Introduzione

Docebo Connect è un modulo Docebo che funge da connettore tra la propria piattaforma e sistemi SaaS di terze parti. Questo consente di integrare la piattaforma con oltre 400 sistemi esterni, riducendo gli sforzi necessari.

Docebo Connect offre un ampio catalogo di connettori per i sistemi SaaS più popolari, per gestire flussi di lavoro automatizzati (chiamati ricette) condivisi tra i sistemi, al fine di scambiare e condividere dati sulla base di attivatori (trigger).

Si noti che Docebo Connect sfrutta le API e la business logic già esistenti nei sistemi di integrazione e non ne crea di nuove. Inoltre, Docebo Connect non gestisce i flussi SSO con i fornitori di identità (come SAML, OpenID Connect, ecc.), le integrazioni JavaScript (come Google Analytics o Google Tag Manager) o le integrazioni basate sugli iframe (come Docebo OEM o Salesforce Canvas).

Docebo Connect per Microsoft Outlook 365 fornisce un modo per consentire a un account di calendario Outlook 365 di fornire inviti per le sessioni VILT agli studenti iscritti. Questo è ottenuto tramite l'utilizzo di un'integrazione Docebo secondaria e via webhook. Gli utenti hanno la possibilità di integrare un calendario Outlook 365 senza utilizzare un file .ics, grazie a una sincronizzazione automatizzata che avviene quasi in tempo reale.

Per ulteriori informazioni sulla definizione dei termini e dei concetti utilizzati in questo articolo, consultare il Glossario dei Termini di Docebo Connect.

Attivare Docebo Connect

Contattare l'account manager Docebo per attivare Docebo Connect sulla propria piattaforma o in una sandbox. Si prega di notare che potrebbero esserci costi associati a seconda dei requisiti di integrazione.

Prima di iniziare

Tutte le ricette per questa integrazione si trovano nella cartella del progetto. Questa cartella deve essere considerata una "cartella speciale" poiché tutte le ricette in essa contenute sono soggette ad aggiornamenti automatici. Pertanto, qualsiasi personalizzazione apportata alle ricette all'interno di questa cartella può essere sovrascritta da Docebo. Al fine di prevenire tale problema, si consiglia vivamente di creare una nuova cartella di progetto per qualsiasi ricetta che si desidera utilizzare in produzione, e copiare o clonare le ricette dalla cartella del progetto all'interno.

Si consiglia di creare un account di servizio su Office 365 da utilizzare con l'integrazione del calendario Docebo. L'account deve avere una licenza Office valida. Questo può essere un account in uso da una persona; tuttavia, l'utilizzo di un account separato impedirà che un account personale venga riempito da voci di calendario generate dal sistema. Per testare l'integrazione, se si dispone di una piattaforma di staging, si suggerisce di utilizzare account Microsoft separati per scopi di produzione e di staging.

Per scoprire come clonare le ricette e modificare le chiamate alle sotto-ricette, si consultare l'articolo Utilizzare Docebo Connect: copiare le ricette.

Un elenco esaustivo delle ricette impiegate in questa integrazione, comprese le sotto-ricette che vengono invocate, è disponibile nel capitolo intitolato Descrizioni delle ricette.

Informazioni utili

I webhook di Docebo vengono utilizzati per inviare eventi a un'integrazione secondaria che crea la voce di calendario. Consultare l'articolo Creazione e gestione dei webhook per ulteriori informazioni e per familiarizzarsi con questa funzionalità della piattaforma.

Attenzione! Se l'impostazione Inviti a iscriversi tramite calendario esterno viene disattivata per un corso specifico dopo che gli inviti sono stati inviati mentre l'impostazione era attiva, qualsiasi futuro aggiornamento a una sessione nel corso associato (per il quale un invito era stato precedentemente inviato) causerà l'annullamento di quell'evento nel calendario dello studente.

Configurazione

Configurare Docebo

Affinché l'integrazione funzioni correttamente, i calendari esterni devono essere abilitati sulla propria piattaforma. Cliccare sull'icona ingranaggio, quindi cliccare su Impostazioni avanzate e cliccare sulla scheda ILT. Trovare l'opzione Inviti a iscriversi tramite calendario esterno e attivare la casella. Quindi cliccare su Salva le modifiche.

