Introduzione

In piattaforma, è possibile categorizzare gli utenti in gruppi o in rami dell’organigramma. I gruppi sono utili quando le caratteristiche degli utenti sono diverse da quelle che identificano i rami dell’organigramma. È possibile creare gruppi manuali o utilizzando regole automatiche.

Caso d'uso

Se si desidera fornire un’esperienza dinamica e personalizzata per i diversi tipi di utente, è necessario identificare i segmenti degli utenti in piattaforma a cui rivolgersi quando si svolgono azioni come l’iscrizione ai corsi, la gestione della visibilità dei cataloghi, delle pagine/menu, o la configurazione di report o notifiche.

Al fine segmentare gli utenti, è possibile configurare più campi aggiuntivi per gli utenti per raccogliere informazioni sugli utenti stessi. Questi campi possono riguardare dati come ad esempio il ruolo, la data di assunzione, il reparto, la sede, il manager di riferimento, il prodotto, lo stato del dipendente, o qualsiasi altra informazione che possa essere utile tracciare in piattaforma.

Una volta tracciati questi attributi per ogni utente, è possibile utilizzarli per creare gruppi automatici, dove gli utenti sono assegnati al gruppo in base ai dati forniti. È possibile configurare gruppi che contengono una sola regola (ad esempio: il gruppo “Vendite” conterrà tutti gli utenti la cui figura professionale comprende il termine “vendite”), o gruppi più specifici che includono diverse regole (per esempio: il gruppo “Nuovi assunti reparto vendite di Los Angeles” conterrà tutti gli utenti la cui sede è Los Angeles, la cui figura professionale è venditore, e assunti successivamente ad una certa data). Creare più gruppi permette di identificare facilmente i diversi segmenti di utenti, per poi utilizzarli in piattaforma.

Creare gruppi

Per creare un nuovo gruppo, accedere alla piattaforma, e quindi al Menu amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra. Nel Menu amministrazione, premere Gruppi nella sezione E-learning.

Nella pagina Gruppi, premere il pulsante più in alto a destra. Nel pannello Nuovo gruppo, assegnare un nome e, opzionalmente, una descrizione al gruppo. Scegliere la politica per il processo di popolamento del gruppo (manuale o automatico), e quindi premere Crea e modifica.

Gestire la proprietà del gruppo

L'utente che crea un gruppo è il proprietario del gruppo ed è responsabile della sua gestione. Il nome del proprietario del gruppo è visualizzato solo dai Superadmin nell'area Group ownership (Proprietà del gruppo) della sezione Opzioni della scheda Proprietà.

Non è obbligatorio che un gruppo abbia un proprietario. Se questo campo non è compilato, la proprietà del gruppo è assegnata ai Superadmin della piattaforma.

È possibile modificare la proprietà del gruppo cliccando sul pulsante X in fondo al campo Proprietario e selezionando un Superadmin o un Power User.

I Superadmin hanno piena visibilità e operatività per tutti i gruppi. Invece, quando si assegna la proprietà del gruppo a un Power User con il permesso Gruppi / Modifica:

• La piattaforma assegna automaticamente il gruppo (e quindi gli utenti che vi appartengono in quel momento) come risorsa al nuovo proprietario. Se il gruppo è inattivo, il nuovo proprietario avrà visibilità sui suoi utenti prima dell'attivazione e dell'effettiva assegnazione delle risorse.
• Se il nuovo proprietario ha più utenti assegnati rispetto al proprietario precedente, la popolazione del gruppo automatico è ricalcolata in base agli utenti assegnati dal nuovo proprietario e alle regole di idoneità del gruppo. La popolazione dei gruppi manuali non è mai ricalcolata.
• Se un Superadmin modifica le regole di idoneità del gruppo dopo aver impostato un Power User come proprietario, le modifiche saranno sempre applicate in base agli utenti attualmente assegnati al Power User, e non in base alla visibilità del Superadmin.

