Iscrivere utenti ai piani formativi

Disclaimer: Alcuni dei contenuti di questo articolo mostrano delle funzionalità che saranno rilasciate pubblicamente per tutti i clienti nel mese di aprile 2025. Nel caso in cui si notino differenze tra quanto descritto in questo articolo e la propria piattaforma, controllare nuovamente dopo il rilascio pubblico. Maggiori informazioni sul ciclo di rilascio.

Introduzione

Gli studenti possono essere iscritti ai piani formativi dai Superadmin, dai Power User con i relativi permessi, oppure possono auto-iscriversi dai cataloghi.

Questo articolo spiega come i Superadmin e i Power User possono iscrivere gli utenti ai piani formativi, sia singolarmente che massivamente, sia dall'interfaccia utente che utilizzando file CSV. I Power User possono iscrivere gli utenti solo ai piani formativi assegnati loro come risorse.

Requisiti e limitazioni

La dimensione dei file CSV utilizzati per iscrivere o annullare l'iscrizione degli utenti ai piani formativi non devono superare i 3 MB.
La procedura per iscrivere gli utenti tramite CSV non è ha lo scopo di gestire lo stato delle iscrizioni. Per questo motivo, quando si iscrivono utenti tramite file CSV, lo stato di iscrizione al piano formativo dell'utente è sempre iscritto.

Iscrivere utenti a un piano formativo

Per iscrivere degli studenti a un piano formativo, spostarsi alla scheda Iscrizioni del piano. Se non ci sono ancora utenti iscritti, cliccare Iscrivi utenti e selezionare utenti individuali, rami o gruppi dal pannello Iscrivi utenti. Quando si iscrivono gli utenti di uno o più rami, se l'organigramma ha più di 1.000 rami, si disporrà di un campo di testo e non un elenco, per una selezione più semplice.

Cliccare Avanti e, se necessario, impostare un periodo di validità dell'iscrizione selezionando l'opzione Abilita il periodo di validità dell'iscrizione e definendo un intervallo di tempo.

Se si imposta un periodo di validità dell'iscrizione per il piano formativo, gli studenti potranno accedere al piano per un periodo limitato. Una volta raggiunta la data di scadenza, l'iscrizione scade, e lo studente non potrà più accedere al piano formativo. Il periodo di validità dell'iscrizione si applica a tutti i corsi inclusi nel piano. Se un corso fa parte di più piani formativi e l'iscrizione di un utente scade in un piano, l'utente perderà l'accesso al corso solo in quel piano, ma potrà ancora accedervi in altri piani con periodi di iscrizione diversi.

Se l'opzione Show the Enrollment attributes section (Mostra la sezione Attributi di iscrizione) è attiva nel menu delle impostazioni avanzate della piattaforma, la scheda Informazioni aggiuntive del pannello Iscrivi utenti visualizza anche la sezione Attributi di iscrizione, che consente di configurare la priorità di iscrizione per chiarire l'importanza del piano formativo o per gli studenti, indicando se è obbligatorio, richiesto, consigliato o facoltativo.

Cliccare Conferma per finalizzare le iscrizioni.

In alternativa, è possibile iscrivere gli utenti cliccando sul pulsante più in alto a destra e selezionando l'opzione Iscrivi utenti. Seguire la procedura descritta in precedenza.

Tutti gli utenti iscritti al piano formativo sono elencati nella scheda Iscrizioni. È possibile personalizzare il layout della tabella e mostrare solo alcune colonne cliccando Colonne e selezionando le colonne (fino a nove) da includere nella tabella. Usare il comando (Change position) Cambia posizione per trascinare e rilasciare le colonne nell'elenco, ordinandole secondo le proprie esigenze. Utilizzare l'area di ricerca per cercare gli utenti o filtrarli cliccando Filtri e selezionando quelli pertinenti. I filtri sono applicati in tempo reale.

Cliccare sul menu ellipsis alla fine della riga dell'utente per:

Modificare, utilizzare questa opzione per:
- modificare il periodo di validità dell'iscrizione dell'utente, abilitandolo, disabilitandolo o modificandolo. Quando si modifica l'iscrizione lasciando vuota la data di inizio validità, sia la data di inizio che quella di fine validità saranno sovrascritte in base alla configurazione dell'opzione Periodo di validità dell'iscrizione nella sezione Tempistiche della scheda Proprietà del piano formativo, come se fosse stato eseguito il reset. Per maggiori dettagli, vedere la descrizione dell'opzione Eseguire il reset della validità dell'iscrizione.
- modificare la priorità di iscrizione, che avrà effetto su tutti i corsi del piano formativo.
Eseguire il reset della validità dell'iscrizione: ripristina il periodo di validità dell'iscrizione corrente in base alla configurazione dell'opzione Periodo di validità dell'iscrizione nella sezione Tempistiche della scheda Proprietà del piano formativo. Se non sono stati impostati i giorni di validità, il periodo di validità dell'iscrizione sarà azzerato. Se sono stati configurati i giorni di validità, il periodo di validità dell'iscrizione sarà reimpostato in base al periodo configurato:
- Se si seleziona l'opzione Inizia il calcolo dal primo accesso degli studenti a qualsiasi corso nel piano formativo, il periodo di validità dell'iscrizione è ricalcolato in base al primo accesso più vecchio dello studente tra i corsi che compongono il piano.
- Se si seleziona l'opzione Inizia il calcolo da quando gli studenti sono iscritti al piano formativo, il periodo di validità dell'iscrizione è ricalcolato in base alla data di iscrizione dello studente.
Annullare l'iscrizione dell'utente al piano formativo. Nella finestra pop-up, impostare se si desidera annullare l'iscrizione dell'utente anche dai corsi inclusi nel piano. Ricorda che l'iscrizione degli utenti non sarà annullata per i corsi condivisi con altri piani formativi. Selezionando questa opzione, è possibile scegliere se mantenere l'utente iscritto ai corsi completati e/o in corso. Cliccare Annulla iscrizione per completare l'azione. In base al numero di iscrizioni annullate, potrebbe partire un'attività di background. Quando si annulla un'iscrizione, non sarà eseguito il reset del tracciamento dei materiali didattici inclusi nei corso. Se l'utente viene iscritto nuovamente al corso, lo stato di completamento dei materiali didattici sarà ripristinato.

È possibile eseguire le stesse azioni per più utenti alla volta, selezionandoli con le caselle all'inizio delle righe e cliccando Scegli azione in fondo alla tabella quindi una delle azioni appena descritte.

Attenzione! L'iscrizione degli utenti a un piano formativo non tiene in considerazione le seguenti opzioni definite nelle Proprietà del corso (scheda Opzioni catalogo):

L'autoiscrizione è disponibile durante un periodo di tempo specifico (sezione Autoiscrizione al corso).

Solo gli amministratori possono iscrivere gli studenti (sezione Politiche di Iscrizione al catalogo).

Autoiscrizione con approvazione dell'Admin (sezione Politiche di Iscrizione al catalogo).

Iscrivere utenti ai piani formativi tramite file CSV (Nuovo!)

L'iscrizione manuale attraverso l'interfaccia può richiedere molto tempo se si gestisce un numero elevato di studenti e di piani formativi. In questi casi, l'iscrizione tramite CSV è una valida alternativa.

È possibile iscrivere gli utenti a più piani formativi, come descritto nei paragrafi seguenti, oppure scegliere di iscriverli a un solo piano, selezionandolo dalla pagina Piani formativi e seguendo la stessa procedura. Quando si iscrivono utenti a un singolo piano formativo, non è necessario specificare l'ID del piano.

Per iscrivere gli utenti ai piani formativi utilizzando file CSV, accedere al Menu amministrazione cliccando sull'icona dell'ingranaggio in alto a destra, identificare la sezione E-learning e cliccare Piani formativi. Cliccare quindi Gestione iscrizioni in alto a destra e selezionare Gestisci iscrizioni tramite CSV.

Sul lato destro si aprirà il pannello Gestisci iscrizioni tramite CSV. Selezionare l'opzione Iscrivi utenti.

Per un corretto caricamento è importante utilizzare un file CSV correttamente formattato. Consultare la tabella che segue per ulteriori informazioni sui valori accettati dai campi dati.

Campo dati Docebo	Valori CSV accettati	Note
`username`	stringa	Username degli utenti da iscrivere, separati da una virgola. Questo campo è obbligatorio sia per l'iscrizione che per l'annullamento dell'iscrizione degli utenti.
`user_id`	stringa	Identificativi degli utenti da iscrivere, separati da una virgola. Questo campo è obbligatorio sia per l'iscrizione che per l'annullamento dell'iscrizione degli utenti.
`learning_plan_id`	numerico	L'identificativo del piano formativo nel database della piattaforma è determinato dal sistema e non può essere modificato o rimosso. Per un'iscrizione o l'annullamento dell'iscrizione è necessario includere nel file CSV l'ID o l'UUID del piano formativo, ma entrambi i campi non possono coesistere nella stessa riga CSV, altrimenti la procedura di import restituirà un errore.
`learning_plan_uuid`	stringa	L'identificatore alfanumerico unico del piano formativo è calcolato automaticamente dalla piattaforma al momento della creazione del piano. Non può essere modificato o rimosso. Per un'iscrizione o l'annullamento dell'iscrizione è necessario includere nel file CSV l'ID o l'UUID del piano formativo, ma entrambi i campi non possono coesistere nella stessa riga CSV, altrimenti la procedura di import restituirà un errore.
`timezone`		Espresso secondo il database dei fusi orari IANA (Europe/Rome, ecc...). Se non specificato, il formato predefinito è UTC. Questo campo è facoltativo e ha solo scopo informativo. Non influisce sulle date di inizio e di fine iscrizione. Maggiori dettagli sui fusi orari supportati.
`active_from`	YYYY-MM-DD HH:MM:SS Esempio: 2025-12-25 00:30:45	Data di inizio validità dell'iscrizione. Il formato predefinito della data è UTC. Questo campo non è obbligatorio.
`active_untill`	YYYY-MM-DD HH:MM:SS Esempio: 2025-12-25 00:30:45	Data di fine validità dell'iscrizione. Il formato predefinito della data è UTC. Questo campo non è obbligatorio.
`built-in enrollment attribute`	mandatory required recommended optional	Se l'opzione Mostra la sezione Attributi di iscrizione è attiva nel menu delle impostazioni avanzate della piattaforma, è possibile configurare la priorità di iscrizione per chiarire l'importanza del piano formativo per gli studenti, indicando se è obbligatorio, richiesto, consigliato o facoltativo.