Configurare Microsoft Outlook 365

Per potersi connettere al calendario di Microsoft Outlook 365, sarà necessario annotare il nome del calendario che si desidera sincronizzare con Docebo. Per fare ciò, accedere prima al proprio account Outlook 365 e cliccare sull'icona del calendario per selezionare il proprio calendario.

Attenzione! A causa di una limitazione di Microsoft, Docebo Connect per il calendario Microsoft di Outlook 365 non supporta i sotto-calendari e non registrerà la risposta per il sotto-calendario in Docebo. Solo il calendario principale di un account può essere utilizzato con questa integrazione.

I nomi dei propri calendari saranno visibili nella barra laterale di sinistra del calendario di Outlook 365. Annotare il nome esatto del calendario principale, poiché queste informazioni saranno necessarie in seguito durante la configurazione di Docebo Connect.

Configurare Docebo Connect

Attenzione! Docebo Connect utilizza il proprio Client ID e Client secret per il connettore Outlook. Per questo motivo non sono richiesti per connettersi utilizzando il codice di autorizzazione. Se è necessario fornire il proprio Client ID e Client secret per connettersi a Outlook, è possibile creare un profilo OAuth personalizzato. Per maggiori informazioni, consultare la base di conoscenze di Workato (si apre in una nuova scheda).

Successivamente, accedere alla piattaforma Docebo e cliccare sull'icona ingranaggio nell'angolo in alto a destra della finestra. Nella schermata successiva, trovare Docebo Connect e cliccare su Gestione.

Nella scheda Project (Progetto) di Docebo Connect, creare una nuova connessione Outlook utilizzando il proprio account Microsoft selezionando Connections (Connessioni) nella barra laterale di sinistra, e quindi premendo il pulsante Create connection (Crea connessione).

Individuare e cliccare sul connettore Outlook nell'elenco delle connessioni disponibili.

Nella schermata successiva dare un nome al proprio connettore e selezionare dove si desidera salvare la connessione nelle cartelle di progetto.

Quindi, aprire il menu a tendina Connection account type (Tipo di account di connessione). Si potrà scegliere tra Common (Comune), Tenant specific (Specifico al tenant), Consumer (Consumatore) e Organization (Organizzazione). Consultare la tabella per maggiori informazioni su questi tipi di account:

Successivamente, nel menu a tendina Authentication type (Tipo di autenticazione), selezionare Authorization code grant (Concessione con codice di autorizzazione), se non è già il tipo di autenticazione scelto.

Successivamente, nella casella Requested permissions (Permessi richiesti (scope Oauth)) situata nell'area Configurazione avanzata, aggiungere il permesso Calendars.ReadWrite.

Suggerimento: se si stanno anche inviando inviti da un calendario condiviso, si dovrebbe anche aggiungere lo scope Calendars.ReadWrite.Shared.

Quindi, premere il pulsante Sign in with Microsoft (Accedi con Microsoft) per continuare.

Attenzione!

• Al fine di prevenire possibili problemi, gli scopi assegnati al connettore devono avere accesso Application (Applicazione). Per accedere a questi permessi, in Azure navigare a App registrations (Registrazioni app). Quindi, nella barra laterale sinistra, espandere l'opzione Manage (Gestione) e selezionare API permissions (Permessi API). È possibile trovare i permessi sotto Microsoft Graph nella tabella situata sotto la sezione Configured permissions (Permessi configurati).
  
• L'account Azure deve essere un account con licenza.

Verrà quindi presentata una finestra che richiede i permessi per accedere ai propri dati. Premere il pulsante Accept (Accetta) per continuare.

Si riceverà la conferma che la propria connessione è stata attivata con successo.

Configurare la lookup table delle impostazioni di integrazione

Successivamente, selezionare la scheda Lookup Tables di Docebo Connect e individuare la tabella Integration settings (Impostazioni di integrazione).

Verificare la presenza delle seguenti voci di tabella, in caso contrario aggiungere i dati corrispondenti.

La chiave ADD_INSTRUCTOR_FLAG, se impostata a true, aggiunge l'istruttore come partecipante all'evento Outlook. Se non si desidera aggiungere l'istruttore come partecipante, impostare questo valore a false.