Gruppi manuali

Quando si crea un gruppo manuale, dopo aver impostato il nome e la descrizione del gruppo, si accede alla pagina Proprietà del gruppo. È possibile modificare il nome e la descrizione del gruppo nella sezione Generale, mentre solo i Superadmin possono modificare la proprietà del gruppo nella sezione Opzioni (questa opzione non è disponibile per i Power User).

Spostarsi alla scheda Utenti, e cliccare Assegna utenti in alto a destra. Scegliere quindi se popolare il gruppo scegliendo gli utenti individualmente, copiando gli utenti da altri gruppi o dai rami dell’organigramma.

È possibile ripetere la procedura di popolamento del gruppo più volte, utilizzando diverse opzioni.

Una volta aggiunti gli utenti al gruppo, sono elencati nella scheda Utenti della pagina principale del gruppo. Per rimuovere un utente dal gruppo, cliccare il menu ellipsis in fondo alla riga dell'utente e selezionare Rimuovi.

Per rimuovere più utenti contemporaneamente, selezionarli cliccando il caselle vicino al loro nome, quindi premere Scegli azione in basso a destra della pagina, e selezionare Rimuovi.

È possibile esportare l’elenco utenti in formato CSV cliccando il pulsante Esporta elenco utenti come CSV in alto a destra.

Attenzione! Lo stesso utente può appartenere a più gruppi. È possibile aggiungere o rimuovere gli utenti a un gruppo in qualsiasi momento.

Gruppi automatici

I gruppi automatici consentono di creare gruppi dinamici popolati da utenti che soddisfano una o più condizioni. Grazie a questi automatismi, gli utenti sono anche automaticamente rimossi dai gruppi automatici quando non soddisfano più le condizioni che ne regolano il popolamento.

Quando si crea un gruppo automatico, dopo aver definito il nome e la descrizione del gruppo, si accede alla pagina delle Proprietà del gruppo stesso. Da qui è possibile modificare in qualsiasi momento il nome e la descrizione del gruppo nella sezione Generale.

Nella sezione Opzioni, definire se escludere gli utenti disattivati dall'automatismo di popolamento del gruppo. Sarà comunque possibile aggiungere manualmente gli utenti disattivati, come descritto nel capitolo Gestione manuale dei gruppi automatici di questo articolo. Inoltre, i Superadmin possono modificare il proprietario del gruppo; questa opzione non è disponibile per i Power User.

Spostarsi nell'area Idoneità per creare le condizioni per il popolamento automatico del gruppo. Gli utenti verranno aggiunti o rimossi automaticamente al gruppo in base alle condizioni configurate.

Per facilitare la gestione automatica del gruppo, le condizioni sono raggruppate in set. È possibile definire fino a 50 set e ogni set può includere fino a 10 condizioni.

Per ogni set, definire se l'utente deve soddisfare tutte le condizioni del set o almeno una di esse per essere aggiunto al gruppo. Quando si lavora con più set, è possibile definire se tutti i set o almeno un set devono essere soddisfatti per poter aggiungere gli utenti al gruppo.

Aggiungere un nuovo set cliccando Nuovo set.

Nel pannello di destra, utilizzare il menu a tendina Condizione per selezionare una delle seguenti opzioni:

Aggiungere le condizioni al set, quindi stabilire se tutte o almeno una di esse deve essere soddisfatta perché gli utenti siano aggiunti al gruppo selezionando Tutte le condizioni devono essere soddisfatte o Almeno una condizione deve essere soddisfatta in alto a destra del pannello Nuovo Set di Condizioni. Cliccare Crea per confermare la creazione del set.

Ripetere la procedura di creazione per creare altri set. Se si dispone di più di un set di condizioni, utilizzare il menu a tendina dell'area Gestisci condizioni per definire se tutti o almeno uno di essi deve essere soddisfatto per aggiungere gli utenti al gruppo.

Una volta configurati tutti i set di condizioni, cliccare Salva le modifiche per attivare il popolamento automatico del gruppo. Gli utenti verranno aggiunti al gruppo man mano che soddisfano le condizioni definite e saranno elencati nella scheda Utenti. Il loro metodo di assegnazione sarà impostato su Automatico. Ricordare che la procedura di popolamento automatico prende in considerazione anche gli utenti disattivati e scaduti, a meno che non si selezioni l'opzione Rimuovi dal gruppo gli utenti disattivati nella sezione Opzioni.

