DISCLAIMER: Alcuni dei contenuti di questo articolo mostrano delle funzionalità che saranno rilasciate pubblicamente per tutti i clienti a fine luglio 2022. Nel caso in cui si notino differenze tra quanto descritto in questo articolo e la propria piattaforma, controllare nuovamente dopo il rilascio pubblico.
Introduzione
I corsi ILT e VILT sono organizzati in sessioni, e le sessioni possono essere composte da uno o più eventi, precedentemente chiamate date sessione. Non è necessario che gli studenti siano iscritti in tutte le sessioni che compongono in corso ILT / VILT, ma se sono iscritti ad una sessione, saranno iscritti a tutti gli eventi che compongono la sessione.
Questo articolo è una guida alla creazione e alla gestione di sessioni ed eventi, incluse la frequenza e la valutazione degli studenti ad essi iscritti.
Creare una Nuova Sessione (AGGIORNATO!)
Per creare una nuova sessione, selezionare il corso nella pagina Gestione Corsi cliccando sulla descrizione, quindi premere il pulsante più in alto a destra nella pagina del corso, e selezionare l’opzione Nuova Sessione.
Nel pannello Nuova Sessione, definire il nome della sessione e il Limite Massimo di Iscrizioni, il numero massimo di studenti (istruttori esclusi) che potranno iscriversi alla sessioni. Le limitazioni potrebbero essere causate, per esempio, dalla capienza dell’aula o dal numero di licenze dello strumento di videoconferenza.
Utilizzare il campo Istruttori Sessione per identificare gli istruttori che gestiranno la sessione. Digitare le prime lettere del nome dell’istruttore e selezionare una delle opzioni disponibili. Se l’istruttore selezionato è già assegnato ad un altro evento, alla stessa data e alla stessa ora, un messaggio di allerta informerà della sovrapposizione. Quando un istruttore è assegnato ad una sessione, sarà assegnato automaticamente a tutti gli eventi inclusi nella sessione stessa, potrà registrare le presenze per tutti gli eventi inclusi nella sessione e definire se gli utenti hanno passato o meno la sessione. Gli istruttori possono inoltre creare e aggiornare il materiale didattico del corso. Gli istruttori non sono iscritti alla sessione, quindi non partecipano al calcolo del numero massimo di iscrizioni definito nelle proprietà avanzate del corso.
Spostarsi all’area Valutazione / Completamento della Sessione per configurare in che modo gli studenti potranno completare la sessione. Selezionare una delle opzioni disponibili:
| Opzione | Descrizione |
|---|---|
| Manuale | La sessione potrà essere identificata come completata solo dai Superadmin e dai Power User (con i relativi permessi) |
| In Base alla Valutazione |
La sessione sarà considerata completata se gli istruttori della sessione, i Superadmin o i Power User (con i relativi permessi) identificano manualmente la sessione come Superata nella tab Enrollments & Evaluations (ulteriori informazioni nel capitolo Gestire le Iscrizioni e le Valutazioni di questo articolo). Inoltre, è possibile definire un punteggio massimo per la sessione. |
| In Base alla Frequenza |
La sessione sarà considerata come completata quando lo stato di frequenza nel foglio delle presenze identifica lo studente come Presente a tutti gli eventi della sessione, o per un numero definito di essi. |
| In Base ai Materiali Didattici |
La sessione sarà considerata completata quando lo studente completa il materiale didattico identificato come test nel corso. |
Nel caso in cui siano stati definiti campi aggiuntivi obbligatori per la sessione, spostarsi alla tab Informazioni Aggiuntive nel pannello di destra, e compilarli. Questa tab non è visibile se non ci sono campi aggiuntivi obbligatori per la sessione.
Premere Crea e Modifica per completare la creazione della sessione. Si accederà automaticamente all’area di configurazione della sessione, divisa in tre tab: Proprietà, Eventi e Frequenza e Iscrizioni e Valutazione.
Una volta creata, la sessione è visualizzata nella tabella della tab Sessioni dell’area del corso.
Gestire le Proprietà della Sessione (AGGIORNATO!)
La tab Proprietà include due sezioni: Generale e Dettagli.
La tab Generale mostra i dettagli della sessione, come configurati durante il processo di creazione. Da qui, è possibile modificarli in qualsiasi momento.
