Introduzione

I piani formativi sono sequenze curate di corsi (e-learning e Instructor-Led Training (ILT)) che costituiscono la spina dorsale di percorsi di apprendimento personalizzati, favorendo la crescita individuale e la cultura aziendale.

Assegnati ai singoli utenti, ai rami dell'organigramma o ai gruppi, i piani formativi offrono esperienze di apprendimento ad hoc, guidando gli studenti attraverso percorsi strutturati di corsi e risorse.

Combinati ad altre funzionalità come le regole di iscrizione, i certificati e le certificazioni, i piani formativi permettono di modellare delle esperienze di apprendimento su misura per le esigenze e gli obiettivi dell'azienda e del personale.

Requisiti e limitazioni

• Si consiglia vivamente di non includere più di 250 corsi in un solo piano formativo; il corretto funzionamento della pagina del piano non è garantito oltre questa soglia.

Casi d'uso

Sviluppo delle competenze: I piani formativi sono un'ottimo strumento per agevolare lo sviluppo delle competenze dei dipendenti. Permettono di creare percorsi di apprendimento personalizzati in base ai ruoli e ai livelli di competenza di ognuno, includendo corsi che spaziano dal livello base a quello avanzato. Gli studenti seguono un percorso strutturato, completano le valutazioni e ottengono certificazioni, acquisendo così nuove competenze o migliorando quelle esistenti, in linea con gli obiettivi dell'organizzazione. I manager possono monitorare i progressi, fornire supporto e garantire che le iniziative formative siano personalizzate per soddisfare le esigenze in evoluzione dei loro team.

Programmi di certificazione: I piani formativi possono essere utilizzati per gestire i programmi di certificazione professionale all'interno delle aziende. Molti settori richiedono ai dipendenti di ottenere certificazioni per garantire la conformità agli standard o per dimostrare la competenza in aree specifiche. Utilizzare i piani formativi per semplificare il processo di certificazione, guidando i dipendenti attraverso la formazione e la preparazione. Includere corsi, risorse e valutazioni per assicurarsi che i partecipanti acquisiscano le conoscenze e le competenze necessarie per superare gli esami di certificazione ed eccellere nel loro ruolo.

La pagina dei piani formativi

Tutti i piani formativi della piattaforma sono creati e gestiti da un unico menu, chiamato Piani formativi. Per accedere a quest'area, effettuare il login come Superadmin o Power User con i permessi sui piani formativi, quindi accedere al Menu amministrazione dall'icona ingranaggio. Cliccare sulla voce Piani formativi nella sezione E-learning.

L'elemento principale della pagina Piani formativi è la tabella che elenca tutti i piani creati in piattaforma. È possibile personalizzare il layout della tabella per mostrare solo alcune colonne cliccando Colonne e selezionando le colonne (fino a nove) da includere nella tabella. Usare il comando (Change position) Cambia posizione per trascinare e rilasciare le colonne nell'elenco, ordinandole in base alle proprie esigenze.

È possibile filtrare il contenuto della tabella cliccando su Filtri e selezionando i filtri disponibili. I filtri sono applicati in tempo reale. Inoltre, è possibile utilizzare l'area di ricerca per cercare i piani formativi in base a un testo e ordinare il contenuto di alcune colonne facendo cliccando sulla loro intestazione.

Passare alla tab Campi aggiuntivi per gestire i campi aggiuntivi del piano formativo.

Creare un piano formativo

Per creare un piano formativo, cliccare sul pulsante più e selezionare Nuovo piano formativo.

