Creare e Gestire Sessioni ILT e VILT

DISCLAIMER: Questo articolo descrive la nuova gestione dei corsi in aula e webinar. Ulteriori informazioni.

Introduzione

I corsi ILT e VILT sono organizzati in sessioni, e le sessioni possono essere composte da uno o più eventi, precedentemente chiamate date sessione. Non è necessario che gli studenti siano iscritti in tutte le sessioni che compongono in corso ILT / VILT, ma se sono iscritti ad una sessione, saranno iscritti a tutti gli eventi che compongono la sessione.

Questo articolo è una guida alla creazione e alla gestione di sessioni ed eventi, incluse la frequenza e la valutazione degli studenti ad essi iscritti.

Creare una Nuova Sessione

Per creare una nuova sessione, selezionare il corso nella pagina Gestione Corsi cliccando sulla descrizione, quindi premere il pulsante più in alto a destra nella pagina del corso, e selezionare l’opzione Nuova Sessione.

Nel pannello Nuova Sessione, definire il nome della sessione e il Limite Massimo di Iscrizioni, il numero massimo di studenti (istruttori esclusi) che potranno iscriversi alla sessioni. Le limitazioni potrebbero essere causate, per esempio, dalla capienza dell’aula o dal numero di licenze dello strumento di videoconferenza.

Utilizzare il campo Istruttori Sessione per identificare gli istruttori che gestiranno la sessione. Digitare le prime lettere del nome dell’istruttore e selezionare una delle opzioni disponibili. Se l’istruttore selezionato è già assegnato ad un altro evento, alla stessa data e alla stessa ora, un messaggio di allerta informerà della sovrapposizione. Quando un istruttore è assegnato ad una sessione, sarà assegnato automaticamente a tutti gli eventi inclusi nella sessione stessa, potrà registrare le presenze per tutti gli eventi inclusi nella sessione e definire se gli utenti hanno passato o meno la sessione. Gli istruttori possono inoltre creare e aggiornare il materiale didattico del corso. Gli istruttori non sono iscritti alla sessione, quindi non partecipano al calcolo del numero massimo di iscrizioni definito nelle proprietà avanzate del corso.

Spostarsi all’area Valutazione / Completamento della Sessione per configurare in che modo gli studenti potranno completare la sessione. Selezionare una delle opzioni disponibili:

Manuale. La sessione potrà essere identificata come completata solo dai Superadmin e dai Power User (con i relativi permessi)
In Base alla Valutazione. La sessione sarà considerata completata se gli istruttori della sessione, i Superadmin o i Power User (con i relativi permessi) identificano manualmente la sessione come Superata nella tab Enrollments & Evaluations (ulteriori informazioni nel capitolo Gestire le Iscrizioni e le Valutazioni di questo articolo). Inoltre, è possibile definire un punteggio massimo per la sessione.
In Base alla Frequenza. La sessione sarà considerata come completata quando lo stato di frequenza nel foglio delle presenze identifica lo studente come Presente a tutti gli eventi della sessione, o per un numero definito di essi.
In Base ai Materiali Didattici. La sessione sarà considerata completata quando lo studente completa il materiale didattico identificato come Marcatore di Fine Corso nella tab dei materiali didattici.

Premere Crea e Modifica per completare la creazione della sessione. Si accederà automaticamente all’area di configurazione della sessione, divisa in tre tab: Proprietà, Eventi e Frequenza e Iscrizioni e Valutazione.

Una volta creata, la sessione è visualizzata nella tabella della tab Sessioni dell’area del corso.

Gestire le Proprietà della Sessione

La tab Proprietà include due sezioni: Generale e Dettagli.

La tab Generale mostra i dettagli della sessione, come configurati durante il processo di creazione. Da qui, è possibile modificarli in qualsiasi momento.

La tab Dettagli permette di gestire gli istruttori della sessione e di configurare la scadenza per le autoiscrizioni alla sessione. Definire una scadenza per l’autoiscrizione è un’opzione quando si permette agli utenti di autoiscriversi ai corsi nelle proprietà avanzate del corso.

