Introduzione

La app Regole di Iscrizione permette di iscrivere automaticamente gli utenti che appartengono a gruppi e rami specifici dell'organigramma a corsi e piani formativi.

Questo articolo è una guida all'attivazione della app, alla creazione delle regole di iscrizione e alla gestione dei log della app.

Requisiti e Limitazioni

Le regole di iscrizione sono disponibili per i corsi e i piani formativi, ma non per le sessioni dei corsi ILT (Instructor-Led Training).

Caso d'Uso

Quando si creano nuovi utenti in piattaforma, è possibile assegnarli al gruppo Nuovi Assunti in base alla data di assunzione ricavata da un campo aggiuntivo utente. Utilizzare la app Regole di Iscrizione in modo che, una volta aggiunti al gruppo, gli utenti siano automaticamente iscritti ai corsi e i piani formativi di onboarding. Procedere come segue:

1. Creare un gruppo senza condizioni di eligibilità
2. Creare una regola di iscrizione, assegnarla al nuovo gruppo e ai corsi e i piani formativi di onboarding
3. Configurare l'egibilità al gruppo in base alla data di assunzione degli utenti (campi aggiuntivi utente)
4. Quando il gruppo si popola, gli utenti saranno automaticamente iscritti ai corsi e ai piani formativi di onboarding

Attivare la App Regole di Iscrizione

Attivare la app Regole di Iscrizione come descritto nell'articolo della Knowledge Base dedicato alla gestione di applicazioni e funzionalità. La app si trova nella tab Caratteristiche Aggiuntive di Docebo.

Creare Regole di Iscrizione

Per creare delle regole di iscrizione, accedere al Menu Amministrazione dall'icona ingranaggio. Identificare la sezione Regole di Iscrizione e premere Gestione.

Si accederà alla pagina principale della app Regole di Iscrizione. Le regole già configurate sono visualizzate nella tab Regole. Cliccare il pulsante più in alto a destra per aggiungere una nuova regola.

Nel pannello di destra, indicare un codice e un nome per la regola, quindi definire se la regola iscriverà automaticamente gli utenti che appartengono a gruppi o rami a corsi o piani formativi selezionando le rispettive opzioni. Cliccare Crea e Modifica per creare la regola e iniziare a configurarla.

Assegnare e Rimuovere le Assegnazioni delle Risorse alle Regole

Dopo aver creato una regola, come descritto nel capitolo Creare Regole di Iscrizione di questo articolo, è possibile assegnare le risorse (utenti, corsi, piani formativi e notifiche) dall’area di configurazione della regola, a cui si accede subito dopo aver creato la regola, o dalla pagina Regole di Iscrizione cliccando il pulsante ellipsis in fondo alla riga della regola, e selezionando modifica.

Nell’area di configurazione della regola, cliccare il pulsante più in alto a destra per assegnare le risorse alla regola. È possibile assegnare risorse anche dalla tab Risorse Assegnate, cliccando il pulsante ellipsis in fondo al tipo di regola nell’area Risorse, a sinistra, e selezionando Assegna.

Indipendentemente da dove si acceda all’area di assegnazione delle risorse, si aprirà un pannello a destra. In base alle scelte operate al momento della creazione della regola, sarà possibile selezionare gruppi o rami e corsi o piani formativi. Quando si lavora con i rami, è possibile selezionare anche i sotto-rami; se si seleziona un sotto-ramo, il ramo principale non è selezionato di default. 

Inoltre, è possibile configurare le notifiche, in modo che gli utenti associati alla regola le ricevano nel momento in cui sono iscritti al corso o al piano formativo. Fare riferimento al capitolo Notifiche di Iscrizione di questo articolo per maggiori dettagli sulle notifiche.

Selezionare le risorse utilizzando le checkbox e cliccare Assegna. Le risorse assegnate saranno elencate nella tab Risorse Assegnate, suddivise per tipo di risorsa.

Per rimuovere l’assegnazione di una risorsa (incluse le notifiche), cliccare sul pulsante ellipsis in fondo alla riga della risorsa, e selezionare Rimuovi Associazione.

Attenzione! Le regole di iscrizione non attivano iscrizioni per gli utenti disattivati.