Nel pannello a scorrimento, compilare i dettagli di base del piano formativo:

• Codice: Il codice del piano formativo è lungo al massimo 255 caratteri. Sebbene facoltativo e nascosto agli studenti, è prezioso per le attività amministrative. È possibile modificare il codice del piano in qualsiasi momento.
• Titolo: Il titolo del piano formativo deve essere semplice e chiaro. Gli studenti devono capire immediatamente l'argomento del piano dal titolo. Assicurarsi che il titolo non sia composto solo da caratteri speciali, perché potrebbero corrompere il formato dell'URL del piano formativo.
• Descrizione breve: Visualizzata sotto il titolo del piano formativo nella pagina del piano. Può essere utilizzata per aggiungere ulteriore contesto al titolo, se necessario.
• Descrizione: La descrizione del piano formativo aiuta gli studenti a farsi un'idea più precisa di ciò che impareranno. È possibile configurare il layout della descrizione utilizzando le opzioni di formattazione disponibili, includere link e immagini.

Suggerimento per l'accessibilità: Quando si aggiungono immagini alla descrizione del piano formativo, è possibile inserire un testo alternativo al caricamento dell'immagine stessa, nel campo Descrizione Immagine. Il testo alternativo dà un senso all'immagine stessa quando non può essere visualizzata per qualche motivo, assicurando che gli utenti con disabilità visive possano comprendere il contesto.

Se ci sono campi aggiuntivi obbligatori da compilare, cliccare su Avanti per passare alla sezione Informazioni aggiuntive del pannello e configurarli. Infine, cliccare Crea e modifica per creare il piano formativo e configurarlo.

Configurare le proprietà del piano formativo

Una volta creato il corso, utilizzare la tab Proprietà per configurarne le proprietà.

Assegnare corsi a un piano formativo

Per assegnare i corsi a un piano formativo, spostarsi nella tab Corsi del piano. Se non ci sono ancora corsi assegnati, cliccare Assegna corsi e selezionare i corsi dal pannello Assegna corsi. Dopo aver selezionato i corsi, utilizzare il pulsante nella colonna Obbligatorio per indicare se il completamento del corso è necessario per contrassegnare il piano formativo come completato. Di default, i corsi sono contrassegnati come obbligatori. Il piano formativo deve includere almeno un corso obbligatorio per essere pubblicato, altrimenti il suo stato sarà impostato come In manutenzione.

Cliccare Assegna per confermare la selezione. Opzionalmente, o se avete già assegnato dei corsi al piano formativo, cliccare sul pulsante più in alto a destra e selezionare Assegna corsi. Seguire la stessa procedura descritta nel paragrafo precedente.

È possibile rimuovere l'associazione di un corso da un piano formativo passando il mouse sulla fine della riga del corso e cliccando sull'icona cestino. Dalla stessa area, cliccare Vai al corso per accedere al corso nella pagina Gestione corsi.

Definire la sequenza dei corsi trascinando e rilasciando i corsi nell'elenco con il comando Change position (Cambia posizione). Selezionare più corsi con le caselle corrispondenti nella colonna Ordine per modificare la posizione di tutti. Il cambio di posizione è disabilitato quando i corsi che compongono il piano formativo sono mostrati su più pagine. Di default, la pagina mostra 20 corsi, ma è possibile mostrarne fino a 100 utilizzando il menu a tendina Righe per pagina in fondo alla pagina. Se il piano è composto da più di 100 corsi, consigliamo di caricarli in base alla sequenza preferita utilizzando file CSV.

Quando si assegnano o si rimuove l'assegnazione di corsi all'interno di un piano formativo, ricordare che questa azione influisce sull'avanzamento del completamento del piano. Per esempio, se un piano formativo è composto da tre corsi e lo studente ne completa due, l'avanzamento del piano sarà del 67%. Se si aggiunge un corso al piano, l'avanzamento del completamento si riduce al 50%.

Assegnare corsi ai piani formativi utilizzando file CSV

Per assegnare corsi a un piano formativo utilizzando un file CSV, cliccare il pulsante più in alto a destra e selezionare l'opzione Assign courses via CSV (Assegna corsi via CSV).

Per il caricamento, è importante creare un file CSV formattato correttamente. Fare riferimento alla tabella che segue per i valori accettati.

