Disclaimer: alcuni dei contenuti di questo articolo mostrano delle funzionalità che saranno rilasciate pubblicamente per tutti i clienti nel mese di luglio 2025. Nel caso in cui si notino differenze tra quanto descritto in questo articolo e la propria piattaforma, controllare nuovamente dopo il rilascio pubblico. Maggiori informazioni sul ciclo di rilascio.

Introduzione

Nella piattaforma Docebo, i gruppi consentono di segmentare gli utenti per gestire la formazione, le iscrizioni, il reporting, la visibilità dei contenuti e la comunicazione in maniera mirata, semplificando notevolmente le attività amministrative e migliorando l'efficienza della gestione degli utenti.

È possibile configurare due tipi di gruppi:

I gruppi manuali sono creati aggiungendo o rimuovendo manualmente gli utenti. Sono più adatti per gruppi di utenti piccoli o statici che non condividono attributi comuni nei loro profili. Tutte le modifiche ai membri devono essere effettuate da un amministratore. Per ulteriori informazioni, consultare il capitolo Gruppi manuali.

I gruppi automatici sono popolati dinamicamente in base a regole definite dagli amministratori. Gli utenti vengono automaticamente inclusi o rimossi dal gruppo quando i loro dati cambiano. Le condizioni possono essere basate sullo stato di iscrizione a corsi specifici, sull'appartenenza a specifici rami o gruppi manuali, o sui valori di alcuni campi del profilo utente. I gruppi automatici sono ideali per la gestione di popolazioni di utenti numerose o in continua evoluzione, consentendo di scalare la gestione dei gruppi in modo efficiente.

Nota: per una maggiore flessibilità, gli amministratori possono anche assegnare manualmente gli utenti a un gruppo automatico, ignorandone i criteri di idoneità.
- Tali utenti rimarranno nel gruppo (indipendentemente dall'idoneità) per tutto il tempo in cui saranno assegnati manualmente.
- È possibile rimuovere l'assegnazione manuale, nel qual caso questi utenti saranno rimossi dal gruppo (se non sono ancora idonei) o mantenuti nel gruppo (se soddisfano le condizioni di idoneità), secondo la logica di assegnazione automatica.
→ Per ulteriori informazioni, consultare il capitolo Utenti assegnati manualmente ai gruppi automatici.

Caso d'uso

Se si desidera fornire un’esperienza dinamica e personalizzata per i diversi tipi di utente, è necessario identificare i segmenti degli utenti in piattaforma a cui rivolgersi quando si svolgono azioni come l’iscrizione ai corsi, la gestione della visibilità dei cataloghi, delle pagine/menu, o la configurazione di report o notifiche.

Al fine segmentare gli utenti, è possibile configurare più campi aggiuntivi per gli utenti per raccogliere informazioni sugli utenti stessi. Questi campi possono riguardare dati come ad esempio il ruolo, la data di assunzione, il reparto, la sede, il manager di riferimento, il prodotto, lo stato del dipendente, o qualsiasi altra informazione che possa essere utile tracciare in piattaforma.

Una volta tracciati questi attributi per ogni utente, è possibile utilizzarli per creare gruppi automatici, dove gli utenti sono assegnati al gruppo in base ai dati forniti. È possibile configurare gruppi che contengono una sola regola (ad esempio: il gruppo “Vendite” conterrà tutti gli utenti la cui figura professionale comprende il termine “vendite”), o gruppi più specifici che includono diverse regole (per esempio: il gruppo “Nuovi assunti reparto vendite di Los Angeles” conterrà tutti gli utenti la cui sede è Los Angeles, la cui figura professionale è venditore, e assunti successivamente ad una certa data). Creare più gruppi permette di identificare facilmente i diversi segmenti di utenti, per poi utilizzarli in piattaforma.

Creare gruppi

Per creare un nuovo gruppo, accedere alla piattaforma, e quindi al Menu amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra. Nel Menu amministrazione, premere Gruppi nella sezione E-learning.

Nella pagina Gruppi, premere il pulsante più in alto a destra. Nel pannello Nuovo gruppo, assegnare un nome e, opzionalmente, una descrizione al gruppo. Scegliere la politica per il processo di popolamento del gruppo (manuale o automatico), e quindi premere Crea e modifica.

