Creare e gestire sessioni ILT e VILT

Introduzione

I corsi ILT e VILT sono organizzati in sessioni, e le sessioni possono essere composte da uno o più eventi, precedentemente chiamate date sessione. Non è necessario che gli studenti siano iscritti in tutte le sessioni che compongono in corso ILT / VILT, ma se sono iscritti ad una sessione, saranno iscritti a tutti gli eventi che compongono la sessione.

Questo articolo è una guida alla creazione e alla gestione di sessioni ed eventi, incluse la frequenza e la valutazione degli studenti ad essi iscritti.

Creare una nuova sessione

Per creare una nuova sessione, selezionare il corso nella pagina Gestione corsi cliccando sulla descrizione, quindi premere il pulsante più in alto a destra nella pagina del corso, e selezionare l’opzione Nuova sessione.

Nel pannello a destra Nuova sessione, inserire il nome della sessione e il limite massimo di iscritti, ovvero il numero massimo di studenti (esclusi gli istruttori) che potranno iscriversi alla sessione. Le restrizioni possono essere dovute, ad esempio, alla capienza dell'aula o della sala webinar. Per ulteriori informazioni, consultare il capitolo Impostare il limite massimo di iscrizioni consentite per una sessione.

Utilizzare il campo Istruttori sessione per per identificare gli istruttori che condurranno la sessione. Per ulteriori informazioni, consultare il capitolo Impostare gli istruttori di una sessione ILT.

Passare ora all'area Valutazione/Completamento della sessione per configurare la modalità di contrassegnazione della sessione come completata per gli studenti. Per ulteriori informazioni, consultare il capitolo Impostare come una sessione viene contrassegnata come completata.

Se sono presenti campi aggiuntivi obbligatori per le sessioni definite nella piattaforma, accedere alla scheda Informazioni aggiuntive nel pannello di destra e compilarli. Questa scheda non è visibile se non sono impostati campi aggiuntivi obbligatori per la sessione. Per ulteriori informazioni, consultare il capitolo Compilare i campi aggiuntivi di una sessione.

Cliccare su Crea e modifica per completare la creazione della sessione. Si sarà reindirizzati automaticamente all'area di configurazione della sessione, suddivisa in tre schede: Proprietà, Eventi e presenze e Iscrizioni e valutazioni.

Una volta creata, una sessione viene elencata nella tabella della scheda Sessioni dell'area corsi.

Aprire una pagina di configurazione di una sessione

Un corso ILT può avere una o più sessioni, che si trovano elencate nella scheda Sessioni della pagina di gestione del corso.

Per accedere alla pagina di configurazione di una sessione:

• Selezionare Menu amministrazione > Gestione corsi > [nome del corso ILT] per aprire la pagina di configurazione del corso, quindi selezionare la scheda Sessioni. Qui sono elencate tutte le sessioni attualmente configurate per quel corso:

Cliccare su un [nome della sessione] nell'elenco per aprire la pagina di configurazione per quella sessione. Nella scheda Proprietà di questa pagina è possibile configurare vari aspetti della sessione, come spiegato nel resto di questo articolo.

Impostare il limite massimo di iscrizioni consentite per una sessione

Quando si crea una sessione, bisogna impostare un numero massimo di studenti che possono essere iscritti a quella sessione. Si può anche modificare questo valore nelle proprietà della sessione.

Per farlo, nella pagina di configurazione della sessione, selezionare la scheda Proprietà, quindi nella barra di navigazione verticale selezionare Generale.

• Nella sezione Informazioni sessione, il campo Limite massimo di iscrizioni imposta il numero massimo di studenti che possono essere iscritti contemporaneamente alla sessione

Se si tenta di iscrivere utenti alla sessione oltre questo limite, i partecipanti in eccesso verranno inseriti nella lista d'attesa della sessione (se il corso ILT principale ha la lista d'attesa abilitata) oppure l'iscrizione non andrà a buon fine.

Note: l'abilitazione della lista d'attesa a livello di corso ILT la abilita anche a livello di sessione. Tuttavia, le due liste d'attesa sono separate. La lista d'attesa del corso dipende dalla Limite massimo di iscrizioni impostata a livello di corso, mentre la lista d'attesa della sessione dipende dal Limite massimo di iscrizioni impostato qui a livello di sessione.

Facoltativamente, si può anche impostare il Limite minimo di iscrizioni per la sessione: questo valore è fornito solo a scopo informativo e non impedirà agli studenti di accedere alla sessione a cui sono iscritti.