Campi Docebo	Valori CSV accettati per il campo	Note
learning_plan_id	numerico	L'identificativo del piano formativo nel database della piattaforma; è determinato dalla piattaforma e non può essere modificato o rimosso. Per un import corretto è necessario includere l'ID o l'UUID del piano formativo nel file CSV, ma i due campi non possono coesistere nella stessa riga CSV, altrimenti la procedura di import restituirà un errore.
learning_plan_uuid	stringa	L'identificatore alfanumerico univoco del piano formativo calcolato automaticamente dalla piattaforma al momento della creazione del piano. Non può essere modificato o rimosso. Per un import corretto è necessario includere l'ID o l'UUID del piano formativo nel file CSV, ma i due campi non possono coesistere nella stessa riga CSV, altrimenti la procedura di import restituirà un errore.
course_id	numerico	L'identificatore interno del corso in uno specifico database della piattaforma; è determinato dalla piattaforma e non può essere modificato o rimosso. Per un import corretto è necessario includere l'ID o l'UUID del corso nel file CSV, ma i due campi non possono coesistere nella stessa riga CSV, altrimenti la procedura di import restituirà un errore.
order	numerico	Indica l'ordine di successione dei corsi nel piano formativo. Esempio: 1 (primo corso del piano), 10 (decimo corso del piano).
required	0/1	Definisce se il corso è obbligatorio nel piano formativo. Il piano deve includere almeno un corso obbligatorio per essere pubblicato, altrimenti il suo stato sarà impostato come In manutenzione.

 

Prerequisiti

Indipendentemente dalla sequenza dei corsi, è possibile organizzare la gerarchia dei corsi di un piano formativo in modo che gli studenti debbano completare un corso prerequisito prima di iscriversi a un altro corso, potenzialmente più avanzato. Il corso che deve essere completato per primo è il prerequisito per il corso successivo.

Per configurare i prerequisiti, identificare il corso che richiede prerequisiti nella tab Corsi e cliccare sull'icona della colonna Prerequisiti nella riga corrispondente. Nel pannello Imposta i prerequisiti, selezionare i corsi prerequisiti e cliccare Avanti. Nella tab Opzioni di completamento del pannello è possibile stabilire se gli studenti devono completare tutti i corsi prerequisiti o solo alcuni. Quando si seleziona la seconda opzione, definire il numero di corsi prerequisiti richiesti.

Nell'area Intervallo di sblocco, attivare l'opzione Imposta un periodo fra il completamento dei corsi prerequisiti e l'accesso al corso selezionato per definire un ritardo temporale (espresso in giorni, settimane o mesi) per posticipare l'accesso al corso principale dopo il completamento dei corsi prerequisiti. Quando si utilizza l'opzione Mesi, ricordare che un mese è calcolato come 31 giorni e non come mese solare.

Se si imposta un prerequisito per un corso in un piano formativo e lo stesso corso è assegnato anche ad altri piani formativi, nel caso in cui un utente sia iscritto ad altri piani formativi che includono il corso con il prerequisito, dovrà completare il corso prerequisito nel piano formativo in cui è configurato per sbloccare il corso principale anche negli altri piani.

Suggerimento: È possibile definire i corsi opzionali come prerequisiti per altri corsi. Questa configurazione è utile per i piani formativi con molti corsi, dove non tutti sono obbligatori. Nei piani più piccoli, contrassegnare un corso non obbligatorio come prerequisito è invece meno pratico; meglio renderlo semplicemente obbligatorio.

Cliccare Imposta i prerequisiti in fondo al pannello per finalizzare la configurazione.

Attenzione! Se un Superadmin si iscrive a un piano formativo mentre è in Modalità studente, deve soddisfare gli stessi prerequisiti degli altri studenti per sbloccare i corsi. Tuttavia, i Superadmin possono sempre gestire i corsi bloccati dall'area Gestione corsi.

Iscrivere utenti a un piano formativo

Per iscrivere degli studenti a un piano formativo, spostarsi alla tab Iscrizioni del piano. Se non ci sono ancora utenti iscritti, cliccare Iscrivi utenti e selezionare utenti individuali, rami o gruppi dal pannello Iscrivi utenti. Quando si iscrivono gli utenti di uno o più rami, se l'organigramma ha più di 1.000 rami, si disporrà di un campo di testo e non un elenco, per una selezione più semplice.

