Introduzione
In piattaforma è possibile organizzare gli utenti in rami e sottorami rispecchiando la struttura del proprio organigramma aziendale. Ogni ramo può rappresentare un reparto, un team o una business unit, con sottorami che si dividono in sezioni più piccole.
Visualizzare e gestire rami
Accedere alla pagina Utenti per vedere e impostare i rami. Cliccare sulla cartella nel pannello di sinistra per aprire ed esplorare la struttura. Selezionare un ramo per visualizzare gli utenti assegnati sulla destra.
La struttura dei rami inizia sempre con il ramo principale, denominato Docebo di default. Questo ramo non può essere rimosso, e non è possibile creare altri rami a livello radice. Sotto questo ramo principale, è possibile creare uno o più rami in cui possono essere inseriti utenti. Quando si crea o si modifica un utente, è possibile impostare il ramo a cui appartiene.
I nomi dei rami possono sempre essere modificati nella propria piattaforma, ed è possibile creare sottorami selezionando un ramo e creandone uno nuovo sotto. È anche possibile spostare i rami (e gli utenti al loro interno) in una posizione diversa nella struttura.
A cosa servono i rami
Una volta che gli utenti sono organizzati in rami, è possibile sfruttare le numerose funzioni della piattaforma che sono organizzate in base ai rami. Per esempio:
- Iscrizioni: gli amministratori possono iscrivere tutti gli utenti di un ramo a corsi o piani formativi specifici, senza selezionare manualmente i singoli utenti. È anche possibile impostare regole di iscrizione automatizzate in base ai rami.
- Personalizzazione: è possibile definire menu unici per gli utenti di diversi rami, in modo che gli studenti vedano solo le voci rilevanti per loro. I diversi rami possono anche avere campi aggiuntivi utente unici, che consentono di creare dei profili utente personalizzati in base a ruoli, reparti o regioni.
- Cataloghi e visibilità dei contenuti: i rami possono essere utilizzati per personalizzare i cataloghi di corsi visibili agli utenti e, di conseguenza, per garantire una distribuzione dei contenuti più mirata.
- Report: quando si generano o si gestiscono i report, i rami aiutano a filtrare le informazioni in base a segmenti specifici della base utenti.
- Extended enterprise: un ramo può essere associato a un proprio client extended enterprise, con branding, impostazioni di contenuti ed esperienza di apprendimento distinti.
- Risorse per i Power User: è possibile assegnare un ramo come risorsa a un Power User, concedendogli la possibilità di gestire i suoi utenti.
Il resto dell'articolo fornisce istruzioni dettagliate su come impostare e gestire rami.
Creare un ramo nell'organigramma
Per creare un organigramma, connettersi alla piattaforma come Superadmin, accedere al Menu amministrazione dall'icona ingranaggio in alto a destra, e premere Utenti nella sezione E-learning.
Nella pagina Tutti gli utenti è possibile organizzare gli utenti in cartelle dello stesso livello, oppure ordinate gerarchicamente. Ogni nuovo utente è assegnato a un ramo. Questo è essenziale per l'organizzazione e la creazione di cartelle dedicate e suddivise per ufficio, agenzia, divisione, unità, nazione, ecc. I nuovi utenti saranno assegnati al ramo principale di chi li crea, a meno che sia indicato un altro ramo o un sottoramo durante il processo di creazione. Per aggiungere un nuovo ramo (cartella), premere il pulsante più in alto a destra e successivamente Aggiungi ramo. Nel pannello a scomparsa di destra, indicare il nome e il codice del ramo. Se la cartella è stata creata in una lingua che non è quella predefinita della piattaforma, il nome della cartella sarà comunque mostrato nella lingua predefinita. Si noti che il codice sarà lo stesso per tutte le lingue. Il codice è un campo alfanumerico diverso da zero, e non è un campo obbligatorio. Nel caso in cui il ramo non abbia un codice associato, il ramo non sarà visibile nel modulo di registrazione della piattaforma, e non sarà quindi possibile selezionarlo.
Nel campo Destinazione, definire dove posizionare la cartella. Se il nuovo ramo sarà una cartella del ramo principale, selezionare la cartella principale (la cartella in cima all'elenco). In alternativa, se il nuovo ramo sarà una sottocartella (sottoramo), selezionare la cartella dell'elenco dove posizionare il nuovo sottoramo. Premere Conferma per terminare.