La chiave NOTIFICATION_MAIL_ID è l'indirizzo email dello studente (o la lista di distribuzione, se ha un indirizzo email standard e può accettare email esterne) al quale si desidera ricevere i messaggi di errore, nel caso in cui si verifichino durante un'attività.

Se si hanno altre integrazioni Docebo Connect configurate e in esecuzione, si possono trovare dati per tali integrazioni anche in questa tabella. È possibile ignorare tali voci in sicurezza.

Configurare la lookup table degli eventi webhook di integrazione

Successivamente, se non esiste già, creare una nuova tabella di lookup chiamata integrazione-webhooks. che verrà utilizzata dalle seguenti ricette:

• Elimina record webhook dalla tabella di lookup
• Evita esecuzione webhook duplicati

Aggiungere le seguenti colonne alla tabella (non è necessario aggiungere valori alle colonne):

Webhook

Affinché l'integrazione possa sincronizzarsi con successo con il calendario remoto, un webhook deve essere configurato tra Docebo e Workato.

Cliccare sull'icona ingranaggio per accedere alle opzioni amministrative, quindi individuare Docebo Connect e premere Gestione. Nella scheda Projects di Docebo Connect, individuare la cartella in cui sono state archiviate le ricette Outlook 365 e cliccare sulla ricetta chiamata Docebo Learn events dispatcher - Webhook.

All'interno della ricetta cliccare sul primo elemento per rivelare una finestra scorrevole dove si troverà un URL necessario per configurare i webhook Docebo. Premere il pulsante Copy (Copia) accanto all'URL dell'indirizzo del webhook Workato per copiare il link negli appunti.

Successivamente, cliccare sull'icona ingranaggio e, nella finestra successiva, individuare Webhook e premere Gestione. Quindi premere il pulsante più nell'angolo in alto a destra della finestra per aggiungere un nuovo webhook.

Dare al nuovo webhook un nome significativo e quindi incollare l'URL copiato dalla ricetta Docebo Learn events dispatcher - Webhook nel campo URL payload. Quindi, selezionare la scheda Eventi per selezionare gli eventi che attiveranno il webhook. Nella finestra scorrevole, selezionare i seguenti eventi:

• Course properties have been changed (Le proprietà del corso sono state modificate)
• Ext Calendar ILT event changed (Evento ILT calendario esterno modificato)
• Ext Calendar ILT session changed (Sessione ILT calendario esterno modificata)
• User has been unenrolled from a learning plan (Annullamento dell'iscrizione dell'utente al piano formativo)

Premere il pulsante Conferma per aggiungere gli eventi al nuovo webhook, quindi, nella sezione Payload, selezionare Consenti alla piattaforma di raggruppare i payload. Successivamente, premere Salva modifiche.

Si verrà quindi reindirizzati all'elenco dei webhook disponibili dove sarà possibile trovare il proprio nuovo elemento.

Per attivare il webhook, premere il pulsante ellipsis in fondo alla riga. Nel menu a tendina risultante, selezionare Attiva. Lo stato del webhook verrà quindi modificato in Attivo.

Ricette

Un elenco completo di tutte le ricette si trova nel capitolo Descrizioni delle ricette. Questo contiene informazioni sul compito che la ricetta esegue, quale evento attiva l'esecuzione della ricetta, quale ricetta deve essere avviata manualmente, e un elenco di sotto-ricette chiamate all'interno di ciascuna ricetta. Certe ricette devono essere avviate dopo che tutte le tabelle e i webhook sono stati configurati poiché sono attivate da un evento temporizzato. Per maggiori informazioni sull'avvio delle ricette, si veda Utilizzo di Docebo Connect: azioni comuni delle ricette.

Errori del connettore all'avvio delle ricette

Nel caso in cui si riceva un messaggio di errore all'avvio delle ricette, cliccare sulla Recipe (Ricetta) e spostarsi sulla scheda Connections. Si potrà selezionare il connettore appropriato da utilizzare con la ricetta premendo la freccia destra accanto alla connessione e quindi selezionando la propria connessione preconfigurata nell'area Existing connections (Connessioni esistenti).