Le opzioni possibili sono:

Scadenza automatica, in base alla data di inizio della sessione. Quando si seleziona questa opzione, gli studenti possono autoiscriversi alla sessione fino alla data di inizio della sessione stessa, che corrisponde al primo giorno del primo evento incluso nella sessione.
Data della Scadenza. Questa opzione è utilizzata per configurare l’ultimo giorno utile in cui gli studenti possono autoiscriversi alla sessione.
Scadenza Dinamica. Questa opzione permette di configurare il numero di giorni prima della data di inizio della sessione in cui gli utenti possono autoiscriversi. La data di inizio della sessione è la prima data del primo evento incluso nella sessione.

Se sono stati configurati dei campi aggiuntivi per il corso per i corsi ILT, è possibile compilarli nell’area Campi Aggiuntivi.

Creare e Gestire gli Eventi delle Sessioni

Spostarsi alla tab Eventi & Frequenza per creare un nuovo evento per la sessione. Premere il pulsante più in alto a destra della pagina, e selezionare Nuovo Evento. Nel pannello di destra, definire il nome, la data e l’ora dell’evento. Assicurarsi di selezionare il fuso orario corretto, in modo che la piattaforma possa convertirlo in base al fuso orario dell’utente quando invia la notifica di iscrizione.

Nell’area Tipo di Evento definire se l’evento è:

un evento in aula (ILT) selezionando l’opzione Sede e selezionando una sede e un’aula
un evento webinar (VILT) selezionando l’opzione Strumento per Videoconferenza. Per configurare un webinar, configurare lo strumento per videoconferenza e l’account utilizzati per ospitare il webinar (alcuni strumenti potrebbero richiedere una password). Se non si utilizza uno strumento webinar supportato, selezionare Sistema Personalizzato e inserire l’URL del webinar. Questo URL è la pagina web che si apre quando lo studente clicca Partecipa per accedere al webinar.

Se si sta configurando un evento con Adobe Connect Meeting, è possibile selezionare un template o una cartella. Se l’evento sarà gestito da Adobe Connect Seminar, la selezione del template è facoltativa, ma l’associazione alla room è obbligatoria. Maggiori informazioni nell’articolo della Knowledge Base di Adobe Connect.
A causa di una limitazione di Adobe Seminar, non è possibile creare due eventi seminar simultanei. Deve esserci una pausa di almeno 30 minuti fra un evento seminar e l’altro. In caso di sovrapposizione di due eventi seminar, entrambi gli eventi saranno creati in piattaforma, ma solo il primo evento creato sarà anche creato in Adobe.
Se si importano eventi ILT di tipo webinar via CSV, il valore dell'attributo sco-id è disponibile in Adobe Connect.
Se si utilizza un sistema personalizzato, è possibile lanciare il webinar come oggetto xAPI/TinCan, ma questa operazione necessita di uno sviluppo esterno alla piattaforma. È possibile modificare lo strumento per videoconferenza o l’account utilizzato per il webinar in qualsiasi momento.
Infine, definire se la frequenza all’evento webinar (VILT) sarà confermata nel momento in cui gli studenti partecipano al webinar, o se guardano le registrazioni.
sia evento in aula che webinar selezionando sia l’opzione Sede che l’opzione Strumento per Videoconferenza. Abilitare entrambe le opzioni permette di gestire le situazioni in cui parte degli studenti frequentano in aula, e parte online.

È possibile modificare il tipo di evento da aula (opzione Sede) a webinar (opzione Strumento per Videoconferenza) e viceversa, così come abilitare o disabilitare una delle opzioni. Consigliamo di assicurarsi che gli utenti siano informati del cambio di programma, se la app Notifiche è attiva in piattaforma, è possibile utilizzare una notifica a questo scopo.

Opzionalmente, abilitare l’opzione Strumento di Collaborazione per rendere disponibile un link ad uno strumento esterno (come Google Classroom, Miro, NewRow, Klaxoon) agli studenti, in modo che possano collaborare e restare in contatto per discutere, pianificare e progettare sugli argomenti del corso. L’URL dello strumento esterno è mostrato nell’area dei dettagli dell’evento.