Impostare come una sessione viene contrassegnata come completata

Nelle proprietà della sessione, si può configurare il modo in cui la sessione verrà contrassegnata come completata per i partecipanti. Ad esempio, si può scegliere di considerare completata la sessione quando qualcuno partecipa a tutti gli eventi, o quando l'istruttore la valuta come "superata", o quando lo studente ha completato un test.

Per fare ciò, nella pagina di configurazione della sessione, selezionare la scheda Proprietà, quindi nella barra di navigazione verticale selezionare Generale. Ora, nell'area Completamento sessione, si può selezionare una delle opzioni disponibili.

Impostare gli istruttori di una sessione ILT

È possibile impostare gli istruttori di una sessione quando si crea una nuova sessione e anche quando si modifica la sessione. Si noti che, a differenza dei corsi di e-learning, gli istruttori delle sessioni ILT non sono iscritti al corso come studenti. Sono assegnati alla sessione nelle proprietà della sessione.

Per una descrizione delle azioni che gli istruttori possono eseguire, consultare l'articolo Guida utente istruttori.

Per impostare un istruttore, dalla pagina di configurazione della sessione, selezionare la scheda Proprietà, quindi nella barra di navigazione verticale selezionare Dettagli.

Nell'area Istruttori sessione sono elencati tutti gli istruttori già assegnati alla sessione.

• È possibile rimuovere un istruttore esistente cliccando sulla x accanto al suo nome.
• Per aggiungere un istruttore, iniziare a digitare il suo nome, nome utente o indirizzo email, quindi selezionarlo dall'elenco a tendina.
• Se l'istruttore selezionato è già assegnato a un'altra sessione o evento con date/orari in conflitto, un messaggio di avviso avviserà della sovrapposizione.

Gli istruttori assegnati in questo modo possono anche creare e aggiornare il materiale didattico per il corso. Ricordare che, poiché gli istruttori non sono iscritti alla sessione, non influiscono sul limite massimo di iscrizioni impostato nelle proprietà avanzate del corso, né compaiono nell'elenco degli utenti del report statistiche del corso.

Istruttori sessione e istruttori evento

Una sessione può essere composta da uno o più eventi, che sono elencati nella scheda Eventi e presenze:

• Quando un istruttore viene assegnato a una sessione, viene automaticamente assegnato come istruttore a tutti gli eventi che compongono quella sessione:
• Ciò significa che potrà contrassegnare la presenza a tutti gli eventi di quella sessione, nonché impostare la valutazione e lo stato di completamento dei partecipanti per l'intera sessione.

Se necessario, è anche possibile assegnare un istruttore solo a un evento specifico della sessione. Per farlo, dalla scheda Eventi e presenze della sessione, cliccare su [nome evento] per aprire la pagina di configurazione dell'evento, quindi nella scheda Proprietà selezionare Dettagli:

• Nella sezione Istruttori sessione, verranno visualizzati gli istruttori impostati a livello di sessione. Questi sono di sola lettura e non possono essere modificati da qui.
• Nella sezione Istruttori evento, è possibile impostare gli istruttori per questo specifico evento. L'istruttore dell'evento può contrassegnare la presenza solo per l'evento a lui assegnato.

Suggerimento: nella visualizzazione del corso per gli studenti, gli istruttori delle sessioni sono elencati nell'area Istruttori sessioni della pagina del corso ILT, mentre per i singoli eventi vengono elencati solo gli istruttori impostati a livello di evento. Tuttavia, gli istruttori delle sessioni sono anche istruttori di tutti gli eventi.

Configurare le scadenze per l'autoiscrizione alla sessione

Se il corso ILT è configurato per consentire l'autoiscrizione (in Proprietà > Configurazione avanzata > Opzioni catalogo), è possibile impostare una scadenza per l'autoiscrizione. Ad esempio, è possibile chiudere le autoiscrizioni un certo numero di giorni prima dell'inizio della sessione.

Per impostare questa opzione, dalla pagina di configurazione di una sessione, selezionare la scheda Proprietà, quindi nella barra di navigazione verticale selezionare Dettagli. Nell'area Scadenza autoiscrizione:

• Selezionare la casella di controllo Abilita la scadenza per l'autoiscrizione.
• Selezionare una delle opzioni per la durata consentita per le autoiscrizioni.

Se l'app E-commerce è attiva in piattaforma, quando si definisce una data di scadenza, ricorda che gli utenti non potranno acquistare una sessione dopo la scadenza, nonostante sia possibile aggiungerla al carrello.

