Attivare e gestire l'app Regole di iscrizione

Introduzione

Le regole di iscrizione consentono di iscrivere automaticamente gli utenti ai corsi o ai piani formativi quando entrano a far parte di un particolare gruppo o ramo.

Ad esempio, se si configura una regola di iscrizione per il gruppo “nuovi assunti” e il piano formativo “onboarding”, qualsiasi utente aggiunto al gruppo “nuovi assunti” sarà automaticamente iscritto al piano formativo “onboarding”.

→ Le regole di iscrizione sono attivate solo quando gli utenti sono aggiunti a un gruppo o a un ramo. I membri preesistenti non sono iscritti automaticamente. Per ulteriori informazioni, fare riferimento al capitolo Note sulle iscrizioni automatiche di questo articolo.

Quando si configura una regola di iscrizione, è necessario specificare:

• I gruppi o i rami che attivano la regola di iscrizione quando vi si aggiungono nuovi utenti.
• I corsi o i piani formativi ai quali gli utenti saranno automaticamente iscritti all'attivazione della regola.   

Non è possibile combinare gruppi e rami all'interno della stessa regola: si può specificare un insieme di gruppi o un insieme di rami, ma non una combinazione di gruppi e rami. Allo stesso modo, non si possono combinare corsi e piani formativi all'interno della stessa regola.

L'app Regole di iscrizione può essere gestita da tutti i Superadmin e dai Power User con il permesso Iscrizione / Gestisci regole di iscrizione e solo per le risorse a loro assegnate.

Requisiti e limitazioni

• Le regole di iscrizione sono disponibili per i corsi e i piani formativi, ma non per le sessioni dei corsi ILT (formazione con istruttore).
• Le regole di iscrizione non attivano iscrizioni per gli utenti disattivati.
• Il numero massimo di iscrizioni a un corso viene aggirato per le iscrizioni elaborate tramite regole di iscrizione. Ciò significa che gli utenti possono essere iscritti anche dopo che il corso ha raggiunto il numero massimo definito.

Caso d'uso

Per implementare una gerarchia di accesso ai corsi utilizzando regole di iscrizione e gruppi automatici, impostare dei gruppi che spostino gli utenti nei contenuti in base a condizioni specifiche, come la data di assunzione o il completamento di un corso, definendo percorsi di apprendimento sequenziali.

• Primo passo: Quando si creano nuovi utenti in piattaforma, questi sono aggiunti al gruppo automatico Nuovi assunti in base al campo aggiuntivo per gli utenti che cattura la data di assunzione (condizione basata sui campi aggiuntivi utente). Quindi, impostare una regola di iscrizione per iscrivere automaticamente i membri del gruppo Nuovi assunti al corso Onboarding.
• Secondo passo: Creare un gruppo automatico Dipendenti permanenti che si popoli con gli utenti che completano il corso Onboarding (condizione basata sullo stato dell'iscrizione). Quindi, aggiungere una regola di iscrizione in modo che gli utenti di questo gruppo siano automaticamente iscritti al Piano formativo obbligatorio per tutti i dipendenti.

Questa configurazione struttura l'accesso ai contenuti in base a specifici criteri di progressione nella formazione, assicurando che gli utenti avanzino solo dopo aver soddisfatto i requisiti definiti.

Attivare l'app Regole di iscrizione

Attivare l'app Regole di iscrizione come descritto nell'articolo della knowledge base dedicato alla gestione di applicazioni e funzionalità. L'app si trova nella scheda Caratteristiche aggiuntive di Docebo.

Creare regole di iscrizione

Per creare delle regole di iscrizione, accedere al Menu amministrazione dall'icona ingranaggio. Identificare la sezione Regole di Iscrizione e premere Gestione.

Si accederà alla pagina principale dell'app Regole di iscrizione. Le regole già configurate sono visualizzate nella scheda Regole. Cliccare il pulsante più in alto a destra per aggiungere una nuova regola.

Nel pannello di destra, indicare un codice e un nome per la regola, quindi definire se la regola iscriverà automaticamente gli utenti che appartengono a gruppi o rami a corsi o piani formativi selezionando le rispettive opzioni. Cliccare Crea e modifica per creare la regola e iniziare a configurarla.