Procedere con la configurazione del gruppo come descritto nei capitoli successivi.

Gruppi manuali

Quando si crea un gruppo manuale, dopo aver impostato il nome e la descrizione del gruppo, si accede alla pagina Proprietà del gruppo. È possibile modificare il nome e la descrizione del gruppo nella sezione Generale, mentre solo i Superadmin possono modificare la proprietà del gruppo nella sezione Opzioni (questa opzione non è disponibile per i Power User).

Spostarsi alla scheda Utenti, e cliccare Assegna utenti in alto a destra. Scegliere quindi se popolare il gruppo scegliendo gli utenti individualmente, copiando gli utenti da altri gruppi o dai rami dell’organigramma.

È possibile ripetere la procedura di popolamento del gruppo più volte, utilizzando diverse opzioni.

Una volta aggiunti gli utenti al gruppo, sono elencati nella scheda Utenti della pagina principale del gruppo. Per rimuovere un utente dal gruppo, cliccare il menu ellipsis in fondo alla riga dell'utente e selezionare Rimuovi.

Per rimuovere più utenti contemporaneamente, selezionarli cliccando il caselle vicino al loro nome, quindi premere Scegli azione in basso a destra della pagina, e selezionare Rimuovi.

È possibile esportare l’elenco utenti in formato CSV cliccando il pulsante Esporta elenco utenti come CSV in alto a destra.

Attenzione! Lo stesso utente può appartenere a più gruppi. È possibile aggiungere o rimuovere gli utenti a un gruppo in qualsiasi momento.

Gruppi automatici

I gruppi automatici consentono di creare gruppi dinamici popolati da utenti che soddisfano una o più condizioni. Grazie a questi automatismi, gli utenti sono anche automaticamente rimossi dai gruppi automatici quando non soddisfano più le condizioni che ne regolano il popolamento.

Quando si crea un gruppo automatico, dopo aver definito il nome e la descrizione del gruppo, si accede alla pagina delle Proprietà del gruppo stesso. Da qui è possibile modificare in qualsiasi momento il nome e la descrizione del gruppo nella sezione Generale.

Opzioni

Nella sezione Opzioni, definire se attivare la casella Rimuovi dal gruppo gli utenti disattivati (solo se sono stati aggiunti da una condizione automatica). Il popolamento automatico del gruppo escluderà gli utenti il cui stato è disattivato. Questo significa che:

• Solo gli utenti attivati (che soddisfano le condizioni di ammissibilità) verranno aggiunti automaticamente al gruppo
• Gli utenti precedentemente aggiunti automaticamente al gruppo saranno rimossi al momento della disattivazione.

Si noti che questa esclusione si applica solo agli utenti aggiunti automaticamente. Sarà comunque possibile aggiungere manualmente gli utenti disattivati, come descritto nel capitolo Gestione manuale dei gruppi automatici di questo articolo .

Attenzione: l'opzione Rimuovi dal gruppo gli utenti disattivati considera solo se un utente è attivato o disattivato. Non considera la sua scadenza, che è indipendente dalla sua attivazione. Gli utenti scaduti mantengono lo stato di attivazione (attivato/disattivato) che avevano al momento della scadenza. Per ulteriori informazioni, consultare l'articolo sugli Stati dell'account utente.

Inoltre, nella sezione Opzioni, i Superadmin possono anche modificare il proprietario del gruppo (questa opzione non è disponibile per i Power User).

Condizioni di idoneità

Spostarsi nell'area Idoneità per creare le condizioni per il popolamento automatico del gruppo. Gli utenti verranno aggiunti o rimossi automaticamente al gruppo in base alle condizioni configurate.

Per facilitare la gestione automatica del gruppo, le condizioni sono raggruppate in set. È possibile definire fino a 50 set e ogni set può includere fino a 10 condizioni.

Per ogni set, definire se l'utente deve soddisfare tutte le condizioni del set o almeno una di esse per essere aggiunto al gruppo. Quando si lavora con più set, è possibile definire se tutti i set o almeno un set devono essere soddisfatti per poter aggiungere gli utenti al gruppo.

Aggiungere un nuovo set cliccando Nuovo set.

