Introduzione
Gli utenti possono essere iscritti ai corsi dai Superadmin, dai Power User con i relativi permessi, oppure possono autoiscriversi.
Questo articolo descrive come i Superadmin e i Power User possono gestire le iscrizioni degli utenti alla piattaforma.
Altri articoli nella Knowledge Base offrono invece informazioni su come:
- iscrivere gli utenti a corsi e-learning
- iscrivere gli utenti ai corsi ILT (Instructor-Led Training)
- gestire le autoiscrizioni e la lista d'attesa
- iscrivere utenti ai corsi utilizzando file CSV
Gestire le iscrizioni ai corsi
Dopo aver iscritto gli utenti ad un corso, le relative iscrizioni sono visualizzate nella tab Iscrizioni del corso.
Per accedere a questa tab, connettersi come Superadmin, accedere al Menu Amministrazione cliccando sull'icona dell'ingranaggio in alto a destra, individuare la sezione E-Learning e cliccare Gestione Corsi. Cliccare sul titolo del corso e spostarsi alla scheda Iscrizioni.
È possibile personalizzare il layout della tabella al fine di mostrare solo le colonne di interesse cliccando sull’icona Gestione Colonne nella parte superiore della tabella per selezionare le colonne che si desidera visualizzare. Il layout della tabella è aggiornato in tempo reale selezionando o deselezionando le colonne elencate in questa area.
Da questa pagina è possibile eseguire diverse azioni, sia a livello di singola iscrizione che per più iscrizioni contemporaneamente. Per eseguire azioni a livello di singola iscrizione, cliccare menu ellipsis in fondo alla riga dell'utente.
È possibile eseguire le seguenti azioni:
| Statistiche utente |
Accedere alle Statistiche Utente nel corso (solo per i corsi e-learning). Selezionando questa opzione, si accede alla tab Report che mostra il Report Statistiche Corso già filtrato per l’utente selezionato. |
| Modifica iscrizione |
Questa opzione permette di modificare l’iscrizione dell’utente cambiandone lo stato (es. da in corso a completato) e gestire i campi aggiuntivi per l’iscrizione. Quando si modifica lo stato dell'iscrizione in Completato, è possibile impostare la data e l'ora di completamento dell'iscrizione e il punteggio. Solo per i corsi e-learning è anche possibile modificare il livello dell'utente nel corso (es. da studente a istruttore) e attivare una data di scadenza per l’iscrizione. |
| Iscrivi alle sessioni |
Solo per i corsi ILT/VILT. Nel pannello di destra, selezionare le caselle accanto alle sessioni a cui si desidera iscrivere l'utente, quindi premere Iscrivi. Per ulteriori informazioni, fare riferimento al capitolo Iscrivere Utenti a Più Sessioni dell'articolo Iscrivere Utenti a Corsi Instructor-Led Training (ILT) e Virtual Instructor-Led Training (VILT). |
| Reset periodo di accesso |
Solo per i corsi e-learning. Per eliminare la restrizione alla visibilità del corso e renderlo sempre visibile e accessibile. |
| Modifica stato |
Utilizzare questa opzione per modificare velocemente lo stato dell’utente nel corso (es. da in corso a completato). Alcuni stati potrebbero essere disabilitati, in base allo stato corrente dell’utente. Utilizzare quest'opzione anche per iscrivere gli utenti al corso quando si trovano in lista d’attesa. |
| Invia email |
Questa opzione permette di inviare un'email all'utente. Quando si invia un'e-mail da quest'area, comporre il messaggio nel pannello di destra. Digitare l'indirizzo e-mail del mittente, l'indirizzo e-mail di CC (se necessario), l'oggetto dell'email e comporre il messaggio e-mail utilizzando le opzioni di formattazione disponibili. Se si inseriscono video nel messaggio (sia tramite link che via HTML), ricordare che il destinatario dell'e-mail potrebbe visualizzarli in modo diverso, anche in base al proprio provider di posta elettronica. Si consiglia di eseguire alcuni test prima di inviare il messaggio ai destinatari. Sono disponibili i seguenti shortcode da inserire nel messaggio e-mail:
Se il numero di e-mail da inviare è superiore a 20, sarà avviata un'attività di background. |
| Cancella iscrizione |
Cancella l'iscrizione dell’utente al corso. Quando questa opzione è disabilitata, significa che l’utente è stato iscritto al corso in conseguenza all’iscrizione ad un piano formativo. In questo caso, l’iscrizione dell’utente non può essere annullata perché romperebbe l’integrità logica del piano formativo: cancellare l’iscrizione dell’utente al piano formativo per attivare questa opzione a livello di corso. Quando si annulla l'iscrizione di un utente ad un corso (o l'utente la annulla autonomamente) il tracciamento è comunque mantenuto, così nel caso in cui l'utente sia nuovamente iscritto al corso, possa riprenderlo da dove lo aveva interrotto. |
Dalla pagina delle iscrizioni, è possibile eseguire la stessa azione per più iscrizioni. Selezionarle utilizzando la casella accanto ai nomi utente e cliccare Scegli Azione in basso a destra della tabella delle iscrizioni per modificare rapidamente le iscrizioni, modificare lo stato degli utenti nel corso, annullare l'iscrizione degli utenti al corso, reimpostare il periodo di accesso (per i corsi e-learning), iscrivere gli utenti alle sessioni (per i corsi ILT/VILT) o inviare un'e-mail. Quando si invia un'email a più destinatari da questa pagina, sarà inviata a tutti agli utenti selezionati, indipendentemente dal loro stato. Se si selezionano utenti non attivi, l'email verrà inviata anche a loro.