Assegnare e rimuovere le assegnazioni delle risorse alle regole

Dopo aver creato una regola, come descritto nel capitolo Creare regole di iscrizione di questo articolo, è possibile assegnare le risorse. Si ha anche la possibilità di modificarne le risorse assegnate.

Nella scheda Risorse assegnate, si può definire quali utenti (gruppi o rami) verranno iscritti a quali contenuti (corsi o piani formativi) una volta che si applicherà la regola.

Nel pannello di navigazione verticale, sotto Tipo di risorsa si vedrà:

• Gruppi o Rami: a seconda delle scelte operate al momento della creazione della regola, sarà possibile assegnare utenti in base a gruppi o rami. Si avrà anche la possibilità di assegnare o più gruppi, o più rami, ma non entrambi.
• Corsi o Piani formativi: la possibilità di utilizzare la regola per le iscrizioni ai corsi o ai piani formativi dipende anche dall'opzione impostata durante la creazione della regola. È possibile assegnare più corsi o più piani formativi, ma non entrambi.
• Notifiche: (disponibile solo per i Superadmin) è possibile associare una notifica che verrà inviata quando avviene un'iscrizione automatica. Per maggiori dettagli, consultare il capitolo Notifiche di iscrizione.

Per effettuare un’assegnazione:

1. In Tipo di risorsa selezionare la voce desiderata (ad esempio, Rami), quindi cliccare sul pulsante ellipsis e selezionare l'azione Assegna corrispondente (ad esempio, Assegna rami).
2. Nel pannello di destra che si apre, è possibile selezionare gli elementi specifici che si desidera assegnare. Quando si conferma, le risorse selezionate vengono elencate nella scheda Risorse assegnate della regola. Si noti che:
   • Quando si assegnano gruppi, corsi, o piani formativi, il pannello di destra elencherà solo gli elementi che non sono ancora stati assegnati alla regola. Selezionare le caselle accanto a quelli desiderati e cliccare su Assegna per confermare.
   • Quando si assegnano i rami, il pannello di destra elenca tutti i rami, con una casella vuota indicando quelli non ancora assegnati e una casella spuntata per indicare quelli attualmente assegnati alla regola (con o senza discendenti). È possibile selezionare o deselezionare le caselle per modificare i rami assegnati, quindi cliccare su Aggiorna per confermare. Si noti che quando si seleziona un ramo figlio, il ramo padre non viene selezionato automaticamente per impostazione predefinita.

Per rimuovere l'assegnazione di una risorse dalla regola:

1. Individuare l'elemento che si desidera rimuovere nella scheda Risorse assegnate.
2. Cliccare sul menu ellipsis in fondo alla riga corrispondente e selezionare Rimuovi assegnazione.
   
   

Nota: è possibile assegnare risorse anche dall'icona + (Assegna risorse) in alto a destra. In questo caso, nel pannello di destra, si deve prima selezionare il tipo di risorsa e poi procedere all'impostazione delle voci desiderate.

Note sulle iscrizioni automatiche

Le regole di iscrizione non sono retroattive

Ricorda, le regole di iscrizione sono attivate solo quando gli utenti sono aggiunti ai gruppi o ai rami specificati.

Gli utenti che appartengono già ai gruppi o ai rami non saranno iscritti automaticamente. La regola iscriverà solo gli utenti aggiunti a un gruppo o a un ramo dopo l'attivazione della regola.

Inoltre, se si aggiunge un corso o un piano formativo a una regola di iscrizione esistente:

• Gli utenti appartenenti al gruppo o al ramo già assegnato alla regola non saranno iscritti al nuovo contenuto aggiunto.
• È necessario rimuoverli dal gruppo o dal ramo di appartenenza e aggiungerli nuovamente per attivare l'iscrizione automatica al contenuto.

Se si rimuove l'assegnazione di un corso o un piano formativo da una regola di iscrizione, le iscrizioni al corso o al piano formativo degli utenti appartenenti al gruppo o al ramo assegnato alla regola non sono annullate.

Piani formativi

Il comportamento standard per i piani formativi è:

• Se si aggiunge un corso a un piano formativo, gli utenti appartenenti al piano formativo sono automaticamente iscritti al nuovo corso aggiunto.
• Se si rimuove un corso da un piano formativo, l'iscrizione degli utenti iscritti al piano formativo non è automaticamente cancellata.