Compilare i campi aggiuntivi di una sessione

I campi aggiuntivi disponibili per le sessioni ILT sono quelli configurati nella pagina Gestione corsi > scheda Campi aggiuntivi, per il Tipo di risorsa = Sessioni ILT.

Quando si configura una sessione, si possono compilare i valori dei campi aggiuntivi che si desidera utilizzare. Questi valori verranno visualizzati dagli studenti nella pagina del corso e nella pagina della sessione, nella sezione Informazioni aggiuntive.

→ Se alcuni campi aggiuntivi della sessione sono impostati come obbligatori, è necessario compilarli per poter creare o modificare la sessione.

Abilitare RSVP da calendari esterni

Se sono attivi calendari esterni, nella scheda Proprietà della sessione è possibile abilitare la funzionalità RSVP del calendario esterno per la sessione. Esempi di integrazione con un calendario esterno sono Docebo per Google Calendar e Docebo Connect per Microsoft Outlook 365 Calendar.

Creare e gestire gli eventi delle sessioni

Spostarsi alla scheda Eventi e frequenze per creare un nuovo evento per la sessione. Premere il pulsante più in alto a destra della pagina, e selezionare Nuovo evento. Nel pannello di destra, definire il nome, la data, la descrizione e l’ora dell’evento. Assicurarsi di selezionare il fuso orario corretto, in modo che la piattaforma possa convertirlo in base al fuso orario dell’utente quando invia la notifica di iscrizione.

Suggerimento: Non è possibile creare un singolo evento per più giorni. Per programmare un evento notturno (ad esempio, per gli utenti del turno di notte), è necessario creare due eventi separati: uno per il primo giorno e uno per il secondo giorno.

Facoltativamente, è possibile definire una pausa per l'evento. Quando si definisce un periodo per la pausa, la piattaforma calcolerà il tempo effettivo di frequenza degli studenti sottraendo la durata della pausa dalla durata totale dell’evento.

Nell’area Tipo di Evento definire se l’evento è:

Attenzione! È possibile modificare il tipo di evento da aula (opzione Sede) a webinar (opzione Strumento per Videoconferenza) e viceversa, così come abilitare o disabilitare una delle opzioni. Consigliamo di assicurarsi che gli utenti siano informati del cambio di programma, se l'app Notifiche è attiva in piattaforma, è possibile utilizzare una notifica a questo scopo.

Opzionalmente, abilitare l’opzione Strumento di collaborazione per rendere disponibile un link ad uno strumento esterno (come Google Classroom, Miro, NewRow, Klaxoon) agli studenti, in modo che possano collaborare e restare in contatto per discutere, pianificare e progettare sugli argomenti del corso. L’URL dello strumento esterno è mostrato nell’area dei dettagli dell’evento.

Infine, è possibile scegliere un Istruttore per l'evento. Iniziare a digitare il nome dell'istruttore, quindi sceglierlo dall'elenco che apparirà sotto la barra di ricerca.

Premere Conferma per confermare la creazione dell’evento. Per modificare l'evento, accedere all'area di configurazione, dove sono disponibili due schede: Proprietà e Presenza.

Partiamo dalla scheda Proprietà. La sezione Generale di questa scheda permette di controllare e modificare i dettagli definiti al momento della creazione dell’evento.

Spostarsi alla scheda Dettagli per configurare gli istruttori dell’evento, se diversi dagli istruttori della sessione. Gli istruttori assegnati ad un evento in una sessione possono segnare la frequenza degli studenti per l’evento specifico, ma non avranno controllo sugli altri eventi della sessione. Gli istruttori degli eventi non possono caricare né gestire il materiale didattico assegnato al corso.

Tipi di eventi (in aula/online/flessibile) e di sessioni

Quando si configura un evento all'interno di una sessione, è possibile specificare una Sede, uno strumento di videoconferenza, o entrambi.

Queste scelte determinano il Tipo di evento, che può essere:

• In aula: se è configurata solo una Sede
• Online: se è configurato solo uno strumento di videoconferenza
• Flessibile: se sono configurati sia una sede che uno strumento di videoconferenza

Il tipo di evento è visibile agli amministratori nella colonna Tipo dell'elenco degli eventi della sessione, e agli utenti finali nell'area Eventi della sessione della pagina di presentazione del corso.