Per visualizzare un esempio di file CSV formattato correttamente, cliccare Scarica il file CSV di esempio. Ricorda che il file di esempio include sempre tutti i campi disponibili. In base al caso d'uso, potrebbero non essere necessarie tutte le colonne. Nel file di esempio il formato delle date è YYYY-MM-DD, ma, in base al programma utilizzato per aprire il file, potrebbero essere visualizzate differentemente.

Quando il file CSV è pronto, seguire le istruzioni del capitolo Caricare il file CSV e mappare i campi di questo articolo per procedere.

Caricare il file CSV e mappare i campi

Quando il file CSV è pronto, trascinarlo nella sezione di caricamento del pannello o cliccare sull'area di caricamento per cercare il file sul proprio dispositivo.

Dopo il caricamento, premere Configurazione avanzata: il sistema è configurato per identificare automaticamente il separatore, necessario per organizzare le informazioni in colonne. Le informazioni possono essere separate da virgola, punto e virgola, o manualmente, in base alle proprie esigenze.

Definire se la prima riga è considerata intestazione (solo se rispecchia la formattazione del file CSV), e selezionare il Charset del file dal menu a tendina. Il charset consigliato è UTF-8, che è lo standard. Ricordarsi di utilizzare le virgolette per delimitare il contenuto del testo. Premere Conferma per caricare il file CSV.

ll sistema elaborerà il file CSV e ridirezionerà nella pagina di import. Nella sezione Profili è possibile selezionare un preset dal menu a tendina per associare la configurazione di una mappatura precedente all’import CSV in corso. I preset sono associati all'utente connesso. La lista dei preset salvati è inoltre visibile in altre aree della piattaforma dove è possibile caricare file CSV.

Premere Sovrascrivi configurazione attuale per completare l'azione. È inoltre possibile mappare le colonne dei campi della piattaforma e salvare la configurazione premendo Salva come nuova configurazione. Definire il nome della nuova configurazione del preset, e premere Salva.

Attenzione! Una volta creato, il preset non può essere cancellato, ma è comunque possibile sovrascriverlo se necessario.

La sezione Anteprima mostra l’anteprima del file CSV come letto dal sistema. Trascinare i campi della sezione Campi Docebo a sinistra e creare delle corrispondenze con i nomi delle colonne del file CSV.

Dopo aver creato le associazioni per tutte le colonne necessarie, controllare le informazioni nella pagina di import e premere Importa in fondo alla pagina. Confermare le informazioni nella finestra pop up e premere Iscrivi utenti.

L’import è eseguito con un'attività di background. In caso di problemi, il sistema creerà un file con gli errori che sarà disponibile accedendo al Menu amministrazione e selezionando Attività di background. Individuare l’attività nell’elenco per scaricare il file.

Al termine dell'elaborazione del file CSV, gli utenti iscritti sono elencati nella scheda Iscrizioni del piano formativo, dove è possibile modificare i dettagli delle iscrizioni.

Suggerimento. È possibile utilizzare i file CSV per annullare l'iscrizione degli utenti dai piani formativi seguendo la stessa procedura.

Iscrizione automatica ai corsi di un piano formativo

Un utente iscritto a un piano formativo sarà iscritto anche a tutti i corsi di quel piano. Se, per esempio, si iscrive l'utente a 7 piani formativi, ciascuno composto da 50 corsi, l'utente sarà iscritto a 350 corsi.

Di conseguenza:

Quando si iscrive un utente a un piano formativo, questo viene automaticamente iscritto a tutti i corsi che lo compongono.
Se si aggiunge un corso a un piano formativo, gli utenti iscritti al piano sono automaticamente iscritti al nuovo corso, anche quando il loro stato è disattivato o scaduto.
La piattaforma avvierà un'attività di background se il numero di utenti selezionati moltiplicato per il numero di corsi supera le 100 iscrizioni, supportando fino a 250.000 iscrizioni.

Tuttavia, le iscrizioni ai corsi non sono annullate in seguito a modifiche dei piani formativi. In particolare:

Se si rimuove un corso da un piano formativo, l'iscrizione al corso viene mantenuta per gli utenti iscritti al piano formativo.

(Se si annulla l'iscrizione di un utente da un piano formativo, è possibile scegliere di annullare l'iscrizione anche ai corsi che compongono quel piano).

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