Questo comportamento si applica anche ai piani formativi assegnati alle regole di iscrizione. Se la regola di iscrizione iscrive l'utente a un piano formativo, l'utente sarà automaticamente iscritto a tutti i corsi che lo compongono e anche a qualsiasi corso aggiunto successivamente al piano. Queste iscrizioni non andranno perse se il piano formativo è rimosso dalla regola o se i corsi sono rimossi dal piano.

Gruppi automatici

Se si assegna un gruppo automatico a una regola di iscrizione, ricordare che la popolazione di questi gruppi è elaborata in modo asincrono e il tempo necessario all'elaborazione può variare in base agli eventi di piattaforma. Ciò può comportare l'attivazione inaspettata della regola quando i membri preesistenti del gruppo sono rimossi e poi aggiunti nuovamente nell'arco di un breve periodo.

Ad esempio, se si aggiunge un corso a una regola di iscrizione attiva configurata per un gruppo, ci si aspetta che i membri del gruppo esistenti non siano iscritti a quel corso. Tuttavia, se un evento della piattaforma causa il ricalcolo automatico della popolazione del gruppo, tutti i membri rimossi e aggiunti saranno iscritti.

Configurare il periodo di validità dell'iscrizione

Attivare l'opzione Abilita scadenza per impostare un periodo di accesso ai contenuti da parte degli studenti iscritti ai corsi o ai piani formativi collegati alla regola, definendo il periodo di validità delle loro iscrizioni. In alternativa, è possibile impostare solo la data di inizio di validità dell'iscrizione, senza specificarne una scadenza. Il periodo di validità configurato sarà lo stesso per tutti gli studenti iscritti ai contenuti legati alla regola di iscrizione. È possibile configurare periodi di validità personalizzati a livello di studente modificando le singole iscrizioni.

Questa configurazione imposta la validità delle iscrizioni dal momento in cui gli studenti sono iscritti ai corsi o ai piani formativi tramite la regola di iscrizione. Quando questa opzione è attivata, è possibile definire il periodo di validità delle iscrizioni utilizzando le seguenti opzioni:

• Start date (Data di inizio). Definire la data a partire dalla quale gli studenti visualizzeranno il corso o il piano formativo. Il contenuto non avrà scadenza e non sarà visualizzato nel widget e nella pagina Il mio calendario. La data di inizio è in formato UTC, quindi il contenuto sarà accessibile dalle 00:00:00 UTC della data selezionata. Se, per esempio, il fuso orario della piattaforma è UTC +04:00, il contenuto sarà accessibile alle 04:00:00 della data selezionata.
• Data di fine. Definire l'ultima data utile per accedere e visualizzare il corso o il piano formativo. Dopo questa data, il contenuto non sarà più accessibile agli iscritti. La data di fine è in formato UTC, quindi il contenuto non sarà più accessibile a partire dalle 23:59:59 UTC della data selezionata. Per esempio, il fuso orario è UTC +04:00, il contenuto sarà inaccessibile a partire dalle 03:59:59 del giorno successivo.
• Fuso orario: Selezionare il fuso orario per il calcolo del periodo di validità.

Impostare la priorità di iscrizione

Una volta assegnati i corsi o i piani formativi a una regola di iscrizione, se l'opzione Mostra la sezione Attributi di iscrizione è attiva nel menu Configurazione della piattaforma, la scheda Generale della regola mostra la sezione Attributi di iscrizione, che consente di impostare la priorità di iscrizione che informa gli studenti se i corsi e i piani formativi a cui sono iscritti tramite la regola di iscrizione sono obbligatori, richiesti, consigliati o facoltativi.

Stabilire una priorità di iscrizione aiuta gli studenti a capire quali corsi e piani formativi devono essere completati per primi e quali sono meno critici o del tutto opzionali.

Una volta impostata, la priorità di iscrizione è visualizzata sulle schede dei corsi e dei piani formativi nella pagina I miei corsi e piani formativi e gli studenti possono filtrare i contenuti in base alla priorità.

Notifiche di iscrizione (Aggiornato!)

Se la funzione Notifiche è attiva in piattaforma, è possibile scegliere di notificare gli utenti della loro iscrizione associando una notifica di tipo Riassunto: Utente iscritto ad un corso alla regola. Le notifiche sono associate a livello di regola, quindi valutare se attivarle solo per alcune regole.