I tipi di eventi inclusi in una sessione determinano il tipo di presenza per la sessione nel suo complesso, che può essere:

• Completamente in aula: tutti gli eventi sono disponibili in aula (tutti gli eventi nella sessione sono in aula o flessibili)
• Completamente online: tutti gli eventi sono disponibili online (tutti gli eventi nella sessione sono online o flessibili)
• Misto: la sessione include eventi solo in aula ed eventi solo online.
• Flessibile: tutti gli eventi nella sessione sono di tipo flessibile (tutti gli eventi nella sessione possono essere accessibili in entrambi i modi)

Il tipo di presenza della sessione è visualizzato agli studenti nella pagina di presentazione del corso.

Nella scheda Sessioni di un corso, non è possibile visualizzare il tipo di presenza come colonna, ma è possibile filtrare le sessioni in base a questa proprietà.

Date e orari di eventi e sessioni

Data e ora di un evento:

Quando si configura un evento, si specificano la Data, insieme all'Ora di inizio e all'Ora di fine, e il Fuso orario pertinente.

Nella scheda Eventi e presenze della sessione, l'Ora dell'evento viene mostrata seguendo il fuso orario specificato per l'evento stesso.

Data di inizio e data di fine della sessione:

Per una sessione, i campi delle date non possono essere configurati. In Gestione corsi, la Data di inizio e la Data di fine di una sessione vengono automaticamente popolate in base alle date/ore degli eventi della sessione:
→ L'inizio della sessione corrisponde alla data e ora di inizio dell'evento più precoce, e la fine della sessione corrisponde alla data e ora di fine dell'evento più recente.

Suggerimento: si noti che nella scheda Sessioni, la Data di inizio e la Data di fine della sessione sono sempre mostrate nel fuso orario impostato nel profilo utente.

Vista studente delle date degli eventi e sessioni:

Nella pagina di presentazione del corso, gli utenti autenticati vedranno:

• Le date della sessione nel proprio fuso orario (come configurato nella piattaforma)
• Le date di ogni singolo evento nel proprio fuso orario (icona orologio), e anche nel fuso orario dell'evento (icona globo) se è diverso da quello dell'utente.

Se il corso è visibile agli utenti non autenticati sulla pagina del catalogo pubblico, i visitatori vedranno:

• Le date della sessione nel fuso orario dell'evento, solo quando tutti gli eventi sono disponibili in aula (sessione completamente in aula o flessibile) e nello stesso fuso orario. Altrimenti, le date della sessione vengono mostrate nel fuso orario del loro browser.
• Le date dell'evento nello stesso modo che per gli utenti autenticati, eccetto che viene utilizzato il fuso orario del browser anziché il fuso orario dell'utente.

Gestire gli eventi

Per gestire gli eventi di una sessione, selezionare la sessione nella scheda Sessioni del corso, e spostarsi alla scheda Eventi e frequenze.

Cliccare sull'icona filtro a sinistra della tabella e utilizzare le opzioni disponibili per filtrare gli eventi in base al tipo di frequenza, agli istruttori, alla data di inizio e fine, alle proprietà, alla sede e allo strumento per videoconferenza. Cliccare l'icona Selettore colonne per scegliere le colonne che si desidera visualizzare nella tabella, e usare il campo di ricerca testuale per cercare gli eventi in base ad una parola chiave.

Cliccare sul menu ellipsis in fondo alla riga dell’evento per gestire l’evento con una delle seguenti opzioni:

È possibile eseguire la stessa azione per più eventi, selezionando le caselle vicino al nome dell’evento e premendo Scegli azione in basso a destra per:

• aggiungere velocemente degli istruttori agli eventi selezionati
• inviare un email agli istruttori degli eventi selezionati. A differenza da quanto succede per la stessa azione su un singolo evento, non è possibile inviare l'email solo ad alcuni istruttori
• cancellare gli eventi selezionati

Gestire le iscrizioni e le valutazioni delle sessioni

Maggiori dettagli sulle opzioni di iscrizione e valutazione delle sessioni ILT e VILT.

Gestire le sessioni

Tutte le sessioni incluse in un corso ILT /VILT sono elencate nella scheda Sessioni. Da qui, cliccare sull'elemento della colonna Eventi per accedere all’area di gestione dell’evento e sull’elemento della colonna Utenti iscritti per gestire le iscrizioni alla sessione.

Cliccare sull'icona filtro a sinistra della tabella e utilizzare le opzioni disponibili per filtrare le sessioni in base all'istruttore, alle date di inizio e fine, alla sede, al tipo di frequenza e altri dettagli. Cliccare l'icona Selettore colonne per scegliere le colonne che si desidera visualizzare nella tabella, e usare il campo di ricerca testuale per cercare le sessioni in base ad una parola chiave.

