Introduzione

In piattaforma, è possibile categorizzare gli utenti in gruppi o in rami dell’organigramma. I gruppi sono utili quando le caratteristiche degli utenti sono diverse da quelle che identificano i rami dell’organigramma. È possibile creare gruppi manualmente o utilizzando regole automatiche.

Casi d'Uso

Se si desidera fornire un’esperienza dinamica e personalizzata per i diversi tipi di utente, il Superadmin deve identificare i segmenti degli utenti in piattaforma a cui rivolgersi quando si svolgono azioni come l’iscrizione ai corsi, la gestione della visibilità dei cataloghi, delle pagine/menu, o la configurazione di report o notifiche.

Al fine segmentare gli utenti, è possibile configurare più campi aggiuntivi per gli utenti, che raccolgano informazioni sugli utenti stessi. Questi campi possono riguardare dati come ad esempio il ruolo professionale, la data di assunzione, il reparto, la sede, il manager di riferimento, il prodotto, lo stato del dipendente, o qualsiasi altra informazione che possa essere utile tracciare in piattaforma. Una volta tracciati questi attributi per ogni utente, è possibile utilizzarli per creare gruppi automatici, dove gli utenti sono assegnati al gruppo in base ai dati forniti. È possibile configurare gruppi che contengono una sola regola (ad esempio: il gruppo “Vendite” conterrà tutti gli utenti la cui figura professionale comprende il termine “vendite”), o gruppi più specifici che includano diverse regole (ad esempio: il gruppo “Nuovi assunti reparto vendite Los Angeles” conterrà tutti gli utenti la cui sede è Los Angeles, la cui figura professionale è venditore, e assunti successivamente ad una certa data). Creare più gruppi, permette ai Super admin di identificare facilmente i diversi segmenti di utenti, per poi utilizzarli in piattaforma.

Creare Gruppi

Per creare un nuovo gruppo, connettersi alla piattaforma come Superadmin, e accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destro. Nel Menu Amministrazione, premere Gruppi nella sezione E-Learning. Nella pagina principale Gruppi, premere il pulsante più in alto a destra. Nel pannello di destra Nuovo Gruppo, assegnare un nome e, opzionalmente, una descrizione al gruppo. Scegliere ora la politica per il processo di popolamento del gruppo (manuale o automatico), e quindi premere Crea e Modifica.

Aggiunta Manuale degli Utenti ad un Gruppo

Se il popolamento del gruppo è manuale, dopo la creazione del gruppo spostarsi alla tab Utenti, e cliccare Assegna Utenti in alto a destra. Scegliere quindi se popolare il gruppo scegliendo gli utenti individualmente, copiando gli utenti da altri gruppi o dai rami dell’organigramma. È possibile ripetere la procedura di popolamento del gruppo più volte, utilizzando diverse opzioni.

Una volta aggiunti gli utenti al gruppo, sono elencati nella tab Utenti della pagina principale del gruppo. Per rimuovere un utente dal gruppo, passare il mouse sulla parte finale della riga dell’utente, cliccare il pulsante menu e quindi selezionare Elimina.

Per rimuovere più utenti in una sola volta, selezionarli cliccando il checkbox vicino al nome dell’utente, quindi premere Scegli Azione in basso a destra della pagina, e selezionare Elimina.

È possibile esportare l’elenco utenti in formato CSV cliccando il pulsante Esporta Elenco Utenti come CSV in alto a destra.

Lo stesso utente può appartenere a più gruppi. È possibile aggiungere o rimuovere gli utenti ad un gruppo in qualsiasi momento.

Gruppi Popolati Automaticamente

Se il popolamento del gruppo è automatico, dopo aver definito il nome e la descrizione del gruppo, si accederà alla pagina Proprietà del gruppo. Spostarsi nell’area Ideoenità per definire le condizioni per il popolamento automatico del gruppo. Gli utenti saranno aggiunti o rimossi automaticamente al gruppo in base alle condizioni configurate.

È possibile definire fino a 10 set di condizioni, ogni set può includere al massimo 10 condizioni. Nel caso in cui sia necessario definire più di un set, definire anche se è basta che un set sia soddisfatto, o se è necessario che tutti lo siano, affiché gli utenti siano inseriri nel gruppo. Aggiungere una nuova condizione cliccando Nuovo Set. Nel pannello di destra, cliccare sulla finestra a tendina Condizione, e selezionare una delle opzioni che seguono:

• Condizioni basate sullo stato dell'iscrizione. Questa condizione permette di assegnare gli utenti al gruppo in base al loro stato nel corso. Per esempio, è poaaibile includere tutti gli utenti che hanno completato il corso di onboarding per l’assistenza clienti nel gruppo Assistenza Clienti.
• Condizioni basate sul ramo. Questa condizione permette di assegnare gli utenti ai gruppi in base al ramo di appartenenza.
• Condizioni basate sui campi aggiuntivi utente. Questa condizione permette di assegnare gli utenti al gruppo in base al valore dei campi aggiuntivi utente. Per esempio, se si definisce un campo aggiuntivo utente per rilevare la data di assunzione degli utenti, è in seguito possibile popolare un gruppo che includa tutti gli utenti assunti nel 2020.

