Introduzione

La tua piattaforma offre diversi modi per iscrivere gli utenti a corsi E-Learning, Webinar e ILT- Formazione d'Aula. Questo articolo ha lo scopo di elencare tutti i metodi disponibili. Gli utenti possono essere iscritti ad un corso già dal momento della sua creazione, ma consigliamo di iscriverli solo dopo aver completato la configurazione del corso e caricato il materiale didattico.

Iscrivere Più Utenti ad Uno o Più Corsi

Per iscrivere più utenti ad uno o più corsi, selezionare uno o più corsi utilizzando la checkbox nella riga del corso. Dopo aver selezionato almeno un corso nella tabella, il pulsante Scegli Azione sarà visibile in fondo alla tabella della Gestione Corsi. Selezionare Iscrivi Utenti. Nel pannello che si aprirà, selezionare gli utenti da iscrivere selezionando le checkbox vicino ai nomi.  E’ possibile selezionare gruppi di utenti o rami dell’organigramma, utilizzando le tab corrispondenti. 

Quando si iscrivono gli utenti di un ramo ai corsi, nel caso in cui il ramo abbia dei discendenti, gli utenti assegnati ai discendenti del ramo non saranno iscritti ai corsi a meno che non si selezionino i rami discendenti. Solo gli utenti assegnati al ramo principale saranno iscritti ai corsi. Inoltre, per evitare iscrizioni di numeri elevati di utenti, non è permesso selezionare il ramo principale. Nel caso in cui sia necessario iscrivere tutti gli utenti della piattaforma ai corsi selezionati, utilizzare la funzionalità Seleziona Tutto nella tab Utenti.

A selezione ultimata, premere Avanti. Selezionare quindi i corsi a cui si desidera iscrivere gli utenti selezionati utilizzando le checkbox delle righe corrispondenti, e premere Avanti.

Se si seleziona un corso in aula o un webinar, è necessario indicare la sessione a cui iscrivere gli utenti selezionati. Premere la freccia nella riga del corso, e selezionare se si desidera iscrivere gli utenti al corso o ad una sessione. Quando gli utenti sono iscritti ad un webinar o ad un corso in aula senza che sia selezionata una sessione, dovranno selezionare una sessione autonomamente quando accederanno alla pagina principale del corso.

Attenzione: solo i Superadmin e i Power User possono iscrivere uno studente a più di una sessione dello stesso corso. Gli utenti possono autoiscriversi soltanto ad una singola sessione di un corso. Quando uno studente è iscritto a più di una sessione dello stesso corso, al completamento di una sessione del corso lo stato dell'iscrizione dello studente verrà aggiornato a Completato.

Scegliere infine il livello degli utenti iscritti: Studente, Tutor o Istruttore e definire se disporranno di un periodo per completare l'iscrizione attivando la relativa opzione e definendo le date di inizio e di fine. Premere Avanti per selezionare le notifiche che gli utenti riceveranno al momento dell'iscrizione. Questa area elenca tutte le notifiche di tipo Riassunto: l'utente si è iscritto a un corso definite in piattaforma. Premere Conferma per finalizzare le iscrizioni.

Se il numero di iscrizioni è superiore a 20, sarà avviata un'attività di background. Ricorda che una iscrizione è la combinazione di un utente ed un corso, quindi selezionare 3 corsi e 2 utenti genera 6 iscrizioni.

Iscrivere Più Utenti ad Un Corso

Per iscrivere più utenti ad un solo corso, accedere alla pagina di Gestione dei Corsi e identificare il corso di interesse nell’elenco. Cliccare sulla descrizione del corso e spostarsi alla tab Iscrizioni o cliccare l’icona utenti per accedere direttamente alla tab. Premere Gestione Iscrizioni in alto a destra e selezionare Iscrivi Utenti.

Nel pannello a scomparsa, spostarsi alla tab Utenti e selezionare gli utenti che si desidera iscrivere al corso. Selezionare il check box della riga dell’utente per selezionarlo. E’ possibile iscrivere gruppi o rami dell’organigramma utilizzando le tab corrispondenti.