Attenzione! Se si prevede di gestire l'organigramma attraverso un'integrazione (per esempio Salesforce), via API o file CSV, consigliamo di utilizzare sempre CODE (CODICE) come valore univoco in modo da disambiguare il ramo durante il processo di import. Utilizzare un codice già in uso potrebbe causare conflitti interni che il sistema non riesce ad elaborare, causando errori di importazione.
Gestire cartelle e rami
Per gestire i rami, premere l'icona cartella in alto a sinistra nella pagina Tutti gli utenti. Il pannello a scomparsa a sinistra mostrerà l'organigramma. Usare la barra di ricerca nella parte superiore del pannello per cercare rami e sottorami. Per gestire un ramo, passare il mouse sopra il nome della cartella nel pannello e premere l'icona ellipsis. Quindi, scegliere se spostare il ramo, creare un nuovo sottoramo, gestire la visibilità dei campi aggiuntivi utente, modificare, oppure eliminare il ramo.
Se un ramo è associato a una condizione di tipo Condizioni basate sul ramo che regola il popolamento di uno o più gruppi automatici, non sarà possibile cancellarlo, a meno che non si rimuova prima l'associazione con la condizione nei gruppi interessati.
Consiglio d'utilizzo: evitare di utilizzare il ramo principale (livello 0), che ha un funzionamento diverso rispetto agli altri rami (ad esempio non è possibile visualizzare gli utenti che sono SOLO nel ramo principale: in questo caso il sistema mostrerà sempre gli utenti appartenenti a tutto l'organigramma). Meglio inserire gli utenti in una struttura di rami sottostante al ramo principale, in modo che sia semplice filtrare quando si selezionano gli utenti per report e iscrizioni.
Aggiungere utenti a un ramo
Per aggiungere degli utenti a un ramo, selezionare gli utenti dall'elenco nella pagina Tutti gli utenti e premere Scegli azione in basso a destra e selezionare Rami → Aggiungi al ramo. Nel pannello a scomparsa, selezionare il ramo a cui assegnare gli utenti selezionati, e premere Conferma.
Consiglio d'utilizzo: sconsigliamo di assegnare lo stesso utente a più rami, per evitare di complicare la gestione dell'utente e la sua esperienza di utilizzo della piattaforma (es. potrebbe ricevere più notifiche per lo stesso evento). Invece di assegnare lo stesso utente a più rami, è possibile assegnarlo ad un solo ramo, ma a più gruppi.
Spostare utenti in altri rami
Per spostare degli utenti da un ramo all'altro, selezionare gli utenti da spostare nella pagina Tutti gli utenti, premere Scegli azione in basso a destra e selezionare Rami → Sposta nel ramo. Nel pannello a scomparsa, selezionare il ramo in cui spostare gli utenti selezionati e premere Conferma. Tutti gli utenti selezionati saranno rimossi dal ramo a cui erano precedentemente assegnati, e saranno spostati nel ramo di destinazione.
Consiglio d'utilizzo: dato che un utente può essere spostato da un ramo all'altro sia manualmente che tramite API o CSV, ricorda che una struttura di rami con troppi livelli è difficile da mantenere aggiornata, sopratutto se è necessario spostare i propri utenti da un ramo all'altro di frequente. Consigliamo di preparare la propria struttura di rami pensando al modo in cui si vogliono dispensare i contenuti formativi (per business unit, per ruolo, per regione geografica...), senza forzatamente replicare la struttura gerarchica aziendale. Se si verificano continui cambiamenti all'interno dell'organigramma della propria azienda, mantenere i rami ad alto livello e lavorare con i gruppi automatici tramite i campi aggiuntivi, che possono essere aggiornati dal Superadmin o dagli utenti stessi.
Rimuovere utenti da un ramo
Per rimuovere gli utenti da un ramo, selezionare gli utenti dall'elenco degli utenti della pagina Tutti gli utenti e premere Scegli azione in basso a destra e selezionare Rami → Rimuovi dal ramo. Nel pannello a scomparsa, selezionare il ramo da cui rimuovere gli utenti selezionati, e premere Conferma. Assicurarsi che tutti gli utenti selezionati appartengano allo stesso ramo. Non è possibile eliminare gli utenti dal ramo principale.