Una volta che le ricette che devono essere avviate manualmente sono tutte in esecuzione, l'integrazione sarà pronta per l'uso.

Passaggi da seguire durante la creazione di un evento ILT

Durante la creazione di un nuovo corso in Gestione corsi, cliccare sulla scheda Proprietà. Sotto Opzioni di iscrizione, trovare Inviti a iscriversi tramite calendario esterno e attivare la casella accanto a Abilita funzionalità RSVP calendari esterni per tutte le sessioni di questo corso al fine di consentire a questo corso di inviare inviti a calendari esterni, come Microsoft Outlook 365.

Attenzione! Se si abilita la funzionalità RSVP dopo aver creato eventi ILT all'interno di una sessione, tali eventi non vengono sincronizzati automaticamente. Per garantire una corretta sincronizzazione, è necessario aggiornare o ricreare gli eventi manualmente.

Se si desidera nascondere l'elenco dei partecipanti nell'evento del calendario esterno per tutte le sessioni e gli eventi correlati a questo corso, selezionare la casella Nascondi i partecipanti nell'evento del calendario esterno per tutte le sessioni di questo corso e i relativi eventi.

Se si preferisce, è anche possibile definire questa azione sessione per sessione, cliccando sulla scheda Sessioni, e quindi cliccando sulla sessione per la quale si desidera attivare o disattivare questa funzionalità. Nella scheda Proprietà della sessione, nella sezione Generale si troverà Inviti a iscriversi tramite calendario esterno. Selezionando la casella in questa sezione, è possibile personalizzare questa funzionalità. Se è stata precedentemente selezionata la casella nella sezione Gestione corsi / Proprietà, si troverà il pulsante radio accanto a Abilita opzione RSVP calendari esterni per questa sessione selezionato, con l'opzione contrassegnata come predefinita. Altrimenti, se non si era precedentemente attivata l'opzione Abilita funzionalità RSVP calendari esterni per tutte le sessioni di questo corso, allora il pulsante radio accanto all'opzione Disabilita opzione RSVP calendari esterni per questa sessione sarà selezionato e tale opzione sarà contrassegnata come predefinita. La semplice attivazione del pulsante radio non selezionato sovrascriverà l'impostazione predefinita del corso per questa sessione particolare.

Attenzione! Se i partecipanti rispondono a un invito utilizzando l'opzione Do not send a response (Non inviare una risposta) in Outlook, lo stato della RSVP rimarrà "in attesa" nella piattaforma Docebo.

Gestire il modello di messaggio

I modelli di messaggio in Docebo Connect consentono di personalizzare l'aspetto e il contenuto dei messaggi utilizzando shortcode inviati ai propri studenti via email. Per ulteriori informazioni sul funzionamento e la configurazione dei modelli di messaggio, consultare la base di conoscenza di Workato (si apre in una nuova scheda).

Dettagli del modello

Il modello di messaggio utilizzato dalla ricetta Docebo Connect per il calendario Microsoft Outlook 365 fa uso dei seguenti input e dei rispettivi shortcode:

Il modello è stato strutturato per visualizzare un valore solo se il valore è effettivamente definito.

Per un'ulteriore personalizzazione del modello, ad esempio se si desidera aggiungere input e shortcode aggiuntivi, fare riferimento alla base di conoscenze di Workato (si apre in una nuova scheda).

Generare link di sessione

La ricetta Get message template (Ottieni modello di messaggio) è responsabile dell'accesso e del popolamento del modello di messaggio con gli input richiesti, quindi della generazione del contenuto finale da utilizzare come descrizione dell'evento di calendario.

Il link della sessione è composto da una combinazione di shortcode e utilizza una struttura di URL predefinita:

https://{lms_base_uri}/learn/course/{course_id}/session/{session_id}/{session_name}

Il nome della sessione deve essere convertito in tutte lettere minuscole e tutti gli spazi devono essere sostituiti da un trattino (-).

Al fine di creare il link di sessione necessario, navigare alla ricetta Get message template e, in Edit mode (modalità di modifica), individuare e premere l'azione chiamata Create message using Outlook calendar event template (Crea messaggio usando il modello di evento di calendario Outlook). Nella barra laterale risultante, individuare la riga Session name (Nome sessione).