Le opzioni del menu Scegli Azione potrebbero includere il link ad un sito web esterno; selezionando quest'opzione, il sito web si aprirà in una finestra pop up e sarà possibile utilizzarlo, ad esempio per confermare ad un sistema di terze parti che l’utente ha completato il corso. I link ai siti web esterni devono essere creati come campi aggiuntivi per l’iscrizione di tipo IFRAME. Fare riferimento all'articolo Creare e Gestire Campi Aggiuntivi per l'Iscrizione per ulteriori informazioni sulla creazione e la gestione dei campi aggiuntivi dell’iscrizione.
Note sulla modifica dello stato di iscrizione
Per i corsi e-learning, quando si cambia lo stato di iscrizione di un utente in Utenti in Attesa, Iscrizione da Confermare o Iscritto, e si è definito un numero di giorni di validità per il corso nella tab Tempistiche delle proprietà del corso, e si seleziona l'opzione Inizia il calcolo dalla data di iscrizione:
Quando non è stata impostata una data di fine validità per l'iscrizione la piattaforma calcolerà la data di inizio e fine iscrizione come segue:
- Inizio della validità dell'iscrizione: data e ora della modifica dello stato.
- Data di fine validità dell'iscrizione: data e ora della modifica dello stato più il numero di giorni di validità impostato nella tab Tempistiche.
Gestire le iscrizioni alle sessioni
Una volta iscritti gli utenti alle sessioni come descritto nell'articolo Iscrivere Utenti a Corsi Instructor-Led Training (ILT) e Virtual Instructor-Led Training (VILT), le iscrizioni sono visualizzate nella tab Iscrizioni e Valutazioni.
Accedere alla la tab cliccando sulla descrizione del corso dall'area Gestione Corsi, spostandosi alla tab Sessioni, e selezionando una sessione cliccando sul titolo. Spostarsi alla tab Iscrizioni e Valutazioni.
Cliccare sul menu ellipsis in fondo alla riga dell'iscrizione per gestirle utilizzando le seguenti opzioni:
- Modifica iscrizione: Selezionando questa opzione, si aprirà un pannello a destra. Nella sezione DettagliIscrizione è possibile modificare lo stato di iscrizione dell'utente. Cliccare su Conferma per salvare le modifiche.
- Modifica stato:Questa opzione permette di modificare lo stato dell’utente (per esempio da In Corso a Completato). Alcuni stati potrebbero essere disabilitati in base allo stato correntemente assegnato all’utente. Questa opzione è utilizzata anche per iscrivere gli utenti alla sessione, dalla lista di attesa.
- Valuta: Questa opzione è disponibile solo se il metodo di valutazione / completamento della sessione è di tipo In Base alla Valutazione. Nel pannello di destra, selezionare se l’utente ha superato la sessione (e quindi tutti gli eventi che la compongono), se non l’ha superata, oppure scegliere l’opzione Non definito quando la valutazione non è necessaria, o sarà effettuata in futuro. Definire quindi la data di completamento per ufficializzare il completamento della sessione. Utilizzare il campoPunteggioper assegnare un punteggio all’utente. Se necessario, allegare un file (ad esempio, un certificato). Selezionare l’opzione Contrassegna l'utente come presente a tutti gli eventi della sessione per contrassegnare la presenza dell’utente a tutti gli eventi inclusi nella sessione, invece di farlo singolarmente per ogni evento, nella tab Frequenza. Infine, utilizzare il campo Valutazione delle Performance di Apprendimento per aggiungere commenti alla valutazione. Gli istruttori non possono valutare se stessi, e non possono essere valutati dai Superadmin.
- Invia email: Questa opzione permette di contattare l’utente via email. Quando si invia un’email da questa area, si aprirà un pannello dedicato alla composizione del messaggio. Oltre al destinatario dell’email e al testo del messaggio, è possibile utilizzare gli shortcode visualizzati nell’area Messaggio. Se il numero di e-mail da inviare è superiore a 20, sarà avviata un'attività di background.