Attenzione! Solo i Superadmin possono associare le notifiche a una regola di iscrizione. Questa opzione non è disponibile per i Power User, anche se dispongono di tutti i permessi di notifica e di assegnazione alle risorse.

Selezionare Menu amministrazione > Regole di iscrizione e cliccare sul per aprire la pagina di configurazione. Nella scheda Risorse assegnate, selezionare Notifiche per visualizzare le notifiche correntemente associate alla regola, se presenti.

Per associare una notifica, fare clic sul pulsante Assegna risorse (+) in alto a destra, selezionare Notifiche e cliccare Avanti. L'elenco delle Notifiche idonee mostrerà tutte le notifiche attive di tipo Riassunto: utente iscritto ad un corso, configurate in piattaforma:

• Selezionare la casella accanto alla notifica che si desidera inviare.
• Assicurarsi che i destinatari della notifica siano corretti.
• Se la notifica ha dei filtri di attivazione, assicurarsi che questi includano i gruppi o i rami e i corsi o i piani formativi configurati nella regola di iscrizione. In caso contrario, la notifica non sarà attivata nel caso si filtrino le risorse.

Al termine, cliccare Assegna.

La notifica selezionata sarà inviata non appena si verifica un'iscrizione come risultato della regola.

Attivare e disattivare le regole di iscrizione

Le regole di iscrizione sono create con stato non attivo in modo che sia possibile attivarle una volta completata la configurazione.

Per attivarle, spostarsi alla pagina principale delle Regole di iscrizione e cliccare il cerchio nella colonna Stato, visualizzando il segno di spunta.

È possibile disattivare le regole in qualsiasi momento cliccando sul segno di spunta, ritornando alla situazione iniziale.

Gestire le regole di iscrizione

Le regole di iscrizione create in piattaforma sono elencate nella pagine Regole di iscrizione.

Da qui è possibile:

• cliccare sul nome della regola per accedere l’area di configurazione
• cliccare sull’icona che rappresenta i gruppi/rami, i corsi/piani formativi e le notifiche nella riga della regola per accedere alla scheda Risorse assegnate già filtrata per risorsa
• attivare e disattivare la regola dalla colonna Stato
• modificare la regola cliccando sul menu ellipsis in fondo alla riga della regola e selezionando l’opzione Modifica
• cancellare la regola cliccando sul menu ellipsis in fondo alla riga della regola e selezionando l’opzione Elimina. Quando si cancella una regola, gli utenti già iscritti ai corsi e ai piani formativi dalla regola rimangono iscritti.

I log delle regole di iscrizione

È possibile visualizzare gli utenti assegnati a corsi e piani formativi attraverso le regole di iscrizione dalla scheda Log della pagina principale delle Regole di iscrizione.

Ogni riga mostra la data e l’ora dell’iscrizione, lo username dell’utente, il tipo di regola e il numero di corsi e piani formativi a cui l’utente è stato iscritto.

Cliccare sull’icona Corsi / piani formativi per visualizzare una panoramica dei corsi e dei piani formativi a cui l’utente è stato iscritto.

Annullare le iscrizioni automatiche

È possibile annullare le iscrizioni eseguite automaticamente dalle regole di iscrizione dalla scheda Log della pagina principale Regole di Iscrizione. Questa operazione può essere eseguita per un singolo utente o per un gruppo di utenti, annullando l’iscrizione a TUTTI i corsi e i piani formativi a cui sono stati iscritti automaticamente.

Accedere alla scheda Log, identificare l’utente per cui si desidera annullare le iscrizioni, cliccare sul menu ellipsis in fondo alla riga e selezionare Ripristina. Questa operazione annullerà le iscrizioni a tutti i corsi e i piani formativi a cui l’utente è stato iscritto attraverso una regola automatica.

È possibile annullare le iscrizioni anche per un gruppo di utenti, cliccando sulle checkbox corrispondenti ai loro nomi, quindi selezionando Scegli azione in basso a destra della tabella, e infine Ripristina. Per i piani formativi, scegliere se annullare l’iscrizione al piano formativo o a tutti i corsi inclusi nel piano.

L’operazione di ripristino è eseguita attraverso un’attività di background.