Quando si iscrivono gli utenti di un ramo al corso, nel caso in cui il ramo abbia dei discendenti, gli utenti assegnati ai discendenti del ramo non saranno iscritti al corso a meno che non si selezionino i rami discendenti. Solo gli utenti assegnati al ramo principale saranno iscritti al corso. Inoltre, per evitare iscrizioni di numeri elevati di utenti, non è permesso selezionare il ramo principale. Nel caso in cui sia necessario iscrivere tutti gli utenti della piattaforma al corso, utilizzare la funzionalità Seleziona Tutto nella tab Utenti.

Premere Avanti. Assegnare infine un livello nel corso agli utenti iscritti: Studente, Tutor o Istruttore.

Infine, decidere se impostare una data di scadenza per l’iscrizione degli utenti. Se si definisce un periodo per l’iscrizione al corso (utilizzando i selettori Attivo da e Attivo fino a), l’utente avrà visibilità sul corso solo durante il periodo selezionato. Al termine del periodo, gli utenti continueranno a vedere il corso in piattaforma, ma non potranno più accedervi e la card del corso visualizzerà l’icona lucchetto. Lasciare questa opzione non valorizzata per per permettere agli utenti di accedere sempre al corso.

Se definito in piattaforma, completare i campi aggiuntivi per l’iscrizione e premere Conferma per completare la procedura.

Livelli di Iscrizione degli Utenti ai Corsi

Per definire il livello utente (studenti, tutor o istruttori) all'interno del corso, fare riferimento a questa tabella, che illustra quali sono i permessi di ogni livello utente.

Gestire la Pagina delle Iscrizioni dei Corsi E-Learning

Dopo aver iscritto gli utenti ad un corso E-Learning, gli utenti selezionati saranno visualizzati nella tab Iscrizioni del corso. Puoi personalizzare il layout della tabella al fine di mostrare solo le colonne di tuo interesse. Cliccare sull’icona Gestione Colonne nella parte superiore della tabella per selezionare le colonne che si desidera visualizzare. Il layout della tabella è aggiornato in tempo reale selezionando o deselezionando le colonne elencate in questa area.

Da questa pagina è possibile eseguire diverse azioni, per uno o più utenti. Per lavorare a livello di utente, cliccare sull’icona ellipsis in fondo alla riga per visualizzare le seguenti azioni:

• Accedere le Statistiche Utente nel corso. Selezionando questa opzione, si accederà alla tab Report che mostrerà il Report Statistiche Corso già filtrato per l’utente selezionato.
• Modifica Iscrizione: questa opzione permette di modificare l’iscrizione dell’utente cambiando il livello nel corso (es. da studente a istruttore), lo stato dell’iscrizione (es. da in corso a completato), attivare una data di scadenza per l’iscrizione e gestire i campi aggiuntivi per l’iscrizione.
• Utilizzare l’opzione Reset Periodo di Accesso per eliminare la restrizione alla visibilità del corso e renderlo sempre visibile e accessibile.
• Modifica Stato in: utilizzare questa opzione per modificare lo stato dell’utente del corso in modo rapido (es. da in corso a completato). Alcuni stati potrebbero essere disabilitati, in base allo stato attuale dell’utente. Utilizzare questa opzione anche per iscrivere gli utenti al corso quando si trovano in lista d’attesa. 
• Invia Email. Questa opzione permette di inviare un'email all'utente. Quando si invia un’email ai clienti da quest’area, i seguenti shortcode possono essere inseriti nell’email: [username] = nome utente; [first_name] = nome dell’utente (se impostato); [last_name] = cognome dell’utente (se impostato); [email] = indirizzo email dell’utente (se impostato); [course_code] = codice del corso (se impostato); [course_name] = titolo del corso; [course_description] = descrizione del corso; [course_link] = link che punta direttamente al corso.
• Cancellare l’Iscrizione dell’utente al corso. Quando questa opzione è disabilitata, significa che l’utente è stato iscritto al corso in coseguenza all’iscrizione ad un piano formativo. In questo caso, l’iscrizione dell’utente non può essere cancellata perché romperebbe l’integrità logica del piano formativo: cancellare l’iscrizione dell’utente al piano formativo per attivare questa opzione a livello di corso. Quando l’iscrizione di un utente è cancellata, il traking è comunque mantenuto in piattaforma.