Cliccare Avanti e, se necessario, impostare un periodo di validità dell'iscrizione selezionando l'opzione Abilita il periodo di validità dell'iscrizione e definendo un intervallo di tempo.

Se si imposta un periodo di validità dell'iscrizione per il piano formativo, gli studenti potranno accedere al piano per un periodo limitato. Una volta raggiunta la data di scadenza, l'iscrizione scade, e lo studente non potrà più accedere al piano formativo. Il periodo di validità dell'iscrizione si applica a tutti i corsi inclusi nel piano. Se un corso fa parte di più piani formativi e l'iscrizione di un utente scade in un piano, l'utente perderà l'accesso al corso solo in quel piano, ma potrà ancora accedervi in altri piani con periodi di iscrizione diversi.

Se l'opzione Show the Enrollment attributes section (Mostra la sezione Attributi di iscrizione) è attiva nel menu delle impostazioni avanzate della piattaforma, la scheda Informazioni aggiuntive del pannello Iscrivi utenti visualizza anche la sezione Attributi di iscrizione, che consente di configurare la priorità di iscrizione per chiarire l'importanza del piano formativo o per gli studenti, indicando se è obbligatorio, richiesto, consigliato o facoltativo.

Cliccare Conferma per finalizzare le iscrizioni.

In alternativa, è possibile iscrivere gli utenti cliccando sul pulsante più in alto a destra e selezionando l'opzione Iscrivi utenti. Seguire la procedura descritta in precedenza.

Tutti gli utenti iscritti al piano formativo sono elencati nella tab Iscrizioni. È possibile personalizzare il layout della tabella e mostrare solo alcune colonne cliccando Colonne e selezionando le colonne (fino a nove) da includere nella tabella. Usare il comando (Change position) Cambia posizione per trascinare e rilasciare le colonne nell'elenco, ordinandole secondo le proprie esigenze. Utilizzare l'area di ricerca per cercare gli utenti o filtrarli cliccando Filtri e selezionando quelli pertinenti. I filtri sono applicati in tempo reale.

Cliccare sul menu ellipsis alla fine della riga dell'utente per:

• Modificare, utilizzare questa opzione per:
  • modificare il periodo di validità dell'iscrizione dell'utente, abilitandolo, disabilitandolo o modificandolo. Quando si modifica l'iscrizione lasciando vuota la data di inizio validità, sia la data di inizio che quella di fine validità saranno sovrascritte in base alla configurazione dell'opzione Periodo di validità dell'iscrizione nella sezione Tempistiche della scheda Proprietà del piano formativo, come se fosse stato eseguito il reset. Per maggiori dettagli, vedere la descrizione dell'opzione Eseguire il reset della validità dell'iscrizione.
  • modificare la priorità di iscrizione, che avrà effetto su tutti i corsi del piano formativo.
• Eseguire il reset della validità dell'iscrizione: ripristina il periodo di validità dell'iscrizione corrente in base alla configurazione dell'opzione Periodo di validità dell'iscrizione nella sezione Tempistiche della scheda Proprietà del piano formativo. Se non sono stati impostati i giorni di validità, il periodo di validità dell'iscrizione sarà azzerato. Se sono stati configurati i giorni di validità, il periodo di validità dell'iscrizione sarà reimpostato in base al periodo configurato:
  • Se si seleziona l'opzione Inizia il calcolo dal primo accesso degli studenti a qualsiasi corso nel piano formativo, il periodo di validità dell'iscrizione è ricalcolato in base al primo accesso più vecchio dello studente tra i corsi che compongono il piano.
  • Se si seleziona l'opzione Inizia il calcolo da quando gli studenti sono iscritti al piano formativo, il periodo di validità dell'iscrizione è ricalcolato in base alla data di iscrizione dello studente.
• Annullare l'iscrizione dell'utente al piano formativo. Nella finestra pop-up, impostare se si desidera annullare l'iscrizione dell'utente anche dai corsi inclusi nel piano. Ricorda che l'iscrizione degli utenti non sarà annullata per i corsi condivisi con altri piani formativi. Selezionando questa opzione, è possibile scegliere se mantenere l'utente iscritto ai corsi completati e/o in corso. Cliccare Annulla iscrizione per completare l'azione. In base al numero di iscrizioni annullate, potrebbe partire un'attività di background. Quando si annulla un'iscrizione, non sarà eseguito il reset del tracciamento dei materiali didattici inclusi nei corso. Se l'utente viene iscritto nuovamente al corso, lo stato di completamento dei materiali didattici sarà ripristinato.