Definire le condizioni necessarie al set, e cliccare Crea per confermarne la creazione.

Ripetere la procedura di creazione del set tante volte quante sono i set da creare. Nel caso in cui si definiscano più set di regole, selezionare se è necessario che tutte le regole siano soddisfatte o almeno una sia soddisfatta affinché gli utenti siano inseriti nel gruppo, utilizzando il menu a tendina in alto a destra dell’area Idoneità

Il tempo necessario a completare il popolamento del gruppo varia in base alle attività attualmente in esecuzione in piattaforma, alle regole di iscrizione definite per il gruppo e al numero di utenti coinvolti nella creazione del gruppo.

Dopo aver configurato tutto i set di condizioni, cliccare Salva le Modifiche per lanciare il popolamento automatico del gruppo. Gli utenti saranno aggiunti al gruppo man mano che soddisfano le condizioni definite, e saranno elencati nella tab Utenti. Il metodo di assegnazione sarà di tipo Automatico.

È possibile esportare l’elenco utenti in formato CSV cliccando il pulsante Esporta Elenco Utenti come CSV in alto a destra.

È possibile modificare o rimuovere i set di condizioni in qualsiasi momento, cliccando sul pulsante menu nell’area in alto a destra del set, e selezionando Modifica o Cancella. La composizione del gruppo sarà ricalcolata ogni volta in cui si modificano o cancellano le condizioni configurate. Le ultime 10 versioni delle condizioni di idoneità al gruppo sono disponibili nella tab Cronologia. Non è possibile riabilitare le versioni precedenti. Nel caso in cui sia necessario ripristinare delle vecchie versioni, è necessario riconfigurarle manualmente.

Gestione Manuale dei Gruppi Automatici

La popolazione dei gruppi automatici è gestita automaticamente in base ai set delle condizioni configurati, ma è comunque possibile aggiungere o rimuovere gli utenti manualmente.

Per aggiungere manualmente degli utenti ad un gruppo automatico, cliccare sulla descrizione del gruppo nella pagina di gestione dei Gruppi, e spostarsi alla tab Utenti. Cliccare Assegna Utenti in alto a destra e scegliere se popolare il gruppo selezionando gli utenti individualmente, copiando gli utenti già assegnati ad altri gruppi, o ad un altro ramo. È possibile ripetere la procedura di assegnazione più volte, utilizzando opzioni diverse. Premere Conferma per aggiungere gli utenti al gruppo. Quando si aggiungono manualmente degli utenti ad un gruppo automatico, il loro metodo di assegnazione è di tipo Manuale. Gli utenti manualmente aggiunti al gruppo non sono soggetti alle regole di popolamento automatico. Rimarranno nel gruppo anche se non soddisfano le condizioni di popolamento finché non il metodo di assegnazione manuale non sarà rimosso, cliccando sul menu ellipsis in fondo alla riga dell’utente, e selezionando l’opzione Remove Manual Assignment.

Rimuovendo il metodo di assegnazione Manuale per un utente, si rimuove l’utente dal gruppo, a meno che soddisfi le condizioni configurate per la popolazione automatica del gruppo stesso. In questo caso, l’utente rimarrà nel gruppo e il suo metodo di assegnazione sarà di tipo Automatico. Per assegnare un utente ad un gruppo automatico in modo permanente, in modo che rimanga nel gruppo anche quando non soddisfa le condizioni di popolamento, cambiare il metodo di assegnazione a Manuale cliccando sul menu ellipsis in fondo alla riga utente e selezionando l’opzione Passare all’Assegnazione Manuale.

Per eliminare il metodo di assegnazione manuale o per passare allo stesso per più utenti contemporaneamente, selezionare gli utenti con la checkbox vicino al loro nome, quindi cliccare Scegli Azione in basso a destra, e selezionare l’opzione corrispondente.

Gestione dei Gruppi da parte dei Power User

In base ai permessi assegnati dai Superadmin, i Power User potrebbero avere alcuni permessi per la gestione dei gruppi.

• Se un Power User ha permessi di Visualizzare i gruppi, i Power User assegnati al profilo potranno vedere solo i gruppi a loro assegnati.
• Se un profilo Power User ha i permessi per Modificare i gruppi, i Power User potranno modificare i nomi e le descrizioni dei gruppi manuali e automatici. Per i gruppi manuali, potranno aggiungere al gruppo o rimuovere dal gruppo gli utenti che possono visualizzare. Non potranno modificare le condizioni alla base del popolamento dei gruppi automatici.
• Quando il profilo Power User ha i permessi per Creare i gruppi, i Power User associati al profilo possono creare sia gruppi manuali che gruppi automatici, ma quando creano gruppi automatici, non hanno visibilità sull'area Idoneità e non possono creare o modificare le condizioni alla base del popolamento automatico del gruppo. In questo scenario, potranno assegnare al gruppo gli utenti per cui hanno visibilità solo in modalità manuale.