Creare e gestire i campi aggiuntivi per gli utenti

Introduzione

I campi aggiuntivi per gli utenti permettono di raccogliere informazioni riguardo gli utenti, in aggiunta ai dati standard necessari per la loro creazione (Username, Nome, Cognome, E-mail, Livello Utente). I campi aggiuntivi possono essere valorizzati dall'amministratore o dagli utenti stessi. Questo articolo spiega come creare e gestire i campi aggiuntivi per gli utenti.

Casi d'uso

Se la propria azienda vuole offrire un'esperienza dinamica e personalizzata per i diversi tipi di utente, i Superadmin possono identificare segmenti di utenti specifici in piattaforma per rivolgersi a specifici utenti quando si svolgono azioni come l'iscrizione ai corsi, conferire visibilità ai cataloghi, a pagine/menu, configurazione di report o notifiche.

Per identificare segmenti specifici di utenti, è possibile configurare diversi campi aggiuntivi per gli utenti, che raccolgono importanti attributi utente. Questi campi possono comprendere informazioni come ad esempio la figura professionale, la data di assunzione, il reparto, la sede, il manager, il prodotto, lo stato del dipendente, o qualsiasi altra informazione che possa essere utile tracciare in piattaforma. Una volta tracciati questi attributi per ogni utente, è possibile creare gruppi automatici per automatizzare il processo di identificazione di un segmento di utenti. È possibile configurare gruppi numerosi con una sola regola (ad esempio: il gruppo "Vendite" conterrà tutti gli utenti la cui figura professionale comprende il termine "vendite"), e anche gruppi più ristretti che includono diverse regole (ad esempio: il gruppo "Nuovi assunti reparto vendite Los Angeles" conterrà tutti gli utenti la cui sede è Los Angeles, la cui figura professionale è venditore, e assunti successivamente ad una determinata data). Creando più gruppi, i Superadmin potranno identificare facilmente i diversi segmenti di utenti per poi utilizzarli in piattaforma.

Creare un campo aggiuntivo per gli utenti

Per definire i campi aggiuntivi, connettersi come Superadmin, accedere al Menu amministrazione cliccando sull'icona ingranaggio in alto a destra e premere Utenti nella sezione E-Learning. Cliccare il menu ellipsis in alto a destra, quindi selezionare l'opzione Campi aggiuntivi. Nella pagina successiva, cliccare il pulsante Più.

• Campo menu a tendina: configurare un campo menu a tendina per offrire la possibilità di selezionare opzioni predefinite da un menu a tendina. È possibile configurare fino a 500 elementi per ogni menu a tendina.
• Campo di testo: utilizzare un campo di testo per inserire e memorizzare informazioni testuali di lunghezza breve o media per il contenuto, come commenti supplementari o note che forniscono ulteriori contestualizzazioni o istruzioni per gli studenti. È possibile configurare il campo per definire un limite massimo di caratteri e applicare criteri di convalida, come i tipi di caratteri accettati, per garantire la coerenza dei dati. Queste convalide verificano automaticamente l'accuratezza dei dati inseriti al momento dell'immissione, prevenendo incongruenze e migliorando l'efficacia dei report e delle analisi.
• Iframe: questa funzione consente l'integrazione perfetta di contenuti multimediali o applicazioni esterne, migliorando la ricchezza e l'interattività dell'esperienza formativa senza uscire dalla piattaforma.
• Codice fiscale: utilizzare questo tipo di campo aggiuntivo per raccogliere i codici fiscali degli utenti.
• Paese: utilizzare questo tipo di campo aggiuntivo per raccogliere il Paese di provenienza degli utenti.
• Data: utilizzare le date per gestire le informazioni sensibili al fattore tempo diverse da quelle già disponibili nella piattaforma.
• File: utilizzare il campo di caricamento file per raccogliere documenti quali documenti di identità, autorizzazioni firmate, portfolio, incarichi o certificati necessari per l'iscrizione.
• Sì/No: utilizzare i campi Sì/No per raccogliere rapidamente risposte binarie, quali il consenso ai termini, la conferma dei prerequisiti, l'accettazione delle politiche o la disponibilità a partecipare a determinate attività.
• Area di testo: utilizzare questo tipo di campo per inserire testi più lunghi e non strutturati. Questo campo offre flessibilità nell'acquisizione di informazioni dettagliate senza vincoli di lunghezza o formato del testo.

