Introduzione
L'app Formazione esterna permette agli utenti di tenere traccia delle attività formative seguite al di fuori di Docebo.
I Superadmin potranno registrare e approvare le attività di formazione esterna caricate dagli studenti. Inoltre, potranno importare attività di formazione esterna via CSV, configurare campi aggiuntivi dedicati e gestire corsi esterni ed istituti di formazione.
Attivare l'app
Attivare l'app Formazione esterna come descritto nell'articolo della knowledge base dedicato alla gestione di applicazioni e funzionalità. L'app si trova nella scheda Caratteristiche aggiuntive di Docebo.
Configurare l'app
Per configurare l'app, accedere al Menu amministrazione dall'icona ingranaggio, quindi premere Impostazioni nella sezione Formazione esterna. Da qui è possibile gestire le seguenti impostazioni:
- Permettere agli utenti di aggiungere attività di formazione esterna
- Inserire le attività di formazione esterna caricate dall'utente in una lista di attesa per l'approvazione amministratore
- Richiedere agli utenti di selezionare un istituto di formazione da un elenco predefinito. Selezionando questa opzione, gli utenti potranno caricare solo corsi ILT di tipo in aula e e-learning.
Premere Salva le modifiche per terminare.
Aggiungere attività di formazione esterna come Superadmin
In qualità di Superadmin, è possibile inserire attività di formazione esterna per altri utenti, e controllare le attività caricate dagli utenti. Dalla sezione Formazione Esterna del Menu amministrazione selezionare Gestione. Per aggiungere nuove attività esterne, premere Registra una nuova attività.
Nella finestra pop up, definire chi ha completato l'attività nel campo Assegna a, l'istituto di formazione, il nome e il tipo di corso, la data del corso, il punteggio e gli eventuali crediti conseguiti. È possibile caricare o selezionare una certificazione associata all'attività dal menu a tendina Certificazioni & Riqualificazione. Se si sceglie di associare una certificazione all'attività di formazione esterna, la data di completamento specificata nel report relativo alla formazione esterna verrà utilizzata per la Data di Emissione sulla certificazione.
Attenzione! Quando si aggiunge manualmente un'attività esterna, è possibile caricare file con le seguenti estensioni: DOC, XLS, PPT, GIF, PNG, TXT, DOCX, PPTX, XLSX, PDF, FLV, ODS, ODP, CSV, MP4, JPG.
Premere Conferma per terminare. L'attività esterna è elencata fra le attività della pagina principale di gestione della Formazione Esterna. È possibile visualizzare, modificare o cancellare l'attività in qualsiasi momento utilizzando i pulsanti corrispondenti in fondo alla riga dell'attività.
La gestione delle date e degli orari delle attività di formazione esterna dipende dal modo in cui le attività sono registrate:
- Attività importate via CSV e attraverso l'app Formazione esterna: La piattaforma salva le date e l'ora in formato UTC e le visualizza in base al fuso orario dell'utente.
- Attività create o aggiornate da un Superadmin: La piattaforma salva le date e l'ora nel fuso orario della piattaforma e le visualizza in formato UTC.
Caricare attività di formazione esterna via CSV
Se il numero di attività di formazione esterna da caricare è considerevole, è possibile importarle via CSV. Selezionare Importa da CSV nella parte superiore della pagina Formazione Esterna. Le colonne nel file CSV devono includere i campi che seguono:
Corsi e-learning
- Campi obbligatori: username, course name, course type e end date
- Campi opzionali: training institute, start date, score, e credits
Corsi ILT (In Aula)
- Campi obbligatori: username, course name, course type, start date e end date
- Campi opzionali: training institute, score, e credits
Nella pagina seguente, premere Carica file, selezionare il separatore, se la prima riga è l'intestazione e inserire il charset dei file (UTF-8). È possibile scaricare un file di esempio per ulteriori informazioni su come formattare il file. Premere Avanti per continuare e mappare le informazioni incluse nel file con i campi esistenti in piattaforma. Selezionare i campi che si desidera associare ad ogni colonna dal menu a tendina disponibile nella parte superiore di ogni colonna. Al termine, premere Avanti per salvare l'import. Le attività sono state importate, ed è possibile modificarle o cancellarle, se necessario.
Note sul caricamento di attività di formazione esterna via CSV
- Non è possibile caricare attività per corsi ILT di tipo webinar(VILT).
- Non è possibile caricare attività di formazione esterna per utenti disattivati.
- Il formato della data utilizzato nel file CSV deve corrispondere al formato della data selezionato dall'utente che esegue l'import nell'area Il mio profilo, scheda Preferenze, a meno che non sia stata attivata l'opzione Usa la lingua selezionata nelle impostazioni avanzate della piattaforma, scheda Data e ora, nel qual caso il formato della data deve essere quello del browser.