Premere Crea e Modifica per confermare la creazione dell’evento e accedere all'area di configurazione, dove sono disponibili due tab: Proprietà e Frequenza.

Partiamo dalla tab Proprietà. La sezione Generale di questa tab permette di controllare e modificare i dettagli definiti al momento della creazione dell’evento. Oltre alle opzioni messe a disposizione al momento della creazione, è possibile definire la descrizione dell’evento e la pausa. Quando si definisce un periodo per la pausa, la piattaforma calcolerà il tempo effettivo di frequenza degli studenti sottraendo la durata della pausa dalla durata totale dell’evento. Se l’evento è di tipo webinar, è possibile configurare le Opzioni per il Pulsante Partecipa per gli studenti e gli istruttori (quando si configura questa opzione, ricordare che i tutor sono considerati studenti).

Spostarsi alla tab Dettagli per configurare gli istruttori dell’evento, se diversi dagli istruttori della sessione. Gli istruttori assegnati ad un evento in una sessione possono segnare la frequenza degli studenti per l’evento specifico, ma non avranno controllo sugli altri eventi della sessione. Gli istruttori degli eventi non possono caricare né gestire il materiale didattico assegnato al corso.

La tab Frequenza mostra l’elenco degli studenti iscritti alla sessione, e quindi all’evento. Da qui è possibile confermare la frequenza dell’utente cliccando sul menu ellipsis in fondo alla riga dell’utente e selezionando l’opzione Segna la Presenza. Il pannello di destra mostra il foglio delle presenze per l’utente selezionato e da qui è possibile indicare se l’utente ha frequentato l’evento, e il numero di ore di frequenza. È possibile segnare la presenza di più utenti alla volta selezionandoli con la checkbox vicino ai loro nomi, cliccando Scegli Azione in basso a destra della tabella e quindi selezionando l’opzione Registra la Presenza.

Gestire gli Eventi

Per gestire gli eventi di una sessione, selezionare la sessione nella tab Sessioni del corso, e spostarsi alla tab Eventi e Frequenza. Cliccare sul menu ellipsis in fondo alla riga dell’evento per gestire l’evento con una delle seguenti opzioni:

Modifica per modificare i dettagli dell’evento
Duplica Evento per fare una copia dell’evento. Nel pannello di destra digitare il nome dell’evento copiato, e definire una data. Opzionalmente, è possibile assegnare lo stesso istruttore al nuovo evento. Quando si copia un evento, il nuovo evento sarà creato con tutti i dettagli dell’evento di partenza, tranne l’assegnazione alla sede (per i corsi in aula) e le iscrizioni. Accedere alla pagina dei dettagli del nuovo evento per assegnare una sede e un aula. Quando si duplica un evento, considerare che il nuovo evento potrebbe sovrapporsi ad altri eventi già presenti in piattaforma. Per evitare che questo accada, abilitare l’opzione impedisci la sovrapposizione di sessioni in aula nelle opzioni avanzate della piattaforma, tab ILT. Questa opzione funziona solo quando si duplicano l'evento, e non quando si crea.
Elimina per eliminare l’evento. Quando un evento è cancellato, la data dell’evento, i dati degli utenti relativi all’evento e la frequenza sono eliminati.

È possibile eseguire la stessa azione per più eventi. Selezionarli utilizzando le checkbox nella riga dell’evento e premere Scegli Azione in basso a destra per aggiungere velocemente degli istruttori agli eventi selezionati, o per eliminarli.

Gestire le Iscrizioni e le Valutazioni delle Sessioni

Per iscrivere degli studenti ad una sessione, selezionare una sessione del corso e spostarsi alla tab Enrollments & Evaluations. Cliccare Nuovo in alto a destra, e selezionare Iscrivi Utenti. Nel pannello di destra, selezionare gli utenti da iscrivere, individualmente o selezionando gruppi e rami dell’organigramma. Premere Avanti e selezionare le sessioni a cui gli utenti saranno iscritti e ancora Avanti per spostarsi alla tab delle Informazioni Aggiuntive dove è possibile definire il ruolo dell’utente nel corso e compilare i campi aggiuntivi relativi all’iscrizione, se definiti. Spostarsi infine alla tab Notifiche e selezionare le notifiche che l’utente riceverà al momento dell’iscrizione. Questa area mostra le notifiche di tipo Riassunto: Utente iscritto ad un corso configurate nella app Notifiche.