• Campo obbligatorio. Se questa opzione è abilitata, il campo sarà obbligatorio per il profilo dell'utente, che dovrà fornire le informazioni richieste al primo login in piattaforma. Questa opzione non è disponibile per i campi aggiuntivi di tipo Iframe.
• Non visibile all'utente. Questo campo non sarà visibile all'utente quando visualizza il proprio profilo. Questo campo sarà invisibile anche ai Power User, anche se hanno i permessi per modificare il profilo dell'utente. Il campo sarà visibile solo ai Superadmin.

Premere Conferma per terminare.

Attenzione! È possibile definire un massimo di 50 campi aggiuntivi per l'utente in piattaforma.

Gestire i campi aggiuntivi per gli utenti

Dopo la creazione,  il campo aggiuntivo sarà elencato insieme agli altri nella pagina principale. Passando il mouse sulla riga del campo, alla fine della riga saranno visualizzate le icone modifica e cancella. Utilizzare la barra di ricerca nella parte superiore della sezione per eseguire delle ricerche.

All'interno della lista, è possibile organizzare l'ordine dei campi aggiuntivi trascinando la riga del campo aggiuntivo nella posizione desiderata. L'ordine verrà riprodotto nella scheda Campi aggiuntivi del pannello Gestione Utenti al momento della creazione o modifica dell'utente, e nella procedura di autoregistrazione.

Se il campo aggiuntivo è stato aggiunto dopo la creazione o l'importazione degli utenti, il campo sarà automaticamente assegnato al file master della piattaforma. Per aggiornare il contenuto, sarà necessario importare un nuovo file CSV per il nuovo campo, o creare una richiesta per spingere gli utenti a compilare il nuovo campo (se obbligatorio).

Per forzare la richiesta di compilazione, accedere al menu Configurazione (Menu amministrazione, Configurazione, scheda Utenti) e selezionare l'opzione Al login, l'utente dovrà compilare campi obbligatori relativi al proprio profilo.

Attenzione: se la piattaforma si integra con Salesforce, gli utenti saranno automaticamente associati ai campi aggiuntivi sfdc_user_type e sfdc_id anche nel caso in cui non sia stata lanciata la prima sincronizzazione. Non è possibile cancellare o modificare questi campi aggiuntivi, poiché sono utilizzati per la gestione del processo di sincronizzazione fra i due sistemi.

Ricorda che i campi aggiuntivi per gli utenti sono anche disponibili come tag per la configurazione dei modelli di certificati.

Configurare la visibilità dei campi aggiuntivi

Se non si desidera utilizzare gli stessi campi aggiuntivi per tutti gli utenti della piattaforma, è possibile personalizzare la visibilità dei campi aggiuntivi in base ai rami dell'organigramma per avere campi aggiuntivi diversi in base, ad esempio, al Paese, all'ufficio, al ruolo o ad altre categorie gerarchiche dello studente.

Abilitare la visibilità dei campi aggiuntivi in base ai rami

Per attivare questa opzione, selezionare il Menu amministrazione > Impostazioni > Configurazione, quindi la scheda Utenti. Nella sezione Opzioni, selezionare l'opzione Applica la visibilità dei campi aggiuntivi in base ai rami dell'organigramma.

Personalizzare i campi per ogni ramo

Ora è possibile impostare i campi aggiuntivi per ogni ramo. Selezionare Menu amministrazione > Utenti per accedere alla pagina Tutti gli utenti.