È possibile eseguire le stesse azioni per più utenti alla volta, selezionandoli con le caselle all'inizio delle righe e cliccando Scegli azione in fondo alla tabella quindi una delle azioni appena descritte.

Attenzione! L'iscrizione degli utenti a un piano formativo non tiene in considerazione le seguenti opzioni definite nelle Proprietà del corso (tab Opzioni catalogo):

• L'autoiscrizione è disponibile durante un periodo di tempo specifico (sezione Autoiscrizione al corso).
• Autoiscrizione con approvazione dell'Admin (sezione Politiche di Iscrizione al catalogo).

Iscrizione automatica ai corsi di un piano formativo

Un utente iscritto a un piano formativo sarà iscritto anche a tutti i corsi di quel piano. Se, per esempio, si iscrive l'utente a 7 piani formativi, ciascuno composto da 50 corsi, l'utente sarà iscritto a 350 corsi. 

Di conseguenza:

• Quando si iscrive un utente a un piano formativo, questo viene automaticamente iscritto a tutti i corsi che lo compongono.
• Se si aggiunge un corso a un piano formativo, gli utenti iscritti al piano sono automaticamente iscritti al nuovo corso, anche quando il loro stato è disattivato o scaduto.
• La piattaforma avvierà un'attività di background se il numero di utenti selezionati moltiplicato per il numero di corsi supera le 100 iscrizioni, supportando fino a 250.000 iscrizioni.

Tuttavia, le iscrizioni ai corsi non sono annullate in seguito a modifiche dei piani formativi. In particolare:

• Se si rimuove un corso da un piano formativo, l'iscrizione al corso viene mantenuta per gli utenti iscritti al piano formativo.

(Se si annulla l'iscrizione di un utente da un piano formativo, è possibile scegliere di annullare l'iscrizione anche ai corsi che compongono quel piano).

Assegnare un piano formativo a cataloghi e canali

È possibile assegnare e rimuovere l'assegnazione di un piano formativo a cataloghi e ai canali dalle tab corrispondenti nell'area di configurazione del piano. Cliccare Assegna cataloghi o Assegna canali nella tab quando non ci sono assegnazioni, oppure sul pulsante più in alto a destra e selezionare Assegna cataloghi o Assegna canali. Effettuare la selezione nel pannello che si apre e premere Conferma per completare l'operazione.

Per rimuovere l'assegnazione di un piano formativo a un catalogo o a un canale, passare il mouse in fondo alla riga del catalogo o del canale e selezionare Rimuovi assegnazione. Dalla tab Canali, passare il mouse in fondo alla riga del canale e cliccare su Vai al canale per accedere direttamente al canale nel menu Canali.

Gli utenti vedranno il piano formativo nei cataloghi e nei canali solo se hanno i permessi di visibilità su di essi.

Attenzione! Se si assegna un piano formativo a un catalogo, gli utenti potranno acquistare il piano o iscriversi (in base alle impostazioni del catalogo dei corsi e del piano formativo stesso).

Pubblicare un piano formativo

Quando si crea un piano formativo, il suo stato è In manutenzione, il che significa che non è visibile agli studenti. Quando è il momento di renderlo visibile, è necessario cambiare il suo stato in Pubblicato usando il menu a tendina Stato in fondo alla pagina del piano formativo. Cliccare Salva le modifice per confermare.