La tab Dettagli permette di gestire gli istruttori della sessione e di configurare la scadenza per le autoiscrizioni alla sessione. Definire una scadenza per l’autoiscrizione è un’opzione quando si permette agli utenti di autoiscriversi ai corsi nelle proprietà avanzate del corso. Le opzioni possibili sono:
| Opzione | Descrizione |
|---|---|
| Scadenza automatica |
La scadenza si basa sulla data di inizio della sessione. Quando si seleziona questa opzione, gli studenti possono autoiscriversi alla sessione fino alla data di inizio della sessione stessa, che corrisponde al primo giorno del primo evento incluso nella sessione. |
| Data della Scadenza | Questa opzione è utilizzata per configurare l’ultimo giorno utile in cui gli studenti possono autoiscriversi alla sessione. |
| Scadenza Dinamica | Questa opzione permette di configurare il numero di giorni prima della data di inizio della sessione in cui gli utenti possono autoiscriversi. La data di inizio della sessione è la prima data del primo evento incluso nella sessione. |
Se la app E-Commerce è attiva in piattaforma, quando si definisce una data di scadenza, ricorda che gli utenti non potranno acquistare una sessione dopo la scadenza, nonostante sia possibile aggiungerla al carrello.
Se sono stati configurati dei campi aggiuntivi per il corso per i corsi ILT, è possibile compilarli nell’area Campi Aggiuntivi. I campi aggiuntivi obbligatori sono identificati come Obbligatori. Nel caso in cui non siano compilati, non sarà possibile creare la sessione o salvare le modifiche.
Creare e Gestire gli Eventi delle Sessioni
Spostarsi alla tab Eventi & Frequenza per creare un nuovo evento per la sessione. Premere il pulsante più in alto a destra della pagina, e selezionare Nuovo Evento. Nel pannello di destra, definire il nome, la data e l’ora dell’evento. Assicurarsi di selezionare il fuso orario corretto, in modo che la piattaforma possa convertirlo in base al fuso orario dell’utente quando invia la notifica di iscrizione.
Nell’area Tipo di Evento definire se l’evento è:
| Tipo di Evento | Dettagli |
|---|---|
| In Aula (ILT) |
Selezionare l’opzione Sede e quindi una sede e un’aula. Se il numero di sedi è inferiore a 40, saranno tutte elencate e selezionabili nel menu a tendina. Se il numero di sedi è superiore a 40, è necessario cercarla digitandone il nome, e selezionandola fra i risultati proposti. |
| Webinar (VILT) |
Selezionare l’opzione Strumento per Videoconferenza. Per configurare un webinar, configurare lo strumento per videoconferenza e l’account utilizzati per ospitare il webinar (alcuni strumenti potrebbero richiedere una password). Se non si utilizza uno strumento webinar supportato, selezionare Sistema Personalizzato e inserire l’URL del webinar. Questo URL è la pagina web che si apre quando lo studente clicca Partecipa per accedere al webinar. Se si utilizza un sistema personalizzato, è possibile lanciare il webinar come oggetto xAPI/TinCan, ma questa operazione necessita di uno sviluppo esterno alla piattaforma. È possibile modificare lo strumento per videoconferenza o l’account utilizzato per il webinar in qualsiasi momento. Infine, definire se la frequenza all’evento webinar (VILT) sarà confermata nel momento in cui gli studenti partecipano al webinar, o se guardano le registrazioni. |
| Sia In Aula che Webinar |
Selezionare sia l’opzione Sede che l’opzione Strumento per Videoconferenza. Abilitare entrambe le opzioni permette di gestire le situazioni in cui parte degli studenti frequentano in aula, e parte online. |
È possibile modificare il tipo di evento da aula (opzione Sede) a webinar (opzione Strumento per Videoconferenza) e viceversa, così come abilitare o disabilitare una delle opzioni. Consigliamo di assicurarsi che gli utenti siano informati del cambio di programma, se la app Notifiche è attiva in piattaforma, è possibile utilizzare una notifica a questo scopo.
Opzionalmente, abilitare l’opzione Strumento di Collaborazione per rendere disponibile un link ad uno strumento esterno (come Google Classroom, Miro, NewRow, Klaxoon) agli studenti, in modo che possano collaborare e restare in contatto per discutere, pianificare e progettare sugli argomenti del corso. L’URL dello strumento esterno è mostrato nell’area dei dettagli dell’evento.