Nel pannello di destra, utilizzare il menu a tendina Condizione per selezionare una delle seguenti opzioni:

Aggiungere le condizioni al set, quindi stabilire se tutte o almeno una di esse deve essere soddisfatta perché gli utenti siano aggiunti al gruppo selezionando Tutte le condizioni devono essere soddisfatte o Almeno una condizione deve essere soddisfatta in alto a destra del pannello Nuovo set di condizioni. Cliccare Crea per confermare la creazione del set.

Ripetere la procedura di creazione per creare altri set. Se si dispone di più di un set di condizioni, utilizzare il menu a tendina dell'area Gestisci condizioni per definire se tutti o almeno uno di essi deve essere soddisfatto per aggiungere gli utenti al gruppo.

Suggerimento: se si dispone di più set, nell'angolo in alto a destra è possibile scegliere se Tutti i set o Almeno un set di condizioni devono essere soddisfatte per aggiungere un utente al gruppo. Quindi, all'interno di ciascun set, è possibile scegliere se Tutte le condizioni o Almeno una condizione deve essere soddisfatta per soddisfare il set.

Una volta configurati tutti i set di condizioni, cliccare Salva le modifiche per attivare il popolamento automatico del gruppo. Gli utenti verranno aggiunti al gruppo man mano che soddisfano le condizioni definite e saranno elencati nella scheda Utenti. Il loro metodo di assegnazione sarà impostato su Automatico. Ricordare che la procedura di popolamento automatico prende in considerazione anche gli utenti disattivati e scaduti, a meno che non si selezioni l'opzione Rimuovi dal gruppo gli utenti disattivati nella sezione Opzioni.

Dopo che il gruppo è stato popolato per la prima volta, la procedura di popolamento automatico monitorerà costantemente gli eventi della piattaforma per mantenere il gruppo aggiornato.

È possibile modificare o rimuovere i set di condizioni in qualsiasi momento, cliccando sul pulsante menu nell’area in alto a destra del set, e selezionando Modifica o Elimina. La composizione del gruppo sarà ricalcolata da zero ogni volta in cui si modificano o cancellano le condizioni configurate.

Ritardo di ricalcolo del gruppo

Quando le regole di appartenenza di un gruppo automatico vengono modificate o quando i dati degli utenti rilevanti per tali regole vengono aggiornati, il sistema deve ricalcolare i membri del gruppo. Questo processo può richiedere notevoli risorse di sistema e viene eseguito in background (in modo asincrono). Di conseguenza, gli aggiornamenti dei membri di non sono istantanei.

• Il tempo necessario a completare il popolamento del gruppo varia in base alle attività correntemente in esecuzione in piattaforma, alle regole di iscrizione definite per il gruppo e al numero di utenti coinvolti nella creazione del gruppo, ai tipi di condizioni di idoneità impostate, o al numero di gruppi o di rami.
• In condizioni normali, gli aggiornamenti di gruppo avvengono in un intervallo compreso tra 0 e 15 minuti, in base alla complessità del ricalcolo.
• Occasionalmente si possono verificare esecuzioni più lente. In queste situazioni, il team SRE interno viene informato e esamina i casi. I rallentamenti significativi nell'esecuzione saranno comunicati nella pagina sullo stato della piattaforma Docebo mentre lavoriamo per risolverli.

Visibilità delle condizioni di idoneità dai Power User

Se un Power User modifica o cancella le condizioni di un gruppo che coinvolge risorse non assegnate a lui (come un gruppo manuale), non sarà in grado di ripristinarlo perché non ha visibilità sulla risorsa coinvolta nella condizione.

Cronologia delle condizioni di idoneità dei gruppi

La scheda Cronologia> conserva le ultime 10 versioni delle condizioni di idoneità del gruppo, mentre le altre modifiche al gruppo, compresi i cambi di proprietà, non creano nuove versioni. I Power User possono vedere la scheda Cronologia solo se sono proprietari del gruppo.

Si noti che non è possibile eseguire il rollback a versioni precedenti. Se si desidera ripristinare le modifiche, è necessario riconfigurare manualmente i set.

Utenti assegnati manualmente in gruppi automatici

I gruppi automatici vengono popolati automaticamente dagli utenti che soddisfano le condizioni di idoneità configurati.
→ Nell'elenco degli utenti del gruppo, il Metodo di assegnazione per questi utenti sarà impostato a Automatico.