Selezionando più utenti, è possibile utilizzare il menu a tendina Scegli un’Azione in basso a destra della pagina per modificare tutte le iscrizioni selezionate contemporaneamente (con le stesse opzioni disponibili per un singolo utente), modificare lo stato dell’utente nel corso, eseguire il reset del periodo di accesso al corso o cancellare l’iscrizione al corso, o inviare un’email agli utenti. Se si invia un’email a più destinatari da questa pagina, sarà inviata a tutti gli utenti, indipendentemente dal loro stato in piattaforma. Se sono stati selezionati utenti non attivi, anche loro riceveranno l’email. 

Quando si invia un’email ai clienti da quest’area, i seguenti shortcode possono essere inseriti nell’email: [username] = nome utente; [first_name] = nome dell’utente (se impostato); [last_name] = cognome dell’utente (se impostato); [email] = indirizzo email dell’utente (se impostato); [course_code] = codice del corso (se impostato); [course_name] = titolo del corso; [course_description] = descrizione del corso; [course_link] = link che punta direttamente al corso.

Le opzioni del menu a tendina Scegli un’Azione potrebbero includere il link ad un sito web esterno; selezionando questa opzione, il sito web si aprirà in una finestra pop up e sarà possible utilizzarlo, ad esempio per confermare ad un sistema di terze parti che l’utente ha completato il corso. I link ai siti web esterni devono essere creati come campi aggiuntivi per l’iscrizione di tipo IFRAME. Fare riferimento al capitolo Aggiungere Campi Aggiuntivi all’Iscrizione di questo articolo per ulteriori informazioni sulla creazione e la gestione dei campi aggiuntivi dell’iscrizione.

E’ inoltre possibile importare gli utenti iscritti ad un altro corso. Premere Gestione Iscrizioni in alto a destra e selezionare Importa Utenti da un Corso. Nel pannello di destra, selezionare uno dei corsi disponibili, o cercarlo utilizzando la ricerca dedicata.

Selezionare quali ruoli e stati utente si desidera copiare, e se includere anche le date di scadenza delle iscrizioni. Premere Avanti per visualizzare un riepilogo delle opzioni selezionate, e quindi Submit per confermare la copia delle iscrizioni.

Ulteriori informazioni sull’iscrizione degli utenti alle sessioni dei corsi in aula.

Maggiori informazioni sulla gestione delle iscrizioni nei webinar. 

Iscrivere gli Utenti a Corsi o Sessioni via CSV

È possibile iscrivere gli utenti ai corsi (e-learning, webinar o ILT-corsi in aula) o a sessioni dei corsi attraverso file CSV. Iniziare entrando nella pagina Gestione Corso se si vogliono iscrivere degli utenti a più corsi, oppure nella tab Iscrizioni di un corso specifico o di una sessione di un corso. Una volta raggiunto il pannello in alto alla pagina, il processo di caricamento del CSV e di mappatura dei dati è lo stesso. Per iniziare il processo per:

• Più Corsi, accedere alla pagina Gestione Corsi, quindi premere il pulsante CSV in alto a destra e selezionare Gestisci le Iscrizioni via CSV.
• Un Corso, identificare il corso di interesse nell’elenco della pagina Gestione Corso, quindi selezionare l’elemento nella colonna Iscrizioni nella riga del corso. Nella pagina successiva, selezionare Gestisci le Iscrizioni via CSV nella parte superiore della pagina.
• Sessione Webinar o Corsi in Aula, identificare il corso di interesse nell’elenco della pagina principale Gestione Corsi, cliccare sulla descrizione e per accedere all'area del corso, quindi spostarsi alla tab Sessioni e Iscrizioni. Cliccare Gestisci le Iscrizioni via CSV nella parte superiore della pagina.

Una volta completata una di queste azioni, si aprirà sulla destra della pagina il pannello a scomparsa Gestione Iscrizioni da CSV. Per un corretto caricamento del file, è necessario creare il file CSV rispettando gli standard. Per visualizzare un esempio di file CSV formattato correttamente, premere Scarica il file CSV di esempio. Il formato delle date incluse nel file yyyy-mm-dd, ma potrebbe essere visualizzato diversamente in base al programma utilizzato per aprire il file CSV di esempio.