Dopo che il gruppo è stato popolato per la prima volta, la procedura di popolamento automatico monitorerà costantemente gli eventi della piattaforma per mantenere il gruppo aggiornato.

È possibile esportare l’elenco utenti in formato CSV cliccando il pulsante Esporta elenco utenti come CSV in alto a destra.

È possibile modificare o rimuovere i set di condizioni in qualsiasi momento, cliccando sul pulsante menu nell’area in alto a destra del set, e selezionando Modifica o Elimina. La composizione del gruppo sarà ricalcolata da zero ogni volta in cui si modificano o cancellano le condizioni configurate.

Quando un Power User modifica o elimina le condizioni di un gruppo che include risorse non assegnate a lui o lei (come un gruppo manuale), non sarà in grado di ripristinarle perché non ha visibilità sulle risorse coinvolte nella condizione.

La scheda Cronologia conserva le ultime 10 versioni delle condizioni di idoneità del gruppo, mentre le altre modifiche al gruppo, compresi i cambi di proprietà, non creano nuove versioni. I Power User possono vedere la scheda Cronologia solo se sono proprietari del gruppo.

Non è possibile riabilitare le versioni precedenti. Nel caso in cui sia necessario ripristinare delle vecchie versioni, è necessario riconfigurarle manualmente.

Note sui gruppi automatici

• Il processo di aggiunta o modifica degli utenti nei gruppi automatici analizza costantemente gli eventi della piattaforma alla ricerca di utenti da aggiungere o rimuovere ai/dai gruppi, in base agli eventi che si verificano in piattaforma. Con questo processo, qualsiasi modifica agli utenti che si traduce in modifiche al gruppo viene elaborata in modo asincrono e il tempo necessario per aggiornare la popolazione del gruppo può variare in base alle attività in corso in piattaforma e ai processi simultaneamente in esecuzione.
• Il tempo necessario a completare il popolamento del gruppo varia in base alle attività correntemente in esecuzione in piattaforma, alle regole di iscrizione definite per il gruppo e al numero di utenti coinvolti nella creazione del gruppo.

Gestione manuale dei gruppi automatici

La popolazione dei gruppi automatici è gestita automaticamente in base ai set delle condizioni configurati, ma è comunque possibile aggiungere o rimuovere gli utenti manualmente.

Per aggiungere manualmente degli utenti ad un gruppo automatico, cliccare sul nome del gruppo nella pagina di gestione dei Gruppi, e spostarsi alla scheda Utenti. Cliccare Assegna utenti in alto a destra e scegliere se popolare il gruppo selezionando gli utenti individualmente, copiando gli utenti già assegnati ad altri gruppi, o ad un altro ramo. È possibile ripetere la procedura di assegnazione più volte, utilizzando opzioni diverse. Premere Conferma per aggiungere gli utenti al gruppo.

Quando si aggiungono manualmente degli utenti ad un gruppo automatico, il loro metodo di assegnazione è di tipo Manuale. Gli utenti manualmente aggiunti al gruppo non sono soggetti alle regole di popolamento automatico. Rimarranno nel gruppo anche se non soddisfano le condizioni di popolamento finché non il metodo di assegnazione manuale non sarà rimosso, cliccando sul menu ellipsis in fondo alla riga dell’utente, e selezionando l’opzione Rimuovi assegnazione manuale.

Rimuovendo il metodo di assegnazione Manuale per un utente, si rimuove l’utente dal gruppo, a meno che soddisfi le condizioni configurate per la popolazione automatica del gruppo stesso. In questo caso, l’utente rimarrà nel gruppo e il suo metodo di assegnazione sarà di tipo Automatico.

Per assegnare un utente ad un gruppo automatico in modo permanente, in modo che rimanga nel gruppo anche quando non soddisfa le condizioni di popolamento, cambiare il metodo di assegnazione a Manuale cliccando sul menu ellipsis in fondo alla riga utente e selezionando l’opzione Passare all’assegnazione manuale.