Quando si iscrivono degli utenti ad una sessione, saranno automaticamente iscritti a tutti gli eventi inclusi nella sessione. Non è possibile iscrivere utenti ad un singolo evento di una sessione.

Una volta iscritti, gli utenti saranno visualizzati nella tab Enrollments & Evaluations. Cliccare il menu ellipsis in fondo alla riga dell’utente per gestire gli utenti con le seguenti opzioni:

Modifica Stato. Questa opzione permette di modificare lo stato dell’utente (per esempio da In Corso a Completato). Alcuni stati potrebbero essere disabilitati, in base allo stato correntemente assegnato all’utente. Questa opzione è utilizzata anche per iscrivere gli utenti alla sessione, dalla lista di attesa.
Valuta. Questa opzione è disponibile solo se il metodo di valutazione / completamento della sessione è di tipo In Base alla Valutazione. Nel pannello di destra, selezionare se l’utente ha superato la sessione (e quindi tutti gli eventi che la compongono), se non l’ha superata, oppure scegliere l’opzione Non definito quando la valutazione non è necessaria, o sarà effettuata in futuro. Definire quindi la data di completamento per ufficializzare il completamento della sessione. Utilizzare il campo Punteggio per assegnare un punteggio all’utente. Se necessario, allegare un file (ad esempio, un certificato). Selezionare l’opzione Contrassegna l'utente come presente a tutti gli eventi della sessione per contrassegnare la presenza dell’utente a tutti gli eventi inclusi nella sessione, invece di farlo singolarmente per ogni evento, nella tab Frequenza. Infine, utilizzare il campo Valutazione delle Performance di Apprendimento per aggiungere commenti alla valutazione. Gli istruttori non possono valutare se stessi, e non possono essere valutati dai Superadmin.
Invia Email. Questa opzione permette di contattare l’utente via email. Quando si invia un’email da questa area, si aprirà un pannello dedicato alla composizione del messaggio. Oltre al destinatario dell’email e al testo del messaggio, è possibile utilizzare gli shortcode visualizzati nell’area Messaggio.
Cancella Iscrizioni. Questa opzione permette di cancellare l’iscrizione dell’utente al corso.

Dalla tab Enrollments & Evaluations è possibile effettuare la stessa azione per più utenti. Selezionarli con la checkbox vicino agli username e cliccare Scegli Azione in basso a destra per modificare velocemente lo stato degli utenti nella sessione, valutarli, cancellare le loro iscrizioni ai corsi, o inviare un’email. Quando si invia un’email a più utenti da questa pagina, sarà inviata a tutti gli utenti selezionati, indipendentemente dal loro stato. Se sono stati selezionati utenti non attivi, anche loro riceveranno l’email.

Gestire le Sessioni

Tutte le sessioni incluse in un corso ILT /VILT sono elencate nella tab Sessioni. Da qui, cliccare sull'elemento della colonna Eventi per accedere all’area di gestione dell’evento e sull’elemento della colonna Utenti Iscritti per gestire le iscrizioni alla sessione. Cliccare sul menu ellipsis in fondo alla riga della sessione per eseguire una delle seguenti azioni:

Modificare i dettagli della sessione
Stampare il foglio delle presenze per creare una pagina dove gli utenti potranno contrassegnare la propria presenza alla sessione. Assicurarsi di aver selezionato la data corretta dal menu a tendina in cima al modulo, quindi premere Genera. Il foglio presenze può anche essere scaricato in formato PDF. E’ possibile creare delle colonne personalizzate premendo Configura Foglio in alto a destra e abilitando l’opzione Abilita la creazione di un foglio presenze personalizzato in questo corso. Le colonne elencate saranno abilitate e sarà possibile modificarle a piacimento. Le colonne del foglio presenze saranno organizzate in ordine alfabetico (A-Z). L’ordinamento dei campi è disponibile solo per i campi standard della piattaforma: username, nome, cognome, email e lingua. I campi personalizzati non saranno ordinati in ordine alfabetico. I Superadmin possono creare fogli presenza personalizzati per tutte le sessioni in aula. Accedere al Menu Amministrazione, e selezionare Configurazione nella sezione Impostazioni. Spostarsi alla tab ILT e utilizzare l’area Foglio Presenze Personalizzato per selezionare le informazioni che si desidera includere in ogni colonna del foglio presenze. Sono disponibili al massimo cinque colonne per ogni foglio presenze.
Visualizzare la sessione con la vista studente per avere un riscontro visivo della pagina della sessione che vedranno gli istudenti iscritti. Questa pagina mostra le informazioni di ogni sessione a cui l’utente è iscritto. Cliccare sull’icona freccia nella riga della sessione per visualizzare le informazioni relative al luogo della sessione, e visualizzare la mappa.
Duplicare la sessione per farne una copia. Nel pannello di destra, digitare il nome della sessione copiata e definire il numero di copie che si desidera creare. Per definire la frequenza con cui la sessione sarà ripetuta, selezionare l’opzione Frequenza delle Sessioni e utilizzare i menu a tendina messi a disposizione. Quando si copia una sessione:
- la sessione duplicata sarà creata utilizzando tutti i dettagli della sessione di partenza, fatta eccezione per l’assegnazione della sede (per i corsi in presenza) e le iscrizioni. Accedere alla pagina dei dettagli della nuova sessione per assegnare classe e sede.
- se la sessione è eseguita da un Power User, ricordare che il creatore della sessione duplicata è il Power User che ha dupicato la sessione, e non l'utente che ha creato la sessione di origine
- La duplicazione degli eventi che compongono la sessione è eseguita da un'attività di background, e il tempo necessario al completamento dell'attività dipenda dal numero di eventi della sessione. Per questo motivo, è possibile che la tab Sessioni non visualizzi tutti gli eventi duplicati immediatamente dopo la duplicazione. Nel caso succeda, eseguire il refresh della pagina per monitorare il processo di duplicazione.
Eliminare la sessione.

Dalla tab Sessioni è possibile eseguire la stessa azione per più sessioni. Selezionarle cliccando sulle checkbox all’inizio della riga della sessione, e cliccare Scegli Azione in basso a destra della pagina per assegnare velocemente gli istruttori a tutte le sessioni selezionate. Utilizzare l’opzione Elimina per eliminare le sessioni dalla piattaforma.

Eliminare una Sessione

Quando si elimina una sessione, i dati che seguono sono cancellati dalla piattaforma: la data della sessione, i dati relativi alla frequenza degli utenti per la data della sessione e i materiali didattici della sessione non salvati nel Central Repository. Le iscrizioni degli utenti che si trovano nella lista di attesa della sessione e degli utenti non iscritti ad altre sessioni del corso sono eliminate, e gli utenti sono spostati nella lista di attesa del corso, indipendentemente dal loro stato nella sessione al momento della cancellazione. Gli utenti precedentemente iscritti alla sessione eliminata o ad un’altra sessione dello stesso corso non saranno spostati nella lista di attesa del corso, e manterranno le lori iscrizioni nelle altre sessioni.

Quando si cancellano sessioni VILT (webinar), assicurarsi di cancellarle direttamente in piattaforma, e non nello strumento di gestione del webinar.

Importare Sessioni via CSV

Per importare più sessioni ILT / VILT attraverso file CSV, dalla pagina Gestione Corsi identificare il corso ILT / VILT per il quale si desidera importare le sessioni via CSV, cliccare sulla descrizione e, una volta nell’area del corso, spostarsi alla tab Sessioni. Da qui, cliccare sul pulsante più e selezionare l’opzione Nuove Sessioni via CSV.

Nel pannello Importa Session ILT, trascinare il file CSV nella sezione di caricamento o premere Sfoglia per caricare il file dal proprio dispositivo.