Dopo aver configurato correttamente il file, trascinarlo nell’area di caricamento del pannello a scomparsa o selezionare l'area di caricamento per cercarlo sul proprio dispositivo. La dimensione massima del file CSV che si può importare in piattaforma per un caricamento utente è 3MB.

Dopo il caricamento, premere Configurazione Avanzata: il sistema è configurato per identificare automaticamente il Separatore, necessario per organizzare le informazioni in colonne. Le informazioni possono essere separate da virgole, punto e virgola, o manualmente, in base alle esigenze.

Definire se la prima riga è considerata Intestazione (solo se rispecchia la formattazione del file CSV), e selezionare il Charset del File dal menu a tendina. Il charset consigliato è UTF-8, che è uno standard. Ricordarsi di utilizzare le virgolette per delimitare il contenuto del testo. Premere Conferma per caricare il file .CSV.

Il sistema elaborerà il file CSV e reindirizzerà nella pagina di importazione. Nella sezione Profili è possibile selezionare un profilo predefinito dal menu a tendina per associare una precedente configurazione di mappatura a questa importazione CSV. Premere Sovrascrivi la Configurazione Attuale per salvare le modifiche apportate alla configurazione attuale. È inoltre possibile mappare le colonne dei campi LMS (ulteriori informazioni in seguito) e salvare la configurazione premendo Salva come Nuova Configurazione. Nella finestra pop up, definire il nome della nuova configurazione, e premere Salva.

La sezione Anteprima mostrerà l’anteprima del file CSV come letto dal sistema; vengono mostrate soltanto alcune righe del file come guida. Trascinare i campi della sezione Campi Docebo a sinistra e creare delle corrispondenze con i nomi delle colonne del file CSV. Per le iscrizioni è possibile importare i seguenti campi via CSV: Username, Course ID, Session ID, Active From, Active Until, Level e altri campi aggiuntivi per i corsi o le iscrizioni.

Dopo aver creato le associazioni per tutte le colonne, controllare le informazioni nella pagina di importazione e premere Importa in fondo alla pagina. Confermare le informazioni nella finestra pop up che sarà visualizzata e premere Iscrivi Utenti.

Nota Importante: il numero massimo di iscrizioni a un corso o una sessione, se impostato, viene rispettato durante l’importazione, e verranno quindi importati gli utenti nel file CSV fino al raggiungimento del numero massimo di iscrizioni. Una volta raggiunto il numero massimo di utenti consentiti, gli utenti in più verranno messi in lista d’attesa, se abilitata per quel corso o quella sessione.

Attenzione: l’importazione è una procedura di background. In caso di errori, sarà creato un file con gli errori e sarà possibile scaricarlo. Per trovare questo file, accedere al Menu Amministrazione e selezionare Attività di Background. Individuare l’attività nell’elenco per scaricare il file.

Tutti gli utenti iscritti al corso o ai corsi saranno visualizzati nell’elenco di utenti nella tab Iscrizioni del corso o della sessione, dove è possibile modificare le iscrizioni degli utenti, se necessario.

Aggiungere Istruttori ai Corsi

Gli istruttori sono un elemento importante di qualsiasi corso, che si tratti di corsi e-learning, webinar o in aula. Consigliamo di associare almeno un istruttore ad ogni corso, in modo da sollevare il Superadmin da parte del proprio lavoro. È possibile assegnare gli istruttori ai corsi in diversi modi, anche in base al tipo di corso.

Per i corsi e-learning, quando si iscrivono uno o più utenti al corso, definire il loro livello come Istruttore nel pannello a scomparsa. Opzionalmente, accedere alla tab Iscrizioni, e identificare l’utente che si desidera definire come istruttore. Nella riga dell’utente, cliccare il menu ellipsis, quindi selezionare Modifica Iscrizione. Nel menu a tendina Livello, selezionare Istruttore e premere Conferma per completare l’azione.

Quando si iscrivono gli utenti ai corsi via CSV, creare la colonna Level quindi assicurarsi che ogni utente che deve essere un istruttore abbia il livello Instructor.

Gli istruttori dei corsi e-learning sono conteggiati come utenti iscritti.