Premere Crea e Modifica per confermare la creazione dell’evento e accedere all'area di configurazione, dove sono disponibili due tab: Proprietà e Frequenza.
Partiamo dalla tab Proprietà. La sezione Generale di questa tab permette di controllare e modificare i dettagli definiti al momento della creazione dell’evento. Oltre alle opzioni messe a disposizione al momento della creazione, è possibile definire la descrizione dell’evento e la pausa. Quando si definisce un periodo per la pausa, la piattaforma calcolerà il tempo effettivo di frequenza degli studenti sottraendo la durata della pausa dalla durata totale dell’evento. Se l’evento è di tipo webinar, è possibile configurare le Opzioni per il Pulsante Partecipa per gli studenti e gli istruttori (quando si configura questa opzione, ricordare che i tutor sono considerati istruttori).
Spostarsi alla tab Dettagli per configurare gli istruttori dell’evento, se diversi dagli istruttori della sessione. Gli istruttori assegnati ad un evento in una sessione possono segnare la frequenza degli studenti per l’evento specifico, ma non avranno controllo sugli altri eventi della sessione. Gli istruttori degli eventi non possono caricare né gestire il materiale didattico assegnato al corso.
La tab Frequenza mostra l’elenco degli studenti iscritti alla sessione, e quindi all’evento. Da qui è possibile confermare la frequenza dell’utente cliccando sul menu ellipsis in fondo alla riga dell’utente e selezionando l’opzione Segna la Presenza. Il pannello di destra mostra il foglio delle presenze per l’utente selezionato e da qui è possibile indicare se l’utente ha frequentato l’evento, e il numero di ore di frequenza. È possibile segnare la presenza di più utenti alla volta selezionandoli con la checkbox vicino ai loro nomi, cliccando Scegli Azione in basso a destra della tabella e quindi selezionando l’opzione Registra la Presenza.
Gestire gli Eventi (AGGIORNATO!)
Per gestire gli eventi di una sessione, selezionare la sessione nella tab Sessioni del corso, e spostarsi alla tab Eventi e Frequenza.
Cliccare sull'icona filtro a sinistra della tabella e utilizzare le opzioni disponibili per filtrare gli eventi in base al tipo di frequenza, agli istruttori, alla data di inizio e fine, alle proprietà, alla sede e allo strumento per videoconferenza. Cliccare l'icona Column Selector (Selettore Colonne) per scegliere le colonne che si desidera visualizzare nella tabella, e usare il campo di ricerca testuale per cercare gli eventi in base ad una parola chiave.
Cliccare sul menu ellipsis in fondo alla riga dell’evento per gestire l’evento con una delle seguenti opzioni:
| Azione | Descrizione |
|---|---|
| Modifica | Per modificare i dettagli dell’evento |
| Duplica Evento |
Per fare una copia dell’evento. Nel pannello di destra digitare il nome dell’evento copiato, e definire una data. Opzionalmente, è possibile assegnare lo stesso istruttore al nuovo evento. Quando si copia un evento, il nuovo evento sarà creato con tutti i dettagli dell’evento di origine, tranne l’assegnazione della sede (per i corsi in aula) e le iscrizioni. Accedere alla pagina dei dettagli del nuovo evento per assegnare una sede e un aula. Quando si duplica un evento, considerare che il nuovo evento potrebbe sovrapporsi ad altri eventi già presenti in piattaforma. Per evitare che questo accada, abilitare l’opzione impedisci la sovrapposizione di sessioni in aula nelle opzioni avanzate della piattaforma, tab ILT. Questa opzione gestisce solo la duplicazione dell'evento, non la sua creazione. |
| Send Email to Instructors |
Invia un'email a tutti gli istruttori dell'evento, o ad una selezione di essi. Quando si seleziona questa opzione, un pannello a scomparsa permette la composizione del messaggio e la selezione del mittente e dei destinatari dell'email. Sotto l'area del messaggio sono elencati gli shortcode che è possibile inserire nel testo dell'email, copiandoli e incollandoli. Questa opzione è disabilitata quando non ci sono istruttori assegnati all'evento, o quando nessuno degli istruttori ha un indirizzo email valido associato al proprio profilo utente. |
