Avvertenza sul rilascio in ambiente sandbox: alcune sezioni di questo articolo illustrano l'utilizzo di funzionalità che saranno rese disponibili pubblicamente a tutti i clienti entro la fine di gennaio 2026. Qualora riscontraste discrepanze tra quanto descritto e la situazione attuale, si consiglia di verificare nuovamente in prossimità di tale data. Ulteriori informazioni sul ciclo di rilascio.
Introduzione
I corsi condotti da istruttore (ILT) sono percorsi formativi che i partecipanti seguono in tempo reale, sia in presenza sia online tramite strumenti di videoconferenza.
- Per accedere a un corso ILT, i partecipanti devono essere iscritti a una specifica “sessione” del corso.
- La sessione è a sua volta composta da uno o più “eventi”, ciascuno dei quali si svolge in una data e ora determinata.
Per ulteriori dettagli sulla struttura degli ILT, si rimanda all’articolo Creare e gestire corsi ILT e VILT.
Integrazione con calendari esterni:
se Docebo Connect è attivo sulla piattaforma, è possibile utilizzarlo per l’integrazione con un calendario esterno*, consentendo ai partecipanti di ricevere automaticamente inviti a calendario relativi alle sessioni a cui risultano iscritti:
- verrà inviato un invito a calendario distinto per ciascun evento della sessione;
- i partecipanti potranno confermare la propria partecipazione direttamente dal calendario esterno, con sincronizzazione delle risposte RSVP sulla piattaforma.
*Esempi di integrazione con calendari esterni includono Docebo Connect per Google Calendar e Docebo Connect per Microsoft Outlook 365 Calendar.
Impostazioni avanzate necessarie per l’integrazione
Affinché le integrazioni di calendario tramite Docebo Connect siano operative, occorre abilitare l’opzione Inviti a iscriversi tramite calendari esterni nell’area Impostazioni avanzate > ILT della piattaforma.
→ Per maggiori informazioni, consultare l’articolo Gestire le impostazioni avanzate della piattaforma.
Questa impostazione consente l’invio degli inviti a calendario esterno a livello globale sulla piattaforma.
- Una volta abilitata, tutti i nuovi corsi ILT creati avranno automaticamente gli inviti a calendario attivi. I corsi ILT preesistenti non saranno invece interessati.
- Se tale impostazione viene disabilitata, sia l’opzione a livello di corso che quella di sessione saranno disabilitate e nascoste. Di conseguenza, tutti i corsi e le sessioni ILT avranno gli inviti a calendario disattivati, inclusi quelli che li avevano attivati precedentemente.
Abilitare o disabilitare gli inviti a calendario a livello di corso ILT:
dopo aver configurato e abilitato globalmente l’integrazione calendario nelle impostazioni avanzate, è possibile abilitare o disabilitare la funzionalità per specifici corsi o sessioni ILT.
→ Il prosieguo dell’articolo illustra come configurare e gestire inviti a calendario e risposte RSVP per corsi e sessioni ILT.
Prerequisiti
Le istruzioni riportate in questo articolo presuppongono, come indicato nell’Introduzione, che la funzione inviti d’iscrizione tramite calendario esterno sia attiva nelle impostazioni avanzate della piattaforma e che sia stata configurata un’integrazione calendario Docebo Connect.
Abilitare o disabilitare gli inviti a calendario esterno per un corso ILT
La funzionalità di invito/RSVP a calendario può essere attivata o disattivata a livello di corso ILT. L’impostazione selezionata per il corso ILT si applicherà, in via predefinita, a tutte le relative sessioni.
- Tuttavia, se necessario, è possibile personalizzare questa impostazione per una specifica sessione ILT, differenziandola da quella del corso principale.
Per abilitare gli inviti a calendario a livello di corso ILT:
- Accedere a Menu amministrazione > Gestione corsi > [nome corso ILT].
- Nella scheda Proprietà del corso, selezionare Impostazioni generali > Opzioni di iscrizione e scorrere fino a Inviti a iscriversi tramite calendario esterno.
- Selezionare la casella Abilita funzionalità RSVP calendari esterni per tutte le sessioni di questo corso.
→ In questo modo, i partecipanti riceveranno un invito a calendario per la sessione a cui sono iscritti e potranno rispondere direttamente dal proprio calendario. Le risposte saranno visualizzabili nella colonna RSVP della scheda Iscrizioni e valutazioni della sessione. - Al termine, cliccare su Salva le modifiche.
→ Le impostazioni applicate in questa sede si estenderanno anche a tutte le sessioni del corso che non dispongano di una configurazione personalizzata.