Quando si assegnano gli istruttori ai corsi ILT, gli istruttori sono assegnati all’evento o alla sessione senza che sia necessario iscriverli. È possibile associare gli istruttori ad una sessione o ad un evento:

• Istruttore di Sessione. Assegnando un istruttore ad una sessione, sarà automaticamente assegnato a tutti gli eventi inclusi nella sessione, per cui potrà anche gestire le presenze. Se l’opzione di Completamento della Sessione è definito come In Base alla Valutazione, potrà anche definire se i partecipanti hanno passato o meno la sessione. L’istruttore potrà creare e aggiornare i materiali didattici del corso. Per assegnare uno o più istruttori ad una sessione, al momento della creazione o della modifica dell’utente, identificarli nel campo Istruttori Sessione.
• Istruttore di Evento. Assegnando un istruttore ad un solo evento di una sessione, potrà gestire le presenze degli studenti solo per l’evento a lui assegnato e non avrà controllo sugli altri eventi della sessione. Gli istruttori degli eventi non possono caricare e gestire i materiali didattici del corso. Per assegnare uno o più istruttori all’evento, al momento della creazione o della modifica dell’evento, spostarsi alla tab Dettagli, quindi all’area Istruttori Evento.

Assegnare gli Istruttori delle Sessioni via CSV

Per assegnare degli istruttori ai corsi attraverso file CSV, dalla pagina Gestione Corsi identificare il corso ILT per il quale si desidera importare le sessioni via CSV, cliccare sulla descrizione e, una volta nell’area del corso, spostarsi alla tab Sessioni. Da qui, cliccare il pulsante più e selezionare l’opzione Assegnare Istruttori alla Sessione via CSV.

Nel pannello Importa Istruttori ILT, trascinare il file CSV nella sezione di caricamento o premere Sfoglia per caricare il file dal proprio dispositivo.

Per un corretto caricamento, è importante che il file CSV sia formattato correttamente. Ulteriori informazioni sui valori accettati per i campi relativi agli istruttori.

Premere Scarica il file CSV di esempio per scaricare un esempio di formattazione corretta. La dimensione massima consentita per il file CSV importabili in piattaforma è di 3 MB.

Dopo il caricamento, premere Configurazione Avanzata. Il sistema è configurato per identificare automaticamente il Separatore, necessario per organizzare le informazioni in colonne. Le informazioni possono essere separate da virgola, punto e virgola, o manualmente, in base alle esigenze.

Definire se la prima riga è considerata Intestazione (solo se presente nel file CSV), e selezionare il Charset del File dal menu a tendina. Il charset consigliato è UTF-8, che è uno standard. Ricordarsi di utilizzare le virgolette per delimitare il contenuto del testo. Premere Conferma per caricare il file CSV.

Il sistema elaborerà il file CSV, e aprirà la pagina per la mappatura dei campi inclusi nel file CSV con i campi disponibili in Docebo.

Al termine della mappatura, controllare le informazioni. Prima di procedere, decidere se salvare la mappatura corrente come un preset, in modo che possa essere utilizzata anche per gli import futuri. Per procedere in questa direzione, nell’area Preset del pannello di sinistra, premere Salva come nuova configurazione. Nel pop-up, definire un nome per il preset e premere Salva. Una volta creato il preset, non è possibile cancellarlo, ma è possibile sovrascriverlo cliccando Sovrascrivi la configurazione attuale.

Premere quindi Importa in fondo alla pagina. Il pulsante Importa è attivo solo quando tutti i campi obbligatori  (Session ID e Instructor ID) sono stati mappati.  Leggere le informazioni nella finestra pop-up e premere Importa Istruttori ILT.

L’import avviene in background. In caso di errori, sarà reso disponibile un file di log nella sezione Attività di Background della piattaforma, accessibile dal Menu Amministrazione.

I Power User possono assegnare istruttori solo ai corsi a loro assegnati.

Aggiungere Campi Aggiuntivi per l'Iscrizione

I campi aggiuntivi per l'iscrizione sono campi aggiuntivi richiesti al momento dell'iscrizione (ad esempio, il motivo dell'iscrizione) e compilati dagli utenti quando si auto-iscrivono ai corsi dai cataloghi, o dai Superadmin o Power User (con i relativi permessi) quando iscrivono gli utenti ai corsi. In base alla configurazione, i campi aggiuntivi per l'iscrizione possono essere obbligatori.