| Elimina | Per eliminare l’evento. Quando un evento è cancellato, la data dell’evento, i dati degli utenti relativi all’evento e la frequenza sono eliminati. |
È possibile eseguire la stessa azione per più eventi, selezionando le caselle vicino al nome dell’evento e premendo Scegli Azione in basso a destra per:
- aggiungere velocemente degli istruttori agli eventi selezionati
- inviare un email agli istruttori degli eventi selezionati. A differenza da quanto succede per la stessa azione su un singolo evento, non è possibile inviare l'email solo ad alcuni istruttori
- cancellare gli eventi selezionati
Gestire le Iscrizioni e le Valutazioni delle Sessioni
Per iscrivere degli studenti ad una sessione, selezionare una sessione del corso e spostarsi alla tab Enrollments & Evaluations. Cliccare Nuovo in alto a destra, e selezionare Iscrivi Utenti. Nel pannello di destra, selezionare gli utenti da iscrivere, individualmente o selezionando gruppi e rami dell’organigramma. Premere Avanti e selezionare le sessioni a cui gli utenti saranno iscritti e ancora Avanti per spostarsi alla tab delle Informazioni Aggiuntive dove è possibile definire il ruolo dell’utente nel corso e compilare i campi aggiuntivi relativi all’iscrizione, se definiti. Spostarsi infine alla tab Notifiche e selezionare le notifiche che l’utente riceverà al momento dell’iscrizione. Questa area mostra le notifiche di tipo Riassunto: Utente iscritto ad un corso configurate nella app Notifiche.
Quando si iscrivono degli utenti ad una sessione, saranno automaticamente iscritti a tutti gli eventi inclusi nella sessione. Non è possibile iscrivere utenti ad un singolo evento di una sessione.
Una volta iscritti, gli utenti saranno visualizzati nella tab Enrollments & Evaluations. Cliccare il menu ellipsis in fondo alla riga dell’utente per gestire gli utenti con le seguenti opzioni:
- Modifica Stato. Questa opzione permette di modificare lo stato dell’utente (per esempio da In Corso a Completato). Alcuni stati potrebbero essere disabilitati, in base allo stato correntemente assegnato all’utente. Questa opzione è utilizzata anche per iscrivere gli utenti alla sessione, dalla lista di attesa.
- Valuta. Questa opzione è disponibile solo se il metodo di valutazione / completamento della sessione è di tipo In Base alla Valutazione. Nel pannello di destra, selezionare se l’utente ha superato la sessione (e quindi tutti gli eventi che la compongono), se non l’ha superata, oppure scegliere l’opzione Non definito quando la valutazione non è necessaria, o sarà effettuata in futuro. Definire quindi la data di completamento per ufficializzare il completamento della sessione. Utilizzare il campo Punteggio per assegnare un punteggio all’utente. Se necessario, allegare un file (ad esempio, un certificato). Selezionare l’opzione Contrassegna l'utente come presente a tutti gli eventi della sessione per contrassegnare la presenza dell’utente a tutti gli eventi inclusi nella sessione, invece di farlo singolarmente per ogni evento, nella tab Frequenza. Infine, utilizzare il campo Valutazione delle Performance di Apprendimento per aggiungere commenti alla valutazione. Gli istruttori non possono valutare se stessi, e non possono essere valutati dai Superadmin.
- Invia Email. Questa opzione permette di contattare l’utente via email. Quando si invia un’email da questa area, si aprirà un pannello dedicato alla composizione del messaggio. Oltre al destinatario dell’email e al testo del messaggio, è possibile utilizzare gli shortcode visualizzati nell’area Messaggio.
- Cancella Iscrizioni. Questa opzione permette di cancellare l’iscrizione dell’utente al corso.
Dalla tab Enrollments & Evaluations è possibile effettuare la stessa azione per più utenti. Selezionarli con la checkbox vicino agli username e cliccare Scegli Azione in basso a destra per modificare velocemente lo stato degli utenti nella sessione, valutarli, cancellare le loro iscrizioni ai corsi, o inviare un’email. Quando si invia un’email a più utenti da questa pagina, sarà inviata a tutti gli utenti selezionati, indipendentemente dal loro stato. Se sono stati selezionati utenti non attivi, anche loro riceveranno l’email.