Note sulle Iscrizioni Automatiche

Le regole di iscrizione non sono retroattive. Gli utenti appartenenti ai gruppi o ai rami da prima della creazione della regola non saranno iscritti ai corsi o ai piani formativi quando si attiva la regola. La regola iscriverà solo gli utenti inseriti nei gruppi e nei rami dopo la creazione della regola stessa. Questo implica che:

• Se si assegna un corso o un piano formativo a una regola di iscrizione esistente, gli utenti appartenenti al gruppo o al ramo già assegnato alla regola non saranno iscritti al nuovo contenuto aggiunto. È necessario rimuoverli dal gruppo o dal ramo di appartenenza e aggiungerli nuovamente per attivare l'iscrizione automatica al contenuto.
• Se si rimuove l'assegnazione di un corso o un piano formativo da una regola di iscrizione, gli utenti appartenenti al gruppo o al ramo assegnato alla regola non sono disiscritti dal corso o dal piano di apprendimento.
• Se si aggiunge un corso a un piano formativo assegnato a una regola di iscrizione, gli utenti appartenenti al gruppo o al ramo assegnato alla stessa regola sono automaticamente iscritti al nuovo corso aggiunto. Questo è il comportamento standard dei piani formativi.
• Se si rimuove un corso da un piano formativo assegnato a una regola di iscrizione, l'iscrizione al corso degli utenti appartenenti al gruppo o al ramo assegnato alla regola è mantenuta. Questo è il comportamento standard dei piani formativi.

Notifiche di Iscrizione

Poiché gli utenti sono iscritti in modo automatico a corsi e piani formativi, nel caso in cui la app notifiche sia attiva in piattaforma, è possibile notificarli della loro iscrizione associando una notifica alla regola. Le notifiche sono associate a livello di regola, quindi è possibile attivarle anche solo per alcune regole.

Per prima cosa, abilitare l'opzione Invio di notifica immediato per le azioni di iscrizione massiva nelle opzioni avanzate di piattaforma. Consultare il capitolo Sicurezza dell'articolo Gestire le Opzioni Avanzate della Piattaforma per ulteriori dettagli.

Quindi, configurare la notifica Riassunto: Utente iscritto ad un corso assicurandosi che i gruppi e i rami associati alla regola corrispondano ai gruppi e ai rami associati alla notifica.

Infine, associare la notifica come risorsa della regola, come descritto nel capitolo Assegnare e Rimuovere le Assegnazioni delle Risorse alle Regole di questo articolo.

Attivare e Disattivare le Regole di Iscrizione

Le regole di iscrizione sono create con stato non attivo in modo che sia possibile attivarle una volta completata la configurazione.

Per attivarle, spostarsi alla pagina principale delle Regole di Iscrizione e cliccare il cerchio nella colonna Stato, visualizzando il segno di spunta.

È possibile disattivare le regole in qualsiasi momento cliccando sul segno di spunta, ritornando alla situazione iniziale.

Gestire le Regole di Iscrizione

Le regole di iscrizione create in piattaforma sono elencate nella pagine Regole di Iscrizione.

Da qui è possibile:

• cliccare sul nome della regola per accedere l’area di configurazione
• cliccare sull’icona che rappresenta i gruppi/rami, i corsi/piani formativi e le notifiche nella riga della regola per accedere alla tab Risorse Assegnate già filtrata per risorsa
• attivare e disattivare la regola dalla colonna Stato
• modificare la regola cliccando sul pulsante ellipsis in fondo alla riga della regola e selezionando l’opzione Modifica
• cancellare la regola cliccando sul pulsante ellipsis in fondo alla riga della regola e selezionando l’opzione Elimina. Quando di cancella una regola, gli utenti già iscritti ai corsi e ai piani formativi dalla regola rimarranno iscritti.

I Log delle Regole di Iscrizione

È possibile visualizzare gli utenti assegnati a corsi e piani formativi attraverso le regole di iscrizione dalla tab Log della pagina principale delle Regole di Iscrizione.

Ogni riga mostra la data e l’ora dell’iscrizione, lo username dell’utente, il tipo di regola e il numero di corsi e piani formativi a cui l’utente è stato iscritto.

Cliccare sull’icona corsi/piani formativi per visualizzare una panoramica dei corsi e dei piani formativi a cui l’utente è stato iscritto.

Annullare le Iscrizioni Automatiche

È possibile annullare le iscrizioni eseguite automaticamente dalle regole di iscrizione dalla tab Log della pagina principale Regole di Iscrizione. Questa operazione può essere eseguita per un singolo utente o per un gruppo di utenti, annullando l’iscrizione a TUTTI i corsi e i piani formativi a cui sono stati iscritti automaticamente.

Accedere alla tab Log, identificare l’utente per cui si desidera annullare le iscrizioni, cliccare sul pulsante ellipsis in fondo alla riga e selezionare Ripristina. Questa operazione annullerà le iscrizioni a tutti i corsi e i piani formativi a cui l’utente è stato iscritto attraverso una regola automatica.

È possibile annullare le iscrizioni anche per un gruppo di utenti, cliccando sulle checkbox corrispondenti ai loro nomi, quindi selezionando Scegli Azione in basso a destra della tabella, e infine Ripristina.

Per i piani formativi, scegliere se annullare l’iscrizione al piano formativo o a tutti i corsi inclusi nel piano.

L’operazione di ripristino è eseguita attraverso un’attività di background.