Cliccare sul menu ellipsis in fondo alla riga della sessione per eseguire una delle seguenti azioni:

Dalla scheda Sessioni è possibile eseguire la stessa azione per più sessioni. Selezionarle cliccando sulle checkbox all’inizio della riga della sessione, e cliccare Scegli azione in basso a destra della pagina per:

• assegnare velocemente gli istruttori a tutte le sessioni selezionate
• inviare un email agli istruttori delle sessioni selezionate. A differenza da quanto succede per la stessa azione su una singola sessione, non è possibile inviare l'email solo ad alcuni istruttori
• cancellare le sessioni selezionate

Eliminare una sessione

Quando si elimina una sessione, i dati che seguono sono cancellati dalla piattaforma: gli eventi, i dati relativi alla frequenza degli utenti agli eventi e i materiali didattici della sessione non salvati nell'archivio centrale. Le iscrizioni degli utenti che si trovano nella lista di attesa della sessione e degli utenti non iscritti ad altre sessioni del corso sono eliminate, e gli utenti sono spostati nella lista di attesa del corso, indipendentemente dal loro stato nella sessione al momento della cancellazione. Gli utenti precedentemente iscritti alla sessione eliminata o ad un’altra sessione dello stesso corso non saranno spostati nella lista di attesa del corso, e manterranno le lori iscrizioni nelle altre sessioni.

Quando si cancellano sessioni VILT (webinar), assicurarsi di cancellarle direttamente in piattaforma, e non nello strumento di gestione del webinar.

Importare sessioni e eventi via CSV

È possibile importare sessioni ed eventi utilizzando file CSV, velocizzando il processo di creazione delle sessioni e degli eventi in piattaforma.

Note per Adobe Connect V2

Per chi integra Adobe Connect V2, quando si configura un evento con Adobe Connect Meeting come Strumento per videoconferenza, è possibile selezionare un template o una cartella. Se l’evento sarà gestito da Adobe Connect Seminar, la selezione del template è facoltativa, ma l’associazione alla room è obbligatoria. Maggiori informazioni nell’articolo della base di conoscenze di Adobe Connect. A causa di una limitazione di Adobe Seminar, non è possibile creare due eventi seminar simultanei. È necessaria una pausa di almeno 30 minuti fra un evento seminar e l’altro. In caso di sovrapposizione di due eventi seminar, entrambi gli eventi saranno creati in piattaforma, ma solo il primo evento creato sarà anche creato in Adobe. 

Se si importano eventi ILT di tipo webinar via CSV, il valore dell'attributo sco-id è disponibile in Adobe Connect.

Inoltre, questa integrazione mette a disposizione un’ulteriore Opzione di frequenza. Il nome dell’opzione è Contrassegna l'evento come completato se l'utente trascorre almeno la % indicata del tempo totale del webinar nello strumento webinar e permette di definire una percentuale minima di tempo che gli studenti devono spendere nell’evento al fine di identificarlo come completato. La percentuale è calcolata sulla durata totale dell’evento.

Quando si definisce un percentuale minima di tempo, tenere in considerazione che la durata effettiva dell’evento potrebbe differire da quella stimata, in quanto l’evento potrebbe iniziare o finire prima o dopo l’orario previsto. Per evitare che queste differenze abbiano un impatto sul completamento dell’evento, consigliamo di non definire la percentuale come 100%, ma al massimo come 90-95%.

Quando si seleziona l’opzione di frequenza Contrassegna l'evento come completato quando l'utente si collega al webinar, il valore della percentuale definito in questa area sarà ignorato.

Quando si seleziona l’opzione di frequenza Contrassegna come completato se l'utente accede alla registrazione, l’evento sarà contrassegnato come completato nel momento in cui l’utente accede alla registrazione, anche se non ha frequentato il webinar o se lo ha frequentato senza raggiungere la percentuale di frequenza predefinita. 

Quando si seleziona l’opzione Contrassegna l'evento come completato se l'utente trascorre almeno la % indicata del tempo totale del webinar nello strumento webinar, è possibile tracciare il tempo speso dagli utenti in sessioni Adobe Connect V2 utilizzando il campo Tempo nella Sessione con Strumento Webinar nei nuovi Report personalizzati. 

Notifiche

Per fare in modo che gli utenti e i manager siano sempre al corrente del verificarsi di determinati eventi, assicurarsi che l'app Notifiche sia attiva in piattaforma e di aver creato e configurato correttamente le notifiche che seguono:

Attenzione! Gli utenti e i manager riceveranno le notifiche solo se in piattaforma è attiva l'app Notifiche e se il Superadmin ha impostato correttamente le notifiche sopra elencate.