Tuttavia, è possibile aggiungere manualmente gli utenti che non soddisfano le condizioni di idoneità del gruppo. L'operazione si svolge nello stesso modo in cui si aggiungono gli utenti a un gruppo manuale: cliccare sul pulsante Assegna utenti nell'angolo in alto a destra, e scegliere se aggiungere gli utenti individualmente o in base a un ramo o all'appartenenza a un gruppo.
→ Per gli utenti aggiunti in questo modo, l'elenco degli utenti del gruppo mostra il Metodo di assegnazione come Manuale.

Gli utenti assegnati automaticamente rimangono nel gruppo se soddisfano le condizioni di idoneità. In caso contrario, vengono rimossi dal gruppo.

Gli utenti assegnati manualmente sono inclusi indipendentemente dalle regole di idoneità, e rimarranno nel gruppo finché il loro metodo di assegnazione rimarrà manuale.

È possibile eseguire le seguenti azioni dal menu ellipsis:

• Per un utente assegnato automaticamente, Passa ad'assegnazione manuale lo cambia in assegnazione manuale. Questo significa che l'utente sarà mantenuto nel gruppo anche quando non soddisferà più le condizioni di idoneità.
• Per un utente assegnato manualmente, l'opzione Rimuovi assegnazione manuale rimuove l'utente dal gruppo.
  Nota: l'utente rimarrà fuori dal gruppo se non è idoneo, ma se soddisfa i criteri, verrà aggiunto nuovamente come assegnato automaticamente.

Per eliminare il metodo di assegnazione manuale o per passare allo stesso per più utenti contemporaneamente, selezionare gli utenti con la casella vicino al loro nome, quindi cliccare Scegli azione a destra in fondo alla pagina, e selezionare l’opzione corrispondente.

Escludere manualmente un utente da un gruppo automatico

Sebbene sia possibile forzare l'inclusione di un utente in un gruppo automatico attraverso l'assegnazione manuale, non è possibile forzare manualmente l'esclusione (rimozione) di un utente.

• Se un utente soddisfa le condizioni di idoneità, sarà sempre incluso nel gruppo automatico.

L'unico modo per escludere manualmente un utente da un gruppo automatico è modificare i suoi dati in modo che non corrisponda più alle condizioni di idoneità.

A tale scopo, esaminare attentamente le varie condizioni di idoneità del gruppo e verificare se è possibile apportare una modifica sicura ai dati dell'utente (ad esempio, a un campo utente, a un campo aggiuntivo utente, allo stato di iscrizione, all'appartenenza a un gruppo o a un ramo) che ne comporti l'esclusione. Si ricordi che l'opzione "Tutte le condizioni devono essere soddisfatte" richiede una sola modifica dei dati perché l'utente non sia più compatibile, mentre l'impostazione "Almeno una" può essere più difficile da realizzare.

Importante: le modifiche al profilo, allo stato nei corsi, all'appartenenza a gruppi/rami o ad altri dati di un utente possono influire sulla sua esperienza e sui report in tutta la piattaforma. Esaminare l'impatto globale di queste modifiche prima di effettuare gli aggiornamenti.

Gestione dello stato di attivazione del gruppo (Novità!)

Quando si crea un gruppo, il suo stato è inattivo per impostazione predefinita. Mantenete il gruppo in questo stato durante la gestione delle impostazioni per evitare che vengano attivate azioni secondarie, come le iscrizioni legate alle regole di iscrizione, prima che tutto sia configurato correttamente.

I proprietari del gruppo e i Superadmin possono usare il selettore di Stato nel piè di pagina del gruppo per impostarlo a Attivo, e possono riportare il gruppo a Inattivo in qualsiasi momento per eseguire operazioni di manutenzione o apportare modifiche, senza influenzare immediatamente la popolazione del gruppo o attivare qualsiasi azione associata.

In alternativa, è possibile modificare lo stato del gruppo direttamente dalla pagina Gruppi utilizzando il pulsante di opzione nella colonna Stato.

