionati nell'area di testo. È possibile includere più di un catalogo nell'elenco.

Facoltativamente, è possibile consentire ai manager di:

• Iscrivere e suggerire contenuti anche ai membri del team gestito da uno degli utenti che gestiscono
• Impostare le scadenze per l'iscrizione degli utenti ai corsi e-learning.

Attenzione! I manager possono iscrivere e suggerire ai membri del proprio team solo corsi e piani formativi GRATUITI. Inoltre, per quanto riguarda i corsi ILT e VILT, i manager possono iscrivere gli utenti solo all'intero corso e non a sessioni specifiche.

Passare alla sezione Campi aggiuntivi nella pagina Il Mio Team per impostare se il filtro dei campi aggiuntivi dell'utente sarà disponibile nella pagina Il Mio Team. Quando questa opzione è selezionata, i manager potranno filtrare la visualizzazione degli utenti e l'esportazione dei report nella pagina Il Mio Team in base ai campi aggiuntivi utente. Nei filtri di Il Mio Team saranno disponibili solo i campi aggiuntivi contrassegnati come Visibili agli utenti e che sono visibili per il ramo specifico del manager.

Attivare la Panoramica delle Competenze e la Dashboard delle Competenze

Se si utilizzano le competenze, se l'opzione Abilita Panoramica Competenze e Dashboard Competenze è attivata in piattaforma e la pagina Dashboard Competenze è aggiunta al menu utente, gli utenti avranno accesso alla Dashboard delle Competenze dal menu principale, a condizione che sia pubblicato almeno un canale basato sull'intelligenza artificiale.

Se l'opzione Abilita Panoramica Competenze e Dashboard Competenze è attivata in piattaforma, i manager vedranno la scheda Panoramica Competenze e la pagina di riepilogo delle competenze di ciascun utente dalla pagina Il Mio Team. Inoltre, in qualità di Superadmin sarà possibile accedere alla Dashboard delle Competenze degli utenti in modalità di sola visualizzazione dalla pagina di gestione degli utenti.

Attenzione! I Superadmin potranno visualizzare la Dashboard delle Competenze solo per gli utenti che hanno configurato le proprie competenze.

Questa opzione è disabilitata di default. Per attivarla o disattivarla opzione, accedere al Menu Amministrazione dall'icona ingranaggio in alto a destra e premere sulla voce Configurazione nell'area Impostazioni. Accedere alla scheda Team e Manager e selezionare l'opzione Abilita Panoramica Competenze e Dashboard Competenze.

Abilitare le dashboard dei Corsi e piani formativi

I Le dashboard dei corsi e piani formativi offrono ai manager una panoramica chiara e dettagliata dei progressi di apprendimento del loro team.

Attenzione! I dati della dashboard sono disponibili solo in inglese.

L'opzione è abilitata di default. Per disabilitarla o abilitarla nuovamente, accedere al Menu amministrazione dall'icona dell'ingranaggio nell'angolo in alto a destra e premere la voce Configurazione avanzata nell'area Impostazioni. Raggiungere la scheda Team e manager e selezionare l'opzione Enable the Courses and Learning plans dashboards (Abilita le dashboard dei corsi e piani formativi).

Notifiche

Sono disponibili tre tipi di notifiche per le funzionalità di Il Mio Team:

• Richiesta del Manager non Accettata. Inviata quando un utente non accetta la richiesta del manager di conferma dell’associazione.
• Utente Aggiunto al Team. Inviata quando un utente accetta la richiesta del manager di confermare l’associazione, identifica manualmente il proprio manager (quando l’opzione Notifica Automatica per i Membri del Team è attiva), e quando un Admin o un Power User crea o forza un’associazione dalla pagina Gestione Team.
• L'Admin chiede di controllare il tuo team. Inviata quando un Admin o un Power User seleziona l'opzione Invia Notifica al Manager dalla pagina di Gestione Team quando lo stato dell'associazione è In Attesa, per informare il manager che l'utente non ha ancora accettato la richiesta.

Queste notifiche non saranno inviate agli utenti con stato in attesa, scaduto o disattivato e agli utenti che non hanno ancora confermato la propria associazione con il proprio manager. Se questa notifica è inviata come azione massiva a più di 99 utenti, sarà automaticamente attivata un'attività di background. Maggiori informazioni sulle notifiche.

Glossario

Segue un piccolo glossario che include i termini più usati in questo articolo.

• Manager. Un manager è un utente (qualsiasi livello utente in piattaforma) con un team assegnato
• Membri del Team. I membri del team sono le persone gestite dal manager. I membri del team associati allo stesso manager compongono un team, e possono essere chiamati Membri del Team.
• Associazione. Un’associazione è la relazione lavorativa fra un manager e i membri che compongono il team.
• Relazione. Relazione è un sinonimo di associazione in questo articolo
• Tipi di Manager. Docebo permette di definire i tipi di manager che si possono associare ai manager al fine di differenziarli, se necessario, dell’organigramma.

Suggerimenti

• Se si importano utenti e manager tramite file CSV (manualmente o con l'app Automation), ricordare che un manager dev'essere sempre incluso prima di qualsiasi membro del team che fa riferimento a quel manager, altrimenti il sistema non sarà in grado di stabilire la relazione. Per evitare questo problema, si consiglia di dividere la lista di utenti in due file CSV separati. Il primo conterrà i manager (come minimo i loro username e il campo "È un Manager"), mentre il secondo conterrà i campi utente e l'associazione al manager (il campo "Tipo di Manager"). Grazie a questo accorgimento non si verificheranno errori durante l'importazione nel caso in cui un manager non è ancora stato creato, ma un utente è stato associato a quel manager.
• È possibile creare una struttura gerarchica di manager configurando i manager primari come manager diretti dei manager secondari. Quando i manager primari accedono alla pagina Il Mio Team avranno una panoramica dei manager secondari. Cliccando sulle schede dei manager secondari, i manager primari avranno visibilità sui membri del team dei manager secondari.
• Nella parte superiore della pagina Il mio team potrebbe apparire un banner che invita a provare i target di competenza. Se non si utilizzano le competenze, è possibile disattivare questo banner disabilitando l'opzione Abilita Panoramica competenze e Dashboard competenze nel menu Configurazione della piattaforma. Per ulteriori informazioni, consultare il capitolo Attivare la Panoramica delle Competenze e la Dashboard delle Competenze di questo articolo.