Personalizzazione degli inviti a calendario esterno per una sessione ILT
A livello di singola sessione ILT, è possibile, se necessario, impostare un’opzione differente per il calendario esterno rispetto a quanto stabilito per il corso principale. Per procedere:
- Accedere a Menu amministrazione > Gestione corsi > [nome corso ILT] > [nome sessione].
- Nella scheda Proprietà, selezionare Generale e scorrere fino a Inviti a iscriversi tramite calendario esterno.
→ Verranno visualizzate le impostazioni disattivate corrispondenti a quanto configurato per il corso ILT principale. L’opzione contrassegnata come predefinita è quella impostata per il corso principale. - Per impostare opzioni differenti per la singola sessione ILT, selezionare la casella Abilita impostazioni personalizzate RSVP calendari esterni per questa sessione, quindi scegliere l’opzione desiderata (Abilita opzione RSVP calendari esterni per questa sessione oppure Disabilita opzione RSVP calendari esterni per questa sessione).
Verificare le risposte RSVP per una sessione ILT
Quando una sessione ILT presenta l’opzione Invito a calendario esterno attiva, è possibile consultare le risposte RSVP di tutti i partecipanti iscritti, verificando chi ha confermato la propria partecipazione:
- Accedere a Menu amministrazione > Gestione corsi > [nome corso] > [nome sessione ILT] e selezionare la scheda Iscrizioni e valutazioni.
- Verrà visualizzato l’elenco di tutti i partecipanti iscritti alla sessione. La colonna RSVP indicherà la risposta di ciascun partecipante agli inviti a calendario per ogni evento della sessione.
- Dal menu con i tre puntini della riga di un partecipante, è possibile cliccare su Panoramica RSVP per visualizzare i dettagli della risposta per ciascun evento della sessione.
Tempistiche di invio e aggiornamento degli inviti a calendario
Quando in una sessione ILT è abilitata l'opzione Invito tramite calendario esterno, è possibile visualizzare le risposte di tutti gli studenti iscritti alla sessione, per vedere chi ha confermato la propria partecipazione:
- i nuovi iscritti riceveranno un invito a calendario per la sessione a cui risultano iscritti;
- i partecipanti già iscritti (ossia coloro che erano già iscritti alla sessione al momento dell’attivazione dell’opzione di invito a calendario) riceveranno un invito solo se l’opzione è stata attivata a livello di sessione, ma non se è stata abilitata a livello di corso. Si rimanda al capitolo Sincronizzare le iscrizioni o gli eventi esistenti di seguito.
Qualora vengano apportate modifiche alla sessione ILT—ad esempio, la creazione di nuovi eventi o la modifica della data di un evento esistente—tutti i partecipanti iscritti riceveranno un invito a calendario aggiornato.
Sincronizzare le iscrizioni o gli eventi esistenti
Se la funzionalità di invito a calendario viene attivata a livello di corso ILT, le iscrizioni già presenti non vengono sincronizzate automaticamente. Di conseguenza, gli utenti già iscritti a una sessione al momento dell’attivazione non riceveranno un invito a calendario. Per assicurare la corretta sincronizzazione, è necessario aggiornare manualmente o ricreare gli eventi.
Se la funzionalità di invito a calendario viene abilitata a livello di sessione ILT (tramite impostazione personalizzata), tutte le iscrizioni, sia preesistenti che successive, saranno sincronizzate. Pertanto, anche gli utenti già iscritti alla sessione riceveranno un invito.
Attenzione: se l’opzione Inviti d’iscrizione tramite calendario esterno viene disattivata a qualsiasi livello (piattaforma, corso o sessione) dopo l’invio degli inviti, gli eventi corrispondenti verranno annullati nei calendari dei partecipanti.
Visualizzare o nascondere i partecipanti negli inviti a calendario esterno
L’opzione per nascondere i partecipanti consente di determinare se i partecipanti visualizzeranno o meno l’elenco degli iscritti nell’invito a calendario esterno.
A differenza di altre impostazioni, la visualizzazione o l’occultamento dei partecipanti può essere configurata esclusivamente a livello di corso ILT e si applicherà pertanto a tutte le sessioni del corso.
- Accedere a Menu amministrazione > Gestione corsi > [nome corso ILT].
- Nella scheda Proprietà del corso, selezionare Impostazioni generali > Opzioni di iscrizione e scorrere fino a Inviti a iscriversi tramite calendario esterno.
- Selezionare o deselezionare l’opzione Nascondi i partecipanti nell'evento del calendario esterno per tutte le sessioni di questo corso e i relativi eventi.
- Cliccare su Salva le modifiche.
