Introduzione
In piattaforma, è possibile categorizzare gli utenti in gruppi o in rami dell’organigramma. I gruppi sono utili quando le caratteristiche degli utenti sono diverse da quelle che identificano i rami dell’organigramma. È possibile creare gruppi manualmente o utilizzando regole automatiche.
Per chi utilizza un dominio personalizzato, assicurarsi che sia messo in sicurezza via HTTPS.
Casi d'Uso
Se si desidera fornire un’esperienza dinamica e personalizzata per i diversi tipi di utente, il Superadmin deve identificare i segmenti degli utenti in piattaforma a cui rivolgersi quando si svolgono azioni come l’iscrizione ai corsi, la gestione della visibilità dei cataloghi, delle pagine/menu, o la configurazione di report o notifiche.
Al fine segmentare gli utenti, è possibile configurare più campi aggiuntivi per gli utenti, che raccolgano informazioni sugli utenti stessi. Questi campi possono riguardare dati come ad esempio il ruolo professionale, la data di assunzione, il reparto, la sede, il manager di riferimento, il prodotto, lo stato del dipendente, o qualsiasi altra informazione che possa essere utile tracciare in piattaforma. Una volta tracciati questi attributi per ogni utente, è possibile utilizzarli per creare gruppi automatici, dove gli utenti sono assegnati al gruppo in base ai dati forniti. È possibile configurare gruppi che contengono una sola regola (ad esempio: il gruppo “Vendite” conterrà tutti gli utenti la cui figura professionale comprende il termine “vendite”), o gruppi più specifici che includano diverse regole (ad esempio: il gruppo “Nuovi assunti reparto vendite Los Angeles” conterrà tutti gli utenti la cui sede è Los Angeles, la cui figura professionale è venditore, e assunti successivamente ad una certa data). Creare più gruppi, permette ai Super admin di identificare facilmente i diversi segmenti di utenti, per poi utilizzarli in piattaforma.
Creare Gruppi
Per creare un nuovo gruppo, connettersi alla piattaforma come Superadmin, e accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destro. Nel Menu Amministrazione, premere Gruppi nella sezione E-Learning.
Nella pagina principale Gruppi, premere il pulsante più in alto a destra. Nel pannello di destra Nuovo Gruppo, assegnare un nome e, opzionalmente, una descrizione al gruppo. Scegliere ora la politica per il processo di popolamento del gruppo (manuale o automatico), e quindi premere Crea e Modifica.
Aggiunta Manuale degli Utenti ad un Gruppo
Se il popolamento del gruppo è manuale, dopo la creazione del gruppo spostarsi alla tab Utenti, e cliccare Assegna Utenti in alto a destra. Scegliere quindi se popolare il gruppo scegliendo gli utenti individualmente, copiando gli utenti da altri gruppi o dai rami dell’organigramma.
È possibile ripetere la procedura di popolamento del gruppo più volte, utilizzando diverse opzioni.
Una volta aggiunti gli utenti al gruppo, sono elencati nella tab Utenti della pagina principale del gruppo. Per rimuovere un utente dal gruppo, passare il mouse sulla parte finale della riga dell’utente, cliccare il pulsante menu e quindi selezionare Elimina.
Per rimuovere più utenti in una sola volta, selezionarli cliccando il checkbox vicino al nome dell’utente, quindi premere Scegli Azione in basso a destra della pagina, e selezionare Elimina.
È possibile esportare l’elenco utenti in formato CSV cliccando il pulsante Esporta Elenco Utenti come CSV in alto a destra.
Lo stesso utente può appartenere a più gruppi. È possibile aggiungere o rimuovere gli utenti ad un gruppo in qualsiasi momento.
Gruppi Automatici
Se il popolamento del gruppo è automatico, dopo aver definito il nome e la descrizione del gruppo, si accederà alla pagina Proprietà del gruppo. Spostarsi nell’area Idoneità per definire le condizioni per il popolamento automatico del gruppo. Gli utenti saranno aggiunti o rimossi automaticamente al gruppo in base alle condizioni configurate.
In qualsiasi momento, è possibile modificare il nome e la descrizione del gruppo nella sezione Generale. Nella sezione Opzioni, definire invece se escludere gli utenti disattivati dal meccanismo di inclusione automatica al gruppo delle condizioni. Sarà comunque possibile associare manualmente al gruppo gli utenti disattivati, come descritto nel capitolo Gestione Manuale dei Gruppi Automatici di questo articolo.
È possibile definire fino a 10 set di condizioni, ogni set può includere al massimo 10 condizioni. Nel caso in cui sia necessario definire più di un set, definire anche se è basta che un set sia soddisfatto, o se è necessario che tutti lo siano, affinché gli utenti siano inseriti nel gruppo.
Aggiungere una nuova condizione cliccando Nuovo Set. Nel pannello di destra, cliccare sulla finestra a tendina Condizione, e selezionare una delle opzioni che seguono:
- Condizioni basate sullo stato dell'iscrizione. Questa condizione permette di assegnare utenti al gruppo in base al loro stato nel corso. Per esempio, è possibile includere tutti gli utenti che hanno completato il corso di onboarding per l’assistenza clienti nel gruppo Assistenza Clienti. Maggiori informazioni su come iscrivere gli utenti ai corsi.