Per creare un campo aggiuntivo per l'iscrizione, accedere alla pagina di Gestione Corsi, quindi spostarsi alla tab Campi Aggiuntivi per l'Iscrizione. Selezionare il tipo di campo aggiuntivo che si desidera creare dal menu a tendina e premere Crea.  Nella finestra pop-up, selezionare la lingua del nome del campo, e definire il nome del campo (il nome con cui il campo aggiuntivo per l'iscrizione sarà presentato agli utenti) nella finestra di testo dedicata. Definire se il campo aggiuntivo è richiesto per tutti i corsi o solo per categorie specifiche di corsi. Nel secondo caso, selezionate la categoria dal menu a tendina dedicato.

Definire se il campo è obbligatorio e visibile agli utenti. Se si tratta di un campo obbligatorio, l'utente, o il Superadmin/Power User, dovrà compilare il campo aggiuntivo per l'iscrizione al momento dell'iscrizione al corso. Se il campo è obbligatorio ma non visibile agli utenti, il Superadmin (o il Power User con i relativi permessi) dovrà compilare il campo quando iscrive gli utenti ai corsi, in quando gli utenti non potranno farlo da soli. Anche in questa situazione, gli utenti potranno autoiscriversi ai corsi. Quando si creano campi aggiuntivi per l'iscrizione di tipo iframe, ricordare che sono utilizzati per aprire siti web esteri nella pagina di iscrizione al corso, e non durante la procedura di iscrizione. Premere Salva le Modifiche per completare la procedura di creazione.

I campi aggiuntivi per l'iscrizione a tendina richiedono l'ID interno del valore che si inserisce nell'elemento della lista, e non il valore stesso. L'ID può essere recuperato tramite API.

Il nuovo campo sarà visualizzato nella tab Campi Aggiuntivi per l'Iscrizione. E' possibile modificare il campo premendo l'icona carta e penna o cancellare il campo con l'icona X nella riga del campo.

Una volta creato il campo aggiuntivo per l'iscrizione, in base alla sua configurazione, gli utenti saranno invitati a completarlo quando si autoiscrivono ai corsi dai cataloghi e/o i Superadmin (o i Power User con i permessi di iscrizione ai corsi) dovranno completarlo quando iscrivono gli utenti ai corsi. I campi aggiuntivi per l'iscrizione non sono richiesti quando gli utenti si iscrivono o sono iscritti ai corsi dai piani formativi, o quando sono automaticamente iscritti ai corsi in base alle regole definite dall'app Regole di Iscrizione.

E' possibile creare fino a 50 campi aggiuntivi per l'iscrizione in piattaforma.

Creare un Campo Aggiuntivo Iframe

Per creare un campo aggiuntivo di tipo Iframe, selezionare l'opzione Iframe dal menu a tendina Tipo di Campo al momento della creazione del campo aggiuntivo. Inserire il nome del campo, l'URL dell'Iframe, l'altezza dell'Iframe, il salt secret e il client Oauth2.

L'URL e l'altezza dell'Iframe sono gli unici campi obbligatori, ma consigliamo di compilare tutti i campi per una configurazione corretta. Configurare le opzioni del campo e premere Conferma.

Alcune fonti di contenuto esterno potrebbero disporre di meccanismi di sicurezza. In questo caso, si richiede di utilizzare un client OAuth già configurato in precedenza. Fare clic sul pulsante Configurazione per aggiungere il Salt Secret per l'Iframe e ripeterlo. Quindi, se necessario, selezionare l'OAuth Client dal menu a tendina. Fornendo il salt secret, si aggiunge un checksum ai dati, assicurando così che le credenziali per l'accesso siano conservate in modo sicuro. Se non si aggiunge il salt secret, il contenuto dell'Iframe verrà lanciato dalla propria piattaforma senza che parametri aggiuntivi vengano richiesti dal fornitore del contenuto. Ulteriori informazioni sui salt secret.

I campi aggiuntivi di tipo Iframe non possono essere configurati come obbligatori.

Iscrizioni e Liste d'Attesa

Dopo l'iscrizione ad un corso o ad una sessione, gli utenti potrebbero trovarsi nella relativa lista d'attesa.