Attenzione! I piani formativi devono includere almeno un corso obbligatorio per essere pubblicati.

In alternativa, nella pagina Piani formativi, usare il pulsante nella colonna Pubblicato per cambiare lo stato di pubblicazione da Pubblicato a In manutenzione. Quando si modifica lo stato di un piano formativo a In manutenzione, i corsi all'interno del piano mantengono il loro stato di pubblicazione corrente e non sono automaticamente messi In manutenzione.

È possibile modificare lo stato di pubblicazione di più piani formativi alla volta selezionandoli con le caselle all'inizio delle loro righe e poi cliccando Scegli azione in fondo alla pagina e selezionando l'opzione Cambia stato > Pubblicato.

Completamento di un piano formativo

Un piano formativo è considerato completo quando tutti i corsi obbligatori al suo interno sono contrassegnati come completati secondo le rispettive modalità di completamento.

Se il piano formativo assegna un certificato, questo sarà rilasciato alla data di completamento dell'ultimo corso.

Eliminare un piano formativo

Per eliminare un piano formativo, dalla pagina Piani formativi, identificare il piano e cliccare sul menu ellipsis alla fine della riga, quindi selezionate l'opzione Elimina.

È possibile eliminare più piani formativi alla volta selezionandoli con le caselle all'inizio delle loro righe e cliccando Scegli azione e poi Elimina.

Quando si elimina un piano formativo, i corsi ad esso associati non sono eliminati e gli utenti non sono automaticamente disiscritti dai corsi inclusi nel piano. L'annullamento dell'iscrizione degli utenti dai corsi all'interno del piano formativo deve essere eseguita manualmente dopo l'eliminazione del piano.

Configurazione le impostazioni globali dei piani formativi

Le impostazioni avanzate della piattaforma includono una sezione per i piani formativi con la sezione Reindirizzamento.

Se si seleziona questa opzione, gli studenti sono reindirizzati alla pagina del piano formativo dopo aver completato un corso al loro interno. Il reindirizzamento non funziona se l'ultimo materiale didattico del corso è riprodotto in modalità fullscreen. In questo caso, lo studente sarà reindirizzato alla pagina del corso e non a quella del piano formativo.

Power User e piani formativi

Quando si lavora con i Power User, considerare che:

• Quando un Power User è assegnato a tutti i corsi, manterrà visibilità completa anche ai piani formativi che ha creato
• Quando un Power User è assegnato a tutti i corsi e i piani formativi nei cataloghi visibili, manterrà visibilità completa anche sui corsi e i piani formativi che ha creato, anche se appartengono a cataloghi per i quali non ha visibilità
• Quando un Power User ha permessi di Modifica sui piani formativi e il permesso Può iscrivere solo studenti, se aggiunge uno o più corsi ad un piano formativo esistente, solo gli utenti assegnati al Power User saranno automaticamente iscritti al corso. I Power User non possono iscrivere utenti non direttamente a loro assegnati come risorse, nemmeno attraverso i piani formativi.
• I Power User ereditano la visibilità dei corsi inclusi nei piani formativi che gestiscono.
• Se i Power User hanno i permessi di Modifica dei piani formativi, quando aggiungono corsi a un piano che gestiscono, gli utenti già iscritti al piano saranno iscritti anche al nuovo corso. Questa iscrizione avviene anche se i Power User non gestiscono quegli utenti come risorse. I Power User potranno vedere solo gli utenti a loro assegnati nella tab Iscrizioni.

Notifiche

Per garantire che gli utenti e manager ricevano notifiche immediate per eventi specifici relativi ai piani formativi, assicurarsi che l'app Notifiche sia attivata in piattaforma e che abbiate creato e configurato correttamente le notifiche per i piani formativi.

Consigli d'utilizzo

• Se necessario, è possibile creare un piano formativo con diverse certificazioni allegate. Assegnare la certificazione creata con l'app Certificazioni e riqualificazione ai corsi inclusi nel piano formativo, non a livello di piano formativo.