• Nel riquadro dei rami a sinistra, individuare il ramo che si desidera configurare. Passare il mouse sul ramo, cliccare sul menu ellipsis che appare e selezionare Gestisci la visibilità dei campi aggiuntivi.
• Si aprirà un pannello con l'elenco di tutti i campi aggiuntivi configurati. Selezionare la casella accanto ai campi che si desidera applicare agli utenti del ramo selezionato e cliccare Conferma.
• Ripetere l'operazione per ogni ramo dell'organigramma, se necessario.

Ogni utente avrà a disposizione solo i campi aggiuntivi selezionati per il proprio ramo.

Ereditarietà della visibilità dei campi aggiuntivi

I sotto-rami ereditano la visibilità dei campi del ramo padre. Ciò significa che:

• Quando si imposta un campo aggiuntivo utente come visibile per un determinato ramo, i suoi sottorami otterranno automaticamente la visibilità di quel campo.
• Allo stesso modo, quando si toglie la visibilità di un campo aggiuntivo per un determinato ramo, anche i suoi sottorami perderanno la visibilità di quel campo.

Priorità di visibilità

La visibilità dei campi aggiuntivi del ramo ha sempre priorità sulla visibilità dei campi aggiuntivi non assegnati al ramo.

• Se si assegna un utente a un ramo a cui sono stati assegnati campi aggiuntivi specifici e poi si assegnano allo stesso utente dei campi aggiuntivi non impostati per il ramo, l'utente vedrà solo i campi aggiuntivi impostati per il ramo.
• Questo è valido anche per l'import o l'aggiornamento degli utenti tramite CSV o SSO.

Visualizzazione dei campi aggiuntivi dell'utente da parte del Superadmin

In qualità di Superadmin che crea o modifica gli utenti, è possibile assegnare gli utenti a qualsiasi ramo e visualizzare tutti i campi aggiuntivi.

Quando si modifica un utente, nel pannello Modifica utente la scheda Campi aggiuntivi mostra due sezioni:

• Campi aggiuntivi associati al ramo a cui l'utente è assegnato: sono i campi aggiuntivi disponibili per l'utente e dipendono dal ramo a cui appartiene.
• Campi aggiuntivi che non sono associati al ramo a cui l'utente è assegnato: i restanti campi aggiuntivi che non sono disponibili per l'utente.

In questo modo, è possibile visualizzare rapidamente la personalizzazione dei campi aggiuntivi per ogni ramo.

Visualizzazione dei campi aggiuntivi dell'utente da parte dei Power User

I Power User con i permessi per creare o modificare gli utenti possono assegnare gli utenti a tutti i rami loro assegnati come risorsa e avere visibilità solo sui campi aggiuntivi dell'utente definiti per i rami assegnati loro come risorsa. 

Tuttavia, esistono alcune eccezioni a questa regola, illustrate di seguito:

Power User senza rami assegnati

Se un Power User non ha rami assegnati come risorsa, quando crea o modifica un utente, la scheda Campi aggiuntivi mostrerà tutti i campi aggiuntivi dell'utente definiti nella piattaforma.

Rami senza campi aggiuntivi assegnati

Se un Power User ha:

• un ramo assegnato senza campi aggiuntivi;
• più un ramo assegnato con almeno un campo aggiuntivo

vedrà tutti i campi aggiuntivi quando assegna un utente al ramo senza campi aggiuntivi impostati.
→ notare che ciò non accadrà se tutti i rami assegnati non hanno campi aggiuntivi.

Pertanto, per evitare la visibilità imprevista dei campi aggiuntivi, assicurarsi che ogni Power User abbia almeno un ramo assegnato come risorsa e che: i) tutti i rami assegnati siano senza campi aggiuntivi OPPURE ii) nessuno dei rami assegnati sia senza campi aggiuntivi.