Aggiungere quanto segue al codice prima di : nil, dopo la seconda voce Nome sessione | Passo 1 :

.downcase.gsub(/[^a-zA-Z0-9=\s—-]+/u, "").gsub(/[=\s—-]+/u, "-")

Questo modificherà il codice, da:

Nome sessione | Passo 1.present? ? Nome sessione | Passo 1 : nil

A:

Nome sessione | Passo 1.present? ? Nome sessione | Passo 1.downcase.gsub(/[^a-zA-Z0-9-\s—-]+/u, "").gsub(/[-\s—-]+/u, "-") : nil

Successivamente, premere Save (Salva) nell'editor di ricette.

https://esempio.piattaforma.com/learn/course/190/session/54/example-session

Attenzione: La ricetta Get message template ha già i valori richiesti per generare il link della sessione ad eccezione dell'URI di base.

Esistono due modalità per integrare il link della sessione nel modello di messaggio:

• Generare il link della sessione seguendo l'esempio fornito precedentemente all'interno della ricetta, e successivamente incorporare un nuovo input e lo shortcode come link della sessione nel modello di messaggio.
• Inserire l'URI di base come input e lo shortcode nel modello di messaggio, e generare il link della sessione all'interno del modello di messaggio utilizzando gli shortcode.

Personalizzazione dei modelli di messaggio

Se si è personalizzato il proprio modello di messaggio, sarà necessario creare un nuovo modello e modificare le ricette in cui questo modello è popolato. Qui sono descritti i passaggi necessari per creare un nuovo modello di messaggio e la ricetta eseguendo la chiamata.

Attenzione! La modifica della ricetta deve essere eseguita sulle proprie ricette clonate al fine di prevenire un aggiornamento della ricetta che ripristini il modello di messaggio predefinito. Consultare l'articolo Utilizzo di Docebo Connect: copiare le ricette per maggiori informazioni sull'argomento.

I passaggi necessari per clonare un modello di messaggio devono essere eseguiti nel seguente ordine:

1. Creare un nuovo modello di messaggio utilizzando le informazioni del modello originale
2. Aggiornare la ricetta clonata con le nuove informazioni del modello di messaggio

Un modello di esempio e il file JSON necessario per creare un nuovo modello che sia compatibile con le ricette esistenti sono forniti in questo articolo, e possono essere copiati e incollati in Docebo Connect.

Creazione di un nuovo modello di messaggio

Per creare un nuovo modello, navigare alla scheda Message templates (Modelli di messaggio) in Docebo Connect.

Successivamente, premere il pulsante New template (Nuovo modello) per aprire l'editor di modelli di messaggio.

Nella schermata successiva, premere l'icona della matita accanto al titolo New template per dare un nome al proprio modello.

Successivamente, spostarsi nella casella di testo del corpo del modello.

Quindi, copiare le informazioni del corpo del modello fornite qui negli appunti:

<html>
  <body>
    <div class="courseDetails">
      <p>
        <b><u><i>Dettagli del corso</i></u></b><br>
        {{#course_name}}
          <b>Nome corso:</b> {{course_name}}<br>
        {{/course_name}}
        {{#course_description}}
          <b>Descrizione corso:</b> {{&course_description}}<br>
        {{/course_description}}
      </p>
    </div>
    <div class="sessionDetails">
      <p>
        <b><u><i>Dettagli sessione</i></u></b><br>
        {{#session_name}}
          <b>Nome sessione:</b> {{session_name}}<br>
        {{/session_name}}
        {{#session_description}}
          <b>Descrizione sessione:</b> {{&session_description}}<br>
        {{/session_description}}
      </p>
    </div>
    <div class="eventDetails">
      <p>
        <b><u><i>Dettagli evento</i></u></b><br>
        {{#event_name}}
          <b>Nome evento:</b> {{event_name}}<br>
        {{/event_name}}
        {{#event_description}}
          <b>Descrizione evento:</b> {{&event_description}}<br>
        {{/event_description}}
        {{#webinar_tool}}
          <b>Strumento webinar:</b> {{webinar_tool}}<br>
        {{/webinar_tool}}
      </p>
    </div>
    {{#is_location_present}}
      <div class="locationDetails">
        <p>
          <b><u><i>Dettagli della sede</i></u></b><br>
          {{#location_name}}
            <b>Nome sede:</b> {{location_name}}<br>
          {{/location_name}}
          {{#location_address}}
            <b>Indirizzo sede:</b> {{location_address}}<br>
          {{/location_address}}
          {{#location_phone_number}}
            <b>Contatto sede:</b> {{location_phone_number}}<br>
          {{/location_phone_number}}
          {{#location_email}}
            <b>Indirizzo email della sede:</b> {{location_email}}<br>
          {{/location_email}}
          {{#location_direction}}
            <b>Indicazioni sede:</b> {{&location_direction}}<br>
          {{/location_direction}}
          {{#location_accommodations}}
            <b>Alloggi sede:</b> {{&location_accommodations}}<br>
          {{/location_accommodations}}
          {{#location_other_info}}
            <b>Altre info sulla sede:</b> {{&location_other_info}}<br>
          {{/location_other_info}}
        </p>
      </div>
    {{/is_location_present}}
    {{#is_classroom_present}}
      <div class="classroomDetails">
        <p>
          <b><u><i>Dettagli dell'aula</i></u></b><br>
          {{#classroom_name}}
            <b>Nome dell'aula:</b> {{classroom_name}}<br>
          {{/classroom_name}}
          {{#classroom_details}}
            <b>Dettagli dell'aula:</b> {{&classroom_details}}<br>
          {{/classroom_details}}
          {{#classroom_seats}}
            <b>Posti dell'aula:</b> {{classroom_seats}}<br>
          {{/classroom_seats}}
          {{#classroom_equipment}}
            <b>Attrezzatura dell'aula:</b> {{&classroom_equipment}}<br>
          {{/classroom_equipment}}
        </p>
      </div>
    {{/is_classroom_present}}
  </body>
</html>

Quindi, incollare il testo del modello nella casella di testo Template body (Corpo del modello). Il testo incollato evidenzia automaticamente tutto l'html utilizzato per la formattazione, nonché tutti i parametri di input.

Successivamente, nel campo Template input (Input del modello), premere il pulsante Use JSON (Usa JSON).

Quindi, copiare il seguente codice negli appunti:

{
  "course_id": "value",
  "course_name": "value",
  "course_description": "value",
  "session_id": "value",
  "session_name": "value",
  "session_description": "value",
  "event_id": "value",
  "event_name": "value",
  "event_description": "value",
  "webinar_tool": "value",
  "location_name": "value",
  "location_address": "value",
  "location_phone_number": "value",
  "location_email": "value",
  "location_direction": "value",
  "location_accommodations": "value",
  "location_other_info": "value",
  "classroom_name": "value",
  "classroom_details": "value",
  "classroom_seats": "value",
  "classroom_equipment": "value",
  "is_location_present": true,
  "is_classroom_present": true
}

Nella finestra Generate schema (Genera schema), selezionare Paste JSON sample (Incolla campione JSON) nel menu a tendina e incollare il codice nella casella JSON sample (Campione JSON), sovrascrivendo le parentesi graffe esistenti, quindi premere Next (Avanti).

Nel passaggio successivo, controllare l'albero JSON di esempio e premere il pulsante Generate schema.

Tornando alla schermata precedente, si troverà il Template input (input del modello) creato. Per finire di creare il proprio modello, premere il pulsante Create (Crea).

Il proprio nuovo modello di messaggio è ora creato. Per poter utilizzarlo, la ricetta Get message template deve essere modificata. Per farlo, navigare alla cartella in cui si trovano le ricette del calendario Microsoft Outlook 365 e cliccare sulla ricetta Get message template.

Successivamente, nella ricetta, premere Edit (Modifica).

In modalità modifica, individuare e premere l'azione chiamata Create message using Outlook calendar event template template (Crea messaggio usando il modello di evento di calendario Outlook). Nella barra laterale risultante, individuare il menu a tendina Message template (Modello di messaggio) e selezionare il proprio modello appena creato invece del modello di evento di calendario Outlook (Outlook Calendar event template). Si noterà che una volta modificato questo modello, l'azione verrà aggiornata. Successivamente premere Save e quindi avviare la ricetta.

Descrizioni delle ricette