- Condizioni basate sul ramo. Questa condizione permette di assegnare utenti ai gruppi in base al ramo di appartenenza. Nel caso in cui si selezionino più rami, l'utente può appartenere a uno qualsiasi dei rami selezionati per essere incluso nel gruppo. Se un ramo include dei sotto-rami, questi non sono selezionati di default. Per includere tutti i sotto-rami nella selezione cliccare due volte sulla checkbox vicino al nome del ramo oppure selezionarli individualmente cliccando sulla freccia in fondo alla riga del ramo, e quindi effettuando la propria scelta.
- Condizioni basate sui campi aggiuntivi utente. Questa condizione permette di assegnare utenti al gruppo in base al valore dei campi aggiuntivi utente. Per esempio, se si definisce un campo aggiuntivo utente per rilevare la data di assunzione degli utenti, è in seguito possibile popolare un gruppo che includa tutti gli utenti assunti nel 2021.
- Condizioni basate sui campi utente. Questa condizione permette di assegnare utenti al gruppo in base ai campi utente standard:
- Indirizzo email: assegna automaticamente utenti al gruppo se il loro indirizzo email include la parola chiave inserita dopo aver selezionato questa opzione. È possibile inserire una sola parola chiave per ogni condizione di questo tipo.
- Lingua: assegna automaticamente utenti al gruppo in base alla lingua che hanno selezionato nell'area Il Mio Profilo. Se gli utenti non hanno selezionato nessuna lingua, la piattaforma assegnerà loro la lingua di default della piattaforma, definita nello Strumento di Gestione Lingue.
Definire le condizioni necessarie al set, e cliccare Crea per confermare la creazione.
Ripetere la procedura di creazione del set tante volte quante sono i set da creare. Nel caso in cui si definiscano più set di regole, selezionare se è necessario che tutte le regole siano soddisfatte o almeno una sia soddisfatta affinché gli utenti siano inseriti nel gruppo, utilizzando il menu a tendina in alto a destra dell’area Idoneità
Il tempo necessario a completare il popolamento del gruppo varia in base alle attività attualmente in esecuzione in piattaforma, alle regole di iscrizione definite per il gruppo e al numero di utenti coinvolti nella creazione del gruppo.
Dopo aver configurato tutti i set di condizioni, cliccare Salva le Modifiche per lanciare il popolamento automatico del gruppo. Gli utenti (inclusi gli utenti disattivati e scaduti)saranno aggiunti al gruppo man mano che soddisfano le condizioni definite, e saranno elencati nella tab Utenti. Il metodo di assegnazione sarà di tipo Automatico.
È possibile esportare l’elenco utenti in formato CSV cliccando il pulsante Esporta Elenco Utenti come CSV in alto a destra.
È possibile modificare o rimuovere i set di condizioni in qualsiasi momento, cliccando sul pulsante menu nell’area in alto a destra del set, e selezionando Modifica o Cancella. La composizione del gruppo sarà ricalcolata ogni volta in cui si modificano o cancellano le condizioni configurate.
Le ultime 10 versioni delle condizioni di idoneità al gruppo sono disponibili nella tab Cronologia. Non è possibile riabilitare le versioni precedenti. Nel caso in cui sia necessario ripristinare delle vecchie versioni, è necessario riconfigurarle manualmente.
Gestione Manuale dei Gruppi Automatici
La popolazione dei gruppi automatici è gestita automaticamente in base ai set delle condizioni configurati, ma è comunque possibile aggiungere o rimuovere gli utenti manualmente.
Per aggiungere manualmente degli utenti ad un gruppo automatico, cliccare sulla descrizione del gruppo nella pagina di gestione dei Gruppi, e spostarsi alla tab Utenti. Cliccare Assegna Utenti in alto a destra e scegliere se popolare il gruppo selezionando gli utenti individualmente, copiando gli utenti già assegnati ad altri gruppi, o ad un altro ramo. È possibile ripetere la procedura di assegnazione più volte, utilizzando opzioni diverse. Premere Conferma per aggiungere gli utenti al gruppo.
Quando si aggiungono manualmente degli utenti ad un gruppo automatico, il loro metodo di assegnazione è di tipo Manuale. Gli utenti manualmente aggiunti al gruppo non sono soggetti alle regole di popolamento automatico. Rimarranno nel gruppo anche se non soddisfano le condizioni di popolamento finché non il metodo di assegnazione manuale non sarà rimosso, cliccando sul menu ellipsis in fondo alla riga dell’utente, e selezionando l’opzione Rimuovi Assegnazione Manuale.
Rimuovendo il metodo di assegnazione Manuale per un utente, si rimuove l’utente dal gruppo, a meno che soddisfi le condizioni configurate per la popolazione automatica del gruppo stesso. In questo caso, l’utente rimarrà nel gruppo e il suo metodo di assegnazione sarà di tipo Automatico.