Mentre un gruppo è inattivo:

• Tutte le modifiche alla popolazione del gruppo, apportate manualmente, tramite CSV o modificandone le condizioni, si riflettono nella scheda Utenti come anteprima per i proprietari del gruppo e i Superadmin. Questo consente di verificare la composizione del gruppo prima di attivarlo o riattivarlo.
• Le regole di iscrizione e di automazione legate al gruppo non vengono attivate.
• Se si assegna il gruppo a entità (ad esempio, cataloghi, canali, menu, pagine, pacchetti), gli utenti non otterranno visibilità su questi elementi finché il gruppo non sarà attivato.
• È comunque possibile configurare le notifiche mirate al gruppo, ma le notifiche nuove ed esistenti per gli utenti appartenenti al gruppo non vengono attivate.
• È possibile assegnare il gruppo come risorsa ai Power User, ma gli utenti inclusi non saranno assegnati come risorse finché il gruppo non sarà attivato.
• Gli eventi in audit trail sono registrati.

Quando si attiva un gruppo:

• Le regole di iscrizione e di automazione legate al gruppo vengono attivate.
• Gli utenti appartenenti al gruppo ottengono visibilità sulle entità assegnate al gruppo (cataloghi, canali, menu, pagine, pacchetti, ecc.).
• Le notifiche destinate al gruppo vengono attivate in base alla loro configurazione.
• Gli utenti del gruppo sono assegnati come risorse ai Power User a cui è assegnato il gruppo come risorsa.

Quando si disattiva un gruppo precedentemente attivo:

• Tutte le modifiche alla popolazione del gruppo, apportate manualmente, tramite CSV o modificandone le condizioni, si riflettono nella scheda Utenti come anteprima. Questo consente di verificare la composizione del gruppo prima di attivarlo o riattivarlo.
• Le iscrizioni attivate dalle regole di iscrizione mentre il gruppo era attivo vengono conservate.
• Per i Power User, il gruppo rimane assegnato come una delle loro risorse, e lo vedranno ancora nella pagina di gestion dei Gruppi, ma gli utenti del gruppo vengono rimossi dalle risorse assegnate. Saranno assegnati nuovamente ai Power User se il gruppo viene riattivato.
• Gli utenti perderanno la visibilità sui cataloghi, canali, menu, pagine, pacchetti, ecc.

Gestire i gruppi (Aggiornato!)

È possibile gestire sia i gruppi manuali che i gruppi automatici dalla pagina principale Gruppi. I gruppi possono essere gestiti solo individualmente, non è consentito eseguire la stessa azione su una selezione di gruppi.

Utilizzare il pulsante di opzione Stato per cambiare il gruppo da attivo a inattivo e viceversa.

Cliccare sul menu ellipsis in fondo alla riga del gruppo per modificarlo, duplicarlo o eliminarlo.

Quando si duplica un gruppo manuale, è possibile scegliere se copiare gli utenti del gruppo sorgente come utenti del nuovo gruppo.

Quando si duplica un gruppo automatico, gli utenti non vengono copiati, ma, selezionando l'opzione che permette di assegnare le stesse condizioni di idoneità, le regole saranno rielaborate per popolare il nuovo gruppo. Inoltre è possibile scegliere di copiare gli utenti aggiunti manualmente.

Gestire la proprietà del gruppo

L'utente che crea un gruppo ne è il proprietario, ed è responsabile della sua gestione. Il nome del proprietario del gruppo viene visualizzato solo dai Superadmin nell'area Group ownership (Proprietà del gruppo), nella sezione Opzioni della scheda Proprietà.

I gruppi non devono obbligatoriamente aver un proprietario. Se questo campo non è compilato, la proprietà del gruppo passa ai Superadmin della piattaforma.

È possibile modificare la proprietà del gruppo cliccando sul pulsante X in fondo al campo Proprietario, e selezionando un Superadmin o un Power User.