Spostare gli utenti tra i rami

Attenzione: quando si spostano gli utenti da un ramo all'altro, la visibilità di alcuni campi aggiuntivi potrebbe cambiare e gli utenti potrebbero essere spostati in un ramo con campi aggiuntivi obbligatori, e quindi dovranno completare questi campi aggiuntivi prima di accedere nuovamente alla piattaforma.

Fare attenzione quando si esegue questa azione come Power User o quando è attiva l'app Extended Enterprise, perché potrebbe limitare la visibilità di alcuni rami o campi aggiuntivi.

Tipi di campi aggiuntivi per gli utenti

In piattaforma, diversi tipi di campo sono disponibili come campi aggiuntivi per gli utenti. Il tipo di campo determina il formato in cui il campo viene popolato.

• Campo a tendina: questo campo consente di creare una lista di opzioni che possono essere selezionate come valore del campo aggiuntivo. Il numero massimo di elementi che possono essere inclusi in un campo a tendina è 300 o 500, in base al proprio piano di licenze.
• Campo di testo: questo campo consente di aggiungere del testo libero (in una singola stringa, con spazi) per popolare il campo aggiuntivo. Il limite è 255 caratteri.
• Iframe: questo campo consente di inserire un Iframe di una pagina web esterna (a condizione che la pagina possa essere inserita come Iframe).
• Codice fiscale: questo campo consente di aggiungere un codice unico come ad esempio il Tax ID Number (Codice Fiscale) o una stringa unica di numeri (originariamente creata come numero del Codice Fiscale per i clienti italiani) come valore del campo aggiuntivo.
• Nazione: questo campo consente di aggiungere un paese da un elenco predefinito (standard ISO 3166-1) come valore del campo aggiuntivo.
• Campo data: questo campo consente di aggiungere una data come valore del campo aggiuntivo. Gli utenti selezioneranno da un calendario la data per popolare il campo.
• Campo file: questo campo consente agli Admin o agli utenti di importare un file PNG o JPG nel profilo dell'utente. Un esempio è la carta d'identità o la patente dell'utente. Fare riferimento alla sezione Consigli d'Utilizzo per ulteriori informazioni.
• Campo sì/no: questo campo consente di utilizzare una risposta "Sì" o "No" come valore del campo aggiuntivo.
• Campo di testo libero (ampio): questo campo consente di popolare il campo aggiuntivo con del testo libero (spazi e righe vuote inclusi). Il limite è di 65.000 caratteri.

I campi aggiuntivi vengono utilizzati per creare regole per popolare i gruppi aggiungendo utenti. Ulteriori informazioni sui gruppi.

Creare un campo aggiuntivo iframe

Per creare un campo aggiuntivo di tipo Iframe, selezionare l'opzione Iframe dal menu a tendina Tipo di Campo al momento della creazione del campo aggiuntivo. Inserire il nome del campo, l'URL dell'Iframe, l'altezza dell'Iframe, il salt secret e il client Oauth2.

L'URL e l'altezza dell'Iframe sono gli unici campi obbligatori, ma consigliamo di compilare tutti i campi per una configurazione corretta. Configurare le opzioni del campo (fare riferimento ai capitoli precedenti per ulteriori informazioni) e premere Conferma.

Alcune fonti di contenuto esterno potrebbero disporre di meccanismi di sicurezza. In questo caso, si richiede di utilizzare un client OAuth già configurato in precedenza. Fare clic sul pulsante Configurazione per aggiungere il Salt Secret per l'Iframe e ripeterlo. Quindi, se necessario, selezionare l'OAuth Client dal menu a tendina. Fornendo il salt secret, si aggiunge un checksum ai dati, assicurando così che le credenziali per l'accesso siano conservate in modo sicuro. Se non si aggiunge il salt secret, il contenuto dell'Iframe verrà lanciato dalla propria piattaforma senza che parametri aggiuntivi vengano richiesti dal fornitore del contenuto. Ulteriori informazioni sui salt secret (si apre in una nuova scheda).