Si ricorda che la scelta effettuata in questa sede si rifletterà sugli inviti a calendario di tutte le sessioni del corso.
Tempistiche di invio e aggiornamento degli inviti del calendario
Una volta abilitata l’opzione di invito al calendario esterno (RSVP) per un corso o una sessione, gli utenti iscritti a una sessione riceveranno inviti al calendario relativi agli eventi della propria sessione.
→ Per gli eventi creati o aggiornati successivamente all’abilitazione della funzionalità RSVP (sia a livello di corso che di sessione), gli inviti vengono inviati per tutte le iscrizioni.
→ Per gli eventi già esistenti al momento dell’abilitazione della funzionalità RSVP, il comportamento varia in base al livello (corso o sessione) in cui è stata abilitata. Si rimanda al capitolo Sincronizzare gli eventi preesistenti per ulteriori dettagli.
Qualora vengano successivamente apportate modifiche alla sessione ILT—ad esempio, la creazione di nuovi eventi o la modifica della data di un evento esistente—l’invito al calendario già inviato verrà aggiornato e tutti gli utenti iscritti riceveranno una versione aggiornata dell’invito.
Attenzione: se l’impostazione degli inviti di iscrizione tramite calendario esterno viene disattivata a qualsiasi livello (piattaforma, corso o sessione) dopo che gli inviti sono stati inviati con l’impostazione attiva, i relativi eventi verranno annullati nei calendari degli utenti.
Sincronizzare gli eventi preesistenti
Se la funzionalità di invito al calendario (RSVP) viene abilitata a livello di corso dopo la creazione di eventi ILT all’interno di una sessione, tali eventi preesistenti non saranno sincronizzati automaticamente. Per garantire la corretta sincronizzazione, è necessario aggiornare o ricreare manualmente gli eventi. In alternativa, è possibile abilitare la funzionalità a livello di sessione per assicurare la sincronizzazione automatica. Si rimanda alla tabella sottostante per ulteriori dettagli.
| L’evento esiste già quando l’invito viene abilitato | |
| Invito al calendario (RSVP) abilitato a livello di corso |
Se si abilita la funzionalità RSVP a livello di corso dopo che sessioni ed eventi sono già stati creati:
Per sincronizzare gli eventi del calendario è necessario procedere con un aggiornamento manuale degli eventi della sessione. Attenzione: la sincronizzazione del calendario a livello di corso dipende dalla tempistica del webhook |
| Invito al calendario (RSVP) abilitato a livello di sessione |
Se si abilita la funzionalità RSVP a livello di sessione, la piattaforma attiva l’evento Di conseguenza:
Non è necessario alcun aggiornamento o ricreazione manuale degli eventi. |
Se si abilita RSVP a livello di corso dopo la creazione di sessioni ed eventi, gli eventi di calendario già esistenti non vengono sincronizzati automaticamente.
La piattaforma si basa sul webhook course.updated, il quale effettua una ricostruzione best-effort dei dati del calendario, ma non garantisce che tutti gli eventi di sessione e le iscrizioni esistenti vengano sincronizzati.
Criteri di valutazione degli stati di iscrizione
Una volta abilitato RSVP, il sistema applica la medesima validazione dello stato di iscrizione per:
- utenti già iscritti
- utenti che si iscrivono dopo l’abilitazione di RSVP
Solo gli utenti con i seguenti stati di iscrizione sono idonei a ricevere inviti: subscribed, in progress, completed, suspended.
Gli utenti con i seguenti stati sono sempre esclusi: waiting, subscription_to_confirm.
Questi utenti non sono considerati partecipanti confermati e, pertanto, non ricevono inviti al calendario, indipendentemente dal momento dell’iscrizione.
Effetto della tempistica del webhook
L’RSVP a livello di corso dipende dal webhook course.updated. Quando RSVP viene abilitato a livello di corso: Il webhook ricostruisce i dati del calendario esterno per il corso. Include solo gli utenti che: Si trovano in uno stato di iscrizione idoneo Esistono al momento dell’elaborazione del webhook Le iscrizioni create successivamente all’elaborazione del webhook non vengono incluse e, di conseguenza, non ricevono inviti al calendario.
Scenario per RSVP a livello di corso - Invio dell’invito al calendario
Utente iscritto prima di RSVP (stato idoneo): Inviato
Utente iscritto prima di RSVP (in attesa o sospeso): Non inviato
Utente iscritto dopo RSVP (stato idoneo, prima del webhook): Inviato
Utente iscritto dopo RSVP (stato idoneo, dopo il webhook): Non inviato
Utente in stato di attesa o sospeso: Non inviato