Per assegnare un utente ad un gruppo automatico in modo permanente, in modo che rimanga nel gruppo anche quando non soddisfa le condizioni di popolamento, cambiare il metodo di assegnazione a Manuale cliccando sul menu ellipsis in fondo alla riga utente e selezionando l’opzione Passare all’Assegnazione Manuale.
Per eliminare il metodo di assegnazione manuale o per passare allo stesso per più utenti contemporaneamente, selezionare gli utenti con la checkbox vicino al loro nome, quindi cliccare Scegli Azione in basso a destra, e selezionare l’opzione corrispondente.
Gestire i Gruppi
È possibile gestire sia i gruppi manuali che i gruppi automatici dalla pagina principale Gruppi. I gruppi possono essere gestiti solo individualmente, non è consentito eseguire la stessa azione su una selezione di gruppi. Cliccare sul menu ellipsis in fondo alla riga del gruppo per modificare, duplicare o eliminare il gruppo.
Quando si duplica un gruppo manuale, è possibile scegliere se copiare gli utenti del gruppo sorgente come utenti del nuovo gruppo. Quando si duplica un gruppo automatico, gli utenti non vengono copiati, ma, selezionando l'opzione che permette di assegnare le stesse condizioni di idoneità, le regole saranno rielaborate per popolare il nuovo gruppo. Inoltre è possibile scegliere di copiare gli utenti aggiunti manualmente.
Poiché i Power User non possono creare gruppi automatici, non possono nemmeno duplicarli. I Power User possono duplicare solo i gruppi manuali.
Associare Utenti ai Gruppi via File CSV
I Superadmin possono associare gli utenti ai gruppi manuali e automatici utilizzando file CSV. Cliccare sulla descrizione del corso nella pagina Gruppi e selezionare l'opzione Gestisci le associazioni al gruppo via CSV in alto a destra.
Si aprirà un pannello sulla destra della pagina. Per un corretto caricamento dei file, è necessario creare il file CSV rispettando gli standard. Per visualizzare un esempio di file CSV formattato correttamente, premere Scaricare il file CSV di esempio nel pannello a scomparsa. Quando il file è pronto, trascinarlo nell’area di upload del pannello a scomparsa o cercarlo sul proprio dispositivo. La dimensione massima consentita per il file CSV importabili in Docebo è di 3MB.
Dopo il caricamento, premere Configurazione Avanzata: il sistema è configurato per identificare automaticamente il Separatore, necessario per organizzare le informazioni in colonne. Le informazioni possono essere separate da virgola, punto e virgola, o manualmente, in base alle esigenze.
Definire se la prima riga è considerata Intestazione (solo se rispecchia la formattazione del file CSV), e selezionare il Charset del File dal menu a tendina. Il charset consigliato è UTF-8, che è uno standard. Ricordarsi di utilizzare le virgolette per delimitare il contenuto del testo. Premere Conferma per caricare il file CSV.
Il sistema elaborerà il file CSV e aprirà la pagina per la mappatura dei campi. Nella sezione Profili, è possibile selezionare un preset dal menu a tendina per associare la configurazione di una mappatura precedente all’import CSV in corso. Premere Sovrascrivi configurazione attuale per completare questa azione. È inoltre possibile mappare le colonne dei campi della piattaforma (ulteriori informazioni in seguito) e salvare la configurazione premendo Salva come nuova configurazione. Definire il nome della nuova configurazione del preset, e premere Salva.
La sezione Anteprima mostrerà l’anteprima del file CSV come letto dal sistema. Trascinare i campi della sezione Campi Docebo a sinistra e creare delle corrispondenze con i nomi delle colonne del file CSV, quindi premere Associa Utenti in fondo alla pagina. Confermare le informazioni nella finestra pop up e premere nuovamente Associa Utenti.
L'associazione sarà gestita da un'attività di background. In caso di errori, sarà creato un file con gli errori e sarà possibile scaricarlo. Per scaricare questo file, accedere al Menu Amministrazione e selezionare Attività di Background. Individuare l’attività nell’elenco per scaricare il file.
Gli utenti associati attraverso il file CSV saranno elencati nella tab Utenti del gruppo. Il loro metodo di assegnazione sarà definito come Manuale.
Gestione dei Gruppi da parte dei Power User
In base ai permessi assegnati dai Superadmin, i Power User potrebbero avere alcuni permessi per la gestione dei gruppi.
- Se un Power User ha permessi di Visualizzare i gruppi, i Power User assegnati al profilo potranno vedere solo i gruppi a loro assegnati.
- Se un profilo Power User ha i permessi per Modificare i gruppi, i Power User potranno modificare i nomi e le descrizioni dei gruppi manuali e automatici. Per i gruppi manuali, potranno aggiungere al gruppo o rimuovere dal gruppo gli utenti che possono visualizzare. Non potranno modificare le condizioni alla base del popolamento dei gruppi automatici.
- Quando il profilo Power User ha i permessi per Creare i gruppi, i Power User associati al profilo possono creare solo gruppi manuali. L'opzione Creazione Automatica non sarà disponibile al momento della creazione del gruppo.