Per eliminare il metodo di assegnazione manuale o per passare allo stesso per più utenti contemporaneamente, selezionare gli utenti con la checkbox vicino al loro nome, quindi cliccare Scegli azione in basso a destra, e selezionare l’opzione corrispondente.

Gestire i gruppi

È possibile gestire sia i gruppi manuali che i gruppi automatici dalla pagina principale Gruppi. I gruppi possono essere gestiti solo individualmente, non è consentito eseguire la stessa azione su una selezione di gruppi. Cliccare sul menu ellipsis in fondo alla riga del gruppo per modificare, duplicare o eliminare il gruppo.

Quando si duplica un gruppo manuale, è possibile scegliere se copiare gli utenti del gruppo sorgente come utenti del nuovo gruppo.

Quando si duplica un gruppo automatico, gli utenti non vengono copiati, ma, selezionando l'opzione che permette di assegnare le stesse condizioni di idoneità, le regole saranno rielaborate per popolare il nuovo gruppo. Inoltre è possibile scegliere di copiare gli utenti aggiunti manualmente.

Associare utenti ai gruppi via file CSV

I Superadmin possono associare gli utenti ai gruppi manuali e automatici utilizzando file CSV. Cliccare sul nome del gruppo nella pagina Gruppi e selezionare l'opzione Gestisci le associazioni al gruppo via CSV in alto a destra.

Si aprirà un pannello sulla destra della pagina. Per un corretto caricamento dei file, è necessario creare il file CSV rispettando gli standard. Per visualizzare un esempio di file CSV formattato correttamente, premere Scaricare il file CSV di esempio nel pannello a scomparsa. Quando il file è pronto, trascinarlo nell’area di upload del pannello a scomparsa o cercarlo sul proprio dispositivo. La dimensione massima consentita per il file CSV importabili in Docebo è di 3MB.

Dopo il caricamento, premere Configurazione avanzata: il sistema è configurato per identificare automaticamente il Separatore, necessario per organizzare le informazioni in colonne. Le informazioni possono essere separate da virgola, punto e virgola, o manualmente, in base alle esigenze.

Definire se la prima riga è considerata Intestazione (solo se rispecchia la formattazione del file CSV), e selezionare il Charset del File dal menu a tendina. Il charset consigliato è UTF-8, che è uno standard. Ricordarsi di utilizzare le virgolette per delimitare il contenuto del testo. Premere Conferma per caricare il file CSV.

Il sistema elaborerà il file CSV e aprirà la pagina per la mappatura dei campi. Nella sezione Profili, è possibile selezionare un preset dal menu a tendina per associare la configurazione di una mappatura precedente all’import CSV in corso. Premere Sovrascrivi configurazione attuale per completare questa azione. È inoltre possibile mappare le colonne dei campi della piattaforma (ulteriori informazioni in seguito) e salvare la configurazione premendo Salva come nuova configurazione. Definire il nome della nuova configurazione del preset, e premere Salva.

La sezione Anteprima mostrerà l’anteprima del file CSV come letto dal sistema. Trascinare i campi della sezione Campi Docebo a sinistra e creare delle corrispondenze con i nomi delle colonne del file CSV, quindi premere Associa utenti in fondo alla pagina. Confermare le informazioni nella finestra pop up e premere nuovamente Associa utenti.

L'associazione sarà gestita da un'attività di background. In caso di errori, sarà creato un file con gli errori e sarà possibile scaricarlo. Per scaricare questo file, accedere al Menu amministrazione e selezionare Attività di background. Individuare l’attività nell’elenco per scaricare il file.

Gli utenti associati attraverso il file CSV saranno elencati nella scheda Utenti del gruppo. Il loro metodo di assegnazione sarà definito come Manuale.

Suggerimenti

Considerare la possibilità di configurare la notifica Utente iscritto a un gruppo per gli utenti, che li informerà quando sono stati aggiunti a un gruppo. La notifica può fungere da messaggio di benvenuto o può includere informazioni o istruzioni specifiche relative al gruppo stesso. La notifica funziona sia per i gruppi manuali che per quelli automatici.