Approvare le attività di formazione esterna
Se l'opzione Inserisci le attività di formazione esterna segnalate dagli utenti in lista d'attesa finché non sono approvate dall'amministratore è attiva nella pagina delle Impostazioni, sarà visualizzato il pulsante In attesa di approvazione nella barra delle azioni nella parte superiore della pagina di gestione della Formazione esterna. Nel caso in cui ci siano attività in attesa di approvazione il numero delle attività in attesa sarà visualizzato all'interno del pulsante.
Premere questo pulsante per accedere alla pagina che elenca le attività in attesa di approvazione. È possibile approvare o rifiutare l'attività selezionando il simbolo verde (approvazione) o rosso (rifiuto) nella riga di ogni attività.
Selezionando l'icona rossa, è possibile rifiutare l'attività o cancellarla definitivamente. È possibile inviare un messaggio diretto allo studente associato all'attività. Gli utenti possono tenere traccia delle approvazione e dei rifiuti delle attività caricate dall'area Le mie attività.
Campi aggiuntivi per le attività di formazione esterna
In qualità di Superadmin, è possibile creare e gestire dei campi aggiuntivi relativi alle attività di formazione esterna. Premere Campi aggiuntivi nella barra delle azioni della pagina di gestione della Formazione esterna per accedere alla pagina di gestione dei Campi aggiuntivi.
Utilizzare il menu a tendina per selezionare il tipo di campo aggiuntivo che si desidera creare: data, campo a tendina, campo di testo libero (per testi lunghi), campo di testo (per testi brevi).
Premere Crea. Nella finestra pop up, inserire il titolo del campo aggiuntivo e premere Salva le modifiche per terminare.
Ricorda che:
- se un'attività di formazione esterna richiede l'approvazione dell'amministratore, in qualità di Superadmin non è possibile visualizzare il contenuto dei campi aggiuntivi per la formazione esterna prima di approvare l'attività. Dopo l'approvazione, sarà possibile vedere e modificare i campi aggiuntivi selezionando l'attività dalla pagina principale dell'app Formazione esterna, e modificandola.
- è necessario inserire la traduzione della descrizione del campo aggiuntivo per la lingua di default della piattaforma.
- non è possibile importare i campi aggiuntivi per le attività di formazione esterna attraverso file CSV.
- I campi aggiuntivi per la formazione esterna non sono visibili agli studenti.
Aggiungere corsi e istituti di formazione
È possibile chiedere agli utenti di selezionare gli istituti di formazione e i corsi da un elenco predefinito. Nella pagina delle Impostazioni selezionare la terza opzione: Richiedi agli utenti di selezionare un istituto dall'elenco predefinito. Premere Salva le modifiche per terminare. La pagina eseguirà un refresh automatico. Tornare alla terza opzione e cliccare Configura qui i corsi e gli istituti di formazione. In alternativa, dalla pagina principale dell'app Formazione esterna, cliccare Gestisci corsi e istituti.
Si accederà alla pagina Corsi e istituti. Per aggiungere un istituto, cliccare Gestisci istituti nella barra delle azioni della parte superiore della pagina e quindi Nuovo istituto e definire il nome dell'istituto nel campo corrispondente della finestra pop up, e premere Conferma per aggiungere l'istituto.
Il nuovo istituto sarà elencato dell'elenco degli Istituti nella pagina di Gestione degli Istituti. È possibile modificare la descrizione dell'istituto o cancellarlo utilizzando le icone corrispondenti nella riga dell'istituto. Aggiungere i corsi tornando alla pagina Corsi e istituti. Premere Crea nuovo corso nella barra delle azioni, nella parte superiore della pagina.
Definire se si stratta di un corso e-learning o ILT (formazione con istruttore) di tipo In aula (i corsi ILT di tipo webinar non sono attualmente supportati) e digitare la descrizione del corso nel campo di testo, quindi premere Conferma per terminare. Il corso sarà visualizzato nell'elenco dei Corsi. Nella riga del corso, cliccare sul link Assegna un centro di formazione e selezionare l'istituto dal menu a tendina.
Dopo la selezione, la pagina effettuerà un refresh automatico e visualizzerà l'istituto selezionato. È possibile modificare o cancellare il corso utilizzando le icone dedicate. Quando l'utente segnala una nuova attività di formazione esterna, dovrà ora selezionare un istituto e un corso dai menu a tendina corrispondenti.
Power User e formazione esterna
I Power User con il permesso di Modifica per la formazione esterna possono inserire attività di formazione esterna e importarle tramite file CSV.
Se l'opzione Inserisci le attività di formazione esterna segnalate dagli utenti in lista d'attesa finché non sono approvate dall'amministratore è attiva nella pagina Impostazioni dell'app Formazione esterna, anche i Power User possono approvare o rifiutare le attività di formazione esterna segnalate dagli utenti a loro assegnati.