Quando l'utente apre l'Iframe nella piattaforma, lo username e lo user ID saranno passati all'Iframe via POSTMESSAGE. Per gli studenti, l'Iframe sarà visualizzato nella sezione Campi Aggiuntivi al momento della modifica del profilo.

Attenzione! I campi aggiuntivi di tipo Iframe non possono essere configurati come obbligatori.

Consigli d'utilizzo

Scegli i campi con attenzione Ricorda che i campi aggiuntivi sono principalmente utilizzati  per ottenere ulteriori informazioni per i report, per creare gruppi dinamici e per iscrivere automaticamente gruppi di utenti ai corsi. 

Aggiorna i campi aggiuntivi Assicurarsi che le informazioni raccolte con i campi aggiuntivi siano aggiornate e facilmente reperibili, così che la piattaforma e l'area Gestione Utenti siano sempre aggiornate e in ordine. Ad esempio, se si utilizza un'integrazione come ADFS, assicurarsi che siano presenti tutti i campi aggiuntivi che si desidera passare alla piattaforma. Questo è valido anche per gli aggiornamenti .CSV. Infine, assicurarsi che i database siano coerenti.

Visibilità Permettendo agli utenti di modificare i campi aggiuntivi a loro visibili, è possibile permettere loro di spostarsi da un gruppo all'altro, e di modificare i cataloghi a loro visibili. Per esempio, è possibile creare dei cataloghi divisi in diverse linee di prodotto, ruoli e anzianità dell'utente (Principiante, Normale, Avanzato, Esperto), e così via.

Campi aggiuntivi per i rami Applicando i campi aggiuntivi ai rami, in base al dominio dell'Extended Enterprise, gli utenti possono visualizzare i campi aggiuntivi che si applicano solo al proprio ramo. In qualità di Superadmin, si avrà la garanzia che solo i campi necessari a quel ramo saranno mostrati e completati dall'utente.

Sii organizzato Quando si visualizzano i campi aggiuntivi nell’area Gestione Utenti, è possibile utilizzare filtri e vari tipi di visualizzazione per nascondere o filtrare le informazioni. In questo modo, sarà possibile ridurre notevolmente il numero di informazioni visualizzate.

Fai attenzione all’inserimento manuale degli utenti In alcuni casi - rari, per fortuna- potrebbe essere complicato risalire ad alcuni dati utente in piattaforma. In questi casi, consigliamo di impostare il campo come obbligatorio e di renderlo visibile all’utente, che al primo login, per procedere, dovrà inserire le informazioni richieste. Per ridurre gli errori di inserimento, evitare i campi di testo libero e preferire invece l’utilizzo di campi in cui l’utente non deve digitare le risposte manualmente.

Note sul tipo di campo aggiuntivo utente Campo file Questo campo aggiuntivo è accessibile e può essere modificato dall'utente dalla sezione Il Mio Profilo. Solo qui è possibile caricare un nuovo file. Per scaricare il file già esistente, l'utente può accedervi dal widget Le Mie Attività e quindi dalla sezione Informazioni aggiuntive. Per scaricare localmente il file, selezionarlo.

In quanto Amministratore, è possibile accedere al file modificando il profilo dell'utente dalla pagina Utenti nella sezione E-learning del Menu amministrazione. Dalla scheda Campi Aggiuntivi è possibile visualizzare il file e caricarne un altro, sovrascrivendo quello esistente. Opzionalmente, è possibile scaricare il file accedendo al Report Attività Utente (scheda Informazioni Aggiuntive) dalla pagina Tutti gli Utenti, cliccando sul menu ellipsis alla fine della riga utente, e selezionando l'opzione relativa.

Esempi di campi aggiuntivi Seguono degli esempi di campi aggiuntivi:

• regione
• nazione
• città
• figura professionale
• anzianità in azienda
• anzianità nel ruolo
• gestione delle performance
• data di assunzione
• fine del contratto (data di scadenza)
• reparto
• inquadramento
• genere