I Superadmin hanno piena visibilità e operatività per tutti i gruppi. Invece, quando si assegna la proprietà del gruppo a un Power User con il permesso Gruppi / Modifica:

• La piattaforma assegna automaticamente il gruppo (e quindi gli utenti che vi appartengono in quel momento) come risorsa al nuovo proprietario. Se il gruppo è inattivo, il nuovo proprietario avrà visibilità sui suoi utenti prima dell'attivazione e dell'effettiva assegnazione delle risorse.
• Se il nuovo proprietario ha più utenti assegnati rispetto al proprietario precedente, la popolazione del gruppo automatico è ricalcolata in base agli utenti assegnati dal nuovo proprietario e alle regole di idoneità del gruppo. La popolazione dei gruppi manuali non è mai ricalcolata.
• Se un Superadmin modifica le regole di idoneità del gruppo dopo aver impostato un Power User come proprietario, le modifiche saranno sempre applicate in base agli utenti attualmente assegnati al Power User, e non in base alla visibilità del Superadmin.

Esportare l'elenco dei membri del gruppo (Aggiornato!)

Sia per i gruppi manuali che per quelli automatici, è possibile esportare l'elenco dei membri del gruppo. A tale scopo, aprire la pagina di configurazione del gruppo desiderato, quindi cliccare sul pulsante Esporta elenco utenti come CSV nell'angolo in alto a destra.

L'esportazione include sempre l'elenco degli utenti attualmente visualizzato nella scheda Utenti, anche se il gruppo è inattivo e l'elenco visualizzato non riflette la popolazione effettiva del gruppo a causa dell'attivazione in sospeso di modifiche recenti.

Associare gli utenti ai gruppi tramite file CSV

I Superadmin possono associare gli utenti ai gruppi manuali e automatici utilizzando file CSV. Cliccare sul nome del gruppo nella pagina Gruppi e selezionare l'opzione Gestisci le associazioni al gruppo tramite CSV in alto a destra.

Si aprirà un pannello sulla destra della pagina. Per un corretto caricamento dei file, è necessario creare il file CSV rispettando gli standard. Per visualizzare un esempio di file CSV formattato correttamente, premere Scaricare il file CSV di esempio nel pannello a scomparsa. Quando il file è pronto, trascinarlo nell’area di upload del pannello a scomparsa o cercarlo sul proprio dispositivo. La dimensione massima consentita per il file CSV importabili è di 3 MB.

Dopo il caricamento, premere Configurazione avanzata: il sistema è configurato per identificare automaticamente il Separatore, necessario per organizzare le informazioni in colonne. I dati possono essere separati dai caratteri virgola, punto e virgola, o manualmente, in base alle esigenze.

Definire se la prima riga è considerata Intestazione (solo se rispecchia la formattazione del file CSV), e selezionare il charset del file dal menu a tendina. Il charset consigliato è UTF-8, che è uno standard. Ricordarsi di utilizzare le virgolette per delimitare il contenuto del testo. Premere Conferma per caricare il file CSV.

Il sistema elaborerà il file CSV e aprirà la pagina per la mappatura dei campi. Nella sezione Profili, è possibile selezionare un preset dal menu a tendina per associare la configurazione di una mappatura precedente all’import CSV in corso. Selezionare Sovrascrivi la configurazione attuale per completare questa azione. È inoltre possibile mappare le colonne dei campi della piattaforma (ulteriori informazioni in seguito) e salvare la configurazione premendo Salva come nuova configurazione. Definire il nome della nuova configurazione del preset, e cliccare Salva.

La sezione Anteprima mostrerà l’anteprima del file CSV come letto dal sistema. Trascinare i campi della sezione Campi Docebo a sinistra e creare delle corrispondenze con i nomi delle colonne del file CSV, quindi premere Associa utenti in fondo alla pagina. Confermare le informazioni nella finestra pop up e premere nuovamente Associa utenti.

L'associazione sarà gestita da un'attività di background. In caso di errori, sarà creato un file con gli errori e sarà possibile scaricarlo. Per scaricare questo file, accedere al Menu amministrazione e selezionare Attività di background. Individuare l’attività nell’elenco per scaricare il file.

Gli utenti associati attraverso il file CSV saranno elencati nella scheda Utenti del gruppo. Il loro metodo di assegnazione sarà definito come Manuale.

Suggerimenti

Considerare la possibilità di configurare la notifica Utente iscritto a un gruppo per gli utenti, che li informerà quando sono stati aggiunti a un gruppo. La notifica può fungere da messaggio di benvenuto o può includere informazioni o istruzioni specifiche relative al gruppo stesso. La notifica funziona sia per i gruppi manuali che per quelli automatici.