- Cancella iscrizione: Questa opzione permette di cancellare l’iscrizione dell’utente al corso.
Dalla tab Iscrizioni e Valutazioni è possibile effettuare la stessa azione per più utenti. Selezionarli con la casella vicino agli username e cliccare Scegli Azione in basso a destra per modificare le iscrizioni, modificare velocemente lo stato degli utenti nella sessione, valutarli, cancellare le loro iscrizioni ai corsi, o inviare un’email. Quando si invia un’email a più utenti da questa pagina, sarà inviata a tutti gli utenti selezionati, indipendentemente dal loro stato. Se sono stati selezionati utenti non attivi, anche loro riceveranno l’email.
Importare iscrizioni da un altro corso
È possibile importare le iscrizioni daun corso all'altro. Accedere al corso dallapagina Gestione Corsi e cliccare Gestione Iscrizioni in alto a destra, quindi selezionare Importa Utenti da un Corso.
Nel pannello di destra, selezionare il corso da cui si desiderano importare le iscrizione, o cercarlo utilizzando l'area ricerca dedicata. Definire se importare tutti gli utenti indipendentemente dal loro livello e stato, oppure selezionare uno o più livelli e stati da importare. Se necessario, definire il periodo di validità delle iscrizioni utilizzando le date dei campi Attivo da e Attivo fino a. Il periodo di validità delle iscrizioni del corso di partenza è sempre sovrascritto. Se non si definisce un periodo di validità delle iscrizioni durante l'import, le iscrizioni importate non avranno un periodo di validità. Premere Avanti per rivedere la selezione e confermarla con Invia.
Aggiungere istruttori ai corsi
Gli istruttori sono un elemento importante dei corsi, indipendentemente che si tratti di corsi e-learning, ILT o VILT. Consigliamo di associare almeno un istruttore ad ogni corso, in modo da sollevare il Superadmin da parte del lavoro. È possibile assegnare gli istruttori ai corsi in diversi modi, anche in base al tipo di corso.
Per i corsi e-learning, quando si iscrivono uno o più utenti al corso, definire il loro livello come Istruttore nel pannello a scomparsa. Opzionalmente, accedere alla tab Iscrizioni e identificare l’utente che si desidera definire come istruttore. Nella riga dell’utente, cliccare il menu ellipsis, quindi selezionare Modifica Iscrizione. Nel menu a tendina Livello, selezionare Istruttore e premere Conferma per completare l’azione.
Quando si iscrivono gli utenti ai corsi utilizzanfo file CSV, creare la colonna Level e defirne il valore a Instructor per tutti gli utenti che saranno identificati come istruttori.
Attenzione! Gli istruttori dei corsi e-learning sono conteggiati come utenti iscritti.
Quando si assegnano gli istruttori ai corsi ILT, gli istruttori sono assegnati all’evento o alla sessione senza che sia necessario iscriverli. È possibile associare gli istruttori ad una sessione o ad un evento:
- Istruttore di sessione. Assegnando un istruttore ad una sessione, sarà automaticamente assegnato a tutti gli eventi inclusi nella sessione, per cui potrà anche gestire le presenze. Se l’opzione di Completamento della Sessione è definito come In Base alla Valutazione, potrà anche definire se i partecipanti hanno passato o meno la sessione. L’istruttore potrà creare e aggiornare i materiali didattici del corso. Per assegnare uno o più istruttori ad una sessione, al momento della creazione o della modifica dell’utente, identificarli nel campo Istruttori Sessione.
- Istruttore di evento. Assegnando un istruttore ad un solo evento di una sessione, potrà gestire le presenze degli studenti solo per l’evento a lui assegnato e non avrà controllo sugli altri eventi della sessione. Gli istruttori degli eventi non possono caricare e gestire i materiali didattici del corso. Per assegnare uno o più istruttori all’evento, al momento della creazione o della modifica dell’evento, spostarsi alla tab Dettagli, quindi all’area Istruttori Evento.
Campi aggiuntivi per l'iscrizione
I campi aggiuntivi per l'iscrizione sono informazioni aggiuntive richieste agli studenti al momento dell'iscrizione a un corso al fine di raccogliere dati. I campi aggiuntivi per l'iscrizione possono variare in base al contesto del processo di iscrizione. Maggiori dettagli sui campi aggiuntivi per l'iscrizione.
Iscrizioni e liste d'attesa
Dopo l'iscrizione ad un corso o ad una sessione, gli utenti potrebbero trovarsi nella relativa lista d'attesa. Maggiori informazioni sulle liste di attesa.