Introduzione
In piattaforma è possibile organizzare gli utenti in cartelle e sottocartelle (chiamate anche rami e sottorami), in modo che l'organizzazione degli utenti della piattaforma sia simile all'organigramma aziendale. È possibile modificare i nomi dei rami in qualsiasi momento, ed è possibile creare dei sotto-rami selezionando un ramo e inserendo una cartella al suo interno. È inoltre possibile spostare le cartelle nei rami, in modo da ordinarle come si desidera.
Creare un Ramo nell'Organigramma
Per creare un organigramma, connettersi alla piattaforma come Superadmin, accedere al Menu Amministrazione dall'icona ingranaggio in alto a destra e premere Utenti nella sezione E-Learning.
Nella pagina Tutti gli Utenti è possibile organizzare gli utenti in cartelle dello stesso livello, oppure ordinate gerarchicamente. Ogni nuovo utente è assegnato ad un ramo. Questo è essenziale per l'organizzazione e la creazione di cartelle dedicate e suddivise per ufficio, agenzia, divisione, unità, nazione, ecc. I nuovi utenti saranno assegnati al ramo principale di chi li crea, a meno che sia indicato un altro ramo o un sottoramo durante il processo di creazione.
Per aggiungere un nuovo ramo (cartella), premere il pulsante più in alto a destra e successivamente Aggiungi Ramo. Nel pannello di destra, indicare il nome e il codice del ramo. Se la cartella è stata creata in una lingua che non è quella predefinita della piattaforma, il nome della cartella sarà comunque mostrato nella lingua predefinita. Ricorda che il codice sarà lo stesso per tutte le lingue. Il codice è un campo alfanumerico diverso da zero, e non è obbligatorio. Nel caso in cui il ramo non abbia un codice associato, il ramo non sarà visibile nel modulo di registrazione della piattaforma, e non sarà quindi possibile selezionarlo.
Nel campo Destinazione, definire dove posizionare la cartella. Se il nuovo ramo sarà una cartella del ramo principale, selezionare la cartella principale (la cartella in cima all'elenco). In alternativa, se il nuovo ramo sarà una sotto-cartella (sottoramo), selezionare la cartella dell'elenco dove posizionare il nuovo sottoramo. Premere Conferma per terminare.
Gestire Cartelle e Rami
Per gestire i rami, premere l'icona cartella in alto a sinistra nella pagina Tutti gli Utenti. Il pannello a sinistra mostrerà l'organigramma. Usare la barra di ricerca nella parte superiore del pannello per cercare rami e sottorami. Per gestire un ramo, passare il mouse sopra il nome della cartella nel pannello e premere l'icona ellipsis e scegliere se spostare il ramo, aggiungere un sottoramo, gestire la visibilità dei campi aggiuntivi, modificarlo, oppure eliminarlo.
Se un ramo è associato ad una condizione di tipo Condizioni basate sul ramo per uno o più gruppi popolati automaticamente, non sarà possibile cancellarlo, a meno che non si rimuova prima l'associazione con la condizione nei gruppi interessati.
Aggiungere Utenti a un Ramo
Per aggiungere degli utenti a un ramo, selezionare gli utenti dall'elenco nella pagina Tutti gli Utenti e premere Scegli Azione in basso a destra e selezionare Rami > Aggiungi al Ramo. Nel pannello a scomparsa, selezionare il ramo a cui assegnare gli utenti selezionati, e premere Conferma.
Spostare Utenti in Altri Rami
Per spostare degli utenti da un ramo all'altro, selezionare gli utenti da spostare nella pagina Tutti gli Utenti, premere Scegli Azione in basso a destra e selezionare Rami > Sposta nel Ramo. Nel pannello a scomparsa, selezionare il ramo in cui spostare gli utenti selezionati e premere Conferma. Tutti gli utenti selezionati saranno rimossi dal ramo a cui erano precedentemente assegnati, e saranno spostati nel ramo di destinazione.
Eliminare gli Utenti da un Ramo
Per rimuovere gli utenti da un ramo, selezionare gli utenti dall'elenco degli utenti della pagina Tutti gli Utenti e premere premere Scegli Azione in basso a destra e selezionare Rami > Rimuovi dal Ramo. Nel pannello a scomparsa, selezionare il ramo da cui rimuovere gli utenti selezionati, e premere Conferma. Assicurarsi che tutti gli utenti selezionati appartengano allo stesso ramo. Non è possibile eliminare gli utenti dal ramo principale.
Consigli d'Utilizzo
- Se si prevede di gestire l'organigramma attraverso un'integrazione (per esempio Salesforce), via API o file CSV, consigliamo di utilizzare sempre CODE (CODICE) come valore univoco in modo da disambiguare il ramo durante il processo di import. Utilizzare un codice già in uso potrebbe causare conflitti interni che il sistema non riesce ad elaborare, causando errori di importazione.
- Dato che un utente può essere spostato da un ramo all'altro sia manualmente che tramite API o CSV, ricorda che una struttura di rami con troppi livelli è difficile da mantenere aggiornata, in particolar modo se è necessario spostare i propri utenti da un ramo all'altro di frequente. Consigliamo di preparare la propria struttura di rami pensando al modo in cui si vogliono dispensare i contenuti formativi (per business unit, per ruolo, per regione geografica...), senza forzatamente replicare la struttura gerarchica aziendale. Se si verificano continui cambiamenti all'interno dell'organigramma della propria azienda, mantenere i rami ad alto livello e lavorare con i gruppi automatici tramite i campi aggiuntivi, che possono essere aggiornati dal Superadmin o dagli utenti stessi.
- Evitare di utilizzare il ramo principale (livello 0), che ha un funzionamento diverso rispetto agli altri rami (ad esempio non è possibile visualizzare gli utenti che sono SOLO nel ramo principale: in questo caso il sistema mostrerà sempre gli utenti appartenenti a tutto l'organigramma). Meglio inserire gli utenti in una struttura di rami sottostante al ramo principale, in modo che sia semplice filtrare quando si selezionano gli utenti per report e iscrizioni.
- Sconsigliamo di assegnare lo stesso utente a più rami, per evitare di complicare la gestione dell'utente e la sua esperienza di utilizzo della piattaforma (es. potrebbe ricevere più notifiche per lo stesso evento). Invece di assegnare lo stesso utente a più rami, è possibile assegnarlo ad un solo ramo, ma a più gruppi.