Per un corretto caricamento, è importante che il file CSV sia formattato correttamente. Ulteriori informazioni sui valori accettati per i campi relativi alle sessioni.

Premere Scarica il file CSV di esempio per visualizzare un esempio di formattazione corretta. Le date devono essere formattate come aaaa-gg-mm, ma la visualizzazione potrebbe variare in base al programma utilizzato per aprire il file CSV di esempio.

La dimensione massima consentita per il file CSV importabili in piattaforma è di 3 MB.

Dopo il caricamento, premere Configurazione Avanzata. Il sistema è configurato per identificare automaticamente il Separatore, necessario per organizzare le informazioni in colonne. Le informazioni possono essere separate da virgola, punto e virgola, o manualmente, in base alle esigenze.

Definire se la prima riga è considerata Intestazione (solo se presente nel file CSV), e selezionare il Charset del File dal menu a tendina. Il charset consigliato è UTF-8, che è uno standard. Ricordarsi di utilizzare le virgolette per delimitare il contenuto del testo. Premere Conferma per caricare il file CSV.

Il sistema elaborerà il file CSV, e aprirà la pagina per la mappatura dei campi inclusi nel file CSV con i campi disponibili in Docebo.

La sezione Anteprima mostra come il file CSV è stato letto dal sistema. Trascinare i campi del CSV nella sezione di sinistra in modo da far combaciare i campi presenti nel file con i nomi dei campi accettati dalla piattaforma.

Al termine della mappatura, controllare le informazioni. Prima di procedere, decidere se salvare la mappatura corrente come un preset, in modo che possa essere utilizzata anche per gli import futuri. Per procedere in questa direzione, nell’area Preset del pannello di sinistra, premere Salva come nuova configurazione. Nel pop-up, definire un nome per il preset e premere Salva. Una volta creato il preset, non è possibile cancellarlo, ma è possibile sovrascriverlo cliccando Sovrascrivi la configurazione attuale.

Premere quindi Importa in fondo alla pagina. Il pulsante Importa è attivo solo quando tutti i campi obbligatori (Course ID, Session Name, Maximum Enrollments Evaluation Type, Maximum Score se il tipo di valutazione è Evaluation Based) sono stati mappati. Leggere le informazioni nella finestra pop-up e premere Importa Session ILT.

L’import avviene in background. In caso di errori, sarà reso disponibile un file di log nella sezione Attività di Background della piattaforma, accessibile dal Menu Amministrazione.

Tutte le sessioni importate in piattaforma sono elencate nella tab Sessioni del corso.

I Power User possono importare sessioni solo per i corsi a loro assegnati.

Importare Eventi via CSV

Per importare più sessioni ILT / VILT attraverso file CSV, dalla pagina Gestione Corsi identificare il corso ILT / VILT per il quale si desidera importare le sessioni via CSV, cliccare sulla descrizione e, una volta nell’area del corso, spostarsi alla tab Sessioni. Da qui, cliccare sul nome della sessione e spostarsi alla tab Events & Attendance. Cliccare il pulsante più in alto a destra e selezionare l’opzione Nuovi Eventi via CSV.

Nel pannello Importa Eventi ILT, trascinare il file CSV nella sezione di caricamento o premere Sfoglia per caricare il file dal proprio dispositivo.

Per un corretto caricamento, è importante che il file CSV sia formattato correttamente. Ulteriori informazioni sui valori accettati per i campi relativi agli eventi.

Premere Scarica il file CSV di esempio per visualizzare un esempio di formattazione corretta. Le date devono essere formattate come aaaa-gg-mm, ma la visualizzazione potrebbe variare in base al programma utilizzato per aprire il file CSV di esempio.

La dimensione massima consentita per il file CSV importabili in piattaforma è di 3 MB.

Definire se la prima riga è considerata Intestazione (solo se presente nel file CSV), e selezionare il Charset del File dal menu a tendina. Il charset consigliato è UTF-8, che è uno standard. Ricordarsi di utilizzare le virgolette per delimitare il contenuto del testo. Premere Conferma per caricare il file CSV.