Gestire le Sessioni (AGGIORNATO!)
Tutte le sessioni incluse in un corso ILT /VILT sono elencate nella tab Sessioni. Da qui, cliccare sull'elemento della colonna Eventi per accedere all’area di gestione dell’evento e sull’elemento della colonna Utenti Iscritti per gestire le iscrizioni alla sessione.
Cliccare sull'icona filtro a sinistra della tabella e utilizzare le opzioni disponibili per filtrare le sessioni in base all'istruttore, alle date di inizio e fine, alla sede, al tipo di frequenza e altri dettagli. Cliccare l'icona Column Selector (Selettore Colonne) per scegliere le colonne che si desidera visualizzare nella tabella, e usare il campo di ricerca testuale per cercare le sessioni in base ad una parola chiave.
Cliccare sul menu ellipsis in fondo alla riga della sessione per eseguire una delle seguenti azioni:
| Action | Description |
|---|---|
| Modifica | Per modificare i dettagli della sessione. |
| Stampa Foglio Presenze |
Per creare una pagina dove gli utenti potranno contrassegnare la propria presenza alla sessione. Assicurarsi di aver selezionato la data corretta dal menu a tendina in cima al modulo, quindi premere Genera (ricorda che l'anteprima del foglio delle presenze mostra solo cinque righe). Il foglio presenze può anche essere scaricato in formato PDF. E’ possibile creare delle colonne personalizzate premendo Configura Foglio in alto a destra e abilitando l’opzione Abilita la creazione di un foglio presenze personalizzato in questo corso. Le colonne elencate saranno abilitate e sarà possibile modificarle a piacimento. Le colonne del foglio presenze saranno organizzate in ordine alfabetico (A-Z). L’ordinamento dei campi è disponibile solo per i campi standard della piattaforma: username, nome, cognome, email e lingua. I campi personalizzati non saranno ordinati in ordine alfabetico. I Superadmin possono creare fogli presenza personalizzati per tutte le sessioni in aula. Accedere al Menu Amministrazione, e selezionare Configurazione nella sezione Impostazioni. Spostarsi alla tab ILT e utilizzare l’area Foglio Presenze Personalizzato per selezionare le informazioni che si desidera includere in ogni colonna del foglio presenze. Sono disponibili al massimo cinque colonne per ogni foglio presenze. |
| Vista Studente della Sessione |
Per avere un riscontro visivo della pagina della sessione che vedranno gli istudenti iscritti. Questa pagina mostra le informazioni di ogni sessione a cui l’utente è iscritto. Cliccare sull’icona freccia nella riga della sessione per visualizzare le informazioni relative al luogo della sessione, e visualizzare la mappa. |
| Duplica Sessione |
Per fare una copia della sessione. Nel pannello di destra, digitare il nome della sessione copiata e definire il numero di copie che si desidera creare. Per definire la frequenza con cui la sessione sarà ripetuta, selezionare l’opzione Frequenza delle Sessioni e utilizzare i menu a tendina messi a disposizione. Infine, definire se copiare i campi aggiuntivi della sessione (ricorda che i campi aggiuntivi per l'iscrizione non sono duplicati). Nel caso in cui siano stati definiti campi aggiuntivi obbligatori per la sessione, sarà mostrata la tab Informazioni Aggiuntive nel pannello di destra. Utilizzarla per mantenere i campi aggiuntivi della sessione di partenza o per definirne di nuovi. Se non compilati, non sarà possibile duplicare la sessione. Quando si duplica una sessione:
|
| Send Email to Instructors |
Per inviare un'email a tutti gli istruttori della sessione e a tutti gli istruttori degli eventi che la compongono, o ad una selezione di essi. Quando si seleziona questa opzione, un pannello a scomparsa permette la composizione del messaggio e la selezione del mittente e dei destinatari dell'email. Sotto l'area del messaggio sono elencati gli shortcode che è possibile inserire nel testo dell'email, copiandoli e incollandoli. Se gli eventi in programma per il futuro hanno almeno un istruttore, è possibile limitare l'invio dell'email solo agli eventi futuri e attivi, selezionando l'opzione corrispondente. Questa opzione è disabilitata quando non ci sono istruttori assegnati alla sessione, o quando nessuno degli istruttori ha un indirizzo email valido associato al proprio profilo utente. |
| Elimina | Per eliminare la sessione. |
Dalla tab Sessioni è possibile eseguire la stessa azione per più sessioni. Selezionarle cliccando sulle checkbox all’inizio della riga della sessione, e cliccare Scegli Azione in basso a destra della pagina per:
- assegnare velocemente gli istruttori a tutte le sessioni selezionate
- inviare un email agli istruttori delle sessioni selezionate. A differenza da quanto succede per la stessa azione su una singola sessione, non è possibile inviare l'email solo ad alcuni istruttori
- cancellare le sessioni selezionate
Eliminare una Sessione
Quando si elimina una sessione, i dati che seguono sono cancellati dalla piattaforma: la data della sessione, i dati relativi alla frequenza degli utenti per la data della sessione e i materiali didattici della sessione non salvati nel Central Repository. Le iscrizioni degli utenti che si trovano nella lista di attesa della sessione e degli utenti non iscritti ad altre sessioni del corso sono eliminate, e gli utenti sono spostati nella lista di attesa del corso, indipendentemente dal loro stato nella sessione al momento della cancellazione. Gli utenti precedentemente iscritti alla sessione eliminata o ad un’altra sessione dello stesso corso non saranno spostati nella lista di attesa del corso, e manterranno le lori iscrizioni nelle altre sessioni.
Quando si cancellano sessioni VILT (webinar), assicurarsi di cancellarle direttamente in piattaforma, e non nello strumento di gestione del webinar.
Importare Sessioni e Eventi via CSV
È possibile importare sessioni ed eventi utilizzando file CSV, velocizzando il processo di creazione delle sessioni e degli eventi in piattaforma. Scopri di più.
Note per Adobe Connect V2
Per chi integra Adobe Connect V2, quando si configura un evento con Adobe Connect Meeting come Strumento per Videoconferenza, è possibile selezionare un template o una cartella. Se l’evento sarà gestito da Adobe Connect Seminar, la selezione del template è facoltativa, ma l’associazione alla room è obbligatoria. Maggiori informazioni nell’articolo della Knowledge Base di Adobe Connect.
A causa di una limitazione di Adobe Seminar, non è possibile creare due eventi seminar simultanei. È necessaria una pausa di almeno 30 minuti fra un evento seminar e l’altro. In caso di sovrapposizione di due eventi seminar, entrambi gli eventi saranno creati in piattaforma, ma solo il primo evento creato sarà anche creato in Adobe.
Se si importano eventi ILT di tipo webinar via CSV, il valore dell'attributo sco-id è disponibile in Adobe Connect.
Inoltre, questa integrazione mette a disposizione un’ulteriore Opzione di Frequenza. Il nome dell’opzione è Contrassegna l'evento come completato se l'utente trascorre almeno la % indicata del tempo totale del webinar nello strumento webinar e permette di definire una percentuale minima di tempo che gli studenti devono spendere nell’evento al fine di identificarlo come completato. La percentuale è calcolata sulla durata totale dell’evento.
Quando si definisce un percentuale minima di tempo, tenere in considerazione che la durata effettiva dell’evento potrebbe differire da quella stimata, in quanto l’evento potrebbe iniziare o finire prima o dopo l’orario previsto. Per evitare che queste differenze abbiano un impatto sul completamento dell’evento, consigliamo di non definire la percentuale come 100%, ma al massimo come 90-95%.
Quando si seleziona l’opzione di frequenza Contrassegna l'evento come completato quando l'utente si collega al webinar, il valore della percentuale definito in questa area sarà ignorato.
Quando si seleziona l’opzione di frequenza Contrassegna come completato se l'utente accede alla registrazione, l’evento sarà contrassegnato come completato nel momento in cui l’utente accede alla registrazione, anche se non ha frequentato il webinar o se lo ha frequentato senza raggiungere la percentuale di frequenza predefinita.
Quando si seleziona l’opzione Contrassegna l'evento come completato se l'utente trascorre almeno la % indicata del tempo totale del webinar nello strumento webinar, è possibile tracciare il tempo speso dagli utenti in sessioni Adobe Connect V2 utilizzando il campo Tempo nella Sessione con Strumento Webinar nei nuovi Report Personalizzati.